Đang tải... (xem toàn văn)
Các đầu mục công việc cần nắm để trở thành 1 hành chính giỏiCác lưu ý trong quá trình thực hiện công việc để tránh 1 số lỗi thường gặp của hành chính mới.Hy vọng đây sẽ là tài liệu giúp ích cho các thành viên mới bước vào nghề.
CON DẤU CƠNG TY Mục đích Giúp cho việc quản lý, sử dụng dấu theo quy định công ty pháp luật Phạm vi áp dụng Quy định áp dụng cho dấu tròn cơng ty Các dấu vuông hay dấu nội không thuộc quy định Trách nhiệm Giám đốc phòng ban 3.1 Giám đốc Hành Nhân Giám sát việc sử dụng dấu Quản lý nhân viên văn thư việc sử dụng bảo quản dấu Quyết định cho phép đem dấu số trường hợp cần thiết chịu trách nhiệm định 3.2 Giám đốc phòng ban khác Kiểm tra giám sát việc đóng dấu tài liệu phòng ban Nội dung 4.1 Quản lý dấu Trách nhiệm nhân viên văn thư người trực tiếp quản lý dấu cơng ty đóng dấu loại văn Không giao dấu công ty cho người khác chưa phép văn Tổng Giám đốc công ty Giám đốc Hành Nhân Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ công ty Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ có chữ ký thức người có thẩm quyền (phải vào chức quyền hạn giấy ủy quyền) Khơng đóng dấu khống, trừ trường hợp cho phép Tổng Giám đốc giám sát Giám đốc Hành Nhân Mọi văn công ty ban hành phải đóng dấu cơng ty Chỉ đóng dấu lên chữ ký người có thẩm quyền Tổng Giám đốc ủy quyền Con dấu phải sử dụng quy định, bảo quản, giữ gìn cẩn thận Khơng người khác sử dụng không bị làm biến dạng Con dấu lưu giữ công ty Trường hợp cần thiết phải giải cơng việc ngồi cơng ty, Giám đốc phòng ban mang dấu ngồi sau có chấp thuận Tổng Giám đốc Giám đốc Hành Nhân (ký vào biên bàn giao theo mẫu “Biên giao nhận tài sản” Người ký nhận phải bảo quản cẩn thận chịu trách nhiệm việc mang dấu khỏi công ty Mực in dùng thống màu đỏ 4.2 Cách đóng dấu Khi đóng lên chữ ký: Dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Dấu đóng văn phải rõ ràng, ngắn, chiều (theo hướng lên, không bị xoay lệch 15 so với phương nằm ngang) Khi đóng dấu lên phụ lục, biểu mẫu kèm theo văn người ký văn định: dấu đóng lên trang đầu, phía bên trái phụ lục trùm lên phần tên công ty tên phụ lục (dấu treo) Đối với văn có độ dài từ trang giấy trở lên: phải đóng dấu giáp lai trang Trường hợp đóng dấu nhầm, khơng đóng trùm dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ VĂN PHỊNG PHẨM Mục đích: Phạm vi áp dụng Áp dụng cho nhân viên có sử dụng văn phòng phẩm, đặc biệt khối văn phòng Trách nhiệm Giám đốc phòng ban 3.1 Giám đốc Hành Nhân Giám sát, quản lý ngân sách văn phòng phẩm Giám sát phận hành việc cấp phát, quản lý, thu hồi văn phòng phẩm 3.2 Giám đốc phòng ban khác Giám sát, nhắc nhở việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm văn phòng phẩm phận Nội dung 4.1 Văn phòng phẩm a Danh mục văn phòng phẩm cấp cho nhân viên (Xem Phụ lục 1) b Đăng kí văn phòng phẩm Nhân viên đại diện phòng ban đề xuất nhu cầu văn phòng phẩm phòng ban ổ đĩa mạng cơng ty (xem đường dẫn Phụ lục 1) Nhân viên tiếp tân tổng hợp nhu cầu cấp theo quý Các phòng ban nhận văn phòng phẩm ký nhận vào “Phiếu nhận/trả văn phòng phẩm” sau kiểm tra số lượng thực nhận vào ngày 05 tháng đầu quý Đối với nhu cầu phát sinh thêm kế hoạch quý, nhân viên đề xuất nhu cầu phát sinh theo quy trình trên, nhân viên văn thư kiểm tra số lượng văn phòng phẩm tồn kho tiến hành mua cung cấp cho người có nhu cầu vòng 03 ngày kể từ nhận thông tin c Quản lý văn phòng phẩm Với nhân viên nhận việc: Trong ngày thức nhận việc, nhân viên nhận văn phòng phẩm Với nhân viên thơi việc: Nhân viên thơi việc có trách nhiệm sử dụng “Phiếu lý việc” để tiến hành bàn giao văn phòng phẩm cho nhân viên văn thư Việc bàn giao lập thành văn theo mẫu “Phiếu nhận/trả văn phòng phẩm”, có chữ ký bên giao, bên nhận Bên nhận (nhân viên văn thư) kiểm tra đối chiếu, có mát thơng báo cho bên giao chịu trách nhiệm bồi hồn tốn tiền cho văn phòng phẩm mát Nhân viên sử dụng bảo quản chịu trách nhiệm hư hỏng, mát tài sản bàn giao Nhân viên văn thư giám sát việc sử dụng văn phòng phẩm định kỳ theo quý Nhắc nhở có biện pháp xử lý phù hợp với trường hợp sử dụng văn phòng phẩm khơng hợp lý gây lãng phí cho cơng ty d Cung cấp văn phòng phẩm Việc mua sắm văn phòng phẩm tuân theo quy trình kiểm sốt mua hàng cơng ty Đối với văn phòng phẩm sử dụng trả lại, phận hành có trách nhiệm kiểm tra, đánh giá chất lượng, lưu kho phân phối cho nhân viên nhận việc, nhân viên có nhu cầu sử dụng Nhân viên văn thư cần dự trữ loại văn phòng phẩm mà cơng ty thường xuyên sử dụng để đảm bảo việc cung cấp kịp thời 4.2 Name card In namecard Nếu nhân viên có nhu cầu namecard Nhân viên làm “Phiếu đề xuất nhu cầu”, gửi cho Giám đốc Phòng ban ký sau chuyển cho Phòng HCNS Tham khảo phần quy định chức danh cấp namecard Phòng HCNS gửi mẫu cho Giám đốc Phòng ban duyệt trước in Khi bàn giao namecard phòng HCNS tiến hành làm biểu mẫu “Phiếu nhận/trả văn phòng phẩm” Thời hạn in namecard tuần kể từ nhận yêu cầu đến giao namecard e Danh sách in namecard Đối với khối tiếp xúc khách hàng bao gồm: Ban TGĐ, Kinh doanh, Tiếp thị, Chăm sóc khách hàng STT Cấp bậc cấp namecard Ban TGĐ Ban GĐ Trưởng phận Chuyên viên* Nhân viên* Trừ phận PCCC, Y tế Đối với khối không trực tiếp tiếp xúc khách hàng: Hành Nhân sự, kỹ thuật, dự án, nhà máy, tài kế tốn, quản lý chất lượng STT Cấp bậc cấp namecard Ban GĐ Trưởng phận, quản đốc Chuyên viên* * Chuyên viên tuyển dụng, mua hàng, giám sát kỹ thuật, chuyên viên phát triển dự án, kế toán tổng hợp 4.3 Chìa khóa Giao nhận chìa khóa Mỗi nhân viên Phòng HCNS bàn giao 01 chìa khóa/ổ khóa tất tủ, dụng cụ, phương tiện công ty giao cho cá nhân quản lý Việc giao nhận lập thành biên bản, cập nhật vào hồ sơ nhân viên hồ sơ quản lý tài sản Chìa khóa tủ, dụng cụ dùng chung phòng ban giao cho GĐ hay đại diện phòng ban ký nhận Tổ bảo vệ giao nhận chìa khóa cổng, phòng, khu vực làm việc khác cơng ty chìa khóa “tủ chìa khóa gốc” b Tủ chìa khóa gốc Tất chìa khóa gốc tập hợp theo thứ tự mã số, nhóm, khu vực phòng ban vào tủ dán niêm phong phận hành quản lý (có đính kèm danh mục) Chìa khóa tủ chìa khóa gốc phận hành giữ bảo vệ giữ 01 chìa Mọi việc mở niêm phong tủ chìa khóa gốc phải ghi nhận vào sổ biên (ghi rõ thời điểm, lý cá nhân liên quan) c Sử dụng bảo quản Các cá nhân/phòng ban giao nhận chìa khóa có nhiệm vụ sử dụng giữ gìn cẩn thận Mọi trường hợp thay đổi người quản lý sử dụng phải báo trước ngày cho Phòng Hành Nhân Các trường hợp làm qn, chìa khóa phải liên hệ Phòng Hành Nhân để giải quyết, chi phí phát sinh như: Chi phí cấp lại chìa mới, sửa ổ khóa đơn phương mở có v.v cá nhân làm chìa khóa chịu trách nhiệm bồi thường Các trường hợp không sử dụng: Chuyển công tác, việc,…, bàn giao lại cho Phòng Hành Nhân d Trường hợp khẩn cấp Thiên tai, hỏa hoạn trường hợp khẩn cấp khác nhân viên hay bảo vệ có quyền xử lý nhằm bảo vệ tài sản công ty thông báo cho Phòng Hành Nhân PHỤ LỤC DANH VĂN PHẨM STT Tên VPP SL Thời hạn sử dụng Tần suất Số người sử dụng ĐVT Ghi Kéo Cây Lâu dài lần Chỉ cấp cũ hư hỏng Thước kẻ Cây Lâu dài lần Chỉ cấp cũ hư hỏng Đồ bấm Cái Lâu dài lần Chỉ cấp cũ hư hỏng Bấm lỗ Cái Lâu dài lần Dao rọc giấy Cây Lâu dài lần Chỉ cấp cũ hư hỏng Máy tính Cái Lâu dài lần Chỉ cấp cũ hư hỏng Khay để bút Cái Lâu dài lần Chỉ cấp cũ hư hỏng Khay tầng Cái Lâu dài lần Chỉ cấp cũ hư hỏng Viết chì Cây Ngắn hạn Quý Theo nhu cầu 10 Viết Cây Ngắn hạn Quý theo nhu cầu 11 Gôm Cục Ngắn hạn Quý theo nhu cầu 12 Keo dán cuộn Ngắn hạn Quý theo nhu cầu Chỉ cấp cũ hư hỏng MỤC PHÒNG QUẢN LÝ HỘI HỌP Mục đích Chuẩn bị, tổ chức tham gia hội họp hiệu Tiết kiệm thời gian chi phí cho hội họp Phạm vi áp dụng Áp dụng cho tất họp diễn văn phòng cơng ty Trách nhiệm phòng ban: 3.1 Giám đốc Hành Nhân Kiểm tra việc thực đề xuất quy định liên quan đến việc tổ chức hội họp Giám sát nhắc nhở nhân viên phận quản lý việc tuân thủ quy định 3.2 Giám đốc phòng ban khác Giám sát nhắc nhở nhân viên phận quản lý việc tuân thủ quy định 3.3 Nhân viên khách hàng: Tuân thủ theo quy định có liên quan Nội dung 4.1 Chuẩn bị buổi họp Phòng họp Lịch đăng ký phòng họp nhân viên tiếp tân quản lý Các phòng ban có nhu cầu đặt phòng họp phải kiểm tra lịch đăng ký phòng với nhân viên tiếp tân đặt trước theo quy định Khi đặt phòng phải nêu rõ: Thời gian, mục đích họp, số lượng người tham dự, thiết bị, vật dụng cần dùng,….để nhân viên tiếp tân chủ động xếp Danh mục thiết bị phòng họp: bị Chỉ nhân viên huấn luyện kỹ thuật an toàn điện sửa chữa, lắp đặt đóng mở điện Bộ phận bảo vệ có trách nhiệm hướng dẫn cơng nhân xây dựng phận khác đến sửa chữa, lắp đặt thiết bị văn phòng phải liên hệ phòng kỹ thuật để hướng dẫn câu mắc điện phải giám sát tuân thủ nội quy PCCC công ty Các thiết bị, phương tiện chữa cháy phải để nơi dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra phải có phiếu theo dõi định kỳ, kiểm tra thường xuyên đảm bảo trạng thái sẵn sàng vận hành tốt Trên lối lại, lối hiểm khơng để chướng ngại vật Tập thể cá nhân có thành tích phòng cháy, chữa cháy khen thưởng nhân viên vi phạm điều quy định tùy theo mức độ vi phạm bị xử lý từ thi hành kỷ luật đến truy tố theo pháp luật 4.4 Vệ sinh lao động Đối với nhân viên văn phòng Đầu cuối ngày, dành phút để làm vệ sinh máy móc, thiết bị, khu vực làm việc Thực 5S ngày Nơi làm việc phải ngăn nắp, không để dụng cụ, thiết bị,…, gây cản trở lại Nhân viên phải tham gia chương trình chống dịch bệnh phải khám sức khỏe định kỳ Công ty tổ chức Đối với nhân viên khối kỹ thuật Giữ gìn nhà máy, khu vực làm việc sẽ, gọn gàng Phế liệu, rác, chất thải khác phải đựơc tập trung lại nơi quy định Tuyệt đối cấm hút thuốc khu vực nhà máy Không ăn uống nơi làm việc, nơi sản xuất nhà kho Nhân viên vận hành máy móc thiết bị trạng thái thể tâm lý bình thường Trong vận hành, cảm thấy thể khơng khỏe, dẫn tới tai nạn lao động, phải báo với nhân viên quản lý cấp để bố trí việc khác phù hợp hay ngừng việc cần thiết Nhân viên có trách nhiệm thơng báo với nhân viên quản lý cấp việc vi phạm nguyên tắc vệ sinh lao động Tài liệu liên quan Sổ tay nhân viên THƯ VIỆN Mục đích Tạo ngân hàng thông tin phục vụ cán công nhân viên; Giúp nhân viên nâng cao kỹ năng, nâng cao kiến thức, tự học hỏi,… Phạm vi áp dụng Áp dụng cho phạm vi tồn cơng ty Trách nhiệm Giám đốc phòng ban 3.1 Giám đốc Hành nhân Giám sát phận hành việc quản lý, giám sát cơng tác quản lý thư viện Giám sát nhắc nhở nhân viên việc tuân thủ quy định 3.2 Giám đốc Phòng ban khác Giám sát nhắc nhở nhân viên phận quản lý việc tuân thủ quy định Nội dung: 4.1 Bổ sung tài liệu: Căn vào nhu cầu phòng ban, tiếp tân tổng hợp danh mục tài liệu cần bổ sung cập nhật cho thư viện làm thủ tục theo quy trình mua hàng để nhập tài liệu cho thư viện sau nhập cần cập nhật vào biểu mẫu “Danh sách tài liệu thư viện” Đối với báo tạp chí, tiếp tân lập danh mục phép mua theo yêu cầu để đặt vào quý tháng Tài liệu tiếp nhận phải: Làm thủ tục nhập kho Phân tích vào sổ theo dõi: đóng dấu “tài liệu tham khảo”, phân loại, mơ tả tóm tắt, định chủ đề, đặt nhãn theo dõi (đối với sách) nhập vào hồ sơ mềm Nhãn sách phải dán gáy sách Nhãn sách thiết kế theo nội dung: Mã số quản lý Tên tài liệu Ngày nhập kho Bộ phận quản lý Trong mã số quản lý đặt theo tên phận quản lý - Số thứ tự (4 chữ số) Bộ phận quản lý: Tùy vào nội dung tài liệu mà có phận quản lý tương ứng Ví dụ: Mã số quản lý HCNS-0012 Tên tài liệu Luật lao động Ngày nhập kho 26/7/2009 Bộ phận quản lý HCNS 4.2 Bố trí, xếp thư viện: Sách báo trưng bày theo chuyên ngành từ xuống dưới, từ trái sang phải theo số thứ tự mã theo dõi để người quản lý bạn đọc dễ tìm Tạp chí, báo đóng theo tháng, quý, năm tùy loại Tất sách báo cho mượn phải ghi vào sổ mượn sách ghi vào hồ sơ mềm để quản lý, ghi rõ: Ngày mượn, ngày trả, tên sách, mã số, tác giả Các sách báo q hạn khơng giá trị sử dụng, tiếp tân lên danh mục trình lãnh đạo xem xét để xử lý hủy Nguyên tắc chung sử dụng tài liệu: Tiếp tân quản lý sử dụng sách báo thông qua sổ theo dõi tài liệu hồ sơ mềm thư viện Các thông tin bạn đọc ghi rõ ràng: Tên, phòng ban, tên sách, mã sách, ngày mượn, ngày trả Sách không cho người nhân viên cơng ty mượn khỏi phòng đọc Bạn đọc mượn tối đa sách khỏi phòng đọc hồn trả vòng 15 ngày Khi mượn/trả sách, bạn đọc tiếp tân kiểm tra tình trạng sách, phát trang phải xác nhận với tiếp tân lúc mượn, trả sách tiếp tân phát sách bị trang bạn đọc có trách nhiệm hồn trả sách với trạng mượn Bạn đọc có trách nhiệm bảo quản sách báo cẩn thận, không cắt xén, viết vẽ ghi loại viết, mực sách báo 5.1 Thủ tục mượn/trả sách/gia hạn thời gian đọc: Khi mượn/trả sách, bạn đọc điền vào “Phiếu mượn/trả sách” Tiếp tân tiếp nhận kiểm tra tính hợp lệ “Phiếu mượn/trả sách”, ký xác nhận cho mượn/trả sách, cập nhật thông tin sách cho mượn/trả vào phiếu, sổ theo dõi hồ sơ mềm Khi có nhu cầu gia hạn thêm thời gian đọc, bạn đọc làm thủ tục mượn/trả sách ghi lý “Gia hạn thời gian đọc” Trường hợp nhân viên nghỉ việc mà không trả lại sách, TBP hành ký xác nhận việc vào phiếu lý nghỉ việc để phòng HCNS có giải thủ tục nghỉ việc Hàng tuần, tiếp tân phải gửi báo cáo tình hình mượn trả sách cho TBP hành BIỂU MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN Hôm nay, ngày tháng năm 20 lúc h .tại Chúng tơi gồm có: BÊN BÀN GIAO (Bên A): Ông(Bà): Chức vụ: Ông(Bà): Chức vụ: BÊN NHẬN BÀN GIAO (Bên B): Ông(Bà): Chức vụ: Ông(Bà): Chức vụ: Bên A bàn giao cho bên B giữ tài sản công ty với nội dung sau: TT Tài sản Mô tả Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi ĐIỀU 1: Trách nhiệm bên A: Bàn giao trang thiết bị cho Bên B quản lý vận hành phục vụ cho hoạt động công ty ĐIỀU 2: Trách nhiệm bên B Bên B có trách nhiệm: Tiếp nhận giữ gìn, bảo quản vật dụng theo quy định Quản lý sử dụng theo mục đích cơng việc Nếu có thay đổi di chuyển trang thiết bị nêu trên, Bên B phải thông báo cho Bên A biết để bàn bạc hỗ trợ ĐIỀU 3: Những thỏa thuận khác Khi có cố kỹ thuật, Bên B không tự ý sửa chữa mà phải báo cáo cho phận hành có hướng khắc phục trình lên Giám đốc HCNS người có thẩm quyền để giải Biên lập thành hai (02) bên giữ (01) BÊN A BÊN B Số: / /XYZ-HC Hà Nội, ngày tháng năm 20 PHIẾU NHẬN/TRẢ VĂN PHÒNG PHẨM STT Bên giao Bên nhận Tên hàng ĐVT Số lượng Ghi Thành tiền Hà Nội, ngày tháng năm 20 PHIẾU ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG XE Họ tên: Phòng ban: Đăng ký sử dụng xe công ty vào mục đích: Lộ trình: Ngày: Thời gian từ: .h đến .h Đơn vị liên hệ: Người đề xuất GĐ Phòng Ban Người điều xe Ý kiến người điều xe: Xe 10 chổ Xe 16 chổ Xe khác: Người lập Giám đốc phòng Giám đốc HCNS BẢNG KÊ CHI PHÍ TAXI Phòng ban: HỊA Tháng: CHỦ VIỆT STT Ngày Xe Lộ trình Serial Số tiền Nơi PS Độc – phúc CỘNG XÃ HỘI NGHĨA NAM lập – Tự Hạnh o0o- Hà Nội, ngày…… tháng…… năm 20 ĐỀ NGHỊ XÁC NHẬN CƠNG TÁC Cơng ty xác nhận: Anh (chị): Phòng ban : Có thời gian cơng tác công ty từ đến Chức vụ: Mức lương Giám đốc HCNS LỜI NHẮN Từ………………………………………… Đến……………………………………… Ngày……………………………………… Nội dung…………………………………………… Số điện thoại ………………………………… Ký tên………………………………………… DANH SÁCH TÀI LIỆU THƯ VIỆN STT … Tựa sách Tác giả Nhà xuất Năm xuất Thể loại Ngày nhập kho PHIẾU MƯỢN/TRẢ TÀI LIỆU Họ tên:…………………………….Phòng ban:… Tên sách, mã số: Ngày mượn:…………………… Ngày trả:…………… Người mượn ký (Ghi rõ họ tên) Tiếp tân ... phẩm Với nhân viên thơi việc: Nhân viên thơi việc có trách nhiệm sử dụng “Phiếu lý việc để tiến hành bàn giao văn phòng phẩm cho nhân viên văn thư Việc bàn giao lập thành văn theo mẫu “Phiếu... nhân viên, công tác công việc khác nhằm phục vụ cho hoạt động công ty Mọi người ngồi xe phải giữ gìn vệ sinh chung, không dùng thức ăn/uống gây mùi xe Việc sử dụng xe ưu tiên công tác khẩn... đóng dấu loại văn Không giao dấu công ty cho người khác chưa phép văn Tổng Giám đốc công ty Giám đốc Hành Nhân Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ công ty Chỉ đóng dấu vào văn bản,