VAI TRÒ của NHÀ QUẢN TRỊ văn PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI kì hội NHẬP

Chương 1: Khái quát chung về Tập đoàn Empie Group và văn phòng doanh nghiệp trong thời kì hội nhập Chương 2: Vai trò của nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp hiện nay Chương 3: Nhận xét và đề xuất giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong thời kì hội nhập

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, tháng 05 năm 2018 LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài này, tơi xin gửi lời cảm ơn tới thầy (cô) thuộc Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện để tơi có tài liệu tham khảo Trong q trình thực đề tài nghiên cứu gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nguyên nhân khác nên dù cố gắng song đề tài không tránh khỏi thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận góp ý thầy trường bạn đọc Những ý kiến đóng góp người giúp nhận hạn chế qua tơi có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lí lựa chọn đề tài .1 2.Lịch sử nghiên cứu 3.Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 4.Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 5.Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng 6.Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài 7.Cấu trúc đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TẬP ĐỒN EMPIRE GROUP VÀ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KÌ HỘI NHẬP 1.1 Khái quát tổ chức hoạt động Tập đoàn Empire Group .4 1.1.1Lịch sử hình thành .4 1.1.2Cơ cấu tổ chức 1.1.3Chức năng, nhiệm vụ 1.2 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp .6 1.2.1Chức văn phòng doanh nghiệp 1.2.2Nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp 1.3 Khái quát chung nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 1.3.1Khái niệm quản trị văn phòng 1.3.2Chức nhà quản trị văn phòng .9 10 Tiểu kết: 10 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY .11 Khái niệm .11 Vai trò nhà quản trị văn phòng .11 Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 12 5Công tác văn thư 12 6Công tác lưu trữ 13 7Công tác hậu cần 13 Những yêu cầu văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị văn phòng 14 9Kĩ quản lý .14 10Kỹ lãnh đạo 15 11Kĩ ứng xử giao tiếp 15 12Kĩ chuyên môn 15 13Xử lý thông tin lực tư .16 2.4.6 Tổ chức thiết lập mục tiêu .17 Tiểu kết: 17 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG THỜI KÌ HỘI NHẬP .18 3.1 Nhận xét, đánh giá 18 3.1.1 Ưu điểm 18 3.1.2 Nhược điểm 18 3.1.3 nguyên nhân 19 3.2 Các giải pháp .19 Tiểu kết: 20 KẾT LUẬN 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .22 PHẦN MỞ ĐẦU Lí lựa chọn đề tài Bước sang kỷ 21, đất nước ta có nhiều bước tiến đáng kể kinh tế, hội thách thức doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Đất nước ta đổi ngày, để quản lý trình sản xuất kinh doanh hiệu doanh nghiệp cần đề hàng loạt chiến lược sách khác Chính doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thiếu phận văn phòng phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo cơng ty, văn phòng cửa ngõ quan Vì với tư cách công cụ quản lý quan trọng, cần thiết phận văn phòng cần khai thác tối đa sức mạnh linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị nhà quản lý Tuy nhiên để phận văn phòng hoạt động có hiệu thực cánh tay đắc lực nhà quản lý đòi hỏi phải có quản lý, theo dõi, đánh giá trình thực chức năng, nhiệm vụ nhà Quản trị văn phòng Chính cảm nhận tầm quan trọng cần thiết nên tơi tiến hành khảo sát, thu thập tư liệu văn phòng Tập đồn Empire, từ đưa đánh giá, nhận xét thân vai trò nhà quản trị văn phòng lựa chọn đề tài: “VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KÌ HỘI NHẬP” Làm đề tài nghiên cứu Hy vọng tài liệu hữu ích bạn đọc tác giả sau Lịch sử nghiên cứu Sách, giáo trình: - Nguyễn Hải Sản (1998), Quản trị học, NXB Thống kê - Mike Harvey (1996), Cao Xuân Đỗ dịch, Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê - Brian Tracy, Thuật thúc đẩy nhân viên Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Nhà Quản trị văn phòng Tập đồn Empire Group Phạm vi nghiên cứu: Các cơng tác văn phòng nhà quản trị văn phòng tập đồn Empire Group Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Đối với sinh viên: Giúp cho sinh viên có nhìn thực tế bên cạnh lý thuyết học từ sách vai trò nhà quản trị văn phòng qua nắm vững, hiểu củng cố vững tảng lý thuyết, đồng thời so sánh lý thuyết thực tiễn có giống khác Bên cạnh đó, nghiên cứu tạo điều kiện cho sinh viên có thêm tư liệu nghiên cứu kỹ hơn, sâu vấn đề này, từ phát triển kiến thức vai trò nhà quản trị văn phòng quan, doanh nghiệp có quy mơ lớn Đối với nhà trường: Cung cấp thêm tư liệu cần thiết vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác văn phòng cho mơn học có liên quan như: Quản trị học, kỹ hoạch định quản trị văn phòng,… Đối với Tập đồn Empire Group: Từ việc tìm hiểu nhận xét ưu điểm, nhược điểm công tác để cung cấp thêm giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Tập đồn, giúp công ty thực tốt công tác Nhiệm vụ nghiên cứu Khái quát tổ chức hoạt động Tập đồn Empire Group Vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác văn phòng Tập đoàn Đánh giá ưu, nhược điểm đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động vai trò nhà quản trị văn phòng Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Đề tài có sử dụng phương pháp luận nghiên cứu vật biện chứng lịch sử Phương pháp nghiên cứu cụ thể: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập, kế thừa thông tin, tài liệu có sẵn - Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Ý nghĩa lý luận: Đề tài đóng góp vào hệ thống lý thuyết môn học, đưa môn học sát với thực tiễn để củng cố vững tảng lý thuyết mơn Quản trị văn phòng doanh nghiệp Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài tập trung nghiên cứu vai trò nhà quản trị văn phòng, từ đưa ưu điểm, nhược điểm đề xuất giải pháp nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng giúp hoạt động Tập đồn Empire Group nói riêng doanh nghiệp Việt Nam nói chung đạt hiệu cao Cấu trúc đề tài Ngoài phần Mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài chia làm ba chương sau: Chương 1: Khái quát chung Tập đồn Empie Group văn phòng doanh nghiệp thời kì hội nhập Chương 2: Vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Chương 3: Nhận xét đề xuất giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng thời kì hội nhập NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TẬP ĐOÀN EMPIRE GROUP VÀ VĂN PHỊNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KÌ HỘI NHẬP 1.1 Khái quát tổ chức hoạt động Tập đồn Empire Group 1.1.1 Lịch sử hình thành Tập đồn Empire Group Việt Nam tiền thân công ty Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Xây dựng Thành Đô Thành Đô công ty tư nhân thành lập thời kỳ đổi Gần 20 năm trải qua với đổi thay đất nước, Công ty Thành Đô ngày vững mạnh giữ vững thương hiệu Thành Đô yêu mến tin cậy Từ Công ty Thành Đơ dự án Thành Đơ chủ trì hình thành nên đội ngũ cán trẻ, động có tâm tài Hiện đảm đương cương vị chủ chốt hoạt động công ty lĩnh vực: Bất động sản; Du lịch dịch vụ; Tài ngân hàng…Đó tài sản vơ giá niềm tự hào người sáng lập Cơng ty Thành Đơ Trụ sở Tập đồn Empire Group đặt thành phố lớn, cụ thể: - Hà Nội: 614 Đường Lạc Long Quân, phường Nhật Tân Quận Tây Hồ Điện thoại: 0909.80.39.39 - Đà Nẵng: Đường Trường Sa, Phường Hoà Hải, Quận Ngũ Hành Sơn Điện thoại: 0938.837.888 - Hồ Chí Minh: Tầng 19, Tòa nhà Pearl Plaza, 561 Điện Biên Phủ, Phường 25, Quận Bình Thạnh Empire Group Tập đồn có bề dày gần 25 năm hoạt động chuyên nghiệp lĩnh vực đầu tư bất động sản, đầu tư tài chính, đầu tư dịch vụ vui chơi giải trí với đối tác chiến lược nước BIDV, SHB, Empire Capital, T&T Group, THM Group, GCC Capital Hongkong, Magnum Asia, GBI Group, LLC., Insignia, WATG, Accademia Italia, Shing Design, Atelier, Takagi,… Dưới dẫn dắt đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm định hướng phát triển đội ngũ nhân viên, chuyên gia xuất sắc đối tác chiến lược nước quốc tế Empire Group triển khai siêu dự án Du lịch Văn hóa Lịch sử Hồ Tây, Công viên nước Hồ Tây, Khu Du lịch Sinh thái Hồ Xuân Khanh, Khu Resort Nghỉ dưỡng năm Naman Retreat, Khu Biệt thự Nghỉ dưỡng Siêu Sang Naman Residences, Tổ Hợp Du Lịch – Giải Trí – Nghỉ Dưỡng Cocobay,… Empire group – q trình hình thành phát triển 1992: Cơng ty cổ phần đầu tư phát triển xây dựng Thành Đô 1996: Xây dựng Cây Thông Hotel 1998: Đầu tư xây dựng Công viên nước Hồ Tây 2000: Khai trương Công viên nước Hồ Tây 2012: Khai trương tuyến xe điện du lịch văn hóa lịch sử Hồ Tây 2015: Khai trương khu nghỉ dưỡng cao cấp Naman Retreat Đà Nẵng 2016: Tái cấu trức thành mơ hình tập đồn Empire 2016: Khởi cơng tổ hợp giải trí nghỉ dưỡng Cocobay Đà Nẵng 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức tập đoàn Empire Group bao gồm: - Đôi ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm - Đội ngũ nhân viên chuyên gia giàu lực - Những đối tác chiến lược hùng hậu tiềm tài nguồn lực 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ Sứ mệnh mục tiêu dài hạn Empire Group phát triển bền vững để trở thành Tập đồn mang tầm vóc quốc tế cơng cuộc: Xây dựng phát triển đô thị đồng bộ, đại, cao cấp thân thiện với mơi trường; Phát triển thành cơng mơ hình tổ hợp giải trí nghỉ dưỡng Thành phố du lịch Việt Nam Nha Trang, Phú Quốc, Sapa, Đà Lạt… với tiêu chí: văn minh, đẹp, lịch sự, đoàn kết, phát huy giá trị tinh thần, phong, mỹ tục tốt đẹp; Gia tăng lượng khách du lịch quốc tế đến với Việt Nam, gia tăng thời gian lưu trú tỉ lệ quay lại Việt Nam họ; Tạo nên cách mạng "Văn hóa Du lịch" cho người Việt để người dân Việt Nam tiếp cận với Du lịch chất lượng cao với ngân sách hợp lý, đồng thời xếp 500.000 tuần du lịch cho gia đình Việt Nam năm tới; Tất mạnh mà Tập đồn Empire có suốt năm qua tảng giúp tập đồn Empire vững bước giai đoạn chuyển đến với hàng loạt dự án hình thành, hồn thiện để góp phần đưa Việt Nam vào đồ Du lịch giới Sứ mệnh Tập đoàn Empire tương lai trở thành Tập đồn phát triển Tổ hợp giải trí – du lịch – nghỉ dưỡng hàng đầu Việt Nam hướng đến Tập đoàn mang đẳng cấp quốc tế 1.2 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp 1.2.1 Chức văn phòng doanh nghiệp Văn phòng phận tồn khách quan đơn vị, có điều kiện tồn phận thông qua mối quan hệ đặc trưng với mơi trường mà tồn tức vận động theo quy luật chức liên hệ, tác động lẫn hệ thống hoạt động có ý thức, mục tiêu, chức tự điều chỉnh cho phù hợp với mơi trường Văn phòng có chức chung phục vụ lãnh đạo điều hành lãnh đạo quan cụ thể thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động công ty, tức chăm lo công tác hậu cần, quản trị cho tồn quan Có hai nhóm chức chính: chức tham mưu tổng hợp chức hậu cần, chức tổ chức hội nghị Chức tham mưu tổng hợp Nội dung công tác tham mưu rõ hoạt động tham vấn công tác văn phòng Văn phòng giúp lãnh đạo quan lập chương trình kế hoạch cơng tác, đề xuất chủ trương sách công tác quản lý quan thời kỳ, tham mưu cho lãnh đạo đề định quản lý, giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ chức thực định, tham mưu cho lãnh đạo phương án, giải pháp xử lý tình cụ thể Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức sâu rộng lĩnh vực, có mặt lúc nơi, phải định kịp thời xác vấn đề Điều vượt khả thực nhà quản lý Do đòi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm hoạt động tối ưu cho trình quản lý để với quan cấp trên, cấp dưới, ngang cấp với nhân dân 1.2.2 Nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp Nhiệm vụ văn phòng Xây dựng tổ chức thực chương trình kế hoạch cơng tác tuần, tháng, q, năm doanh nghiệp Kế hoạch hình ảnh tương lai doanh nghiệp sau khoảng thời gian Nếu khơng xây dựng thực kế hoạch tốt hướng phát triển doanh nghiệp không rõ ràng, khơng có bước phải đến cho chặng đường Trong chế có nhiều yếu tố “Động” kế hoạch phải chặt chẽ hơn, tránh rủi ro nhiều Tất văn phòng phải thực nhiệm vụ xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, tháng, tháng, xếp lịch làm việc hàng tuần doanh nghiệp Đặc biệt với cơng tác văn phòng việc lập kế hoạch quan trọng tránh tình trạng bị lơi kéo công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến chương trình cần thiết văn phòng Trong loại kế hoạch kế hoạch tài có ý nghĩa đặc biệt Thứ nhất, kế hoạch tài đảm bảo nguồn lực quan trọng cho vận hành doanh nghiệp Thứ hai, kế hoạch tài phải tuân thủ nhiều quy định chặt chẽ quản lý nhà nước, phải bám sát tình hình thực để có bước điều chỉnh kịp thời Kế hoạch thật phải trước bước Thu thập tổng hợp xử lý thơng tin phục vụ cho q trình định Thông tin hoạt động quản lý tập hợp định thông báo khác kiện xảy hoạt động quản lý mơi trường bên ngồi có liên quan đến hoạt động quản lý, thay đổi thuộc tính hệ thống quản lý mơi trường xung quanh, nhằm kiến tạo biện pháp tổ chức yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian thời gian khách thể quản lý Đặc biệt văn phòng doanh nghiệp nơi trực tiếp giúp lãnh đạo điều hành máy, cung cấp thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, công tác thơng tin lại quan trọng giữ vị trí then chốt cơng tác văn phòng Về cơng tác thơng tin văn phòng phải cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp, đơn vị thông tin, văn bản, tư liệu cần thiết để phục vụ nghiên cưu thảo luận, định công việc đặt chương trình, kế hoạch cơng tác Thơng tin văn phòng phục vụ lãnh đạo quan giải công việc hàng ngày Theo dõi đôn đốc nhắc nhở việc thực định,chỉ đạo lãnh đạo doanh nghiệp Văn phòng phản ánh kết phải kiểm tra tình hình thực định, thị, chương trình, kế hoạch cơng tác ban hành Qua việc thu thập thông tin phản hồi, giúp lãnh đạo đơn vị năm nhận thức đơn vị liên quan định ban hành: khó khăn, thuận lợi thực định kiến nghị cấp, cơng tác thơng tin phát giả pháp hay mơ hình sáng tạo để nhân diện rộng Văn phòng phải tổng hợp tình hình hàng ngày, hàng tuần tất lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp, để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo định chủ chương, biệp pháp lớn nhăm thực chức năng, nhiệm vụ đơn vị tổng hợp báo cáo Biên tập, ban hành văn Hàng ngày văn phòng nơi tiếp nhận loại văn vào doanh nghiệp hoạt động diễn thường xun, cơng việc văn phòng Việc tiếp nhận giả loại văn phải tiến hành cách khoa học, tuân theo quy tắc định giúp cho hoạt động cơng ty xác kịp thời Văn phương tiện lưu trữ, truyền đạt thông tin hiệu quả, Hiện nhiều doanh nghiệp sử dụng thông tin quản lý điều hành hoạt động, điều chỉnh mối quan hệ chủ thể với đối tượng bị quản lý kinh tế, trị, xã hội phải tuân thủ định cách chặt chẽ việc ban hành văn 1.3 Khái quát chung nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 1.3.1 Khái niệm quản trị văn phòng Quản trị văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động văn phòng Có thể nói quản trị văn phòng công việc ngày liên quan tới hoạt động tổ chức, điều hành văn phòng nhằm giải hiệu chức năng, nhiệm vụ văn phòng 1.3.2 Chức nhà quản trị văn phòng Chức hoạch định: Đề mục tiêu công việc cụ thể, xác định biện pháp thực soạn thảo thành kế hoạch triển khai văn phòng Chức tổ chức: Tuyển chọn, bổ nhiệm, xếp máy nhân văn phòng nhằm thực hiệu mục tiêu công việc Chức lãnh đạo: Phân công nhiệm vụ, hướng dẫn, động viên, tạo động lực,…cho nhân viên văn phòng thực tốt nhiệm vụ đề kế hoạch Chức kiểm soát: Theo dõi, kiểm tra kết thực công việc thực tế, phát vấn đề phát sinh đưa biện pháp giải kịp thời Tiểu kết: Qua chương tìm hiểu khái niệm liên quan đến nhà quản trị văn phòng thơng tin Tập đồn Empire Group giúp bạn đọc có nhìn khái quát nội dung nghiên cứu sở để chương sâu phân tích vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Việt Nam 10 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY Khái niệm Nhà quản trị: “Nhà quản trị người làm việc thông qua người khác giúp họ nỗ lực đạt mục tiêu”.(Theo Reinecke) Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trước tiên phải nhà quản trị Là nhà quản trị, họ phải hoàn thành chức nhiệm vụ: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra phận Nghiệp vụ quản lý trình hoạt động văn phòng gọi quản trị văn phòng Vai trò nhà quản trị văn phòng Văn phòng doanh nghiệp lớn hay nhỏ, tổ chức đơn giản hay phức tạp máy với chức năng, nhiệm vụ cụ thể tác động ảnh hưởng tới hoạt động phận khác toàn doanh nghiệp Những nhà quản trị văn phòng biết đến với chức danh như: Trưởng phòng hành chính, Trưởng phòng Hành – Nhân người thực cơng tác hành văn phòng, đảm bảo cho văn phòng thực có hiệu chức năng, nhiệm vụ phân công Vai trò lãnh đạo đòi hỏi việc xây dựng mối quan hệ với cộng sự, tiếp xúc thúc đẩy họ làm việc, vai trò liên hệ tập trung vào việc trì mối quan hệ bên bên ngồi tổ chức Vai trò quan hệ với người giúp nhà quản trị xây dựng mạng lưới làm việc cần thiết để thực vai trò quan trọng khác Vai trò thơng tin gắn liện với việc tiếp nhân thông tin truyền đạt thông tin cho nhà quản trị thể trung tâm đầu não tổ chức Vai trò thu thập thơng tin nắm bắt thông tin bên bên ngồi doanh nghiệp Vai trò truyền đạt hoạt động theo hai cách: cách thứ nhất, nhà quản trị truyền đạt thơng tin tiếp nhận từ bên ngồi đến thành viên nội doanh nghiệp, người sử dụng thơng tin này; thứ hai, nhà quản trị giúp truyền đạt thông tin từ cấp đến cấp thấp đến thành viên khác tổ chức, ngời sử dụng thông tin 11 cách hiệu Trong vai trò truyền đạt cung cấp thơng tin cho nội vai trò phát ngơn phổ biến thơng tin cho bên ngồi vấn đề kế hoạch, sách, kết họat động tổ chức Do đó, nhà quản trị tìm kiếm thơng tin vai trò giám sát, truyền đạt thơng tin với nội sau kết hợp việc cung cấp thông tin quan trọng theo yêu cầu vai trò định Nhóm vai trò định bao gồm việc định quan có ảnh hưởng đến tổ chức Có bốn vai trò mơ tả nhà quản trị người định Vai trò cách tân hay gọi vai trò doanh nhân, người điểm gốc thay đổi cải tiến, khai thác hội Vai trò thứ nhóm vai trò xử lý tình huống: gắn liền với việc đưa hành động kịp thời tổ chức phải đối mặt với biến cố bất ngờ, khó khăn khơng lường trước Vai trò thứ ba phân phối nguồn lực tổ chức Cuối cùng, vai trò đàm phán thể đại diện cho tổ chức thương lượng đàm phán ký kết hợp đồng, ảnh hưởng tùy theo lĩnh vực trách nhiệm nhà quản trị Trong cuuộc tiếp xúc làm ăn, nhà quản trị phải chuyên gia lĩnh vực ngoại giao Làm ăn thời mở cửa đa phần tiếp xúc, muốn thành đạt phải học cách thương lượng Mềm dẻo kết hợp với cứng rắn cương quyết, lý trí với nhân bí thành công thương lượng với đối tác Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Cơng tác văn thư Thủ tục tiếp nhận giải văn đến Tất công văn đến phải qua phận văn thư Văn thư nhận phân loại công văn, bóc bì rà sốt xem cơng văn gửi đến có thủ tục hành hay khơng Đối với văn thư mật, thư đích danh, thư cá nhân khơng phép bóc bì Khi mở phong bì nhân viên văn thư lấy tài liệu có bên xem xét kỹ có để tránh thiếu sót tài liệu, hồ sơ kèm theo, viết phần ghi vào thư kẹp cuối thư Sau vào sổ công văn đến, văn thư phải xếp theo loại để trình thủ trưởng phòng ban chức Cơng ty Cơng văn đến ngày 12 phân phối ngày hơm đó, chậm đến sáng hơm sau Đối với cơng văn khẩn, hoả tốc, mời họp văn thư phải phân phối sau nhận Tất văn vào sổ văn đến theo biểu mẫu quy định Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ Tất văn qua xử lý, văn đến lưu văn (bản chính), hồ sơ, tài liệu liên quan phải chuyển vào lưu trữ nhằm để khai thác, xử lý thông tin Cơng tác hậu cần Văn phòng chuẩn bị cho lãnh đạo công tác cách chu đáo từ việc liên hệ nơi công tác: thời gian công tác, danh sách người đến công văn, điện thoại, fax giúp cho doanh nghiệp đối tác chủ động công việc Mua sắm trang thiết bị Văn phòng Cơng ty đảm bảo việc mua sắm trang thiết bị như: điện thoại, máy fax, máy photocopy, văn phòng phẩm, bàn ghế phục vụ cho hoạt động cơng ty Ngồi hàng năm phòng Hành tổ chức tham quan nghỉ mát để tạo hưng phấn làm việc cho cán nhân viên Công tác xử lý thông tin Hàng ngày Tập đồn Empire Group có nhiều thơng tin khác loại có cách biểu riêng, mang đặc thù riêng yêu cầu riêng phạm vi, hiệu vai trò, tác dụng định Vì việc xử lý truyền thơng tin cách nhanh chóng xác việc làm cần thiết Chẳng hạn việc cung cấp thơng tin đồn khách du lịch đến liên hệ với cơng ty cho phòng ban khác cần thiết để họ xếp tổ chức chương trình du lịch cách hợp lý thuận tiện Trước yêu cầu công việc việc áp dụng phương tiện khoa học kỹ thuật đại phòng Hành yêu cầu bắt buộc Do đội ngũ nhân viên với trình độ vi tính tương đối tốt với trang thiết bị tin học Công ty tương đối đại kết nối mạng nội nên nhiều thông tin truyền qua hệ thống mạng nội Việc đem lại tính hiệu quả, xác nhanh chóng nhiều so với việc truyền tin văn Các thông tin trao đổi phòng ban truyền tải nhanh giúp cho 13 công tác quản lý công ty thuận lợi Các máy tính trực thuộc nội cơng ty vào mạng, trao đổi thông tin khai thác thơng tin với máy chủ Hệ thống máy tính cơng ty kết nối với mạng Internet tồn cầu giúp cho cơng ty có hội khai thác nhiều thơng tin hữu ích mạng Mặt khác việc nối mạng cho phép khách hàng đặt chương trình du lịch qua mạng giúp cho việc giao dịch nhanh chóng giảm chi phí Tuy vậy, bên cạnh yếu tố máy móc trang bị đại phải kể đến yếu tố người sử dụng trang thiết bị Mặc dù nhân viên làm cơng tác văn phòng có trình độ tin học tương đối tốt lúc giải công việc cường độ cao mắc lỗi Những trục trặc máy tính xảy thường xuyên nhân viên không xử lý hết dẫn đến ảnh hưởng đến công việc Những yêu cầu văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị văn phòng Hội nhập kinh tế quốc tế đặt nhiều thách thức cho quốc gia Trong việc xây dựng đội ngũ nhà quản lý đại có tầm vóc quốc tế yêu cầu quan trọng Các doanh nghiệp có tầm hoạt động tồn cầu tảng cốt lõi doanh nghiệp tồn cầu Vậy nhà quản trị văn phòng thời kì hội nhập cần đáp ứng tiêu chuẩn nào? Kĩ quản lý Kỹ bao gồm kỹ hoạch định, tổ chức điều hành doanh nghiệp, tổ chức công việc cá nhân Hoạch định trình thiết lập mục tiêu, xây dựng chiến lược kế hoạch để thực mục tiêu Trong trình này, nhà quản lý phải dự kiến khó khăn, trở ngại, biến động môi trường kinh doanh có kế hoạch dự phòng Hoạch định có xa gần Xa tầm nhìn đường phát triển doanh nghiệp dài hạn với câu hỏi chính: “Doanh nghiệp 5, 10 20 năm tới nào?” Xu tồn cầu hóa có ảnh hưởng mạnh đến câu hỏi Khơng giới hạn câu trả lời phạm vi ngành quốc gia, mà đến 14 lúc phải định vị bối cảnh cạnh tranh hợp tác toàn cầu Hoạch định gần kế hoạch ngắn hạn tháng, quí, hay năm Tuy nhiên, công việc chung tổ chức tốt công việc cá nhân không tổ chức hiệu Nhà quản lý đại phải người tổ chức tốt cơng việc thời gian Cần phân bổ hợp lý nguồn lực cá nhân cho công việc vụ hàng ngày, đầu tư phát triển (học tập, nghiên cứu), thư giãn, gia đình xã hội Sự cân đối bố trí nguồn lực cá nhân làm giảm hiệu nhà quản lý 10 Kỹ lãnh đạo Một nhà lãnh đạo tốt phải dám nhận trách nhiệm, đương đầu với thử thách chấp nhận thay đổi Họ phải biết động viên nhân viên cách tạo môi trường làm việc tốt (thu nhập, hứng thú làm việc, thử thách, an tồn cơng việc, thăng tiến ), phải đưa nhận xét (khen phê bình) xác tinh thần xây dựng Khen phê bình lúc liều lượng có tác dụng động viên cao Trên thực tế nhiều nhà quản lý khơng biết cách khen ngợi hay phê bình không vượt qua thân hay cảm tình cá nhân xen vào cơng việc Lựa chọn, hướng dẫn, phát triển phân quyền cho nhân viên kỹ quan trọng nhà lãnh đạo Nhà lãnh đạo giỏi phải có cộng giỏi để biến kế hoạch họ thành thực 11 Kĩ ứng xử giao tiếp Kỹ đòi hỏi tinh tế, linh hoạt kiến thức kinh nghiệm xã hội nhà quản lý Mục tiêu kỹ nâng cao hiểu biết tôn trọng lẫn sở nhận diện công nhận giá trị nhu cầu đối tượng giao tiếp Công nhận chia sẻ giá trị thành tựu người khác hồn tồn khơng phải việc đơn giản dù giá trị cấp hay đồng nghiệp, cấp Đây sở quan trọng giao tiếp, xử lý mâu thuẫn thương lượng 12 Kĩ chun mơn Có hai khối kiến thức mà nhà quản lý cần phải có Một kiến 15 thức/kỹ chuyên môn cụ thể nghề nghiệp Hai kiến thức tổng quát doanh nghiệp, ngành, hoạt động liên quan, kiến thức mơi trường kinh doanh, pháp lý, trị, kinh tế xã hội, kiến thức môi trường kinh doanh quốc tế xu hướng phát triển chủ đạo Cần lưu ý kiến thức khái niệm động, ln thay đổi, nhà quản lý phải liên tục cập nhật chủ động tích lũy kiến thức “Học tập suốt đời” trở thành phẩm chất quan trọng nhà quản lý Học tập khơng thiết từ nhà trường mà từ tất nơi tự học, học từ bạn bè, học từ kinh nghiệm, học từ khóa huấn luyện ngắn hạn Hiện nay, văn hóa học tập doanh nghiệp doanh nhân VN ta chưa mạnh Một số thiên khoa cử cấp, số lớn khác chạy theo vụ ngày mà bỏ bê việc tích lũy kiến thức 13 Xử lý thông tin lực tư Tiếp nhận xử lý thông tin cách hiệu để đưa định xác Có bốn thành phần Đầu tiên kỹ phân tích vấn đề định Nó bao gồm nhận dạng vấn đề, triệu chứng, nguyên nhân xử lý thông tin để đưa giải pháp xác thời gian ngắn Thứ hai kỹ phân tích tài định lượng Các nhà quản lý phải làm việc với số tài có khả phân tích số để phục vụ trình quản lý Thứ ba nhà quản lý phải có khả phát triển sáng tạo phương pháp giải vấn đề cho doanh nghiệp Sáng tạo phẩm chất quan trọng, khơng tự nhiên đến mà kết trình học hỏi, quan sát tư liên tục Thứ tư khả xử lý chi tiết Thông tin nhiều đa dạng, để xử lý hiệu nhà quản lý phải biết chọn lọc thông tin quan trọng, giữ khuynh hướng khơng chi tiết cần thiết, cân đối toàn cục thành tố 16 2.4.6 Tổ chức thiết lập mục tiêu Thiết lập mục tiêu trình động viên nhân viên làm rõ vai trò họ thơng qua mục tiêu thực công việc Nhiều tổ chức áp dụng tiến trình thiết lập mục tiêu có tên phổ biến MBO (Management by Objectivesquản lý mục tiêu) Theo tiến trình này, mục tiêu tổ chức đưa xuống cho đơn vị sản xuất, cá nhân Mục tiêu đặt phải có đặc điểm sau: - Cụ thể: nhân viên cố gắng làm việc nhiều họ biết cụ thể nhiệm vụ Nếu nhà quản lý nói phải cố gắng làm việc hết mình, họ cảm thấy khó hiểu chưa biết cố gắng để làm việc - Phù hợp: mục tiêu đặt phải tương thích với cơng việc khả kiểm sốt nhân viên Ví dụ, mục tiêu tiết kiệm nguyên liệu sản xuất không phù hợp với nhân viên văn phòng cơng việc họ khơng liên quan đến sử dụng nguyên liệu sản xuất - Có tính thách thức: mục tiêu có tính thách thức tác động đến nhu cầu thành tích hay nhu cầu phát triển nhân viên Dĩ nhiên, đặt mục tiêu phải xét đến yếu tố nguồn lực cần thiết cung cấp cho nhân viên khơng q áp lực cho họ Ví dụ, đặt cho nhân viên bán hàng mức doanh số cao năm thách thức Tiểu kết: Qua chương làm rõ vai trò nhà quản trị văn phòng khơng thể phủ nhận điều nhà quản trị văn phòng đóng vai trò vơ quan trọng hoạt động quan, tổ chức nói chung Tập đồn Empire Group nói riêng Để thực hoạt động cách có hiệu điều u cầu nhà quản trị văn phòng phải có kĩ kĩ mềm, biết vận dụng cách linh hoạt, sáng tạo, hợp thời điểm nhằm mang lại hiệu hoạt động lớn cho tổ chức 17 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG THỜI KÌ HỘI NHẬP 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Trong trình tìm hiểu, khảo sát quan, trụ sở Tập đồn Empire Group phân tích, đánh giá tơi nhận thấy nhà quản trị văn phòng Tập đồn ln thực tốt nhiệm vụ - Trong cơng tác tuyển dụng, nhà quản trị văn phòng ln lên kế hoạch cẩn thận, chi tiết, hợp lý áp dụng phương pháp xét duyệt hồ sơ, vấn thử việc chặt chẽ Từ chất lượng nguồn nhân đầu vào tốt - Thực tốt việc đánh giá, kiểm tra nguồn nhân lực hàng tuần, tháng, quý từ kịp thời phát sai sót đề biện pháp giải kịp thời - Công tác đào tạo phát triển nhân viên tốt nên chất lượng nguồn nhân lực có tay nghề cao chiếm số lượng lớn - Tập đồn tập trung thực sách nhằm đảm bảo tin cậy, thoải mái cho nhân viên giúp họ phát huy tối đa lực - Các chế độ đãi ngộ tốt, giúp củng cố lòng trung thành nhân viên với tổ chức giữ chân người tài - Các thông tin cần thu thập hoạt động định cung cấp kịp thời, nhanh chóng, xác đảm bảo hoạt động quản lý đạt hiệu cao - Những mục tiêu thiết lập mang tính hợp lý tính khả thi 3.1.2 Nhược điểm Mặc dù q trình hoạt động đạt nhiều hiệu tích cực nhà quản trị văn phòng mắc phải số hạn chế như: - Hạn chế công tác đào tạo, phát triển nhân lực: nguyên nhân việc đào tạo nhân viên chưa thực đầy đủ số lượng nhân viên tập đoàn lớn nên công tác đào tạo gặp nhiều hạn chế - Hạn chế việc tổ chức, thu thập thông tin: phát triển công nghệ internet dẫn đến nhiều nguồn thơng tin khơng thống gây vướng mắc 18 cho q trình thu thập thơng tin nhà quản trị để đưa định quản lý gây thời gian cho việc tìm kiếm - Hạn chế công tác đãi ngộ nhân sự: Tập đồn đưa nhiều sách nhằm tạo động lực cho người lao động nhiên trình thực chưa triệt để nên hiệu mang lại chưa cao 3.1.3 nguyên nhân - Về phía tổ chức: chưa có quy định vấn đề hoạch định nhân cách cụ thể, làm sai quy định lại khơng có chế tài cứng rắn nên tình trạng khó chấm dứt - Về phía nhà quản trị: cấp quản trị chưa thực triệt để định quản lý nên hiệu đạt chưa cao - Các yếu tố khác: yếu tố ảnh hưởng khác đối thủ cạnh tranh hay thị trường lao động có thay đổi 3.2 Các giải pháp - Cần thay đổi tư nhà quản trị văn phòng cơng tác văn phòng từ nhân viên tới quản lý cấp cao - Chú trọng đào tạo, phát triển nguồn nhân lực doanh nghiệp: để đạt mục tiêu hoạt động, doanh nghiệp cần đẩy mạnh công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực để tạo nguồn khí cho doanh nghiệp Cơng tác đào tạo cần thiết nhiên cần tránh đào tạo ạt, chi phí cao hiệu lại thấp Mở rộng diện chuyên đề quản lý cho nhân viên doanh nghiệp - Xây dựng hệ thống quy định doanh nghiệp cách chặt chẽ, khoa học cụ thể đồng thời xử lý nghiêm hành vi vi phạm quy định, vi phạm pháp luật - Thường xuyên tổ chức buổi nói chuyện chuyên đề hay giao lưu nhà quản trị nhân viên doanh nghiệp - Bản thân nhà quản trị văn phòng phải người tự trau dồi kiến thức thân, làm việc khoa học hiệu 19 Tiểu kết: Hoạt động nhà quản trị văn phòng cơng tác văn phòng Tập đồn Empire Group có hiệu quả, nhiên q trình hoạt động gặp số hạn chế vướng mắc kể Với giải pháp đề hy vọng nhà quản trị thực đạt hiệu cao 20 KẾT LUẬN Con người yếu tố quan trọng tổ chức Sự phát triển doanh nghiệp phụ thuộc hoàn toàn vào yếu tố người, việc sử dụng hiệu nguồn nhân lực tổ chức đặt yêu cầu cấp thiết Để hoạt động văn phòng tổ chức đạt hiệu cao khơng thể khơng kể đến vai trò nhà quản trị văn phòng Trong thời đại cơng nghiệp hóa – đại hóa, nên kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa vai trò nhà quản trị văn phòng lại phải đề cao Mặt khác hoạt động quản trị nhân hoạt động phức tạp, nên việc quản lý khó khăn, nói hoạt động quản trị nhân vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật Là Tập đồn lớn, Empire Group ln đề cao vai trò nhà quản trị văn phòng, thực biện pháp nhằm quản lý người tổ chức cách hiệu nhất, nhiên q trình tổ chức khó tránh khỏi hạn chế, hy vọng với giải pháp đề phía giúp Tập đồn thực cơng tác văn phòng cách hiệu hơn, thực tốt sứ mệnh mục tiêu trở thành tập đoàn phát triển tổ hợp giải trí - du lịch - nghỉ dưỡng hàng đầu Việt Nam, hướng đến tập đoàn mang đẳng cấp quốc tế, đưa Việt Nam trở thành điểm đến du lịch hàng đầu giới 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Website: http://cocooceanresort.vietnamcondotel.net/su-menh-va-muc-tieu-cuatap-doan-empire-group/ Mai Thanh Lan, Nguyễn Thị Minh Nhàn (2016), Giáo trình quản trị nhân lực, NXB Thống kê Nguyễn Hải Sản (1998), Quản trị học, NXB Thống kê Mike Harvey (1996), Cao Xuân Đỗ dịch, Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê Brian Tracy, Thuật thúc đẩy nhân viên 22 ... Group văn phòng doanh nghiệp thời kì hội nhập Chương 2: Vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Chương 3: Nhận xét đề xuất giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng thời kì hội nhập. .. niệm quản trị văn phòng 1.3.2Chức nhà quản trị văn phòng .9 10 Tiểu kết: 10 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP... triển kiến thức vai trò nhà quản trị văn phòng quan, doanh nghiệp có quy mơ lớn Đối với nhà trường: Cung cấp thêm tư liệu cần thiết vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác văn phòng cho mơn học