HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH KỸ NGHỆ PHÚC ANH

Đặc biệt là chưa có công trình nghiên cứu nào về kiểm soát nội bộ nêu bật được các rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp kinh doanh điện tử, điện máy.. Phương pháp

LÊ THỊ HẢI

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG

TY TNHH KỸ NGHỆ PHÚC ANH

LÊ THỊ HẢI

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG

TY TNHH KỸ NGHỆ PHÚC ANH

Chuyên ngành: KẾ TOÁN (KẾ TOÁN, KIỂM TOÁN VÀ PHÂN TÍCH)

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS BÙI THỊ MINH HẢI

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

TÓM TẮT LUẬN VĂN……… i

CHƯƠNG 1 – GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của Đề tài 1

1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến Đề tài 2

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của Đề tài 4

1.4 Câu hỏi nghiên cứu 4

1.5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của Đề tài 5

1.6 Phương pháp nghiên cứu 5

1.7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của Luận văn 6

1.8 Kết cấu của Luận văn 7

CHƯƠNG 2 – CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 8

2.1 Kiểm tra, kiểm soát trong quản lý 8

2.1.1 Khái niệm và vai trò của kiểm soát trong quản ý 8

2.1.2 Các loại kiểm soát 10

2.2 Kiểm soát nội bộ trong quản lý doanh nghiệp 13

2.2.1 Kiểm soát nội bộ 13

2.2.2 Bản chất của kiểm soát nội bộ 15

2.2.3 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ 18

2.2.4 Vai trò của kiểm soát nội bộ 30

CHƯƠNG 3 – THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY

TNHH KỸ NGHỆ PHÚC ANH 36

3.1 Đặc điểm của Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ 36

3.1.1 Khái quát về Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh 36

3.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh có ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ 37

3.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh 38

3.2.1 Môi trường kiểm soát 38

3.2.2 Hệ thống thông tin và truyền thông 51

3.2.3 Đánh giá rủi ro 60

3.2.4 Hoạt động kiểm soát 62

3.2.5 Hoạt động giám sát 77

CHƯƠNG 4 - THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH KỸ NGHỆ PHÚC ANH 80

4.1 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh 80

4.1.1 Ưu điểm của kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh 80

4.1.2 Một số tồn tại của kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh 83

4.2 Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh 92 4.2.1 Sự cần thiết hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ

4.3 Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc

Anh 94

4.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát 94

4.3.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán 96

4.3.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát 98

4.3.4 Hoàn thiện đánh giá rủi ro 102

4.3.5 Hoàn thiện hoạt động giám sát 104

4.4 Điều kiện thực hiện các giải pháp 106

4.5 Những hạn chế trong nghiên cứu và hướng đề xuất nghiên cứu trong tương lai 107

4.5.1 Những hạn chế trong nghiên cứu 107

4.5.2 Hướng đề xuất nghiên cứu trong tương lai 107

4.6 Kết luận 107

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO xvii

PHỤ LỤC xx

với sự hướng dẫn của TS Bùi Thị Minh Hải Số liệu sử dụng trong Luận văn

là trung thực Những kết quả của Luận văn chưa từng được công bố trong bất

cứ công trình nghiên cứu nào

Hà Nội, ngày 16 tháng 10 năm 2014

Tác giả Luận văn

Lê Thị Hải

hướng dẫn khoa học, đã tận tình hướng dẫn tác giả trong suốt quá trình thực hiện Luận văn

Tác giả xin bày tỏ sự cảm ơn tới Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Viện Đào tạo sau đại học, Viện Kế toán – Kiểm toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã giúp đỡ tác giả trong quá trình học tập và nghiên cứu Luận văn

Tác giả xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình và quý báu của các đồng nghiệp tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh trong quá trình thu thập tài liệu và đóng góp ý kiến để tác giả hoàn thành Luận văn

Cuối cùng, Tác giả muốn bày tỏ sự cảm ơn tới những người thân trong gia đình như bố, mẹ và các em đã động viên, khích lệ Tác giả trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành Luận văn

Tác giả Luận văn

Lê Thị Hải

BGĐ Ban Giám đốc

COSO Hiệp hội các tổ chức tài trợ

Committee of Sponsoring Organization

International Federation of Accountants

ISA Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế International Standard on Auditing

KH Kế hoạch

KHKD Kế hoạch kinh doanh

KQKD Kết quả kinh doanh

KSNB Kiểm soát nội bộ

KTHĐ Kế toán hóa đơn

KTQLCNPTr Kế toán quản lý công nợ phải trả

KTQLHĐ Kế toán quản lý hóa đơn

KTTC Kế toán tài chính

NCC Nhà cung cấp

NV Nhân viên

NVVC Nhân viên vận chuyển

PTKD Phát triển kinh doanh

2.1 Mối quan hệ giữa chính sách nhân sự với đặc thù quản lý 21

3.2 Lộ trình phát triển của người lao động trong Công ty 47

DANH MỤC BẢNG BIỂU

3.3

Các báo cáo thiết kế thêm của Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc

LÊ THỊ HẢI

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG

TY TNHH KỸ NGHỆ PHÚC ANH

Chuyên ngành: KẾ TOÁN (KẾ TOÁN, KIỂM TOÁN VÀ PHÂN TÍCH)

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH

DOANH VÀ QUẢN LÝ

CHƯƠNG 1 – GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của Đề tài

Kinh tế Thế giới năm 2013 vẫn còn nhiều bất ổn và biến động phức tạp Mặc

dù có một vài dấu hiệu tích cực cho thấy các hoạt động kinh tế đang phục hồi trở lại sau suy thoái nhưng triển vọng kinh tế toàn cầu nhìn chung chưa vững chắc, nhất là đối với nền kinh tế của các nước phát triển Những yếu tố không thuận lợi từ thị trường thế giới tiếp tục ảnh hưởng đến kinh tế - xã hội nước ta Ở trong nước, các khó khăn, bất cập chưa được giải quyết gây áp lực lớn cho sản xuất kinh doanh: hàng tồn kho ở mức cao, sức mua yếu, tỷ lệ nợ xấu ngân hàng ở mức đáng lo ngại, nhiều doanh nghiệp phải thu hẹp sản xuất, dừng hoạt động hoặc giải thể… Theo số liệu của Tổng cục Thống kê, số doanh nghiệp gặp khó khăn phải giải thể hoặc ngừng hoạt động kinh doanh đến 31/12/2013 là 60.737 doanh nghiệp, tăng 11,9%

so với năm 2012 Trong đó, số doanh nghiệp đã giải thể là 9.818 doanh nghiệp, tăng 4,9%; số doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng hoạt động là 10.803 doanh nghiệp, tăng 35,7%; số doanh nghiệp ngừng hoạt động nhưng không đăng ký là 40.116 doanh nghiệp, tăng 8,6% [25] Các doanh nghiệp kinh doanh điện máy không thoát khỏi guồng quay này

Trong bối cảnh đó, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp Cụ thể, giảm nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh; bảo vệ tài sản mất mát bởi hao hụt, lừa gạt; đảm bảo tính chính xác của các

số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật; đảm bảo

tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối đa mọi nguồn lực và đạt được các mục tiêu

đã đặt ra; đảm bảo quyền lợi cho khách hàng và tạo dựng được lòng tin đối với họ

Xuất phát từ những lý do trên, hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh trở thành vấn đề có tính cấp bách trong quản lý, có ý nghĩa cả về mặt lý luận và thực tiễn trong giai đoạn hiện nay Nhận thức được tầm

quan trọng của vấn đề này, Tác giả đã lựa chọn Đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát nội

bộ tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh” làm đề tài Luận văn thạc sĩ của mình

1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến Đề tài

Cho đến nay, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về kiểm soát và kiểm soát nội bộ trên những khía cạnh và lĩnh vực khác nhau Trong quá trình nghiên cứu, Tác giả nhận thấy có thể chia các công trình nghiên cứu theo lĩnh vực hoạt động kinh doanh thành các nhóm sau:

Thứ nhất, nhóm các đề tài nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh

vực ngân hàng Một số luận văn đã đề cập đến vấn đề đánh giá rủi ro, tuy nhiên mới chỉ đánh giá rủi ro trong hoạt động tín dụng của ngân hàng mà chưa đánh giá hết được rủi ro của toàn hệ thống trong quá trình hoạt động kinh doanh

Thứ hai, nhóm các đề tài nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh

vực xây dựng Trong nhóm này, các nghiên cứu cũng đã khái quát hóa được lý luận

hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây dựng, nhận định, đánh giá thực trạng

hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp xây dựng trên khía cạnh toàn doanh nghiệp hay từng khía cạnh cụ thể như: kiểm soát chi phí, quản lý tài chính…, từ đó đưa ra được phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện những vấn đề còn tồn tại góp phần cho sự phát triển của doanh nghiệp Tuy nhiên, các công trình nghiên cứu chưa nêu bật được những rủi ro xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh

Như vậy, tại Việt Nam đã có nhiều đề tài nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngành khác nhau, tuy nhiên chưa có nghiên cứu nào khái quát cả về

lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp kinh doanh điện tử, điện máy Đặc biệt là chưa có công trình nghiên cứu nào về kiểm soát nội bộ nêu bật được các rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp kinh

doanh điện tử, điện máy Và cũng chưa có công trình nào nghiên cứu về “Hoàn

thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh”

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của Đề tài

Nghiên cứu này được thực hiện nhằm hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm

soát nội bộ trong các doanh nghiệp Từ đó điều tra, phân tích và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh để đề xuất phương hướng

và giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty

1.4 Câu hỏi nghiên cứu

Câu hỏi 1: Đặc điểm của doanh nghiệp kinh doanh thương mại, cụ thể là

kinh doanh điện tử, điện máy có ảnh hưởng như thế nào đến việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ của một đơn vị? Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ?

Câu hỏi 2: Thực trạng các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ tại Công ty

TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh?

Câu hỏi 3: Các giải pháp nào cần được đưa ra để hoàn thiện kiểm soát nội bộ

tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh nhằm đáp ứng được mục tiêu của doanh nghiệp?

1.5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của Đề tài

Luận văn tập trung nghiên cứu kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh từ năm 2011 cho đến tháng 06 năm 2014

1.6 Phương pháp nghiên cứu

- Cơ sở lý thuyết: Luận văn lấy mô hình COSO (Committee Of Sponsoring

Organizations – Hiệp hội các tổ chức tài trợ được thành lập từ các tổ chức nghề nghiệp khác nhau, nghiên cứu thống nhất về kiểm soát nội bộ nhằm hỗ trợ cho Ủy ban Quốc gia về Chống gian lận trong báo cáo tài chính của Mỹ) về kiểm soát nội

bộ làm định hướng để phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh

- Phương pháp nghiên cứu: Tác giả sử dụng phương pháp định tính và

phương pháp xử lý số liệu

- Nguồn dữ liệu sử dụng

Nguồn dữ liệu thứ cấp: các báo cáo tài chính, các thiết kế về kiểm soát nội

bộ tại Công ty, tất cả các văn bản quy chế, quy định, quy trình của Công ty ban hành để vận hành kiểm soát nội bộ

Nguồn dữ liệu sơ cấp: Thông qua điều tra, quan sát thực tế tại Công ty để

đánh giá rủi ro từ việc thiết kế, vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ

1.7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của Luận văn

Thứ nhất, về mặt lý luận: Hệ thống hóa các yếu tố cấu thành của kiểm soát

nội bộ và ứng dụng nghiên cứu các yếu tố cấu thành đó trong doanh nghiệp kinh doanh điện tử, điện máy

Thứ hai, về mặt thực tiễn: Phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại

Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh, tính hiệu lực của các chính sách và vận hành của kiểm soát nội bộ Kết quả đánh giá chỉ ra được những mặt đạt được, và đặc biệt

là những tồn tại, nguyên nhân của những tồn tại, từ đó Luận văn đưa ra những giải pháp, phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh

1.8 Kết cấu của Luận văn

Luận văn gồm các chương chính như sau:

Chương 1: Giới thiệu Đề tài nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu và giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh

CHƯƠNG 2 – CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRONG DOANH NGHIỆP 2.1 Kiểm tra, kiểm soát trong quản lý

2.1.1 Khái niệm và vai trò của kiểm soát trong quản lý

Có nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát, theo Tác giả: “Kiểm soát là

chức năng gắn liền với quản lý, được thực hiện liên tục ở các khâu, các bộ phận dựa trên những tiêu chuẩn đã được xây dựng trước đó để đo lường, đánh giá và điều chỉnh các sai lệch nhằm đảm bảo mục tiêu được thực hiện một cách có hiệu quả” Với vai trò quan trọng của kiểm soát trong quản lý, có thể thấy rằng việc lựa

chọn mô hình, tiêu chuẩn đo lường hệ thống kiểm soát phù hợp để khuyến khích hoạt động có hiệu quả và giảm thiểu được rủi ro là một thách thức lớn đối với doanh nghiệp

2.1.2 Các loại kiểm soát

Phân theo nội dung kiểm soát có kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán; Phân loại theo phạm vi cụ thể có kiểm soát tổng quát và kiểm soát chuyên đề; Phân theo đối tượng cụ thể của kiểm soát có kiểm soát đầu ra và kiểm soát hành vi; Phân loại theo mục tiêu kiểm soát thì kiểm soát bao gồm: kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát điều chỉnh; Căn cứ vào mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm soát thì kiểm soát có thể được phân thành kiểm soát từ bên ngoài (ngoại kiểm) và kiểm soát nội bộ (nội kiểm)

2.2 Kiểm soát nội bộ trong quản lý doanh nghiệp

2.2.1 Kiểm soát nội bộ

Theo COSO thì: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy;

- Các luật lệ và quy định được tuân thủ;

- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.”

Với khái niệm này, COSO nhấn mạnh vào bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu Kiểm soát nội bộ là một quá trình được thiết kế và vận hành bởi con người, cung cấp một sự đảm bảo hợp lý và đảm bảo các mục tiêu của doanh nghiệp

2.2.2 Bản chất của kiểm soát nội bộ

Có nhiều quan điểm, khía cạnh nhìn nhận về KSNB khác nhau, một cách chung nhất, nhà quản lý quan tâm đến các mục tiêu của hệ thống KSNB sau: mục tiêu bảo vệ tài sản và sổ sách của doanh nghiệp; mục tiêu đảm bảo độ tin cậy của thông tin; mục tiêu đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý; mục tiêu đảm bảo hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý

2.2.3 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ

Tác giả lựa chọn quan điểm theo COSO là định hướng cho việc xác định các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp kinh doanh điện tử, điện máy

nói chung và Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh nói riêng, theo đó các yếu tố cấu thành bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giám sát

Môi trường kiểm soát: phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó bao

gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Các nhân tố chính thuộc

về môi trường kiểm soát bao gồm: các đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác lập kế hoạch, Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán, môi

trường bên ngoài

Đánh giá rủi ro: Nhà quản lý phải nhận thức được và đối phó với các rủi ro

mà doanh nghiệp có thể gặp phải Đánh giá rủi ro bao gồm các bước: xác định mục

tiêu của doanh nghiệp, nhận dạng rủi ro, phân tích rủi ro và quản lý rủi ro

Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục

để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này được thực thi với mục đích là kiểm soát được các rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải Các chính sách, thủ tục kiểm soát do nhà quản lý thiết kế, xậy dựng cần đảm bảo ba nguyên tắc: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm; Nguyên tắc phân công,

phân nhiệm; Ủy quyền và phê chuẩn

Thông tin và truyền thông: đóng vai trò trong việc thiết lập, duy trì và nâng

cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính, sự tuân thủ cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Thông tin và truyền thông là hai bộ phận cấu thành nên hệ thống thông tin của doanh nghiệp Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức

vì giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau Mỗi cá nhân trong tổ chức cần hiểu rõ vai trò của mình trong kiểm soát nội bộ, mối quan hệ giữa mình

với bộ phận khác

Giám sát: Đây là yếu tố thứ năm của KSNB, là quá trình mà người quản lý

đánh giá chất lượng của KSNB Điều quan trọng trong giám sát là nhằm đánh giá KSNB có được vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp hay không Để

đạt được kết quả tốt, nhà quản lý cần tổ chức thực hiện hoạt đông giám sát thường

xuyên hoặc định kỳ

2.2.3 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót xảy ra, khuyến khích hiệu quả hoạt động và nhằm đạt được sự tuân thủ của các chính sách, quy trình được thiết lập Kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại các lợi ích cho doanh nghiệp như: Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty; Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra; Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây ra tổn hại cho công ty; Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty; và ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ

2.3 Đặc điểm của doanh nghiệp kinh doanh điện tử, điện máy ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ

Thứ nhất, kênh tiêu thụ cơ bản: Tổ chức thành chuỗi các cửa hàng, siêu thị

với diện tích lớn và nằm ở nhiều địa bàn khác nhau Điều này ảnh hưởng tới việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn trong các bộ phận của Công ty

Thứ hai, chịu sự tác động mạnh mẽ của khoa học công nghệ Thể hiện ở hai

khía cạnh chính: (1) Sản phẩm bị lỗi thời về công nghệ: đòi hỏi phải kiểm soát được chất lượng, giá cả, vòng quay của hàng tồn kho; (2) Phát triển thêm các kênh bán lẻ

mới thông qua thương mại điện tử: ảnh hưởng đến việc thiết kế các thủ tục kiểm soát mới phù hợp, xây dựng hệ thống thông tin an toàn và bảo mật

Thứ ba, xu hướng thị trường Người tiêu dùng ngày càng ưa chuộng các sản

phẩm công nghệ, các chính sách sau bán hàng,… Các doanh nghiệp trong ngành cần quan tâm đến việc quản lý chất lượng, tính năng mới của sản phẩm, các chế độ hậu mãi đối với sản phẩm

Thứ tư, mức độ cạnh tranh mạnh mẽ của các doanh nghiệp trong ngành Các

doanh nghiệp muốn cạnh tranh được phải tạo ra được sự khác biệt về giá, tính năng

sản phẩm,… Vì vậy, các doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ giá mua vào, kiểm soát tốt công tác quản lý hàng tồn kho…

CHƯƠNG 3 – THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

CÔNG TY TNHH KỸ NGHỆ PHÚC ANH 3.1 Đặc điểm của Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ

3.1.1 Khái quát về Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh

Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh là loại doanh nghiệp công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên, hoạt động kinh doanh trong ngành điện tử điện máy và có các loại mặt hàng kinh doanh chính như: sản phẩm máy tính, thiết bị kỹ thuật số, thiết bị văn phòng và các giải pháp ứng dụng công nghệ Có hệ thống Cơ sở bán lẻ trên khắp địa bàn Hà Nội bao gồm 06 cơ sở bán lẻ và 01 Trung tâm bảo hành

3.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh có ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ

Thứ nhất, về kênh tiêu thụ cơ bản, cơ cấu tổ chức Tổ chức thành chuỗi các

cửa hàng nằm trên địa bàn Hà Nội Điều này ảnh hưởng đáng kể đến việc thiết kế các thủ tục kiểm soát nội bộ trong vấn đề kiểm soát chi phí, xây dựng các chính sách lương, thưởng của Công ty Đồng thời, ảnh hưởng đến việc lựa chọn hình thức kiểm soát, Công ty lựa chọn hình thức kiểm soát theo các trung tâm chức năng, đặc biệt là kiểm soát các trung tâm doanh thu bao gồm 06 cơ sở bán lẻ, Phòng Kinh doanh phân phối, Phòng Dự án và Bán hàng trực tuyến

Thứ hai, về đặc điểm sản phẩm: là sản phẩm công nghệ cao, chu kỳ sống

của sản phẩm ngắn Vì vậy định hướng kiểm soát của Công ty đối với các hàng hóa

Công ty kinh doanh là bảo vệ tài sản thể hiện qua việc kiểm soát lượng hàng hóa nhập mua cả về mặt chất lượng, số lượng, tính năng và giá cả; kiểm soát hàng hóa tồn trong kho, thời gian lưu kho tối đa của mỗi dòng sản phẩm; kiểm soát thời gian bảo hành của mỗi loại hàng hóa nhằm giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra như rủi ro giảm giá hàng tồn kho, rủi ro hàng trôi bảo hành của nhà cung cấp

3.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh 3.2.1 Môi trường kiểm soát

Về đặc thù quản lý: Ban lãnh đạo Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh theo

đuổi quan điểm giảm thiểu rủi ro đến mức thấp nhất và cố gắng thiết lập hệ thống KSNB nhằm ngăn ngừa và phát hiện rủi ro một cách tối đa

Về cơ cấu tổ chức: Phúc Anh thiết lập cơ cấu tổ chức theo mô hình chức

năng Chức năng và nhiệm vụ được phân tách đến từng vị trí trên cơ sở đánh giá năng lực thực tế và trình độ chuyên môn, đạo đức của mỗi nhân viên

Về chính sách nhân sự: Công ty thiết kế các chính sách nhân sự khá rõ ràng

về tuyển dụng, đào tạo, chế độ lương thưởng Các chính sách giúp Công ty đạt được mục tiêu và tạo lập môi trường kiểm soát lành mạnh, hiệu quả

Về công tác lập kế hoạch: Đây là nội dung quan trọng mà Ban Giám đốc

quan tâm Kế hoạch của Công ty được lập dựa trên cơ sở các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn Công ty tập trung chủ yếu vào việc lập kế hoạch kinh doanh và tiêu thu sản phẩm cho từng tháng, năm

3.2.2 Hệ thống thông tin và truyền thông

Hệ thống thông tin tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh được thực hiện qua ba kênh thông tin chính sau: truyền thông nội bộ bằng phương tiện mail, truyền thông nội bộ bằng phương tiện điện thoại và phần mềm quản lý các văn bản quy trình, quy định của Công ty Thông qua ba kênh thông tin chính này, Ban Giám đốc truyền đạt được các thông tin về chính sách kinh doanh, các mục tiêu của Công ty cần đạt cho các phòng ban chức năng và Cơ sở bán lẻ

Hệ thống thông tin kế toán là một nội dung quan trọng trong hệ thống KSNB của Công ty Hệ thống thông tin kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách và các báo cáo kế toán

3.2.3 Đánh giá rủi ro

Ban Giám đốc Công ty ý thức được và nhận diện rủi ro thể hiện qua việc thiết kế các chính sách và thủ tục kiểm soát Tuy nhiên, Công ty chưa xây dựng

được quy trình cụ thể nhằm nhận định được các rủi ro có thể xảy ra đối với Công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh

3.2.4 Hoạt động kiểm soát

Hệ thống quy trình, quy định của Công ty Phúc Anh được phân thành các

mảng sau: các văn bản nội quy, quy chế, chính sách chung; quy trình tổ chức nhân sự; quy trình quản lý hành chính; quy trình kế hoạch kinh doanh – Marketing; quy

trình kinh doanh – mua hàng; quy trình kinh doanh – bán hàng; quy trình kế toán tài chính; quy trình chăm sóc khách hàng Một số hoạt động chính được thể hiện như sau:

Kiểm soát nội bộ trong hoạt động mua hàng và thanh toán: mục tiêu là

đảm bảo các yêu cầu cụ thể về số lượng và chất lượng hàng hóa, tính kịp thời trong việc đáp ứng nhu cầu hàng hóa của khách hàng, giá cả của hàng mua về, các chính sách bảo hành từ phía NCC, cân đối nguồn tài chính trong việc thanh toán cho nhà cung cấp tránh xảy ra việc bị tính lãi công nợ quá hạn Tuy nhiên, Công ty chưa xây

dựng được tiêu chí đánh giá, lựa chọn NCC

Kiểm soát nội bộ trong hoạt động bán hàng và thu tiền: mục tiêu của

Công ty cung cấp sản phẩm tốt nhất, dịch vụ tốt nhất tới khách hàng; thu hồi công

nợ bán hành nhanh chóng, đúng, đủ Các công việc chính trong hoạt động bán hàng như: cung cấp, duy trì thông tin chi tiết sản phẩm; quản lý báo giá cho khách hàng; lắp đặt, cài đặt, chạy thử sản phẩm cho khách; mạng lưới điều vận, tức điều chuyển nhân viên vận chuyển hàng cho khách; xuất hàng; các phát sinh khác về hàng hóa

sau bán hàng

Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho: mục tiêu là giảm thiểu được các loại rủi ro

có thể xảy ra như: hàng tồn kho lỗi thời, kém chất lượng, hàng bị trôi hạn bảo hành của nhà cung cấp Việc kiểm soát hàng tồn kho thực hiện theo các quy trình nhập

kho, xuất kho và quy định về thời gian hàng lưu kho

3.2.5 Hoạt động giám sát

Tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh, hoạt động giám sát diễn ra dưới hai hình thức: (1) Giám sát thường xuyên: thể hiện ở các bộ phận giám sát lẫn nhau

trong một quy trình làm việc cụ thể, hoặc do Ban kiểm soát thực hiện; (2) Giám sát định kỳ: thường do bộ phận Ban kiểm soát nội bộ chịu trách nhiệm rà soát lại các hoạt động, các số liệu của Công ty dựa trên số liệu, quy trình thể hiện trên hệ thống phầm mềm ERP Exact Globe

CHƯƠNG 4 - THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG

TY TNHH KỸ NGHỆ PHÚC ANH 4.1 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh

4.1.1 Ưu điểm của kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh

Về môi trường kiểm soát: Công ty có sự phân cấp quản lý rõ ràng tới từng

bộ phận, từng nhân viên Thiết kế được “Bản mô tả công việc” riêng cho từng cá nhân giúp việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn một cách rõ ràng, được xem như một bản chỉ đường trong công việc cho mỗi nhân viên Chính sách nhân sự được

thiết kế khá đầy đủ, theo đúng quy định của Bộ luật Lao động

Về hệ thống thông tin và truyền thông: Công ty đã xây dựng và phân cấp

được nhiều kênh thông tin khác nhau giúp cho việc truyền tải thông tin giữa các bộ phận trong Công ty một cách thống nhất Hệ thống thông tin kế toán khá đầy đủ, đáp ứng việc kiểm tra, giám sát, bảo vệ các loại tài sản của đơn vị; kiểm tra, giám

sát tới từng đơn vị chi phí của các bộ phận sử dụng…

Về hoạt động kiểm soát: Tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh đã thiết

kế, ban hành và thực hiện các quy chế, quy định, quy trình và các thủ tục kiểm soát

cơ bản nhằm đảm bảo mục tiêu của kiểm soát nội bộ đó là tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; tính trung thực hợp lý của Báo cáo tài chính; đảm bảo an toàn cho tài sản và thông tin doanh nghiệp; đảm bảo tính tuân thủ của luật pháp và quy định, đặc biệt các thủ tục do Công ty thiết kế với mô hình tổ chức hoạt động kinh doanh của

Công ty và phù hợp với hệ thống phần mềm ERP Exact Globe

Về hoạt động giám sát: Tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh, hoạt động

giám sát được chú trọng, thể hiện qua các quy trình làm việc cụ thể Đó là sự giám sát chéo của các bộ phận trong một quy trình làm việc cụ thể và giám sát của Ban

Kiểm soát, Phòng Hành chính, Phòng Nhân sự trong toàn hệ thống

4.1.2 Một số tồn tại của kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh

Thứ nhất, môi trường kiểm soát: Về nhận thức, nhận thức về kiểm soát của một số nhà quản lý trong Công ty chưa đầy đủ Về cơ cấu tổ chức, tại một số vị trí trong Công ty còn chồng chéo về chức năng và nhiệm vụ Về chính sách nhân sự,

trong Công ty bộc lộ nhiều bất cập thể hiện ở hàng loạt vấn đề mà Phúc Anh phải đối mặt như chất lượng lao động không đảm bảo cho yêu cầu kinh doanh, đội ngũ lao động có năng lực không gắn bó với Công ty lâu dài, lực lượng lao động thường

xuyên biến động Về công tác lập kế hoạch, đã được Ban Giám đốc chú trọng,

nhưng lập kế hoạch cho các hoạt động trong Công ty có sự thiên lệch Kế hoạch sản xuất kinh doanh được coi trọng nhất Các kế hoạch khác như: kế hoạch tài chính, kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch đào tạo nhân sự, kế hoạch định hướng thị trường… bị

xem nhẹ Đặc biệt chưa khai thác hết chức năng do phần mềm ERP mang lại

Thứ hai, hệ thống thông tin và truyền thông: Một số hạn chế như: hệ

thống chứng từ của Công ty có phần rườm rà; chưa xây dựng được sổ tay hạch toán cho các bộ phận khi Công ty ứng dụng phần mềm ERP Hệ thống báo cáo trên ERP không phù hợp với yêu cầu thông tin của một báo cáo tại Việt Nam nên gây khó

khăn trong việc lập báo cáo

Thứ ba, hệ thống đánh giá rủi ro: Công ty chưa tổ chức được một bộ phận

riêng biệt để thực hiện chức năng phân tích, đánh giá rủi ro; xây dựng hệ thống tiêu

chí đánh giá rủi ro một cách khoa học và logic

Thứ tư, hoạt động kiểm soát: Các quy trình, quy định được thiết kế phần

nào đáp ứng được yêu cầu kiểm soát nội bộ nhưng vẫn còn tồn tại một số lỗ hổng dẫn đến các rủi ro làm mất mát tài sản, cung cấp thông tin không chính xác, chế độ

pháp lý không được thực hiện làm giảm hiệu quả của hoạt động kinh doanh và giảm

năng lực quản lý điều hành của ban lãnh đạo

Thứ năm, hoạt động giám sát: kết quả kiểm soát của Ban Kiểm soát mới

chỉ dừng lại ở việc phát hiện ra các sai sót liên quan đến việc không tuân thủ quy trình chứ chưa đưa ra được những tư vấn kịp thời nhằm ngăn ngừa các rủi ro tiềm

ẩn cho Công ty

Một số nguyên nhân của những tồn tại trong kiểm soát nội bộ tại Công ty

TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh như: (1) nhận thức về các bản chất, vai trò, các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ của Ban lãnh đạo Công ty còn hạn chế; (2) công ty đã

ứng dụng phần mềm ERP vào quản lý mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;

(3) đội ngũ cán bộ công nhân viên không ổn định, chất lượng lao động chưa cao,

tính chuyên nghiệp chưa cao; (4) hạn chế về năng lực tài chính khiến cho Ban lãnh

đạo Công ty khó có thể xây dựng được các chiến lược phát triển dài hạn

4.2 Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công

ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh

4.2.1 Sự cần thiết hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh

Mục tiêu của Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh là hướng tới bộ máy quản

lý khoa học, có nền tài chính vững mạnh nhằm phát huy hiệu quả trong hoạt động kinh doanh và hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất

4.2.2 Phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh

Hoàn thiện KSNB phải xuất phát từ nhận thức rõ ràng, đúng đắn của Ban lãnh đạo về kiểm soát nội bộ; phải phù hợp đặc điểm hoạt động kinh doanh và mục tiêu phát triển trong từng giai đoạn của Công ty; đảm bảo đầy đủ các yếu tố cấu thành; phù hợp với hệ thống pháp luật của Nhà nước, các thông lệ và chuẩn mực được thừa nhận rộng rãi; phù hợp với yêu cầu và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên và tiến bộ của khoa học kỹ thuật

4.3 Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh

4.3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát

Bao gồm: Nhận thức của nhà quản lý về kiểm soát nội bộ, hoàn thiện cơ cấu

tổ chức, chính sách nhân sự, công tác lập kế hoạch

4.3.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán

Thực hiện việc hoàn thiện về hệ thống chứng từ kế toán và hệ thống các báo cáo kế toán

4.3.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát

Việc hoàn thiện các hoạt động kiểm soát cần chú trọng hai nội dung sau: hoạt động kiểm soát cần áp dụng đầy đủ và đúng đắn các nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân công, phân nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn; chú trọng vào các hoạt động cơ bản trong Công ty

4.3.4 Hoàn thiện đánh giá rủi ro

Xây dựng các chỉ tiêu Đánh giá việc lập và thực hiện kế hoạch kinh doanh (tháng, quý, năm); chỉ tiêu Đánh giá hoạt động thanh toán với khách hàng

4.3.5 Hoàn thiện hoạt động giám sát

Xác định lại chức năng, nhiệm vụ của Ban Kiểm soát, triển khai công tác kiểm toán nội bộ và xây dựng các tiêu chí đánh giá chất lượng của các cuộc kiểm toán nội bộ trong Công ty

4.4 Điều kiện thực hiện các giải pháp

Ban lãnh đạo công ty cần quán triệt việc thực hiện ba nguyên tắc: phân công, phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn trong việc thết kế và vận hành các chính sách, thủ tục kiểm soát trong Công ty

4.5 Những hạn chế trong nghiên cứu và hướng đề xuất nghiên cứu trong tương lai

4.5.1 Những hạn chế trong nghiên cứu

Đề tài chủ yếu tập trung vào khảo sát, đánh giá kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh trong giai đoạn đầu ứng dụng phần mềm ERP Exact Globe, chủ yếu năm 2014

4.5.2 Hướng đề xuất nghiên cứu trong tương lai

Thứ nhất, sử dụng bảng câu hỏi cho tất cả các yếu tố cấu thành kiểm soát nội

bộ phù hợp với doanh nghiệp kinh doanh điện tử, điện máy

Thứ hai, hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp ở quy mô rộng hơn

4.6 Kết luận

Việt Nam đang trong giai đoạn thực hiện cam kết lộ trình gia nhập WTO , có sự gia nhập mạnh mẽ các công ty bán lẻ hàng đầu trên thế giới Vì vậy , doanh nghiệp bán lẻ của Việt Nam đang đứng trước sự cạnh tranh khốc liệt và đào thải mạnh mẽ Các doanh nghiệp kinh doanh điện máy , điện tử không nằm ngoài quy luật đó và đang tranh giành vị trí ngôi vương trên thị trường Đứng trước bối cả nh đó, nếu Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh không thay đổi phương thức kinh

doanh, đường lối quản lý , cách thức kiểm tra , kiểm soát thì khó có thể tồn tại và phát triển và một phương sách hữu hiệu trước tình hình này là tổ chức và vận hành kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Với mục đích nghiên cứu và hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh luận văn đã đạt được một số kết quả cụ thể sau:

Thứ nhất, hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ theo

mô hình COSO trong các doanh nghiệp Phân tích các quan điểm khác nhau về Kiểm soát nội bộ , từ đó đưa ra mô hình tổ chức kiểm soát nội bộ làm khung lý thuyết nghiên cứu kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh bao gồm : vai trò của kiểm soát nội bộ , các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ (môi trường kiểm soát, thông tin và truyền thông , đánh giá rủi ro , giám sát) với các chính s ách

và thủ tục kiểm soát giúp nhà quản lý đạt được các mục tiêu cơ bản của doanh

nghiệp

Thứ hai, Luận văn đã nêu được những đặc điểm chung về hoạt động sản xuất

kinh doanh cũng như những thuận lợi , khó khăn từ môi trườn g kinh doanh ảnh

hưởng đến việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh Tác giả đã tiến hành khảo sát , đánh giá môi trường kiểm soát , hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và tuyền thô ng, hoạt động đánh giá rủi ro , hoạt động giám sát tại Phúc Anh Từ đó đưa ra được những ưu điểm , nhược điểm của các chính sách, thủ tục kiểm soát đang vận hành và nguyên nhân của các tồn tại về kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh

Thứ ba, Luận văn đưa ra được các nội dung cần hoàn thiện về kiểm soát nội

bộ dựa trên cơ sở đánh giá rủi ro trong điều kiện ứng dụng phần mềm ERP Exact Globe vào công tác quản lý tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh Những nội dung này được đưa ra dựa trên cơ sở các phân tích , đánh giá có căn cứ khoa học , phù hợp với thực tế và có tính khả thi

Mặc dù , Tác giả đã có nhiều cố gắng song Luận văn không thể tránh khỏ i những sai sót Tác giả rất mong được sự đóng góp của các thầy cô , bạn bè đ ể luận văn được hoàn thiện và phong phú hơn, có giá trị về lý luận và thực tế cao hơn

LÊ THỊ HẢI

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG

TY TNHH KỸ NGHỆ PHÚC ANH

Chuyên ngành: KẾ TOÁN (KẾ TOÁN, KIỂM TOÁN VÀ PHÂN TÍCH)

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS BÙI THỊ MINH HẢI

CHƯƠNG 1 – GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của Đề tài

Kinh tế Thế giới năm 2013 vẫn còn nhiều bất ổn và biến động phức tạp Mặc

dù có một vài dấu hiệu tích cực cho thấy các hoạt động kinh tế đang phục hồi trở lại sau suy thoái nhưng triển vọng kinh tế toàn cầu nhìn chung chưa vững chắc, nhất là đối với nền kinh tế của các nước phát triển Những yếu tố không thuận lợi từ thị trường thế giới tiếp tục ảnh hưởng đến kinh tế - xã hội Việt Nam Ở trong nước, các khó khăn, bất cập chưa được giải quyết gây áp lực lớn cho sản xuất kinh doanh: hàng tồn kho ở mức cao, sức mua yếu, tỷ lệ nợ xấu ngân hàng ở mức đáng lo ngại, nhiều doanh nghiệp phải thu hẹp sản xuất, dừng hoạt động hoặc giải thể… Theo số liệu của Tổng cục Thống kê, số doanh nghiệp gặp khó khăn phải giải thể hoặc ngừng hoạt động kinh doanh đến 31/12/2013 là 60.737 doanh nghiệp, tăng 11,9%

so với năm 2012 Trong số đó, số doanh nghiệp đã giải thể là 9.818 doanh nghiệp, tăng 4,9%; số doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng hoạt động là 10.803 doanh nghiệp, tăng 35,7%; số doanh nghiệp ngừng hoạt động nhưng không đăng ký là 40.116 doanh nghiệp, tăng 8,6% [25] Các doanh nghiệp kinh doanh điện tử, điện máy không thoát khỏi guồng quay này Đầu năm 2013, Ebest đóng cửa hai chi nhánh tại Sài Gòn và Đà Nẵng; tháng 9/2013, chuỗi ba siêu thị điện máy Home One của Công

ty Dịch vụ bán lẻ Tiên Phong tại TP Hồ Chí Minh đã phải đóng cửa vì thua lỗ; Hệ thống Siêu thị Việt Long, một trong những thường hiệu Việt đầu tiên trong lĩnh vực bán lẻ điện máy nay đang trong tình cảnh hết sức khó khăn Nhiều tên tuổi lớn trong lĩnh vực này như Trần Anh, Media Mart, Pico, Phan Khang, Phúc Anh… vẫn tồn tại nhưng phải gồng mình gánh chịu thua lỗ để chờ cơ hội trong những năm sau Chưa

có con số chính xác nhưng nhiều cửa hàng điện máy nhỏ tại TP HCM, Hà Nội, Đà Nẵng… đã chuyển đổi ngành nghề kinh doanh Đứng trước bối cảnh đó, các doanh nghiệp muốn ngăn ngừa tổn thất và các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh như: rủi ro từ việc quản lý hàng hóa, từ khâu nhập mua hàng đến khâu bán hàng, rủi ro từ thông tin kế toán… Ngoài các biện pháp thanh tra, kiểm tra

hiệu và thiết thực hơn Cụ thể, các doanh nghiêp muốn đứng vững được thì trước hết phải tận dụng được hết các nguồn lực hiện có tại doanh nghiệp và biện pháp quan trọng nhất là phải thiết lập, vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ một cách đầy

đủ, hiệu quả phù hợp với cơ cấu, ngành nghề của doanh nghiệp

Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh điện tử, điện máy với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là bán buôn, bán lẻ các loại máy tính, thiết bị văn phòng, sản phẩm công nghệ cao… Công ty đối mặt với các rủi ro từ hoạt động kinh doanh như: rủi ro thay đổi công nghệ, rủi ro

từ hàng tồn kho chậm luân chuyển, rủi ro tuân thủ, rủi ro từ số liệu kế toán không chính xác… Trong bối cảnh đó, một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp Cụ thể, giảm nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh; bảo vệ tài sản khỏi mất mát, hao hụt, lừa gạt; đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính; đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật; đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối đa mọi nguồn lực và đạt được các mục tiêu đã đặt ra; đảm bảo quyền lợi cho khách hàng và tạo dựng được lòng tin đối với họ

Xuất phát từ những lý do trên, hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh trở thành vấn đề có tính cấp bách trong quản lý, có ý nghĩa cả về mặt lý luận và thực tiễn trong giai đoạn hiện nay Nhận thức được tầm

quan trọng của vấn đề này, Tác giả đã lựa chọn Đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát nội

bộ tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh” làm đề tài Luận văn thạc sĩ của mình

1.2 Tổng quan các công trình nghiên cứu có liên quan đến Đề tài

Cho đến nay, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về kiểm soát và kiểm soát nội bộ trên những khía cạnh và lĩnh vực khác nhau Trong quá trình nghiên cứu, Tác giả nhận thấy có thể chia các công trình nghiên cứu theo lĩnh vực hoạt động kinh doanh thành các nhóm sau:

Thứ nhất, nhóm các đề tài nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh

vực ngân hàng Ngân hàng được xem như là trung tâm tài chính của một quốc gia

với chức năng chính tạo tiền, thanh toán và tín dụng Vì vậy, việc xây dựng, thiết kế

và vận hành kiểm soát nội bộ vô cùng quan trọng Trong nhóm các nghiên cứu này

đã khái quát được đặc điểm của ngành ngân hàng ảnh hưởng đến việc thiết kế, xây dựng kiểm soát nội bộ, đánh giá thực trạng từ đó đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại ngân hàng trên các khía cạnh quản lý hay một khía cạnh

cụ thể Một số luận văn đã đề cập đến vấn đề đánh giá rủi ro, tuy nhiên mới chỉ đánh giá rủi ro trong hoạt động tín dụng của ngân hàng mà chưa đánh giá hết được rủi ro của các hoạt động trong toàn bộ hệ thống hoạt động kinh doanh

Các công trình nghiên cứu tiêu biểu như: Tác giả Trần Thị Minh Thư (2001)

về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong tổng Công ty Nhà nước Việt Nam” Tác giả Dương Thị Thu Trang (2006) về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong Công ty Tài chính công nghiệp Tàu thủy” Tác giả Khúc Thị Huyền Trang (2008) về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại chi nhánh Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông thôn Long Biên” Tác giả Nguyễn Hải Minh (2008) về “Nâng cao chất lượng kiểm soát nội bộ tai Vietcombank” Tác giả Đỗ Thị Bích Phượng (2012) về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam”…

Thứ hai, nhóm các đề tài nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh

vực doanh nghiệp, trong đó đa số là doanh nghiệp xây dựng Trong nhóm này, các nghiên cứu cũng đã khái quát hóa được lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực xây dựng, nhận định, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp xây dựng trên khía cạnh toàn doanh nghiệp hay từng khía cạnh cụ thể như: kiểm soát chi phí, quản lý tài chính…, từ đó đưa ra được phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện những vấn đề còn tồn tại góp phần cho sự phát triển của doanh nghiệp Tuy nhiên, các công trình nghiên cứu chưa nêu bật được những rủi ro xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh

Các công trình nghiên cứu tiêu biểu như: Tác giả Nguyễn Thị Minh (2010)

về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc tăng cường quản lý tài chính tại Công ty Cổ Phần Sông Đà 9” Tác giả Trần Thị Hạnh (2010) về “Hoàn thiện hệ

thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty Cổ phần Sản Xuất Bê tông C.K” Tác giả Trịnh Thị Lan Anh (2012) về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần Logico 15” Tác giả Phan Thị Thanh Loan (2013) về “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ với việc kiểm soát chi phí tại Tổng công ty xây dựng Tasco” Tác giả Nguyễn Thị Vân (2013) về “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng và kinh doanh nhà Hà Nội số 35”…

Như vậy, tại Việt Nam đã có nhiều đề tài nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngành khác nhau, tuy nhiên chưa có nghiên cứu nào khái quát cả về

lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp kinh doanh điện tử, điện máy nói chung và Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh nói riêng Đặc biệt là chưa có công trình nghiên cứu nào về kiểm soát nội bộ nêu bật được các rủi

ro trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp kinh doanh điện tử, điện máy Vì lý do nêu trên, Luận văn tập trung vào nghiên cứu các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ, đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh có tác động đến các yếu tố này Trên cơ sở lý luận và thực tế kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh, Tác giả đề xuất các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của Đề tài

Mục tiêu nghiên cứu của Đề tài bao gồm:

Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp Thứ hai, điều tra, phân tích và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công

ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh

Thứ ba, đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội

bộ tại Công ty

1.4 Câu hỏi nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu của Luận văn, các câu hỏi nghiên cứu được đặt ra như sau:

Câu hỏi 1: Đặc điểm của doanh nghiệp kinh doanh thương mại, cụ thể là

kinh doanh điện tử, điện máy có ảnh hưởng như thế nào đến việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ của một đơn vị? Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ?

Câu hỏi 2: Thực trạng các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ tại Công ty

TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh?

Câu hỏi 3: Các giải pháp nào cần được đưa ra để hoàn thiện kiểm soát nội bộ

tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh nhằm đáp ứng được mục tiêu của doanh nghiệp?

1.5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của Đề tài

- Đối tượng nghiên cứu của Đề tài:

Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh

- Phạm vi nghiên cứu của Đề tài:

+ Về không gian: Tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh

+ Về thời gian: Từ năm 2011 đến tháng 06 năm 2014

1.6 Phương pháp nghiên cứu

- Cơ sở lý thuyết: Luận văn lấy mô hình COSO (Committee Of Sponsoring

Organizations – Hiệp hội các tổ chức tài trợ được thành lập từ các tổ chức nghề nghiệp khác nhau, nghiên cứu thống nhất về kiểm soát nội bộ nhằm hỗ trợ cho Ủy ban Quốc gia về Chống gian lận trong báo cáo tài chính của Mỹ) về kiểm soát nội

bộ làm định hướng để phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh Ngoài ra, Tác giả kết hợp với quan điểm về kiểm soát nội bộ được đưa ra trong Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam để đánh giá, phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ sát thực với điều kiện của doanh nghiệp Việt Nam

- Phương pháp nghiên cứu

Để giải quyết được các câu hỏi nghiên cứu của Đề tài và đạt được mục tiêu nghiên cứu, Luận văn sử dụng các phương pháp sau:

Một là, phương pháp định tính: Tác giả tiến hành thu thập thông tin trực tiếp

từ các quy trình, quy định về hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh

Hai là, phương pháp xử lý số liệu: Tác giả tiến hành phân tích, đánh giá và

tổng hợp nguồn dữ liệu thu thập được để có cái nhìn tổng quan hơn về kiểm soát nội

bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh, đưa ra được các vấn đề còn tồn tại, bất cập trong việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp

- Nguồn dữ liệu sử dụng

Nguồn dữ liệu thứ cấp: các báo cáo tài chính, các thiết kế về kiểm soát nội

bộ tại Công ty, tất cả các văn bản quy chế, quy định, quy trình của Công ty ban hành để vận hành kiểm soát nội bộ

Nguồn dữ liệu sơ cấp: Thông qua điều tra, quan sát thực tế hoạt động tại

Công ty để đánh giá rủi ro từ việc thiết kế, vận hành kiểm soát nội bộ

1.7 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của Luận văn

Những đóng góp của Luận văn thể hiện ở cả hai mặt lý luận và thực tiễn, cụ thể:

Về mặt lý luận: Hệ thống hóa các yếu tố cấu thành của kiểm soát nội bộ và

ứng dụng nghiên cứu các yếu tố cấu thành đó trong doanh nghiệp kinh doanh điện

tử, điện máy

Về mặt thực tiễn: Phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty

TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh, tính hiệu lực của các chính sách và vận hành của kiểm soát nội bộ Kết quả đánh giá chỉ ra được những mặt đạt được, và đặc biệt là những tồn tại, nguyên nhân của những tồn tại, từ đó Luận văn đưa ra những giải pháp, phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh

Cụ thể:

Một là, hoàn thiện các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ: môi trường kiểm

soát (đặc thù quản lý, chính sách nhân sự, ….), hệ thống thông tin (hệ thống thông tin doanh nghiệp, hệ thống kế toán và cụ thể hóa qua phần mềm quản lý doanh

nghiệp ERP), các thủ tục kiểm soát (quy trình, quy định), xây dựng quy chế quản lý tài chính, xây dựng quy trình đánh giá rủi ro và giám sát

Hai là, xây dựng hệ thống tiêu chí đo lường, đánh giá hoạt động kinh doanh

toàn Công ty

1.8 Kết cấu của Luận văn

Luận văn gồm các chương chính như sau:

Chương 1: Giới thiệu Đề tài nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh

Chương 4: Thảo luận kết quả nghiên cứu và giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh

CHƯƠNG 2 – CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ

TRONG DOANH NGHIỆP 2.1 Kiểm tra, kiểm soát trong quản lý

2.1.1 Khái niệm và vai trò của kiểm soát trong quản ý

Quản lý là nhân tố cơ bản quyết định sự tồn tại, phát triển, trì trệ hoặc diệt vong của mọi tổ chức Một tổ chức chỉ có thể tồn tại và phát triển khi nó được tiến hành các hoạt động của mình phù hợp với yêu cầu của các quy luật có liên quan đến

sự tồn tại và hoạt động của mọi tổ chức, điều này là biểu hiện của sự quản lý thành công Việc tiếp cận và lý giải quản lý theo nhiều khía cạnh khác nhau nên hình thành nhiều quan điểm về quản lý khác nhau Theo F.W Taylor (1856-1915), là một trong những người đầu tiên khai sinh ra khoa học quản lý và là “ông tổ” của trường phái quản lý theo khoa học, tiếp cận quản lý dưới góc độ kinh tế - kỹ thuật đã cho rằng: “Quản lý là biết được chính xác điều bạn muốn người khác làm, và sau đó hiểu được rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”[23,tr100] Theo Henry Fayol (1886-1925), người đầu tiên tiếp cận quản lý theo quy trình, là cha đẻ của lý thuyết quản trị hiện đại cho rằng: “Quản lý là một tiến trình bao gồm tất cả các nhiệm vụ: lập kế hoạch, tổ chức, phân công điều khiển và kiểm soát các

nỗ lực của cá nhân, bộ phận và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực vật chất khác của

tổ chức để đạt được mục tiêu đề ra” [23, tr106] Tiếp cận quản lý theo hoạt động, James H Donnelly và các cộng sự đưa ra khái niệm về quản lý nhấn mạnh tới hiệu quả sự phối hợp hoạt động của nhiều người cho rằng: “Quản lý là một quá trình do một người hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được” [15, tr52] Tiếp cận quản lý theo quá trình hoạt động, GS.TS Nguyễn Quang Quynh cho rằng: “Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất”[7,tr11] Quá trình này bao gồm nhiều chức năng, có thể chia thành nhiều pha, nhiều giai đoạn khác nhau, từ khâu dự báo, kiểm tra các thông tin và mục tiêu cần

đạt tới, cho đến khâu lập kế hoạch và tổ chức thực hiện trong thực tế Để hình thành nên hoạt động quản lý cần xác định ba nhân tố chính: chủ thể quản lý, đối tượng quản lý và mục đích quản lý, hoạt động quản lý này được thực hiện trong một môi trường và điều kiện cụ thể Như vậy, quản lý có thể được hiểu là một quá trình điều khiển và hướng dẫn các bộ phận trong tổ chức, kết hợp với các nguồn lực gồm nhân lực, tài lực để đạt mục tiêu hiệu quả kinh tế

Kiểm tra, kiểm soát là một chức năng của quản lý, gắn liền với hoạt động quản lý Nó không phải là một giai đoạn hay một pha của quản lý mà được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này Khi có kiểm tra, kiểm soát nhà quản lý

sẽ có đầy đủ thông tin đề ra quyết định thích hợp nhằm thích ứng với môi trường và thực hiện đúng mục tiêu Chính vì vậy, nghiên cứu và thực hiện kiểm soát hiệu quả luôn là nội dung gắn liền với quản lý Có nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát, theo các tác giả Schoderbek, Cosier và Apin (1988): “Kiểm soát là một hoạt động đánh giá và chỉnh sửa những lệch lạc từ tiêu chuẩn”[30, tr13] Kiểm soát do đó bao gồm các hoạt động như thiết lập tiêu chuẩn, đánh giá thực tế bằng cách so sánh thực

tế với tiêu chuẩn và chỉnh sửa những sai lệch giữa thực tế với các tiêu chuẩn được thiết lập Theo Henry Fayol: “Kiểm soát là việc kiểm tra để khẳng định mọi việc có được thực hiện theo đúng kế hoạch hoặc các chỉ dẫn và các nguyên tắc đã được thiết lập hay không, từ đó nhằm chỉ ra các yếu kém và sai phạm cần điều chỉnh, tìm

ra các nguyên nhân để ngăn ngừa chúng không được phép tái diễn”[10, tr 49] Theo quan điểm kiểm soát là chức năng của quản lý, GS.TS Nguyễn Quang Quynh cho rằng: “Kiểm soát không phải là một giai đoạn hay một pha của quá trình quản lý mà

nó là chức năng gắn liền với mọi hoạt động quản lý nhằm đảm bảo hiệu năng của mọi nguồn lực và hiệu quả kinh tế của mọi hoạt động Kiểm soát có thể hiểu là tổng hợp những phương sách để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý”[7, tr11] Với ý nghĩa đó, kiểm soát có thể hiểu theo nhiều chiều: cấp trên kiểm soát cấp dưới thông quan chính sách hoặc biện pháp cụ thể, đơn vị này kiểm soát đơn vị khác thông qua việc chi phối đáng kể về quyền sở hữu và lợi ích tương ứng; nội bộ đơn vị kiểm soát lẫn nhau thông qua quy chế và thủ tục quản lý Theo

PGS.TS Nguyễn Thị Phương Hoa, kiểm soát được định nghĩa: “Kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm soát nhằm đảm bảo mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả”[30, tr14] Như vậy, kiểm soát được thực hiện khác nhau đối với các đơn vị và cá nhân tùy thuộc vào kinh phí, vào quan hệ quản lý, vào loại hình hoạt động, vào truyền thống văn hóa, kinh tế xã hội của từng nước Trong doanh nghiệp điển hình với mục tiêu lợi nhuận, kiểm soát hướng tới hiệu quả của việc sử dụng vốn, lao động, tài nguyên Để xác định được tính hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực nhà quản lý cần có khả năng đo lường chính xác số đơn vị đầu vào được sử dụng để tạo ra một sản phẩm đầu ra Ngày nay, rất nhiều sự cạnh tranh giữa các tổ chức xoay quanh việc gia tăng chất lượng sản phẩm và dịch vụ Kiểm soát càng có ý nghĩa quan trọng trong quyết định về chất lượng sản phẩm và dịch vụ, điều này tạo cho doanh nghiệp một lợi thế cạnh tranh nhất định Kiểm soát có thể tăng mức độ cải tiến trong doanh nghiệp Những cải tiến thành công diễn ra khi nhà quản lý tạo ra một môi trường doanh nghiệp mà nhân viên cảm thấy có sức mạnh trong sáng tạo và quyền lực được phân chia sao cho nhân viên cảm thấy tự do trong thử nghiệm và chấp nhận rủi ro

Từ cơ sở phân tích những quan điểm khác nhau về kiểm soát, nhận diên vai

trò của nó trong hoạt động quản lý, Tác giả khái quát về kiểm soát như sau: “Kiểm

soát là chức năng gắn liền với quản lý, được thực hiện liên tục ở các khâu, các bộ phận dựa trên những tiêu chuẩn đã được xây dựng trước đó để đo lường, đánh giá

và điều chỉnh các sai lệch nhằm đảm bảo mục tiêu được thực hiện một cách có hiệu quả” Với vai trò quan trọng của kiểm soát trong quản lý, có thể thấy rằng việc lựa

chọn mô hình, tiêu chuẩn đo lường hệ thống kiểm soát phù hợp để khuyến khích hoạt động có hiệu quả và giảm thiểu được rủi ro là một thách thức lớn đối với doanh nghiệp

2.1.2 Các loại kiểm soát

Để tạo điều kiện cho các nhà quản lý lựa chọn cách thức kiểm soát phù hợp với yêu cầu tổ chức, cần tiến hành phân loại kiểm soát theo các tiêu thức sau:

Thứ nhất, phân theo nội dung kiểm soát có kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế

toán

Kiểm soát tổ chức thường hướng đến các hoạt động về nhân sự, về tổ chức

bộ máy, về chất lượng, về công nghệ cũng như các hoạt động nghiên cứu và triển khai Theo PGS.TS Nguyễn Thị Phương Hoa “Kiểm soát tổ chức được thiết lập nhằm đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả, hiệu lực của tổ chức đối với các chính sách, các kế hoạch và các quy định pháp luật hiện hành, đảm bảo các hoạt động được diễn

ra theo các mục tiêu quản lý; đảm bảo việc sử dụng nguồn lực một cách tiết kiệm và hiệu quả”[30, tr15]

Kiểm soát kế toán được thiết kế nhằm tập trung vào việc kiểm tra thông tin cung cấp cho việc ra quyết định Nó đảm bảo độ tin cậy, xác thực và toàn vẹn của thông tin tài chính, thông tin nghiệp vụ nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị Các nghiệp

vụ ghi sổ là cần thiết để chuẩn bị báo cáo tài chính đúng với nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận, với chuẩn mực kế toán hiện hành Các tài sản được quản lý theo đúng nguyên tắc, hoạt động ghi đúng thời điểm Định kỳ có sự đối chiếu giữa tài sản được ghi sổ với tài sản thực tế có tại một thời điểm nhất định và phải có sự điều chỉnh phù hợp khi có sự chênh lệch

Thứ hai, phân loại theo phạm vi cụ thể có kiểm soát tổng quát và kiểm soát

chuyên đề

Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau

Kiểm soát chuyên đề lại đi sâu vào từng yếu tố, từng mặt hoạt động cụ thể để

có thể nắm bắt và điều chỉnh kịp thời giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động

Thứ ba, theo đối tượng cụ thể của kiểm soát có kiểm soát đầu ra và kiểm soát

hành vi

Kiểm soát đầu ra là loại hình kiểm soát quan trọng đối với tất cả các loại hình hoạt động, các cấp quản lý Theo hình thức này, nhà quản lý lựa chọn mục tiêu hay các tiêu chí hoạt động đầu ra phản ánh tốt nhất tính hiệu quả, chất lượng, sự cải tiến và khả năng đáp ứng nhanh nhạy nhu cầu khách hàng Sau đó, nhà quản lý đo

lường các mục tiêu hoạt động và tiêu chí hoạt động có đạt được ở cấp độ toàn doanh nghiệp, khối kinh doanh và từng cá nhân hay không Nhà quản lý có thể dựa vào các cách thức như: thước đo tài chính, mục tiêu của doanh nghiệp, các kế hoạch, dự toán hoạt động để đánh giá kết quả hoạt động đầu ra

Kiểm soát đầu ra lấy kết quả làm mục tiêu chính thì kiểm soát hành vi lấy hành động cụ thể của các nhân viên làm mục tiêu hướng tới Theo hình thức này, có

ba cơ chế giúp nhà quản lý duy trì được người lao động theo đúng hướng là giám sát trực tiếp, quản lý theo mục tiêu và đặt ra các thủ tục hoạt động chuẩn tắc

Thứ tư, phân loại theo mục tiêu kiểm soát thì kiểm soát bao gồm: kiểm soát

ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát điều chỉnh

Kiểm soát ngăn ngừa chủ yếu tập trung vào việc quản lý nhân sự, xây dựng các quy trình tác nghiệp để nhân viên trong tổ chức thực hiện các hoạt động theo ý muốn của nhà quản lý Kiểm soát ngăn ngừa thường được thực hiện trước khi các hoạt động tác nghiệp xảy ra nhằm ngăn ngừa gian lận và sai sót Kiểm soát phát hiện tập trung vào việc phát hiện các gian lận, sai sót trong quá trình hoạt động, từ

đó có những điều chỉnh kịp thời Trong khi đó, kiểm soát điều chỉnh hướng tới việc cung cấp thông tin kịp thời cho việc ra quyết định, điều chỉnh các gian lận, sai sót được phát hiện

Thứ năm, căn cứ vào mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm soát thì

kiểm soát có thể được phân thành kiểm soát từ bên ngoài (ngoại kiểm) và kiểm soát nội bộ (nội kiểm)

Kiểm soát từ bên ngoài là hoạt động kiểm soát do chủ thể bên ngoài đơn vị thực hiên Trong khi, kiểm soát nội bộ do các thành viên bên trong đơn vị thực hiện nhằm mục đích quản trị nội bộ đơn vị

Như vậy, có nhiều tiêu thức phân loại kiểm soát khác nhau Nhà quản lý phải nhận diện được từng hoạt động để lựa chọn được loại hình kiểm soát phù hợp nhằm giảm thiểu đươc rủi ro giạn lận hoặc sai sót có thể xảy ra trong quá trình hoạt động của đơn vị

2.2 Kiểm soát nội bộ trong quản lý doanh nghiệp

2.2.1 Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát luôn là một công cụ quan trọng trong mọi quy trình quản lý, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức Trong lĩnh vực kiểm toán, các kiểm toán viên đã nhận thức được ảnh hưởng của các hoạt động này đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp và phát triển các kỹ năng tìm hiểu, đánh giá chúng nhằm phục vụ cho công tác kiểm toán Cùng với sự phát triển của thực tiễn quản lý, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển để trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức, không chỉ phục vụ cho công việc của kiểm toán viên mà còn liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị trong doanh nghiệp Hay nói một cách khác là kiểm soát nội bộ trở thành phương sách sống còn của doanh nghiệp trong điều kiện kinh tế hiện nay

Trên Thế giới, thuật ngữ kiểm soát nội bộ xuất hiện vào đầu thế kỷ 20, với nhiều khái niệm khác nhau Để khái niệm về KSNB được thống nhất, năm 1985,

Hiệp hội Các tổ chức tài trợ (Committee of Sponsoring Organization – viết tắt

COSO) được thành lập từ các tổ chức nghề nghiệp khác nhau (bao gồm: Hiệp hội

Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA – American Institute of CPA), Hiệp hội

Kế toán Hoa Kỳ (AAA – American Accounting Association), Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA – Institute of Internal Auditors), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI – Financial Executives Institute), Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA –

Institute of Management Accountants)) với mục đích nghiên cứu để thống nhất định

nghĩa về KSNB phục vụ cho các đối tượng khác nhau nhằm hỗ trợ cho Ủy ban Chống Gian lận trong Báo cáo tài chính thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ

(Treadway Commission) Năm 1992, COSO công bố hệ thống tiêu chuẩn đầy đủ

giúp các tổ chức có thể đánh giá quá trình kiểm soát của họ nhằm tìm ra được giải pháp hoàn thiện Báo cáo được công bố với tiêu đề: “Kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất” KSNB được định nghĩa như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do