Tổ chức thực hiện hợp đồng gia công xuất nhập khẩu hàng tại công ty tnhh poong in vina.doc

Tổ chức thực hiện hợp đồng gia công xuất nhập khẩu hàng tại công ty tnhh poong in vina

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH POONG IN VINA1.1 Giới thiệu chung về Công ty:

1.1.1 Tổng quát:

Công ty TNHH Poong In Vina- Bình Dương, Việt Nam, là một trong những Công tygia công hàng may mặc có tiếng của tỉnh Bình Dương, đặc biệt chuyên về nhiều loạiquần áo khác nhau, sản phẩm chủ yếu là áo, quần, áo khoác, váy, váy áo… các loại vớitổng sản lượng hơn 10 triệu chiếc mỗi năm.

Tuy chỉ mới được thành lập trên 03 năm, nhưng Poong In Vina đã ổn định và pháttriển mạnh nhờ vào tinh thần đoàn kết của tập thể năng động và cùng với sự đầu tư cơ sởvật chất kỹ thuật trong quản lý và tổ chức sản xuất Sự phát triển công nghệ và duy trìchất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế do khách hàng yêu cầu luôn là nền tảng chohoạt động của Công ty vì đó là sự thuận lợi cho những cơ hội phát triển và thành cônghơn nữa.

Thông qua đội ngũ quản lý trong trong Công ty và sự động viên của nhân viên, Côngty chúng tôi đã có được cam kết chắc chắn cho một chương trình nhắm tới sự gia tăng vàcải thiện văn hóa Công ty, thúc đẩy một nơi làm việc hiệu quả, tạo ra môi trường làmviệc với tinh thần đoàn kết của tập thể nhân viên, công nhân nhắm đến mục tiêu chungcủa Công ty.

Là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân đầy đủ, Công ty hoạt động theo chủ trươngchính sách của Nhà nước và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạtđộng của mình.

CHƯƠNG 1

1.1.2 Thông tin chính:

Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Poong In Vina.

Trụ sở chính: Khu 3, Uyên Hưng, Tân Uyên, Bình

Điện thoại: 84-0650-3641-597 Fax: 84-0650-641-598

Văn phòng chi nhánh: đường DT743, ấp Tân Long, xã

Tân Đông Hiệp, huyện Dĩ An, BìnhDương.

Điện thoại: 84-0650-3641-740/741/742/743.Mã số thuế: 3700688524.

240-07-011721 (VND) tại Ngân hàng Shinhan Vina Bank- chi nhánh tỉnh Bình Dương.

Ngoài hai nhà máy sản xuất chính như trên, Công ty còn có nhiều nhà máy vệ tinhkhác:

Công ty Yuko Vina Bình Đức, Thuận An, Bình Dương.

Công ty Sun Kyoung Vina 47/4A Khánh Hội, Tân Phước Khánh, huyệnTân Uyên, Bình Dương

Công ty Đại Mộc Bình Đức, Thuận An, Bình Dương

Công ty Puku Vina Đường số 3, Khu Công nghiệp Đồng An, BìnhDương

Công ty Taeyoung Vina Bình Phước, Bình Chuẩn, Thuận An, BìnhDương

Công ty Kosvi Ấp Long Phú, xã Phước Thái, huyện LongThành, Đồng Nai

1.2 Quá trình hình thành và phát triển.

Tận dụng những ưu đãi đầu tư của chính quyền địa phương tỉnh Bình Dương, nguồnnhân công giá rẻ, đón đầu những lợi ích khi Việt Nam gia nhập WTO (1/1/2007), ngày 12tháng 01 năm 2006 Công ty TNHH Poong In Vina chính thức được thành lập với 100%

Trụ sở chính đặt tại: địa chỉ như trên.Vốn đầu tư ban đầu: 5 triệu USD.Diện tích nhà xưởng, kho bãi: 5 ha.

Năm đầu khi thành lập gồm 1.000 công nhân nhưng cho tới nay đã lên đến 3.765người.

Sau gần 2 năm hoạt động, doanh nghiệp đã đạt được những thành quả bước đầu, tạodựng được uy tín đối với khách hàng và nhận được nhiều đơn đặt hàng lớn Để đáp ứngđược những đơn hàng lớn như thế, ngày 23 tháng 09 năm 2008, chi nhánh Công ty đã

được thành lập theo Giấy phép số: 46112000018, với qui mô diện tích nhà xưởng là 2

hecta, 1.132 công nhân, trụ sở đặt tại khu vưc Đông Tân Sóng Thần với địa chỉ nói trên.Do ngày càng có uy tín trên thị trường gia công và khả năng ngày càng lớn mạnh củaCông ty, liên tiếp trong năm 2008 Công ty đã ký kết nhiều hợp đồng thuê gia công lại tạicác nhà máy vệ tinh để phục vụ cho nhu cầu tăng cao của các đơn hàng.

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.

1.3.1 Chức năng:

Công ty TNHH Poong In Vina là doanh nghiệp chuyên gia công hàng may mặc chonước ngoài và nhận được thù lao gia công Khách hàng của Công ty trong hợp đồng03/PI-PT/2008 là Công ty Poong In Trading (Hàn Quốc).

1.3.2 Nhiệm vụ:

Thực hiện chủ trương kinh tế mở của Đảng và Nhà nước ta đề ra, đẩy mạnh công tácđối ngoại, thực hiện đa dạng hóa trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xãhội…, trong đó nhiệm vụ quan trọng là đẩy mạnh công tác xuất khẩu để tăng thu ngoạitệ.

Sản xuất phục vụ gia công theo đúng ngành nghề đã đăng ký, thực hiện và hoàn thànhtốt các nghĩa vụ, nhiệm vụ đối với Nhà nước và cấp trên.

Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất đáp ứng yêu cầu của khách hàngtrong mọi trường hợp, thực hiện các cam kết đã thỏa thuận trong hợp đồng gia công màCông ty tham gia ký kết.

Có trách nhiệm phân phối lao động hợp lý, tạo việc làm cho người lao động, ổn địnhvà cải thiện đời sống tinh thần cho người lao động.

Nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ- nhân viên toàn Công ty.

1.4 Tổ chức nhân sự của Công ty

1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty:

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức nhân sự của Công ty:

TỔNG GIÁM ĐỐC

BỘ PHẬNMERCHANDI

SEBỘ PHẬNMERCHANDI

BỘ PHẬNTỔNG VỤBỘ PHẬNTỔNG VỤ

BỘ PHẬNKẾ TOÁN

& TÀI CHÍNHBỘ PHẬNKẾ TOÁN

& TÀI CHÍNHBỘ PHẬN

SHIPPINGBỘ PHẬNSHIPPINGBỘ PHẬN

NHÂN SỰBỘ PHẬNNHÂN SỰ

NHÀ MÁY 2NHÀ MÁY 2NHÀ

MÁY 1NHÀ MÁY 1

NHÀ MÁY VỆ TINHNHÀ MÁY VỆ TINH

1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban.

Công ty TNHH Poong In Vina có 05 bộ phận bao gồm: Tổng vụ, Nhân sự, Kế toán vàTài chính, Shipping, Merchandise với chức năng cụ thể như sau:

Tổng giám đốc:

Quản lý và điều hành mọi hoạt động của Công ty, đề ra các quyết định trong phạm vivà quyền hạn được Nhà nước và Công ty giao phó Đồng thời Tổng giám đốc là ngườichịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty.

Quyền tuyển chọn lao động theo yêu cầu sản xuất, theo đúng chính sách tuyển dụnglao động của nhà nước, đảm bảo việc làm cho nhân viên.

Quyền lựa chọn hình thức trả lương, phân phối lao động, quyền khen thưởng đối vớinhân viên làm việc có hiệu quả đạt thành tích tốt, quyền kỷ luật đối với nhân viên viphạm nội quy

Bộ phận nhân sự:

Bộ phận nhân sự có chức năng quản lý, tham mưu cho tổng giám đốc về công tác tổchức nhân sự, tuyển chọn và điều động nhân sự, đề xuất giải quyết các vấn đề về chínhsách, chế độ phân công đào tạo, đề bạt thăng chức…

Tổ chức thực hiện và thống kê tình hình thực hiện các quy định về định mức lao động,năng suất lao động, kế hoạch lao động- tiền lương.

Thực hiện các hoạt động mang tính chất quản trị tiếp tân, văn thư, quản lý, bảo vệ ,phòng cháy chữa cháy, quản lý các phương tiện phục vụ cho công tác sản xuất, xuất khẩucủa Công ty.

Bộ phận kế toán, tài chính:

Theo dõi và báo cáo kịp thời các số liệu phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh,phân tích hoạt động tài chính, lập báo cáo thống kê.

Theo dõi, xử lý các việc về lĩnh vực tài chính, công nợ, số vốn vay…

Thanh toán các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập khác cho nhânviên trong công ty.

Bộ phận Shipping:

Lập kế hoạch xuất nhập khẩu, kế hoạch sản xuất, điều phối và lưu chuyển hàng hóa,chế độ thu chi và tiêu thụ sản phẩm, nhập nguyên phụ liệu kịp thời cho nhu cầu sản xuất,xuất khẩu.

Thực hiện toàn bộ thủ tục xuất nhập khẩu, quản lý phương tiện vận chuyển phục vụcho công tác giao nhận hàng hóa vật tư, nguyên vật liệu xuất nhập khẩu của Công ty.

1.5 Kết quả hoạt động Xuất nhập khẩu từ 2006 đến 2008.

Ra đời trong giai đoạn ngành dệt may Việt Nam có nhiều chuyển biến quan trọng,nhất là việc bỏ hạn ngạch xuất khẩu vào thị trường Mỹ do Việt Nam chính thức gia nhậpvào tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) ngày 1/1/2007, Công ty gặp rất nhiều khó khăndo có sự cạnh tranh gay gắt trong ngành Tuy nhiên, với sự nhạy bén, năng động và sángtạo, Ban giám đốc và toàn thể công nhân viên trong Công ty đã cùng phấn đấu vươn lênkhắc phục khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ và gặt hái được thành quả đáng kể.

Bảng 1: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ 2006 đến 2008

những chi phí cho việc xây dựng tài nguyên mới, chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viênmới…

- Lợi nhuận từ hoạt động gia công năm 2008 tăng lên 122,5% so với năm 2007, tươngđương với 355.504,32 USD Tốc độ tăng doanh thu năm 2008 thấp hơn 6,4% so với năm2007 nhưng đó không phải là dấu hiệu của sự hoạt động kém hiệu quả của doanh nghiệp,mà do trong năm 2008 doanh nghiệp đã đầu tư thêm các trang thiết bị mới, nâng cấpphương tiện vận chuyển, và đặc biệt là xây dựng thêm chi nhánh hai ở Đông Tân,… Đâyđược coi là những chi phí hợp lý và mang lại lợi ích lâu dài cho hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp, đồng thời cũng là cơ sở để đảm bảo tính ổn định cho hoạt động củaCông ty, đáp ứng ngày càng cao những đơn hàng lớn và phức tạp hơn.

Nhìn chung tốc độ gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp trong thời gian qua là tươngđối cao và ổn định, thể hiện tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của Công ty và làphương tiện để qua đó Công ty khẳng định vị thế của mình trên thị trường.

 Cơ cấu thị trường của Công ty:

Sản phẩm của Công ty chủ yếu xuất sang thị trường chủ lực là Mỹ (chiếm 95%) với các khách hàng lớn như: Ann Taylor, Macy’s, The J’Jill, JC Penney… Các thị trường khác chiếm tỷ trọng không đáng kể (HongKong: 2%, Canada: 1%, Philippine:1% và còn lại là các thị trường khác) Đây là điểm còn hạn chế của Công ty, nhất là trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế toàn cầu như hiện nay, và Mỹ là quốc gia chịu ảnh hưởng nặng nề nhất của cuộc khủng hoảng này.

Biểu đồ cơ cấu thị trường xuất khẩu

MỹCanadaPhillipineHongkongKhác

Cơ cấu mặt hàng gia công của Công ty:

Bảng 2: Tình hình gia công của Công ty theo mặt hàng

Áo váy (đầm) các loại 851.130 2.570.000 2.980.000

Nguồn: phòng Shipping_Công ty TNHH Poong In Vina.

Nhận xét: Công ty TNHH Poong In Vina hoạt động tại Việt Nam với tư cách là công ty

nhận gia công cho nước ngoài Các mặt hàng Công ty sản xuất hoàn toàn phù hợp với ngành nghề đăng ký (hàng may mặc), do vậy khá đa dạng bao gồm: các loại áo, quần, áo khoác, váy, áo váy (đầm), không chỉ đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng về mẫu mã, kỹ thuật, độ khó… mà còn về chất lượng của sản phẩm Điểm mạnh này của Công ty thể hiện qua tốc độ gia tăng đáng kể về lợi nhuận thu được từ hoạt động gia công trong các năm gần đây Bảng số liệu trên thể hiện về cơ cấu từng mặt hàng là dấu hiệu minh chứng cho tính hiệu quả trong phương hướng hoạt động gia công của doanh nghiệp trong thời gian qua.

Biểu đồ cơ cấu mặt hàng gia công

Áo các loạiQuần các loạiÁo khoác các loạiVáy các loại

Áo váy (đầm) các loại

TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG GIA CÔNG XUẤT NHẬPKHẨU HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH POONG IN VINA

Sơ đồ 2: Sơ đồ quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng gia công.

CHƯƠNG 2

Đăng ký hợp đồng gia công

Quy trình xuất khẩu thành phẩmQuy trình nhập khẩu nguyên phụ liệu

Thanh toán tiền gia côngQuy trình sản xuất thành phẩm

Thanh khoản hợp đồng

2.1 Hợp đồng gia công

2.1.1 Các khái niệm:

Gia công trong thương mại là hoạt động thương mại, theo đó bên nhận gia công sửdụng một phần hoặc toàn bộ nguyên liệu, vật liệu của bên đặt gia công để thực hiện mộthoặc nhiều công đoạn trong quá trình sản xuất theo yêu cầu của bên đặt gia công đểhưởng thù lao.

Sơ đồ 3: Sơ đồ về quá trình gia công hàng hóa:

Hợp đồng gia công là hợp đồng gia công giữa các thương nhân trong nước, trong đóbên đặt gia công (doanh nghiệp xuất khẩu) giao nguyên vật liệu hoặc bán thành phẩm chobên nhận gia công (đơn vị sản xuất gia công) để gia công, chế biến ra thành phẩm xuấtkhẩu sau đó bên nhận gia công giao lại thành phẩm cho bên đặt gia công và được bên đặtgia công thanh toán một khoản tiền thù lao được gọi là tiền gia công do hai bên thỏathuận.

2.1.2 Phân tích hợp đồng gia công số 03/PI-PT/08 ngày 11 tháng 10 năm 2008.

Công ty trách nhiệm hữu hạn Poong In Vina (Việt Nam) hoạt động dưới hình thức làCông ty có vốn đầu tư 100% nước ngoài nhưng hoạt động tại Việt Nam, có giấy phépđăng ký hoạt động nên việc ký kết hợp đồng với nước ngoài cũng tuân thủ theo các quyđịnh của pháp luật Việt Nam Giữa Công ty Poong In Vina và Poong In Trading (HànQuốc) có mối quan hệ hợp tác tốt đẹp và có sự tin tưởng nhau kể từ ngày đầu hợp tác Dođó, hợp đồng được lập theo nguyên tắc hợp đồng chung và thường theo mẫu có sẵn chỉthay đổi các phần cần thiết như số lượng, quy cách… các hợp đồng được soạn thảo nàydựa vào bảng ghi nhớ sơ bộ làm cơ sở soạn thảo hợp đồng Hợp đồng thường được soạn

Bên đặt gia công (nước ngoài)

Bên nhận gia công (trong nước)

Tổ chức quá trình sản xuất

Tiền công gia công

MMTB, NPL, BTP

Mẫu hàng

Trả sản phẩm hoàn chỉnh

đồng, sau quá trình ký kết thì mỗi bên giữ 2 bản để làm cơ sở theo dõi quá trình thực hiệnhợp đồng của bên đối tác và cũng là cơ sở cho những khiếu nại, tranh chấp về sau.

 Phần mở đầu

Phần mở đầu của hợp đồng số 03/PI-PT/2008 (xem phụ lục) rất đầy đủ và chính xác,

bao gồm: tiêu đề “hợp đồng gia công”, số hợp đồng, ngày tháng năm thành lập hợp đồng.

 Phần thông tin về chủ thể của hợp đồng gia công số 03/PI/PT/2008

Phần thông tin này của hợp đồng đã liệt kê đầy đủ tên Công ty; địa chỉ kinh doanh; sốđiện thoại; số fax; mã số thuế và họ tên, chức vụ của người đại diện của hai bên để thuậntiện trong giao dịch và theo đúng quy định của pháp luật về người đại diện doanh nghiệp. Nội dung từng điều khoản của hợp đồng gia công số 03/PI-PT/08.

 Điều 1: Nội dung của hợp đồng gia công:

Trong điều khoản này, hai bên đã thỏa thuận rõ ràng và chi tiết về vai trò và tráchnhiệm của hai chủ thể tham gia hợp đồng là Công ty TNHH Poong In Vina (bên nhận giacông) và Công ty Poong In Trading (bên đặt gia công).

 Điều 2: Hàng hóa – Số lượng – Đơn giá – Trị giá

Với điều khoản này, việc xác định số lượng sản phẩm, đơn giá gia công, đồng tiềnthanh toán… là hết sức quan trọng và cần thiết Vì vậy, cả hai chủ thể của hợp đồng đềuhết sức thận trọng để tránh xảy ra nhầm lẫn, điều khoản này của hợp đồng gia công số 03/PI-PT đã làm đựoc điều đó, bằng cách liệt kê chi tiết các thông tin cần thiết cho cả haibên thực hiện.

 Điều 3: Quy cách và kiểm soát chất lượng sản phẩm.

Trong điều khoản này hai bên thỏa thuận về tất cả chi tiết kỹ thuật, thiết kế, mẫu mã,về trách nhiệm kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu sau khi nhận hàng của bên nhận giacông và trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất hàng của người đạidiện do bên đặt gia công chỉ định Tuy nhiên, điều khoản này còn thiếu các quy định vềquy cách đóng gói sản phẩm: chất liệu bao bì, số lớp, trọng lượng tịnh, trọng lượng bao bìsao cho phù hợp nhất với mặt hàng cụ thể Ngoài ra phải quy định thêm về ký mã hiệuhàng hóa… Đây là cơ sở để các bên giải quyết tranh chấp phát sinh trong quá trình giaonhận hàng hóa.

 Điều 4: Giao nhận nguyên phụ liệu và xuất hàng

Ở điều khoản này, hai bên đã có sự thỏa thuận và đi đến thống nhất về nghĩa vụ củamỗi bên về việc giao nhận nguyên phụ liệu và xuất hàng, kể cả quy định về thời hạn gửichứng từ và trách nhiệm về những chi phí phát sinh của mỗi bên.

 Điều 5: Thanh toán:

Trong điều khoản thanh toán, cả hai bên đã không liệt kê ra những chứng từ yêu cầu,cần thiết cho việc nhận hàng và thanh toán Cả hai bên cũng cần quy định về số lượngbản gốc, bản copy, các ghi chú cần thiết trên chứng từ, đặc biệt trên B/L phải có ghi chúvận đơn sạch, đã bốc hàng lên tàu, đối với giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa phải quyđịnh do cơ quan nào cấp.

 Điều 6: Nhãn và nhãn hiệu thương mại

Hai bên thỏa thuận rất rõ ràng điều khoản này trên hợp đồng Thỏa thuận như vậy sẽbảo vệ Công ty (bên nhận gia công) khỏi những rắc rối phát sinh do kiện tụng hay tranhchấp của bên thứ ba nào đó về nhãn hiệu thương mại của hàng hóa, hoặc quyền sở hữu trítuệ… và mọi trách nhiệm này thuộc về bên đặt gia công là Công ty Poong In Tradingchịu trước pháp luật.

 Điều 7: Thanh lý hợp đồng

Trong điều khoản này, cả hai bên đã nêu lên được cách xử lý nguyên phụ liệu thừasau sản xuất Thực hiện tốt điều khoản này là đem lại lợi ích cho đất nước và uy tín chodoanh nghiệp.

 Điều 8: Khiếu nại và trọng tài

Với điều khoản này, quyền lợi thuộc về bên A (bên nhận gia công) do mọi tranh chấpxảy ra được giải quyết tại Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam, như vậy bên A sẽkhông tốn chi phí di chuyển và cũng đã am hiểu về pháp luật cũng như có thuận lợi vềngôn ngữ và các tập quán quốc tế khác được áp dụng tại Việt Nam.

 Điều 9: Điều khoản chung

Đây là phần mà hai bên thỏa thuận chung về thiện chí hợp tác của mình và quy địnhhiệu lực, ngôn ngữ của hợp đồng để thuận tiện cho cả hai bên khi tham gia ký kết hợpđồng này Đây là điều mà tất cả các doanh nghiệp khi tham gia hoạt động, ký kết hợpđồng, đó là làm sao mang lại hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp mình đồng thời tạo uy tínvới khách hàng, xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt đẹp và lâu dài.

2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng gia công số 03/PI-PT/2008

2.2.1 Đăng ký hợp đồng gia công

Chậm nhất 01 ngày trước khi làm thủ tục nhập khẩu lô hàng đầu tiên của hợp đồnggia công, doanh nghiệp (bên A) phải đăng ký hợp đồng gia công với cơ quan Hải quannơi doanh nghiệp có cơ sở sản xuất (Chi cục Hải quan Sóng Thần, Cục Hải quan BìnhDương, tỉnh Bình Dương - Điều I Mục II thông tư 116/TT-BTC ngày 04/12/2008)

Bộ hồ sơ bao gồm:

- Hợp đồng gia công và các phụ lục hợp đồng (nếu có): nộp 02 bản chính - Giấy phép đầu tư (do là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài): 01 bản sao.- Bản định mức nguyên phụ liệu tạm tính cho hàng gia công xuất khẩu (2 bản)- Bản danh mục nguyên phụ liệu nhập khẩu: 02 bản.

- Giấy ủy quyền sử dụng nhãn mác hàng hóa: 2 bản (gồm tiếng Anh và tiếng Việt).- Hợp đồng thuê mặt bằng, nhà xưởng, hoặc các chứng từ sở hữu (quyền sở hữu đất,các chứng từ chứng minh tài sản).

- Hợp đồng thuê gia công lại: 01 bản sao, xuất trình bản chính.

Sau đó hai ngày, đến Chi cục Hải quan Sóng Thần nhận lại hồ sơ đăng ký hợp đồngđã có xác nhận “Đã đăng ký” lên hợp đồng gia công.

2.2.2 Quy trình nhập khẩu nguyên phụ liệu:

2.2.2.1 Chuẩn bị chứng từ nhận hàng:

Sau khi nhận các chứng từ (Bill of Lading, Invoice, Packing list…) của bên đặt giacông gửi sang, nhân viên Công ty sẽ tiến hành kiểm tra các chứng từ đồng thời liên hệvới đại lý giao nhận vận tải để biết được khi nào chuyên chở hàng hóa đến và đến cửakhẩu nào Việc kiểm tra chứng từ phải được thực hiện nhằm đảm bảo tính thống nhấtgiữa các chứng từ với hợp đồng gia công và các chứng từ khác, đặc biệt là các chứng từmang thông tin như: tên hàng, số lượng, đơn vị tính…

Khi tàu đến, đại lý giao nhận sẽ fax cho Công ty một Giấy thông báo hàng đến Notice of Arrival) để Công ty cử đại diện làm thủ tục nhận hàng

(NOA-2.2.2.2 Khai báo Hải quan:

Theo quy trình thông thường thì sau khi thực hiện các bước chuẩn bị trên mới tiếnhành lên tờ khai, tuy nhiên trên thực tế nếu thực hiện theo đúng quy trình như vậy sẽ tốnnhiều thời gian và chậm trễ trong việc nhận hàng vì vậy việc lên tờ khai thường được tiếnhành trước hoặc song song với thủ tục nhận lệnh giao hàng.

Khi bộ chứng từ và Giấy thông báo hàng đến đã hoàn toàn phù hợp thì nhân viênchứng từ của Công ty tiến hành làm chứng từ khai báo Hải quan.

- Bản kê chi tiết hàng hóa (packing list): 02 bản chính

- Hợp đồng gia công và phụ kiện hợp đồng (nếu có- đối với lô hàng nhập khẩu đầutiên): 01 bản sao

- Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ: 01 bản chính,- Phiếu phúc tập: 01 bản chính.

- Giấy chỉ định nhận hàng (đối tác thứ 3) Quy trình lên tờ khai nhập khẩu:

Bước 1: Lên tờ khai.

Khai tờ khai theo các tiêu chí và khuôn dạng chuẩn quy định tại Mẫu số 1 tờ khai HQ/2002-NK (màu xanh lá) được ban hành theo quyết định của Tổng Cục Hải quan số

1257/2001/QĐ-TCHQ ngày 04 tháng 12 năm 2001 gồm 38 tiêu thức gồm 2 phần và chịutrách nhiệm trước pháp luật về những nội dung đã khai báo

Phần I: Mặt trước của tờ khai từ tiêu thức 01 đến tiêu thức 29 là phần dành cho

người khai báo Hải quan kê khai (theo tờ khai số 1105/NK/NĐT-GC) bao gồm:

Mục 1: Người nhập khẩu

Công ty TNHH Poong In Vina Mã số thuế: 3700688524Khu 3, Uyên Hưng

Huyện Tân Uyên, tỉnh Bình Dương

Mục 2: Người xuất khẩu.

Công ty Poong In Trading Co., Ltd.

Mullae AE3Ga Dong 54_56 Ace hitech City2Dong 19F Yeongdeungpo Gu Seoul, KR

Mở rộng: Có những trường hợp Công ty Poong In Trading không trực tiếp gửi hàngmà chỉ định cho một Công ty thứ ba giao hàng cho Công ty Poong In Vina thì phải cógiấy chỉ định giao hàng có ghi tên Công ty thứ ba.Trong trường hợp đó thì mục ngườixuất khẩu vẫn ghi tên của Công ty Poong In Trading nhưng giấy chỉ định nhận hàng cóthể hiện tên của đối tác thứ ba đó.

Mục 3: Người ủy thác và mã số: để trống (vì lô hàng này được nhập khẩu trực tiếp).Mục 4: Đại lý làm thủ tục Hải quan: để trống

Mục 5: Loại hình: nhập đầu tư gia công (NĐT-GC).Mục 6: Giấy phép (nếu có)

Giấy phép đầu tư số 481/GP-BDNgày: 12/01/2006

Ngày đến: 09/04/2009.

Mục 10:Vận tải đơn

Số: KCSLHCM0904003.Ngày: 03/04/2009

Mục 11: Nước xuất khẩu

Mục 12: Cảng, địa điểm xếp hàng

BUSAN, KOREA.

Mục 13: Cảng, địa điểm dỡ hàng:

Mục 15: Đồng tiền thanh toán: USD Tỷ giá tính thuế: 16.000

Mục 16: Phương thức thanh toán Không thanh toán

Mở rộng: vì Công ty hoạt động dưới hình thức là gia công, Công ty nhập nguyên phụliệu gia công và xuất thành phẩm cho bên đặt gia công chứ không mua nguyên phụ liệuđó, quyền sở hữu về hàng hóa vẫn thuộc về bên đặt gia công, vậy nên Công ty khôngphải thanh toán.

Mục 17: Tên hàng quy cách phẩm chất

NGUYÊN PHỤ LIỆU MAY

Mục 18: Mã số hàng hóa Mục 19: Xuất xứ.

Mục 20: Lượng.Mục 21: Đơn vị tính.

Mục 22: Đơn giá nguyên tệ.

Mục 23: Trị giá nguyên tệ: USD 115,688.94.

Mục 25: Thuế GTGT (hoặc TTĐB): Hàng không thuộc đối tượng chịu thuế VAT theo

thông tư 129/TT-BTC, ngày 26/12/2008

Mục 29: Phần dành cho đại diện chủ hàng: thể hiện sự cam đoan, chịu trách nhiệm

trước pháp luật về những nội dung đã khai báo trên tờ khai Phần này phải thể hiện rõ tên,chức danh và con dấu của đại diện doanh nghiệp.

Phần II: thuộc trách nhiệm kê khai của kiểm tra viên Hải quan trong quá trình doanh

nghiệp thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa.

Sau khi khai báo xong, đại diện doanh nghiệp ký và đóng dấu lên Mục số 29 Truyềnsố liệu của tờ khai trên đến cơ quan Hải quan qua phần mềm khai báo Hải quan Hải quanxác nhận và cho số tiếp nhận tự động, nhân viên chứng từ in phiếu tiếp nhận ra hoặc ghisố tiếp nhận lên góc phải tờ khai.

Bước 2: Đăng ký tờ khai Hải quan.

Đem bộ hồ sơ khai báo đến Chi cục Hải quan Sóng Thần tiến hành đăng ký tờ khai.Hải quan tiếp nhận sẽ nhập số tiếp nhận điện tử lên máy tính để kiểm tra tính thống nhấtgiữa dữ liệu được truyền từ doanh nghiệp với tờ khai doanh nghiệp đã nộp và các quyđịnh của pháp luật về khai báo Hải quan, nếu không phù hợp thì tiến hành điều chỉnh vàtruyền số liệu lại và Hải quan cho số xác nhận chính thức, nếu đã phù hợp thì cho số tờkhai như: 1105/NK/NĐT-GC lên tờ khai trên cùng, nhận lại bộ hồ sơ để ghi đầy đủ số tờkhai vào tất cả các chứng từ còn lại.

Bước 3: Đăng ký lệnh hình thức, mức độ kiểm tra.

Nộp lại bộ hồ sơ cho Hải quan tiếp nhận để đăng ký lệnh hình thức, mức độ kiểm tra - Trường hợp hàng hóa thuộc mức 1(miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thựctế hàng hóa)_Tờ khai 1105/NĐT-GC, cán bộ Hải quan tiếp nhận in lệnh hình thức, kýtên, đóng dấu số hiệu công chức vào ô dành cho công chức Hải quan trên lệnh hình thứcvà ô “cán bộ đăng ký” trên tờ khai Sau đó bộ hồ sơ kèm theo lệnh hình thức được

chuyển sang cho lãnh đạo của Chi cục Hải quan Sóng Thần để xem xét, có quyết địnhcuối cùng về hình thức mức độ kiểm tra hàng hóa và ký tên, chuyển trả lại cho Hải quantiếp nhận để ký xác nhận, đóng dấu số hiệu công chức vào ô “xác nhận đã làm thủ tụcHải quan” trên tờ khai (ô 38 mẫu HQ/2002-NK) Chuyển sang bước 4

- Trường hợp lệnh hình thức được quyết định ở mức 2 (kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ), thìsau khi lãnh đạo Chi cục Hải quan ký tên thì bộ hồ sơ sẽ được chuyển sang công chứckiểm tra tính thuế Vì Công ty nhập khẩu để gia công nên hàng hóa nhập khẩu không phảichịu thuế; công chức Hải quan chỉ cần kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ, thấy đã phù hợp, ký tênđóng dấu số hiệu công chức vào ô “xác nhận đã làm thủ tục Hải quan” (ô 38) và chuyểnsang bước 4.

Trong hai trường hợp trên, đối với hàng hóa là vải chính hoặc nhãn chính (hàng hóathuộc diện lưu mẫu), công chức Hải quan tiếp nhận kết thúc bước 3, đóng dấu ghi chú“hàng hóa phải lưu mẫu” lên lệnh hình thức và chuyển sang bước 4.

- Nếu hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra thực tế hàng hóa(mức 3)_tờ khai số 1138/NĐT-GC; thì sau khi lãnh đạo Chi cục Hải quan ký tên xácnhận lên lệnh hình thức và đơn chuyển cửa khẩu thì bộ hồ sơ được chuyển sang côngchức kiểm tra tính thuế để kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ, nếu thấy đã phù hợp, không có ghichú gì thêm hoặc nếu có thì ghi chú trên lệnh hình thức, chuyển cho bộ phận thu lệ phí vàthông quan để cho số đơn chuyển cửa khẩu và tiến hành niêm phong bộ hồ sơ Cho đếnkhi hàng hóa nhập khẩu đã được kiểm tra thực tế xong (Hải quan kiểm hóa ghi kết quảkiểm tra vào tờ khai có mô tả cụ thể cách thức, mặt hàng thuộc diện kiểm tra, các vấn đềliên quan; ký tên đóng dấu vào phần ghi kết quả kiểm tra của Hải quan), mới tiến hànhbước 4.

Bước 4: Hoàn thành thủ tục Hải quan.

- Kết thúc bước 3, bộ hồ sơ được chuyển sang cho bộ phận “thu lệ phí và thông quanhàng hóa” Tại đây cán bộ Hải quan thu phí sẽ đóng dấu “thu lệ phí theo tháng” lên mục34 của tờ khai HQ/NK-2002 (do doanh nghiệp đóng lệ phí theo tháng).

Nếu là hàng hóa thuộc mức 1 hoặc mức 2 : Nhận lại bộ hồ sơ người khai lưu đã đượcđóng dấu “đã làm thủ tục Hải quan” trên góc phải, phía trên mặt trước tờ khai đè lên kýhiệu tờ khai HQ/2002-NK, công chức Hải quan đóng dấu “đề nghị Chi cục Hải quan cửa

khẩu nhập lưu mẫu” và đồng thời cho số đơn lên đơn xin chuyển cửa khẩu nếu hàng hóaphải lưu mẫu Vào sổ theo dõi, ghi ngày nhận tờ khai (09/04/2009).

Nếu hàng hóa thuộc mức 3: sau khi hàng hóa được kiểm tra thực tế, bộ chứng từ sẽđược chuyển đến bộ phận thu lệ phí và thông quan như hàng hóa thông thường.

Thông thường có những sai lệch như: sai tên, địa chỉ người nhận hàng (Consignee);trọng lượng, số lượng hàng hóa giữa Giấy thông báo hàng đến và packing list khôngkhớp nhau; không thống nhất trong việc mô tả hàng hóa… Nếu phát hiện có những saisót này, nhân viên chứng từ phải liên hệ với khách hàng và đại lý hãng tàu để xác định sailệch này là thuộc phần trách nhiệm của bên nào; nếu những thông tin trên Giấy thông báohàng đến là đúng và lỗi thuộc về phía khách hàng thì yêu cầu khách hàng tu chỉnh lại bộchứng từ và gửi lại cho Công ty bằng đường chuyển phát nhanh để Công ty đi nhận hàngđúng hạn; nếu lỗi thuộc về hãng tàu khi nhập thông tin trên Giấy thông báo hàng đến thìyêu cầu hãng tàu chỉnh sửa lại Giấy thông báo hàng đến cho đúng và gửi lại cho Công ty,đồng thời hãng tàu cũng phải tiến hành điều chỉnh lại bản lược khai hàng hóa (Manifest)và gửi cho cảng để không gây khó khăn cho Công ty trong quá trình đối chiếu nhận hàng.Cùng với Giấy thông báo hàng đến, nhân viên giao nhận của Công ty đem theo B/Lgốc và giấy giới thiệu đến đại lý giao nhận Việt Hàn để đóng các phí: phí THC, phí cấpD/O để nhận được lệnh giao hàng (D/O-Delivered Order), bao gồm hai lệnh: Master D/Odo hãng tàu Sinokor cấp cho đại lý giao nhậnViệt Hàn và House D/O do đại lý giaonhậnViệt Hàn cấp cho khách hàng Poong In Vina Lệnh giao hàng House D/O do đại lýgiao nhận Việt Hàn cấp là cơ sở pháp lý để Công ty nhận hàng vì trên đó thể hiện rõ chủsở hữu của lô hàng là Công ty nhập khẩu (Poong In Vina) Ngoài ra trên lệnh giao hàng

luôn thể hiện: tên tàu, số chuyến, địa điểm khởi hành, địa điểm đến, số vận đơn (hoặc sốcontainer, số seal hãng tàu nếu là hàng chở nguyên container), số kiện, số ký… Tất cả cácchi tiết trên đều phải kiểm tra đối chiếu lại với Invoice, Packing list, B/L; nếu khớp lệnhthì tiến hành lên tờ khai, không thì tiến hành điều chỉnh cho phù hợp.

Mặt khác, đối với hàng nhập nguyên container (FCL- Full Container Load), Công typhải làm thêm thủ tục mượn container (trên thực tế gọi là lệnh cược container) của hãngtàu (Sinokor) Đối với các hãng tàu như Hanjin hoặc Wanhai… thì chỉ làm giấy mượncontainer, không cược container (vì các hãng tàu này không yêu cầu khách hàng đóngtiền container trước nhằm thu hút khách hàng) Có thủ tục này là vì Công ty nhập hàngtheo hình thức giao thẳng rút ruột tại kho Công ty chứ không phải rút ruột container tạicảng Nguyên nhân xuất phát từ tình hình hạn chế về diện tích của các cảng và số lượnghàng lớn của Công ty nên không thể tiến hành rút ruột container tại cảng được mà phảigiao thẳng nguyên container cho doanh nghiệp

Thủ tục mượn container được tiến hành như sau: nhân viên Công ty đem lệnh giaohàng (2 lệnh) đến văn phòng hãng tàu Sinokor, ghi thông tin đầy đủ lên giấy xin mượncontainer về kho riêng làm hàng nhập (tên, địa chỉ Công ty; tên tàu, số chuyến; số B/Lchính, số B/L phụ; thời gian và địa điểm tàu đến; số container và số seal hãng tàu;…) vànộp cho nhân viên hãng tàu để được xác nhận ký tên Sau khi đóng tiền cược container(mức giá cược container của hãng tàu Sinokor là: 600.000/300.000 đối với loại container40’/20’ đối với hàng khô thông thường), nhận lại giấy xin mượn container đã có chữ kýcủa nhân viên hãng tàu nhận cược và các thông tin như: thời hạn cho mượn container, nơitrả container rỗng, thời hạn trả rỗng…, giấy này có giá trị lấy lại tiền cược mượncontainer sau khi đã trả lại rỗng cho hãng tàu Lưu ý: phải kiểm tra thời hạn lưu containercho phép của hãng tàu trên lệnh đã hết hay chưa, nếu hết phải làm thủ tục xin gia hạnrỗng và đóng phí lưu container thêm vài ngày theo kế hoạch làm hàng của Công ty.

Mục tiêu của việc cược container là buộc các doanh nghiệp mượn container phải chịutrách nhiệm đối với những trường hợp container bị mất cắp, trả container trễ hạn hay hưhỏng như cong, nứt đà; lủng container; móp vỏ; tróc sàn; vênh cửa; hư ron… Thôngthường việc phân định trách nhiệm trên thường được thực hiện như sau:

- Khi container đầy hàng ra cổng cảng, tại đây đại diện cảng sẽ kiểm tra và xác nhận

- Sau khi doanh nghiệp làm hàng nhập xong, tiến hành trả rỗng tại bãi rỗng đã đượcchỉ định, tại đây đại diện bãi rỗng sẽ kiểm tra và xác nhận tình trạng hiện tại củacontainer lên phiếu hạ rỗng Nếu những xác nhận lúc đầu trên phiếu giao nhận containervới những xác nhận lúc sau trên phiếu hạ rỗng là trùng khớp nhau thì được quyền nhậnlại tiền cược container ban đầu Nếu trên phiếu hạ rỗng có những ghi chú khác so với trênphiếu giao nhận container thì phải đóng tiền sửa chữa container tại bãi mới được hạ rỗnghoặc cho phép doanh nghiệp hạ rỗng và trừ tiền sữa chữa container vào tiền cượccontainer của doanh nghiệp (nếu thiếu phải đóng thêm) Trường hợp trả container trễ hạnthì phải trả tiền lưu rỗng khi trả container.

 Nhận hàng

o Hàng nguyên container (FCL- Full Container Load).

Hàng miễn kiểm nhưng phải lấy mẫu tại cửa khẩu nhập (tờ khai số 1105/NK/NĐT-GCngày 09/04/2009).

Lô hàng nhập khẩu theo tờ khai số 1105/NK/NĐT-GC là lô hàng thuộc diện miễnkiểm tra nhưng phải lấy mẫu trước khi thông quan giao hàng Doanh nghiệp đã chọn hìnhthức lấy mẫu tại cửa khẩu nhập (cảng Vict) Đối với hình thức này chúng ta tiến hành cáccông việc:

- Đối chiếu Manifest: trình lệnh giao hàng có tên người nhận hàng là Poong In Vinavà tờ khai nhập bản chính cho công chức Hải quan đối chiếu Chú ý trên lệnh giao hàngphải được ghi số và ngày tờ khai Công chức Hải quan sau khi kiểm tra trên hệ thống sẽký tên, đóng dấu xác nhận đã đối chiếu lên lệnh giao hàng, trả lại hồ sơ cho doanhnghiệp.

- Đến văn phòng thương vụ cảng Vict để đóng tiền nâng hạ, cắt seal container tại bãi,phí lưu bãi (nếu có) và nhận phiếu giao nhận container (còn gọi là phiếu eir, mỗicontainer 1 bộ gồm 4 liên), phiếu nâng hạ container (mỗi container 1 phiếu).

- Đem bộ chứng từ gồm: tờ khai photo, đơn chuyển cửa khẩu có yêu cầu lấy mẫu tạicửa khẩu nhập, vận tải đơn, lệnh giao hàng đến Hải quan giám sát kho bãi để công chứcHải quan tại đây kiểm tra lại số container/ số seal của hãng tàu trên thực tế có khớp với sốcontainer/số seal trên lệnh giao hàng ko và cho phép cắt seal, mở container, lấy mẫu (đốivới vải chính và nhãn chính) đúng số lượng mẫu trên tờ khai/ phụ lục tờ khai.Trường hợpsố seal hãng tàu thực tế không khớp với số seal trên lệnh giao hàng thì phải liên hệ với

cảng để được lập biên bản sai seal và nộp lại cho Hải quan giám sát bãi để được ký vàđóng dấu xác nhận lên biên bản này mới được tiến hành các công việc tiếp theo.

- Lập phiếu lưu mẫu, kẹp các mẫu vải với nhau và trình cho Hải quan giám sát bãi,Hải quan giám sát sẽ tiến hành niêm seal Hải quan, ký tên, đóng dấu xác nhận lên phiếulưu mẫu và giao cho doanh nghiệp bảo quản Đồng thời Hải quan giám sát phải ghi sốlượng mẫu, số seal Hải quan và ký tên đóng dấu số hiệu công chức lên mục 37 “ghi chépkhác của Hải quan”).

- Đến văn phòng của đội giám sát để đóng phí cắt seal (5.000 đồng/seal) và tại đây sẽgiữ lại các chứng từ: tờ khai và phụ lục tờ khai bản photo, công văn chuyển khẩu xin Hảiquan cửa khẩu nhập lưu mẫu, hai lệnh giao hàng (của hãng tàu và của đại lý), hai tờ vậntải đơn (Master B/L, House B/L), Hải quan giám sát ký, đóng dấu xác nhận hoàn thànhcác thủ tục tại bãi lên liên màu vàng của phiếu giao nhận container.

- Tiến hành thanh lý cổng: tờ khai và phụ lục photo, phiếu giao nhận container (mỗicontainer 01 phiếu) liên giành cho Hải quan cổng (màu vàng) kẹp thành một bộ trình choHải quan cổng, có kèm theo bộ tờ khai chính để đối chiếu Hải quan ký xác nhận, đóngdấu lên liên màu xanh bộ giấy giao nhận container còn lại ( mỗi container còn 01 bộ 3liên) trả lại người nhập khẩu cùng với bộ tờ khai chính và giữ lại bộ tờ khai photo Thanhlý xong.

- Giao cho người chuyên chở container các phiếu giao nhận container và yêu cầu chởhàng về kho Công ty (liên xanh đã có ký xác nhận hoàn thành thủ tục thanh lý Hải quancổng cho bên vận chuyển, khi lấy container cảng giữ lại, liên trắng có bấm giờ vào cảng,còn liên hồng bên vận tải phải giữ lại để đối chiếu tình trạng container khi trả rỗng, khinhận lại tiền cược).

- Khi xe chở container ra cổng phải nộp phiếu giao nhận container lại cho bảo vệcổng ra, chở hàng về kho.

Hàng thuộc diện miễn kiểm không cần lưu mẫu trước khi thông quan (hàng hóa là các loạiphụ liệu trong may mặc như: nhãn vải, nhãn giấy, vải lót, dây bo thun, móc treo…).

Đối với những lô hàng nhập khẩu thuộc diện miễn kiểm tra thực tế và cũng không lấymẫu này, quy trình giao nhận diễn ra đơn giản hơn, bao gồm ba bước:

- Đối chiếu Manifest.

- Làm các buớc thủ tục liên quan tại phòng thương vụ cảng để nhận được phiếu giaonhận container, phiếu nâng hạ container tại bãi.

- Thanh lý Hải quan cổng và rút hàng.

Hàng thuộc diện kiểm hóa (kiểm tra thực tế) (tờ khai số 1138/NK/NĐT-GC ngày10/04/2009) hoặc hàng phải lấy mẫu trước khi thông quan tại Chi cục Hải quan Sóng Thần.

Cũng giống như nhập khẩu hàng miễn kiểm, đối với lô hàng này cũng như các lôhàng kiểm tiếp theo, quy trình nhận hàng như sau:

- Đến văn phòng thương vụ cảng đóng tiền cắt seal, nâng hạ container tại bãi, phí lưubãi (nếu có) và nhận lại phiếu giao nhận container, phiếu nâng hạ container tại bãi và hóađơn giá trị gia tăng

- Lập biên bản bàn giao hàng chuyển cửa khẩu.

- Trình bộ tờ khai Hải quan còn nguyên niêm phong, biên bản bàn giao vừa lập, phiếugiao nhận container cho Hải quan giám sát bãi mở kiểm tra.

- Hải quan giám sát sau khi kiểm tra số container/số seal của hãng tàu, tiến hành niêmseal Hải quan Nếu có sai sót về seal tàu, đại diện doanh nghiệp phải đến văn phòng điềuhành cảng để yêu cầu được cung cấp biên bản sai seal đã được lập bởi đại diện cảng vàđại diện tàu, bổ sung biên bản sai seal này cho Hải quan giám sát bãi, Hải quan giám sátbãi sẽ xác nhận lên biên bản này, trả lại cho doanh nghiệp một bản photo và tiến hànhniêm seal Hải quan.

- Hải quan giám sát ghi số seal Hải quan và ký xác nhận lên biên bản bàn giao, phiếugiao nhận container.

- Đối chiếu: nộp bộ hồ sơ vừa hoàn thành giám sát bãi cho phòng đối chiếu Côngchức đối chiếu ký và đóng dấu số hiệu công chức lên phần “xác nhận của Chi cục Hảiquan ngoài cửa khẩu”, nhận lại bộ hồ sơ.

- Tiếp theo, nhân viên nhập khẩu đến văn phòng của đội giám sát để đóng phí muaseal, nộp lại bộ chứng từ bao gồm biên bản bàn giao hàng chuyển cửa khẩu (bản photo),tờ khai và phụ lục photo, một lệnh giao hàng (của hãng tàu và của đại lý), một tờ vận tảiđơn (Master B/L, House B/L) Cán bộ Hải quan tại đây ký xác nhận lên phiếu giao nhậncontainer liên màu vàng và trả lại cho đại diện doanh nghiệp cùng với bộ tờ khai chính.

- Tiến hành thanh lý cổng: tờ khai và phụ lục tờ khai photo, phiếu giao nhận container(liên vàng), biên bản bàn giao hàng chuyển của khẩu (bản photo) nộp lại cho Hải quan

thanh lý, Hải quan xác nhận lên các phiếu giao nhận còn lại và trả lại cho nhân viên nhậpkhẩu cùng với bộ tờ khai chính, giữ lại bộ tờ khai photo Thanh lý xong.

- Giao các liên còn lại của phiếu giao nhận container cho người vận chuyển và yêucầu chờ hàng về Chi cục Hải quan Sóng Thần để được kiểm tra thực tế.

- Khi container hàng hóa được vận chuyển đến cổng Chi cục Hải quan Sóng Thần thìphải đóng tiền để lấy phiếu điều động công nhân nếu kiểm hóa thủ công, lấy phiếu điềuđộng phương tiện xếp dỡ nếu kiểm hóa hàng nặng Trình bộ hồ sơ cho Hải quan cổng kýđóng dấu xác nhận đã vào bãi, nộp lại bộ hồ sơ cho phòng kiểm hóa để được phân kiểm(phân cán bộ kiểm hóa).

- Liên hệ với công chức được phân kiểm để tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa Côngchức Hải quan sau khi kiểm tra tình trạng của seal tàu và seal Hải quan, cho phép cắtseal, mở container, kiểm tra thực tế hàng hóa theo mức độ được chỉ định

 Nếu kết quả kiểm tra thực tế đúng như khai báo của doanh nghiệp thì chuyển bộ tờkhai sang bộ phận thu lệ phí Hải quan đóng dấu “đã làm thủ tục Hải quan” và nhận lại tờkhai đã có dấu thông quan.

 Nếu kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa không đúng với khai báo thì tùy theo mức độsai phạm mà có bước xử lý thích hợp Nếu sai lệch nhỏ ở mức vi phạm hành chính về cácquy định của Hải quan thì lập biên bản vi phạm và cho giải phóng hàng Nếu sai sót lớncó dấu hiệu buôn lậu thì phải niêm phong hàng hóa và chuyển hồ sơ sang cơ quan côngan tiến hành điều tra Nếu trường hợp sai sót mà công chức Hải quan và đại diện doanhnghiệp còn đang tranh cãi, chưa có kết quả cuối cùng thì đại diện Hải quan lập phiếutrưng cầu giám định; nếu kết quả giám định giống như khai báo của doanh nghiệp thìphía Hải quan phải chịu chi phí giám định, các chi phí khác liên quan và tiến hành thôngquan hàng hóa; nếu kết quả giám định giống với kiểm tra thực tế của Hải quan thì doanhnghiệp phải chịu chi phí giám định và nộp phạt vi phạm hành chính về khai báo Hảiquan, sau đó Hải quan tiến hành thông quan giải phóng hàng

- Sau khi kiểm tra thực tế hàng hóa, công chức Hải quan kiểm hóa ghi kết quả kiểmtra lên tờ khai, mục 30 phần ghi kết quả kiểm tra của Hải quan và ký tên đóng dấu số hiệucông chức vào mục 32 của tờ khai và tiếp tục chuyển hồ sơ đến bộ phận thu phí để tiếnhành thông quan hàng hóa.

Hàng lẻ (LCL) là những lô hàng đóng chung trong một container mà người gom hàng phải chịu trách nhiệm đóng hàng ra và dỡ hàng vào container Trường hợp dùng phương pháp gửi hàng lẻ này là khi hàng hóa không đủ để đóng nguyên một container Các cách nhận biết hàng lẻ trên chứng từ: trên vận đơn không có số container mà chỉ có số kiện, trọng lượng hàng hóa…, trên giấy thông báo hàng đến góc phải có ghi chú “LCL”.

Sau khi nhận được bộ chứng từ và giấy thông báo hàng đến và đã hoàn thành thủ tụcđăng ký tờ khai tại Chi cục Hải quan đăng ký, đại diện doanh nghiệp phải chú ý một sốvấn đề để phục vụ tốt công việc nhận hàng:

 Thời gian hàng vào kho: thông thường sau khi container dỡ từ tàu lên bãi trung tâmcủa cảng và chuyển từ bãi trung tâm về bãi làm hàng của kho, đại diện của các bên cóliên quan (đại lý hãng tàu, kho) tiến hành cắt seal, mở container, cho hàng vào kho theotừng khu vực cho từng khách hàng cụ thể (consignee) Khoảng thời gian để tiến hành cáccông việc trên thường phải mất từ hai đến ba ngày Để biết chính xác thời gian hàng vàokho, đại diện doanh nghiệp phải liên hệ trực tiếp với kho hoặc đại diện hãng tàu để tránhtrễ ngày nhận hàng hoặc phải trả xe về khi chưa có hàng.

 Số kiện, trọng lượng và số khối của lô hàng đó trên tờ khai để tiến hành phân bổ, sắpxếp xe nhận hàng hợp lý Nếu không chú ý vấn đề này sẽ tốn nhiều thời gian và chi phíkhi điều xe quá lớn hoặc quá nhỏ.

Đối với hàng nhập khẩu miễn kiểm tra nhưng phải lấy mẫu trước khi thông quan:

- Đối chiếu lệnh giao hàng tại kho: hồ sơ đối chiếu gồm có tờ khai bản chính và bảnphoto, đơn xin chuyển cửa khẩu có đóng dấu xin lưu mẫu tại cửa khẩu, lệnh giao hàngbản chính (lệnh giao hàng của đại lý), vận đơn bản sao do đại lý cấp (House B/L) Hảiquan đối chiếu sau khi đối chiếu các thông tin trên bộ chứng từ là đúng với các thông tintrên hệ thống Manifest thì ký, đóng dấu xác nhận đã đối chiếu lên lệnh giao hàng, giao lạilệnh giao hàng này cho đại diện doanh nghiệp.

- Đại diện doanh nghiệp đem lệnh giao hàng đến phòng thương vụ kho để làm phiếuxuất kho (gồm 4 liên).

- Đem phiếu xuất kho trở lại văn phòng Hải quan kho để Hải quan xác nhận bằngcách ký tên, đóng dấu lên phiếu xuất kho đã hoàn thành thủ tục Hải quan tại kho, chophép đến kho nhận hàng.

- Tại kho, trình phiếu xuất kho cho điều độ kho, sau đó điều độ kho giao phiếu xuấtkho cho đội xe nâng để tìm hàng và mang ra cửa kho giao cho đại diện doanh nghiệp

- Sau khi nhận hàng, đại diện doanh nghiệp và công chức Hải quan tiến hành lấy mẫuthực tế hàng hóa, lập phiếu lưu mẫu Công chức Hải quan niêm seal Hải quan, ký tên,đóng dấu số hiệu công chức và ghi rõ số seal lên phiếu lưu mẫu và mục 37 của tờ khaibản chính và giao lại mẫu cùng tờ khai cho doanh nghiệp tự bảo quản.

- Đại diện doanh nghiệp tiến hành kiểm đếm hàng hóa và ký tên xác nhận đã nhận đủhàng, và yêu cầu đội xe nâng, bốc xếp tại kho bốc hàng lên xe tải Nhận lại 3 liên củaphiếu xuất kho (liên cho Hải quan cổng, cổng ra và khách hàng).

- Thanh lý cổng: các chứng từ gồm tờ khai photo và lệnh giao hàng của đại lý (bảnchính) và phiếu xuất kho (liên Hải quan cổng) nộp lại cho Hải quan thanh lý, có xuấttrình bộ tờ khai chính để đối chiếu Hải quan thanh lý trả lại bộ tờ khai chính và ký tên,đóng dấu xác nhận lên 2 phiếu xuất kho còn lại và trả cho người nhập khẩu Thanh lýxong.

- Xe đến cổng ra, giao 2 liên phiếu xuất kho cho tài xế xe tải chở hàng về kho củaCông ty (một liên giao cho cổng ra và một liên để đi đường).

Đối với hàng thuộc diện kiểm tra thực tế hoặc lưu mẫu tại cửa khẩu đăng ký.

- Lập biên bản bàn giao hàng chuyển cửa khẩu.

- Trình bộ hồ sơ còn nguyên niêm phong cho công chức Hải quan kho mở niêmphong Nhận lại bộ hồ sơ và sắp xếp các chứng từ bao gồm: đơn xin chuyển cửa khẩu,biên bản bàn giao hàng chuyển cửa khẩu, tờ khai nhập bàn chính và photo, lệnh giaohàng bản chính do đại lý phát hành, vận đơn phụ bản sao và nộp lại cho Hải quan kho.Hải quan kho sau khi kiểm tra, ký tên đóng dấu xác nhận đã đối chiếu lên biên bản bàngiao hàng chuyển cửa khầu và lệnh giao hàng và giao lại cho đại diện doanh nghiệp.

- Đại diện doanh nghiệp đem biên bản bàn giao cùng với lệnh giao hàng trên đếnthương vụ kho để làm phiếu xuất kho.

- Đem phiếu xuất kho trên nộp lại cho Hải quan kho ký đóng dấu xác nhận lên phiếuxuất kho đã hoàn thành thủ tục Hải quan tại kho và cho phép đến kho nhận hàng.

- Trình phiếu xuất kho cho điều độ kho yêu cầu kho giao hàng

- Sau khi kiểm đếm đủ số lượng và xếp hàng lên phương tiện vận chuyển, ký xác