XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á

TIỂU LUẬN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á HÀ NỘI MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Thông tin đáp ứng nhu cầu hiểu biết tìm hiểu sống người, động lực để thúc đẩy phát triển Thông tin làm nên cách mạng mang tính đột phá văn minh nhân loại Những lợi ích mà cách mạng thơng tin mang lại cho lồi người vơ to lớn hệ trọng Thông tin giúp khoa học phát triển nâng cao sức cạnh tranh hàng hóa, dịch vụ Tuy nhiên,thơng tin cần truyền đạt đến người nhận tin lúc họ cần, ngược lại thông tin trở thành lạc hậu khơng ngun giá trị khơng cập nhật Do việc lựa chọn nhiều thơng tin phù hợp, cập nhật thơng tin mới, có giá trị cách nhanh chóng chìa khóa để tạo lập phát triển kinh tế xã hội cách có hiệu Nguồn lực thơng tin thành phần trung tâm hệ thống thông tin nguyên liệu cho trình hoạt động hệ thống thông tin Nguồn lực thông tin tảng cho hoạt động thơng tin thư viện, sở để tạo sản phẩm dịch vụ thông tin, để thực hợp tác, trao đổi, chia sẻ nguồn lực thư viện quan thông tin Xây dựng nguồn lực thông tin phong phú nhiệm vụ trọng tâm giúp cho thư viện thu hút đông đảo người dùng tin, sở hồn thành tốt chức nhiệm vụ Với đặc điểm việc thường xuyên cập nhật, bổ sung để xây dựng phát triển nguồn lực thông tin nhằm đáp ứng cách tốt nhu cầu tin phục vụ sản xuất, nghiên cứu học tập… nhiệm vụ cấp thiết đặt cho quan thông tin- thư viện Trong xu hội nhập liên kết khu vực, Thư viện Đông Nam Á ý thức tầm quan trọng việc phát triển nguồn lực thơng tin, tảng tạo nên biến đổi chất hoạt động Thông tin - Tư liệu - Thư viện Đông Nam Á năm đầu kỷ XXI, cung cấp thơng tin hữu ích cho nhà khoa học cán nghiên cứu, giúp họ thể vai trò tư vấn Nguồn lực thơng tin cần phải phát triển hướng hồn thiện để phục vụ đắc lực cơng tác nghiên cứu khoa học Việc xây dựng nguồn lực thông tin Đông Nam Á tổ chức hệ thống thông tin - thư viện phục vụ hoạt động nghiên cứu, giảng dạy điều cần thiết xu hội nhập phát triển Với vốn tài liệu đa dạng gồm thơng tin ngồi nước, thông tin văn bản, thông tin điện tử hay thơng tin mang tính dự báo tương lai, thư viện Đông Nam Á cung cấp thông tin cần thiết cho nhiều đối tượng người dùng tin Nhằm giúp cho cán nghiên cứu lĩnh vực Đông Nam Á học dễ dàng tiếp cận với nguồn tin có giá trị, nguồn tin tình hình trị- kinh tế- văn hóa- xã hội nước Đơng Nam Á, Thư viện Đông Nam Á phải thường xuyên nâng cao chất lượng nguồn tin, tăng cường phát triển nguồn lực thông tin phù hợp với nhiệm vụ trị nhiệm vụ nghiên cứu Viện Trước đòi hỏi cấp bách nguồn tài liệu phục vụ nghiên cứu khoa học Đông Nam Á xu hội nhập khu vực, việc nghiên cứu thực trạng nguồn lực thông tin Thư viện Đơng Nam Á đóng vai trò quan trọng việc đáp ứng nhu cầu tin người quan tâm Đông Nam Á Đây sở để em chọn đề tài: “Xây dựng phát triển nguồn lực thông tin Thư viện Đông Nam Á ” làm đề tài tiểu luận ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU • Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu tiểu luận công tác phát triển nguồn lực thông tin Thư viện Đơng Nam Á • Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: Thư viện Đông Nam Á Phạm vi thời gian: Từ năm 2005 – 2017 MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU • Mục đích Đi sâu nghiên cứu, khảo sát thực trạng xây dựng phát triển nguồn lực phát huy nguồn lực thơng tin Thư viện Đơng Nam Á • Nhiệm vụ Nghiên cứu thực trạng hoạt động Thư viện Đông Nam Á Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động Thư • • • • viện Đông Nam Á PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Bài tiểu luận sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp quan sát, khảo sát thực tế Phương pháp tổng hợp tài liệu Phương pháp trao đổi, vấn Phương pháp phân tích BỐ CỤC CỦA TIỂU LUẬN Ngồi phần nói đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung tiểu luận gồm chương: Chương 1: Nguồn lực thông tin với hoạt động thư viện Đông Nam Á Chương 2: Xây dựng phát triển nguồn lực thông tin thư viện Đông Nam Á Chương 3: Giải pháp nhằm phát triển nguồn lực thông tin thư viện Đông Nam Á Chương NGUỒN LỰC THÔNG TIN VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 1.1NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN 1.1.1 Khái niệm đặc trưng 1.1.1.1 Khái niệm thông tin, nguồn lực thơng tin • Thơng tin Thơng tin khái niệm ngành khoa học chuyên nghiên cứu cách thức tổ chức, xử lý, lưu trữ, truyền tài thơng tin, ngành khoa học thông tin Tuy nhiên nay, người ta chưa đến thống khái niệm thơng tin Có nhiều định nghĩa khác thông tin: Trong từ điển Random House Dictionary of English Language, thông tin định nghĩa “tri thứ giao lưu thu nhận có liên quan đến kiện hồn cảnh đặc biệt” Còn Oxford English Dictionary thơng tin coi tri thức, tin tức Trong Guide to concept and tearm in data processing, thông tin hiểu “ ý nghĩa mà người muốn diễn đạt nhận thức ra, biểu đạt việc ý tưởng phương tiện trình bày quy định” Trong từ điển Bách khoa toàn thư Xô Viết Liên Xô xuất trước đây, thông tin định nghĩa “tin tức truyền từ người qua người khác lời nói, chữ viết hay phương tiện đó” • Nguồn lực thơng tin Có nhiều ý kiến khác nguồn lực thông tin Song nay, nội hàm khái niệm nguồn lực thông tin chưa xác định rõ ràng Tài liệu hướng dẫn UNESCO định nghĩa: “Nguồn lực thông tin bao gồm liệu thể dạng văn bản, số, hình ảnh âm ghi lại phương tiện theo quy ước không theo quy ước, sưu tập, kiến thức người, kiến thức tổ chức ngành công nghệ thông tin” Theo tác giả Lê Văn Viết , nội hàm thuật ngữ chưa thống nhất: “Có người cho tương đương vốn tài liệu quan thông tin, thư viện Người khác lại đưa quan điểm nguồn lực thông tin không bao hàm nguồn lực tài liệu mà gồm thành phần khác tài liệu thông tin, nhân lực thơng tin… Có người lại đồng nghĩa với nguồn tin” Trong thực tiễn nhiều nhà quản lí, cán thơng tin thư viện có thói quen sử dụng “Nguồn lực thông tin ” để dạng tài liệu khác Tác giả Phạm Văn Vũ nhận định: “Ở Nguồn lực thông tin loại tài sản cố định đặc biệt, khai thác sử dụng giầu thêm mà khơng bị hao mòn mát Trong việc đầu tư bảo quản tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng nguồn tin tổ chức kho lưu trữ, bảo quản, xây dựng mục lục, sở liệu làm tăng giá trị sử dụng vốn tài sản cố định đó” Theo chúng tôi, nguồn lực thông tin thư viện sưu tập có hệ thống tài liệu, thơng tin phù hợp với chức năng, loại hình đặc điểm thư viện Nguồn lực thông tin thư viện hiểu toàn giá trị thơng tin, tồn vốn tài liệu mà thư viện sở hữu, nhằm mục đích cung cấp thơng tin người dùng tin yêu cầu phục vụ tối đa u cầu Nguồn lực thơng tin bao hàm tiềm lực thông tin khả với tới nguồn tin khác Theo nghĩa này, tất nguồn thơng tin có thư viện thư viện tiếp cận gọi nguồn lực thông tin 1.1.1.2 Đặc trưng nguồn lực thơng tin • Phản ánh thành tựu trí tuệ nhân loại Tài liệu thư viện ghi lại tri thức, kinh nghiệm, hiểu biết mà người tích lũy tiến trình lịch sử Đó thơng tin có giá trị, thành lao đơngk trí tuệ người kiệt suất lĩnh vực khác Việc khai thác thông tin có vốn tài liệu thư viện giúp người đọc có khả nâng cao trình độ văn hóa, chun mơn, phục vụ nghiên cứu khoa học, hồn thiện quy trình sản xuất việc định hình thành nhân cách cho thành viên xã hội Với khối lượng sách định, nguồn lực thông tin hướng độc giả vào kho tàng tri thức nhân loại tất lĩnh vực mức độ khác • Là sưu tập tài liệu với khối lượng định Trong thư viện, vốn tài liệu đạt tới số khổng lồ Với đặc tính này, vốn tài liệu chứa đựng dung lượng thông tin lớn, tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng việc khai thác thông tin Vốn tài liệu lớn đặt cho thư viện nhiệm vụ tổ chức bảo quản cho sử dụng nguồn tin cách thuận lợi lâu dài • Là sưu tập tài liệu có cấu hợp lý Mặc dù nhập vào thư viện thời điểm khác nhau, tài liệu thư viện phản ánh mối liện hệ phát triển lĩnh vực tri thức khoa học, kỹ thuật, công nghệ, văn học, nghệ thuật… Tùy thuộc vào loại hình thư viện, mà thành phần nguồn lực thơng tin hình thành mối tương quan hợp lý nội dung, ngôn ngữ, loại hình tài liệu • Tập trung thơng tin tinh lọc qua thời gian Thực tiễn phát triển nguồn lực thông tin cho thấy thông tin tập trung từ hai hướng: Thứ nhất: lựa chọn, thu thập tài liệu có giá trị phù hợp với chức nhiệm vụ thư viện, hướng phát triển khoa học, văn hóa Việc lựa chọn giúp cho nguồn lực thơng tin có khối lượng tối thiểu phương diện vật lý, lại lưu giữ đầy đủ thông tin cần thiết Thứ hai: Với thời gian, kết cấu nguồn lực thơng tin hình thành nên hai phận Bộ phận hạt nhân: gồm khối lượng tối thiểu tài liệu cần thiết phù hợp với chức năng, tính chất thư viện Vùng mơi trường: gồm tài liệu có ý nghĩa, sử dụng khoảng thời gian Đây tiêu chuẩn chủ yếu xác định tài liệu vùng môi trường Những tài liệu mà qua thời gian giữ nhu cầu tăng cường cho phận hạt nhân Còn tài liệu bị lỗi thời, không diện định kỳ giải phóng khỏi thư viện Vùng mơi trường trạng thái động, không ổn định phận hạt nhân • Phản ánh chức xã hội diện bổ sung thư viện Đây hai yếu tố xác định việc lựa chọn tài liệu, đề tài loại hình tài liệu mức độ tăng cường tài liệu Có thể coi chức xã hội diện bổ sung thư viện sở cho hình thành nguồn lực thơng tin Chức xã hội thư viện nhớ nhân loại, góp phần nâng cao nhận thức, trình độ cho thành viên xã hội, tạo điều kiện cho việc nghiên cứu phát triển lĩnh vực khoa học, sản xuất, văn hóa, nghệ thuật Đây chức chung tất thư viện, nhiên loại hình thư viện, thể có khác Để phù hợp với chức năng, diện bổ sung thư viện nguồn lực thơng tin thư viện hình thành gồm hai phận: phần chung bao gồm tài liệu có tất thư viện loại hình; phần riêng bao gồm tài liệu gắn liền với địa phương, lĩnh vực Với cấu thế, nguồn lực thơng tin giúp thư viện hồn thành chức diện phục vụ • Luôn trạng thái động Mặc dù bảo quản, tàng chữ thư viện trạng thái tĩnh khơng phải đặc tính nguồn lực thơng tin Ở chuyển động, biến đổi tuyệt đổi, đứng om tương đối Sự chuyển động, biến đổi nguồn lực thông tin nguyên nhân sau: Thứ nhất: Thư viện thường xuyên phải nhập tài liệu có giá trị thơng tin, đáp ứng nhu cầu sử dụng độc giả , đồng thời giải phóng tài liệu khơng có nhu cầu Thứ hai: hoạt động phục vụ thư viện, nên thư viện thường xuyên đưa tài liệu phục vụ độc giả thu nhận trở lại sau thời gian sử dụng-sự luân chuyển tiêu chí chủ yếu đánh giá hoạt động thư viện • Tính lỗi thời Lỗi thời thông tin quy luật phát triển tài liệu xã hội Nguồn tài liệu nhập vào thư viện phần tách từ dòng tài liệu chung sản sinh người nên chịu ảnh hưởng quy luật Vì , nguồn lực thơng tin khơng đổi sau thời gian định bị lỗi thời nhu cầu sử dụng chúng bị giảm dần Sự lỗi thời tài liệu nhiều nguyên nhân chủ yếu phát triển văn hóa, khoa học kỹ thuật làm xuất tài liệu mới, chứa thơng tin mới, có khả thay tài liệu xuất trước thư viện Đông Nam Á 1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới phát triển nguồn lực thông tin • Do số lượng tài liệu tăng lên nhanh chóng giá tài liệu tăng lên liên tục nên thư viện Đơng Nam Á khơng có đủ kinh phí đề bổ sung đầy đủ số tài liệu phục vụ cho nhu cầu tin bạn đọc • Quy luật tập trung phân tán thông tin, cho ta thấy lĩnh vực khoa học hay chủ đề tồn số lượng không nhiều tạp chí quan trọng, tạp chí chứa lượng đáng kể viết lĩnh vực khoa học hay chủ đề cho Các tạp chí có tầm ảnh hưởng rộng rãi giới chun mơn thường gọi tạp chí hạt nhân hay tạp chí cốt lõi nhiệm vụ thư viện Đông Nam Á nên bổ sung cho số tạp chí • Quy luật già hóa thơng tin, cho ta thấy tài liệu khoa học có tốc độ già hóa nhanh, song song với việc bổ sung tài liệu mới, thư viện cần phải lọc tài liệu cũ, không giá trị sử dụng 1.1.3 Nguyên tắc phát triển nguồn lực thơng tin • Tính khoa học Trong q trình phát triển nguồn lực thơng tin, tính khoa học thể qua nội dung sau: Việc nhập tài liệu vào thư viện cần phải lựa chọn cách khoa học cho vốn tài liệu có khả cung cấp thơng tin có giá trị lĩnh vực tri thức nhân loại Để việc lựa chọn xác cần có trợ giúp nhà khoa học, chuyên gia chuyên ngành khác Người làm công tác bổ sung tài liệu phải nghiên cứu phương hướng phát triển vốn tài liệu cho phù hợp với thay đổi dòng tài liệu nhu cầu thơng tin Kế hoạch hóa trình phát triển vốn tài liệu Cần xây dựng kế hoạch ngắn hạn đảm bảo vốn tài liệu tăng trưởng nhịp nhàng, phương hướng Phân công lao động hợp lý, ứng dụng công nghệ tiên tiến việc lựa chọ thu thập tài liệu Phân công lao động hợp lý, ứng dụng công nghệ tiên tiến việc lựa chọn thu thập tài liệu • Đảm bảo phù hợp Trong trình phát triển vốn tài liệu phải ý đến yếu tố có ảnh hưởng tới nội dung, thành phần vốn tài liệu, đồng thời xem xét mối liên hệ với thư viện khác địa bàn hoạt động Có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới vốn tài liệu: Về phía chủ quan trình độ cán bộ, ngân sách, kho tàng, trang thiết bị thư viện… 10 * Tài liệu tiếng nước Thư viện thường đặt mua sách báo ngoại văn thông qua Xunhasaba Ngồi ra, thư viện đặt mua thêm số sách thông qua Fahasa Culturimex Các thủ tục đặt mua sách nước phức tạp sách tiếng Việt, nhiên có nhiều catalog, danh mục (có kèm theo giới thiệu nội dung chi tiết) từ Xunhasaba số nhà xuất gửi nên thư viện có điều kiện chủ động lựa chọn sách phù hợp với nhu cầu phân bổ tỷ lệ thích hợp cho ngơn ngữ chủ đề Tuy nhiên, số sách bổ sung chủ yếu tiếng Anh Nguồn trao đổi Ngồi nguồn tài liệu có đặt mua, số lượng sách, báo tạp chí Thư viện Đông Nam Á bổ sung nhiều thông qua đường trao đổi Trao đổi tài liệu phương thức để bổ sung tài liệu khoa học nước nước ngồi có xu hướng ngày phát triển mạnh giới Do có quan hệ trao đổi với Thư viện Quốc hội Mỹ từ năm 1989 nên nhiều tài liệu, tạp chí quan trọng nhập vào thư viện Đông Nam Á Việc trao đổi mang lại lợi ích tài lớn, thơng qua việc gửi số sách tạp chí Viện xuất bản, thư viện nhận lại số lượng tài liệu ngang giá trị lớn nhiều Hiện nay, Thư viện trao đổi định kỳ tạp chí Nghiên cứu Đơng Nam Á (2 tháng gửi số) với nơi: Thư viện Quốc hội Mỹ, Đại học Berkeley (California), Đại học Washington, Viện nghiên cứu Đơng Nam Singapore Thư viện có nguồn bổ sung tài liệu thông qua việc trao đổi với thư viện Viện Khoa học xã hội Việt Nam Tuy nhiên lượng tài liệu không nhiều chưa tiến hành thường xuyên 2.3.3 Nhận tài liệu 23 Các cán khoa học công tác Viện có sách xuất nguồn kinh phí Viện Khoa học xã hội Việt Nam cấp phải nộp cho Thư viện từ 510 Số sách thư viện sử dụng để trưng bày, nhập vào kho sách tiến hành trao đổi với thư viện, nhà khoa học nước Ngoài có kỷ yếu hội thảo nước quốc tế cán dự tặng lại thư viện, cơng trình nghiên cứu khoa học cấp Bộ, cấp Viện, sách chương trình Việt Nam học số tuyển tập Viện Khoa học xã hội Việt Nam xuất bản, sách phục vụ đề tài cấp Nhà nước (sau nghiệm thu) Từ năm 2000, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ cán Viện nộp vào Thư viện Tạp chí Nghiên cứu Đơng Nam Đơng Nam Á (do Hội Khoa học Đông Nam Á Việt Nam xuất bản) thường xuyên tặng cho Thư viện Về tài liệu tiếng nước ngoài, thư viện nhận số tài liệu thông qua sứ quán nước Trung Quốc, Singapore, Thái Lan, Lào, Campuchia, Indonesia, Malaysia , số quan, trường Đại học, nhà khoa học nước ngồi đến cơng tác Viện gửi tặng Năm 2002, sứ quán Australia tặng thư viện 500 sách, bà Barbara Cohen gửi tặng 150 sách Số lượng tài liệu thư viện nhận thơng qua nguồn nhận tặng khơng có nhiều thường xuyên tất xử lý mặt nội dung đưa vào phục vụ người dùng tin 2.3.4 Theo dõi sử dụng tài liệu Qua trình theo dõi bạn đọc tới thư viện Đơng Nam Á, nhận thấy bạn đọc thường sử dụng tài liệu : Về lĩnh vực thông tin Các tài liệu lịch sử văn hóa nhiều người quan tâm phù hợp với định hướng nghiên cứu thư viện vạch ra, vấn đề trị, 24 xã hội, quan hệ quốc tế, tôn giáo thu hút quan tâm bạn đọc có liên quan trực tiếp đến cơng trình, đề tài nghiên cứu Nhu cầu tin bạn đọc Thư viện Đông Nam Á gồm nhiều lĩnh vực khác nhau, nội dung nhu cầu tin đa dạng, liên quan đến nhiều lĩnh vực đời sống xã hội nước khu vực Đơng Nam Á Đó cấu tổ chức Viện nghiên cứu Đông Nam cấu trúc theo chiều: nghiên cứu quốc gia nghiên cứu vấn đề chung khu vực Khi nghiên cứu quốc tế, khu vực học phương pháp nghiên cứu đa ngành liên ngành Các nhà khoa học phải vận dụng khám phá, quy luật ngành để tìm hiểu quy luật định hướng tìm tòi cho ngành khác, xác định điểm giao thoa ngành tìm mối liên hệ thành tố để tìm quy luật chung chỉnh thể văn hóa thông qua hệ thống đề tài Quốc gia quan tâm Khu vực Đông Nam Á bạn đọc quan tâm nhiều , tiếp Việt Nam , Thái Lan, Lào Campuchia hai quốc gia thu hút nhiều người lựa chọn Đáng ý quốc gia hải đảo Indonesia , Malaysia , Philippines Singapore thu hút quan tâm Tuy nhiên, mức độ quan tâm đến quốc gia không đồng Thái Lan thu hút nhiều số người dùng tin quan tâm Viện có nhiều cán nghiên cứu văn hóa, trị, xã hội, ngoại giao quan hệ Việt Nam - Thái Lan Thái Lan quốc gia phát triển Đông Nam Á Số lượng bạn đọc quan tâm đến quốc gia hải đảo Indonesia, Malaysia, Philippines Singapore tương đối đồng không nhiều quốc gia khác số lượng người nghiên cứu Đơng Nam Á hải đảo không nhiều nghiên cứu Đông Nam Á lục địa, hiểu biết 25 quốc gia hải đảo chưa nhiều đòi hỏi phải có tảng tri thức Hồi giáo Việt Nam quốc gia nhiều bạn đọc ý đến chức nghiên cứu Việt Nam chủ yếu nhà khoa học xuất phát từ Việt Nam để nhìn giới, Việt Nam có nhiều mối quan hệ với nước Đông Nam Á lịch sử, văn hóa, dân tộc, có hội thách thức tiến trình hội nhập, cần có nghiên cứu so sánh nước Đông Nam Á với Việt Nam Australia Đông Timor có người quan tâm lực lượng cán nghiên cứu quốc gia mỏng, tài liệu khơng có nhiều Loại hình tài liệu Sách đứng vị trí hàng đầu sách cung cấp cho bạn đọc thơng tin đầy đủ có hệ thống, nhiên có số sách cũ, giá trị thơng tin khơng nhiều Tạp chí đứng thứ hai bạn đọc lựa chọn có nhiều thơng tin cập nhật, đứng thứ ba bạn đọc quan tâm đến tư liệu thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á lưu trữ số lượng lớn cơng trình nghiên cứu nhà khoa học từ thành lập Viện đến Các loại tài liệu xám luận án, luận văn, cơng trình nghiên cứu thu hút đơng bạn đọc quan tâm Trong giai đoạn nay, nhu cầu tin người dùng tin cao hơn, phong phú hơn, đa dạng nhiều yếu tố khách quan chủ quan Những thông tin người dùng tin quan tâm thường họ khai thác loại hình tài liệu khác nhau, với mục đích đáp ứng nhu cầu tin cách hữu hiệu 2.4 CÔNG TÁC THANH LÝ TÀI LIỆU 2.4.1 Trường hợp lý tài liệu 26 Thanh lý tài liệu khâu quan trọng công tác bổ sung vốn tài liệu, biện pháp củng cố vốn tài liệu Đó việc đưa khỏi nguồn tin tài liệu mà giá trị sử dụng ít, khơng phù hợp với chức nhiệm vụ hoạt động thông tin thư viện Đông Nam Á, tài liệu rách nát, thừa Việc lý tài liệu tiến hành thận trọng, nguyên tắc, bám sát diện bổ sung ý đầy đủ đến đối tượng sử dụng, tần suất sử dụng sách, tên tạp chí… nâng cao chất lượng vốn tài liệu, làm cho kho tàng gọn nhẹ, giảm bớt chi phí bảo quản, làm cho kho sách có hệ số lưu thông cao đáp ứng nhu cầu người sử dụng Thông qua công tác lý tài liệu,mà cán thông tin nắm vững thực trạng vốn tài liệu có kho, quy luật biến động tin qua thời kỳ, bảo quản tài liệu quý hiếm, có giá trị sử dụng cao Trong trình lý cần phải ý phát tài liệu có giá trị sử dụng, quý, hiềm mà kho khơng còn( người dùng tin mượn hay mát) để có kế hoạch bổ sung hồi cố Cơng tác lý phải có kế hoạch thực thường xuyên tài liệu Thư viện Đông Nam Á tiến hành lý trường hợp tài liệu: + Về nội dung tài liệu: • Tài liệu có nội dung lạc hậu, khơng giá trị lịch sử, văn hóa, khoa học, thực tiễn • Tài liệu có giá trị nội dung không phù hợp với diện phục vụ thư viện + Về tình trạng tài liệu: • Tài liệu giá trị nội dung hư, nát trình sử dụng thiên tai, bão lũ, trùng xâm hại mà khơng khả phục chế • Bản ghi âm, ghi hình, ghi chữ bị hỏng, vỡ trình sử dụng, chất lượng khơng bảo đảm Tài liệu bị q trình phục vụ người sử dụng 2.4.2 Quy trình lý tài liệu 27 Việc lý tài liệu thư viện việc làm cần thiết phải cẩn trọng để tránh sai sót đáng tiếc, bỏ tài liệu dễ tìm kiếm tài liệu bổ sung lại tài liệu khó Nhận thực điều thư viện Đơng Nam Á cẩn thận quy trình lý tài liệu thực theo quy định quy trình lý tài liệu khỏi quan thơng tin thư viện: • Xây dựng đề án lọc tài liệu thư viện trình phê duyệt đề án • Thực lọc tài liệu thư viện: Tiến hành kiểm kê vốn tài liệu thư viện, đánh dấu tài liệu nằm diện đề nghị lọc; Lập danh mục đề xuất hình thức xử lý tài liệu thư viện đề nghị lọc • Thẩm định tài liệu thư viện đề nghị lọc, phê duyệt danh mục hình thức xử lý tài liệu thư viện phép lọc: • Xem xét, đánh giá trực tiếp tài liệu có nội dung lạc hậu, khơng giá trị lịch sử, văn hóa, khoa học, thực tiễn; tài liệu có giá trị nội dung không phù hợp với diện phục vụ thư viện • Xem xét, đánh giá sổ đăng ký cá biệt tài liệu đề nghị lọc • Lập biên kết thẩm định tài liệu thư viện đề nghị lọc kèm theo kiến nghị Hội đồng danh mục tài liệu đủ điều kiện lọc hình thức xử lý tài liệu • Trên sở kết thẩm định Hội đồng, quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện định phê duyệt danh mục tài liệu phép lọc hình thức xử lý tài liệu • Chỉnh lý sổ quản lý tài sản, máy tra cứu thư viện • Việc chỉnh lý sổ quản lý tài sản, máy tra cứu thư viện thực sau: • Điền cụm từ “đã lọc” vào cột ghi sổ đăng ký cá biệt, dòng tương thích với số đăng ký cá biệt tài liệu phép lọc, biểu ghi tương ứng sở liệu • Xóa số đăng ký cá biệt phích mơ tả rút phích mơ tả tài liệu khỏi hệ thống mục lục • Lưu giữ bảo quản hồ sơ lọc tài liệu thư viện 28 2.4.3 Thủ tục lý tài liệu Thư viện có yêu cầu lọc tài liệu gửi trực tiếp qua đường bưu điện hồ sơ đề nghị lọc tài liệu đến quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện Hồ sơ đề nghị lọc tài liệu thư viện bao gồm: • Quyết định quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện phê duyệt kế hoạch công tác năm thư viện, có nhiệm vụ lọc tài liệu Trường hợp lọc đột xuất phải có văn quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện; • Tờ trình thư viện đề nghị phê duyệt đề án lọc tài liệu thư viện • Đề án lọc tài liệu thư viện • Trong thời hạn ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ, quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện có trách nhiệm xem xét tính đầy đủ, hợp lệ hồ sơ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ, quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện thông báo văn cho thư viện để chỉnh sửa, bổ sung • Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ, hợp lệ hồ sơ đề nghị lọc tài liệu thư viện, quan, tổ chức trực tiếp quản lý thư viện có trách nhiệm xem xét, định phê duyệt đề án 2.5 NHẬN XÉT 2.5.1 Ưu điểm o Bạn đọc khai thác sử dụng tài liệu nhanh chóng, kịp thời xác o Thư viện xây dựng nguồn lực thông tin tương đối phong phú với kho tài liệu hạt nhân ngày mở rộng, với loại tài liệu chủ yếu nghiên cứu Đông Nam Á nước khu vực o Thông qua hoạt động trao đổi, nguồn lực thông tin tăng trưởng chất mà trình độ chun mơn, nghiệp vụ, tác phong làm việc cán thư viện nâng lên nhiều 2.5.2 Nhược điểm o Nguồn lực thông tin chưa đáp ứng yêu cầu tin người dùng tin 29 o Thư viện thiếu nhiều đầu sách nghiên cứu tổng hợp vấn đề: tơn giáo, xã hội học, văn hóa dân gian nước Đông Nam Tài liệu Brunei Myanmar thiếu, chất lượng khơng cao o Mảng sách tạp chí tiếng Nga q cũ, thơng tin lạc hậu, khơng phù hợp với nhu cầu số lượng người sử dụng tiếng Nga Viện cao o Nhiều thông tin báo cáo khoa học, kết nghiên cứu định kỳ, tài liệu hội thảo, hội nghị quốc tế số lĩnh vực chuyên ngành có liên quan, thơng tin tình hình hợp tác nghiên cứu khoa học Việt Nam với nước, tổ chức khu vực quốc tế nghiên cứu Đông Nam Á mà thời gian qua thư viện chưa thu thập cách đầy đủ thường xuyên Điều dẫn đến cân đối nguồn tài liệu, thiếu phong phú, đa dạng hình thức nội dung tài liệu Chương GIẢI PHÁP NHẰM XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 3.1 NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHAI THÁC NGUỒN TIN Trước hết cần nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp tài liệu gốc Toàn kho sách phải tổ chức lại cách hợp lý (nhất kho tài liệu tra cứu), tiến tới thực kho mở cho người dùng tin trực tiếp lựa chọn tìm kiếm tài liệu Bộ máy tra cứu thư viện cần phải hoàn thiện Hệ thống mục lục truyền thống phải thường xuyên kiểm tra, bổ sung chỉnh lý 30 thường xuyên giúp bạn đọc tra cứu dễ dàng Các mục lục điện tử CSDL cần phải phát triển cập nhật liên tục để tăng thêm hiệu tra cứu máy tính điện tử Người dùng tin tự tiến hành việc tìm tin, u cầu khó phức tạp cán thư viện trợ giúp tìm thay cho họ Những yêu cầu tìm tin chuyên đề rộng, tốn nhiều thời gian, đòi hỏi phải sử dụng nguồn khác phải thực sở hợp đồng 3.2 TĂNG CƯỜNG CHIA SẺ NGUỒN LỰC THÔNG TIN Hiện nay, nguồn lực thông tin hầu hết thư viện không đáp ứng yêu cầu thiếu cân đối Vì vậy, vấn đề quan trọng phải kéo nguồn lại với để lập kho, tổ chức hoạt động dịch vụ phối hợp Xét khía cạnh kinh tế, hợp tác chia sẻ nguồn lực giúp thư viện nâng cao tính hiệu việc xây dựng vốn tài liệu, cách khơng bổ sung tài liệu có thông qua hợp tác thư viện để chia sẻ nguồn lực thông tin, tập trung bổ sung tài liệu cần thiết nhất, phù hợp cho người dùng tin Thư viện Đông Nam Á khai thác tài liệu 27 Viện trung tâm nghiên cứu Viện Khoa học xã hội Việt Nam số thư viện khác Thư viện Quốc gia, Thư viện Quân đội Tuy nhiên việc khai thác chia sẻ chưa tiến hành thường xuyên chưa mang lại hiệu cao Trong thời gian tới, Viện Khoa học xã hội Việt Nam nối mạng LAN với tất Viện Trung tâm nghiên cứu việc chia sẻ nguồn lực thực cách dễ dàng Vấn đề đặt Thư viện cần phải pháp lý hóa mối quan hệ với quan, tổ chức, viện nghiên cứu Thư viện cần vạch sách cụ thể việc chia sẻ nguồn lực, xây dựng chương trình hợp tác, lên kế hoạch thực ký kết văn cụ thể 31 Ngoài việc chia sẻ nguồn lực thông tin với quan, thư viện nước, Phòng Thơng tin - Tư liệu- Thư viện Đông Nam Á cần tạo lập thúc đẩy mối quan hệ với Thư viện nước khu vực thơng qua hình thức trao đổi, đặt mua Trao đổi tài liệu nhu cầu hai phía, vấn đề thư viện cần phải có chuẩn bị tốt nhân lực, trình độ ngoại ngữ để tham gia mối quan hệ thiết lập 3.3 TẠO LẬP NGUỒN LỰC THÔNG TIN ĐẦY ĐỦ, PHONG PHÚ Vấn đề cấp thiết đặt cho Thư viện xây dựng nguồn lực thông tin mạnh Để đáp ứng tương đối đầy đủ nhu cầu tin Viện, dựa sách phát triển nguồn tin xác định để có sách bổ sung hợp lý, cân đối tỷ lệ bổ sung dạng tài liệu, chủ đề tài liệu cho thích hợp với nhu cầu tin người dùng tin, cho khoản ngân sách song nguồn lực thông tin khai thác tận dụng tới mức tối đa Việc bổ sung tài liệu nước Đông Nam Á nước có liên quan (nguồn tin quan trọng nhất) phải tiến hành thường xuyên hàng năm Ngoài cần phải tập trung vào số tạp chí hạt nhân, đặc biệt tạp chí nước ngồi Phải có quy trình khoa học hợp lý để thực q trình chọn lọc, bổ sung, mua tạp chí Để đạt tới ngưỡng an tồn thơng tin, trước hết cần xác định nhu cầu thơng tin đích thực người dùng tin, đảm bảo tính chọn lọc cao, đầu tư thích đáng để xây dựng, phát triển khai thác có hiệu CSDL ngân hàng liệu ngồi nước có liên quan đến nghiên cứu Đông Nam Biện pháp đảm bảo thu thập đầy đủ đa dạng nguồn tin cần thiết dựa kết hợp quan thông tin, tư liệu, xuất lưu trữ Đặc biệt phải quan tâm đến nguồn lực thông tin điện tử (sách, báo, tạp chí đĩa máy tính, CD-ROM) thông tin Internet Thư viện cần phải nối 32 mạng tất máy tính phòng trực tiếp phục vụ bạn đọc, có việc khai thác thông tin Internet đạt hiệu cao 3.4 NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ CÁN BỘ THƯ VIỆN Cán thư viện có vai trò quan trọng hoạt động thơng tin thư viện Năng lực, trình độ cán thư viện có ảnh hưởng định đến chất lượng hoạt động thông tin thư viện Với bùng nổ thông tin nay, cần phải có đội ngũ cán thơng tin - thư viện có khả giải nhiệm vụ phức tạp có liên quan đến việc tìm, phân tích phổ biến thông tin Cán thông tin- thư viện đảm bảo việc thu thập tài liệu cách tốt nhất, tận dụng tối đa tiềm công nghệ, sở vật chất địa điểm để cung cấp dịch vụ cách tối ưu Đội ngũ cán thông tin- thư viện trở thành cầu nối người dùng tin thiết bị công nghệ sẵn có để truy nhập thơng tindưới dạng số hóa Một đội ngũ cán bô thông tin - thư viện động, có trình độ cao cần phải có kỹ sàng lọc, phân tích bao gói thơng tin để đáp ứng nhu cầu đa dạng người dùng tin Vì Thư viện cần phải có chiến lược đào tạo lâu dài, bước nâng cao trình độ mặt cho đội ngũ cán Đối với thư viện chuyên ngành Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á, yêu cầu đặt cán thông tin thư viện phải giỏi ngoại ngữ, có kiến thức văn hóa chung, hiểu biết sâu lĩnh vực mà phục vụ, nắm bắt làm chủ công nghệ thông tin ứng dụng thư viện 3.5 ĐÀO TẠO NGƯỜI DÙNG TIN Người dùng tin bốn yếu tố cấu thành quan trọng hệ thống thông tin - thư viện Họ người sử dụng đánh giá chất lượng, hiệu sản phẩm, dịch vụ thông tin thư viện thân thư viện Nhu cầu người dùng tin thỏa mãn, thúc đẩy hoạt động thông tin thư viện phát triển Hiệu việc sử dụng thư viện phụ thuộc 33 phần lớn vào hiểu biết người thư viện Vấn đề đào tạo người dùng tin công việc cần thiết, thiếu hoạt động thư viện Người dùng tin cần có hiểu biết lĩnh vực thư viện, thư mục, kỹ sử dung thành thạo máy tra cứu truyền thốngvà khai thác nguồn thông tin đại mạng thông tin quốc gia quốc tế Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á cần bước tạo điều kiện cho người dùng tin Viện làm quen với nguồn lực thơng tin có giá trị cao, hình thành kỹ tập quán sử dụng dịch vụ thông tin đại Hiện nay, người dùng tin Viện có thói quen sử dụng dịch vụ thông tin truyền thống bước đầu làm quen với sản phẩm thông tin đại (cơ sở liệu máy tính, tìm tin Internet) chưa quen với dịch vụ thông tin đại có giá trị thơng tin cao Thư viện nên có biện pháp hỗ trợ giúp đỡ họ cách: - Mở lớp đào tạo, hướng dẫn người dùng tin kiến thức kỹ tra cứu thông tin máy tính, mạng thơng tin kỹ sử dụng dịch vụ thông tin đại - In ấn tài liệu nội quy sử dụng thư viện, kiến thức dịch vụ thư viện khả cung cấp thông tin, giúp người dùng tin chủ động lựa chọn hình thức tìm kiếm, tra cứu thơng tin cần - Làm dẫn, hướng dẫn người dùng tin cách tra cứu thông tin sử dụng dịch vụ thông tin thư viện 3.6 TĂNG CƯỜNG TỔ CHỨC, NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG NGUỒN TIN Nguồn lực thông tin phải tổ chức lại cách khoa học hợp lý hơn, có kế hoạch lý tài liệu khơng cần thiết khơng phù hợp Cần ý phát tài liệu có giá trị mà kho khơng có (do người dùng tin mượn mát) để có kế hoạch bổ sung nhân 34 Tổ chức lại nguồn tài liệu có thành kho hợp lý, khoa học để tạo điều kiện tốt cho người dùng tin sử dụng thuận tiện Các tài liệu khoa học, chuyên đề nghiên cứu, luận án, luận văn, kỷ yếu hội thảo khoa học cần tổ chức thành kho mở Phối hợp với nhà nghiên cứu để khai thác sâu nội dung tài liệu Cần có quy chế kế hoạch cụ thể nhằm thu thập, khai thác "tài liệu xám" hình thành phát triển qua trình nghiên cứu nước Đông Nam Viện quan hữu quan Hoàn chỉnh việc xây dựng sở liệu, tiến hành cập nhật thường xuyên nguồn liệu đưa phục vụ kịp thời cho người dùng tin sở tạo sản phẩm dịch vụ thông tin phong phú đa dạng KẾT LUẬN 35 Trong tiến trình đổi mới, hội nhập khu vực mặt kinh tế, xã hội, văn hóa… nước ta với nước khu vực Đông Nam Á giới nay, thư viện Đơng Nam Á có vai trò tầm quan trọng đặc biệt, với chức nghiên cứu vấn đề truyền thống đại nước khu vực, thư viện trở thành quan cung cấp thông tin giúp cho việc hoạch định sách đối ngoại với nước khu vực Đông Nam Á Việt Nam Việc nghiên cứu tình tình kinh tế, trị, xã hội, văn hóa nước Đơng Nam Á đạt kết khách quan tiến hành với hỗ trợ hệ thống thông tin có hiệu quả, với vốn tài liệu phải đảm bảo đầy đủ kịp thời, hoạt động thư viện Đông Nam Á phát triển đạt nhiều thành tựu, đảm bảo nguồn lực thông tin đáp ứng nhu cầu thời người dùng tin viện Các dịch vụ thông tin bước triển khai mở rộng Với nhiệm vụ, mục tiêu hướng phát triển vạch năm đầu kỷ XXI, thư viện Đông Nam Á có giải pháp bước thích hợp để xây dựng phát triển nguồn lực thông tin đáp ứng kịp thời với nhu cầu tin xu hội nhập khu vực, xu toàn cầu hóa 36 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Huy Cương ( 2001), Chia sẻ nguồn lực thông tin kinh nghiệm thư viện giải pháp cho thư viện Việt Nam, Kỷ yếu hội nghị “ chia sẻ nguồn lực thông tin Hà Nội Ngô Minh Hải (2005), Tăng cường hoạt động thông tin- thư viện Viện Nghiên cứu Đông Nam Á phục vụ trình hội nhập, Luận văn thạc sĩ, Đại học quốc gia Hà Nội Nguyễn Thị Đức Hạnh (2004) ,Xây dựng phát triển nguồn lực thông tin Viện nghiên cứu Đông Nam xu hội nhập khu vực, Luận văn thạc sĩ, Đại học xã hội nhân văn Nguyễn Hữu Hùng(1995), Vấn đề phát triển nguồn lực thông tin bối cảnh công nghệ thơng tin mới, Tạp chí Thơng tin Tư liệu Nguyễn Thị Nga (2006),Nghiên cứu nhu cầu tin Viện Nghiên cứu Đông Nam Á, Luận văn thạc sĩ, Đại học quốc gia Hà Nội Nguyễn Viết Nghĩa; Phạm Văn Rính(2007),Phát triển vốn tài liệu thư viện quan thông tin, Đại học quốc gia Hà Nội Phạm Đức Thành(2003), Viện nghiên cứu Đông Nam Á 30 năm xây dựng trưởng thành, Viện Hàn Lâm Phạm Bịch Thủy(2001), Tăng cường nguồn lực thông tin Viện thông tin khoa học xã hội thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, Luận văn thạc sĩ khoa học thông tin-thư viện, Đại học Văn Hóa Hà Nội Lê Văn Viết ( 2000), Phác thảo sơ sách nguồn lực thông tin, Tạp san thư viện 10.Lê Văn Viết (2006), Xu phát triển thư viện tương lai, Thư viện Việt Nam 37 ... 1: Nguồn lực thông tin với hoạt động thư viện Đông Nam Á Chương 2: Xây dựng phát triển nguồn lực thông tin thư viện Đông Nam Á Chương 3: Giải pháp nhằm phát triển nguồn lực thông tin thư viện Đông. .. thác nguồn lực dạng thức điện tử, đồng thời tiến hành hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin với thư viện nước nước Chương XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 2.1 NGUỒN... Phương pháp phát triển nguồn lực thông tin Phương pháp phát triển nguồn lực thông tin Thư viện Viện Đông Nam Á bổ sung theo nguồn Đó nguồn mua, nguồn trao đổi : Nguồn mua * Tài liệu tiếng Việt: Nguồn