QUẢN LÝ DỰ ÁN (Chương 6)

TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỰ ÁN - CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN XÂY DỰNG HÒA BÌNH

QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương CHƯƠNG QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN Quản lý thời gian dự án bao gồm trình đòi hỏi để quản lý dự án hồn thành thời gian Hình 6.1 cung cấp nhìn tổng quan trinh quản lý thời gian, liệt kê sau: 6.1 Hoạch định Quản lý tiến độ - Q trình thiết lập sách, thủ tục, tài liệu cho việc lên kế hoạch, phát triển, quản lý, thực kiểm soát tiến độ dự án 6.2 Nhận diện hoạt động – Quá trình nhận diện lập tài liệu hoạt động cụ thể cần thực để tạo sản phẩm chuyển giao dự án 6.3 Lập Trình tự hoạt động – Quá trình nhận diện lập tài liệu mối liên hệ hoạt động dự án 6.4 Ước tính nguồn lực hoạt động – Q trình ước tính loại số lượng vật liệu, nguồn nhân lực, thiết bị hay nguồn cung ứng yêu cầu để thực hoạt động 6.5 Ước tính thời gian hoạt động – Q trình ước tính số thời gian mà cơng việc cần để hồn tất hoạt động riêng lẻ với nguồn ước lượng 6.6 Xây dựng tiến độ – Q trình phân tích trình tự hoạt động, khoảng thời gian, yêu cầu nguồn lực, lịch trình bắt buộc nhằm tạo mơ hình tiến độ dự án 6.7 Kiểm sốt tiến độ - Quá trình theo dõi tình trạng hoạt động dự án nhằm cập nhật tiến trình dự án quản lý thay đổi so với tiến độ sở để đạt kế hoạch Các trình tương tác với với trình Lĩnh vực Kiến thức mô tả chi tiết phần phụ lục A1 Sự phân biệt cách trình bày tiến độ dự án (tiến độ) từ liệu tiến độ (phần 6.6.3.3) tính tốn cách lập tiến độ dự án (phần 6.6.3.2) thực cách tham chiếu công cụ lập tiến độ phổ biến với liệu dự án tiến độ mẫu Tiến độ mẫu trình bày kế hoạch thực hoạt động dự án bao gồm khoảng thời gian, phụ thuộc, thông tin lập kế hoạch khác, sử dụng để lập tiến độ dự án theo tiến độ thủ công khác Đối với thông tin đặc biệt liên quan tới tiến độ mẫu, tham khảo Tiêu chuẩn thực hành cho Tiến độ HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Ở vài dự án đặc biệt dự án có quy mơ nhỏ, việc xác định hoạt động, lập trình tự hoạt động, ước tính nguồn hoạt động, ước tính thời gian hoạt động, phát triển tiến độ mẫu liên kết với chặt chẽ xem quy trình đơn lẻ người thực qua khoảng thời gian ngắn Các quy trình thể sau yếu tố khác biệt cơng cụ & kỹ thuật cho quy trình khác biệt Các trình quản lý thời gian dự án công cụ & kỹ thuật liên quan lập tài liệu kế hoạch quản lý tiến độ Kế hoạch quản ký tiến độ kế hoạch phụ của, tích hợp với, kế hoạch quản lý dự án thơng qua q trình kế hoạch quản lý dự án triển khai (phần 4.2) Kế hoạch quản lý dự án nhận diện phương pháp tiến độ cơng cụ tiến độ (hình 6-2), lập tiến độ mẫu kiểm soát tiến độ dự án Phương pháp tiến độ chọn nhận diện khung sườn thuật tốn dùng cơng cụ lập tiến độ nhằm tạo tiến độ mẫu Vài phương pháp tiến độ biết tới bao gồm phương án đường tới hạn (CPM) phương án dãy tới hạn (CCM) Việc phát triển tiến độ dự án sử dụng đầu từ trình để xác định hoạt động, trình tự hoạt động, ước tính nguồn tài nguyên hoạt động, ước tính khoảng thời gian hoạt động kết nối với công cụ lập tiến độ nhằm lập tiến độ mẫu Tiến độ cuối duyệt sở để sử dụng quy trình kiểm sốt tiến độ (phần 6.7) Như việc thực hoạt động, nỗ lực ưu tiên vùng kiến thức thời gian dự án có quy trình kiểm sốt tiến độ nhằm đảm bảo cơng tác hoàn thiện dự án nằm thời gian quy định Hình 6-2 mơ tả tổng quan việc lập tiến độ phương án lập tiến độ, công cụ lập tiến độ đầu quy trình Quản lý thời gian dự án tương tác với để tạo tiến độ dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Hình 6-1 Tổng quan Quản lý thời gian Dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 6.1 Hoạch định Quản lý tiến độ Hoạch định Quản lý tiến độ quy trình xây dựng sách, thủ tục tài liệu hướng dẫn lập kế hoạch, phát triển, quản lý, thực kiểm sốt tiến độ dự án Lợi ích quan trọng quy trình cung cấp hướng dẫn đạo cách quản lý tiến độ dự án suốt dự án Đầu vào, công cụ kỹ thuật, đầu quy trình mơ tả hình 6-3 Hình 6-4 mơ tả sơ đồ luồng liệu quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Kế hoạch quản lý tiến độ phần kế hoạch quản lý dự án Kế hoạch quản lý tiến độ thức hay khơng thức, có nhiều chi tiết khung tổng quát, dựa nhu cầu dự án, bao gồm ngưỡng kiểm sốt thích hợp Kế hoạch quản lý tiến độ xác định cách kế hoạch dự phòng báo cáo đánh giá Kế hoạch quản lý tiến độ cập nhật để phản ánh thay đổi tiến HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương độ quản lý Kế hoạch quản lý tiến độ đầu vào quan trọng vào quy trình kế hoạch quản lý dự án Xây dựng, đề cập mục 6.1.3.1 6.1.1 Quản lý Kế hoạch Tiến độ: Đầu vào 6.1.1.1 Kế hoạch quản lý dự án Như mô tả mục 4.2.3.1 Kế hoạch quản lý dự án có chứa thông tin dùng để xây dựng kế hoạch quản lý tiến độ, bao gồm, khơng giới hạn: • Cơ sở Phạm vi Cơ sở phạm vi bao gồm tuyên bố phạm vi dự án cấu trúc phân cấp công việc (WBS) chi tiết dùng cho hoạt động xác định, ước tính thời gian, quản lý tiến độ • Thơng tin khác Tiến độ khác liên quan đến chi phí, rủi ro định truyền thông từ kế hoạch quản lý dự án dùng để xây dựng tiến độ 6.1.1.2 Tôn Dự án Mô tả mục 4.1.3.1 Tôn dự án xác định tiến độ cột mốc tổng yêu cầu phê duyệt dự án ảnh hưởng đến quản lý tiến độ dự án 6.1.1.3 Yếu tố môi trường tổ chức Mô tả mục 2.1.5 Các yếu tố môi trường tổ chức ảnh hưởng quy trình Quản lý Kế hoạch Tiến độ bao gồm, khơng giới hạn: • Văn hóa cấu tổ chức ảnh hưởng đến tồn việc quản lý tiến độ; • Tài nguyên sẵn có kỹ ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch tiến độ; • Phần mềm Quản lý dự án cung cấp công cụ lập kế hoạch khả thay cho việc quản lý tiến độ • Đăng thơng tin thương mại, chẳng hạn thông tin sản suất tài nguyên, thường có sẵn từ việc truy xuất sở liệu thương mại • Hệ thống giấy phép làm việc tổ chức 6.1.1.4 Tài sản Quy trình tổ chức Mơ tả mục 2.1.4 Tài sản quy trình tổ chức ảnh hưởng đến quy trình Quản lý Kế hoạch Tiến độ bao gồm, khơng giới hạn: • Giám sát cơng cụ báo cáo dùng đến; • Thơng tin lịch sử; • Các cơng cụ kiểm sốt tiến độ; HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương Kiểm sốt thức khơng thức tiến độ hành liên quan đến sách, thủ tục hướng dẫn; • Khn mẫu • Cẩm nang hướng dẫn kết thúc dự án; • Thủ tục kiểm sốt thay đổi • Quy trình kiểm sốt rủi ro bao gồm loại rủi ro, định nghĩa xác suất tác động, xác suất ma trận tác động 6.1.2 Kế hoạch Quản lý Tiến độ: Công cụ & Kỹ thuật 6.1.2.1 Tham vấn chuyên gia Tham vấn chuyên gia, hướng dẫn thông tin lịch sử, cung cấp nhìn sâu sắc có giá trị mơi trường thông tin từ dự án trước tương tự Nhận định chun mơn u cầu xem có nên kết hợp phương pháp cách dung hòa khác biệt chúng hay khơng Nhận định dựa chuyên môn lĩnh vực ứng dụng, khu vực kiến thức, kỷ luật, công nghiệp, vv, thích hợp cho hoạt động thực hiện, nên sử dụng xây dựng kế hoạch quản lý tiến độ 6.1.2.2 Kỹ thuật phân tích Quy trình Quản lý tiến độ liên quan đến việc lựa chọn phương án chiến lược để dự toán lập tiến độ dự án như: lập phương pháp tiến độ, công cụ lập kế hoạch kỹ thuật, phương pháp dự toán, định dạng, phần mềm quản lý dự án Kế hoạch quản lý tiến độ cách chi tiết để truy xuất xâm nhập nhanh (Mục 6.6.2.7) tiến độ dự án thực song song công việc Những định này, định tiến độ khác ảnh hưởng đến dự án, ảnh hưởng đến rủi ro dự án Các sách thủ tục tổ chức ảnh hưởng đến kỹ thuật lập tiến độ sử dụng định Kỹ thuật bao gồm, không giới hạn, lập kế hoạch cuộn sóng (mục 6.2.2.2), sớm hay chậm tiến độ (mục 6.3.2.3), phân tích lựa chọn thay (mục 6.4.2 2), phương pháp để xem xét thực kế hoạch (mục 6.7.2.1) 6.1.2.3 Hội họp Nhóm dự án tổ chức họp lập kế hoạch để phát triển kế hoạch quản lý tiến độ Người tham dự họp bao gồm quản lý dự án, nhà tài trợ HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương dự án, thành viên đội dự án lựa chọn, bên liên quan lựa chọn, có trách nhiệm lập kế hoạch tiến độ thực hiện, người khác cần 6.1.3 Kế hoạch Quản lý Tiến độ: Đầu 6.1.3.1 Kế hoạch Quản lý Tiến độ Là phần kế hoạch quản lý dự án, nhằm thiết lập tiêu chuẩn hoạt động cho việc phát triển, giám sát kiểm soát tiến độ Kế hoạch quản lý tiến độ thức hay khơng thức, có nhiều chi tiết hay khái quát khung sườn, dựa nhu cầu dự án, bao gồm mốc kiểm sốt thích hợp Ví dụ, kế hoạch quản lý tiến độ thiết lập sau: • Phát triển mơ hình tiến độ Dự án Phương pháp luận tiến độ công cụ tiến độ sử dụng cho việc phát triển mơ hình tiến độ dự án phải định • Mức độ xác Phạm vi chấp nhận sử dụng việc xác định dự báo thời gian hoạt động thực tế bao gồm khoản dự phòng • Đơn vị đo Mỗi đơn vị sử dụng phép đo (như nhân viên, ngày nhân viên, vài tuần để đo lường thời gian, mét, lít, tấn, km, mét khối cho biện pháp số lượng) xác định cho nguồn lực • Liên kết quy trình cuả tổ chức Cấu trúc phân cấp công việc WBS (Phần 4) cung cấp khung sườn cho kế hoạch quản lý tiến độ, cho phép phù hợp với dự toán kết tiến độ • Duy trì mơ hình tiến độ Dự án Phải xác định quy trình dùng để cập nhật trạng thái ghi nhận tiến trình dự án mơ hình tiến độ suốt thời gian thực dự án • Ngưỡng kiểm soát Phải nhiều ngưỡng khác cho việc giám sát thực tiến độ Các loại ngưỡng thường tính theo tỷ lệ phần trăm độ lệch từ thơng số thiết lập kế hoạch ban đầu • Quy định đo lường hiệu suất Lập Quy định quản lý giá trị đạt (EVM) quy định đo lường vật lý khác đo lường hiệu suất Ví dụ, kế hoạch quản lý tiến độ là: • Quy định để lập phần trăm hồn thành, • Tài khoản điều khiển để quản lý đo lường tiến độ tiến triển, HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương Kỹ thuật đo lường giá trị đạt (ví dụ đường sở, cơng thức cố định, phần trăm hoàn thành, vv ) sử dụng (để biết thông tin cụ thể hơn, tham khảo tiêu chuẩn thực hành cho Quản lý giá trị đạt được) [9], • Đo lường thực tiến độ việc sử dụng số biến đổi tiến độ (SV) thực tiến độ (SPI) để đánh giá độ sai lệch so với tiến độ sở ban đầu • Mẫu báo cáo Xác định định dạng tần suất cho báo cáo tiến độ khác • Mơ tả Quy trình Lập tài liệu mơ tả cá quy trình quản lý tiến độ 6.2 Xác định Hoạt động Xác định hoạt động quy trình xác định lập tài liệu hoạt động cụ thể để tạo chuyển giao dự án Lợi ích quan trọng quy trình để chia nhỏ gói cơng việc thành hoạt động, cung cấp sở cho việc lập dự toán, lập tiến độ, thực hiện, giám sát kiểm soát công việc dự án Đầu vào, công cụ kỹ thuật, kết đầu quy trình mơ tả hình 6-5 Hình 6-6 mơ tả sơ đồ luồng liệu quy trình Trong quy trình tiềm ẩn việc xác nhận hoạch định hoạt động khác việc đáp ứng mục tiêu dự án Quy trình tạo cấu trúc phân chia công việc WBS xác định chuyển giao mức thấp WBS - gói cơng việc Gói cơng việc thường bị chia nhỏ thành phần nhỏ gọi hoạt động, tượng trưng cho nỗ lực cần thiết để hoàn thành gói cơng việc HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương 6.2.1 Xác định hoạt động: Đầu vào 6.2.1.1 Kế hoạch Quản lý Tiến độ Mô tả mục 6.1.3.1 Đầu vào quan trọng kế hoạch quản lý tiến độ cấp độ chi tiết cần thiết để quản lý công việc 6.2.1.2 Phạm vi sở Mô tả mục 5.4.3.1 WBS dự án, chuyển giao, xung đột, tài liệu giả định sở phạm vi xem xét rõ ràng nhận định hoạt động 6.2.1.3 Các yếu tố môi trường doanh nghiệp Mô tả mục 2.1.5 Yếu tố môi trường doanh nghiệp ảnh hưởng đến quy trình xác định hoạt động, bao gồm, khơng giới hạn: • Văn hóa cấu tổ chức, • Thơng tin thương mại xuất từ sở liệu thương mại, • Hệ thống thông tin quản lý dự án (PMIS) HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 10 of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Ví dụ kỹ thuật tối ưu hóa nguồn lực sử dụng để điều chỉnh mơ hình tiến độ nguồn cung ứng nguồn lực bao gồm, không giới hạn: • Cân đối nguồn lực Một kỹ thuật mà ngày bắt đầu ngày kết thúc điều chỉnh dựa hạn chế nguồn lực với mục tiêu cân đối nhu cầu nguồn lực với việc cung cấp sẵn Cân nguồn lực dùng chia sẻ yêu cầu nguồn lực cần thiết có sẵn thời điểm định, số lượng hạn chế, phân bổ vượt mức, chẳng hạn nguồn lực giao cho hai nhiều hoạt động khoảng thời gian tương tự, hình 6-20, để giữ việcsử dụng nguồn lực mức không đổi Cân đối nguồn lực tạo đường găng ban đầu để thay đổi, thường tăng lên HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 40 of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương Dàn xếp nguồn lực Một kỹ thuật điều chỉnh hoạt động mơ hình tiến độ u cầu nguồn lực dự án không vượt số giới hạn nguồn lực xác minh trước Trong việc dàn xếp nguồn lực, trái ngược với cân đối nguồn lực, đường găng dự án không thay đổi ngày hồn thành khơng trì hỗn Nói cách khác, hoạt động trì hỗn thả miễn phí thả hồn tồn Do việc dàn xếp nguồn lực khơng có khả để tối ưu hóa nguồn lực 6.6.2.5 Mơ hình hóa kỹ thuật Ví dụ kỹ thuật mơ hình bao gồm, khơng giới hạn: HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 41 of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương Phân tích kịch giả định Phân tích kịch giả định quy trình đánh giá kịch để dự đốn ảnh hưởng chúng, tích cực hay tiêu cực, mục tiêu dự án Đây phân tích câu hỏi, "Nếu tình hình đại diện cho kịch bản" X "sẽ xảy ra?" Một phân tích mạng lưới tiến độ thực cách sử dụng tiến độ để tính tốn kịch khác nhau, chẳng hạn trì hỗn chuyển giao thành phần chính, kéo dài thời lượng kỹ thuật đặc biệt, giới thiệu yếu tố bên ngoài, chẳng hạn công thay đổi quy trình cho phép Kết phân tích kịch giả định dùng để đánh giá tính khả thi tiến độ dự án điều kiện bất lợi, việc chuẩn bị dự phòng ứng phó kế hoạch khắc phục giảm thiểu tác động tình bất ngờ • Mơ Mơ liên quan đến việctính tốn nhiều khoảng thời gian dự án với giả định hoạt động khác nhau, thường sử dụng phân bố xác suất xây dựng từ dự tốn ba điểm (mơ tả mục 6.5.2.4) để tính khơng chắn Các kỹ thuật mơ phổ biến phân tích Monte Carlo (Phần 11.4.2.2), việc phân phối khoảng thời gian hoạt động xác định cho hoạt động sử dụng để tính phân phối kết cho tồn dự án 6.6.2.6 Sớm muộn Mô tả mục 6.3.2.3 Độ sớm muộn tiến độ áp dụng tinh tế phân tích mạng lưới để phát triển kế hoạch khả thi cách điều chỉnh thời gian bắt đầu hoạt động kế nhiệm Độ tiến độ sử dụng trường hợp hạn chế để thúc đẩy hoạt động kế nhiệm hoạt động với tiền nhiệm, độ trễ tiến độ sử dụng trường hợp hạn chế với quy trình đòi hỏi khoảng thời gian trôi qua tiền nhiệm kế nhiệm khơng có việc làm tác động nguồn lực 6.6.2.7 Nén tiến độ Kỹ thuật nén tiến độ sử dụng để rút ngắn thời gian tiến độ mà không làm giảm phạm vi dự án, để đáp ứng hạn chế tiến độ, ngày áp dụng, mục tiêu tiến độ khác Kỹ thuật nén tiến độ bao gồm, khơng giới hạn: • Tăng cường Một kỹ thuật dùng để rút ngắn thời gian tiến độ cho chi phí tăng cách thêm nguồn lực Ví dụ đâm bao gồm việc phê duyệt làm thêm giờ, mang lại nguồn lực bổ sung, trả tiền để tiến hành giao hàng cho HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 42 of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương hoạt động đường găng Đâm hoạt động cho hoạt động đường găng mà nguồn lực bổ sung rút ngắn thời gian hoạt động Đâm không luôn tạo thay khả thi dẫn đến nguy gia tăng / chi phí • Truy xuất nhanh Một kỹ thuật nén tiến độ mà hoạt động giai đoạn thường thực theo thứ tự song song phần thời gian chúng Ví dụ xây dựng cho tòa nhà trước hoàn tất toàn vẽ kiến trúc Truy xuất nhanh dẫn đến làm lại gia tăng rủi ro Truy xuất nhanh hoạt động hoạt động chồng lên để rút ngắn thời gian dự án 6.6.2.8 Công cụ lập kế hoạch Công cụ lập tiến độ tự động bao gồm mơ hình tiến độ đẩy nhanh quy trình lập kế hoạch bắt đầu cách tạo ngày bắt đầu kết thúc dựa yếu tố đầu vào hoạt động, sơ đồ mạng, nguồn lực thời gian hoạt động sử dụng mạng lưới phân tích tiến độ Một cơng cụ lập tiến độ sử dụng kết hợp với ứng dụng phần mềm quản lý dự án khác phương pháp thủ công 6.6.3 Xây dựng Tiến độ: Đầu 6.6.3.1 Tiến độ Cơ sở Tiến độ sở phiên phê duyệt mẫu tiến độ, thay đổi thơng qua thủ tục kiểm sốt thay đổi thức dùng sở để so sánh với kết thực tế Nó bên liên quan chấp nhận chấp thuận thích hợp để làm sở tiến độ với ngày bắt đầu ngày kết thúc sở Trong quy trình giám sát kiểm sốt, ngày ban đầu phê duyệt so với thực tế ngày bắt đầu kết thúc để xác định chênh lệch xảy Mốc sở tiến độ phần kế hoạch quản lý dự án 6.6.3.2 Tiến độ dự án Các đầu từ mẫu tiến độ cách thể tiến độ Tiến độ dự án đầu mẫu tiến độ thể liên kết hoạt động với ngày kế hoạch, thời gian, mốc, nguồn lực Ở mức tối thiểu, tiến độ dự án bao gồm ngày bắt đầu lên kế hoạch kế hoạch ngày kết thúc cho hoạt động Nếu thực hoạch định nguồn lực giai đoạn đầu, tiến độ dự án sơ phân công nhiệm vụ HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 43 of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương nguồn lực thành lập ngày dự kiến bắt đầu ngày kết thúc Quy trình thường xảy chậm so với việc hoàn thành kế hoạch quản lý dự án (mục 4.2.3 1) Mục tiêu mẫu tiến độ dự án phát triển với mục tiêu bắt đầu mục tiêu kết thúc cho hoạt động Tiến độ dự án trình bày dạng tóm tắt, đơi gọi tiến độ tổng thể tiến độ mốc, trình bày chi tiết Mặc dù mẫu tiến độ dự án trình bày dạng bảng, trình bày dạng đồ họa thường dùng hơn, dùng nhiều định dạng sau, phân loại cách trình bày: • Biểu đồ Các biểu đồ, gọi biểu đồ Gantt, đại diện cho thông tin tiến độ, hoạt động liệt kê trục thẳng đứng, ngày ghi trục hoành, thời gian hoạt động thể ngang đặt theo đề ngày bắt đầu kết thúc Biểu đồ tương đối dễ đọc, thường dùng thuyết trình quản lý Để kiểm sốt quản lý truyền thông theo diện rộng, hoạt động tóm tắt phải tồn diện hơn, đơi gọi hoạt động cấp cao hay hoạt động mốc, dùng kiện quan trọng strên nhiều gói cơng việc phụ thuộc lẫn nhau, hiển thị báo cáo biểu đồ Một ví dụ phần tiến độ tóm tắt hình 6-21 trình bày định dạng cấu trúc phân cấp cơng việc • Biểu đồ cột mốc Tương tự biểu đồ thanh, nhận diện tiến độ bắt đầu kết thúc chuyển giao quan trọng giao diện bên ngồi Một ví dụ mốc tiến độ phần hình 6-21 • Sơ đồ mạng tiến độ Dự án Các sơ đồ thường thể theo dạng hoạt động-trên-nút thể hoạt động mối quan hệ mà khơng có quy mô thời gian, gọi sơ đồ tinh khiết, hình 6-11, thể dạng tiến độ thời gian theo quy mô sơ đồ định dạng mạng, gọi biểu đồ thanh, chi tiết hình 6-21 Các định dạng này, với thông tin ngày hoạt động, thường thể theo hai dạng sơ đồ mạng dạng hoạt động kế hoạch cột mốc dự án Ví dụ cho thấy cách lập tiến độ cho gói cơng việc với loạt hoạt động liên quan.Cách thể khác sơ đồ mạng tiến độ dự án sơ đồ thời gian quy mô Các sơ đồ bao gồm quy mô thời gian đại diện cho thời gian hoạt động với mối quan hệ hợp lý Nó tối ưu hóa để hiển thị mối quan hệ HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 44 of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương hoạt động mà số lượng hoạt động xuất dòng sơ đồ theo thứ tự • Hình 6-21 thể việc thực tiến độ mẫu cho dự án, với cơng việc tiến trình báo cáo thơng qua ngày liệu, tình trạng dự án lưu lại HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 45 of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương điểm thời gian, gọi ngày mốc hay ngày trạng thái Đối với mẫu tiến độ dự án đơn giản, hình 6-21 thể kế hoạch hình thức (1) tiến độ mốc biểu đồ mốc quan trọng, (2) tiến độ vắn tắt biểu đồ thanh, (3) tiến độ chi tiết sơ đồ mạng Hình 6-21 cho thấy mối quan hệ ba cấp độ khác cách thể tiến độ 6.6.3.3 Dữ liệu Tiến độ Dữ liệu tiến độ cho mẫu tiến độ dự án thu thập thông tin để mơ tả kiểm sốt tiến độ Dữ liệu tiến độ bao gồm mốc tiến độ, tiến độ, thuộc tính hoạt động, tài liệu tất giả định ràng buộc nhận diện Số lượng liệu bổ sung khác theo khu vực ứng dụng Thông tin thường cung cấp giống việc hỗ trợ chi tiết bao gồm, khơng giới hạn: • u cầu nguồn lực khoảng thời gian, thường hình thức biểu đồ nguồn lực • Tiến độ thay thế, trường hợp tốt trường hợp xấu nhất, khơng có nguồn lực cân đối, nguồn lực cân đối, với khơng áp đặt ngày • Tiến độ cho khoản dự phòng • Dữ liệu tiến độ bao gồm hạng mục biểu đồ nguồn lực, luồng chảy tiền mặt, trật tự tiến độ giao hàng 6.6.3.4 Lịch dự án Lịch dự án nhận diện ngày làm việc thay đổi sẵn sàng cho hoạt động theo tiến độ Nó phân biệt khoảng thời gian ngày phần ngày có sẵn để hồn thành hoạt động dự kiến từ khoảng thời gian khơng có sẵn Mẫu tiến độ cần nhiều thời gian biểu dự án nhằm cho phép thời gian làm việc khác cho số hoạt động để tính tốn tiến độ dự án Thời gian biểu dự án cập nhật 6.6.3.5 Cập nhật Kế hoạch quản lý dự án Yếu tố kế hoạch quản lý dự án cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: • Cơ sở tiến độ (Mục 6.6.3.1), • Kế hoạch quản lý tiến độ (Mục 6.1.3.1) 6.6.3.6 Cập nhật Tài liệu dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 46 of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Tài liệu dự án cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: • u cầu nguồn lực hoạt động Cân đối nguồn lực gây tác động nghiêm trọng lên ước tính sơ cho loại số lượng nguồn lực cần thiết Nếu phân tích nguồn lực cân đối thay đổi yêu cầu nguồn lực dự án, sau cập nhật u cầu nguồn lực dự án • Thuộc tính hoạt động Thuộc tính hoạt động (mục 6.2.3 2) cập nhật để bao gồm yêu cầu sửa đổi nguồn lực sửa đổi khác tạo quy trình xây dựng tiến độ • Thời gian biểu Tiến độ cho dự án bao gồm nhiều thời gian biểu, thời gian biểu dự án, lịch phân bổ nguồn lực cá nhân, v.v , làm sở để lập kế hoạch dự án • Đăng ký rủi ro Đăng ký rủi ro phải cập nhật để tác động lên hội mối đe dọa nhận thức thông qua giả định tiến độ Kiểm soát tiến độ Kiểm sốt tiến độ quy trình theo dõi tình trạng hoạt động dự án để cập nhật tiến độ dự án quản lý thay đổi sở tiến độ nhằm đạt kế hoạch Lợi ích quan trọng quy trình cung cấp phương tiện để nhận diện độ lệch so với kế hoạch hành động khắc phục phòng ngừa giảm thiểu rủi ro Đầu vào, cơng cụ kỹ thuật, kết đầu quy trình mơ tả hình 6-22 Hình 6-23 mô tả sơ đồ luồng liệu quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 47 of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Cập nhật mẫu tiến độ đòi hỏi phải hiểu hiệu suất thực tế thời Bất kỳ thay đổi mốc sở tiến độ chấp thuận thơng qua việc thực tích hợp quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 48 of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương kiểm soát thay đổi (mục 4.5) Kiểm soát tiến độ, phần Thực tích hợp quy trình thay đổi kiểm sốt, liên quan đến: • Quyết định tình trạng tồn tiến độ dự án, • Ảnh hưởng yếu tố tạo thay đổi tiến độ, • Quyết định tiến độ dự án có thay đổi, • Quản lý thay đổi thực tế chúng xảy Nếu sử dụng cách tiếp cận nhanh nào, kiểm soát tiến độ liên quan đến: • Quyết định tình trạng tồn tiến độ dự án cách so sánh tổng số lượng công việc giao chấp nhận so với dự tốn cơng việc hồn thành cho chu kỳ thời gian trơi qua, • Tiến hành đánh giá hồi cứu (Xem xét tiến độ để có học kinh nghiệm) cho việc điều chỉnh cải thiện quy trình, cần, • Ưu tiên cho kế hoạch cơng việc lại (tồn đọng), • Quyết định tỉ lệ sản xuất phân phối, có hiệu lực, (vận tốc) thời gian cho phép cho lần tích hợp (thường hai tuần tháng), • Quyết định thay đổi tiến độ dự án, • Quản lý thay đổi thực tế chúng xảy 6.7.1 Kiểm soát Tiến độ: Đầu vào 6.7.1.1 Kế hoạch quản lý dự án Mô tả mục 4.2.3.1 Kế hoạch quản lý dự án bao gồm kế hoạch quản lý tiến độ sở tiến độ Kế hoạch quản lý tiến độ mô tả cách quản lý kiểm soát tiến độ Cơ sở tiến độ sử dụng tài liệu tham khảo để so sánh với kết thực tế nhằm xác định thay đổi, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa có cần thiết hay khơng 6.7.1.2 Tiến độ dự án Mô tả mục 6.6.3.2 Tiến độ dự án đề cập đến phiên với ký hiệu để việc cập nhật, hoàn thành hoạt động bắt đầu hoạt động kể từ ngày liệu định 6.7.1.3 Dữ liệu thực công việc HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 49 of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Mô tả mục 4.3.3.2 Dữ liệu thực công việc liên quan đến thông tin tiến độ dự án hoạt động bắt đầu, tiến chúng (ví dụ, thời gian thực tế, thời gian lại, phần trăm hoàn thành), hoạt động kết thúc 6.7.1.4 Lịch phân bổ dự án Mô tả mục 6.6.3.4 Một mẫu tiến độ yêu cầu nhiều lịch phân bổ dự án, cho phép thời gian làm việc khác cho số hoạt động để tính toán dự báo tiến độ 6.7.1.5 Dữ liệu tiến độ Mô tả mục 6.6.3.3 Việc xem xét cập nhật liệu tiến độ thuộc quy trình kiểm sốt tiến độ 6.7.1.6 Tài sản Quy trình tổ chức Mơ tả mục 2.1.4 Tài sản quy trình tổ chức ảnh hưởng đến quy trình Tiến độđiều khiển bao gồm, khơng giới hạn: • Kế hoạch thức khơng thức kiểm sốt liên quan đến sách, thủ tục, hướng dẫn, • Các cơng cụ kiểm sốt tiến độ • Giám sát báo cáo phương pháp sử dụng 6.7.2 Kiểm soát Tiến độ: công cụ kỹ thuật 6.7.2.1 Xem xét hiệu suất Hiệu suất xem xét đo lường, so sánh, phân tích hiệu suất tiến độ ngày bắt đầu kết thúc thực tế, phần trăm hoàn thành, thời gian lại để tiến hành cơng việc Có thể sử dụng kỹ thuật khác nhau, gồm: • Phân tích xu hướng Phân tích xu hướng nghiên cứu hiệu suất dự án theo thời gian để xác định xem hiệu suất có cải thiện không theo chiều hướng xấu Kỹ thuật phân tích đồ họa có giá trị để hiểu hiệu suất so với mục tiêu thực tương lai tính theo ngày hồn cơng • Phương pháp đường tới hạn (mục 6.6.2.2) So sánh tiến đường găng giúp xác định tình trạng kế hoạch Phương sai đường găng có tác động trực tiếp đến ngày kết thúc dự án Đánh giá tiến độ hoạt động đường gần quan trọng xác định rủi ro tiến độ HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 50 of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương Phương pháp chuỗi găng (mục 6.6.2.3) So sánh số lượng đệm lại với số lượng đệm cần thiết để bảo vệ ngày bàn giao giúp xác định tình trạng kế hoạch Sự khác biệt đệm cần thiết đệm lại xác định hành động khắc phục có thích hợp hay khơng • Quản lý giá trị thu được-EVM (mục 7.4.2.1) Tiến độ đo hiệu suất như: phương sai tiến độ (SV) số thực tiến độ (SPI), sử dụng để đánh giá tầm quan trọng thay đổi để sở tiến độ ban đầu Việc thả hoàn toàn thay đổi kết thúc sớm thành phần kế hoạch cần thiết để đánh giá hiệu suất thời gian dự án Các khía cạnh quan trọng việc kiểm soát tiến độ bao gồm xác định nguyên nhân mức độ phương sai so với sở kế hoạch (mục 6.6.3 1), dự toán tác động phương sai cho cơng việc tương lai để hồn thành, định hành động khắc phục hay phòng ngừa có cần thiết hay khơng Ví dụ, hoạt động chậm trễ nhiều không nằm đường găng có ảnh hưởng đến tiến độ dự án tổng thể, hoạt động quan trọng gần quan trọng chậm trễ nhiều yêu cầu hành động Đối với dự án không sử dụng việc quản lý giá trị thu được, phân tích phương sai tương tự thực cách so sánh ngày bắt đầu hay kết thúc hành động theo kế hoạch với ngày bắt đầu hay kết thúc thực tế để xác định chênh lệch sở kế hoạch thực tế thực dự án Phân tích sâu thực để xác định nguyên nhân mức độ phương sai so với sở tiến độ hành động khắc phục phòng ngừa cần thiết 6.7.2.2 Phần mềm Quản lý dự án Phần mềm quản lý dự án cho tiến độ cung cấp khả theo dõi ngày theo kế hoạch so với số ngày thực tế, báo cáo phương sai thực sở tiến độ, dự báo tác động thay đổi mô hình tiến độ dự án 6.7.2.3 Kỹ thuật tối ưu hóa nguồn lực Mơ tả mục 6.6.2.4 Các kỹ thuật tối ưu hóa nguồn lực liên quan đến việc lập kế hoạch hoạt động nguồn lực để thực hoạt động xem xét kỹ đến nguồn lực sẵn có thời gian dự án 6.7.2.4 Kỹ thuật mơ hình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 51 of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Mô tả mục 6.6.2.5 Kỹ thuật mơ hình sử dụng để xem xét kịch khác hướng dẫn giám sát rủi ro để đưa mơ hình vào tiến độ liên kết với kế hoạch quản lý dự án sở phê duyệt 6.7.2.5 Sớm muộn Điều chỉnh việc sớm muộn áp dụng trình phân tích mạng lưới để tìm cách đưa hoạt động dự án chậm trễ vào khớp với kế hoạch Ví dụ, dự án xây dựng tòa nhà văn phòng mới, cảnh quan điều chỉnh để bắt đầu trước hồn thành cơng việc ngoại thất tòa nhà cách tăng thời gian tiến độ mối quan hệ Hoặc, đội chuyên viết văn kỹ thuật điều chỉnh việc bắt đầu chỉnh sửa dự thảo tài liệu lớn sau tài liệu hoàn thành cách loại bỏ giảm thời gian chậm tiến độ 6.7.2.6 Nén tiến độ Mô tả mục 6.6.2.7 Kỹ thuật nén tiến độ dùng để tìm cách đưa hoạt động dự án bị chậm trễ vào khớp với kế hoạch cách nhanh chóng theo dõi tập trung vào tiến độ công việc lại 6.7.2.7 Cơng cụ lập kế hoạch Dữ liệu tiến độ cập nhật làm theo mô hình tiến độ để tác động tới tiến độ thực tế dự án cơng việc lại hồn thành Các cơng cụ lập kế hoạch (mục 6.6.2.8) liệu tiến độ hỗ trợ sử dụng kết hợp với phương pháp thủ công phần mềm quản lý dự án khác để thực mạng lưới phân tích tiến độ để tạo tiến độ dự án cập nhật 6.7.3 Kiểm soát tiến độ: Đầu 6.7.3.1 Thông tin Hiệu suất công việc Hiệu suất tính SV số thời gian SPI cho thành phần cấu trúc phân cấp công việc WBS, đặc biệt gói cơng việc tài khoản kiểm sốt, lập tài liệu thơng báo cho bên liên quan 6.7.3.2 Dự báo Tiến độ Dự báo tiến độ ước tính dự đốn điều kiện kiện tương lai dự án dựa thông tin kiến thức sẵn có thời điểm dự báo Dự báo cập nhật tái phát hành dựa thông tin cung cấp hiệu suất làm việc thực dự án Thông tin dựa khứ hoạt động dự án hiệu suất dự kiến HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 52 of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương tương lai, bao gồm số hiệu suất thu ảnh hưởng đến dự án tương lai 6.7.3.3 Yêu cầu Thay đổi Việc phân tích phương sai tiến độ, với việc xem xét báo cáo tiến độ, kết cùa phương pháp hiệu suất, điều chỉnh phạm vi dự án tiến độ dự án dẫn đến yêu cầu thay đổi để sở tiến độ, phạm vi sở, / thành phần khác kế hoạch quản lý dự án Thay đổi yêu cầu xử lý để xem xét bố trí thơng qua việc thực tích hợp thay đổi quy trình kiểm sốt (mục 4.5) Hành động phòng ngừa bao gồm thay đổi đề nghị để loại bỏ giảm khả tiêu cực chênh lệch tiến độ 6.7.3.4 Cập nhật Kế hoạch quản lý dự án Yếu tố kế hoạch quản lý dự án cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: • Tiến độ sở Thay đổi sở tiến độ kết hợp để đáp ứng với yêu cầu thay đổi phê duyệt (mục 4.4.3 1) liên quan đến dự án thay đổi quy mô, nguồn lực hoạt động, thời hạn hoạt động ước tính Đường sở tiến độ cập nhật để refect thay đổi kỹ thuật nén tiến độ • Kế hoạch quản lý tiến độ Kế hoạch quản lý tiến độcó thể cập nhật để refect thay đổi cách tiến độ quản lý • Chi phí sở Đường sở chi phí cập nhật để refect yêu cầu thay đổi phê duyệt thay đổi kỹ thuật nén 6.7.3.5 Cập nhật tài liệu dự án Tài liệu dự án cập nhật bao gồm, không giới hạn: • Dữ liệu tiến độ Sơ đồ mạng tiến độ dự án xây dựng để hiển thị chỉnh đổi phê duyệt khoảng thời gian lại phê duyệt tiến độ Trong số trường hợp, chậm trễ tiến độ dự án nghiêm trọng phát triển tiến độ mục tiêu với ngày bắt đầu ngày kết thúc dự đoán cần thiết để cung cấp liệu thực tế cho công việc đạo, hiệu suất đo lường, tiến độ đo lường • Tiến độ dự án Một tiến độ dự án cập nhật tạo từ mẫu kế hoạch phổ biến với liệu tiến độ cập nhật để nhằm tạo ảnh hưởng đến thay đổi kế hoạch quản lý dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 53 of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition • Chương Đăng ký rủi ro Đăng ký rủi ro, kế hoạch ứng phó rủi ro bên nó, cập nhật dựa rủi ro phát sinh tiến độ kỹ thuật nén 6.7.3.6 Cập nhật tài sản qui trình tổ chức Tài sản quy trình tổ chức cập nhật bao gồm, khơng giới hạn: • Ngun nhân thay đổi, • Hành động khắc phục chọn lý do, • Các loại học kinh nghiệm khác từ kiểm soát tiến độ dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 54 of 54 ... QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Hình 6-1 Tổng quan Quản lý thời gian Dự án HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth...QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Ở vài dự án đặc biệt dự án có quy mơ nhỏ, việc xác định hoạt động,... quy trình HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 54 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Kế hoạch quản lý tiến độ phần kế hoạch quản lý dự án Kế hoạch quản