Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin tại Thư viện Đông Nam Á

Với những đặc điểm trên thì việc thường xuyên cập nhật, bổ sung để xâydựng và phát triển nguồn lực thông tin nhằm đáp ứng một cách tốt nhất nhucầu tin phục vụ sản xuất, nghiên cứu học tậ

TIỂU LUẬN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI

THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á

HÀ NỘI

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 4

Chương 1: NGUỒN LỰC THÔNG TIN VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 7

1.1NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN 7

1.1.1.1 Khái niệm thông tin, nguồn lực thông tin 7

1.1.1.2 Đặc trưng của nguồn lực thông tin 8

1.1.2Các yếu tố ảnh hưởng tới phát triển nguồn lực thông tin 12

1.1.3Nguyên tắc phát triển nguồn lực thông tin 12

1.2KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 14

1.2.1Lịch sử hình thành và phát triển 14

1.2.2Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức 14

1.2.3Cơ sở vật chất, kỹ thuật 17

1.2.4Đặc điểm người dùng tin 18

1.3 VAI TRÒ CỦA NGUỒN LỰC THÔNG TIN VỚI THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 20

Chương 2: XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 21

2.1 NGUỒN GỐC CỦA NGUỒN LỰC THÔNG TIN 21

2.2 CHÍNH SÁCH PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN 23

2.3 CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN 24

2.3.1 Tìm và lựa chọn 24

2.3.2 Phương pháp phát triển nguồn lực thông tin 25

2.3.3 Nhận tài liệu 27

2.3.4 Theo dõi sử dụng tài liệu 27

2.4 CÔNG TÁC THANH LÝ TÀI LIỆU 29

2.4.1 Trường hợp thanh lý tài liệu 30

2.4.2 Quy trình thanh lý tài liệu 31

2.4.3 Thủ tục thanh lý tài liệu 32

2.5 NHẬN XÉT 33

2.5.1 Ưu điểm 33

2.5.2 Nhược điểm 33

Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 34

3.1 NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHAI THÁC NGUỒN TIN 34

3.2 TĂNG CƯỜNG CHIA SẺ NGUỒN LỰC THÔNG TIN 34

3.3 TẠO LẬP NGUỒN LỰC THÔNG TIN ĐẦY ĐỦ, PHONG PHÚ 35 3.4 NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ CÁN BỘ THƯ VIỆN 36

3.5 ĐÀO TẠO NGƯỜI DÙNG TIN 37

3.6 TĂNG CƯỜNG TỔ CHỨC, NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG NGUỒN TIN 38

KẾT LUẬN 39

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40

LỜI NÓI ĐẦU

Thông tin đáp ứng nhu cầu hiểu biết và tìm hiểu cuộc sống của conngười, là động lực để thúc đẩy sự phát triển Thông tin làm nên những cuộccách mạng mang tính đột phá của nền văn minh nhân loại Những lợi ích màcách mạng thông tin mang lại cho loài người là vô cùng to lớn và hệ trọng.Thông tin giúp khoa học phát triển và nâng cao sức cạnh tranh của hàng hóa,dịch vụ Tuy nhiên,thông tin cần truyền đạt đến người nhận tin đúng lúc họcần, ngược lại thông tin đó có thể trở thành lạc hậu và không còn nguyên giátrị nếu như không được cập nhật Do đó việc lựa chọn nhiều thông tin phùhợp, cập nhật được những thông tin mới, có giá trị một cách nhanh chóngchính là chìa khóa để tạo lập và phát triển kinh tế xã hội một cách có hiệu quảnhất

Nguồn lực thông tin là thành phần trung tâm của mọi hệ thống thông tin

và là nguyên liệu cho quá trình hoạt động trong hệ thống thông tin Nguồn lựcthông tin là nền tảng chính cho mọi hoạt động thông tin thư viện, đó chính là

cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin, để thực hiện sự hợp tác,trao đổi, chia sẻ nguồn lực giữa các thư viện và cơ quan thông tin Xây dựngnguồn lực thông tin phong phú là nhiệm vụ trọng tâm giúp cho thư viện thuhút được đông đảo người dùng tin, trên cơ sở đó hoàn thành tốt chức năng vànhiệm vụ của mình

Với những đặc điểm trên thì việc thường xuyên cập nhật, bổ sung để xâydựng và phát triển nguồn lực thông tin nhằm đáp ứng một cách tốt nhất nhucầu tin phục vụ sản xuất, nghiên cứu học tập… là nhiệm vụ cấp thiết đặt racho các cơ quan thông tin- thư viện hiện nay

Trong xu thế hội nhập và liên kết khu vực, Thư viện Đông Nam Á đã ýthức được tầm quan trọng của việc phát triển nguồn lực thông tin, vì đây lànền tảng cơ bản tạo nên sự biến đổi về chất trong hoạt động Thông tin - Tưliệu - Thư viện Đông Nam Á trong những năm đầu thế kỷ XXI, cung cấpthông tin hữu ích cho các nhà khoa học và các cán bộ nghiên cứu, giúp họ thểhiện được vai trò tư vấn của mình Nguồn lực thông tin cần phải được pháttriển đúng hướng và dần dần hoàn thiện để phục vụ đắc lực công tác nghiêncứu khoa học.

Việc xây dựng nguồn lực thông tin về Đông Nam Á trong tổ chức hệthống thông tin - thư viện phục vụ hoạt động nghiên cứu, giảng dạy là điềucần thiết trong xu thế hội nhập và phát triển hiện nay Với vốn tài liệu đa dạnggồm các thông tin trong và ngoài nước, thông tin văn bản, thông tin điện tửhay những thông tin mang tính dự báo trong tương lai, thư viện Đông Nam Á

đã cung cấp những thông tin cần thiết cho nhiều đối tượng người dùng tin.Nhằm giúp cho các cán bộ nghiên cứu trong lĩnh vực Đông Nam Á học

dễ dàng tiếp cận được với những nguồn tin có giá trị, những nguồn tin mới vềtình hình chính trị- kinh tế- văn hóa- xã hội của các nước Đông Nam Á, Thưviện Đông Nam Á phải thường xuyên nâng cao chất lượng nguồn tin, tăngcường phát triển nguồn lực thông tin phù hợp với nhiệm vụ chính trị và nhiệm

vụ nghiên cứu của Viện

Trước những đòi hỏi cấp bách về nguồn tài liệu phục vụ nghiên cứukhoa học về Đông Nam Á trong xu thế hội nhập khu vực, việc nghiên cứuthực trạng nguồn lực thông tin ở Thư viện Đông Nam Á đang đóng vai tròquan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu tin của những người quan tâm về

Đông Nam Á Đây là cơ sở để em chọn đề tài: “Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin tại Thư viện Đông Nam Á ” làm đề tài tiểu luận của

mình

2 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của bài tiểu luận là công tác phát triển nguồn lựcthông tin ở Thư viện Đông Nam Á

 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi không gian: Thư viện Đông Nam Á

Phạm vi thời gian: Từ năm 2005 – 2017

 Mục đích

Đi sâu nghiên cứu, khảo sát thực trạng xây dựng và phát triển nguồn lực

và phát huy nguồn lực thông tin ở Thư viện Đông Nam Á

Nhiệm vụ

Nghiên cứu thực trạng hoạt động của Thư viện Đông Nam Á

Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của Thưviện Đông Nam Á

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Bài tiểu luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

Phương pháp quan sát, khảo sát thực tế

Phương pháp tổng hợp tài liệu

Phương pháp trao đổi, phỏng vấn

Phương pháp phân tích

5 BỐ CỤC CỦA TIỂU LUẬN

Ngoài phần nói đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung bài tiểu luậngồm 3 chương:

Chương 1: Nguồn lực thông tin với hoạt động của thư viện Đông Nam Á

Chương 2: Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin tại thư viện Đông Nam Á

Chương 3: Giải pháp nhằm phát triển nguồn lực thông tin tại thư viện Đông Nam Á

Chương 1 NGUỒN LỰC THÔNG TIN VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN

ĐÔNG NAM Á 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN

1.1.1 Khái niệm và đặc trưng

1.1.1.1 Khái niệm thông tin, nguồn lực thông tin

 Thông tin

Thông tin là một trong những khái niệm cơ bản của một ngành khoa họcchuyên nghiên cứu cách thức tổ chức, xử lý, lưu trữ, truyền tài thông tin, đóchính là ngành khoa học về thông tin Tuy nhiên cho tới nay, người ta vẫnchưa đi đến thống nhất về khái niệm thông tin Có rất nhiều định nghĩa khácnhau về thông tin:

Trong cuốn từ điển Random House Dictionary of English Language,thông tin được định nghĩa là “tri thứ được giao lưu hoặc được thu nhận có liênquan đến một sự kiện hoặc hoàn cảnh đặc biệt”

Còn trong cuốn Oxford English Dictionary thì thông tin được coi là trithức, tin tức

Trong cuốn Guide to concept and tearm in data processing, thông tinđược hiểu là “ ý nghĩa mà con người muốn diễn đạt hoặc nhận thức ra, là sựbiểu đạt các sự việc và ý tưởng bằng các phương tiện trình bày đã được quyđịnh”

Trong từ điển Bách khoa toàn thư Xô Viết của Liên Xô xuất bản trướcđây, thông tin được định nghĩa là “tin tức được truyền từ người này qua ngườikhác bằng lời nói, chữ viết hay bằng một phương tiện nào đó”

 Nguồn lực thông tin

Có rất nhiều ý kiến khác nhau về nguồn lực thông tin Song cho đến nay,nội hàm của khái niệm nguồn lực thông tin vẫn chưa xác định rõ ràng Tàiliệu hướng dẫn của UNESCO định nghĩa: “Nguồn lực thông tin bao gồm các

dữ liệu thể hiện dưới dạng văn bản, số, hình ảnh hoặc âm thanh được ghi lạitrên phương tiện theo quy ước và không theo quy ước, các sưu tập, nhữngkiến thức của con người, những kiến thức của tổ chức và ngành công nghệthông tin” Theo tác giả Lê Văn Viết , nội hàm của thuật ngữ này vẫn chưađược thống nhất: “Có người cho rằng nó tương đương như vốn tài liệu trongcác cơ quan thông tin, thư viện Người khác lại đưa ra quan điểm nguồn lựcthông tin không chỉ bao hàm các nguồn lực về tài liệu mà còn gồm các thànhphần khác như tài liệu thông tin, nhân lực thông tin… Có người lại đồngnghĩa nó với nguồn tin” Trong thực tiễn hiện nay thì nhiều nhà quản lí, cán

bộ thông tin thư viện có thói quen sử dụng “Nguồn lực thông tin ” để chỉ cácdạng tài liệu khác nhau Tác giả Phạm Văn Vũ nhận định: “Ở đây Nguồn lựcthông tin là loại tài sản cố định đặc biệt, càng được khai thác sử dụng thì cànggiầu thêm mà không hề bị hao mòn mất mát đi Trong đó việc đầu tư bảoquản và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng các nguồn tin như

tổ chức kho lưu trữ, bảo quản, xây dựng các mục lục, các cơ sở dữ liệu chính

là làm tăng giá trị sử dụng của vốn tài sản cố định đó” Theo chúng tôi, nguồnlực thông tin trong thư viện là bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu, thông tinphù hợp với chức năng, loại hình và đặc điểm của thư viện Nguồn lực thôngtin trong thư viện được hiểu là toàn bộ những giá trị thông tin, toàn bộ vốntài liệu mà thư viện đang sở hữu, nhằm mục đích cung cấp thông tin khi ngườidùng tin yêu cầu và phục vụ tối đa những yêu cầu đó Nguồn lực thông tinbao hàm cả tiềm lực thông tin và khả năng với tới các nguồn tin khác nhau.Theo nghĩa này, tất cả các nguồn thông tin có trong thư viện hoặc thư viện cóthể tiếp cận đều có thể gọi là nguồn lực thông tin

1.1.1.2 Đặc trưng của nguồn lực thông tin

Phản ánh thành tựu của trí tuệ của nhân loại

Tài liệu trong thư viện ghi lại tri thức, kinh nghiệm, hiểu biết mà conngười đã tích lũy được trong tiến trình lịch sử Đó là những thông tin có giátrị, những thành quả lao đôngk trí tuệ của những người kiệt suất trên các lĩnhvực khác nhau Việc khai thác thông tin có trong vốn tài liệu của các thư việngiúp người đọc có khả năng nâng cao trình độ văn hóa, chuyên môn, phục vụnghiên cứu khoa học, hoàn thiện quy trình sản xuất cũng như việc định hìnhthành nhân cách cho các thành viên trong xã hội Với một khối lượng sáchnhất định, nguồn lực thông tin hướng độc giả vào kho tàng tri thức của nhânloại trên tất cả các mọi lĩnh vực ở những mức độ khác nhau

Là bộ sưu tập tài liệu với một khối lượng nhất định

Trong các thư viện, vốn tài liệu có thể đạt tới con số khổng lồ Với đặctính này, vốn tài liệu chứa đựng một dung lượng thông tin cực kỳ lớn, tạođiều kiện thuận lợi cho người sử dụng trong việc khai thác thông tin Vốn tàiliệu lớn cũng đặt cho các thư viện nhiệm vụ tổ chức cũng như bảo quản saocho có thể sử dụng nguồn tin đó một cách thuận lợi và lâu dài

Là một bộ sưu tập tài liệu có cơ cấu hợp lý

Mặc dù được nhập vào thư viện trong những thời điểm khác nhau, nhưngmọi tài liệu trong thư viện đều phản ánh mối liện hệ cũng như sự phát triểncủa các lĩnh vực tri thức như khoa học, kỹ thuật, công nghệ, văn học, nghệthuật…

Tùy thuộc vào từng loại hình thư viện, mà trong thành phần nguồn lựcthông tin sẽ hình thành mối tương quan hợp lý về nội dung, ngôn ngữ, loạihình tài liệu

Tập trung những thông tin được tinh lọc qua thời gian

Thực tiễn phát triển nguồn lực thông tin cho thấy những thông tin đượctập trung từ hai hướng:

Thứ nhất: đó là sự lựa chọn, thu thập những tài liệu có giá trị phù hợpvới chức năng nhiệm vụ của thư viện, cũng như hướng phát triển của khoahọc, văn hóa Việc lựa chọn giúp cho nguồn lực thông tin có khối lượng tốithiểu về phương diện vật lý, nhưng lại lưu giữ được đầy đủ những thông tincần thiết

Thứ hai: Với thời gian, kết cấu của nguồn lực thông tin sẽ hình thànhnên hai bộ phận

Bộ phận hạt nhân: gồm khối lượng tối thiểu những tài liệu cần thiết phùhợp với chức năng, tính chất của thư viện

Vùng môi trường: gồm những tài liệu có ý nghĩa, nhưng chỉ sử dụngtrong một khoảng thời gian Đây chính là tiêu chuẩn chủ yếu xác định tài liệuvùng môi trường Những tài liệu mà qua thời gian vẫn giữ được nhu cầu sẽtăng cường cho bộ phận hạt nhân Còn những tài liệu bị lỗi thời, không đúngdiện sẽ định kỳ giải phóng ra khỏi thư viện Vùng môi trường luôn ở trạngthái động, không được ổn định như bộ phận hạt nhân

Phản ánh chức năng xã hội và diện bổ sung của thư viện

Đây là hai yếu tố xác định việc lựa chọn tài liệu, các đề tài loại hình tàiliệu cũng như mức độ tăng cường tài liệu Có thể coi chức năng xã hội cũngnhư diện bổ sung của thư viện là cơ sở cho sự hình thành nguồn lực thông tin.Chức năng xã hội của thư viện là bộ nhớ của nhân loại, góp phần nângcao nhận thức, trình độ cho các thành viên trong xã hội, tạo điều kiện cho việcnghiên cứu phát triển các lĩnh vực khoa học, sản xuất, văn hóa, nghệ thuật.Đây là chức năng chung đối với tất cả các thư viện, tuy nhiên đối với từngloại hình thư viện, sự thể hiện có khác nhau

Để phù hợp với chức năng, diện bổ sung của thư viện nguồn lực thôngtin của thư viện được hình thành gồm hai bộ phận: phần chung bao gồm tài

liệu có trong tất cả các thư viện cùng một loại hình; phần riêng bao gồmnhững tài liệu gắn liền với từng địa phương, từng lĩnh vực Với cơ cấu nhưthế, nguồn lực thông tin giúp thư viện hoàn thành chức năng cũng như diệnphục vụ của mình.

Luôn ở trạng thái động

Mặc dù được bảo quản, tàng chữ trong các thư viện nhưng trạng thái tĩnhkhông phải là đặc tính của nguồn lực thông tin Ở đây sự chuyển động, biếnđổi mới là tuyệt đổi, còn đứng om chỉ là tương đối Sự chuyển động, biến đổicủa nguồn lực thông tin do các nguyên nhân sau:

Thứ nhất: Thư viện thường xuyên phải nhập những tài liệu có giá trịthông tin, đáp ứng nhu cầu sử dụng của độc giả , đồng thời giải phóng nhữngtài liệu không có nhu cầu

Thứ hai: do hoạt động phục vụ của thư viện, nên thư viện thường xuyênđưa tài liệu phục vụ độc giả và thu nhận trở lại sau thời gian sử dụng-sự luânchuyển là tiêu chí chủ yếu đánh giá hoạt động của thư viện

Tính lỗi thời

Lỗi thời thông tin là một trong những quy luật phát triển của tài liệutrong xã hội Nguồn tài liệu nhập vào thư viện chỉ là một phần tách ra từ dòngtài liệu chung được sản sinh ra bởi con người nên nó chịu ảnh hưởng của quyluật này Vì vậy , nguồn lực thông tin không được đổi mới sau một thời giannhất định sẽ bị lỗi thời và nhu cầu sử dụng chúng sẽ bị giảm dần Sự lỗi thờicủa tài liệu do nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu là do sự phát triển của vănhóa, khoa học kỹ thuật làm xuất hiện những tài liệu mới, chứa thông tin mới,

có khả năng thay thế những tài liệu xuất bản trước đây của thư viện ĐôngNam Á

1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới phát triển nguồn lực thông tin

Do số lượng tài liệu tăng lên nhanh chóng và giá cả tài liệu cũng tănglên liên tục nên thư viện Đông Nam Á không có đủ kinh phí đề bổ sung đầy

đủ số tài liệu phục vụ cho nhu cầu tin của bạn đọc

Quy luật tập trung và phân tán thông tin, cho ta thấy trong mỗi lĩnh vựckhoa học hay trong mỗi chủ đề luôn tồn tại một số lượng không nhiều các tạpchí quan trọng, các tạp chí này chứa một lượng đáng kể các bài viết về lĩnhvực khoa học hay chủ đề đã cho Các tạp chí này có tầm ảnh hưởng rộng rãitrong giới chuyên môn và thường được gọi là tạp chí hạt nhân hay tạp chí cốtlõi và nhiệm vụ của thư viện Đông Nam Á nên bổ sung cho được số tạp chínày

Quy luật già hóa thông tin, cho ta thấy rằng tài liệu khoa học có tốc độgià hóa rất nhanh, vì vậy song song với việc bổ sung các tài liệu mới, các thưviện cần phải thanh lọc các tài liệu cũ, không còn giá trị sử dụng

1.1.3 Nguyên tắc phát triển nguồn lực thông tin

Người làm công tác bổ sung tài liệu phải nghiên cứu phương hướng pháttriển vốn tài liệu cho phù hợp với những thay đổi của dòng tài liệu cũng nhưnhu cầu thông tin

Kế hoạch hóa quá trình phát triển vốn tài liệu Cần xây dựng kế hoạchngắn hạn đảm bảo vốn tài liệu tăng trưởng nhịp nhàng, đúng phương hướng.Phân công lao động hợp lý, ứng dụng công nghệ tiên tiến trong việc lựachọ cũng như thu thập tài liệu

Phân công lao động hợp lý, ứng dụng công nghệ tiên tiến trong việc lựachọn cũng như thu thập tài liệu.

Đảm bảo sự phù hợp

Trong quá trình phát triển vốn tài liệu phải chú ý đến những yếu tố cóảnh hưởng tới nội dung, thành phần vốn tài liệu, đồng thời cũng xem xét mốiliên hệ với các thư viện khác trên cùng một địa bàn hoạt động

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới vốn tài liệu:

Về phía chủ quan đó là trình độ của cán bộ, ngân sách, kho tàng, trangthiết bị của thư viện…

Về phía khách quan đó là công chúng độc giả, nhu cầu tin và thị trườngthông tin, hiện trạng vốn tài liệu của các thư viện lân cận và tình hình kinh tế-

xã hội của khu vực

Đảm bảo sự đầy đủ

Các thư viện cần có đầy đủ thông tin cần thiết về các lĩnh vực chủ yếu vàcác lĩnh vực có liên quan Thực hiện nguyên tắc này, các thư viện cần cố gắngtập trung tài liệu về tất cả các đề tài, các lĩnh vực, không phụ thuộc vào chấtlượng thông tin trong đó

Các thư viện khi lựa chọn tài liệu nên chú ý tới hàm lượng thông tin, nênlựa chọn tài liệu chứa một lượng thông tin lớn

Nguyên tắc phối hợp

Yêu cầu vốn tài liệu của bất kỳ thư viện nào cũng cần phải được xem xétnhư một bộ phận, một mắt xích của hệ thống vốn tài liệu trong một vùng, mộtkhu vực cũng như đất nước

Sự phối hợp chỉ đem lại hiệu quả khi nhận định được giới hạn theo đềtài, theo loại hình tài liệu, theo ngôn ngữ giữa vốn tài liệu của các thư viện

thành viên Tiếp theo là sự thỏa thuận trong việc luân chuyển cũng như sửdụng vốn tài liệu giữa các thư viện Cuối cùng là việc tổ chức bộ tra cứu, bộphận cho mượn giữa các thư viện cũng như hệ thống điều hành chung cho cácthư viện tham gia phối hợp.

Đảm bảo hiệu quả kinh tế

Mục đích của nguyên tắc này nhằm đạt hiệu quả cao trong việc hìnhthành vốn tài liệu với chi phí thấp nhất về thời gian, công sức cũng như tiềncủa

Ngân sách cấp cho thư viện chủ yếu là ngân sách của nhà nước Ở ViệtNam, kinh phí được cấp dựa trên cơ sở xếp hạng thư viện, nhưng bản thânviệc xếp hạng thư viện vẫn chưa đảm bảo tính khách quan và chính xác

1.2 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Thư viện Đông Nam Á được thành lập cùng với sự ra đời của Viện(1973), là một bộ phận không thể tách rời trong các hoạt động phục vụ nghiêncứu khoa học

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

Chức năng, nhiệm vụ

Thư viện là một bộ phận quan trọng trong Viện Nghiên cứu Đông Nam

Á và được thành lập cùng với sự ra đời của Viện nghiên cứu Đông Nam Á.Đối tượng phục vụ chủ yếu là các nhà nghiên cứu khoa học, các chuyên giatrong Viện nghiên cứu Đông Nam Á Ngoài ra, Thư viện còn mở rộng thêmđối tượng phục vụ là những cán bộ nghiên cứu trong cũng như ngoài nước,các sinh viên, các bạn đọc khác có nhu cầu đọc tài liệu nghiên cứu về khu vựcĐông Nam Á

Với đối tượng phục vụ hẹp như vậy, chức năng nhiệm vụ của Thư việnViện Đông Nam Á là:

Thư viện lưu trữ các ấn phẩm nghiên cứu về khu vực Đông Nam Á - cụthể đó là các tài liệu nghiên cứu về văn hóa, ngôn ngữ, lịch sử, kinh tế, dântộc, khảo cổ học, văn học, chính trị của các nước trong khu vực và các vấn

đề khác có liên quan

Tiến hành hoạt động thông tin- thư viện phục vụ cán bộ nghiên cứu nóichung nhằm đáp ứng nhu cầu tìm tin của bạn đọc một cách đầy đủ, kịp thời vàchính xác nhất Thư viện cần sử dụng những phương tiện thông tin hiện đạiđồng thời kết hợp việc sử dụng các phương tiện tìm tin truyền thống như hệthống mục lục, cùng với việc xây dựng các cơ sở dữ liệu giúp cho những cán

bộ nghiên cứu tìm được tài liệu nhanh nhất trong thời gian ngắn nhất

Ngoài việc biên soạn và sử dụng các ấn phẩm thông tin thường kỳ, thưviện còn biên soạn thư mục thông báo khoa học chuyên ngành - chuyên đề,giúp các nhà nghiên cứu rút ngắn thời gian sưu tầm tài liệu, tập trung thờigian nghiên cứu, đem lại hiệu quả cao, kết quả của việc nghiên cứu sớm được

Căn cứ vào vai trò, chức năng, nhiệm vụ được giao phó, công tác bổsung, trao đổi được đầu tư thích đáng, có chính sách phát triển lâu dài, cụ thể,phù hợp với sự nghiệp hiện đại hóa

Cơ cấu tổ chức

Hiện nay, Phòng Thông tin - Tư liệu- Thư viện có 5 cán bộ, trong đó có

1 cán bộ tốt nghiệp Đại học ngoại ngữ, Khoa tiếng Pháp và hệ tại chức Đạihọc Văn hóa, 1 cán bộ tốt nghiệp đại học thư viện ở Liên Xô cũ, 3 cán bộ trẻđều tốt nghiệp Khoa Thông tin - Thư viện Trường Đại học Văn hóa và Đạihọc Đông Đô Họ đều là những người sử dụng tương đối tốt 1 ngoại ngữ(tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga) Phòng rất chú trọng đến việc nâng caotrình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ trẻ Các cán bộ trẻ thường xuyênđược cử đi học các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ do Trung tâm Thông tin Tưliệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia, Viện Thông tin Khoa học xã tội tổchức Phòng có 2 cán bộ đang được đào tạo tại khoa Sau Đại học, Trường Đạihọc Văn hóa Hà Nội Do được đào tạo cơ bản, đội ngũ cán bộ trong phòng đãđảm nhiệm toàn bộ các khâu trong hoạt động thông tin- thư viện, từ việc bổsung, thu thập tài liệu đến xử lý thông tin, phục vụ người dùng tin Các côngviệc trong phòng đều được phân công cụ thể, phù hợp với khả năng của từngcán bộ:

- Trưởng phòng phụ trách chung, thực hiện công tác bổ sung, trao đổi tàiliệu

- Một cán bộ phụ trách phòng đọc, quản lý công tác phục vụ người dùngtin

- Một cán bộ quản lý kho tài liệu, theo dõi và nhập sách, báo, tạp chí vàokho

- Hai cán bộ thực hiện công tác xử lý nghiệp vụ, biên soạn thư mục, quản

lý các CSDL

1.2.3 Cơ sở vật chất, kỹ thuật

Là một thư viện tiêu biểu phục vụ cho ngành Đông Nam Á học ViệtNam cả về nghiên cứu và giảng dạy, Thư viện Đông Nam Á đã được đầu tưthích đáng để có cơ sở vật chất và các trang thiết bị hiện đại, theo kịp sự phát

triển về kinh tế - xã hội và chủ trương hội nhập của Viện nghiên cứu ĐôngNam Á Thư viện được bố trí gồm 4 phòng : Phòng bổ sung trao đổi; Phòng

xử lý nghiệp vụ; Phòng đọc; Và kho tại tầng 8, số 1, Liễu Giai Các phònglàm việc đều được trang bị hệ thống chiếu sáng, máy hút ẩm, điều hòa, quạtthông gió Các phương tiện để làm việc gồm có 5 máy tính (tất cả đều đượcnối mạng Internet), 3 máy in laser, scanner, đầu ghi CD, máy photocopy, các

hệ thống phần mềm chuyên dụng phục vụ cho việc phổ biến thông tin vàngười dùng tin

Sơ đồ Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á:

1.2.4Đặc điểm người dùng tin

Do trình độ học vấn, tính chất nghề nghiệp là cán bộ nghiên cứu, ngườidùng tin thư viện Đông Nam Á dành nhiều thời gian để nghiên cứu và khai

Phòng bổsung, traođổi

Phòng xử lýnghiệp vụ

Phòng đọc

Kho

thác thông tin Nhu cầu tin của họ cũng rất đa dạng và phong phú Để tìm hiểumột cách cụ thể về nhu cầu tin người dùng tin, có thể phân ra thành 2 nhómngười dùng tin chính:

- Nhóm cán bộ nghiên cứu khoa học và giảng dạy

- Nhóm cán bộ quản lý

Nhóm 1: Nhóm cán bộ nghiên cứu và giảng dạy

Đây là nhóm người dùng tin chiếm tỷ lệ cao trong tổng số người dùng tincủa Thư viện Đông Nam Á Nhóm này còn bao gồm cả sinh viên năm thứ 4của các trường Đại học Công việc nghiên cứu cũng như các đề tài, dự án đòihỏi các nhà khoa học phải chủ động tìm tòi những thông tin cần thiết, cậpnhật tại các thư viện Dù thuộc nhiều chuyên ngành khác nhau, nhóm này đều

có mối quan tâm đến các vấn đề lịch sử và hiện đại của khu vực Đông Nam Ácũng như từng quốc gia trong khu vực Dạng tài liệu xám được đa số ngườidùng tin trong nhóm này rất quan tâm, tập trung các công trình nghiên cứu,báo cáo khoa học, thông tin chuyên đề, các kỷ yếu hội nghị, hội thảo Nhu cầutin của nhóm này chủ yếu là:

- Thông tin về các công trình nghiên cứu khoa học chuyên ngành ĐôngNam Á

- Thông tin về các vấn đề chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quan hệ quốctế của từng quốc gia trong khu vực Đông Nam á

- Thông tin về các kết quả nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước vềcác vấn đề khu vực học, đất nước học, các vấn đề hiện đại và truyền thốngcủa Đông Nam á và của từng quốc gia trong khu vực

- Thông tin dự báo về các vấn đề chính trị, xã hội, về những tác động củatình hình thế giới đến các nước trong khu vực

Thông tin dành cho đối tượng người dùng tin này rất đa dạng nhưng đòihỏi ngày càng chuyên sâu để phù hợp với chuyên ngành cũng như vấn đề mà

họ nghiên cứu Họ luôn yêu cầu được cung cấp những thông tin mới, cậpnhật, đầy đủ và chính xác.

Dạng tài liệu mà nhóm người dùng tin này thường sử dụng ngoài sách,tạp chí, tư liệu, họ rất quan tâm đến các thông tin chuyên đề, tài liệu dịch,thông tin trên Internet, các tài liệu điền dã Các tài liệu điện tử như CD-ROM,

cơ sở dữ liệu, mạng Internet được nhiều người dùng tin sử dụng Họ cũng rấthay tìm kiếm thông tin trong các dạng tài liệu cấp 2 như Thư mục chuyên đề,Thư mục Thông báo sách mới, tài liệu tổng thuật, lược thuật Các tài liệu nàygiúp họ nhanh chóng nắm bắt tình hình nghiên cứu trong, ngoài nước và lựachọn, khai thác thông tin nhanh chóng và thuận tiện

Nhóm 2: Nhóm cán bộ quản lý

Đặc điểm của nhóm người dùng tin này là vừa đảm nhiệm chức nănglãnh đạo, quản lý ở Viện, vừa trực tiếp tham gia hoặc làm chủ nhiệm các đềtài, dự án, công trình nghiên cứu Nhóm này chiếm một tỷ lệ không lớn songlại có vai trò hết sức quan trọng vì họ là những người tổ chức thực hiện các kếhoạch nghiên cứu của cơ quan, góp phần đưa ra những kiến nghị và những cứliệu khoa học nhằm góp phần hoạch định các chính sách, giải quyết các vấn

đề của Việt Nam liên quan đến khu vực và quốc tế Để đảm đương đượcnhiệm vụ này, nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý cần đượccung cấp những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời Ngoài những thôngtin sâu về chuyên ngành, họ còn cần những thông tin tổng hợp thuộc nhiềulĩnh vực Thông tin dành cho họ càng cô đọng, súc tích càng tốt

Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này là:

- Thông tin về hệ thống các văn bản pháp luật, chỉ thị, nghị quyết, chủtrương, chính sách của Đảng và Nhà nước về quản lý khoa học (đặc biệt làquản lý cơ quan nghiên cứu liên ngành và đa ngành) và chính sách đối vớikhu vực

- Thông tin về chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, về diễn biến chínhtrị, chính sách ngoại giao của các nước Đông Nam Á, xu hướng phát triển nộitại của khu vực, sự phát triển của khu vực trong mối quan hệ với bên ngoài.

- Thông tin nhanh, có tính dự báo về các vấn đề "nóng" của khu vực.Các thông tin này thường ở dạng đã được chọn lọc, xử lý, gia cố như Tinnhanh, Tin tham khảo đặc biệt, thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận Việc tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin phục vụ cán bộ lãnh đạo,quản lý là một việc làm hết sức quan trọng Yêu cầu đáp ứng thông tin phảiđầy đủ, toàn diện, giúp làm tăng hàm lượng khoa học trong các quyết địnhlàm cơ sở để xác định chiến lược phát triển của Viện được tốt hơn

1.3 VAI TRÒ CỦA NGUỒN LỰC THÔNG TIN VỚI THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á

Xu hướng phát triển – kinh tế xã hội hiện nay ngày càng dựa vào việc cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các nguồn tin Thông tin được chuyền giao theo nhiều cách khác nhau qua các hình thức khác nhau như; sách, báo, tạp chí và các vật mang tin hiện đại khác Có thể coi đây là bộ nhớ tập thể củanhân loại, là cơ sở của sự tiến bộ xã hội

Thực tiễn phát triển kinh tế - xã hội ngày càng khẳng định vai trò vô cùng quan trọng của thông tin – thư viện Trong điều 1 chương I của Pháp lệnh thư viện đã khẳng định: “ Thư viện có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc; thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu học tâp, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân; góp phần nâng cao trí tuệ, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học công nghệ kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước’