CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM

- Có thể tham khảo định nghĩa sau về các khái niệm hội chợ triển lãm thương mại do luật thương mại đưa ra: + Hội chợ thương mại là một hoạt động xúc tiến thương mại tập trung trong một t

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM

I KHÁI NIỆM - VAI TRÒ CỦA HỘI CHỢ TRIỂN LÃM TRONG NỀN KINH TẾ QUỐC DÂN

1 KHÁI NIỆM VỀ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM

1.1 Hội chợ triển lãm

- Khái niệm hội chợ triển lãm đã hình thành từ rất lâu Khi nền sản xuất

đã phát triển đến một trình độ nhất định, trong xã hội xuất hiện nhu cầu trao đổi mua bán hàng hoá Để thuận tiện cho việc diễn ra các hoạt động trao đổi mua bán người ta quy định một số địa điểm cố định, tại đây người mua và người bán thực hiện trao đổi hàng hoá với nhau Đó chính là các chợ Tại đây các thương nhân, người sản xuất, người tiêu dùng tụ họp và mua bán Có hai dạng chợ chính:

+ Chợ ngày: Nơi việc tụ họp mua bán (gọi là họp chợ) diễn ra hàng ngày

+ Chợ phiên: Chỉ họp chợ vào các thời điểm và địa điểm nhất định Chợ phiên chính là hình thái ban đầu của các hội chợ triển lãm ngày nay

- Cùng với sự phát triển của sản xuất và trao đổi hàng hoá, có một số phiên chợ có quy mô ngày càng lớn Những người tham gia không chỉ để mua bán hàng hoá mà đôi khi còn vì những mục đích khác như để gặp gỡ các thương nhân khác, tìm kiếm bạn hàng Cho đến khi thời kỳ Chủ nghĩa Tư Bản ra đời thì khái niệm về hội chợ cơ bản đã hình thành Có thể hiểu hội chợ là một hoạt động mang tính định kỳ được tổ chức tại một địa điểm, thời gian nhất định và là nơi người bán, người mua trực tiếp giao dịch mua bán

- Khái niệm triển lãm xuất hiện muộn hơn hội chợ Triển lãm có hình thái khá gần với hội chợ nhưng tại triển lãm mục đích của người tham dự không phải là bán hàng tại chỗ mà chủ yếu là giới thiệu, quảng cáo Các triển lãm thường không có tính định kỳ như hội chợ

- Có thể tham khảo định nghĩa sau về các khái niệm hội chợ triển lãm thương mại do luật thương mại đưa ra:

+ Hội chợ thương mại là một hoạt động xúc tiến thương mại tập trung trong một thời gian và địa điểm nhất định, trong đó tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh trưng bày hàng hoá của mình nhằm mục đích tiếp thị ký kết hợp đồng mua bán hàng

+ Triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại thông qua việc trưng bày hàng hoá, tài liệu về hàng hoá để giới thiệu, quảng cáo nhằm mở rộng

và thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá

- Như vậy, hội chợ triển lãm là một trong những loại hình xúc tiến thương mại, được diễn ra dưới hình thức một thị trường hoạt động tập trung tại một địa điểm nhất định trong một khoảng thời gian nhất định, mà tại đó các nhà sản xuất kinh doanh trưng bày, quảng cáo và bán sản phẩm hàng hoá của mình nhằm giới thiệu trực tiếp với người tiêu dùng, tìm kiếm đối tác làm ăn, ký kết hợp đồng và kêu gọi đầu tư

- Xét về bản chất, hội chợ và triển lãm đều có mục đích là quảng cáo, giới thiệu các sản phẩm hàng hoá trực tiếp ra thị trường Nhưng trong hội chợ thì các nhà tham gia được phép bán sản phẩm hàng hoá trực tiếp cho người tiêu dùng, còn triển lãm thì hoạt động này chỉ có thể diễn ra sau khi triển lãm kết thúc Chính vì vậy đối tượng chính tham gia triển lãm chủ yếu là các nhà sản xuất, cung ứng hoặc đại lý của họ, còn tham gia hội chợ thì cả nhà sản xuất và thương mại, thời gian diễn ra hội chợ thường bao giờ cũng dài hơn thời gian tổ chức triển lãm Vì mục tiêu chính của nhà tham gia triển lãm là chỉ tập trung quảng cáo giới thiệu sản phẩm trong một vài ngày đầu theo kế hoạch, còn các nhà thương mại thì cần nhiều thời gian để có thể đạt được một trong những mục tiêu chính là doanh thu và lợi nhuận bán hàng

1.2 Những đặc trưng cơ bản của hội chợ triển lãm.

- Địa điểm và thời gian của hội chợ, triển lãm không quy định rõ ràng mà

phụ thuộc chủ yếu vào tính chất của từng cuộc hội chợ, triển lãm:

+ Địa điểm phải là ở các khu đô thị lớn, có mặt bằng rộng, thuận tiện giao thông vận tải, đảm bảo các điều kiện thông tin, cơ sở hạ tầng, an ninh

+ Thời gian tổ chức hội chợ thường kéo dài từ 7 đến 15 ngày, trong khi thời gian cho một cuộc triển lãm thường không quá 7 ngày Ngaòi ra các cuộc hội chợ triển lãm tổng hợp có thời gian dài hơn các cuộc hội chợ triển lãm chuyên nghành

- Hoạt động hội chợ triển lãm là hình thức xúc tiến thương mại trực tiếp,

tiếp nhận nhiều nguồn thông tin các đối thủ cạnh tranh, những đánh giá về sản phẩm từ người tiêu dùng và thông tin từ những bạn hàng hiện tại cũng như tiềm năng, có thể xác định một cách tương đối vị thế của các doanh nghiệp trên thị trường và tìm kiếm cơ hội dẫn đến ký kết các hợp đồng mua bán, liên doanh, liên kết và đầu tư

- Về phía nhà tổ chức, hội chợ triển lãm là loại hình kinh doanh dịch vụ trên cơ sở tổ chức và cho thuê các sản phẩm của mình như: Thuê địa điểm, gian hàng trưng bày, thiết bị giàn dựng, tư vấn, vận tải hàng hoá đến và ra khỏi hội chợ triển lãm Ngoài ra còn tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị và các dịch vụ kèm theo

1.3 Chức năng của hội chợ triển lãm

Hội chợ triển lãm là loại hình hoạt động với nhiều chức năng quan trọng

và tổng hợp bao gồm các chức năng sau đây:

- Chức năng thông tin:

+ Thông tin về giá cả: Tại hội chợ triển lãm các nhà sản xuất kinh doanh bao giờ cũng đưa ra giá cả chính xác về sản phẩm hàng hoá của mình Thông qua đó các nhà doanh nghiệp nắm bắt được giá cả trên thị trường một cách nhanh nhạy, so sánh giá sản phẩm của mình với giá của các sản phẩm khác cùng loại trên thị trường, từ đó nghiên cứu và đề ra chiến lược cạnh tranh về giá

+ Thông tin về chất lượng sản phẩm: Để quảng cáo về sản phẩm các nhà doanh nghiệp phải bằng cách này hay cách khác thông tin cho khách hàng biéet tính năng, tác dụng của sản phẩm, công nghệ chế tạo sản phẩm và các chỉ tiêu

kỹ thuật, chỉ tiêu chất luợng và các giấy tờ có liên quan đến sự kiểm nghiệm của các cơ quan chức năng đối với các chỉ tiêu này (ví dụ giấy chứng chỉ chất lượng ISOO 9000, các huân huy chương )

+ Thông tin về cung - cầu: Tham gia hội chợ triển lãm có nhiều sản phẩm cùng loại hoặc các sản phẩm thay thế, qua đó các nhà doanh nghiệp cũng như nhà quản lý vĩ mô có thể dánh giá lượng cung của sản phẩm trên thị trường Hội chợ triển lãm là thị trường thu nhỏ phản ánh khả năng tiêu thụ trên thị trường lớn, giúp các nhà doanh nghiệp tính toán đánh giá mức độ chênh lệch cung-cầu

để điều chỉnh chiến lược sản xuất kinh doanh hiện tại và tương lai của mình

+ Thông tin về kiểu dáng sản phẩm: Cùng một loại sản phẩm có thể có rất nhiều kiểu dáng, mẫu mã khác nhau Hội chợ triển lãm là nơi các nhà doanh nghiệp đưa đến trình diễn các loại kiểu dáng mẫu mã sản phẩm mới nhất của mình, người tiêu dùng dựa vào thị hiếu, sở thích để lựa chọn các sản phẩm qua

đó các nhà doanh nghiệp ra quyết định sản xuất loại kiểu dáng nào, mẫu mã nào

là phù hợp

+ Thông tin về đối thủ cạnh tranh: Tham gia hội chợ cùng với sản phẩm của doanh nghiệp là các sản phẩm cùng loại của các đối thủ cạnh tranh Đây là điều kiện tốt nhất giúp các nhà doanh nghiệp đánh giá được khả năng của các

đối thủ trong nghành trên nhiều phương diện: giá cả, sản phẩm, khách hàng, xúc tiến

+ Thông tin về đầu tư, nghiên cứu và quản lý vĩ mô: Trong các hội chợ triển lãm thường tổ chức các hội thảo, hội nghị do ban tổ chức hoặc khách hàng chủ trì, các nhà đầu tư, nhà sản xuất và nhà quản lý chính sách nhận được nhiều thông tin liên quan đến khả năng đầu tư, khuyến khích sản xuất, tư vấn và chính sách quản lý vĩ mô

- Chức năng thương mại:

Hoạt động hội chợ triển lãm tạo điều kiện không chỉ để các nhà sản xuất

và người tiêu dùng gặp gỡ, trao đổi thông tin thông qua hoạt động mua bán mà quan trọng hơn là tạo môi trường xúc tiến thương mại trong nước và quốc tế Hội chợ là nơi góp mặt của các doanh nghiệp lớn với nhiều chủng loại sản phẩm hàng hoá, phản ánh mức độ cung-cầu của nền kinh tế về các sản phẩm một cách đáng tin cậygiúp các nhà sản xuất chú trọng đến việc sản xuất ra những sản phẩm mà xã hội cần chứ không phải mang quảng cáo và bán những sản phẩm truyền thống mình có Quan trọng hơn là trong điều kiện xu hướng toàn cầu hoá ngày càng gia tăng cùng với tốc độ phát triển chóng mặt của khoa học công nghệ thì chu kỳ sống của sản phẩm ngày càng ngắn lại, quan hệ kinh tế, quốc tế

mở rộng, hoạt động hội chợ triển lãm tạo môi trường thuận lợi cho việc hợp tác làm ăn không chỉ giữa các nhà sản xuất mà còn ở cấp chính phủ giữa các quốc gia

- Chức năng quảng cáo:

Hội chợ triển lãm đóng vai trò rất quan trọng trong quảng cáo Quảng cáo

có nhiều hình thức, phương thức thể hiện Thông qua quảng cáo, các nhà sản xuất thông tin cho đối tác, người tiêu dùng về tiềm lực của mình, định hướng, nhu cầu và các sản phẩm, xác định được vị thế của doanh nghiệp mình trên thị trường trong nước và quốc tế

Tiến bộ khoa học kỹ thuật ngày một phát triển, công nghệ thông tin đã và đang trở thành một thứ vũ khí không thể thiếu được trong sản xuất kinh doanh làm cho chu kì sản phẩm sản xuất ra phải nhanh chóngtiếp cận đến người tiêu dùng với lượng thông tin đầy đủ, cụ thể, chính xác về sản phẩm, các nhà sản xuất phải quảng cáo và hội trợ triển lãm là hình thức quảng cáo hữu hiệu nhất nhờ tính trực tiếp và tập trung của nó

Trong hội chợ triển lãm, cùng một lưu lượng khách hàng đông, họ có thể trực tiếp nghe, nhìn, cầm, nắm hoặc dùng thử nhờ đó những nhận xét, đánh giá của họ về sản phẩm thường chính xác Quảng cáo trong hội chợ triển lãm cũng

thể hiện trình độ văn minh tiếp thị của doanh nghiệp thông qua cách trang trí gian hàng và trưng bày sản phẩm cũng như trình độ giao tiếp, phương thức bán hàng của nhân viên

- Chức năng sản xuất:

Hội chợ triển lãm có tác động kích thích và tăng khả năng sản xuất của doanh nghiệp nhờ có thêm bạn hàng vì:

+ Ký kết hợp đồng cung cấp hàng hoá dịch vụ với khối lượng lớn (kích thích sản xuất)

+ Đàm phán ký kết hợp đồng chuyển giao công nghệ, mua sắm thiết bị máy móc (tăng khả năng sản xuất)

+ Hợp tác đầu tư, nghiên cứu thiết kế và tư vấn (tăng khả năng sản xuất)

2 PHÂN LOẠI

Hội chợ triển lãm rất đa dạng về thể loại do tính phong phú của hoạt động kinh tế, trên thực tế người ta chưa có một tiêu chuẩn chính thức nào để định nghĩa và phân loại các cuộc hội chợ triển lãm ngoài cái tên gọi của chúng Để giúp chúng ta nhận biết và phân biệt một cách tương đối, hội chợ triển lãm thường phân thành các loại như sau:

2.1 Phân loại theo chu kỳ:

- Hội chợ triển lãm định kỳ: Thường tổ chức hàng năm hoặc vài năm một

lần vào một thời gian và địa điểm nhất định Hội chợ triển lãm loại này thường

có quy mô lớn, có uy tín, khách tham gia đông và quen thuộc, giới thiệu những sản phẩm có thị trường lớn

- Hội chợ triển lãm không định kỳ: Được tổ chức nhằm đáp ứng những

nhu cầu của các doanh nghiệp có sản phẩm ở các thị trường hẹp hơn như các địa phương, các nghành kinh tế Các hội chợ triển lãm này thường có sự phối hợp chặt chẽ và có sự hỗ trợ của địa phương hoặc nghành có liên quan, thường quy

mô không lớn

2.2 Phân loại theo nghành hàng:

- Hội chợ triển lãm tổng hợp: Với sự tham gia của nhiều doanh nghiệp

trong nước và quốc tế thuộc nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau nhằm giới thiệu

và bán sản phẩm như: Hội chợ Thương mại, Hội chợ Xuân, Hội chợ triển lãm Humburg

- Hội chợ triển lãm chuyên ngành: Mục tiêu của loại hội chợ triển lãm

này là giới thiệu sản phẩm của một lĩnh vực kinh tế nào đó trong nền kinh tế như: Hội chợ Công nghiệp, Triển lãm Môi trường, Hội chợ triển lãm ngành Hoá chất

2.3 Phân loại theo phạm vi tổ chức:

- Hội chợ triển lãm quốc tế: Được tổ chức trong nước hoặc ở nước ngoài

với sự tham gia của khách hàng từ nhiều quốc gia khác nhau Theo nội dung thì

có thể là hội chợ tổng hợp hay hội chợ chuyên nghành, định kỳ hay bất thường như: Triển lãm Hàng không Pháp, Hội chợ Thương mại Humburg (Đức), Hội chợ quốc tế hàng Công nghiệp Việt Nam tháng 10, Triển lãm quốc tế "TECOM"

về viễn thông tháng 11, Hội chợ thương mại quốc tế EXPO tháng tư hàng năm ở Việt Nam

- Hội chợ triển lãm trong nước: Khách tham gia chỉ gồm các doanh

nghiệp trong nước nhằm xúc tiến bán hàng, hay phát huy nội lực của các doanh nghiệp nội địa như Hội chợ Xuân, Hội chợ Thời trang, Hội chợ Hàng tiêu dùng

- Hội chợ triển lãm địa phương: Được tổ chức trong phạm vi của tỉnh,

thành phố hoặc một địa phương nào đó với sự tham gia của các doanh nghiệp trong địa phương đó nhằm khuyến khích phát triển kinh tế địa phương, mở rộng quan hệ với các địa phương khác và hợp tác liên doanh

3 VAI TRÒ CỦA HOẠT ĐỘNG HỘI CHỢ TRIỂN LÃM:

3.1 Đối với nền kinh tế quốc dân

- Tạo mối liên kết: Giữa các doanh nghiệp, giữa các nghành, các vùng

nhằm phát huy thế mạnh tiềm năng của từng doanh nghiệp, từng nghành và vùng kinh tế Trong liên kết kinh tế mỗi doanh nghiệp đều cố gắng biến tiềm lực của doanh nghiệp mình thành lợi thế so sánh Hội chợ triển lãm là cầu nối cho các doanh nghiệp gặp gỡ tìm hiểu để liên kết với nhau tạo ra sức mạnh cạnh tranh cho mình và nền kinh tế nói chung

- Tạo mặt bằng giá: Thông qua hội chợ triển lãm người ta xác định được

mặt bằng giá của các sản phẩm, nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, phán đoán được lượng khách hàng tiềm năng và sức mua của thị trường

- Tạo môi trường đầu tư: Nhờ chức năng kích thích sản xuất, nhu cầu phát

triển sản xuất tăng, vốn và công nghệ tăng và đây là cơ hội cho các nhà đầu tư khai thác

- Hội nhập quốc tế: Thông qua hội chợ triển lãm quốc tế, bạn bè quốc tế

không chỉ biết được các sản phẩm truyền thống của dân tộc mà quan trọng hơn

là họ hiểu thêm về văn hoá, lối sống cũng như tiềm năng kinh tế, con người của đất nước mình Mặt khác, các nhà doanh nghiệp, nhà quản lý trong nước còn tiếp xúc với những công nghệ tiên tiến, học hỏi được kinh nghiệm quản lý từ các nước phát triển Góp phần tăng cường mối quan hệ quốc tế, thúc đẩy quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới và khu vực

3.2 Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Hội chợ triển lãm là một trong những bộ phận quan trọng trong chính sách xúc tiến của doanh nghiệp Chính vì vậy, tham gia hội chợ triển lãm là một trong các phương pháp hiệu quả đối với việc đẩy mạnh công tác này:

- Hỗ chợ cho chiến lược Marketing của doanh nghiệp: Tham gia hội chợ

triển lãm giúp doanh nghiệp hoàn thiện hơn nữa kế hoạch Marketing của mình, đánh giá tính hiệu quả của hoạt động Marketing đã thực hiện Từ đó doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình một chính sách xúc tiến phù hợp, kết hợp với hình ảnh về sản phẩm như một sản phẩm chất lượng cao

- Tiếp cận các khách hàng: Một cuộc hội chợ triển lãm được tổ chức tốt sẽ

quy tụ được một lưu lượng lớn các khách hàng, cho phép doanh nghiệp trực tiếp giới thiệu hàng hoá, tiếp xúc với khách hàng, hướng dẫn cách sử dụng, giúp họ yên tâm khi quyết định mua hàng, đồng thời nhận được những thông tin phản hồi tại chỗ

- Mở rộng thị trường, xâm nhập thị trường mới: Tham gia các cuộc hội

chợ triển lãm ở thị trường này giúp các doanh nghiệp rút ngắn được thời gian tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu, phong tục, lối sống của khách hàng thông qua các cuộc tiếp xúc trực tiếp ngay tại hội chợ triển lãm

- Củng cố danh tiếng, hình ảnh của doanh nghiệp: Thông qua hoạt động

hội chợ triển lãm các doanh nghiệp khuyếch trương hình ảnh về doanh nghiệp mình, giới thiệu với khách hàng về lịch sử phát triển, năng lực, uy tín, triển vọng lĩnh vực kinh doanh Nhờ đó, doanh nghiệp để lại một "ấn tượng tốt" đối với khách hàng và có ảnh hưởng nhất định đến quyết định mua hàng trong tương lai của các khách hàng

- Quan sát, tìm hiểu về sự cạnh tranh trong nghành: Một lợi ích quan

trọng mà các cuộc hội chợ triển lãm mang lại cho các doanh nghiệp tham gia là

họ có cơ hội đánh giá về các đối thủ cạnh tranh Phân tích được cường độ cạnh tranh trong nghành thông qua số lượng và kết cấu các đối tượng cạnh tranh, đồng thời nhận biết được đối tượng cạnh tranh trực tiếp Phân tích lợi thế cạnh tranh và khả năng cạnh tranh của họ để xây dựng chiến lược phù hợp cho hướng

đi của mình

- Xúc tiến hợp tác, đầu tư: Tham gia hội chợ triển lãm, doanh nghiệp có

rất nhiều cơ hội để ký kết hợp đồng, đàm phán, kêu gọi đầu tư và liên kết kinh

tế với các nhà sản xuất khác Tổ chức hoặc tham gia các cuộc hội thảo, hội nghị trong hội chợ triển lãm, doanh nghiệp sẽ có cơ hội nắm bắt các nguồn thông tin quý giá từ các cuộc bàn luận, đối thoại về các chủ đề liên quan đến lĩnh vực của mình

II QUY TRÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘI CHỢ TRIỂN LÃM

Đối với đơn vị tổ chức quy trình tổ chức hội chợ triển lãm bao gồm:

1 CÁC HOẠT ĐỘNG TRƯỚC HỘI CHỢ:

1.1 Nghiên cứu thị trường và xây dựng đề án

Giống như đối với bất kỳ một sản phẩm nào khác, trước khi sản xuất kinh doanh các nhà doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ thị trường Trong việc tổ chức các cuộc hội chợ triển lãm, nhà tổ chức phải nghiên cứu kỹ lưỡng môi truờng kinh tế-xã hội, các mối quan tâm của thị trường, các vấn đề nổi trội trong nền kinh tế Sự thành công của một cuộc hội chợ triển lãm được đánh giá theo nhiều tiêu thức khác nhau: lợi nhuận, chất lượng phục vụ, số lượng khách tham quan

và khách tham gia Điều đó phụ thuộc vào kết quả khảo sát thị trường

- Ngiên cứu thị trường: Nội dung nghiên cứu là nhu cầu và khả năng tham gia của các doanh nghiệp, có nghĩa là sức mua của khách hàng về dịch vụ

mà hội chợ cung cấp trên cơ sở đó đưa ra giá cả phù hợp cho từng loại Nguồn thông tin chủ yếu để nghiên cứu lấy từ các Bộ, Nghành quản lý các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực mà hội chợ đề cập đến:

+ Căn cứ các nguồn thông tin trong thị trường, lập đề án xác định tiêu đề của hội chợ và nhóm đối tượng khách mời tham gia

+ Tìm các đối tác cùng tổ chức với bản thảo sơ bộ đề án

Sau khi đã có các thông tin phản hồi từ các đối tác về tính khả thi của hội chợ, bắt đầu lên đề án chi tiết

- Xây dựng đề án: Bao gồm các mục chính sau

+ Xác định địa điểm, thời gian tổ chức

+ Tìm đơn vị bảo trợ

+ Xác định các đơn vị đồng tổ chức

+ Quy mô, nội dung, các hoạt động chính của hội chợ

+ Xác định đơn vị hoạch toán chính, xác định giá cả gian hàng và các dịch vụ kèm theo

+ Ký kết hợp đồng hợp tác cần thiết với các đối tác

Khảo sát thị trường và hoàn thành đề án thường phải diễn ra trước khi tổ chức ít nhất 6 tháng (đôí với hội chợ trong nước) và một năm (đối với hội chợ quốc tế)

1.2 Xin giấy phép và thành lập ban tổ chức

Tại Việt Nam Bộ Thương mại là người cấp giấy phép cho các cuộc hội chợ triển lãm thương mại, Bộ Văn hoá-Thông tin cấp cho hội chợ triển lãm văn hoá nghệ thuật Các cuộc hội chợ triển lãm chuyên nghành có thể do Bộ chủ quản cấp, còn ở các địa phương có thể do UBND Tỉnh, Thành phố cho phép

Sau khi được phép tổ chức, các bên có liên quan họp bàn thành lập ban tổ chức hội chợ để lên kế hoạch chi tiết thực hiện, điều hành và chịu trách nhiệm kết quả của hội chợ

1.3 Xây dựng thư mời, lên sơ đồ gian hàng

- Người tổ chức soạn thảo thư mời giửi tới các khách tham gia thường bao gồm: Thư mời, bản đăng ký tham gia, đăng ký xét thưởng ( nếu có) và các giấy tờ khác nếu có yêu cầu của khách Nội dung thư mời phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin chính xác liên quan đến hội chợ cho khách hàng như: Quy

mô, nội dung, thời gian và địa điểm tổ chức, giá cả, đối tượng khách tham gia và được hoàn tất để gửi đi ít nhất trước 6 tháng cho khách quốc tế và 3 tháng cho khách nội địa

- Để khuyến khích các doanh nghiệp đăng ký tham gia sớm, Ban tổ chức lên sơ đồ gian hàng cho khu trưng bày để khách hàng lựa chọn vị trí Việc bố trí

gian hàng trong một hội chợ triển lãm, Thường Ban tổ chức phân thành các khu theo nghành hàng, trong khu của mình khách được quyền lựa chọn vị trí phù hợp theo nguyên tắc đăng ký trước chọn trước

1.4 Quảng cáo và mời khách tham gia

- Một cuộc hội chợ triển lãm thu hút được đông đảo khách tham gia và khách tham quan thì coi như đạt được một nửa thành công Chính vì vậy nhà tổ chức phải mở chiến dịch quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng như: Đài truyền hình, truyền thanh, báo, tạp chí, trên Internet Chiến dịch quảng cáo này bao gồm hai giai đoạn:

+ Giai đoạn 1: Tiến hành ngay sau khi nhà tổ chức đăng ký tổ chức với mục đích thu hút các doanh nghiệp có quan tâm tham gia

+ Giai đoạn 2: Thực hiện một thời gian truớc cuộc hội chợ triển lãm nhằm quảng cáo cho khách tham quan về ý nghĩa chủ đề hội chợ triển lãm

- Một khâu quan trọng và khó khăn nhất trong tổ chức hội chợ triển lãm

là mời khách tham gia, cũng tương tự như các nhà sản xuất tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm Công việc này được thực hiện thông qua một công nghệ tiếp thị tổng hợp bằng nhiều con đường, thường bao gồm:

+ Đi mời trực tiếp tại doanh nghiệp

+ Sử dụng hệ thống cộng tác viên, văn phòng đại diện

+ Mời qua các phương tiện thông tin như điện thoại, Fax, thư tín

+ Mời trong các cuộc hội chợ triển lãm khác

- Cùng với quá trình mời khách tham gia hội chợ, có kêu gọi các nhà tài trợ Các nhà tài trợ thường là các doanh nghiệp lớn cần một chiến dịch quảng cáo cho sản phẩm của mình thông qua hội chợ Hình thức tài trợ có thể bằng tiền, quà tặng và tuỳ theo mức độ tài trợ, nhà tài chợ được hưởng một số quyền lợi nhất định trong hội chợ như: Được miễn giảm phí thuê gian hàng, được quảng cáo miễn phí trong khuân viên hội chợ, được tổ chức các hoạt động khác phục vụ chiến dịch quảng cáo

1.5 Tiếp nhận đăng ký, bố trí gian hàng

- Một bộ phận chuyên trách làm việc trực tiếp với khách hàng thông qua các công việc: Tiếp nhận đăng ký, ký kết hợp đồng thuê gian hàng và dịch vụ,

bố trí gian hàng, nắm bắt và giải quyết yêu cầu của khách hàng và thường xuyên báo cáo với Ban tổ chức tiến độ của công việc, đề xuất các biện pháp nhằm đảm bảo kế hoạch thực hiện Tiếp nhận đăng ký của khách, phân loại khách hàng