TÀI LIỆU QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG - CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN XÂY DỰNG HÒA BÌNH
QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương CHƯƠNG MỞ ĐẦU Nội dung: 1.1 Dự án gì? 1.2 Quản lý dự án gì? 1.3 Quản lý chương trình 1.4 Quản lý chương mục 1.5 Sự liên hệ quản lý chương mục, quản lý chương trinh, quản lý dự án tổ chức quản lý dự án 1.6 Bộ phận quản lý dự án-Project Management Office (PMO) 1.7 Vai trò Giám đốc Dự án (PM) 1.1 Dự án gì? Một dự án nổ lực tạm thời thực để tạo sản phẩm, dịch vụ hay kết độc vô nhị Một dự án xác định khởi đầu kết thúc Dự án kết thúc đạt mục tiêu mục tiêu khơng thể đạt tồn dự án không cần thiết Một dự án bị dừng khách hàng muốn dừng Khái niệm tạm thời khơng có nghĩa dự án có vòng đời ngắn Đa phần dự án có vòng đời dài Ví dụ: dự án xây dựng đài tưởng niệm quốc gia mong đợi tồn hàng kỷ Mỗi dự án tạo sản phẩm, dịch vụ kết độc vơ nhị Đầu dự án hữu hình vơ hình Mặc dầu có nhiều thành tố lập lập lại tạo sản phẩm bàn giao, lập lại không thay đổi sở, đặc tính dự án Ví dụ: Một tòa nhà văn phòng xây dựng nhiều vật tư giống tương tự khác nhóm thợ Nhưng tòa nhà khác vị trí, thiết kế, điều kiện hoàn cảnh, bên liên quan,… Một nổ lực thực công việc trinh lập lập lại theo quy trinh có tổ chức Nhưng ngược lại, chất độc dự án, tồn khác biệt sản phẩm, dịch vụ mà dự án tạo Các hoạt động thành viên nhóm dự án, phải hoạch định kỹ so với HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 10 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương hoạt động có tính lập lại hàng ngày Hơn nữa, dự án thực tất cấp tổ chức Một dự án liên quan đến cá nhân riêng lẽ nhiều cá nhân liên quan nhau, tổ chức riêng lẽ nhiều tổ chức liên quan Một dự án tạo ra: Một sản phẩm thành phần hạng mục khác, tăng cường hạng mục, thân hạng mục Một dịch vụ khả cung ứng dịch vụ Ví dụ: Một chức kinh doanh hổ trợ cho sản xuất phân phối Một cải tiến sản phẩm có dây chuyền dịch vụ (Ví dụ: Dự án thực Cơng cụ sigma công cụ 5S nhằm giảm defect tăng suất, 1.2 Một kết quả, đầu tài liệu Ví dụ: dự án nghiên cứu Quản lý dự án gì? Quản lý dự án việc ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật để dự đóan họat động nhằm thỏa mãn yêu cầu dự án Quản lý dự án hòan thành thơng qua ứng dụng phù hợp tích hợp 48 trình quản lý dự án nhóm lại nhóm q trình nhóm là: o Khởi tạo, o Họach định, o Thực hiện, o Theo dõi kiểm sóat, o Kết thúc Quản lý dự án thường bao gồm: o Xác định yêu cầu, o Chỉ rõ yêu cầu, mối liên quan, mong đợi bên liên quan (stakeholders), o Cân đối mâu thuẩn bao gồm, không giới hạn: o HoaBinh Corporation Phạm vi, Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 10 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition 1.3 o Chất lượng, o Tiến độ, o Ngân sách, o Nguồn lực, o Rủi ro Chương Quản lý chương trình Một chương trinh định nghĩa nhóm dự án liên quan, tiểu chương trinh, hoạt động quản lý phạm vi phối hợp chung nhằm thu lợi ích mà quản lý riêng lẽ không Những chương trinh bao gồm thành tố cơng việc liên quan nằm ngồi phạm vi dự án tách biệt chương trình Quản lý chương trinh việc ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào chương trinh nhằm thỏa mãn yêu cầu chương trinh thu lợi ích kiểm sốt có sẵn cách quản lý dự án riêng lẽ Quản lý chương trinh tập trung vào phụ thuộc lẫn nhằm xác định cách tiếp cận tối ưu để quản lý chúng Các hành động liên quan đến phư thuộc bao gồm: Giải xung đột hoặc/và mâu thuẩn nguồn lực mà tác động đến dự án chương trinh Chỉnh đốn lại phương hướng tác động đến mục tiêu dự án chương trinh Giải vấn đề quản lý thay đổi pham vị tổ chức Ví dụ chương trinh: Một hệ thống thơng tin vệ tinh với dự án liên quan thiết kế vệ tinh trạm mặt đất, thi công xây dựng chúng, tích hợp dự án với phóng vệ tinh 1.4 Quản lý chương mục Một chương mục liên quan đến dự án, chương trinh, chương mục hoạt động quản lý nhóm nhằm đạt mục tiêu chiến lược Những dự án chương trinh chương mục khơng tương thuộc liên quan HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 10 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương trực tiếp Ví dụ: Một cơng ty hạ tầng có mục tiêu chiến lược “tối đa hóa lợi nhuận vốn ROI” đặt vào chương mục dự pha trộn dự án lãnh vực khí, lượng, đường, đường rầy sân bay Với pha trộn này, cơng ty chọn quản lý dự án liên quan chương trinh Tất cá dự án lượng nhóm vào chương trinh lượng Tương tự, tất các dự án nước nhóm thành chương trinh nước Như thế, chương trinh lượng chương trinh nước trở thành phần tích hợp của danh mục tổ chức công ty hạ tầng 1.5 Sự liên hệ quản lý chương mục, quản lý chương trinh, quản lý dự án tổ chức quản lý dự án Để hiểu rõ quản lý chương mục, quản lý chương trinh quản lý dự án, điều quan trọng phải hiểu giống khác chúng Cũng cần phải hiểu rõ thêm mối liên hệ chúng với tổ chức quản lý dự án (OPM) Bảng 1: So sánh tổng quát quản lý chương mục, quản lý chương trinh quản lý dự án Tổ chức quản lý dự án (OPM) Dự án Phạm vi Chương trình Chương mục Dự án có mục tiêu xác Chương trinh có phạm vi Chương mục có phạm định Phạm vi có chi tiết lớn cung cấp nhiều vi tồn tổ chức có tăng dần suốt vòng lợi ích thể thay đổi theo mục đời dự án tiêu chiến lược tổ chức Thay đổi Project Manager Program Manager Portfolio Manager liên mong thay đổi tiến mong thay đổi đến từ tục theo dõi thay hành quy trinh để giữ bên lẫn bên ngồi đổi mơi trường cho thay đổi quản lý chương trinh chuẩn vị nội lẫn bên ngồi kiểm sốt để quản lý rộng lớn Hoạch Project Manager soạn thảo Program định theo mức độ tăng dần triển kế hoạch chương trì quy trinh Manager phát Portfolio Manager tạo thông tin mức cao vào trinh tổng thể tạo lập cần thiết thông tin kế hoạch chi tiết kế hoạch mức độ cho chương mục tổng HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 10 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition suốt vòng đời dự án Chương cao để hướng dẫn chi tiết hợp mức tố Quản lý Project Manager quản lý Program Manager quản lý Portfolio Manager có nhóm dự án để đạt các nhân viên chương thể quản lý hay điều mục tiêu dự án trinh PM, Program phối nhân quản Manager cung cấp tầm lý danh mục, nhìn lãnh đạo chương trinh dự án… Thành Thành công đo Thành công đo Thành công đo công chất lượng sản phẩm mức độ mà chương trinh theo cách kết đầu chất lượng dự án, tiến độ, thỏa mãn nhu cầu tư tổng hòa lợi ích phù hợp ngân sách, lợi ích mà đem lại thừa nhận mức độ hài lòng khách danh mục hàng Giám sát Project Manager giám sát Program Manager giám Portfolio Manager theo kiểm sốt cơng việc tạo sát tiến trinh dõi theo đổi chiến sản phẩm, dịch vụ, tố chương trinh để bảo lược phân bổ nguồn kết mà dự án phải tạo đảm tổng thể mục lực tổng thể, kết địch, tiến độ, ngân thể hiện, sách lợi ích rủi ro danh chương trinh phải đạt mục 1.6 Bộ phận quản lý dự án-Project Management Office (PMO) Một PMO chế quản lý nhằm tiêu chuẩn hóa quy trinh quản trị dự án liên quan chia sẻ nguồn lực, phương pháp, công cụ kỹ thuật Trách nhiệm PMO trãi dài từ việc cung cấp chức hổ trợ quản lý dự án tới việc thực chịu trách nhiệm đạo quản lý hay nhiều dự án Có nhiều mơ hình PMO như: Mơ hình hổ trợ: Một PMO hổ trợ đóng vai trò tư vấn cho dự án cách cung cấp mơ hình mẫu (templates), mơ hình tốt (best praticre), đào tạo, HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 10 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương truy cập thông tin học kinh nghiệm từ dự án khác Mức độ kiểm sốt từ mơ hình THẤP Mơ hình kiểm sốt: Mơ hình cung cấp hổ trợ đòi hỏi tuân thủ Sự tuân thủ liển quan đến việc đáp ứng chế phương pháp quản lý dự án, việc áp dụng hình mẫu định, form cơng cụ Mức độ kiểm sốt từ mơ hình TRUNG BÌNH Mơ hình đạo: PMO theo mơ hình nắm quyền kiểm sốt dự án cách quản lý trực tiếp Mức độ kiểm sốt từ mơ hình CAO PMO tích hợp thơng tin liệu từ dự án chiến lược, đánh giá mức độ thực mục tiêu chiến lược mức cao Các dự án mà PMO hổ trợ điều hành khơng liên quan với nhau, mà quản lý đồng thời PMO có thẩm quyền hành động stakeholder nội người có quyền định (decision maker) suốt vòng đời dự án, để nêu đề nghị, định dừng dự án, hành động khác nhằm đưa dự án vào mục tiêu kinh doanh doanh nghiệp.Hơn nữa, PMO can dự vào việc lựa chọn, quản lý, sa thải nguồn lực dự án Chức PMO là: Quản lý nguồn lực phân bổ dự án quản trị PMO Nhận dạng phát triển phương pháp quản lý dự án, mơ hình tốt tiêu chuẩn, Huấn luyện, cố vấn, đào tạo, giám thị Giám sát tuân thủ tiêu chuẩn, sách, template, … quản lý dự án Phối hợp thông tin quan lại dự án Các PM PMO theo đuổi mục tiêu khác nhau, thực thi theo yêu cầu khác Nhưng tất phải tuân theo nhu cầu chiến lược công ty Sự khác vai trò PM PMO liệt kê sau: PM trọng đến mục tiêu dự án, PMO chủ yếu quản lý thay đổi pham vị chương trinh, điều xem hội tiềm để đạt mục tiêu kinh doanh lớn HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 10 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương PM kiểm sốt việc phân cơng nguồn lực dự án để đạt mục tiêu dự án, PMO tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực công ty dự án PM quản lý xung đột (phạm vi, tiến độ, chi phí, chất lượng,…) dự án PMO quản lý Phương pháp, tiêu chuẩn, hội/rủi ro, ma trận, tương tác dự án 1.7 Vai trò Giám đốc Dự án (PM) PM phân công tổ chức thực dự án để lãnh đạo nhóm dự án hồn thành mục tiêu dự án Vai trò PM khác biệt so với nhà quản lý chức (functional manager) nhà quản lý hoạt động (operation manager) Thông thường nhà quản lý chức cung cấp giám sát quản lý cho phận chức đơn vị kinh doanh, nhà quản lý hoạt động chịu trách nhiệm việc bảo đảm hoạt động kinh doanh hiệu Tùy theo cấu tổ chức, PM báo cáo cho quản lý chức Trong trường hợp khác, PM PM khác báo cáo cho Giám đốc chương trinh (Program Manager) Giám đốc Chương mục (Portfolio Manager) PM làm việc chặc chẽ với với đối tượng khác Trưởng phòng đảm bảo chất lượng, chuyên gia phân tích kinh doanh,… 1.7.1 Trách nhiệm lực PM Một cách tổng quát, PM có trách nhiệm thỏa mãn nhu cầu: nhu cầu công việc, nhu cầu nhóm, nhu cầu cá nhân Bởi quản lý dự án quy tắc chiến lược quan trọng, PM trở thành cầu nối chiến lược nhóm Quản lý dự án yêu cầu PM có lực sau: Kiến thức: Đề cập đến việc hiểu biết PM quản lý dự án Thành tích (performance): Đề cập đến khả PM việc ứng dụng kiến thức quản lý dự án Năng lực cá nhân: Đề cập đến cách mà PM ứng xử thực dự án hoạt động liên quan Sự hiệu lực cá nhân bao quanh thái độ, tính cách riêng biệt cá nhân đó, khả lãnh đạo để dẫn dắt nhóm dự án đạt mục tiêu cân xung đột 1.7.2 Kỹ giao tiếp cá nhân PM Các PM hồn thành cơng việc thơng qua nhóm dự án stakeholder PM tốt cần phải cân đạo đức, kỹ giao tiếp cá nhân kỹ khác giúp phân tích HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 10 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương tình hình tương tác với đối tượng khác Phụ lục X3 diễn tả kỹ giao tiếp cá nhân quan trọng, là: Lãnh đạo Làm việc nhóm Năng động Giao tiếp Tầm ảnh hưởng Ra định Nhận thức trị văn hóa Thương lượng Thiết lập tin cậy Quản lý mâu thuẫn, Huấn luyện HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 10 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Các kỹ giao tiếp cá nhân quan trọng liệt kê sau: 1.7.2.1 Lãnh đạo: Kỹ liên quan đến: Thiết lập phương hướng – phát triển tầm nhìn cho tương lai chiến lược tạo thay đổi cần thiết để đạt tầm nhìn Lơi kéo (Aligning people) - truyền đạt tầm nhìn lời nói hành vi đến mà cộng tác họ cần thiết để đạt tầm nhìn Thúc đẩy truyền cảm hứng – giúp người tự tiếp sinh lực để vượt qua rào cản trị, tệ quan lieu, nguồn lực để thay đổi Tại dự án, dự án lớn, Giám đốc dự án coi lãnh đạo dự án Tuy nhiên, kỹ lãnh đạo không giới hạn tới Giám đốc dự án: thể nhiều cá nhân khác nhiều thời điểm khác Kỹ lãnh đạo phải thể nhiều cấp độ khác dự án (kỹ lãnh đạo dự án, kỹ lãnh đạo kỹ thuật, kỹ lãnh đạo nhóm) 1.7.2.2 Truyền đạt: Truyền đạt liên quan đến trao đổi thơng tin Người truyền có trách nhiệm làm cho thơng tin rõ ràng, không mơ hồ, đầy đủ cho người nhận thơng tin nhận cách xác Người nhận có trách nhiệm phải bảo đảm nhận tòan thơng tin hiểu cách xác Truyền đạt có nhiều dạng: Dạng viết dạng lời, nghe nói, Nội (dự án) bên ngòai (đến khách hàng, giới truyền thơng, cộng đồng,…) Chính thức (các báo cáo, thảo,…) khơng thức (các ghi nhớ, đàm thọai khơng thức,…) Thẳng đứng (lên, xuống tổ chức) ngang (với người ngang hàng đối tác tổ chức) 1.7.2.3 Thương lượng: Đề cập tới kỹ bàn bạc với người khác để đạt thỏa thuận Thương lượng xảy quanh nhiều vấn đề, nhiều thời điểm, nhiều cấp độ khác dự án Trong dự án, thành viên thường thương lượng về: Mục tiêu phạm vi, chi phí, tiến độ, Thay đổi phạm vi, chi phí, tiến độ Các điều khỏan hợp đồng, Các định, Nguồn lực 1.7.2.4 Giải vấn đề: Đề cập đến kết hợp xác định vấn đề định HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 10 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương Kỹ xác định vấn đề đòi hỏi phân biệt nguyên nhân tượng Vấn đề nội (ví dụ nhân chủ chốt chuyển sang cơng ty khác) bên ngòai (chậm có giấy phép khởi cơng) Đó vấn đề kỹ thuật (không đồng quan điểm cách thiết kế shopdrawing), quản lý (một nhóm cơng tác khơng làm việc kế họach), cá nhân với Kỹ định bao gồm việc phân tích vấn đề để xác định giải pháp khả thi, chọn số Ta tự định nhận định (từ khách hàng, nhóm nhóm cơng tác, từ cấp trên) Một định ta, phải thực Quyết định có yếu tố thời gian - định “đúng” khơng phải định “tơt nhất” đưa q sớm trễ 1.7.2.5 Thúc đẩy việc: Đề cập đến khả làm cho “sự việc thực hiện” Nó đòi hỏi phải có thơng hiểu cấu trúc thức khơng thức tất bên liên quan - phận thi công, khách hàng, đối tác, nhà thầu, nhiều bên khác Thúc đẩy việc đòi hỏi phải có thơng hiểu chế quyền lực trị HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page 10 of 10 ...QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương hoạt động có tính lập lại hàng ngày Hơn nữa, dự án thực tất cấp... HoaBinh Corporation Phạm vi, Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 10 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition 1.3 o Chất lượng, o Tiến độ, o Ngân sách, o Nguồn lực, o Rủi ro Chương... liên quan HoaBinh Corporation Tài liệu đào tạo, lưu hành nội (10/2013) Page of 10 QUẢN LÝ DỰ ÁN – PMBOK Guide Fifth Edition Chương trực tiếp Ví dụ: Một cơng ty hạ tầng có mục tiêu chiến lược “tối