QĐ số 2016/ QĐ - TTg ngày 14/11/2011 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Trường ĐHNVHN
QĐ số 347/ QĐ - BNV ngày 19/4/2012 của BNV quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường ĐHNVHN.
Khoản 5, Đ2, QĐ số 347/ QĐ - BNV quy định Trường ĐHNVHN đc phép tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên của trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ ....
Đ3, QĐ số 347 /QĐ - BNV quy định trường ĐHNVHN có tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng. Chủ tài khoản là Hiệu trưởng Trường
ĐHNVHN . Trường ĐHNHN độc lập trong việc thu chi theo đúng quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân ...
Trường ĐHNVHN là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc BNV , trường có con dấu riêng, do CATPHN cấp. Hiệu trưởng là người chịu trách nhiệm quản lý con dấu và giao cho cán bộ văn thư bảo quản, sử dụng đúng mục đích, yêu cầu.
Như vậy, Trường ĐHNVHN đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan
Câu 27: Phân tích điều kiện áp dụng các phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan, vận dụng với phông lưu trữ Tr ĐH NV HN
Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan là bản liệt kê các nhóm hồ sơ , tài liệu (bao gồm nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ), làm cơ sở cho việc phân loại tài liệu. Để phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ thường áp dụng bốn phương án:
Phương án thời gian- cơ cấu tổ chức
Phương án cơ cấu tổ chức- thời gian Phương án thời gian- mặt hoạt động Phương án mặt hoạt động- thời gian Điều kiện áp dụng Áp dụng với những cơ quan có cơ cấu tổ chức rõ ràng, nhưng không ổn định, cơ quan đang hoạt động trong thực tiễn Áp dụng với những cơ quan có cơ cấu tổ chức rõ ràng, ổn định, ngừng hoạt động Áp dụng với những cơ quan có cơ cấu tổ chức không rõ ràng, luôn thay đổi, cơ quan đang hoạt động
Áp dụng với những cơ quan có cơ cấu tổ chức không rõ ràng, luôn thay đổi, cơ quan đã ngừng hoạt động
Vận dụng
Tài liệu trong phông trước hết chia theo thời gian, sau đó trong từng thời gian tài liệu được chia theo cơ cấu tổ chức
Tài liệu trong phông trước hết chia theo cơ cấu tổ chức, sau đó trong từng cơ cấu tổ chức tài liệu được chia theo thời gian
Tài liệu trong phông trước hết chia theo thời gian, sau đó trong từng thời gian tài liệu được chia theo mặt hoạt động
Tài liệu trong phông trước hết chia theo mặt hoạt động, sau đó trong từng mặt hoạt động tài liệu được chia theo thời gian
Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan Trường ĐHNVHN ( giai đoạn 2005 - 2011)
Phương án phân loại : Áp dụng phương án cơ cấu tổ chức- thời gian:
Bước 1: Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của Trường ĐHNVHN (giai đoạn 2005 - 2011) tài liệu được phân chỉa thành các nhóm cơ bản sau:
+ Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng
+ Phòng chức năng (6 phòng): Đào tạo, Hành chính Tổ chức, Kế hoạch Tài chính, Quản lý khoa học công nghệ và Hợp tác quốc tế, Công tác học sinh sinh viên, Quản tri;
+Khoa chuyên môn (7 khoa) : Văn thư Lưu trữ, Văn hoá thông tin và Xã hội, Quản trị vẫn phòng, Quản lý nhân lực, Hành chính học, Lý luận chính trị, Đào tạo tại chức.
+ Trung tâm (3 trung tâm): Tin học ngoại ngữ, Đào tạo nghề, Thông tin thư viện. + Cơ sở đào tạo tại TP Đà Nẵng .
Bước 2 Tài liệu trog mỗi nhà trên được phân dựa vào đặc trưng thời gian (năm hoạt động)
Hiệu trưởng và các Phó hiệu trưởng: Năm 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010 , 2011....2020
Hội đồng Khoa học và Đào tạo và các Hội đồng tư vấn khác: Năm 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011…2020
Phòng chức năng (6 phòng Đào tạo, Hành chính Tổ chức , kế hoạch Tài chính , Quản lý khoa học công nghệ và Hợp tác quốc tế , Công tác học sinh sinh viên, quản trị.
Bước 3 : Tài liệu trong mỗi nhỏm trên được phân chia theo cấp độ tiếp theo dựa vào những đặc trưng phân loại thứ yếu như : đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên lại tài liệu, đặc trưng tác giả tài liệu ...
Bước 4: Tài liệu lại được tiếp tục phân chia theo cấp độ nhỏ hơn dựa vào đặc trưng của từng nhóm tài liệu cụ thể. Cử như vậy tài liệu được phân chia đến cấp độ nhỏ nhất là các hồ sơ, đơn vị bảo quản tuỳ thuộc vào đặc trưng và số lượng tài liệu trong phòng và trong từng nhóm tài liệu,