Thanh lý tài liệu là một khâu quan trọng trong công tác bổ sung vốn tài liệu, là một biện pháp củng cố vốn tài liệu. Đó là việc đưa ra khỏi nguồn tin những tài liệu mà giá trị sử dụng còn ít, không phù hợp với chức năng nhiệm vụ của hoạt động thông tin tại thư viện Đông Nam Á, hoặc những tài liệu đã rách nát, thừa bản. Việc thanh lý tài liệu được tiến hành thận trọng, đúng nguyên tắc, bám sát diện bổ sung và chú ý đầy đủ đến đối tượng sử dụng, tần suất sử dụng từng cuốn sách, từng tên tạp chí… sẽ nâng cao chất lượng vốn tài liệu, làm cho kho tàng gọn nhẹ, giảm bớt chi phí bảo quản, làm cho kho sách có hệ số lưu thông cao và đáp ứng được nhu cầu của người sử dụng. Thông qua công tác thanh lý tài liệu,mà cán bộ thông tin nắm vững được thực trạng vốn tài liệu có trong kho, quy luật biến động của tin qua các thời kỳ, bảo quản được những tài liệu quý hiếm, có giá trị sử dụng cao. Trong quá trình thanh lý cần phải chú ý phát hiện những tài liệu có giá trị sử dụng, quý, hiềm mà trong kho không còn( do người dùng tin mượn hay mất mát) để có kế hoạch bổ sung hồi cố. Công tác thanh lý phải có kế hoạch và được thực hiện thường xuyên đối với từng tài liệu.
Thư viện Đông Nam Á tiến hành thanh lý những trường hợp tài liệu: + Về nội dung tài liệu:
• Tài liệu có nội dung lạc hậu, không còn giá trị lịch sử, văn hóa, khoa học, thực tiễn
• Tài liệu có giá trị về nội dung nhưng không phù hợp với diện phục vụ của thư viện.
+ Về tình trạng tài liệu:
• Tài liệu còn giá trị về nội dung nhưng đã hư, nát trong quá trình sử dụng hoặc do thiên tai, bão lũ, côn trùng xâm hại mà không còn khả năng phục chế
• Bản ghi âm, ghi hình, ghi chữ bị hỏng, vỡ trong quá trình sử dụng, chất lượng không còn bảo đảm.
Tài liệu bị mất trong quá trình phục vụ người sử dụng.