TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG - CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN XÂY DỰNG HÒA BÌNH
QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương CHƯƠNG CÁC ẢNH HƯỞNG TỔ CHỨC VÀ VÒNG ĐỜI CỦA DỰ ÁN Nội dung: 2.1 Các ảnh hưởng tổ chức lên quản lý dự án, 2.1.1 Văn hóa tổ chức phong cách: 2.1.2 Thông tin tổ chức: 2.1.3 Cấu trúc tổ chức: 2.1.4 Các tài sản trinh tổ chức: 2.1.5 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp: 2.2 Các bên liên quan 2.3 Quản trị dự án Các dự án quản lý dự án tác động tới môi trường doanh nghiệp nhiều thân dự án Hiểu rõ tác động giúp bảo đảm việc thực công việc phù hợp với mục đích tổ chức quản lý theo mơ hình thiết lập tổ chức Chương mô tả việc ảnh hưởng tổ chức tác động đến việc thu dung, quản lý thi cơng dự án Nó đề cập đến ảnh hưởng stakeholder đến dự án cách điều hành nó, cấu trúc nhóm dự án thành viên, mối quan hệ hoạt động vòng đời dự án 2.1 Các ảnh hưởng tổ chức lên quản lý dự án, Văn hóa, phong cách cấu trúc tổ chức ảnh hưởng đến việc thực dự án Mức độ trưởng thành quản lý dự án tổ chức hệ thống quản lý ảnh hưởng đến dự án Khi dự án có liên quan đến bên liên danh, liên doanh hay cộng tác thực bị ảnh hưởng nhiều 2.1.1 Văn hóa tổ chức phong cách: Tổ chức xếp hệ thống chức danh (cá nhân hoặc/và phòng ban) nhằm đạt mục đích, mà liên quan đến thực dự án Văn hóa phong cách tổ chức HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 12 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương tác động đến cách tiến hành dự án.Văn hóa phong cách nhóm tượng “chuẩn văn hóa” Những chuẩn bao gồm việc thiết lập cách tiếp cận đến việc khởi đầu hoạch định dự án Văn hóa tổ chức định dạng trải nghiệm phổ biến viên tổ chức hầu hết tổ chức phát triển văn hóa chun biệt Các trải nghiệm phổ biến thường là: Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị, niềm tin mong đợi; Quy tắc (luật lệ), sách, phương pháp, thủ tục; Hệ thống động viên khen thưởng; Dung sai rủi ro; Quan điểm lãnh đạo, hệ thống thứ bậc (tôn ti trật tự) quan hệ quyền; Mơi trường hoạt động Văn hóa tổ chức yếu tố môi trường doanh nghiệp Văn hóa phong cách tiếp thu, chia sẻ ảnh hưởng lớn tới khả đạt mục tiêu dự án Giám đốc dự án phải hiểu văn hóa phong cách khác tổ chức tác động đến dự án PM phải biết cá nhân tổ chức người định người có ảnh hưởng để làm việc với họ nhằm tăng cường khả công dự án 2.1.2 Thông tin tổ chức: Sự thành công quản lý dự án tổ chức phụ thuộc nhiều vào phương pháp truyền thông hiệu tổ chức, đặc biệt phạm vi tồn cầu Khả truyền thơng tổ chức có tác động lớn đến việc tiến hành dự án Hệ là, PM xa truyền thơng hiệu với bên liên quan tổ chức để hổ trợ cho việc định Stakeholder thành viên nhóm dự án dụng phương tiện thông tin điện tử (mail, text, tin nhắn, video, tele conference,, ) để trao đổi thông tin với PM cách thức khơng thức 2.1.3 Cấu trúc tổ chức: Cấu trúc tổ chức yếu tố mơi trường doanh nghiệp, ảnh hưởng đến sẳn sàng nguồn lực cách tiến hành dự án Cấu trúc tổ chức theo chức dự án Hình 2.1 sau mơ tả tính chất liên quan số cấu trúc tiêu biểu HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 12 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Bảng 2.1: Ảnh hưởng cấu trúc tổ chức lên dự án Cấu trúc tổ chức Theo Ma trận Theo chức Theo dự án Ma trận yếu Đặc tính dự án Quyền hạn PM Tỷ lệ tham gia nhân viên vào dự án Vai trò PM Ma trận cân Ma trận mạnh Ít Khơng Hòan tòan Khơng Hạn chế 0-25% Thấp đến vừa Vừa phải đến Cao đến hầu phải cao tòan 15-60% 50-95% 85-100% Tồn thời Tồn thời Tồn thời gian gian gian Bán thời gian Bán thời gian Chức danh Điều phối dự Điều phối dự Giám đốc dự Giám đốc dự Giám đốc dự PM án / Lãnh đạo án / Lãnh đạo án / Viên án / Quản lý án / Quản lý dự án dự án chức dự án kế họach kế họach Bán thời gian Bán thời gian Bán thời gian Toàn thời Tồn thời gian gian Nhân viên hành chánh cơng trường Tổ chức theo phận chức kinh điển (hình 2.1) thứ bậc mà nhân viên có sếp Các viên nhóm lại theo chuyên mơn, sản xuất, marketing, kỹ thuật, kế tốn mức Mỗi phòng sơ đồ cấu trúc chức thực công việc dự án cách độc lập với phòng khác HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 12 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Điều phối dự án Giám đốc điều hành Trưởng Bộ phận chức Trưởng Bộ phận chức Trưởng Bộ phận chức Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Hình 2.1: Tổ chức theo phận chức Tổ chức theo ma trận (hình 2.2 đến 2.4) phản ánh pha trộn tổ chức theo chức theo dự án Tổ chức theo ma trận xếp theo yếu, cân mạnh tùy thuộc vào quyền lực cấp độ tương ứng tầm ảnh hưởng lãnh đạo chức lãnh đạo dự án Tổ chức theo ma trận yếu trì nhiều tính chất tổ chức theo chức năng, vai trò PM nghiêng người phối hợp giải Người giải tự đưa định Người phối hợp có quyền hạn đưa định, có vài quyền, báo cáo lên lãnh đạo cao HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 12 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Giám đốc điều hành Trưởng Bộ phận Chức Trưởng Bộ phận Chức Trưởng Bộ phận Chức Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Điều phối dự án Hình 2.2: Tổ chức ma trận yếu Tổ chức theo ma trận mạnh có nhiều tính chất mơ hình tổ chức theo dự án, có full-time PM với quyền hạn đáng kể có full-time nhân viên Giám đốc điều hành Trưởng Bộ phận Chức Trưởng Bộ phận Chức Trưởng Bộ phận Chức Giám đốc Dự án Nhân viên Nhân viên Nhân viên Giám đốc dự án Nhân viên Nhân viên Nhân viên Giám đốc dự án Nhân viên Nhân viên Nhân viên Giám đốc dự án Hình 2.3: Tổ chức ma trận mạnh Điều phối dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 12 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Trong đó, Tổ chức theo ma trận cân thừa nhận nhu cầu có PM, với quyền hạn khơng đầy đủ không đủ quyền cung ứng tài chánh cho dự án Giám đốc điều hành Trưởng Bộ phận Chức Trưởng Bộ phận Chức Điều phối dự án Trưởng Bộ phận Chức Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Giám đốc Dự án Nhân viên Nhân viên Hình 2.4: Tổ chức ma trận cân Điều phối dự án Giám đốc điều hành Giám đốc Dự án Giám đốc Dự án Giám đốc Dự án Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Phần in đậm mô tả nhân viên tham gia dự án Hình 2.5: Tổi chức theo dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 12 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Tổ chức theo dự án: Thành viên dự án thường nhóm lại với Rất nhiều tổ chức liên quan đến cấu tổ chức mô tả theo nhiều mức độ, thường lập thành cấu tổ chức hổn hợp mơ tả hình 2.6 Giám đốc điều hành Trưởng Bộ phận Chức Trưởng Bộ phận Chức Trưởng Bộ phận Chức Giám đốc Dự án Nhân viên Nhân viên Nhân viên Giám đốc dự án Nhân viên Nhân viên Nhân viên Giám đốc dự án Nhân viên Nhân viên Nhân viên Giám đốc dự án Điều phối dự án A Điều phối dự án B Hình 2.6: Tổ chức ma trận hổn hợp Ví dụ: Một tổ chức cấu chủ yếu theo chức lập nhóm đặc biệt để vận hành dự án chiến lược Nhóm rõ ràng có nhiều tính chất nhóm dự án theo cấu tổ chức theo dự án, có nhiều viên full-time lấy từ phòng ban, tự lập quy trinh vận hành riêng cho dự án Dĩ nhiên tổ chức quản lý hầu hết dự án tổ chức theo cấu ma trận mạnh, song song cho phép dự án nhỏ quản lý theo cấu chức Rất nhiều cấu tổ chức bao gồm mức quản lý chiến lược, quản lý cấp trung mức thực Một PM tương tác với mức trên, tùy thuộc vào yếu tố sau: Tầm quan trọng chiến lược dự án, Khả stakeholders ảnh hưởng đến dự án, Mức độ trưởng thành hệ thống quản lý dự án, HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 12 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Các hệ thống quản lý dự án, Truyền thông tổ chức Chương Các mối tương tác xác định tính chất dự án, như: Mức độ quyền hạn PM, Sự sẵn sàng nguồn lực quản lý, Mức độ kiểm soát ngân sách dự án, Vai trò PM, Thành phần cấu tạo nhóm dự án 2.1.4 Các tài sản trinh tổ chức: Các tài sản trinh tổ chức kế hoạch, trinh, sách, thủ tục sử dụng để tiến hành dự án Chúng bao gồm sản phẩm tạo thành, thực tiễn, kiến thức dùng để thực chi phối dự án Các tài sản q trinh thức khơng thức Chúng bao gồm học rút thông tin liệu lịch sử Chúng bao gồm tiến độ hoàn tất, liệu rủi ro, vá liệu giá trị thu trinh thi công Các tài sản trinh tổ chức đầu vào hầu hết trinh hoạch định dự án Trong suốt dự án, viên dự án cập nhật thêm vào tài sản thấy cần thiết Các tài sản trinh tổ chức nhóm nhóm: (1) Các q trình quy trinh-thủ tục, (2) kiến thức sở tổ chức 2.1.4.1 Các trình quy trinh-thủ tục Các trình quy trinh-thủ tục bao gồm: Khởi đầu hoạch định: o Các guidelines tiêu chí để dẫn cho trinh tiêu chuẩn tổ chức thủ tục nhằm thỏa mãn yêu cầu dự án o Các chuẩn mực tổ chức sách (ví dụ sách nhân sự, sách an tồn sức khỏe, sách đạo đức, sách quản lý dự án), sản phẩm chu trinh vòng đời dự án, sách thủ tục chất lượng (ví dụ: q trình kiểm tốn, mục tiêu cải tiến, checklist, định nghĩa trình tiêu chuẩn hóa sử dụng cho dự án), o Các bảng mẫu-template (ví dụ: nhận điện rủi ro, WBS, sơ đồ mạng tiến độ, bảng mẫu-template hợp đồng HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 12 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Thực hiện, giám sát kiểm soát: o Các quy trinh kiểm sốt thay đổi, sách, kế hoạch, thủ tục tài liệu dự án mà chỉnh sửa, thay đổi phê duyệt hiệu lực, o Các thủ tục kiểm sốt tài (ví dụ: báo cáo định kỳ, chi phí, xem xét phân phối, mã số tài chính, ) o Các thủ tục quản lý việc ban hành defect, nhằm kiểm soát việc ban hành kiểm soát, nhận diện defect, theo dõi hành động o Các yêu cầu thông tin tổ chức, o Các thủ tục ưu tiên hóa, phê duyệt, ban hành phân quyền cơng việc, o Các thủ tục kiểm sốt rủi ro, bao gồm phân loại rủi ro, bảng mẫu-template rủi ro, khả ảnh hưởng rủi ro, ma trận khả ảnh hưởng rủi ro Đóng dự án: o Các hướng dẫn u cầu đóng dự án (ví dụ: học kinh nghiệm, kiểm tốn tài dự án, đánh giá dự án, hiệu lực sản phẩm tiêu chí chấp nhận) 2.1.4.2 Các sở kiến thức tổ chức Các sở kiến thức tổ chức để lưu giữ, truy xuất bao gồm: Các sở kiến thức quản lý dự án chứa phiên gốc việc thực thi tiêu chuẩn, sách, quy trinh, tài liệu khác, Các liệu tài chánh chứa đựng thông tin cơng, chi phí, ngân sách, chi phí vượt, Các sở thông tin lịch sử học kinh nghiệm, Các liệu quản lý defects bao gồm tình trạng defects, thơng tin kiểm sốt, giải pháp sửa chữa kết 2.1.5 Các liệu đo lường dự án Các yếu tố môi trường doanh nghiệp: Các yếu tố môi trường doanh nghiệp đề cập đến điều kiện, không nằm phạm kiểm sốt nhóm dự án, mà ảnh hưởng tới ràng buộc, trực tiếp tới dự án Các yếu tố môi trường doanh nghiệp xem đầu vào của hầu hết trinh hoạch định, củng cố xung đột với phương án quản lý dự án, tác tích cực tiêu cực tới đầu Các yếu tố môi trường doanh nghiệp biến đổi lớn theo loại chất, liệt kê sau: HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 12 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Văn hóa, cấu tổ chức cách quản trị tổ chức, Phân bố mặt địa lý tiện ích nguồn lực, Các tiêu chuẩn nhà nước ngành, Cơ sở hạ tầng (ví dụ: tiện ích có thiết bị vốn), Nguồn nhân lực có (ví dụ: Kỹ năng, kỹ luật, kiến thức thiết kế, phát triển, pháp lý, hợp đồng mua hàng), Hệ thống làm việc công ty, Điều kiện thị trường, Dung sai rủi ro stakeholders, Điều kiện trị, Kênh thông tin tổ chức, Các sở liệu thương mại (ví dụ: sở tính dự tốn, thơng tin khảo sát rủi ro ngành, sở liệu rủi ro), Hệ thống thơng tin quản lý dự án (ví dụ: cong cụ tự động, công cụ phần mềm lập tiến độ, hệ thống quản lý số liệu, hệ thống thu thập phân phối thông tin, web tương tác đến hệ thống online tự động khác) 2.2 Các bên liên quan (stakeholders) Một stakeholder cá nhân, nhóm, tổ chức tác động bị tác động bởi, tự nhận thức bọ tác động định, hoạt động, đầu dự án Dưới vài thí dụ stakeholders dự án: Nhà tài trợ: Nhà tài trợ cá nhân hay nhóm cung ứng nguồn lực hổ trợ dự án có trách nhiệm đến thành cơng dự án Nhà tài trợ nội bên ngồi tổ chức quản lý dự án Khách hàng người dùng: Khách hàng cá nhân tổ chức phê duyệt quản lý sản phẩm, dịch vụ kết dự án Người bán: Hay gọi nhà cung cấp, nhà thầu công ty bên tham gia vào thỏa thuận hợp đồng để cung cấp phần hay dịch vụ cần thiết cho dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 10 of 12 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Đối tác kinh doanh: Là tổ chức bên ngồi có mối quan hệ đặc biệt với tổ chức Các nhóm tổ chức: Là stakeholders nội bị tác động hoạt động nhóm dự án Đó sales marketing, nguồn nhân lực, pháp chế, tài chánh, sản xuất, dịch vụ khách hàng Các nhóm hổ trợ mơi trường kinh doanh dự án thi công, bị tác động hoạt động dự án Các giám đốc chức năng: Là cá nhân quan trọng việc thực vai trò quản lý phạm vi quản lý hay chức năng, nhân sự, tài chánh, kế toán, hay mua hàng Họ phân công nhân viên tham gia thực dự án Các bên liên quan khác: Như chủ thể cung ứng, định chế tài chánh, quy phạm nhà nước, chuyên gia, nhà tư vấn vv… mà có lợi ích tài chánh dự án, đóng góp vào đầu vào thu lợi đầu 2.3 Quản trị dự án, Quản trị dự án môt chức phù hợp với kiểu quản trị tổ chức bao gồm vòng đời dự án Định chế quản trị dự án cung cấp cho OM nhóm dự án cấu trúc, trinh, mơ hình định cơng cụ cho việc quản lý dự án, đồng thời hổ trợ kiểm sốt việc cơng dự án Quản trị dự án yếu tố quan trọng dự án, đặc biệt dự án phức tạp rủi ro cao Nó cung cấp phương pháp kiểm soát dự án dễ hiểu, quán bảo đảm thành công dự án cách xác định rõ, văn hóa truyền thơng tin cậy Nó bao gồm chế định, xác định vai trò, quyền hạn trách nhiệm cho cơng dự án, xác định hiệu lực PM Để quản trị dự án, PMO có vai trò định Quản trị dự án liên quan đến stakeholders sách, quy trinh, tiêu chuẩn; trách nhiệm quyền hạn Một số ví dụ định chế uản trị dự án: Tiêu chuẩn thành công dự án chấp thuận sản phẩm bàn giao; Quá trinh nhận diện, giải vấn đề nảy sinh trinh; Mối quan hệ nhóm dự án, nhóm chức tổ chức stakeholders; Sơ đồ tổ chức dự án xác định rõ chức năng; Các trinh thủ tục truyền đạt thông tin; HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 11 of 12 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Các trinh định; Các hướng dẫn định hướng việc quản trị dự án chiến lược tổ chức; Quá trinh xem xét giai đoạn; Quá trinh xem xét phê duyệt thay đổi ngân sách, pham vi, chất lượng, tiến độ vượt quyền hạn PM; HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 12 of 12 ...QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương tác động đến cách tiến hành dự án.Văn hóa phong cách nhóm tượng... tiêu biểu HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 12 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Bảng 2.1: Ảnh hưởng cấu trúc tổ chức lên dự án Cấu trúc tổ chức... phòng khác HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 12 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Điều phối dự án Giám đốc điều hành Trưởng Bộ phận chức Trưởng Bộ