Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống
1
/ 19 trang
THÔNG TIN TÀI LIỆU
Thông tin cơ bản
Định dạng
Số trang
19
Dung lượng
32,11 KB
Nội dung
CƠ SỞLÝLUẬNCHUNGVỀ HỘI CHỢTRIỂNLÃM I. KHÁI NIỆM - VAI TRÒ CỦA HỘICHỢTRIỂNLÃM TRONG NỀN KINH TẾ QUỐC DÂN 1. KHÁI NIỆM VỀHỘICHỢTRIỂNLÃM 1.1. Hộichợtriểnlãm - Khái niệm hộichợtriểnlãm đã hình thành từ rất lâu. Khi nền sản xuất đã phát triển đến một trình độ nhất định, trong xã hội xuất hiện nhu cầu trao đổi mua bán hàng hoá. Để thuận tiện cho việc diễn ra các hoạt động trao đổi mua bán người ta quy định một số địa điểm cố định, tại đây người mua và người bán thực hiện trao đổi hàng hoá với nhau. Đó chính là các chợ. Tại đây các thương nhân, người sản xuất, người tiêu dùng tụ họp và mua bán. Có hai dạng chợ chính: + Chợ ngày: Nơi việc tụ họp mua bán (gọi là họp chợ) diễn ra hàng ngày. + Chợ phiên: Chỉ họp chợ vào các thời điểm và địa điểm nhất định. Chợ phiên chính là hình thái ban đầu của các hộichợtriểnlãm ngày nay. - Cùng với sự phát triển của sản xuất và trao đổi hàng hoá, có một số phiên chợcó quy mô ngày càng lớn. Những người tham gia không chỉ để mua bán hàng hoá mà đôi khi còn vì những mục đích khác như để gặp gỡ các thương nhân khác, tìm kiếm bạn hàng .Cho đến khi thời kỳ Chủ nghĩa Tư Bản ra đời thì khái niệm vềhộichợcơ bản đã hình thành. Có thể hiểu hộichợ là một hoạt động mang tính định kỳ được tổ chức tại một địa điểm, thời gian nhất định và là nơi người bán, người mua trực tiếp giao dịch mua bán. - Khái niệm triểnlãm xuất hiện muộn hơn hội chợ. Triểnlãmcó hình thái khá gần với hộichợ nhưng tại triểnlãm mục đích của người tham dự không phải là bán hàng tại chỗ mà chủ yếu là giới thiệu, quảng cáo. Các triểnlãm thường không có tính định kỳ như hội chợ. - Có thể tham khảo định nghĩa sau về các khái niệm hộichợtriểnlãm thương mại do luật thương mại đưa ra: + Hộichợ thương mại là một hoạt động xúc tiến thương mại tập trung trong một thời gian và địa điểm nhất định, trong đó tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh trưng bày hàng hoá của mình nhằm mục đích tiếp thị ký kết hợp đồng mua bán hàng. + Triểnlãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại thông qua việc trưng bày hàng hoá, tài liệu về hàng hoá để giới thiệu, quảng cáo nhằm mở rộng và thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá. - Như vậy, hộichợtriểnlãm là một trong những loại hình xúc tiến thương mại, được diễn ra dưới hình thức một thị trường hoạt động tập trung tại một địa điểm nhất định trong một khoảng thời gian nhất định, mà tại đó các nhà sản xuất kinh doanh trưng bày, quảng cáo và bán sản phẩm hàng hoá của mình nhằm giới thiệu trực tiếp với người tiêu dùng, tìm kiếm đối tác làm ăn, ký kết hợp đồng và kêu gọi đầu tư. - Xét về bản chất, hộichợ và triểnlãm đều có mục đích là quảng cáo, giới thiệu các sản phẩm hàng hoá trực tiếp ra thị trường. Nhưng trong hộichợ thì các nhà tham gia được phép bán sản phẩm hàng hoá trực tiếp cho người tiêu dùng, còn triểnlãm thì hoạt động này chỉ có thể diễn ra sau khi triểnlãm kết thúc. Chính vì vậy đối tượng chính tham gia triểnlãm chủ yếu là các nhà sản xuất, cung ứng hoặc đại lý của họ, còn tham gia hộichợ thì cả nhà sản xuất và thương mại, thời gian diễn ra hộichợ thường bao giờ cũng dài hơn thời gian tổ chức triển lãm. Vì mục tiêu chính của nhà tham gia triểnlãm là chỉ tập trung quảng cáo giới thiệu sản phẩm trong một vài ngày đầu theo kế hoạch, còn các nhà thương mại thì cần nhiều thời gian để có thể đạt được một trong những mục tiêu chính là doanh thu và lợi nhuận bán hàng. 1.2 Những đặc trưng cơ bản của hộichợtriển lãm. - Địa điểm và thời gian của hội chợ, triểnlãm không quy định rõ ràng mà phụ thuộc chủ yếu vào tính chất của từng cuộc hội chợ, triển lãm: + Địa điểm phải là ở các khu đô thị lớn, có mặt bằng rộng, thuận tiện giao thông vận tải, đảm bảo các điều kiện thông tin, cơsở hạ tầng, an ninh. + Thời gian tổ chức hộichợ thường kéo dài từ 7 đến 15 ngày, trong khi thời gian cho một cuộc triểnlãm thường không quá 7 ngày. Ngaòi ra các cuộc hộichợtriểnlãm tổng hợp có thời gian dài hơn các cuộc hộichợtriểnlãm chuyên nghành. - Hoạt động hộichợtriểnlãm là hình thức xúc tiến thương mại trực tiếp, tiếp nhận nhiều nguồn thông tin các đối thủ cạnh tranh, những đánh giá về sản phẩm từ người tiêu dùng và thông tin từ những bạn hàng hiện tại cũng như tiềm năng, có thể xác định một cách tương đối vị thế của các doanh nghiệp trên thị trường và tìm kiếm cơhội dẫn đến ký kết các hợp đồng mua bán, liên doanh, liên kết và đầu tư. - Về phía nhà tổ chức, hộichợtriểnlãm là loại hình kinh doanh dịch vụ trên cơsở tổ chức và cho thuê các sản phẩm của mình như: Thuê địa điểm, gian hàng trưng bày, thiết bị giàn dựng, tư vấn, vận tải hàng hoá đến và ra khỏi hộichợtriển lãm. Ngoài ra còn tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị và các dịch vụ kèm theo. 1.3 Chức năng của hộichợtriểnlãmHộichợtriểnlãm là loại hình hoạt động với nhiều chức năng quan trọng và tổng hợp bao gồm các chức năng sau đây: - Chức năng thông tin: + Thông tin về giá cả: Tại hộichợtriểnlãm các nhà sản xuất kinh doanh bao giờ cũng đưa ra giá cả chính xác về sản phẩm hàng hoá của mình. Thông qua đó các nhà doanh nghiệp nắm bắt được giá cả trên thị trường một cách nhanh nhạy, so sánh giá sản phẩm của mình với giá của các sản phẩm khác cùng loại trên thị trường, từ đó nghiên cứu và đề ra chiến lược cạnh tranh về giá. + Thông tin về chất lượng sản phẩm: Để quảng cáo về sản phẩm các nhà doanh nghiệp phải bằng cách này hay cách khác thông tin cho khách hàng biéet tính năng, tác dụng của sản phẩm, công nghệ chế tạo sản phẩm và các chỉ tiêu kỹ thuật, chỉ tiêu chất luợng và các giấy tờ có liên quan đến sự kiểm nghiệm của các cơ quan chức năng đối với các chỉ tiêu này (ví dụ giấy chứng chỉ chất lượng ISOO 9000, các huân huy chương .) + Thông tin về cung - cầu: Tham gia hộichợtriểnlãmcó nhiều sản phẩm cùng loại hoặc các sản phẩm thay thế, qua đó các nhà doanh nghiệp cũng như nhà quản lý vĩ mô có thể dánh giá lượng cung của sản phẩm trên thị trường. Hộichợtriểnlãm là thị trường thu nhỏ phản ánh khả năng tiêu thụ trên thị trường lớn, giúp các nhà doanh nghiệp tính toán đánh giá mức độ chênh lệch cung-cầu để điều chỉnh chiến lược sản xuất kinh doanh hiện tại và tương lai của mình. + Thông tin về kiểu dáng sản phẩm: Cùng một loại sản phẩm có thể có rất nhiều kiểu dáng, mẫu mã khác nhau. Hộichợtriểnlãm là nơi các nhà doanh nghiệp đưa đến trình diễn các loại kiểu dáng mẫu mã sản phẩm mới nhất của mình, người tiêu dùng dựa vào thị hiếu, sở thích để lựa chọn các sản phẩm qua đó các nhà doanh nghiệp ra quyết định sản xuất loại kiểu dáng nào, mẫu mã nào là phù hợp. + Thông tin về đối thủ cạnh tranh: Tham gia hộichợ cùng với sản phẩm của doanh nghiệp là các sản phẩm cùng loại của các đối thủ cạnh tranh. Đây là điều kiện tốt nhất giúp các nhà doanh nghiệp đánh giá được khả năng của các đối thủ trong nghành trên nhiều phương diện: giá cả, sản phẩm, khách hàng, xúc tiến . + Thông tin về đầu tư, nghiên cứu và quản lý vĩ mô: Trong các hộichợtriểnlãm thường tổ chức các hội thảo, hội nghị do ban tổ chức hoặc khách hàng chủ trì, các nhà đầu tư, nhà sản xuất và nhà quản lý chính sách nhận được nhiều thông tin liên quan đến khả năng đầu tư, khuyến khích sản xuất, tư vấn và chính sách quản lý vĩ mô. - Chức năng thương mại: Hoạt động hộichợtriểnlãm tạo điều kiện không chỉ để các nhà sản xuất và người tiêu dùng gặp gỡ, trao đổi thông tin thông qua hoạt động mua bán mà quan trọng hơn là tạo môi trường xúc tiến thương mại trong nước và quốc tế. Hộichợ là nơi góp mặt của các doanh nghiệp lớn với nhiều chủng loại sản phẩm hàng hoá, phản ánh mức độ cung-cầu của nền kinh tế về các sản phẩm một cách đáng tin cậygiúp các nhà sản xuất chú trọng đến việc sản xuất ra những sản phẩm mà xã hội cần chứ không phải mang quảng cáo và bán những sản phẩm truyền thống mình có. Quan trọng hơn là trong điều kiện xu hướng toàn cầu hoá ngày càng gia tăng cùng với tốc độ phát triển chóng mặt của khoa học công nghệ thì chu kỳ sống của sản phẩm ngày càng ngắn lại, quan hệ kinh tế, quốc tế mở rộng, hoạt động hộichợtriểnlãm tạo môi trường thuận lợi cho việc hợp tác làm ăn không chỉ giữa các nhà sản xuất mà còn ở cấp chính phủ giữa các quốc gia. - Chức năng quảng cáo: Hộichợtriểnlãm đóng vai trò rất quan trọng trong quảng cáo. Quảng cáo có nhiều hình thức, phương thức thể hiện. Thông qua quảng cáo, các nhà sản xuất thông tin cho đối tác, người tiêu dùng về tiềm lực của mình, định hướng, nhu cầu và các sản phẩm, xác định được vị thế của doanh nghiệp mình trên thị trường trong nước và quốc tế. Tiến bộ khoa học kỹ thuật ngày một phát triển, công nghệ thông tin đã và đang trở thành một thứ vũ khí không thể thiếu được trong sản xuất kinh doanh làmcho chu kì sản phẩm sản xuất ra phải nhanh chóngtiếp cận đến người tiêu dùng với lượng thông tin đầy đủ, cụ thể, chính xác về sản phẩm, các nhà sản xuất phải quảng cáo và hội trợ triểnlãm là hình thức quảng cáo hữu hiệu nhất nhờ tính trực tiếp và tập trung của nó. Trong hộichợtriển lãm, cùng một lưu lượng khách hàng đông, họ có thể trực tiếp nghe, nhìn, cầm, nắm hoặc dùng thử nhờ đó những nhận xét, đánh giá của họ về sản phẩm thường chính xác. Quảng cáo trong hộichợtriểnlãm cũng thể hiện trình độ văn minh tiếp thị của doanh nghiệp thông qua cách trang trí gian hàng và trưng bày sản phẩm cũng như trình độ giao tiếp, phương thức bán hàng của nhân viên. - Chức năng sản xuất: Hộichợtriểnlãmcó tác động kích thích và tăng khả năng sản xuất của doanh nghiệp nhờ có thêm bạn hàng vì: + Ký kết hợp đồng cung cấp hàng hoá dịch vụ với khối lượng lớn (kích thích sản xuất) + Đàm phán ký kết hợp đồng chuyển giao công nghệ, mua sắm thiết bị máy móc (tăng khả năng sản xuất) + Hợp tác đầu tư, nghiên cứu thiết kế và tư vấn (tăng khả năng sản xuất) 2. PHÂN LOẠI Hộichợtriểnlãm rất đa dạng về thể loại do tính phong phú của hoạt động kinh tế, trên thực tế người ta chưa có một tiêu chuẩn chính thức nào để định nghĩa và phân loại các cuộc hộichợtriểnlãm ngoài cái tên gọi của chúng. Để giúp chúng ta nhận biết và phân biệt một cách tương đối, hộichợtriểnlãm thường phân thành các loại như sau: 2.1. Phân loại theo chu kỳ: - Hộichợtriểnlãm định kỳ: Thường tổ chức hàng năm hoặc vài năm một lần vào một thời gian và địa điểm nhất định. Hộichợtriểnlãm loại này thường có quy mô lớn, có uy tín, khách tham gia đông và quen thuộc, giới thiệu những sản phẩm có thị trường lớn. - Hộichợtriểnlãm không định kỳ: Được tổ chức nhằm đáp ứng những nhu cầu của các doanh nghiệp có sản phẩm ở các thị trường hẹp hơn như các địa phương, các nghành kinh tế. Các hộichợtriểnlãm này thường có sự phối hợp chặt chẽ và có sự hỗ trợ của địa phương hoặc nghành có liên quan, thường quy mô không lớn. 2.2. Phân loại theo nghành hàng: - Hộichợtriểnlãm tổng hợp: Với sự tham gia của nhiều doanh nghiệp trong nước và quốc tế thuộc nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau nhằm giới thiệu và bán sản phẩm như: Hộichợ Thương mại, Hộichợ Xuân, Hộichợtriểnlãm Humburg . - Hộichợtriểnlãm chuyên ngành: Mục tiêu của loại hộichợtriểnlãm này là giới thiệu sản phẩm của một lĩnh vực kinh tế nào đó trong nền kinh tế như: Hộichợ Công nghiệp, Triểnlãm Môi trường, Hộichợtriểnlãm ngành Hoá chất . 2.3. Phân loại theo phạm vi tổ chức: - Hộichợtriểnlãm quốc tế: Được tổ chức trong nước hoặc ở nước ngoài với sự tham gia của khách hàng từ nhiều quốc gia khác nhau. Theo nội dung thì có thể là hộichợ tổng hợp hay hộichợ chuyên nghành, định kỳ hay bất thường như: Triểnlãm Hàng không Pháp, Hộichợ Thương mại Humburg (Đức), Hộichợ quốc tế hàng Công nghiệp Việt Nam tháng 10, Triểnlãm quốc tế "TECOM" về viễn thông tháng 11, Hộichợ thương mại quốc tế EXPO tháng tư hàng năm ở Việt Nam. - Hộichợtriểnlãm trong nước: Khách tham gia chỉ gồm các doanh nghiệp trong nước nhằm xúc tiến bán hàng, hay phát huy nội lực của các doanh nghiệp nội địa như Hộichợ Xuân, Hộichợ Thời trang, Hộichợ Hàng tiêu dùng . - Hộichợtriểnlãm địa phương: Được tổ chức trong phạm vi của tỉnh, thành phố hoặc một địa phương nào đó với sự tham gia của các doanh nghiệp trong địa phương đó nhằm khuyến khích phát triển kinh tế địa phương, mở rộng quan hệ với các địa phương khác và hợp tác liên doanh. 3. VAI TRÒ CỦA HOẠT ĐỘNG HỘICHỢTRIỂN LÃM: 3.1. Đối với nền kinh tế quốc dân - Tạo mối liên kết: Giữa các doanh nghiệp, giữa các nghành, các vùng nhằm phát huy thế mạnh tiềm năng của từng doanh nghiệp, từng nghành và vùng kinh tế. Trong liên kết kinh tế mỗi doanh nghiệp đều cố gắng biến tiềm lực của doanh nghiệp mình thành lợi thế so sánh. Hộichợtriểnlãm là cầu nối cho các doanh nghiệp gặp gỡ tìm hiểu để liên kết với nhau tạo ra sức mạnh cạnh tranh cho mình và nền kinh tế nói chung. - Tạo mặt bằng giá: Thông qua hộichợtriểnlãm người ta xác định được mặt bằng giá của các sản phẩm, nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, phán đoán được lượng khách hàng tiềm năng và sức mua của thị trường. - Tạo môi trường đầu tư: Nhờ chức năng kích thích sản xuất, nhu cầu phát triển sản xuất tăng, vốn và công nghệ tăng và đây là cơhộicho các nhà đầu tư khai thác. - Hội nhập quốc tế: Thông qua hộichợtriểnlãm quốc tế, bạn bè quốc tế không chỉ biết được các sản phẩm truyền thống của dân tộc mà quan trọng hơn là họ hiểu thêm về văn hoá, lối sống cũng như tiềm năng kinh tế, con người của đất nước mình. Mặt khác, các nhà doanh nghiệp, nhà quản lý trong nước còn tiếp xúc với những công nghệ tiên tiến, học hỏi được kinh nghiệm quản lý .từ các nước phát triển. Góp phần tăng cường mối quan hệ quốc tế, thúc đẩy quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới và khu vực. 3.2. Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Hộichợtriểnlãm là một trong những bộ phận quan trọng trong chính sách xúc tiến của doanh nghiệp. Chính vì vậy, tham gia hộichợtriểnlãm là một trong các phương pháp hiệu quả đối với việc đẩy mạnh công tác này: - Hỗ chợcho chiến lược Marketing của doanh nghiệp: Tham gia hộichợtriểnlãm giúp doanh nghiệp hoàn thiện hơn nữa kế hoạch Marketing của mình, đánh giá tính hiệu quả của hoạt động Marketing đã thực hiện. Từ đó doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình một chính sách xúc tiến phù hợp, kết hợp với hình ảnh về sản phẩm như một sản phẩm chất lượng cao. - Tiếp cận các khách hàng: Một cuộc hộichợtriểnlãm được tổ chức tốt sẽ quy tụ được một lưu lượng lớn các khách hàng, cho phép doanh nghiệp trực tiếp giới thiệu hàng hoá, tiếp xúc với khách hàng, hướng dẫn cách sử dụng, giúp họ yên tâm khi quyết định mua hàng, đồng thời nhận được những thông tin phản hồi tại chỗ. - Mở rộng thị trường, xâm nhập thị trường mới: Tham gia các cuộc hộichợtriểnlãm ở thị trường này giúp các doanh nghiệp rút ngắn được thời gian tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu, phong tục, lối sống của khách hàng thông qua các cuộc tiếp xúc trực tiếp ngay tại hộichợtriển lãm. - Củng cố danh tiếng, hình ảnh của doanh nghiệp: Thông qua hoạt động hộichợtriểnlãm các doanh nghiệp khuyếch trương hình ảnh về doanh nghiệp mình, giới thiệu với khách hàng về lịch sử phát triển, năng lực, uy tín, triển vọng lĩnh vực kinh doanh. Nhờ đó, doanh nghiệp để lại một "ấn tượng tốt" đối với khách hàng và có ảnh hưởng nhất định đến quyết định mua hàng trong tương lai của các khách hàng. - Quan sát, tìm hiểu về sự cạnh tranh trong nghành: Một lợi ích quan trọng mà các cuộc hộichợtriểnlãm mang lại cho các doanh nghiệp tham gia là họ cócơhội đánh giá về các đối thủ cạnh tranh. Phân tích được cường độ cạnh tranh trong nghành thông qua số lượng và kết cấu các đối tượng cạnh tranh, đồng thời nhận biết được đối tượng cạnh tranh trực tiếp. Phân tích lợi thế cạnh tranh và khả năng cạnh tranh của họ để xây dựng chiến lược phù hợp cho hướng đi của mình. - Xúc tiến hợp tác, đầu tư: Tham gia hộichợtriển lãm, doanh nghiệp có rất nhiều cơhội để ký kết hợp đồng, đàm phán, kêu gọi đầu tư và liên kết kinh tế với các nhà sản xuất khác. Tổ chức hoặc tham gia các cuộc hội thảo, hội nghị trong hộichợtriển lãm, doanh nghiệp sẽ cócơhội nắm bắt các nguồn thông tin quý giá từ các cuộc bàn luận, đối thoại về các chủ đề liên quan đến lĩnh vực của mình. II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HỘICHỢTRIỂN LÃM. Đối với đơn vị tổ chức quy trình tổ chức hộichợtriểnlãm bao gồm: 1. CÁC HOẠT ĐỘNG TRƯỚC HỘI CHỢ: 1.1. Nghiên cứu thị trường và xây dựng đề án Giống như đối với bất kỳ một sản phẩm nào khác, trước khi sản xuất kinh doanh các nhà doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ thị trường. Trong việc tổ chức các cuộc hộichợtriển lãm, nhà tổ chức phải nghiên cứu kỹ lưỡng môi truờng kinh tế-xã hội, các mối quan tâm của thị trường, các vấn đề nổi trội trong nền kinh tế. Sự thành công của một cuộc hộichợtriểnlãm được đánh giá theo nhiều tiêu thức khác nhau: lợi nhuận, chất lượng phục vụ, số lượng khách tham quan và khách tham gia .Điều đó phụ thuộc vào kết quả khảo sát thị trường. - Ngiên cứu thị trường: Nội dung nghiên cứu là nhu cầu và khả năng tham gia của các doanh nghiệp, có nghĩa là sức mua của khách hàng về dịch vụ mà hộichợ cung cấp trên cơsở đó đưa ra giá cả phù hợp cho từng loại. Nguồn thông tin chủ yếu để nghiên cứu lấy từ các Bộ, Nghành quản lý các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực mà hộichợ đề cập đến: + Căn cứ các nguồn thông tin trong thị trường, lập đề án xác định tiêu đề của hộichợ và nhóm đối tượng khách mời tham gia. + Tìm các đối tác cùng tổ chức với bản thảo sơ bộ đề án. Sau khi đã có các thông tin phản hồi từ các đối tác về tính khả thi của hội chợ, bắt đầu lên đề án chi tiết. - Xây dựng đề án: Bao gồm các mục chính sau. + Xác định địa điểm, thời gian tổ chức. + Tìm đơn vị bảo trợ. + Xác định các đơn vị đồng tổ chức. + Quy mô, nội dung, các hoạt động chính của hội chợ. + Xác định đơn vị hoạch toán chính, xác định giá cả gian hàng và các dịch vụ kèm theo. + Ký kết hợp đồng hợp tác cần thiết với các đối tác. Khảo sát thị trường và hoàn thành đề án thường phải diễn ra trước khi tổ chức ít nhất 6 tháng (đôí với hộichợ trong nước) và một năm (đối với hộichợ quốc tế). 1.2. Xin giấy phép và thành lập ban tổ chức Tại Việt Nam Bộ Thương mại là người cấp giấy phép cho các cuộc hộichợtriểnlãm thương mại, Bộ Văn hoá-Thông tin cấp chohộichợtriểnlãm văn hoá nghệ thuật. Các cuộc hộichợtriểnlãm chuyên nghành có thể do Bộ chủ quản cấp, còn ở các địa phương có thể do UBND Tỉnh, Thành phố cho phép. Sau khi được phép tổ chức, các bên có liên quan họp bàn thành lập ban tổ chức hộichợ để lên kế hoạch chi tiết thực hiện, điều hành và chịu trách nhiệm kết quả của hội chợ. 1.3. Xây dựng thư mời, lên sơ đồ gian hàng - Người tổ chức soạn thảo thư mời giửi tới các khách tham gia thường bao gồm: Thư mời, bản đăng ký tham gia, đăng ký xét thưởng ( nếu có) và các giấy tờ khác nếu có yêu cầu của khách. Nội dung thư mời phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin chính xác liên quan đến hộichợcho khách hàng như: Quy mô, nội dung, thời gian và địa điểm tổ chức, giá cả, đối tượng khách tham gia .và được hoàn tất để gửi đi ít nhất trước 6 tháng cho khách quốc tế và 3 tháng cho khách nội địa. - Để khuyến khích các doanh nghiệp đăng ký tham gia sớm, Ban tổ chức lên sơ đồ gian hàng cho khu trưng bày để khách hàng lựa chọn vị trí. Việc bố trí gian hàng trong một hộichợtriển lãm, Thường Ban tổ chức phân thành các khu theo nghành hàng, trong khu của mình khách được quyền lựa chọn vị trí phù hợp theo nguyên tắc đăng ký trước chọn trước. 1.4. Quảng cáo và mời khách tham gia - Một cuộc hộichợtriểnlãm thu hút được đông đảo khách tham gia và khách tham quan thì coi như đạt được một nửa thành công. Chính vì vậy nhà tổ chức phải mở chiến dịch quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng như: Đài truyền hình, truyền thanh, báo, tạp chí, trên Internet .Chiến dịch quảng cáo này bao gồm hai giai đoạn: + Giai đoạn 1: Tiến hành ngay sau khi nhà tổ chức đăng ký tổ chức với mục đích thu hút các doanh nghiệp có quan tâm tham gia. + Giai đoạn 2: Thực hiện một thời gian truớc cuộc hộichợtriểnlãm nhằm quảng cáo cho khách tham quan về ý nghĩa chủ đề hộichợtriển lãm. - Một khâu quan trọng và khó khăn nhất trong tổ chức hộichợtriểnlãm là mời khách tham gia, cũng tương tự như các nhà sản xuất tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm. Công việc này được thực hiện thông qua một công nghệ tiếp thị tổng hợp bằng nhiều con đường, thường bao gồm: + Đi mời trực tiếp tại doanh nghiệp. + Sử dụng hệ thống cộng tác viên, văn phòng đại diện. + Mời qua các phương tiện thông tin như điện thoại, Fax, thư tín . + Mời trong các cuộc hộichợtriểnlãm khác. - Cùng với quá trình mời khách tham gia hội chợ, có kêu gọi các nhà tài trợ. Các nhà tài trợ thường là các doanh nghiệp lớn cần một chiến dịch quảng cáo cho sản phẩm của mình thông qua hội chợ. Hình thức tài trợ có thể bằng tiền, quà tặng và tuỳ theo mức độ tài trợ, nhà tài chợ được hưởng một số quyền lợi nhất định trong hộichợ như: Được miễn giảm phí thuê gian hàng, được quảng cáo miễn phí trong khuân viên hội chợ, được tổ chức các hoạt động khác phục vụ chiến dịch quảng cáo. 1.5. Tiếp nhận đăng ký, bố trí gian hàng - Một bộ phận chuyên trách làm việc trực tiếp với khách hàng thông qua các công việc: Tiếp nhận đăng ký, ký kết hợp đồng thuê gian hàng và dịch vụ, bố trí gian hàng, nắm bắt và giải quyết yêu cầu của khách hàng và thường xuyên báo cáo với Ban tổ chức tiến độ của công việc, đề xuất các biện pháp nhằm đảm bảo kế hoạch thực hiện. Tiếp nhận đăng ký của khách, phân loại khách hàng [...]... gian hộichợ - Các cuộc hội thảo, hội nghị do Ban tổ chức, các cơ quan quản lý Nhà nước, các doanh nghiệp, hoặc cùng phối hợp tổ chức nhằm bàn luận giải quyết những vấn đề nổi cộm liên quan đến sản xuất, tiêu dùng và các chính sách quản lýHội thảo, hội nghị là các hoạt động không thể thiếu được trong hộichợtriển lãm, nó tạo cơhộicho các doanh nghiệp những người trực tiếp tham gia trong hộichợ triển. .. định lượng đạt được trong hộichợtriểnlãm như số lượng khách tham gia và khách tham quan, tổng số hợp đồng ký kết được, cùng một số chỉ tiêu tài chính khác Từ đó nghiên cứu đề xuất kiến nghị để các hộichợtriểnlãm sau thành công hơn III NGUYÊN LÝ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP KINH DOANH HỘICHỢTRIỂNLÃM 1 ĐIỀU KIỆN CẦN THIẾT CỦA DOANH NGHIỆP HOẠT ĐỘNG HỘICHỢTRIỂNLÃM Theo Quyết định 380/TTG... dịch vụ hộichợtriểnlãm Doanh nghiệp có đủ điều kiện trên phải được cơ quan có thẩm quyền chấp nhận đăng ký hoạt động trong lĩnh vực hộichợtriểnlãm Hiện tại ở Việt Nam có một số doanh nghiệp lớn hoạt động trong lĩnh vực này đó là: - Trung tâm HộichợTriểnlãm Việt Nam (VEFAC) - Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam - Công ty Quảng cáo và Hộichợ thương mại (VINEXAD) - Trung tâm Hộichợ Thương... doanh hợp pháp đều được phép tham gia hộichợtriểnlãm trong và ngoài nước để giới thiệu sản phẩm và xúc tiến thương mại cho doanh nghiệp mình Các doanh nghiệp có đủ điều kiện sau đây được phép tổ chức các cuộc hộichợtriển lãm: - Được thành lập theo đúng quy định của pháp luật Việt Nam - Có cơ sở vật chất kỹ thuật đảm bảo cho tổ chức các cuộc hộichợtriểnlãm - Có bộ máy tổ chức và đội ngũ cán... đại lý, cung cấp dịch vụ, giới thiệu và mua bán sản phẩm với người tiêu dùng - Ban tổ chức thường phát hành Catalogue hộichợ cung cấp cho các doanh nghiệp tham gia và khách mời, nội dung của Catalogue giới thiệu về nội dung, quy mô hội chợ, tóm tắt về các đơn vị tham gia, kế hoạch các hộichợtriểnlãm trong thời gian tới Ban tổ chức còn tham khảo ý kiến khách hàng về các vấn đề liên quan đến hội chợ. .. dịch vụ hộichợtriểnlãm cũng có quyền lợi và nghĩa vụ đối với nhà nước, cơ quan quản lý trực tiếp theo quy định của luật doanh nghiệp Tại điều 218 Luật Thương mại Việt Nam có nói: - Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực hộichợtriểnlãmcó những quyền và nghĩa vụ sau đây: + Yêu cầu bên thuê dịch vụ cung cấp hàng hoá, cung cấp thông tin và các phương tiện cần thiết khác để tham gia hộichợtriển lãm. .. động diễn ra trong hộichợ 2 CÁC HOẠT ĐỘNG TRONG HỘICHỢHộichợtriểnlãm tạo môi trường, là cầu nối giữa các nhà sản xuất và giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng, các hoạt động diễn ra trong hộichợtriểnlãm đều nhằm mục đích và thực hiện vai trò nêu trên 2.1 Lễ khai mạc Tham dự lễ khai mạc là các quan chức Đảng, Nhà nước, Chính phủ, các Bộ, Nghành, Trung ương, các Đại sứ quán, cơ quan ngoại giao,... kho bãi, phòng hội nghị, hội thảo, thủ tục xuất nhập cảnh cho khách nước ngoài đến tham gia cùng thủ tục xuất nhập khẩu cho hàng tham gia hội chợ, thông tin kinh tế, nhân viên tiếp thị quảng cáo, phiên dịch 1.8 Chuẩn bị cho lễ khai mạc Mục tiêu của các doanh nghiệp tham gia hộichợtriểnlãm là được tiếp xúc với nhiều đối tác, khách hàng và đó cũng là tiêu chuẩn một cuộc hộichợtriểnlãm cần đạt tới... doanh hộichợtriểnlãm Thị trường của doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực hộichợtriểnlãm bao gồm: - Các nhà sản xuất, thương mại trong nước và quốc tế có nhu cầu giới thiệu và quảng cáo sản phẩm, xúc tiến bán hàng - Các nhà đầu tư, văn phòng thương mại nước ngoài có nhu cầu tìm kiếm và mở rộng thị trường, tìm cơhội đầu tư và đối tác làm ăn - Các Bộ, Nghành, địa phương có nhu cầu triểnlãm trưng... này có tiềm năng rất lớn 3 QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Sự lớn mạnh về tài chính là mục tiêu lớn nhất của doanh nghiệp và nó phụ thuộc vềcơ bản ở hiệu quả hoạt động kinh doanh, tuy nhiên, việc sử dụng và quản lý tài sản hiện có cũng như chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai lại phụ thuộc rất nhiều vào cơ quan quản lý tài chính 4 HIỆU QUẢ CỦA HOẠT ĐỘNG HỘICHỢTRIỂNLÃM THỂ HIỆN QUA NHỮNG CHỈ TIÊU . CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM I. KHÁI NIỆM - VAI TRÒ CỦA HỘI CHỢ TRIỂN LÃM TRONG NỀN KINH TẾ QUỐC DÂN 1. KHÁI NIỆM VỀ HỘI CHỢ TRIỂN LÃM. sản phẩm như: Hội chợ Thương mại, Hội chợ Xuân, Hội chợ triển lãm Humburg . - Hội chợ triển lãm chuyên ngành: Mục tiêu của loại hội chợ triển lãm này là