HỘI CHỢ TRIỂN LÃM MỘT HÌNH THỨC XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI QUAN TRỌNG

- Định nghĩa theo các nhà tổ chức: a Hội chợ Thương mại là một hình thức xúc tiến thương mại tập hợp các tổ chức, các nhà sản xuất, các nhà kinh doanh, các đợn vị làm dịch vụ tại mộtđịa

HỘI CHỢ TRIỂN LÃM MỘT HÌNH THỨC XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI QUAN

TRỌNG

- Hoạt động thương mại ra đời khi xuất hiện trao đổi hàng hoá giữa ngườimua và người bán có từ khi con người biết sản xuất Việc mua bán trao đổi ngàycàng phát triển vượt ra ngoài một vùng, một khu vực, một quốc gia Hội chợtriển lãm ra đời là một công cụ quan trọng trong việc xúc tiến thương mại

- Xúc tiến thương mại là một hoạt động nghiên, trao đổi thông tin giữangười sản xuất, người mua và người bán nhằm đưa ra các biện pháp cho sảnxuất, sản phẩm, giá cả và nơi tiêu thụ tác động đến thái độ và cách cư xử củacác đối tượng, là một trong những công cụ quan trọng thúc đẩy sản xuất và kinhdoanh Hoạt động xúc tiến thương mại nhằm đưa ra những mục tiêu cho ngườitiêu dùng biết một sản phẩm đích thực tại một địa điểm chính xác trong thờigian xác định

- Lựa chọn một phương pháp xúc tiến hợp lý phụ thuộc nhiều vào yêu cầu

và tài chính cụ thể Ta cần xem xét các bước sau để lựa chọn :

1. Xác định khách hàng chủ yếu

2. Quyết định trình bày gì với họ

3. Dự kiến tài chính

4. Đưa ra mục tiêu cần đạt được

- Khách hàng sẽ thay đổi chủ yếu tùy từng thị trường và từng loại sảnphẩm Việc lựa chọn khách hàng chủ yếu trong mỗi trường hợp phải dựa trên cơ

- Thông thường cách xúc tiến tốt nhất là tập trung vào việc thuyết phụcngười nhập khẩu để họ nhập hàng, các đại lý, các nhà bán lẻ tầm cỡ hay các nhà

sử dụng cuối cùng

Nhưng trong các trường hợp khác, việc xúc tiến có thể là cần thiết để tạo

ra nhu cầu tiêu dùng một sản phẩm nhằm thuyết phục các doanh nghiệp mua nó.Thậm chí sau đó việc xúc tiến không phải nhằm vào toàn bộ người tiêu dùng màđến một bộ phận dân chúng được lựa chọn, họ hầu hết là người mua hàng

- Hầu hết các công cụ thường dùng của xúc tiến thương mại đối với cácnhà xuất khẩu muốn thâm nhập thị trường nước ngoài thông qua các nhà phân

phối, các đại lý, các cửa hàng bách hoá tổng hợp, hệ thống bán lẻ hay hay cácnhà sử dụng cuối cùng là:

+ Thư từ trực tiếp

+ Thông tin đại chúng

+ Tham quan cá nhân

+ Các đoàn khảo sát

+ Triển lãm Hội chợ

- Hội chợ Triển lãm Thương mại là những công cụ có hiệu quả thông tincao, công cụ xúc tiến xuất khẩu nhập khẩu này gắn chặt với các phần sẽ trìnhbày sau

I Khái niệm - Phân loại Hội chợ Triển lãm (HCTL)

1 Khái niệm - đặc điểm của HCTL

1.1 Phân biệt các từ sau: Thuật ngữ Hội chợ Triển lãm xuất hiện và

được sử dụng tại nước ta từ tiếng nước ngoài Theo tiếng Anh thường sử dụngcác từ sau đây

- Show: Sự trưng bày, cuộc triển lãm

- Fair : Hội chợ, chợ phiên

- Exhibition : Cuộc triển lãm, cuộc trưng bày

- Exposition : Sự bày hàng, cuộc triển lãm

Ghi chú: theo định nghĩa trong từ điển

Tuỳ qui mô, nội dung, tính chất, của từng sự trưng bày, giới thiệu màdùng từ Hội chợ hay Triển lãm hay Expo (theo tiếng Anh là Show, fair,Exhibition hay Exposition )

1.2 Quan niệm về Hội chợ Triển lãm:

- Định nghĩa chung: Một cuộc Triển Lãm là một cuộc trưng bày, cho dù

với tên gì đi nữa đều có chung một chức năng chính là giáo dục công dân, mộtcuộc Triển lãm có thể giới thiệu những phương tiện theo chủ ý của con người đểđáp ứng nhu cầu văn minh hoá hay giới thiệu tiến bộ đạt được của một haynhiều ngành là kết quả của trí tuệ con người, hay trưng bày những triển vọngcho tương lai Một cuộc Triển lãm có tính quốc tế khi có nhiều hơn một nướctham dự.(Theo định nghĩa của Văn phòng Triễn Lãm quốc tế-B.I.E )

- Định nghĩa theo văn bản Luật Thương mại ban hành năm 1998:

a) Hội chợ Thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại tập trung trong

một thời gian và địa điểm nhất định, trong đó tổ chức, cá nhân sản xuất, kinhdoanh được trưng bày hàng hoá của mình nhằm mục đích tiếp thị, ký kết hợpđồng mua bán hàng

b) Triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại thông qua việctrưng bày hàng hoá, tài liệu về hàng hoá để giới thiệu, quảng cáo nhằm mở rộng

và thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá

c) Các Hội chợ, Triển lãm thương mại phải xác định rõ chủ đề, quymô,thời gian, địa điểm tiến hành, danh mục hàng hoá, tài liệu về hàng hoá, tên,địa chỉ các tổ chức, cá nhân tham gia

- Định nghĩa theo các nhà tổ chức:

a) Hội chợ Thương mại là một hình thức xúc tiến thương mại tập hợp các

tổ chức, các nhà sản xuất, các nhà kinh doanh, các đợn vị làm dịch vụ tại mộtđịa điểm nhất định (thường từ 7 - 10 ngày hoặc có thể hơn nữa) nhằm giới thiệucác hoạt động, giới thiệu sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ và tài liệu, tạo cơ hộicho họ cũng như công chúng nhận biết, trao đổi tiếp cận đàm phán và ký kếthợp đồng Trong hội chợ các doanh nghiệp được phép bán hàng và ngoài cáckhách là doanh nghiệp đến bàn bạc làm ăn, còn mở cửa tự do đón tiếp đông đảoquần chúng đến xem và mua hàng Hội chợ thường có những lượng khách vàođông hơn

b)Triển lãm Thương mại cũng là một hình thức xúc tiến thương mại song

có tính chuyên môn sâu hơn tập hợp các tổ chức, các hàng, các công ty chuyên

về sản xuất, kinh doanh, dịch vụ diễn ra tại một địa điểm nhất định, trong mộtthời gian xác định (thường từ 3 - 5 ngày, có thể nhiều nhất là 7 ngày) nhằm giớithiệu các sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, tài liệu là dịp tốt nhất cho các doanhnghiệp thu thập thông tin, bàn bạc, trao đổi, đàm phán và ký kết hợp đồng lớn.Trong triển lãm các doanh nghiệp tham dự không bán hàng lẻ, khách tham quanđược mời đến để làm quen bàn bạc đàm phán ký kết Triển lãm thường hội tụcác nhà chuyên môn và thực sự quan tâm đến lĩnh vực họ làm việc

c) Ngoài hai loại hình trên còn có một loại hình là Expo bắt nguồn từ

Exposition Qui mô hình thức và nội dung đa dạng và lớn hơn nhiều hai loạihình trên Thường thì mỗi nước, mỗi khu vực ít nhất là 2 năm hay một vài năm

tổ chức một lần trên diện tích lớn hàng trăm nghìn m2 trong thời gian dài từ 1,5tháng đến 5 tháng, nhưng không quá 6 tháng Những Expo này muốn thực hiệnphải được Phòng Triển lãm Quốc tế công nhận (The International ExhibitionsBureau - BIE) việc tổ chức, thực hiện phải tuân thủ theo hiệp định về triển lãmthế giới ký tại Pari ngày 22/11/1928 được bổ xung các nghị định ngày10/5/1948, 16/11/1960, 30/11/1972 và sửa đổi ngày 24/6/1982, 31/5/1988

Thực tế ở Việt Nam hiện nay khái niệm về triển lãm, hội chợ hay Expocòn bị hiểu lầm hay hiểu chưa đúng Do vậy, đối với một số Hội chợ Triển lãmkhi lấy tên chưa phù hợp với qui mô, nội dung, hình thức, tính chất của nó Điềunày do gần đây nhiều đơn vị không phải chuyên ngành cũng tham gia vào việc

tổ chức các Hội chợ và Triển lãm Thương mại Ngoài ra cũng có những tổ chức

do chạy theo kinh doanh do vậy cũng không muốn phân định rõ tên, xác định rõ

mục đích và nội dung nhằm thu hút khách tham dự cũng như khách tham quan,tranh thủ tăng doanh số để đảm bảo lấy thu bù chi.

1.3 Đặc điểm của hội chợ và triển lãm thương mại

Là một hình thức xúc tiến thương mại trực tiếp, đem lại hiệu quả cao dovậy Hội chợ Triển lãm Thương mại thường đòi hỏi những yêu cầu cao về nộidung của hoạt động maketing Qua các Hội chợ Triển lãm Thương mại cácdoanh nghiệp có thể thu được lượng thông tin nhanh, chính xác và có điều kiệnthuận lợi để đưa ra các quyết định trong quá trình thâm nhập thị trường Bởi vìcác đặc điểm riêng biệt của Hội chợ Triển lãm Thương mại là :

+ Đưa ra được nhận xét tổng quát về thị trường, sản phẩm, bạn hàng, dịch

vụ thậm chí cả phong tục tập quán và các cách tiếp cận qua khách hàng và sảnphẩm

+ Cùng một lúc có thể quan tâm được tất cả các yếu tố cần thiết

+ Trao đổi thông tin tiếp thị một cách cụ thể

+ Trực tiếp làm việc hay liên lạc với đối tác

+ Giới thiệu một lúc cho cả 3 đối tượng : Người bán, người mua, người

sử dụng

+ Tận dụng tất cả các hoàn cảnh

+ Đạt đến sự hiểu biết tường tận

+ Lôi cuốn sự chú ý của các quảng đại quần chúng

+ Cơ sở tốt để kiểm chứng thị trường

* Những đặc điểm khác biệt này tạo thuận lợi cho Hội chợ Triển lãm Thương mại có thể đặt được những kết quả nhanh hơn các kỹ thuật xuất nhập khẩu Hội chợ Triển lãm Thương mại có thể được dùng để tạo ra những thị trường xuất nhập khẩu lớn khác nhau

- Tính phức tạp của Hội chợ Triển lãm Thương mại là: Sự tham dự baohàm ý rằng sẽ có một sự bùng nổ về sản phẩm, tổ chức, cán bộ và ngay cả vềmột qui mô cũng như cả một đất nước Vì vậy, nó được xem như là một vấn đềlớn đối với một ngành, nhiều ngành, thậm chí cả một đất nước đòi hỏi phảiđược xem xét và chuẩn bị

- Nhiều nhà quản lý giỏi trở thành thiếu năng lực khi được giao nhiệm vụlập kế hoạch và giám sát hàng trưng bày Đặc biệt là những người mới vào nghề

có thể sẽ bị choáng váng bởi sự mới lạ của tình huống này Sự tham dự vào Hộichợ Triển lãm Thương mại bao gồm những vấn đề phức tạp sau:

+ Vấn đề thời hạn cuối cùng và khẩn cấp

+ Coi là công việc bổ trợ

+ Va chạm đến nhiều người

+ Phát sinh những vấn đề không dự đoán được

+ Đòi hỏi sự ứng biến

- Các chủ thể của Hội chợ Triển lãm Thương mại

a) Các chủ thể chính của Hội chợ Triển Lãm Thương mại gồm:

+ Người tổ chức (Organizer): là đơn vị được phép hoạt động kinh doanh

lĩnh vực Hội chợ Triển lãm Thương mại ở các cấp khác nhau như thuộc Bộ,Ngành, UBND tỉnh, Người đứng ra tổ chức, chịu trách nhiệm trước các cơquan quản lý, cơ quan pháp luật, chính phủ, các đối tác về nội dung, hình thứcchất lượng, hiệu quả Một nhà tổ chức lớn và có tiếng tăm phải đảm bảo qui mô,nội dung, hình thức, chất lượng Hội chợ Triển lãm Thương mại do mình tổchức, biết kết hợp các sức mạnh của các đối tác và có một mạng lưới dịch vụphục vụ Hội chợ Triển lãm Thương mại hoàn hảo và có chất lượng Nhà tổ chứcthường tìm các đơn vị cùng phối hợp tổ chức, cùng tổ chức chung, các nhà ủng

hộ, các nhà tài trợ

+ Người tham dự ( Exhibitor ): chủ thể không thể thiếu trong các Hội chợ

Triển lãm Thương mại Số lượng khách tham dự sẽ quyết định qui mô, tính chất

và hiệu quả của Hội chợ Triển lãm Thương mại Khách tham dự ở càng nhiềukhu vực, địa phương, trong nước và ngoài nước thì Hội chợ Triển lãm Thươngmại càng mang tính quốc tế sâu sắc Thông qua chủ thể này tính chất và nộidung của Hội chợ Triển lãm Thương mại mới được bộc lộ phản ánh và chínhkhách tham dự quyết định loại hình Hội chợ Triển lãm Thương mại Kháchtham dự trưng bày giới thiệu sản phẩm, dịch vụ dưới các hình thức bằng hìnhảnh, bằng nghe nhìn, hiện vật giúp cho Hội chợ Triển lãm Thương mại thêmsôi động và phong phú Chính họ và một phần những công tác vận động tiếp thịcủa Người tổ chức sẽ thu hút khách tham quan đến đông hay vắng Chính họ tạonên môi trường cho các hoạt động trao đổi, gặp gỡ, cam kết và ký hợp đồng ,

mở rộng tiếp tục các hoạt động trao đổi thương mại, xuất nhập khẩu giữa ngườisản xuất, người kinh doanh và tiêu dùng, giữa các doanh nghiệp và giữa cácvùng, các nước, các khu vực

+ Người tham quan (Visitor): thường phân ra làm hai loại :

- Người tham quan chuyên môn (Business Visitor) và Người tham quancông chứng (Public Visitor) Tuỳ tính chất và nội dung của từng loại hình Hộichợ Triển lãm Thương mại mà Người tổ chức và Khách tham dự có ý địnhtuyên truyền, quảng cáo, vận động đối tượng nào tham quan và qui định thờigian, lượng khách tham quan bao nhiêu để đặt mục đích của Hội chợ Triển lãmThương mại

b) Các chủ thể phụ khác không thể thiếu trong quá trình tổ chức Hội chợ

Triển lãm Thương mại :

- Đơn vị cùng tổ chức (Joint Organizer): có chức năng và nhiệm vụ giống

người tổ chức, song tuỳ từng lĩnh vực chuyên sâu và được phân trách nhiệm vàhưởng quyền lợi tương ứng

- Đơn vị Phối hợp tổ chức (Co-Organizer): thường thì chỉ giúp từng phần

việc theo thế khả năng và chuyên môn của mình do người tổ chức quyết định

- Đơn vị bảo trợ ( Sponsor ): là các cơ quan chính phủ, các bộ ngành, các

tập đoàn các hãng đang cần khuyếch trương về các hoạt động và thanh danh củamình tại một khu vực và thời điểm nhất định, ủng hộ trực tiếp về vật chất và tàichính, kinh tế nhằm tăng cường chất lượng và hiệu quả của Hội chợ Triển lãmThương mại

- Đơn vị ủng hộ ( Supporter ): các cơ quan lãnh đạo chuyên ngành, các

lãnh đạo các địa phương, các hãng thông tấn và báo chí thường là nhữngngười ủng hộ các Hội chợ Triển lãm Thương mại về mọi mặt đặc biệt trong việc

cố vấn các vấn đề chuyên môn như tìm đối tác, vận động khách chuẩn bị các nộidung hội thảo chuyên đề, ủng hộ và nhiều hoạt động khách

- Đơn vị thiết kế và dàn dựng gian hàng ( Stand contractor ): là đơn vị

chuyên về tạo cho Hội chợ Triển lãm Thương mại có tính chuyên sâu, khuyếchtrương và tái tạo các gian hàng đặc biệt, gian hàng quốc gia, gian hàng tiêuchuẩn đồng thời tái tạo toàn cảnh không gian trong và ngoài nhà khu dieenx raHội chợ Triển lãm Thương mại Đây là đơn vị làm cho bộ mặt của Hội chợTriển lãm Thương mại thêm hấp dẫn, gây ấn tượng và thu hút sự tò mò hiếu kỳcủa khách tham quan

- Đơn vị vận chuyển hàng hoá trong và ngoài nước(Freight Forwarder): là

các đơn vị vận chuyển hàng không, đường biển, đường bộ hỗ trợ đắc lực choviệc chuẩn bị hàng và người tham dự Hội chợ Triển lãm Thương mại Cácphương tiện thiết bị hiện đại, quản lý khoa học sẽ giúp khách tham dự đảm bảohàng đúng chất lượng, thời gian và giảm chi phí

- Cơ quan Hải quan( custom office ): Là đơn vị quản lý nhà nước, thay

mặt chính phủ giám sát hàng hoá trưng bày và theo quy định của từng nước sẽthu phí, thu thuế đảm bảo cho Hội chợ Triển lãm Thương mại đạt mục đích vàthực hiện đúng chính sách hàng hoá của quốc gia

- Đơn vị cho thuê diện tích Hội chợ Triển lãm Thương mại ( Trade Fair and Exhibition Centre): là đơn vị có đất và các điều kiện cơ sở hạ tầng, các loại

thiết bị, để cho các đơn vị tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại thuê, thựchiện các Hội chợ Triển lãm Thương mại của mình Đơn vị này cũng thường làđơn vị tổ chức các hoạt động của Hội chợ Triển lãm Thương mại

- Đơn vị cho thuê các thiết bị phục vụ gian hàng và trang trí thêm (service providers ): là đơn vị dịch vụ chuyên cho thuê các thiết bị như tủ, bàn ghế, kệ

bục những thứ mà góp phần phụ trợ cho việc trang trí và trưng bày gian hàng

- Đơn vị cho thuê cây cảnh ( plant provider ): cũng là một đơn vị dịch vụ

cho thuê và bán cây cảnh phục vụ các gian hàng

- Đơn vị bán hàng ăn uống giải khát ( catering )

- Đơn vị khách sạn ( Hotel )

- Đơn vị du lịch ( Travel agent )

2 Phân loại Hội chợ Triển lãm

Có nhiều cách phân loại Hội chợ Triển lãm Thương mại và mỗi loại đều

có một mục đích sử dụng riêng Nó có thể hay phần nào làm cho từng kháchtham dự, khách tham quan chú ý Ở đây chúng ta chỉ xem xét hai cách phân loại

mà được các cơ quan quản lý, khách tham dự cũng như khách tham quan haybiết đến

2.1 Căn cứ theo địa lý:

a/ Hội chợ Triển lãm Thương mại tổ chức trong nước :

Theo các tài liệu của Công ty VINEXAD, Bộ Thương mại cũng như thực

tế việc phân loại này nhằm xác định địa điểm các Hội chợ Triển lãm Thươngmại được tổ chức trong phạm vi một nước Mỗi nước tuỳ rộng hay hẹp, tuỳ sựphát triển kinh tế xã hội nhanh hay chậm, tuỳ sự quan tâm của các cơ quan vĩ

mô và vi mô đều có các Hội chợ Triển lãm Thương mại rất phong phú và đadạng Hội chợ Triển lãm Thương mại trong nước chỉ nói về việc tổ chức đượcthực hiện tại một nước nào đó bất kể do đơn vị trong nuớc tổ chức hay các đơn

vị nước ngoài tổ chức Hiện nay, mỗi nước nhỏ nhất cũng có hàng trăm Hộichợ Triển Lãm Thương mại hàng năm, những nước lớn và phát triển như Mỹ,Nhật, Trung Quốc,Đức, hàng năm có hàng ngàn Họi chợ Triển lãm Thươngmại.Về nội dung và kỹ thuật tổ chức thực hiện thì phụ thuộc vào qui mô, tínhchất, nội dung và tầm quan trọng của từng Hội chợ Triển lãm Thương mạiriêng Hội chợ Triển lãm Thương mại tổ chức tại mỗi nước thể hiện trình độ dântrí, uy tín của nước chủ nhà, phản ánh sự phát triển Kinh tế - Xã hội của mỗinước và thông qua Những Hội chợ Triển lãm Thương mại này nhằm khẳng địnhcác định hướng tương lai của từng nước

b/ Hội chợ Triển lãm Thương mại tổ chức ở nước ngoài

Là những Hội chợ Triển lãm Thương mại mà nước chủ nhà tham dự hay

tổ chức tại một nước khác Đây chỉ là phân ranh giới và để làm các thủ tục thựchiện và tổ chức Khi tham dự hay tổ chức các Hội chợ Triển lãm Thương mại ởmột nước nào đó đều phải tuân thủ các qui định về Hội chợ Triển lãm Thươngmại của quốc tế và nước chủ nhà

Sau đây chúng ta đi sâu phân tích về Hội chợ Triển lãm Thương mại phântheo chủ đề Sự phân loại này dễ hiểu và cụ thể do vậy có thể qiúp nhận biếtnhanh và rõ ràng

2.2 Căn cứ theo chủ đề:

a/ Hội chợ Triển lãm Thương mại tổng hợp : ( General Trade fair )

Tất cả các loại hàng hoá công nghiệp và tiêu dùng được trưng bày trongHội chợ Triển lãm Thương mại.Hội chợ Triển lãm Thương mại được mở để đóntiếp quảng đại quần chúng, những khách chuyên môn vẫn tham dự Khách thamquan có thể là khách quốc tế, quốc gia, khu vực thậm trí các Tỉnh nói về về qui

mô Thí dụ các Hội chợ Triển lãm Thương mại sau : The Milan Fair, The SwissIndustries Fair , Budapest Fair

b/ Hội chợ Triển lãm TM chuyên ngành (Specialized Trade Fair)

Những Hội chợ Triển lãm Thương mại loại này thời gian đầu là dành chokhách chuyên môn (Business Visitors ), mặc dù vậy một số Hội chợ Triển lãmcũng dành cho quảng đại quần chúng, thông thường dành một phần thời gian.Hội chợ Triển lãm Thương mại này chuyên về các ngành hoặc lĩnh vực thươngmại ( thí dụ như thực phẩm hoặc da ) hoặc đôi khi mang nhiều nội dung vượtngoài phạm vi kinh doanh ( thí dụ như các thiết bị bệnh viện hoặc trường học ).Mức độ chuyên môn hoá cũng khác nhau Khách hàng thường là quốc tế hoặcquốc gia nói về về phạm vi và xu hướng thường gồm cả nhiều loại hình kinhdoanh và công nghiệp khác nhau Thí dụ: Prêt à Porter (Paris, Clothing) ; Anuga(Cologne Food)

c/ Hội chợ Triển lãm Thương mại phụ trợ : ( Secondary Trade fair )

Loại hình này chiếm đa số các Hội chợ Triển lãm Thương mại Chúngkhông được coi là những Hội chợ Triển lãm Thương mại lớn Chúng thườngđóng vai trò quan trọng về từng lĩnh vực riêng Chúng thường bao gồm nhữngHội chợ Triển lãm chuyên ngành rất sâu có phạm vị trong nướ cũng như quốc

tế, kể cả những Hội chợ Triển lãm Thương mại của nhiều khu vực, nhiều tỉnh.Chúng thường bị hạn chế về khách chuyên môn, và nhiều Hội chợ Triển lãmThương mại tỉnh và khu vực chỉ nhằm mục đích phục vụ người bán lẻ Thí dụ :INTERSVC (Paris, confectionery), National House Wares Exhibition (Chicago)International Food Fair (Utrecht)

d) Hội chợ Triển lãm Thương mại tiêu dùng :(Consumer Trade Fair )

Đây là những Hội chợ Triển lãm Thương mại dành cho quảng đại quầnchúng đến tham quan, bị giới hạn bởi từng khu vực hoặc đến từ nhiều vùng củaquốc gia Hầu hết các Hội chợ Triển lãm Thương mại loại này giới thiệu chungcác loại sản phẩm và thu hút sự quan tâm của khách hàng tiêu dùng song cũng

có nhiều Hội chợ Triển lãm Thương mại quan trọng chuyên về các lĩnh vựcquan trọng như Ôtô, Thuyền và nhà ở Thí dụ : International Ideal HomesExhibition (Burmingham), Modern Engineer Exhibition (London)

Lưu ý chung :

Giá trị của các loại hình Hội chợ Triển lãm Thương mại khác nhau thayđổi không chỉ bởi mục đích của các nhà tham dự sẽ tham gia mà còn phụ thuộcvào từng thị trường cụ thể ở Việt nam hai loại hình c) và d) thường được cácnhà tổ chức thực hiện.

II Chức năng của Hội chợ Triển lãm Thương mại

1 Chức năng chung :

Hội chợ Triển lãm Thương mại là một bộ phận quan trọng, phát huy hiệuquả nhanh và cao trong chính sách giao tiếp,khuếch trương của các tổ chức, cácdoanh nghiệp

Hội chợ Triển lãm Thương mại đã đóng vai trò nổi bật trong thị trườnghàng công nghiệp và đang thành công trong thị trường hàng tiêu dùng

Thông qua Hội chợ Triển lãm Thương mại giúp các doanh nghiệp, các tổchức đạt được các mục tiêu nhanh, hiệu quả để lập kế hoạch maketing chotương lai, đánh giá có cơ sở, hiệu quả hoạt động XNK và kinh doanh Cung cấpcho các tổ chức doanh nghiệp thông tin cụ thể về thị trường có chọn lọc và thiếtlập ngay mối quan hệ làm ăn ban đầu

Thông qua Hội chợ Triển lãm Thương mại các doanh nghiệp có điều kiệngiới thiệu về hoạt động sản phẩm của mình nhanh nhất, đồng thời thu thập chínhxác, nhanh các thông tin từ khách hàng giúp các doanh nghiệp có ngay kềhoạch chuẩn bị thâm nhập thị trường và tính toán chính xác hiệu quả của hoạtđộng XNK và kinh doanh

Qua Hội chợ Triển lãm Thương mại có thể nắm bắt được nhu cầu thịhiếu, sở thích, phong tục tập quán, các quy định về hoạt động XNK của từngvùng, từng khu vực, hơn nữa có thể đưa ra các chiến lược XNK và kinh doanhnhằm đem lại hiệu quả cao tránh thiệt hại, sai xót không cần thiết

Qua Hội chợ Triển lãm Thương mại doanh nghiệp có thể rút ngắn đượccác giai đoạn trong hoạt động marketing, tìm kiếm nhanh khách hàng và có thểchủ động trong chỉ đạo các hoạt động XNK kinh doanh nhằm tạo ra nhữngphương án tối ưu

Cũng qua Hội chợ Triển lãm Thương mại các doanh nghiệp có điều kiệntốt nhất để đánh giá lại mình, nhìn nhận đối thủ cạnh tranh, từ đó đưa ra cácbiện pháp hữu hiệu để đạt kết quả XNK và kinh doanh tốt trên thị trường

Ngoài ra thông qua Hội chợ Triển lãm Thương mại đội ngũ các cán bộlàm công tác kinh doanh, đặc biệt là XNK được nâng cao trình độ về mọi mặtnhanh nhất, có hiệu quả trong hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại mangtính tổng hợp cao từ tổ chức, trình bày, giao tiếp, đàm phán và sử dụng ngônngữ

Hơn nữa tham dự Hội chợ Triển lãm Thương mại các doanh nghiệp cònđược sự ủng hộ của các tổ chức trong và ngoài nước, Chính phủ các nước cũngnhư các ngành liên quan phục vụ Hội chợ Triển lãm Thương mại như hàngkhông, du lịch, khách sạn, vận chuyển Do vậy là phương pháp tiếp cận thịtrường, đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu ít tốn kém nhất đem lạihiệu quả kinh tế cao.

Điều cần nhấn mạnh, thông qua Hội chợ Triển lãm Thương mại cácdoanh nghiệp, cùng với sản phẩm cũng như dịch vụ của mình khẳng định vai trò

và uy tín đối với người tiêu dùng và quảng đại quần chúng Vì ngoài sự ủng hộcủa đơn vị, tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại, các cơ quan chính phủ, các

tổ chức trong và ngoài nước, nhiều Hội chợ Triển lãm Thương mại còn có cácgiải thưởng, các giấy chứng nhận phẩm chất, các bằng khen, giấy khen cấp chocác nhà doanh nghiệp, các sản phẩm

2 Chức năng cụ thể đối với từng loại hình HCTLTM :

a/ Hội chợ Triển lãm Thương mại tổng hợp :

Vấn đề mấu chốt trong việc trưng bày và giới thiệu hàng hoá tại các Hộichợ Triển lãm Thương mại là làm sao thu hút được số lượng lớn khách tham dựvào gian hàng Dù cho khách tham quan có thể đông, nhưng trong đó chỉ có mộtlượng khách nhất định quan tâm đến sản phẩm của bạn Hội chợ Triển lãmThương mại tổng hợp thường có các khu quốc gia riêng , nhưng nhiều kháchtham dự nước ngoài nằm ở khu quốc tế và ở đây họ có thể mong chờ kháchchuyên môn Tuy nhiên tại nhiêù nước ngoài Châu Âu, Mỹ Hội chợ Triển lãmThương mại tổng hợp là loại hình thích hợp

b/ Hội chợ Triển lãm Thương mại chuyên ngành :

Đây thường là Hội chợ Triển lãm Thương mại có hiệu quả , bởi nó thuhút được số lượng lớn các nhà làm ăn quan tâm đến các lĩnh vực cụ thể Riêngtại Tây Âu , một khách tham dự tại một Hội chợ Triển lãm Thương mại chuyênngành bất kỳ đều có thể gặp gỡ nhiều nhà kinh doanh từ nhiều nước, mà nhữngkhách kinh doanh này họ rất muốn được gặp và làm việc khi ở trong nước Nhưng vấn đề đặt ra đối với mỗi nhà tham dự Hội chợ Triển lãm là đảm bảo saocho có một lượng khách lớn nhất định đến thăm gian hàng của mình trong thờigian Triển lãm là một điều khó khăn

Đối với các công ty đang thâm nhập vào một thị trường, những Hội chợTriển lãm Thương mại này tạo ra một cơ hội thuận lợi để tìm kiếm Đại lý hoặcnhà nhập khẩu / phân phối Một khi đã xác định được mục tiêu cho thị trườngthì các công ty thường dùng Hội chợ Triển lãm Thương mại để ủng hộ các cơquan đại diện bằng cách liên lạc và các nhà nhập khẩu công nghiệp, các nhà bán

lẻ

c/ Hội chợ Triển lãm Thương mại bổ trợ :

Thật hiếm đối với các nước đang phát triển để có được các gian hàng tạinhững Hội chợ Triển lãm Thương mại này, song chính phủ phải cân nhắc qiúpcác công ty tham gia vào các Hội chợ Triển lãm Thương mại như vậy , khi xácđịnh được đúng Hội chợ Triển lãm Thương mại và thấy nó phù hợp với kếhoạch tiếp thị

Hội chợ Triển lãm Thương mại loại này có phạm vi trong một quốc gia

có chức năng như các Hội chợ Triển lãm lớn, là một phương tiện quan trọng đểtìm kiếm các đại lý, nhà phân phối cho một công ty đang mong muốn thâmnhập thị trường Một khi tại một thị trương có cả các Hội chợ Triển lãmThương mại khu vực và quốc gia đều có thể coi là những phương tiện quantrọng để mở rộng các quan hệ thương mại ở các mức độ và như vậy sẽ tạo cơhội để củng cố, thiết lập một mạng lưới phân phối thúc đẩy việc thâm nhập thịtrường Trong các lĩnh vực như quần áo, quà tặng, thì Hội chợ Triển lãmThương mại thường là những cơ hội quyết định để giới thiệu các biện pháp mớiđẩy mạnh kinh doanh bán lẻ cho hàng năm hoặc nửa năm Chúng có thể là sựkiện quan trọng thông báo trước trong thương mại, và nhiều công ty thấy nó làbản chất để tham dự những Hội chợ Triển lãm Thương mại, thông thường cáchtốt nhất để làm điều này thường kết hợp với các nhà phân phối

d/ Hội chợ Triển lãm Thương mại tiêu dùng

Bất chấp sự thật là các Hội chợ Triển lãm Thương mại mở cửa cho quảngđại quần chúng có thể thu hút một số lượng lớn các khách tham quan, đâythường là một sự lãng phí tiền đối với một công ty hoặc một quốc gia tham gia,trừ phi việc phân phối đã được thiết lập, và các sản phẩm của họ có trong cáccửa hàng bán lẻ, loại trừ một điều nếu các khách tham dự có điều kiện trang trảitoàn bộ chi phí và sinh lợi từ việc bán hàng tại gian hàng Nhưng điều nàykhông phải là cách để gây dựng sự tiếp tục bán hàng tại một thị trường

- Nếu sản phẩm của các công ty có mặt tại các cửa hàng, và chúng có thể

đã đồng nhất như nhau, sau đó nó có thể có ích đối với việc tổ chức các Hội chợTriển lãm Thương mại tiêu dùng như một công cụ xúc tiến, đặc biệt nếu việctrưng bày có một lượng khách bán lẻ lớn đã tiêu thụ sản phẩm

III Các Tổ chức Hội chợ Triển lãm lớn trên thế giới :

Hội chợ triển lãm thương mại hiện nay là hoạt động xúc tiến thương mạiđiển hình phổ biến khắp mọi nơi trên thế giới Ơ từng nước có nhiều tổ chứchoạt động trong lĩnh vực này, mỗi khu vực cũng có các tổ chức riêng và trênphạm vi thế giới cũng có tổ chức riêng như B.I.E Mỗi một tổ chức tuỳ theo cáchoạt động cụ thể họ lấy tên cũng khác nhau như:

1) Trên thế giới có B.I.E - International Exhibition Bureau

2) Ở các khu vực cũng có các tổ chức riêng như APECC - Asia Pacific Exhibition & Convention Council

3) Các nước cũng có nhiều tổ chức chuyên sâu như:

- Hannover - Messe International GMBH - Đức

- Adsale - Adsale Exhibition Services Ltd - Hồngkông

- Shanghai International Exhibition Corporation - Trung Quốc

Mỗi nước có từ hàng chục đến hàng trăm tổ chức hội chợ triển lãm, vàcũng mỗi nước có hàng trăm đến hàng ngàn cuộc Hội chợ Triển lãm Thươngmại hàng năm Mỗi khu vưc đều có một tổ chức chuyên về hội chợ triển lãm.Điều này càng chứng tỏ tầm quan trọng của hội chợ triển lãm trong việc xúctiến, đẩy mạnh xuất nhập khẩu và thương mại trong phạm vi một nước, trongkhu vực và toàn cầu

Sau đây là một số tổ chức hội chợ triển lãm của nước ngoài đang hoạtđộng tại Việt Nam và Việt Nam tham gia vào và cùng phối hợp hoạt động

Apecc - Asia Pacific Exhibition & convention council

HỘI ĐỒNG VỀ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM CÁC NƯỚC CHÂU Á - THÁI BÌNH DƯƠNG

Add : 159 Samsung - dong, Kangnam - gu, Seoul 135 - 731

KoreaTel : 82 - 2 - 551 - 1134

Fax : 82 - 2 - 551 - 0117

Website : www.apecc.or.kn

E - mail : master1@apecc.or.kn

1) APECC là một tổ chức quốc tế phi lợi nhuận, phi chính trị Được

thành lập vào tháng 11/1989 gồm 9 thành viên tại cuộc họp mở đầu tại KoreaExhibition Centre ( KOEX ) tại SEOUL Mục đích của APECC là phát triển cáclợi ích kinh doanh toàn cầu của các thành viên thông qua sự cộng tác chặt chẽchung và khuyến khích sự phát triển của các đơn vị Hội chợ Triển lãm ở khuvực Châu Á - Thái Bình Dương

- Đại Hội Đồng đầu tiên được tổ chức tại International Exhibition Centre

ở Osaka (Intex, Osaka) tháng 5/1990 Ngày nay APECC có 34 thành viên của

15 nước khắp khu vực châu A - Thái Bình Dương

- APECC xác định những mục tiêu tổ chức riêng của mình như sau:

+ Nâng cao quyền lợi của các thành viên trong tình hình quốc tế của cáccuộc tổ chức HCTL cùng thời điểm

+ Gây dựng mối quan hệ vì lợi ích chung và tình hữu nghị bền chặt giữa các thành viên.

+ Cung cấp cho các thành viên số lượng thông tin và tư liệu mới nhất về Hội chợ Triển lãm Thương mại

+ Đóng góp hiệu quả vào hoà bình thế giới

- APECC có nhiều loại hình hoạt động hiệu quả cho các thành viên:

+ Ấn phẩm:

APECC Newsletter ( xuất bản mùa xuân và màu thu)APECC Membership Directory ( hàng năm)

APECC Brochure+ Chương trình hoạt động trao đổi cán bộ giữa các thành viên

+ Đáp lại những đề nghị của công chúng giữa các thành viên

+ Dịch vụ Internet : http://www apecc or kn

Bảng 1:

(USD)

Phí ban đầu

1 000 500 300

- APECC gồm 34 thành viên của 15 nước:

a Regular Member ( 29)

b Associate Member ( 3)

- Debindo multi adhismasti pt, Indonexia

- Pt, Ad - House Primacipta, Indonexia

- Viet Nam National Trade Fair and Advertising Company (VINEXAD)

c Affiliate Member (2)

3) Sơ đồ tổ chức :

Đại hội đồng Chủ tịch Phó chủ tịch

ủy Ban thường trực

ủy Ban Luật pháp

ủy Ban Hội viên Tổng Thư ký

Trưởng phòng

4) Tài chính: Tài chính hoạt động của APECC dựa cơ bản vào phí đóng

góp gia nhập và hội viên, phí hàng năm và doanh số từ các nguồn như quảng cáo trong ấn phẩm

Hannover - Messe International GMBH Germany

CÔNG TY HỘI CHỢ TRIỂN LÃM HANNOVER CỘNG HOÀ LIÊN BANG ĐỨC.

1 Đơn vị tổ chức Hội chợ triển lãm Thương mại lớn nhất thế giới.

Công ty đặt tại Hannover - Deutsche Messe AG là một trong những đơn

vị tổ chức Hội chợ triển lãm Thương mại có kinh nghiệm và thành công nhấttrên thế giới và chịu trách nhiệm về Hannover Fair, CeBIT, EMO và LIGNAHannover - những Hội chợ Triển lãm Thương mại quan trọng nhất trên thế giới.Công ty trực thuộc là Hannover - Messe International tiếp nối những công việccủa Deutsche Messe AG và kinh nghiệm của mình về thị trường quốc tế nhằmcung cấp dịch vụ Hội chợ Triển lãm Thương mại tốt nhất

Hannover - Messe International có những khả năng tạo ra ảnh hưởng tốt

về các thị trường đầy hứa hẹn và mở rộng kinh doanh

2 Đơn vị hàng đầu về tiếp thị ở những thị trường phát triển.

+ Từ năm 1985 Hannover - Messe International đã phát triển và tổ chứccác hội chợ công nghiệp và triển lãm thương mại khắp toàn cầu Các hoạt động

của đơn vị tập chung vào các thị trường phát triển để tạo ra những tiền đề banđầu chưa có đối với các công ty công nghiệp (Thí dụ khách tham dự).

+ Hannover Messe International là một tổ chức Hội chợ Triển lãmThương mại châu Âu hàng đầu ở Trung Quốc Chính tại đây công ty đã có một

hồ sơ hào hùng vào năm 1984 Những Hội chợ Triển lãm Thương mại tổ chứctại Trung Quốc đã tạo ra một hòn đá tảng vào phần còn lại của khu vực rộng lớnnày

+ Tại Việt nam, một khu vực phát triển nhanh đang được quan tâm,Hannover Messe International đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệm trong hoạtđộng tiếp thị Hội chợ Triển lãm Quan hệ với những (nhà quyết định) quan chứcquan trọng tại đây rất tốt Gắn chặt với trong nước, Hannover MesseInternational đóng một vai trò quan trọng tại Thổ Nhĩ Kỳ tại đây công ty đã tổchức một Hội chợ Công nghiệp lớn nhất nước này

3 Điều hành Hội chợ triển lãm Thương mại toàn cầu

- Sự thật là Hannover - Messe International đã chứng minh thành tíchtrong việc tổ chức các Hội chợ triển lãm Thương mại khắp thế giới có thể đượcgiải thích bởi tính chuyên môn cao và bởi mạng lưới hoạt động cụ thể

- Một đội ngũ chuyên gia có thể đảm nhiệm tốt các lĩnh vực kinh tế, côngnghệ cũng như kiến thức về thị trường địa phương

+ Mối quan hệ tốt và liên lạc thường xuyên với cán bộ Nhà nước, PhòngThương mại các Hiệp hội trên toàn cầu

+ Một mạng lưới hoạt động có hiệu quả - 70 đại diện tại các địa phương ởnhiều vùng và nhiều nước

- Hội chợ công nghiệp và Triển lãm Thương mại do Hannover - MessInternational tổ chức nhanh chóng trở thành những sự kiện hàng đầu của quốcgia và khu vực đối với lĩnh vực riêng này Điều này khẳng định vai trò quyếtđịnh của Hannover - Mess International

- Ngoài việc tổ chức Hội chợ triển lãm Thương mại Hannover - MessInternational cũng phối hợp giới thiệu và cũng trưng bày tại các khu Hội chợtriển lãm Thương mại ở Đức cũng như các nước khác trên thế giới Các hoạtđộng này được thực hiện nhân danh Hiệp hội Công nghiệp và các tổ chức xúctiến thương mại

a) Hội chợ công nghiệp:

- Hoạt động dịch vụ và bí quyết quan trọng để mở rộng thị trường

- Hannover - Mess International đã chứng tỏ là một đối tác hiệu quả cókhả năng phát triển những hiểu biết thích hợp đối với Hội chợ công nghiệp.Thành công tổ chức của công ty trong lĩnh vực này là nhờ: