Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty TNHH Minh Trí

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty TNHH Minh Trí

LỜI NÓI ĐẦU

Drucker, một nhà kinh tế học đã nói: “quản lý kinh doanh không phải là nhiệmvụ thích ứng mà là một nhiệm vụ sáng tạo Có nghĩa là tạo ra các điều kiện kinh tế vàthay đổi chúng khi cần thiết hơn là thích ứng với chúng một cách ngoan ngoãn và thụđộng” Như vậy, quản lý có ý nghĩa rất lớn đối với việc phát triển nền kinh tế Ngàynay, quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật, nó đang là vấn đề thu hút sự quan tâmcủa nhiều người Một xã hội được cấu tạo nên từ những gia đình Một nền kinh tếđược tạo nên từ những doanh nghiệp Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp đểchứng tỏ nền kinh tế nước đó mạn Một doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả do rấtnhiều nguyên nhân nhưng trong đó có ý nghĩa quan trọng là việc xây dựng và hoànthiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp đó phù hợp với các quy định,quy mô của mỗi doanh nghiệp GS.TS Trần Anh Tuấn cho rằng: “quản lý là nhữnghoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổchức nhằm thành đạt những mục tiêu chung”.

Cũng như nhiều ngành khác trong nền kinh tế, ngành may mặc có vai trò rấtlớn trong nền kinh tế quốc dân May mặc là ngành có từ lâu ở Việt Nam và mặt hàngnày của chúng ta đã có mặt ở rất nhiều nước trên thế giới như Nhật, Đức, Tiệp Khắcvà đặc biệt là thị trường Mỹ… Trong sự phát triển chung của ngành công ty TNHHMinh Trí đang nỗ lực để khẳng định vị trí của mình trên thị trường Nhằm thực hiệnvà đạt được mục tiêu đó, công ty đã không ngừng cảI tiến kỹ thuật công nghệ để nângcao chất lượng sản phẩm Nhưng một con tàu chạy tốt thì phải có người cầm lái vữngchắc Do vậy, bộ máy quản lý là vấn đề được công ty rất quan tâm Với thời gian kiếntập tại công ty TNHH Minh Trí em đã nghiên cứu vấn đề này và đưa ra một số ý kiến

nhằm “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty TNHH Minh Trí.”

Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2

************************************************************************************************************************

1

Phần I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢNLÝ TRONG DOANH NGHIỆP

I.MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN.

Nền kinh tế càng phát triển thì việc tối ưu hoá cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ởtất cả các cấp, các ngành và đối với từng doanh nghiệp của nền kinh tế quốc dâncàng đặt ra cấp thiết Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò quan trọng trong việcnâng cao hiệu quả kinh tế- xã hội Xuất phát từ vai trò quan trọng của bộ máy quảnlý, do đó bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn phát triển thì phảI xây dựng và hoànthiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp Việc xây dựng và hoàn thiện cơcấu tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên cơ sở khoa học của nó Vì vậy, nghiên cứumột số khái niệm cơ bản về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong nghiệp làcần thiết.

1.Một số khái niệm về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

1.1.Quản lý

Vấn đề quản lý được đề cập rất lâu trong lịch sử Cho đến nay đã có rất nhiềuhọc thuyết khác nhau về quản lý Có học thuyết xuất hiện từ thời cổ như Aristot,Platon; có học thuyết của trường phái cổ đIún như A Smith, D Ricardo; học thuyếtvề lao động của C.Mac Lênin đã từng nói: “khoa học quản lý là công cụ, phương tiệntối quan trọng để phát triển kinh tế – xã hội của các nước không bị lệ thuộc vào sựkhác nhau về ý thức chính trị” Sau này đi đôi với sự phát triển của khoa học kỹ thuật,của lực lượng sản xuất, chúng ta lại thấy xuất hiện những học thuyết về quản lý trongcông nghiệp như F.W.Taylor, Henri Fayol.

Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết đến phân công và hiệp tác laođộng C.Mac đã coi sự xuất hiện của quản lý như là một kết quả tất yếu của sựchuyển nhiều lao động, nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập với nhauthành một quá trình lao động xã hội được phối hợp lại Ông viết: “bất cứ lao động xãhội hay lao động chung nào mà tiến hành trên quy mô khá lớn đều yêu cầu có sự chỉđạo để đIũu hoà hoạt động cá nhân Sự chỉ đạo đó phảI làm chức năng chung, tức làchức năng phát sinh từ sự khác nhau giữa sự vận động chung của cơ thể sản xuất Vớinhững vận động cá nhân của những khí quản độc lập hợp thành cơ sở Một nhạc sĩđộc tấu thì tự đIũn kiển lấy mình nhưng một dàn nhạc thì phải có nhạc trưởng” Nhưvậy Mac đã chỉ ra rằng chức năng của quản lý thể hiện ở sự kết hợp một cách hợp lýcác yếu tố cơ bản của sản xuất, ở chỗ xác lập một sự ăn khớp về hoạt động giữaĐổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2

************************************************************************************************************************

2

Ngày nay, khoa học quản lý càng trở nên quan trọng và có nhiều quan đIúmquản lý khác nhau tùy thuộc vào đối tượng quản lý và phạm vi quản lý.

-Theo lĩnh vực sản xuất: quản lý được hiểu là quá trình tính toán, lựa chọn cácbiện pháp để chỉ huy, phối hợp, đIũu hành quá trình sản xuất kinh doanh bằng nhữngcông cụ quản lý như: kế hoạch định mức, thống kê kế toán, phân tích kinh doanh,thông tin kinh tế … để sản xuất đáp ứng được ba yêu cầu:

+ Yêu cầu của thị trường về số lượng, chất lượng, giá cả và thời đIúm.+Đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi.

+ Tôn trọng pháp luật Nhà nước.

- Theo lĩnh vực kinh doanh: quản lý là sự tác động có tổ chức, có tính hướngđích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trồi của hệ thống, sửdụng một cách tốt nhất các tiềm năng cơ hội của hệ thống đó để đưa hệ thống đó đếnmột mục tiêu đã định trong đIũu kiện môi trường luôn biến động

Sơ đồ 1:Sơ đồ quản lý

Ngoài ra, quản lý có thể hiểu là quá trình phối hợp chỉ huy hoạt động sản xuấtcủa các khâu, các bộ phận đảm bảo phát huy hết khả năng của doanh nghiệp để phụcvụ cho sự phát triển

Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2

************************************************************************************************************************

Chủ thểquản lý

Đối tượng quản lý

Mục tiêu quản lýXác định

Thực hiện

Quản lý còn được hiểu là quá trình tác động một cách có hệ thống, có tổ chứcđến tập thể những người lao động trong doanh nghiệp với nhiệm vụ liên kết nhữngmục tiêu xác đáng kế hoạch phát triển của doanh nghiệp, đến ý đồ về công việc hayhoạt động có liên quan và đưa ra quyền hạn có thể làm được để hoàn thành côngviệc.

Theo quan điểm chung nhất, quản lý là sự tác động có tổ chức, có mục đíchđến toàn bộ nền kinh tế quốc dân(trên cơ sở vĩ mô) và doanh nghiệp (trên cơ sở vimô) bằng một hệ thống các biện pháp kinh tế, xã hội và các biện pháp khác để tạo racác biện pháp thuận lợi nhất thực hiện mục tiêu đề ra trước đó Thực chất của quản lýlà sự tác động lên hành vi của mỗi cá nhân nhờ đó tạo thành hành vi chung có sứcmạnh tạo lên sức mạnh cho cả hệ thống.

* Phân biệt quản lý và quản trị :

Quản trị là một thuật ngữ vừa có nghĩa là quản lý vừa có nghĩa là quản trịnhưng chủ yếu với nghĩa là quản trị Cho nên về thực chất có thể tạm coi quản lý làthuật ngữ được dùng để chỉ việc quản lý hành chính của Nhà nước đối với các doanhnghiệp, còn quản trị là thuật ngữ được hiểu là các điều khiểu hoạt động sản xuất kinhdoanh của chủ doanh nghiệp và các chuyên gia quản lý đối với doanh nghiệp củamình.

Do đó quản trị là sự tác động có tổ chức, có hướng định của chủ thể quản trịlên đối tượng bị quản trị nhằm đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động củamôi trường.

Sơ đồ 2: Sơ đồ quản trị

Trong đó, chủ thể quản trị có thể là một người, nhiều người; còn đối tượng bịquản trị có thể là người hoặc giới vô sinh (máy móc thiết bị, đất đai…) hoặc giới sinhvật.

Từ khái niệm về quản lý và quản trị ta thấy giữa chúng có sự giống và khácnhau Quản lý là khái niệm được hiểu theo nghĩa rộng trong đó bao gồm cả nội dungquản trị Quản lý là thuật ngữ được dùng đối với các cơ quan Nhà nước trong việcquản lý xã hội, quản lý kinh tế trong phạm vi cả nước, còn quản trị là thuật ngữ đượcdùng đối với các cơ sở trong đó có các doanh nghiệp Vì vậy quản lý và quản trị cóĐổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2

************************************************************************************************************************

4Chủ thể quản trị

Đối tượng bị quản trị

Mục tiêu

Do đó, quản lý cần phải có tổ chức và có sự phân công giữa các bộ phận cấuthành tổ chức đó.

1.2 Bộ máy quản lý doanh nghiệp

Bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hệ thống các bộ phận hợp thành gồmcác phòng ban có chức năng, có nhiệm vụ cơ bản giúp cho Giám đốc doanh nghiệpquản lý và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo quá trình sản xuất kinhdoanh đạt mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất.

Hệ thống các phòng ban chức năng tạo lên bộ máy quản lý doanh nghiệp.Nhưng nếu để các bộ phận này riêng lẻ không có mối liên hệ nào thì sẽ vô nghĩa,không đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của quản lý Do vậy phải đặt các bộ phận nàytrên một tổ chức nhất định, các bộ phận này phải hoạt động nhịp nhàng ăn khớp vớinhau.

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một chỉnh thể hợp thành củacác bộ phận khác nhau, có mối quan hệ hữu cơ và phục thuộc lẫn nhau, được chuyênmôn hoá có nhiệm vụ và quyền hạn nhất định, được bố trí theo các khâu, các cấp đảmbảo chức năng quản trị doanh nghiệp nhằm mục đích chung đã xác định của doanhnghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là hình thức phân công lao độngtrong lĩnh vực quản lý Nó có tác động đến quá trình hoạt động của toàn bộ doanhnghiệp Nó một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác tác động tích cực trở lại việcphát triển sản xuất

Tóm lại, bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuấtkinh doanh Một doanh nghiệp có bộ máy quản lý hợp lý sẽ đạt hiệu quả cao trongsản xuất Thêm vào đó một doanh nghiệp biết phát huy nhân tố con người trong sảnxuất thì bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả và làm cho sản xuất kinh doanh pháttriển

Sản xuất ngày càng phát triển thì mức độ tập trung hoá và chuyên môn hoá sảnxuất ngày càng cao nó đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban vàphân xưởng sản xuất ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất Như vậy, việc xây dựngvà hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được xem như vấn đề trọng tâm củamỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế cạnh tranh Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấuĐổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2

************************************************************************************************************************

5

tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên những nguyên tắc nhất định và phải đáp ứngnhững yêu cầu cơ bản của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

1.4 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ và mục tiêu khác nhau do đócơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp ở từng doanh nghiệp khác nhau khôngnhất thiết phải giống nhau Nó tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp để xâydựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp Để xây dựng cơ cấu tổ chức bộmáy quản lý, doanh nghiệp cần căn cứ vào các nguyên tắc sau:

- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phải phù hợp cơ chế quảnlý doanh nghiệp mới,

- Cơ cấu đó phải có mục tiêu chiến lược thống nhất

- Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn và trách nhiệm phải tươngxứng với nhau.

1.5 Yêu cầu cơ bản đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp được coi là tốt nếu đáp ứngnhững yêu cầu sau:

-Tính tối ưu: giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập mối quan hệ hợplý :

+Số cấp quản lý phải hợp lý, không thừa không thiếu bộ phận nào + Không chồng chéo không bỏ sót.

- Tính tin cậy:

Bộ máy này phải đảm bảo độ chính xác của các luồng thông tin lưu động đượccó tính tin cậy trong quản lý Đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởngtrong kinh doanh.

Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2

************************************************************************************************************************

6

- Tính kinh tế:

Trong cơ chế mới các doanh nghiệp hoạch toán độc lập và do vậy nếu muốn tồntại thì đòi hỏi doanh nghiệp làm ăn có lãi Một trong những biện pháp nhằm gópphần tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đó là việc tổ chức một bộ máy saocho hợp lý nhất Nghĩa là bộ máy đó không quá cồng kềnh so với nhiệm vụ, tổ chứcbộ máy sao cho chi phí quản lý thấp nhất nhưng mang lại hiệu quả quản lý cao nhất.

1.6.Những nhân tố ảnh hưởng đến việc hình thành tổ chức bộ máy quản lýdoanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hình thức pháp lý củadoanh nghiệp Nó liên kết các mặt công tác của doanh nghiệp, phối hợp các yếu tố tổchức quản lý doanh nghiệp về mặt không gian thời gian theo một hình thức kết cấunhất định xoay quanh mục tiêu chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nóchịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố như: môi trường kinh doanh và thị trường; quy môcủa doanh nghiệp địa bàn doanh nghiệp; đặc điểm quy trình công nghệ; đặc điểm chếtạo sản phẩm , tính chất và đặc điểm sản xuất …nhưng ta có thể quy chúng thành banhóm nhân tố sau:

- Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý của doanh nghiệp, thuộc nhóm nàybao gồm:

+ Tình trạng và trình độ phát triển công nghệ sản xuất của doanh nghiệp + Tính chất và đặc điểm sản phẩm

Những nhân tố trên biến đổi do đó ảnh hưởng đến thành phần, nội dungnhững chức năng quản lý và thông qua đó mà ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chứcbộ máy quản lý doanh nghiệp

- Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý :

+ Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp

+ Mức độ tập trung hoá và chuyên môn hoá các hoạt động quản lý +Trình độ cơ giới hoá, tự động hoá trong hoạt động quản lý

+ Trình độ tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ.

+Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, khả năng kiểm tracủa người lãnh đạo đối với hoạt động của cấp đưới

+Chế độ chính sách của doanh nghiệp đối với đội ngũ quản lý

+Kế hoạch, chủ trương, đường lối đúng như mục đích mà doanh nghiệpđã đề ra và phấn đấu đạt được.

- Nhóm nhân tố thuộc cơ chế chính sách của Nhà nước

+ Kế hoạch , chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước

+ Chế độ chính sách đãi ngộ của Nhà nước đối với doanh nghiệp

+ Các bộ luật: Luật doanh nghiệp, Luật công ty, các văn bản, Nghị định,Thông tư dưới luật

Trên đây là những yếu tố tác động đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trongdoanh nghiệp Không có một yếu tố riêng lẻ nào quyết định cơ cấu tổ chức bộ máyĐổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2

************************************************************************************************************************

7

quản lý mà cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chịu ảnh hưởng của hàng loạt các yếutố.Vì thế trong quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cácdoanh nghiệp cần quan tâm một cách toàn diện đến các nhân tố ảnh hưởng nhằm đạthiểu quả cao nhất trong sản xuất kinh doanh

2 Một số mô hình về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Quản lý có vai trò rất lớn trong hoạt động của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệpkhác nhau lại có cách thức quản lý khác nhau do vậy mà hình thành nên các mô hìnhxây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp khác nhau Lý thuyết và thựctế quản lý doanh nghiệp đã hình thành nhiều kiểu tổ chức trong doanh nghiệp Mỗihệ thống tổ chức doanh nghiệp là một cách phân chia các cấp quản lý mà ở đó các bộphận trong doanh nghiệp liên kết với nhau theo quan điểm phân quyền ra mệnh lệnh.

2.1 Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đường thẳng)

*Nguyên lý xây dựng cơ cấu :

- Mỗi cấp dưới chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp,

- Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức là được thiết lập chủ yếu theo chiềudọc

- Công việc được tiến hành theo tuyến

* Sơ đồ:

Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2

************************************************************************************************************************

8

Sơ đồ 1 : Sơ đồ cơ cấu trực tuyến

Ngày nay, kiểu tổ chức này vẫn được áp dụng ở những đơn vị có quy mô nhỏ,ở những cấp quản lý thấp: Phân xưởng, tổ đội sản xuất Khi quy mô và phạm vi cácvấn đề chuyên môn tăng lên, cơ cấu này không thích hợp và đòi hỏi một giải phápkhác.

2.2 Cơ cấu chức năng ( Song trùng lãnh đạo )

* Nguyên lý xây dựng cơ cấu: Cơ cấu này được Frederiew Teylor lần đầu tiênđề xướng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng Việc quản lý được thực hiệntheo chức năng, mỗi cấp có nhiều cấp trên trực tiếp của mình

Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2

************************************************************************************************************************

9

*Sơ đồ :

Sơđồ:2 Cơ cấu chức năng

*Đặc điểm: Trong phạm vi toàn doanh nghiệp, người lãnh đạo tuyến trên lẫnngười lãnh đạo tuyến chức năng đều có quyền ra quyết định về các vấn đề có liênquan đến chuyên môn của họ cho các phân xưởng tổ đội sản xuất: Nhiệm vụ quảnlý trong cơ cấu này được phân chia trong các đơn vị riêng biệt để cùng tham giaquản lý Mỗi đơn vị được chuyên môn hoá thực hiện chức năng và hình thànhnhững người lãnh đạo chức năng

10

*Điều kiện áp dụng : Môi trường phải ổn định mọi vấn đề thuộc về thủtrưởng đơn vị, tuy nhiên có sự giúp đỡ của các lãnh đạo chức năng, các chuyêngia Từ đó cùng dự thảo ra các quyết định cho các vấn đề phức tạp để đưa xuốngcho người thực hiện và người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của người lãnh đạodoanh

+ ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuấtchỉ có tính chất tư vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận mệnh lệnh trực tiếp từthủ trưởng đơn vị, quyền quyết định thuộc về thủ trưởng đơn vị sau khi đã thamkhảo ý kiến các phòng chức năng.

11

+ Phải giải quyết những mâu thuẫn rất trái ngược nhau của các bộ phậnchức năng nên phải họp nhiều.Tuy vậy, do cơ cấu này có quá nhiều ưu điểm nên nóđược áp dụng trong cơ chế hiện nay.

2.4 Cơ cấu trực tuyến – tham mưu ( cơ cấu phân nhánh )

12Giám đốc doanh nghiệp

- Nhược điểm:

Để đưa ra một quyết định người lãnh đạo mất nhiều thời gian làm việc vớitham mưu, dễ tình trạng dẫn tới tốc độ ra quyết định chậm, nhiều lúc có thể mất đi cơhội trong kinh doanh.

2.4 Cơ cấu tổ chức kiểm ma trận.

Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2

************************************************************************************************************************

13

2.5 Cơ cấu khung:

- Chỉ duy trì một số cán bộ cho những bộ phận nòng cốt, khi nào cần thituyển thêm người theo hợp đồng, khi hết việc thì người tạm tuyển bịphân tán.

- Chỉ áp dụng ở những doanh nghiệp mà công việc mang tính thời vụ hoặctuỳ thuộc vào khả năng thắng thầu.

2.6 Nếu theo quy mô thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp cóhai loại:

2.6.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô

- Phòng kế hoạch tài chính: Phụ trách mạng tài chính, thống kê , hạch toánkế toán, kiểm kê tài sản, kiểm tra tiền lương.

- Phòng nội chính: Tuyển dụng,sa thải, quản lý nhân viên, bảo vệ doanhnghiệp, lo hành chính, đời sống , y tế

Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2

************************************************************************************************************************

14

- Các phòng chức năng khác: Chuẩn bị các quyết định theo yêu cầu đượcgiao Theo dõi, hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất.

Sơ đồ 7.1 : Cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn

2.6.2 Mô hình quản lý bộ máy có quy mô nhỏ.

*ở Việt Nam, do chủ trương phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phầncủa Đảng nên hiện nay chúng ta có nhiều loại hình doanh nghiệp : doanh nghiệp Nhànước, doanh nghiệp liên doanh, công ty cổ phần, đặc biệt có rất nhiều công tyTNHH Đây là hình thức khá phổ biến, cơ cấu thường có: 1 Giám đốc, 1.P.Giám đốc

2.9 Cơ cấu khác.

2.9.1 Cơ cấu chinh thức: Cơ cấu này gắn liền vơi vai trò, nhiệm vụhướng đích trong một doanh nghiệp được tổ chức một cách chính thức.

2.9.2 Cơ cấu phi chính thức:

Thực chất là những giao tiếp cá nhân trong quá trình thực thi nhiệm vụ tại nơilàm việc Qua đó hình thành nên các nhóm, tổ không chính thức nằm ngoài cơ cấuchính thức đã được phê chuẩn của doanh nghiệp Cơ cấu này có vai trò lớn trong thựctiễn quản lý, nó không định hình và không thay đổi, luôn tồn tại song song với cơ cấuchính thức Nó tác động nhất định và đáng kể đến hiệu quả sản xuất kinh doanh Sựtồn tại khách quan của cơ cấu này là dấu hiệu chỉ ra những chỗ yếu và trình độ chưaĐổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2

************************************************************************************************************************

15

hoàn thiện của cơ cấu chính thức Nên nó đòi hỏi người lãnh đạo phải có nghệ thuậtquản lý và phải thường xuyên nghiên cứu cơ cấu này, thúc đẩy sự phát triển của cơcấu này vì mục tiêu quản lý chung của doanh nghiệp?

* Các mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.

- Liên hệ trực thuộc: Là mối liên hệ giữa cấp trên và cấp dưới, liên hệ có tínhchất chỉ đạo, mệnh lệnh

- Liên hệ tham mưu phối hợp: Là mối liên hệ giữa các bộ phận chức năng vớinhau hoặc giữa các bộ phận chức năng cấp trên với nhân viên chức năng cấpdưới.

- Liên hệ tư vấn: Là mối liên hệ giữa hội đồng các chuyên gia với thủ trưởng,các hội đồng, các chuyên gia làm nhiệm vụ tư vấn.

II NHỮNG NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANHNGHIỆP.

1 Thiết kế quản lý bộ máy của doanh nghiệp.

Việc xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là một việc làmquan trọng của quản trị, nó giúp cho việc quản lý có hiệu quả Một doanh nghiệpmuốn tồn tại và phát trỉên thì doanh nghiệp đó phải thiết kế được bộ máy sao chochi phí thấp nhất mà đạt hiệu quả quản lý cao nhất Muốn vậy, việc thiết kế bộmáy quản lý của doanh nghiệp phải đảm bảo yêu cầu sau:

- Phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ,toàn diện các chức năng quản lý.

- Phải đảm bảo thực hiện nghiêm túc chế độ 1 thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cánhân trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ của tạp thể lao động trongdoanh nghiệp.

- Phải phù hợp với quy mô sản xuất thích ứng với đặc điểm kinh tế kỹ thuật.- Phải đảm bảo tính gọn nhẹ và có hiệu lự

Như vậy, thiết kế bộ máy hợp lý sẽ tạo động lực thúc đẩy doanh nghiệp pháttriển phải đảm bảo tính liên tục của thông tin Doanh nghiệp phát triển đó là mụctiêu chung Mà thông tin là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động của doanhnghiệp Bởi thực chất của hoạt động quản trị doanh nghiệp là việc ban hành cácquyết định quản trị Cho nên độ chính xác của thông tin có ý nghĩa rất lớn tới hoạtđộng quản trị của doanh nghiệp Do vậy tổ chức hệ thống thông tin trong doanhnghiệp nói chung và tổ chức bộ máy doanh nghiệp nói riêng là một nội dung quantrọng Muốn thiết kế xây dựng cơ cấu tổ chức và đảm bảo thông tin quản lý đượcliên tục thì cần phải có những phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý * Những phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý

Để hoàn thiện một cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp cũng như việc xoá bỏhoặc sủa đổi một cơ cấu tổ chức nào đó buộc nhà quản lý phảo dựa trên cơ sở khoahọc, cụ thể phải nắm vững kiến thức về các kiểu cơ cấu quản lý và xác định đượcĐổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2

************************************************************************************************************************

16

+ Quá trình hình thành cơ cấu nhanh + Chi phí để thiết kế cơ cấu ít

+ Thừa kế có phân tích những kinh nghiệm quí báu.- Nhược điểm:

- Thiếu phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức quản lý sắp hoạtđộng là những khuynh hướng cần ngăn ngừa

Phương pháp phân tích theo yếu tố:

- Đây là phương pháp khoa học được ứng dụng trong mọi cấp, mọi đối tượngquản lý Phương pháp này được chia làm 3 giai đoạn.

Sơ đồ:trang bên

Có 2 trường hợp xảy ra:

TH1: Xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý mối phải được tiến hành tuần tự qua 3 bước:Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2

************************************************************************************************************************

17

- Bước 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hướng dẫn của cơ quanquản lý vĩ mô, những qui định có tính chất luật pháp để xây dựng cơ cấu tở chức bộmáy quản lý tổng quát và xác định những đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu này Kếtquả thực hiện ở giai đoạn một: Xây dựng mục tiêu của tổ chức:

+Xây dựng các phân hệ chức năng.

+Phân cấp nhiệm vụ quyền hạn cho từng cấp quản lý +Xác lập mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận

- Bước 2:

+Xác định các thành phần kinh tế +Các bộ phận của cơ cấu tổ chức +Lập mối quan hệ giữa các bộ phận.

Nội dung cơ bản của bước này được thể hiện ở việc xây dựng phân hệ trựctuyến - chức năng và chương trình mục tiêu cơ sở để xác định các thành phần, cácbộ phận của cơ cấu là sự cần thiết chuyên môn hoá hoạt động quản lý sự phân cấpvà phân chia hợp lý các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ quản lý Điềuquan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh hưởng đến cơ cấu tổchức quản lý.

- Bước 3:

Phân phối và cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, quyết định sốlượng cán bộ công nhân viên cho từng bộ phận trong cơ cáu tổ chức quản lý Từđó xây dựng điều lệ, quy tắc làm việc nhằm đảm bảo cơ chế tổ chức quản lý đạthiệu quả cao.

TH2: Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đang hoạt động: Phải nghiêncứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt đoọng của nó theo nhữngcăn cứ nhất định Nội dung gồm :

- Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận,từng nhân viên của bộ máy.

- Phân tích khối lượng công tác thực tế của mõi bộ phận, mỗi người , từ đó pháthiện khâu yếu trong việc phân bổ khối lượng công việc.

- Phân tích tình hình phân định chức năng kết quả việc thực hiện chế độ tráchnhiệm cá nhân, mối quan hệ ngang – dọc trong cơ cấu.

- Phân tích tình hình tăng, giảm số lượng và tỷ lệ cán bộ nhân viên gián tiếp sovới công nhân trực tiếp sản xuất.

2 Tổ chức lao động quản lý.

Các doanh nghiệp muốn phát triển cần phải quán triệt và thực hiện đường lốichính sách chế độ của Đảng và nhà nước, của cấp trên về tổ chức lao động quản lý.Đội ngũ những người lao động quản lý là yếu tố quyết định sự thành công của doanhnghiệp Muốn có một đội ngũ cán bộ quản lý tốt thì doanh nghiệp phải:

2.1 Lựa chọn cán bộ quản lý:

Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2

************************************************************************************************************************

18