Đang tải... (xem toàn văn)
Quản lý dự án bằng microsoft project
Chuyên đề Tổng quan MS Project QLDA Biên soạn : Lưu Trường Văn Nội dung Tổng quan QLDA bước QLDA Làm MS Project giúp đỡ bạn Tổng quan quản lý dự án (QLDA) (1) • QLDA trì quy mơ, tiến độ, nguồn lực cân • Nói chung, QLDA có nghĩa lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi nhiệm vụ dự án; nhận dạng lập tiến độ tài ngun để hồn thành nhiệm vụ Nguồn lực mà phối hợp với thời gian để hoàn thành dự án bạn phải tương xứng với quy mô dự án bạn Tổng quan QLDA (2) Quy mô Tiến độ Nguồn lực Quy mô chuỗi nhiệm vụ yêu cầu để hoàn thành mục tiêu dự án Một tiến độ thời gian thứ tự nhiệm vụ thời gian hoàn thành toàn dự án Nguồn lực người thiết bị mà cần để hoàn thành nhiệm vụ dự án Tổng quan QLDA (3) • Khi bạn quản lý dự án, bạn mong muốn chắn mục tiêu cụ thể dự án đáp ứng hiệu tốt • Kế hoạch dự án công cụ để giúp bạn đạt mục đích nói • Nhưng QLDA khơng phải cơng việc bạn, bạn né tránh việc tạo kế hoạch né tránh sử dụng Tổng quan QLDA (4) • Khơng có kế hoạch thức, bạn giảm hội để hoàn thành mục tiêu dự án • Nếu bạn khơng thể dể dàng kiểm tra làm cơng tác hồn thành, bạn hủy hoại hội bạn để đáp ứng mục tiêu Tổng quan QLDA (5) • Và có sai lầm, chẳng hạn hạn chót quy định trễ tiến độ, bạn chạm trán khó khăn khơng cần thiết xác định nguồn gốc vướng mắc tác động lên tiến độ • Quản lý dự án tốt giúp bạn tiếp tục cơng việc Mọi người ban QLDA có lợi từ phối hợp giao tiếp cải thiện mà tạo từ tập trung mạnh vào kết Bạn đạt an tâm thứ kiểm soát bước QLDA (1) Bước 4 Kết thúc dự án Bước 3 Theo dõi trì kế hoạch dự án Lập kế hoạch dự án Định nghĩa dự án Bước Bước bước QLDA (2) • Bạn dùng MS Project cho bước bước để tạo kế hoạch dự án, theo dõi QLDA • Nhưng khơng có chương trình QLDA giúp bạn nhiều bước • Với bước 1, bạn cần viết mục đích bạn giới hạn (số lượng nguồn lực có sẳn ngân sách dự án) • Dẫu bước khơng u cầu chương trình QLDA, MS Project để giúp bạn đánh giá lưu trữ dự án lúc kết thúc Đó hầu hết bạn cần làm bước kết thúc dự án bước QLDA (3) Định nghĩa quy mô dự án Xác định nguồn lực bạn Bước 1: Định nghĩa dự án Xác định giới hạn tiến độ bạn 10 bước QLDA (8) Bước 3: Theo dõi tiến trình dự án • Khi dự án bạn bắt đầu, kế hoạch bạn trở nên công cụ đáng giá giúp bạn định hướng thực dự án • Với kế hoạch dự án bạn phân tích thực sai sót suốt tiến trình dự án 15 bước QLDA (9) Bước 3: Theo dõi tiến trình dự án Sử dụng kế hoạch, bạn có thể: • Theo dõi tiến trình dự án, so sánh liệu thực tế với ước lượng • Xem xét lại nhân tố nguồn lực, quy mô, tiến độ để cân ưu tiên bạn • Nhận dạng vướng mắc mà làm cho dự án bạn chậm tiến độ • Phân tích u cầu nguồn lực xuyên suốt dự án để đảm bảo , ví dụ, khơng có Ban QLDA q tải cơng việc • Thực thay đổi mà giúp bạn đạt mục tiêu dự án sớm 16 bước QLDA (10) Bước 4: Kết thúc dự án • Một bạn đạt mục tiêu dự án đáp ứng tất tiêu chuẩn mà báo hiệu kết thúc dự án, thời điểm để kết thúc dự án • Kết thúc dự án quan trọng bắt đầu dự án, bạn áp dụng bạn học suốt giai đoạn đến dự án tương lai 17 bước QLDA (11) Bước 4: Kết thúc dự án Lúc kết thúc dự án, bạn có thể: • So sánh kế hoạch ban đầu bạn với trình thực tế kiện dự án • Phân tích vướng mắc nhận dạng cho cải thiện tương lai • Đạt tài liệu dự án Khơng có chương trình QLDA kết thúc dự án thay cho bạn, kế hoạch dự án bạn tạo MS Project giúp bạn thiết lập đường thành công cho dự án tương lai bạn 18 Làm MS Project giúp bạn (1) Microsoft Project công cụ mạnh giúp bạn tổ chức, theo dõi khác thường dự án bạn 19 Làm MS Project giúp bạn (2) MS Project giúp bạn Tính toán hầu hết chi tiết tiến độ Dể dàng cân nhân tố tiến độ “găng” 20 Làm MS Project giúp bạn (3) Tính tốn hầu hết chi tiết tiến độ • Bạn cần nhập vào lương thông tin tương đối, Microsoft Project chăm sóc phần lại – Ví dụ, bạn cụ chể hóa khoảng thời gian thực cơng tác, Microsoft Project tính tốn ngày bắt đầu kết thúc cơng tác Một cách tự động, bạn định nghĩa nguồn lực ngày làm việc giờ, Microsoft Project cảnh báo bạn có ngày mà nguồn lực yêu cầu làm thêm 21 Làm MS Project giúp bạn (4) Tính tốn hầu hết chi tiết tiến độ • Ngồi ra, bạn thay đổi nhân tố nào, Microsoft Project tính tốn lại tiến độ, bạn nhìn thấy ảnh hưởng thay đổi lên dự án • Hãy nhớ rằng, khả lập tiến độ Microsoft Project tốt tùy theo thông tin bạn cung cấp cho nó, nên đảm bảo thơng tin bạn đầy đủ xác 22 Làm MS Project giúp bạn (5) Dể dàng cân nhân tố tiến độ “găng” • Tại cấp độ dự án, Microsoft Project giúp bạn trì cân vòng quy mơ, nguồn lực, thời gian: – Có phải nhiều cơng tác thêm vào dự án bạn thời gian thực khơng tăng? • Một nhìn lướt qua tiến độ Microsoft Project bạn cho bạn nguồn lực có đủ để hồn thành cơng tác mà khơng có mở rộng hạn chót 23 Làm MS Project giúp bạn (6) Phất cờ vướng mắc – trước chúng tác động đến dự án bạn • Khả để nhìn thấy phía trước phòng tránh vướng mắc tiến độ trước chúng xuất có ý nghĩa đảm bảo dự án thành cơng • Kế hoạch dự án bạn giúp bạn nhận dạng và hiệu chỉnh vướng mắc như nguồn lực tải; công tác mà đe dọa phá hỏng ngân sách dự án, mâu thuẩn tiến độ mà đẩy hạn chót dự án xa • Bằng cách hay cách khác, Microsoft Project giúp bạn quản lý dự án phức tạp, đảm bảo bạn tốn thời gian vào chi tiết QLDA bạn có nhiều thời gian cho công việc quan trọng 24 bạn Làm MS Project giúp bạn (7) Phất cờ vướng mắc – trước chúng tác động đến dự án bạn • Một bạn sẳn sàng phát triển kế hoạch dự án bạn, Microsoft Project trở thành trợ lý tất-cả-trong-1 QLDA cho bạn • Mặc dù Microsoft Project định nghĩa dự án bạn – bạn làm điều – thực hầu hết cơng việc việc tạo theo dõi kế hoạch dự án, dàn xếp kết thúc dự án 25 Làm MS Project giúp bạn (8) Khi bạn lập kế hoạch dự án • Trong giai đoạn này, bạn nhập công tác, ước lượng công tác cần ngày, để hồn thành, cụ thể cơng tác nên bắt đầu phân công nguồn lực cho công tác • Microsoft Project : – Lập tiến độ cơng tác tính tốn ngày hồn thành dự án – Tính tốn thời điểm u cầu để hồn thành công tác – Cân quy mô, nguồn lực, thời gian – cho bạn chúng cân đâu 26 Làm MS Project giúp bạn (9) Theo dõi thực thi kế hoạch dự án • Khi bạn theo dõi dự án bạn, bạn theo dõi tiến trình cơng việc, thường so sánh xuất với hoạch định • Với cách đó, bạn cần điều chỉnh tiến độ trì hạn chót cũ Microsoft Project sẽ: – Hiển thị ước lượng ban đầu (như thời gian hồn thành cơng tác) liệu thực tế – Tính tốn hiển thị khác ước lượng ban đầu liệu thực tế – Đơn giản hóa q trình cập nhật kế hoạch bạn với liệu thực tế – Tính tốn ảnh hưởng cập nhật lên tiến độ 27 Làm MS Project giúp bạn (10) Kết thúc dự án • Tại lúc kết thúc dự án, bạn giải nội dung tồn tại, nhận dạng làm tốt, nhận dạng vướng mắc lĩnh vực cho cải thiện tương lai, tư liệu hóa cho bạn tìm thấy 28 Làm MS Project giúp bạn (11) Kết thúc dự án • Mặc dù Microsoft Project không hổ trợ trực tiếp cho công tác nói có thể: – Cất giữ kế hoạch dự án bạn giúp bạn nhận dạng vướng mắc – Lưu trữ ghi công tác nguồn lực mà bạn tham khảo phân tích vướng mắc thực – Cung cấp thông tin dự án mà bạn cần để tư liệu hóa bạn khám phá – Khi bạn dùng Microsoft Project để quản lý dự án bạn, bạn khơng ngồi kiểm sốt tiến độ bạn giai đoạn dự án với nổ lực thời gian tối thiểu 29 ... toàn dự án Nguồn lực người thiết bị mà cần để hoàn thành nhiệm vụ dự án Tổng quan QLDA (3) • Khi bạn quản lý dự án, bạn mong muốn chắn mục tiêu cụ thể dự án đáp ứng hiệu tốt • Kế hoạch dự án cơng... dõi tiến trình dự án • Khi dự án bạn bắt đầu, kế hoạch bạn trở nên công cụ đáng giá giúp bạn định hướng thực dự án • Với kế hoạch dự án bạn phân tích thực sai sót suốt tiến trình dự án 15 bước QLDA... (10) Bước 4: Kết thúc dự án • Một bạn đạt mục tiêu dự án đáp ứng tất tiêu chuẩn mà báo hiệu kết thúc dự án, thời điểm để kết thúc dự án • Kết thúc dự án quan trọng bắt đầu dự án, bạn áp dụng bạn