Hoàn thiện quy trình nhận hang nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.Tb

LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp này, bên cạnh cố gắng thân,em nhận nhiều ủng hộ hỗ trợ Trước hết, em xin chân thành cảm ơn thầy cô trường Đại học Thương Mại tận tâm hướng dẫn kiến thức quý báu cho em suốt thời gian học tập trường Em xin đặc biệt cảm ơn hướng dẫn tận tình cô giáo ThS Nguyễn Vi Lê, người trực tiếp hướng dẫn em hồn thành khóa luận tốt nghiệp Sự hướng dẫn nhiệt tình thời gian qua động viên giúp em vượt qua khó khăn q trình làm khóa luận Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến quan tâm giúp đỡ Ban lãnh đạo công ty TNHH Giao nhận – Thương mại – Vận tải H.S.T anh chị phòng Kinh doanh tạo điều kiện hướng dẫn đóng góp ý kiến q báu cho em q trình hồn thành khóa luận tốt nghiệp Cuối em xin cảm ơn gia đình, bạn bè, người động viên em tạo điều kiện tốt để em hồn thành tốt khóa luận Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN .i MỤC LỤC ii DANH MỤC BẢNG BIỂU , SƠ ĐỒ , HÌNH VẼ .v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi Chương 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .1 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 1.3 Mục đích nghiên cứu 1.4 Đối tượng nghiên cứu 1.5 Phạm vi nghiên cứu .2 1.6 Phương pháp nghiên cứu 1.7 Kết cấu khóa luận Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN .4 2.1 Một số lý luận hoạt động nhận hàng nhập đường biển 2.1.1 Lý luận chung nhập .4 2.1.2 Lý luận chung vận tải đường biển 2.1.3 Lý luận chung hoạt động nhận hàng 2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động nhận hàng nhập doanh nghiệp 10 2.2.1 Nhân tố bên 10 2.2.2 Nhân tố bên 11 2.3 Quy trình nhận hàng nhập đường biển 13 2.3.1 Chuẩn bị để nhận hàng 13 2.3.2 Tổ chức nhận hàng từ phương tiện vận tải 13 2.3.3 Lập chứng từ pháp lý ban đầu để đảm bảo quyền lợi cho chủ hàng .15 2.3.4 Quyết toán 15 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN – THƯƠNG MẠI – VẬN TẢI H.S.T 16 3.1 Tổng quan công ty TNHH Giao nhận – Thương mại – Vận tải H.S.T .16 3.1.1 Khái quát trình hình thành phát triển chức nhiệm vụ 16 3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 17 3.1.3 Cơ cấu tổ chức .18 3.1.4 Chức nhiệm vụ phòng ban 19 3.1.5 Cơ sở vật chất kĩ thuật 20 3.1.6 Tài cơng ty .21 3.1.7 Khái quát kết hoạt động kinh doanh công ty 21 3.2 Quy trình nhận hàng nhập đường biển công ty TNHH Giao nhận – Thương mại – Vận tải H.S.T .22 3.2.1 Chuẩn bị trước nhận hàng 22 3.2.2 Tiến hành nhận hàng 25 3.2.3 Sau nhận hàng: 25 3.3 Thực trạng quy trình nhận hàng hóa nhập đường biển công ty TNHH H.S.T 26 3.3.1 Thực trạng chuẩn bị trước nhận hàng .26 3.3.2 Thực trạng tiến hành nhận hàng 29 3.3.3 Thực trạng sau nhận hàng 29 3.4 Đánh giá quy trình nhận hàng hóa nhập đường biển công ty TNHH H.S.T 30 3.4.1 Thành công 30 3.4.2 Hạn chế 30 3.4.3 Nguyên nhân 31 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH H.S.T 32 4.1 Định hướng hồn thiện quy trình nhận hàng nhập đường biển công ty TNHH H.S.T .32 4.1.1 Định hướng phát triển công ty thời gian tới 32 4.1.2 Định hướng hoàn thiện quy trình nhận hàng nhập đường biển công ty TNHH H.S.T thời gian tới 33 4.2 Một số đề xuất kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động giao nhận công ty TNHH H.S.T 33 4.2.1 Đề xuất kiến nghị công ty 33 4.2.2 Một số kiến nghị Nhà nước 38 KẾT LUẬN 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO .41 DANH MỤC BẢNG BIỂU , SƠ ĐỒ , HÌNH VẼ Sơ đồ 3.1: Tổ chức quản lý Công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại HST 18 Bảng 3.2: Tình hình sử dụng máy móc, thiết bị phương tiện 20 Bảng 3.3: Tình hình sử dụng mặt 21 Bảng 3.4: Các tiêu hiệu sản xuất kinh doanh công ty giai đoạn .21 2015-2017 21 Sơ đồ 3.5: Quy trình nhận hàng nhập đường biển cơng ty H.S.T 22 Hình 3.6: Trình tự thủ tục khai quan điển tử 23 Bảng 3.7: Số hợp đồng bị chứng từ gốc, hư hỏng giai đoạn 2015-2017 26 Bảng 3.8: Số hợp đồng có sai sót việc khai báo hải quan giai đoạn 27 2015-2017 27 Biểu đồ 3.9: Kết phân luồng Hải quan công ty năm 2017 .28 Bảng 3.10: Tình hình sử dụng phương tiện vận tải, kho bãi công ty giai đoạn 2015-2017 29 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Danh mục từ viết tắt tiếng Việt ST Từ viết tắt Nghĩa tiếng Việt T TNHH HKQT KH LN Trách nhiệm hữu hạn Hàng không quốc tế Khách hàng Lợi nhuận Danh mục từ viết tắt tiếng Anh ST Từ viết tắt Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt T FCL Full Container Load Hàng nguyên Container LCL Less Than a Hàng không đủ Container ROROC Container Load Report on receipt of Biên kết toán nhận hàng CSC cargo Certificate of Phiếu thiếu hàng D/O shortlanded cargo Delivery Order Lệnh giao hàng CFS Container Freight Nơi gom hàng lẻ B/L Station Bill of Lading Vận đơn C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ FOB Free On Board Miễn trách nhiệm Trên Boong tàu nơi đi/Giao lên tàu CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết vấn đề nghiên cứu Hoạt động giao nhận vận tải mắt xích vơ quan trọng kinh doanh xuất nhập Hiện nay, mà hợp tác kinh tế phát triển vượt khỏi phạm vi quốc gia hay khu vực, quan hệ thương mại diễn bình diện giới với khối lượng hàng hố giao dịch ngày lớn, vai trò loại hình dịch vụ lại bộc lộ rõ nét Quy mô hoạt động xuất nhập tăng lên nhanh chóng năm gần nguyên nhân trực tiếp khiến cho giao nhận vận tải biển nói riêng phát triển mạnh mẽ Bên cạnh đó, với 3000km bờ biển nhiều cảng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước, ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam thực có bước tiến đáng kể, chứng minh tính ưu việt so với phương thức giao nhận vận tải khác Khối lượng giá trị giao nhận qua cảng biển chiếm tỷ trọng lớn tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế, kim ngạch buôn bán Việt Nam nước ngày tăng cao Có thể nói ngành giao nhận nói chung hay giao nhận hàng hóa đường biển nói riêng khẳng định vai trò to lớn phát triển kinh tế giới Là cơng ty có nhiều thành cơng lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa, công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.T bước khẳng định tồn tín nhiệm khách hàng môi trường đầy cạnh tranh Tuy vậy, để tồn phát triển lâu dài, công ty cần phải nhìn nhận lại tình hình, sở đề số đề xuất để thúc đẩy hiệu hoạt động Đó lý em chọn đề tài: “Hồn thiện quy trình nhận hàng nhập đường biển công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.T” với mong muốn nâng cao kiến thức thân đồng thời đóng góp phần nhỏ vào phát triển cơng ty phát triển loại hình kinh doanh dịch vụ 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập đường biển đóng góp to lớn vào thành công doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận Chính để thu thành tựu to lớn từ hoạt động công ty cần có phương án thích hợp để phát triển Với kiến thức sinh viên khoa Thương Mại Quốc Tế, trường Đại học Thương Mại em nghiên cứu đề tài: “Hồn thiện quy trình nhận hang nhập đường biển công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.Tb” Đề tài làm rõ thực trạng hoạt động nhận hàng hóa nhập cơng ty, từ đánh giá đưa số giải pháp nhằm phát triển dịch vụ nhận hàng hóa nhập đường biển cơng ty 1.3 Mục đích nghiên cứu Đề tài nhằm mục đích nghiên cứu vấn đề sau: - Hệ thống vấn đề lý thuyết quy trình nhận hàng nhập đường biển doanh nghiệp giao nhận vận tải, logistics - Đánh giá thực trạng quy trình nhận hàng nhập đường biển công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.T Phân tích thực trạng nhằm đánh giá mặt đạt tồn quy trình cơng ty - Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện quy trình nhận hàng nhập đường biển công ty H.S.T 1.4 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài vấn đề lý luận thực tiến quy trình giao hàng nhập đường biển với bối cảnh đơn vị thực tập công ty H.S.T khoảng thời gian năm (2015-2017) 1.5 Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: Đề tài sâu nghiên cứu, phân tích đánh giá quy trình nghiệp vụ nhận hàng nhập đường biển công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.T - Về thời gian: Đề tài nghiên cứu nghiệp vụ nhận hàng nhập đường biển công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.T lấy số liệu năm, từ 2015-2017 Giải pháp cho đề tài định hướng áp dụng năm, từ 2018- 2022 - Về không gian: Đề tài nghiên công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.T Địa trụ sở chính: F2, Tầng 10, 68 Bùi Thị Xuân, Phường Bùi Thị Xuân, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội 1.6 Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu phân tích thu thập thơng tin số liệu, phân tích tổng hợp, so sánh đối chiếu thực tiễn 1.7 Kết cấu khóa luận Ngồi lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, từ viết tắt tài liệu tham khảo, kết cấu khóa luận gồm chương sau: Chương 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu Chương 2: Cơ sở lý luận quy trình nhận hàng nhập đường biển Chương 3: Thực trạng quy trình nhận hàng nhập đường biển công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.T Chương 4: Một số giải pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình giao hàng xuất đường biển công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.T CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2.1 Một số lý luận hoạt động nhận hàng nhập đường biển 2.1.1 Lý luận chung nhập 2.1.1.1 Khái niệm Lịch sử phát triển kinh tế giới không quốc gia trì kinh tế tự túc khép kín Bởi để trì phải bỏ nhiều nguồn lực song hiệu lại khơng cao Trong yếu tố nguồn lực có hạn, đối lập hẳn với thực tế nhu cầu người vô hạn đa dạng Lý thuyết thương mại quốc tế giúp nhận thấy quốc gia có lợi tham gia vào thương mại quốc tế lợi ích rõ mà dễ dàng nhận thấy từ thương mại quốc tế mà bù đắp bù đắp cách hiệu nhu cầu người ta loaị hàng hố mà nội địa chưa khơng có khả đáp ứng Với ý nghĩa ấy, nhập hiểu hoạt động mua hàng hố doanh nghiệp nước từ nước ngồi nhằm mục tiêu thoả mãn nhu cầu tiêu dùng sản xuất nước cầu nối sản xuất tiêu dùng quốc gia Nhập hoạt động cốt lõi thương mại quốc tế 2.1.1.2 Vai trò Trước hết, nhập có vai trò to lớn việc bù đắp thiếu hụt cầu sản xuất nước chưa đáp ứng Khơng thế, nhập tạo nhu cầu cho xã hội, tạo nên phong phú chủng loại, mẫu mã, chất lượng cho thị trường Điều có nghĩa nhập góp phần tạo nên cân đối tích cực cung cầu thị trường nước Nhập bổ sung kịp thời mặt cân đối kinh tế, đảm bảo phát triển kinh tế cân đối ổn định Thứ hai, nhập giúp quốc gia khai thác lợi so sánh mình, khai thác tính lợi kinh tế nhờ quy mô tham gia vào thương mại quốc tế Không tạo thêm hàng tiêu dùng nước, nhập tạo nên nguồn nguyên liệu đầu vào phục vụ sản xuất nước, tạo chuyển giao công nghệ Nhờ góp phần thúc đẩy phát triển sản xuất xã hội, tiết kiệm chi phí thời gian, tạo Trên sở chứng từ khách hàng cung cấp, nhân viên H.S.T sau kiểm tra tiến hành khai báo hải quan điện tử khai thêm chứng từ kèm theo Mặc dù nhân viên phận chứng từ công ty cẩn thận khai báo hải quan, số trường hợp, có tờ khai bị trả về, yêu cầu bổ sung, điều chỉnh khai báo, áp thuế sai chứng từ không rõ ràng Số lượng hợp đồng xảy sai sót khai báo hải quan năm 2017 chiếm khoảng 10,5% tổng số hợp đồng giao nhận đường biển Bảng 3.8: Số hợp đồng có sai sót việc khai báo hải quan giai đoạn 2015-2017 Năm Chỉ tiêu Tổng số hợp đồng nhận đường biển Số hợp đồng sai sót khai hải quan + Do áp thuế sai + Do sai lệch thông tin + Do thiếu loại chứng từ 2015 2016 2017 253 278 285 27 26 30 12 15 17 4 (Nguồn: Phòng kinh doanh,2017) Như vậy, sai sót công tác làm thủ tục hải quan chủ yếu việc áp sai thuế cho hàng nhập khẩu,chiếm đến 57% năm 2017 tổng số hợp đồng sai sót Tiếp nhầm lẫn thơng tin (thường chiếm 30%) dẫn đến số liệu chứng từ chứng tờ khai không đồng với nhau, cuối sơ suất thiếu chứng từ cần thiết Sơ suất thường xảy với số mặt hàng nguyên liệu công ty nhập nhân viên chứng từ áp dụng theo mẫu có sẵn trước Sau khai báo điện tử, nhân viên nhận kết phân luồng từ quan hải quan theo hệ thống ECUS Biểu đồ 3.9: Kết phân luồng Hải quan công ty năm 2017 Luồng xanh Luồng vàng Luồng đỏ 19.00% 30.00% 51.00% ( Nguồn: Phòng kinh doanh) Từ biểu đồ trên, thấy đa số tờ khai công ty phân lường vàng (51%) Khi nhận kết này, nhân viên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đến quan hải quan làm thủ tục đợi định cần kiểm hóa hay khơng Phần lớn sau nhân viên đến làm thủ tục hàng hóa thơng quan, số phải kiểm tra thực tế bị phân luồng Theo sau với 30% tờ khai phân luồng xanh, thông thường mặt hàng công ty nhận nhiều, quen thuộc với quan hải quan Tờ khai bị phân luồng đỏ chiếm tỉ lệ thấp (19%) Đó mặt hàng mới, nhập bị nghi ngờ hàm lượng hóa chất hay nguồn gốc xuất xứ  Bố trí nhân lực, phương tiện nhận hàng: Đây khâu lập kế hoạch, phương án, bố trí nhận vận chuyển hàng hóa Thơng thường trưởng phòng xếp nhân lực, với thời kì số lượng đơn hàng nhiều, trưởng nhóm (leader) hỗ trợ xếp nhân lực, kịp thời tới trường kiểm tra phương tiện vận chuyển hàng Sắp xếp phương tiện thích hợp tùy thuộc vào khối lượng, loại hàng hóa Cơng ty có hệ thống phương tiện vận chuyển kho bãi riêng ngồi th ngồi kho bãi phương tiện số công ty khác công ty ALS, Schenker Vietnam, Evergreen, 3.3.2 Thực trạng tiến hành nhận hàng Đa số hợp đồng nhập công ty tiến hành theo điều kiện FOB Với điều kiện giao hàng này, công ty đối tác thỏa thuận ký hợp đồng vận tải chủ yếu với hai hãng tàu: APL WANHAI, công ty người trả tiền thuê phương tiện vận tải đối tác cung cấp chúng từ vận đơn, hóa đơn để cơng ty nhận hàng Công ty thường cố gắng đến nhận hàng cảng thời gian ngắn kể từ nhận giấy báo hàng, nhiên nhiều lần đến nhận hàng trễ nhân biến động, thiếu nhân Thời gian theo điều tra khoảng 5-7 ngày Điều làm ảnh hưởng đến thời gian giao hàng cho khách làm tăng thêm chi phí cho việc nhận bảo quản hàng 3.3.3 Thực trạng sau nhận hàng Sau nhận hàng, công ty điều phương tiện chuyên chở xếp kho bãi để chuyển hàng liên hệ khách hàng đến lấy trực tiếp tùy thuộc yêu cầu khách hàng Bảng 3.10: Tình hình sử dụng phương tiện vận tải, kho bãi công ty giai đoạn 2015-2017 Năm 2015 2016 2017 Số Chất Số Chất Số Chất Chỉ tiêu lượng lượng lượng lượng lượng lượng Xe tải nhỏ (Chiếc) (%) 85 - 90 (Chiếc) (%) 85 - 95 (Chiếc) (%) 80-90 Xe conteainer 80 - 85 75 - 90 70-80 Kho CFS (m²) 400 400 400 (Nguồn: Phòng kế tốn tổng hợp năm 2017) Cơng ty có số lượng xe tải, xe container kho bãi không lớn, năm công ty đầu tư thêm 1-2 xe nhằm đáp ứng nhu cầu phục vụ tăng lên tăng chất lượng xe, giảm thiếu chất lượng dịch vụ giảm hao mòn theo thời gian trình sử dụng Hiện với phát triển lớn mạnh dịch vụ logistics, công ty cung cấp dịch vụ phối hợp sử dụng, thuê phương tiện kho vận để vừa tiết kiệm chi phí vừa giải đặc điểm thời vụ dịch vụ Do vậy, số lượng phương tiện kho bãi với diện tích trên, cơng ty th ngồi kho bãi cơng ty ALS, Schenker Việt Nam, xe contaner dịch vụ vận chuyển Evergreen, Hơn việc đầu tư hệ thống phương tiện vận tải kho bãi rộng lớn đòi hỏi cơng ty phải có chi phí, vốn đầu tư gây tăng giá thành dịch vụ cung cấp Tuy sở hữu số lượng xe vận kho lưu lớn lợi giúp doanh nghiệp chủ động trình cung ứng dịch vụ 3.4 Đánh giá quy trình nhận hàng hóa nhập đường biển cơng ty TNHH H.S.T 3.4.1 Thành công - Hoạt động kinh doanh cơng ty TNHH H.S.T có mức trăng trưởng doanh thu cao ổn định qua năm, để có kết kinh doanh tốt cơng ty tận dụng ưu mình, đặc biệt trọng đến công tác quản trị nhạn hàng nhập đường biển - Công ty xây dựng mạng lưới chi nhánh Hải Phòng, Hà Nội, Bắc Ninh có kế hoạch mở rộng thêm chi nhánh Ngồi có quan hệ làm ăn với hãng tàu tiếng - Thời gian làm thủ tục nhận hàng nhanh hơn, nhân viên giao nhận phối hợp tốt với Hải quan kiểm hóa Kiểm tra hàng diễn nhanh chóng, hạn chế hư hỏng khơng đáng có cho hàng hóa - Đội ngũ nhân viên có trình độ chun môn nghiệp vụ chuyên môn phù hợp với cường độ làm việc cao,năng động, có kinh nghiệm tạo tin cậy gắn bó với khách hàng - Ứng dụng quy trình nhận hàng nhập vào việc nhận hàng nhập công ty cách hiệu 3.4.2 Hạn chế Bên cạnh thành công đạt được, cơng ty tồn hạn chế quy trình nhận hàng nhập đường biển đây: - Tỷ lệ sai sót làm chứng từ khơng cao có dấu hiệu tăng nhẹ só năm gần đây, điều ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu uy tín doanh nghiệp - Cơng ty phải phụ thuộc vào hãng tàu hãng vận tải nước phương tiện vận tải hạn chế Do vào mùa cao điểm cơng ty khơng đặt tàu hay thuê phương tiện vận tải để nhận hàng giaocho khách theo phương án hải quan lên trươc - Tuy đội ngũ nhân viên cơng ty người có trình độ, có kinh nghiệm việc cập nhật hệ thống đại hay sách chưa nhanh nhạy trình độ tiếng anh chưa cao gây cản trở trình làm việc - Sự phối hợp phận tham gai vào quy trình nhận hàng đơi chưa thực ăn ý 3.4.3 Ngun nhân  Nguyên nhân chủ quan: - Do bất cẩn nhân viên công ty, chưa kiểm, tra kỹ lưỡng dẫn đén sai sót khâu nhận chứng từ, kiểm tra, khai báo hàng hóa bị nhầm lẫn,… - Do nhập số hàng khó, nhân viên lúng tứng áp sai mã HS cho hàng hóa - Nhân viên giao hàng nhập khơng chủ động tìm hiểu rõ mặt hàng nhập nên bị hải quan chất vấn họ thường bị động lung túng - Cơ sở vật chất hạn chế, cụ thể phương tiện vận tải công ty dẫn đến số bất lợi kkhi giao, trả hàng  Nguyên nhân khách quan - Do tính chất mùa vụ mua bán quốc tế dẫn đến trường hợp khơng có hàng, hàng nhiều dẫn đến tải, không kịp lấu chứng từ, làm thủ tục hải quan nhận hàng thiếu nhân viên Bên cạnh áp lực cơng việc ảnh hưởng hiệu làm việc nhân viên - Cạnh tranh ngày gay gắt thời gian gần đây, hoạt động nững lĩnh vực kinh doanh hấp dẫn Việt Nam Sức cạnh tranh tăng cao dẫn tới ảnh hưởng giá chất lượng Điều tạo sức ép không nhỏ cho công ty kho bãi phương tiện vận tải thiếu, phải thuê với chi phí cao CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG HĨA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CƠNG TY TNHH H.S.T 4.1 Định hướng hồn thiện quy trình nhận hàng nhập đường biển công ty TNHH H.S.T 4.1.1 Định hướng phát triển công ty thời gian tới Trong thời gian trước mắt mục tiêu công ty tiếp tục nâng cao chất lượng dịch vụ mình, tạo uy tín với khách hàng phấn đấu để trở thành cầu nối hiệu cơng ty, đại lý nước ngồi Song song với việc giữ vững thị trường có biện pháp thích hợp để mở rộng hoạt động dịch vụ, vươn xa thị trường nước Cụ tể để nâng cao hiệu hoạt động công ty chuẩn bị sở cho phát triển lâu dài ổn định thời gian tới công ty cần tập trung số nhiệm vụ sau: Tiếp tục mở rộng quan hệ giao dịch đối ngoại với tổ chức giao nhận quốc tế Giữ vững mối quan hệ đại lý, khách hàng hợp đồng thời ký kết Đồng thời tích cực tìm kiếm khách hàng mới, tìm hiểu thông tin nắm khả yêu cầu ủy thác khách hàng nước Phát triển dịch vụ giao nhận gắn liền với việc đẩy mạnh công tác giao nhận vận tải bảo quản nước, củng cố lực nước vững mạnh tổ chức giỏi nghiệp vụ Tăng cường nghiên cứu ứng dụng công nghệ Marketing chiến lược kinh doanh với trụ cột chiến lược dịch vụ mới, chiến lược giá mềm dẻo, linh hoạt tạo hình ảnh cơng ty thị trường để tạo tính cạnh tranh thị trường nhằm thu hút khách hàng Kết hợp hài hòa lợi ích chi nhánh đồng với lợi ích cơng ty, phối hợp hài hòa, chặt chẽ chi nhánh Chú trọng việc đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ để đảm bảo nghiệp vụ chuyên nghiệp hoạt động hiệu Dần dần củng cố tăng cường sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác giao nhận vốn ngân sách, vốn tự có, vốn liên doanh liên kết Hoàn thiện mặt tổ chức cho phù hợp với chế quản lý kinh tế thị trường 4.1.2 Định hướng hồn thiện quy trình nhận hàng nhập đường biển công ty TNHH H.S.T thời gian tới Qua việc tìm hiểu thành cơng hạn chế quy trình nhận hàng nhập đường biển Công ty nguyên nhân dẫn đến hạn chế đó, em nhận thấy quy trình nhận hàng nhập cần phải hoàn thiện từ khâu chuẩn bị nhận hàng đến hàng kho bãi Công ty để phân phối đến khách hàng - Hoạt động nhận hàng cần nâng cao hiệu sở tối thiểu hóa chi phí thời gian nhận hàng khơng để ảnh hưởng đến độ tin cậy, xác hàng hóa nhận về, đồng hời khơng làm phát sinh sia sót, khiếu nại khơng đáng có Hoạt động nhận hàng cần có quản lý chặt chẽ, thống từ xuống dưới; phải tiến hành nghiêm túc, khoa học, xác, nhanh chóng, đảm bảo phối hợp ăn ý phận tham gia vào quy trình Nâng cao hiệu hoạt động thông qua việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cở sở hạ tầng công ty - Việc thực quy trình nhận nhập hàng nhập khảu đường biển công ty cần tuân thủ theo điều luật nước quốc tế liên quan đến hoạt động giao nhận, kho bãi, thủ tục hải quan… 4.2 Một số đề xuất kiến nghị nhằm hồn thiện hoạt động giao nhận cơng ty TNHH H.S.T 4.2.1 Đề xuất kiến nghị công ty 4.2.1.1 Đề xuất cơng ty  Hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ Khâu hồn thiện chứng từ khâu cần quan tâm trọng sai sót khâu khâu lại khơng thể thực Chuẩn bị chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo hải quan, chứng từ giao nhận hàng hóa, kiểm hàng, chứng từ vận tải…nếu cần thiếu sót loại chứng từ cần thiết hàng hóa coi hồ so đố khơng hồn chỉnh Do để q trình nhận hàng diễn thông suốt công ty TNHH H.S.T cần trọng làm tốt khâu đưa số giải pháp như: - Ngoài phận chứng từ, phận khác nên yêu cầu kiểm tra thật kỹ chứng từ trước thực nghiệp vụ Kiểm tra thơng tin chứng từ có khớp với hợp đồng, khớp với chứng từ khác chứng từ hay khơng Nếu phát sai sót cần phải báo với KH KH sửa chữa - Tuyển thêm nhân viên giao nhận chứng từ để nhận chứng từ sớm có thể, nhân viên giao nhận phải ghi nhớ việc kiểm tra kỹ số lượng chứng từ tránh trường hợp lấy thiếu hay nhầm chứng từ - Yêu cầu phận phải kiểm tra kỹ lại chứng từ trước thực nghiệp vụ Làm tránh sai sót bước  Hồn thiện cơng tác làm thủ tục hải quan Sau chuẩn bị chứng từ cần thiết, nhân viên công ty tiến hành làm thủ tục hải qun cho hàng nhập Đối với khâu tính thuế: Nhân viên cơng ty áp mã thuế cho hàng hóa cần phải kiểm tra kỹ lưỡng danh mục hàng hóa để áp mã thuế hàng hóa với biểu thuế tài ban hành Nhân viên cần cập nhật thường xuyên văn hướng dần việc áp dụng biểu thuế Ngiên cứu thật kỹ mặt hàng nhập khẩu: Đây khâu quan trọng công tác chuẩn bị hàng, nghiên cứu mặt hàng nhập nắm tính chất, cơng dụng, kích thước mặt hàng Mục đích việc nghiên cứu hàng hóa hiểu hàng hóa sử dụng tên gọi từ đố sử dụng mã áp thuế( mã HS) xác Việc nghiên cứu hàng hóa giúp nhân viên giao nhận nhận hàng, tránh trường hợp hàng nhận không trùng hợp không khớp với số lượng hợp đồng Để tiết kiệm thời gian áp mã xác nhân viên H.S.T xin tên hàng tiếng việt KH, sử dụng trang web: HSsearch.vn sau đối chiếu lại với biểu thuế xuất nhập để lựa chọng mã HS phù hợp Đối với khâu khai báo hải quan: - Nhân viên khai báo cần phải kiểm tra kỹ chứng từ trước khai báo, lên tờ khai nháp kiểm tra thật kỹ lần thông tin khai báo xem có khớp với chứng từ hay khơng - Kết hợp gửi tờ khai nháp cho khách kiểm tra trước khai báo, có sai sót sửa chữa ngay, xác tiến hành khai thức tờ khai ( IDC)  Hồn thiện công tác nhận kiểm tra hàng Nhận kiểm tra hàng theo hợp đồng ký kết việc làm cần thiết để tránh sai sót kiện cáo bên liên qua có vấn đề phát sinh Chính hàng hóa cần kiểm tra kĩ xem có phù hợp với chất lượng phù hợp với chứng từ giao, đồng thời có với điều khoản hợp đồng hay không Công ty nên chủ động mời cán quan kiểm nghiệm đến kiểm tra hàng hóa cho có thuận tiện thời gian địa điểm nhận hàng Bên cạnh cần cử thêm cán chun trách có chun mơn, hiểu biết mặt hàng đồng thời có chuẩn bị phương án giải trình tốt hải quan chất vấn Tiến hành kiểm nghiệm hàng hóa đâu, vào thời gian điều mà nhân viên cần ý cần sai sót thời gian hay địa điểm làm cho công tác kiểm nghiệm chậm lại dẫn theo trình nhận hàng bị chậm lại  Hồn thiện cơng tác chuyển hàng nhập kho giao cho khách hàng - Để thực tiến độ giao hàng đảm bảo hàng hóa, cơng ty cần có chuẩn bị kỹ lưỡng q trình chuyển chở khấu vận tải nội địa này, - Nhân viên cơng ty càn phải tìm hiểu kỹ lưỡng hàng hóa để q trình chun chở đảm bảo nhiều hàng hóa cần chuyên chở cách đặc biệt - Công ty cần chuẩn bị tốt nhân công, kho, phương tiện chuyên chở phục vụ tốt q trình vận chuyển Ví dụ: số mặt hàng đông lạnh dỡ hàng khỏi tầu cần phải chuyển lên phương tiện vận chuyển chuyên dụng container lạnh để chuyên chở Hoặc hàng hóa dễ vỡ, dễ gẫy cách xếp phải cẩn thận phải chèn lót xếp lên phương tiện chuyên chở  Đào tạo nguồn nhân lực giỏi chun mơn phù hợp với tình hình Con người nhân tố vơ quan trọng trung tâm hoạt động, công ty mốn phát triển mạnh thị trường cần có đội ngũ nhân viên giỏi lực tốt phẩm chất Chính lý cơng ty cần phải không ngừng nâng cao đội ngũ lao động - Cơng ty nên thường xun tổ chức khóa học nghiệp vụ giao nhận ngoại thương, nghiệp vụ toán quốc tế, kỹ giao tiếp khách hàng, kiến thức luật cho nhân viên kinh doanh Luôn cập nhật phổ biến văn bản, quy định nhà nước Hải quan tới toàn thể nhân viên cơng ty - Khuyến khích nhân viên trao dồi vốn ngoại ngữ để làm việc thuận lợi, nhanh chóng hiệu với đại lý nước ngồi - Bên cạnh để có đội ngũ nhân viên trẻ, tài năng, nhiệt tình từ khâu tuyển dụng cơng ty cần phải lập tiêu tuyển dụng cụ thể, phù hợp với nhu cầu công ty - Việc nâng cao ý thức cho nhân viên quan trọng, góp phần giúp cơng ty nâng cao hiệu công việc Muốn công ty cần đưa sách thưởng phạt rõ ràng để nâng cao tinh thần tự giác, sang tạo công việc nhân viên cơng ty Cơng ty cần áp dụng sách sử dụng lao động người việc, lãnh đạo phải gương mẫu, ý thức trách nhiệm cao với công việc - Công ty cần tuyển thêm nhân viên giao nhận chứng từ nhân viên trường để đáp ứng nhu cầu vào mùa cao điểm  Đầu tư đại hóa trang thiết bị, phương tiện phục vụ công tác giao nhận hàng - Hiện công ty thiếu phương tiện vận chuyển nội địa, hệ thống kho bãi nên công ty cần phải tăng số vốn đầu tư mua thêm phương tiện vận tải, xây dựng kho bãi - Nâng cấp hệ thơng máy tính, mạng nội bộ, mua phần mềm cần thiết để làm việc hiệu cơng ty sử dụng phần mềm dùng thử ví dụ: phần mềm ecus khai báo hải quan Để có nguồn vốn đầu tư cho trang thiết bị, phương tiện, kho bãi, công ty áp dụng biện pháp sau: - Huy động vốn thông qua liên kết: việc liên doanh liên kết không đáp ứng nhu cầu vốn cho doanh nghiệp mà giúp cơng ty đứng vững thị trường - Vốn vay từ ngân hàng, tổ chức tín dụng khác 4.2.1.2 Kiến nghị Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt lĩnh vực giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế nay, để đạt kết hoạt động kinh doanh, công ty phải nhanh chóng đổi phương thức hoạt động  Về khâu chứng từ Tham gia từ đầu bên mua, bán công việc đàm phán, ký hợp đồng mua bán sau đố tiến hành vận chuyển, từ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tạo chứng từ xác từ đầu hạn chế sai sót khơng đáng có, phải sửa chữa bổ sung thời gian Để tiết kiệm thời gian, công ty cần thực kiến nghị sau: - Lập bảng kế hoạch gửi cho khách hàng số lượng, quy cách, mức giá tối thiểu hải quan quy định loại hàng mà khách hàng cần nhập để khách hàng chuẩn bị đầy đủ, xác chứng từ cần thiết để tiết kiệm thời gian - Thông báo với khách hàng thời gian tiến hành khai báo hải quan để nhận thông tin cuối khách hàng  Về khâu thủ tục Hải quan Đẩy mạnh việc áp dụng thủ tục hải quan điện tử, giảm thiểu thời gian lại phát sinh chi phí q trình khai báo Hải quan Bên cạnh phải thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với hải quan để tạo điều kiện thuận lợi khâu làm thủ tục, tạo uy tín để hưởng luông xanh khai báo  Nâng cao lực nhân viên tất phận - Đối với nhân viên làm thủ tục Hải quan  Cho nhân viên làm việc khâu khác để có kinh nghiệm hiểu biết tính chất cơng việc nơi  Theo dõi khách hàng khác để hiểu biết nhiều loại hình nhiều loại hàng hóa khác - Đối với nhân viên xử lý chứng từ  Luân chuyển công việc theo dõi mặt hàng, khu vực, biết hỗ trợ cho  Điều động bố trí nhân viên phù hợp với tính chất cơng việc để phát huy tối đa lợi hỗ trợ cho  Điều động bố trí nhân viên phù hợp với tính chất công việc để phát huy tối đa lợi hồn thành tốt cơng việc giao  Tổ chức họp nhóm, trao đổi kinh nghiệm học hỏi lẫn  Cần có sách khuyển khích nhân viên để lơi cuốn, thúc đẩy họ hồn thành tốt công việc - Phản ánh lực nhân viên, tạo động khuyến khích lao động thân nhân viên - Cẩn ổn định vật chất tinh thần cho nhân viên để họ an tâm làm việc, từ hình thành họ cách nghĩ “ lợi ích cơng ty lợi ích thân họ”, nhân viên phát huy hết tiềm thân - Tổ chức du lịch hàng năm chuyển du lịch nước cho nhân viên ưu tú năm - Bên cạnh việc khen thưởng cần có kỷ luật nhân viên mắc lỗi cơng việc Vì nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập đòi hỏi nhân viên phải có tính trách nhiệm cao  Nâng cao chất lượng dịch vụ quảng cáo - Chất lượng dịch vụ giao nhận đường biển phải thể tính xác, an tồn nhanh chóng Để có điều sở vật chất, phương tiện phục vụ cần trọng Bên cạnh đó, cơng ty cần tạo mối quan hệ tốt với cac quan chức hay đối tác - Để nâng cao hình ảnh mình, cơng ty cần quan tam đến vấn đề quảng cáo hay việc xúc tiến thương mại hình thúc tham gia hội chợ triển lãm 4.2.2 Một số kiến nghị Nhà nước  Hiện đại hóa ngành hải quan Để tạo điều kiện hco doanh nghiệp tiết kiệm thời gian chi phí, ngành hải quan cần tính giảm số thủ tục hành giấy tờ Hiện việc áp dụng khai báo hải quan điện tử doanh nghiệp áp dụng nên igarm tiếp xúc doanh nghiệp hải quan, việc khai báo hải quan điện tử giúp cho trình khai báo diễn nhanh chóng tránh tình trạng xếp hàng q lâu gây tốn thời gian giúp doanh nghiệp giải số lượng hồ sơ lớn thời gian, giảm chi phí lại cho doanh nghiệp giải số lượng hồ sơ lớn thời gian, giảm chi phí lại cho doanh nghiệp đồng thời giảm tình trạng tham tham nhũng Hồn thiện hệ thống máy tính nối mạng quan Hải quan, xây dựng trung tâm tự động hóa có hệ thống trang thiết bị máy tính thiết bị phụ trờ khác có khả tiếp nhận xử lý giao dịch điện tử phát sinh từ khâu tiếp nhận lược khai, khai báo hải quan, tính thuế, giải phóng hàng, giám sát cảng kho bãi… Hải quan cần xây dựng danh sách hàng hóa theo giá trị nhóm hàng dịch song ngữ biểu thuế phụ lục hướng dẫn để doanh nghiệp dễ áp dụng Bởi việc áp dụng mã hàng hóa hải quan Việt Nam áp dụng 10 số đố mã hàng hóa theo tiêu chuẩn quốc tế công ước HS số Điều khiến việc áp mã thuế cục hải quan chưa thống với thơng lệ quốc tế Ngồi nhà nước cần đầu tư vào hệ thống cảng biển Việt Nam đồng thời thay đổi thói quen bán FOB mua CIF để tạo điều kiện cho công ty Việt Nam có hội phát triển Nhà nước cần thống hóa tiêu chuẩn tên hàng, mã hàng để tạo thống thủ tục hải quan  Nhà nước cần tăng cường đầu tư vào lĩnh vực giao nhận vận tải Nhà nước cần đầu tư vào sở hạ tầng cho ngành giao nhận vận tải biển Hiện ngành tầu biển nước ta chất lượng lẫn số lượng tầu container Hơn nhà nước không nên đầu tư vốn mà cần trọng đến đào tạo chuyên logistics Để ngành giao nhận vận tải phát triển cần có nhân viên chun mơn giỏi đáp ứng nhu cầu ngành KẾT LUẬN Vận tải biển phương thức vận tải quốc tế lâu đời quan trọng thương mại quốc tế H.S.T, công ty kinh doanh thành công lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, giao nhận vận tải biển hoạt động kinh doanh đóng góp đáng kể vào doanh thu công ty , trở thành lợi cạnh tranh công ty thị trường Trải qua năm hoạt động, công ty gặt hái khơng thành cơng nếm trải bao thất bại để từ đúc kết kinh nghiệm quý báu, rút học giá trị để từ phát triển ngày hôm Nhưng bối cảnh mà môi trường, điều kiện kinh doanh vô khốc liệt, làm để đứng vững không ngừng phát triển, mở rộng thị trường hoạt động mình, làm để phương thức giao nhận vận tải biển đóng góp mạnh mẽ vào tồn phát triển công ty đồng thời hỗ trợ cho dịch vụ khác trách nhiệm nặng nề cán giám đốc công ty Với kiến thức trang bị trường Đại học với số kiến thức học hỏi thời gian thực tập làm việc công ty TNHH Giao nhận – Vận tải – Thương mại H.S.T em sâu vào nghiên cứu hoạt động nhận hàng đường biển biển công ty mà mạnh dạn đưa số đề xuất hoàn thiện quy tr nhận hình nhận hàng hóa quốc tế đường biển cơng ty với mong muốn góp phần đẩy mạnh hoạt động nhận hàng hóa quốc tế đường biển công ty Nhưng kiến thức kinh nghiệm hạn chế mình, viết em chắn nhiều thiếu sót Em mong có bảo giúp đỡ, đóng góp ý kiến thầy cô giúp cho viết hoàn thiện TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo kết kinh doanh năm 2017, Phòng kế tốn, Cơng ty TNHH Giao Nhận – Vận tải – Thương mai H.S.T Báo cáo kế tốn năm 2017, Phòng Kế tốn, Cơng ty TNHH Giao Nhận – Vận tải – Thương mai H.S.T Báo cáo tổng kết năm 2016, Phòng hành nhân sự, Cơng ty TNHH Giao Nhận – Vận tải – Thương mai H.S.T Báo cáo kế tốn tổng hơp năm 2015, 2016, Phòng kế tốn, Công ty TNHH Giao Nhận – Vận tải – Thương mai H.S.T PSG.TS.Dỗn Kế Bơn (2010), Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Nhà xuất Chính trị - Hành Bài Giảng mơn Quản trị giao nhận hàng hóa quốc tế PGS TS Đinh Ngọc Viện (chủ biên), Giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế, NXB Giao Thơng Vận Tải, 2002 PGS TS Hồng Văn Châu (1999), Giáo trình giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, NXB Khoa Học Kỹ Thuật PGS TS An Thị Thanh Nhàn (2011), Quản trị logistics kinh doanh, NXB Thống kê 10 Trang web www.vietnamlogistics.com 11 Trang web www.mt.gov.vn Bộ Giao Thông Vận Tải