Bài tìm hiểu về các văn bản thực hành đang được áp dụng và đi vào sử dụng tại tập đoàn bưu chính viễn thông Hà Nội trong học phần kỹ thuật soạn thảo văn bản. KTSTVB, Văn thư lưu trữ, Hành chính, quản lý
Tìm hiểu văn thực hành tập đồn Bưu – Viễn thơng Hà Nội I: Liệt kê hình thức văn 1.Chỉ thị: Là mệnh lệnh mang tính định nội dung cơng việc bắt buộc thực người cấp có thẩm quyền quan, tổ chức cấp dưới, hay cấp trực thuộc 2.Thông báo: Khi có kế hoạch cần triển khai, người tổ chức đại diện cho quan, đoàn thể lập kế hoạch, cấp có thẩm quyền viết thơng báo người quyền, thành viên đoàn thể người quan tâm đến nội dung thông báo biết để thực hay tham gia Hoặc việc, kiện xảy ra, cấp có thẩm quyền muốn thơng báo rộng rãi để người biết (ví dụ thơng báo tình hình trật tự, an ninh khu phố) Văn thông báo phải thể rõ : - Chủ thể thơng báo (người tổ chức, cấp có thẩm quyền ) -Đối tượng nhận thông báo (các thành viên tổ chức, đoàn thể nhân dân khu phố ) - Nội dung thông báo (thông báo việc gì) Văn thơng báo phải tn thủ thể thức hành chính, có ghi tên quan, số cơng văn, quốc hiệu tiêu ngữ, tên văn bản, ngày tháng, người nhận, người thông báo, chức vụ người thông báo có hiệu lực Như vậy, so sánh với văn tường trình, ta thấy trình tự ngược lại Văn tường trình gửi từ cá nhân lên người có trách nhiệm, thẩm quyền, cịn văn thông báo lại từ bên (người tổ chức, đoàn thể) xuống thành viên, người tham gia, thực quan tâm 3.Bản Các hình thức gồm có: “SAO Y BẢN CHÍNH” “TRÍCH SAO” “SAO LỤC” “SAO Y BẢN CHÍNH” đầy đủ, xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ “TRÍCH SAO” phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ “SAO LỤC” đầy đủ, xác nội dung văn bản, thực từ y trình bày theo thể thức quy định Điều lệ: Điều lệ Văn quốc gia tổ chức xác lập điều chỉnh vấn đề hoạt động tổ chức, quan, doanh nghiệp xác định, quạn hệ với tổ chức, quan khác công dân điều chỉnh hoạt động tổ chức khác công dân, quyền nghĩa vụ lĩnh vực quản lý nhà nước hoạt động kinh tế cụ thể Quyết định: Quyết định loại văn thuộc hệ thống văn quy phạm pháp luật Quyết định việc công bố hay công nhận vấn đề tổ chức hay cá nhân có tính thực thi bắt buộc Giấy mời Giấy giới thiệu: Là văn thường xuyên sử dụng công ty, doanh nghiệp, quan, trường học… Giấy giới thiệu viết nhằm mục đích giới thiệu, bảo đảm cho người đại diện quan làm việc, học tập hay giải công việc chung việc riêng Có nhiều mẫu giấy giới thiệu khác sử dụng cho phù hợp với mục đích người dùng như: giấy giới thiệu thực tập, giấy giới thiệu vào Đảng, đơn xin chuyển công tác Hợp đồng: Theo điều 385 BLDS năm 2015 quy định: “Hợp đồng thỏa thuận bên việc xác lập, thay đổi chấm dứt quyền nghĩa vụ dân sự” Hợp đồng thể văn hay lời nói có người làm chứng, vi phạm hợp đồng hay khơng theo cam kết bên tịa bên thua chịu phí tổn II, Nội dung chi tiết báo cáo: Qua trình thực tế Tập Đồn Bưu Chính Viễn Thơng Hà NộiViễn Thơng Hà Nội nhóm chúng tơi thu thập cụ thể mười loại văn hành mà tập đồn soạn thảo có loại phổ biến như: Cơng Văn, Quyết Định việc CBCNV nghỉ phép , Quyết Định việc điều động CBCNV, Quyết Định việc cử nhân hỗ trợ tập huấn, Quyết định cử cán CHQS tập huấn quân sự, Chỉ Thị giám đốc VNPT Hà Nội việc đảm bảo an ninh trật tự… Đã có nhiều loại văn thu thập chọn lọc loại văn phổ biến dễ nhận biết Qua nhiều lần trao đổi họp mặt, nhóm Fast team thống quan điểm đánh giá văn nêu đáp ứng nhu cầu kết cấu bố cục hình thức, thể loại văn Về mặt pháp lý yêu cầu thơng tin kê khai đề đạt đáp ứng vơ đầy đủ Và để giải thích cho nhận định nêu chóm chúng tơi vào yếu tố sau đây: - Văn có tính mục đích Văn phải có tính mục đích Văn quản lý hành nhà nước ban hành với danh nghĩa quan Nhà nước nhằm đề chủ trương, sách hay giải vấn đề việc cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ quan - Văn có tính khoa học Văn có tính khoa học viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng, dễ hiểu, thể thức theo quy định Nhà nước nội dung phải quán - Văn có tính bắt buộc thực (tính cơng quyền) Nhà nước quản lý xã hội pháp luật, thông qua văn đề truyền đạt chủ trương, sách Nhà nước Vì vậy, văn phải có tính bắt buộc thực (quyền lực đơn phương) Tùy theo tính chất nội dung, văn phản ánh thể quyền lực nhà nước mức độ khác nhau, đảm bảo sở pháp lý để Nhà nước giữ vững quyền lực mình, truyền đạt ý chí quan nhà nước tới nhân dân chủ thể pháp luật khác - Văn có tính khả thi Đây u cầu văn bản, đồng thời kết kết hợp đắn hợp lý yêu cầu tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng, tính cơng quyền III: Quy trình soạn thảo ban hành văn Quy trình soạn thảo ban hành văn trình tự bước xếp khoa học mà quan quản lý nhà nước thiết phải tiến hành công tác xây dựng ban hành văn Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng trình tự ban hành tương ứng Quy trình soạn thảo ban hành văn nói chung phải đảm bảo nội dung: đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh máy văn bản, chỉnh lý đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn lưu văn Trong trình tự này, cơng đoạn sửa chữa, chỉnh lý đánh máy thực nhiều lần vào giai đoạn tiền thông qua Riêng công đoạn đánh máy văn mang tính kỹ thuật túy khơng có ý nghĩa định trình tự ban hành Cũng cịn thấy cơng đoạn cịn có tiểu cơng đoạn định Ví dụ, cơng đoạn soạn thảo phải trải qua bước: + Xác định vấn đề, nội dung cần văn hóa; + Lựa chọn thơng tin, tài liệu; + Lựa chọn tên loại, xác định thể thức; + Xây dựng đề cương thảo; + Viết dự thảo; + Biên tập dự thảo; + Trao đổi ý kiến sửa chữa dự thảo; + Hoàn thiện văn III: Về mặt thể thức: Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể Văn hành phải soạn theo thể thức kỹ thuật trình bày quy định Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐCP ngày 08 tháng năm 2004 Chính Phủ công tác văn thư theo quy định chung Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 thể thức kỹ thuật trình bày văn hành (gọi tắt Thơng tư số 01) đảm bảo tiêu chí: + Khổ giấy: trình bày khổ giấy khổ A4 (210mm x 297mm).Các văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển trình bày khổ giấy A5 (148mm x 210mm) giấy mẫu in sẵn (khổ A5) + Trang văn đánh sớ thứ tự chữ số Ả Rập, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ , đặt cạnh theo chiều ngang phần lề văn Số trang phụ lục đánh số riêng theo phụ lục + Kiểu trình bày: Trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) + Phơng chữ sử dụng trình bày phơng chữ tiếng Việt mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 + Định lề trang văn (đối với khổ giấy A4) Lề trên: cách mép từ 20 - 25mm; Lề dưới: cách mép từ 20 - 25mm; Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35mm; Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20mm Về văn bao gồm 03 phần : + Phần mở đầu:Có Quốc hiệu tiêu ngữ ghi văn bao gồm dịng chữ: "CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" "Độc lập - Tự - Hạnh phúc".; tên quan ban hành văn Tập đồn Bưu Viễn thơng Việt Nam; số, ký hiệu văn bản; địa danh ngày tháng năm ban hành; tên văn bản; ban hành văn +Phần nội dung:Bố cục văn văn ban hành kèm theo +Phần kết thúc: Chức vụ, họ tên chữ kí người có thẩm quyền, dấu tập đồn nơi nhận - Văn gồm yếu tố: + Quốc hiệu, tiêu ngữ: Quốc hiệu trình bày số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên phải Dịng thứ nhất: "CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM" trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: "Độc lập - Tự - Hạnh phúc" trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ cỡ chữ 12, dịng thứ hai cỡ chữ 13; dịng thứ cỡ chữ 13, dịng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dịng chữ (sử dụng lệnh Draw, khơng dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hai dòng chữ trình bày cách dịng đơn + Tên quan ban hành văn bản: Tập đoàn bưu viễn thơng Hà Nội trình bày số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái Tên quan, tổ chức chủ quản trực tiếp trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng + Số ký hiệu + Địa danh ngày tháng năm ban hành văn + Tên loại văn avf trích yếu noioj dung văn + Nội dung văn + Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền + Dấu gồm có Dấu mức độ mật: Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định Điều 5, 6, 7, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000 Và dấu mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo bốn mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn Khi soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định + Nơi nhận IV: Tổng kết: Nhóm Fast team xin chân thành cảm ơn Tập Đồn Bưu Chính Viễn Thông Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tập, tìm hiểu học hỏi cách thức làm văn bản, nhằm hoàn thiện kĩ kiến thức để đáp ứng nhu cầu môn Kỹ soạn thảo văn Xin chân thành cảm ơn Giảng viên môn Kỹ soạn thảo văn Trường Đại Học Nội Vụ cho chúng em hội học tập rèn luyện tốt Bài làm nhóm chúng em có thiếu sót xin cô nhà trường thông cảm Chúng em xin chân thành cảm ơn! ... thảo; + Hoàn thiện văn III: Về mặt thể thức: Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể Văn hành phải soạn theo... tháng năm ban hành; tên văn bản; ban hành văn +Phần nội dung:Bố cục văn văn ban hành kèm theo +Phần kết thúc: Chức vụ, họ tên chữ kí người có thẩm quyền, dấu tập đồn nơi nhận - Văn gồm yếu tố:... soạn thảo ban hành văn Quy trình soạn thảo ban hành văn trình tự bước xếp khoa học mà quan quản lý nhà nước thiết phải tiến hành công tác xây dựng ban hành văn Tùy theo tính chất, nội dung hiệu