HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH KỸ NGHỆ PHÚC ANH

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN  LÊ THỊ HẢI HOÀN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH KỸ NGHỆ PHÚC ANH Hà Nội - 2014 TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN  LÊ THỊ HẢI HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH KỸ NGHỆ PHÚC ANH Chuyên ngành: KẾ TOÁN (KẾ TOÁN, KIỂM TOÁN VÀ PHÂN TÍCH) NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS BÙI THỊ MINH HẢI Hà Nội - 2014 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU TÓM TẮT LUẬN VĂN…………………………………………………… i CHƢƠNG – GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết Đề tài 1.2 Tổng quan cơng trình nghiên cứu có liên quan đến Đề tài 1.3 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài 1.4 Câu hỏi nghiên cứu 1.5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đề tài 1.6 Phương pháp nghiên cứu 1.7 Ý nghĩa khoa học thực tiễn Luận văn 1.8 Kết cấu Luận văn CHƢƠNG – CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 2.1 Kiểm tra, kiểm soát quản lý 2.1.1 Khái niệm vai trò kiểm soát quản ý 2.1.2 Các loại kiểm soát 10 2.2 Kiểm soát nội quản lý doanh nghiệp 13 2.2.1 Kiểm soát nội 13 2.2.2 Bản chất kiểm soát nội 15 2.2.3 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội 18 2.2.4 Vai trò kiểm sốt nội 30 2.3 Đặc điểm doanh nghiệp kinh doanh điện tử, điện máy ảnh hưởng đến kiểm soát nội 32 CHƢƠNG – THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY TNHH KỸ NGHỆ PHÚC ANH 36 3.1 Đặc điểm Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh ảnh hưởng đến kiểm soát nội 36 3.1.1 Khái quát Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh 36 3.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Cơng ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh có ảnh hưởng đến kiểm soát nội 37 3.2 Thực trạng kiểm soát nội Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh 38 3.2.1 Mơi trường kiểm sốt 38 3.2.2 Hệ thống thông tin truyền thông 51 3.2.3 Đánh giá rủi ro 60 3.2.4 Hoạt động kiểm soát 62 3.2.5 Hoạt động giám sát 77 CHƢƠNG - THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH KỸ NGHỆ PHÚC ANH 80 4.1 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh 80 4.1.1 Ưu điểm kiểm soát nội Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh 80 4.1.2 Một số tồn kiểm soát nội Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh 83 4.2 Sự cần thiết phương hướng hoàn thiện kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh 92 4.2.1 Sự cần thiết hoàn thiện kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh 92 4.2.2 Phương hướng hồn thiện kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh 93 4.3 Giải pháp hồn thiện kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh 94 4.3.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt 94 4.3.2 Hồn thiện hệ thống thơng tin kế toán 96 4.3.3 Hồn thiện hoạt động kiểm sốt 98 4.3.4 Hoàn thiện đánh giá rủi ro 102 4.3.5 Hoàn thiện hoạt động giám sát 104 4.4 Điều kiện thực giải pháp 106 4.5 Những hạn chế nghiên cứu hướng đề xuất nghiên cứu tương lai 107 4.5.1 Những hạn chế nghiên cứu 107 4.5.2 Hướng đề xuất nghiên cứu tương lai 107 4.6 Kết luận 107 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO xvii PHỤ LỤC xx LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn cơng trình nghiên cứu riêng tơi với hướng dẫn TS Bùi Thị Minh Hải Số liệu sử dụng Luận văn trung thực Những kết Luận văn chưa công bố cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày 16 tháng 10 năm 2014 Tác giả Luận văn Lê Thị Hải LỜI CẢM ƠN Tác giả xin bày tỏ biết ơn sâu sắc tới TS Bùi Thị Minh Hải – người hướng dẫn khoa học, tận tình hướng dẫn tác giả suốt trình thực Luận văn Tác giả xin bày tỏ cảm ơn tới Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Viện Đào tạo sau đại học, Viện Kế toán – Kiểm toán Trường Đại học Kinh tế Quốc dân giúp đỡ tác giả trình học tập nghiên cứu Luận văn Tác giả xin trân trọng cảm ơn giúp đỡ nhiệt tình quý báu đồng nghiệp Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh q trình thu thập tài liệu đóng góp ý kiến để tác giả hoàn thành Luận văn Cuối cùng, Tác giả muốn bày tỏ cảm ơn tới người thân gia đình bố, mẹ em động viên, khích lệ Tác giả suốt q trình nghiên cứu hồn thành Luận văn Tác giả Luận văn Lê Thị Hải DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu Tiếng Việt Tiếng Anh BGĐ Ban Giám đốc COSO Hiệp hội tổ chức tài trợ CSBL Cơ sở bán lẻ CTKM Chương trình khuyến mại ĐH Đơn hàng ĐV ERP Đơn vị Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp IFAC Liên đồn Kế tốn quốc tế Enterprise Resource Planning International Federation of Accountants ISA Chuẩn mực Kiểm toán quốc tế International Standard on Auditing KH Kế hoạch KHKD Kế hoạch kinh doanh KQKD Kết kinh doanh KSNB Kiểm sốt nội KTHĐ Kế tốn hóa đơn Committee of Sponsoring Organization KTQLCNPTr Kế tốn quản lý cơng nợ phải trả KTQLHĐ Kế tốn quản lý hóa đơn KTTC Kế tốn tài NCC Nhà cung cấp NV Nhân viên NVVC Nhân viên vận chuyển PTKD Phát triển kinh doanh QT Quy trình SP Sản phẩm TNHH Trách nhiệm hữu hạn VSA Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam Vietnamese Standard on Auditing WTO Tổ chức Thương mại Thế giới World Trade Organization DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ Tên sơ đồ Trang 2.1 Mối quan hệ sách nhân với đặc thù quản lý 21 2.2 Quy trình đánh giá rủi ro 24 2.3 Mơ hình kiểm soát nội 30 3.1 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh 42 3.2 Lộ trình phát triển người lao động Cơng ty 47 3.3 Sơ đồ luân chuyển hóa đơn đầu vào 55 3.4 Sơ đồ luân chuyển hóa đơn đầu 56 3.5 Bước kiểm tra sản phẩm không phù hợp 61 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng Tên bảng, biểu Trang 3.1 Lập kế hoạch Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh 49 3.2 53 3.3 Cấu trúc phần mềm Exact Synergy Các báo cáo thiết kế thêm Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh 3.4 Thời gian tồn kho sản phẩm 62 4.1 Tỷ lệ lao động việc 84 4.2 Tỷ lệ lao động tiếp nhận 84 4.3 Hệ số vòng quay hàng tồn kho 87 4.4 88 4.5 Hệ số vòng quay khoản phải thu Hệ số vòng quay khoản phải thu loại trừ doanh thu toán 4.6 Tỷ lệ hàng nhập lại 90 4.7 Tiêu chí đánh giá lập thực kế hoạch kinh doanh 103 4.8 Tiêu chí đánh giá hoạt động tốn với khách hàng 103 4.9 Tiêu chí đánh giá chất lượng kiểm toán nội 105 59 89 TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN  LÊ THỊ HẢI HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH KỸ NGHỆ PHÚC ANH Chuyên ngành: KẾ TỐN (KẾ TỐN, KIỂM TỐN VÀ PHÂN TÍCH) TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH DOANH VÀ QUẢN LÝ Hà Nội - 2014 102 4.3.4 Hoàn thiện đánh giá rủi ro Để đạt tới mục tiêu Công ty bảo đảm an toàn cho tài sản, đảm bảo độ tin cậy thông tin, đảm bảo việc thực chế độ pháp lý, Ban lãnh đạo Cơng ty cần thiết kế quy trình đánh giá rủi ro cụ thể rõ ràng Khi xây dựng quy trình quản trị rủi ro cần đảm bảo bước sau: Bước đầu tiên, cần tuyên truyền, quảng bá loại rủi ro xảy q trình hoạt động kinh doanh tới toàn thể nhân viên để tồn thể nhân viên cơng ty nhận thức rủi ro xảy q trình thực cơng việc Bởi, rủi ro đến từ nhiều phía, từ quy trình, người tham gia vào doanh nghiệp rủi ro mang tính khách quan chủ quan Vì vậy, nhận thức việc hạn chế rủi ro phải đồng toàn doanh nghiệp Bước hai, xác định đánh giá rủi ro doanh nghiệp Quản trị rủi ro cân đối rủi ro chấp nhận lợi ích thu lại Do đó, lựa chọn phương pháp quản trị rủi ro phải phục vụ cho tốn cân đối này, khơng q chặt chẽ mà có linh hoạt Bước ba, từ phân tích, đánh giá rủi ro cần xếp hạng rủi ro Từ đó, xây dựng kế hoạch hành động để ứng phó với rủi ro Sự nhìn nhận, đánh giá hành động ứng phó với rủi ro phải thống toàn doanh nghiệp thực thành quy trình xuyên suốt trình hoạt động doanh nghiệp Khi xây dựng quy trình đánh giá rủi ro cần xác định rủi ro mà Phúc Anh gặp phải, đặc biệt rủi ro đặc trưng lĩnh vực mà Phúc Anh hoạt động Từ định rủi ro cần trọng phòng ngừa, rủi ro khơng cần Ngồi việc xây dựng quy trình đánh giá rủi ro để đảm bảo thực mục tiêu doanh nghiệp Ban lãnh đạo cần áp dụng tiêu chí đo lường đánh giá hoạt động kinh doanh phù hợp gồm thước đo tài phi tài Đánh giá việc lập thực kế hoạch kinh doanh (tháng, quý, năm): mục tiêu việc đánh giá xác định tính khả thi, hợp lý kế hoạch mức độ 103 hồn thành Với tiêu chí này, Phòng Kế tốn – Tài chịu trách nhiệm tổng hợp liệu gửi cho Phòng Nhân sự, Ban Kiểm sốt, Ban Giám đốc để đánh giá việc lập thực kế hoạch kinh doanh (Bảng 4.7) Bảng 4.7 Tiêu chí đánh giá lập thực kế hoạch kinh doanh Nội dung đánh giá Lập kế hoạch kinh doanh Tiêu chí đánh giá - Sự đầy đủ kế hoạch kinh doanh chi tiết với kế hoạch tổn thể - Mức độ phù hợp kế hoạch kinh doanh với mục tiêu chung Công ty - Sự phù hợp kế hoạch kinh doanh với kế hoạch tài Mức độ hồn thành kế hoạch so với - Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch = Doanh thu thực tế / thực tế Doanh thu kế hoạch (tính cho phận kinh doanh) Đánh giá hoạt động toán với khách hàng: hoạt động toán với khách hàng quan trọng, liên quan đến dòng tiền vào doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến vòng quay vốn kỳ Các tiêu chí cần đánh giá: Khách hàng, phương thức toán, nợ phải thu Tiêu chí đánh giá hoạt động tốn với khách hàng Nhân viên Kế toán phải thu chịu trách nhiệm tổng hợp gửi cho phận liên quan: Trường phòng Kế tốn – Tài chính, Phòng Nhân sự, Ban Kiểm sốt, Ban Giám đốc để tiến hành xem xét đưa giải pháp phù hợp hoạt động toán với khách hàng (Bảng 4.8) Bảng 4.8 Tiêu chí đánh giá hoạt động toán với khách hàng Định nghĩa cách tính STT Tần suất báo cáo Số lƣợng hóa đơn bị trả lại thông tin khách hàng không đƣợc tháng/1 lần cập nhật - Mô tả: Là số lượng hóa đơn bán hàng in từ hệ thống phần mềm bị trả lại sai thông tin khách hàng hóa đơn - Cách tính: số lượng biên thu hồi/ điều chỉnh hóa đơn thàng sai thơng tin khách hàng - Đơn vị tính: Số hóa đơn Số khách hàng nợ khó đòi khơng có khả thu hồi đánh giá tháng/1 lần sai khả tín dụng khách hàng - Mô tả: Số lượng khách hàng nợ xem xét khơng có khả 104 thu hồi cần xóa nợ hồ sơ tín dụng chưa đầy đủ, chưa xác hỗ trợ cơng tác đánh giá khả tín dụng khách hàng - Cách tính: số khách hàng nợ khó đòi có ghi khơng thể thu hồi liêt kê Danh sách khoản phải thu khó đòi - Đơn vị tính: số khách hàng Số ngày phải thu bình quân tháng/1 lần - Mơ tả: Là số ngày bình qn khoản nợ toán kể từ ngày phát sinh giao dịch cơng nợ phải thu - Cách tính: giá trị phải thu bình quân chia cho doanh thu bán hàng nợ nhân với 365 (ngày) - Đơn vị tính: số ngày Số lần báo cáo công nợ phải thu chi tiết đến khách hàng tháng/1 lần không đƣợc gửi lịch (báo cáo) thời hạn yêu cầu cấp có thẩm quyền số với tổng số lần đƣợc yêu cầu - Mô tả: Là số lần kế toán chậm gửi báo cáo lên cấp có thẩm quyền - Cách tính: số lần ghi nhận chậm nộp báo cáo theo phản hồi cấp có thẩm quyền - Đơn vị tính: số lần 4.3.5 Hồn thiện hoạt động giám sát Giám sát trình đánh giá chất lượng kiểm soát nội theo thời gian Ban lãnh đạo Phúc Anh muốn đánh giá sách thủ tục kiểm sốt thiết kế có thực phù hợp vận hành hiệu hay không cần quan tâm tới hoạt động giám sát, đặc biệt chế, sách hoạt động cho Ban Kiểm soát Tác giả đưa số giải pháp sau: Thứ nhất, hệ thống lại chức nhiệm vụ Ban Kiểm soát, cần tách biệt cơng việc Ban Kiểm sốt với cơng việc Phòng Kế tốn – Tài nhằm tránh chồng chéo kết hai phòng ban chức Thứ hai, sử dụng cách có hiệu nguồn lực Ban Kiểm sốt Cơng ty nên lập kế hoạch kiểm toán nội hàng năm Ban Kiểm soát người thực kiểm toán nội Kết kiểm toán lưu thành hồ sơ riêng làm liệu để thực việc đánh giá, phân 105 tích hoạt động Cơng ty Hồ sơ kiểm toán nội bao gồm: Kế hoạch kiểm toán đánh giá rủi ro; Các thơng tin sách hoạt động, tài nhân sự; Kết đánh giá biện pháp kiểm sốt; Mơ tả sở cho bước kiểm tra thực hiện; Các phân tích biện pháp kiểm tra giao dịch, quy trình số dư tài khoản; Các phát kiểm toán phản hồi phân liên quan; Báo cáo kiểm toán; Bảng liệt kê điểm cần xem xét lại việc kiểm toán… Song song với lập kế hoạch kiểm tốn nội hàng năm Cơng ty cần đưa tiêu chí để đánh giá, đo lường chất lượng kiểm toán Cơng ty sử dụng số tiêu chí sau: Bảng 4.9 Tiêu chí đánh giá chất lƣợng kiểm tốn nội Định nghĩa cách tính STT Số kiểm toán nội đƣợc thực năm Tần suất báo cáo tháng/1 lần - Mô tả: Là số lượng kiểm toán nội tiến hành để kiểm tra lại tuân thủ quy chế kiểm soát nội quy định có liên quan cơng ty năm tài - Cách tính: số số kiểm tốn thực tế thực năm - Đơn vị tính: Số kiểm tốn Số ngày trung bình để thực kiểm toán tháng/1 lần - Mơ tả: số ngày bình qn cần thiết để kiểm tốn viên nội hồn tất kiểm tốn từ bắt đầu đến hồn tất hồ sơ kiểm tốn riêng - Cách tính: tổng số ngày thực kiểm toán thực tế tổng số kiểm toán thực - Đơn vị tính: số ngày Chi phí bình qn để thực kiểm tốn - Mơ tả: chi phí bình qn cần thiết để Ban Kiểm tốn thực kiểm toán nội - Cách tính: Bằng tổng chi phí phát sinh liên quan đến kiểm toán thực năm chia cho tổng số lượng kiểm toán nội thực - Đơn vị tính: VNĐ tháng/1 lần 106 Tỷ lệ % chi phí kiểm tốn nội tổng chi phí hoạt động tháng/1 lần Công ty năm - Mô tả: Là tỷ trọng chi phí liên quan đến hoạt động kiểm tốn nội tổng chi phí hoạt động cơng ty năm - Cách tính: Bằng tổng chi phí kiểm tốn thực tế phát sinh năm tổng chi phí hoạt động cơng ty năm nhân với 100% - Đơn vị tính: Tỷ lệ % Các tiêu đánh giá, đo lường Trưởng Ban kiểm soát kiêm Kiểm toán nội thực báo cáo với Ban Giám đốc theo định kỳ 4.4 Điều kiện thực giải pháp Thứ nhất, Ban lãnh đạo Công ty cần quán triệt việc thực ba nguyên tắc: phân công, phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền phê chuẩn việc thiết kế vận hành sách, thủ tục kiểm sốt Cơng ty Thứ hai, để đảm bảo việc vận hành kiểm soát nội hiệu quả, Ban lãnh đạo Cơng ty cần cân nhắc đến nguồn tài thích hợp để đạt được mục tiêu chung của Cơng ty Thứ ba, cần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực để đảm bảo việc vận hành hệ thống ERP cách hiệu Cơng ty cần có lộ trình tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, song song với việc phải có chế độ lương, thưởng hợp lý để chân người lao động có lực Thứ tư, việc thiết kế sách, thủ tục kiểm soát cần dựa hệ thống ERP, phù hợp với mục tiêu, đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty Đồng thời, tiến hành khai thác tối đa tiện ích từ hệ thống ERP mang lại Thứ năm, quan tâm đầu tư trang thiết bị máy tí nh phù hợp với hệ thống phần mềm ERP Exact Globe nhằm tạo điều kiện chuẩn hóa các quy trì nh quản lý , tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phậ n, nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện đáng kể kiểm soát nội bộ Công ty 107 4.5 Những hạn chế nghiên cứu hƣớng đề xuất nghiên cứu tƣơng lai 4.5.1 Những hạn chế nghiên cứu Trong q trình thực đề tài, mặc dù có cố gắng để nghiên cứu, tìm hiểu đề tài giới hạn không gian thời gian nghiên cứu nên luận văn không tránh khỏi hạn chế đinh Thứ nhất, thời gian nghiên cứu có hạn, Đề tài chủ yếu tập trung vào khảo sát, đánh giá kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh giai đoạn đầu ứng dụng phần mềm ERP Exact Globe, chủ yếu năm 2014 Thứ hai, phân tích yếu tố đánh giá rủi ro, Đề tài khảo sát thực tế hoạt động Công ty cần thiết cho việc đánh giá rủi ro, chưa thiết kế câu hỏi vấn cho tất yếu tố cấu thành kiểm soát nội để đánh giá cách khách quan 4.5.2 Hƣớng đề xuất nghiên cứu tƣơng lai Một phương hướng phát triển luận văn sau: Thứ nhất, sử dụng bảng câu hỏi cho tất yếu tố cấu thành kiểm soát nội Đặc biệt sâu vào phân tích, đánh giá, điều tra, khảo sát việc thiết kế vận hành thủ tục kiểm soát phù hợp với doanh nghiệp kinh doanh điện máy, điện tử Thứ hai, hồn thiện kiểm sốt nội doanh nghiệp quy mô rộng hơn, doanh nghiệp kinh doanh ngành điện máy, điện tử doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ Việt Nam 4.6 Kết luận Việt Nam giai đoạn thực hiện cam kết lộ trì nh gia nhập WTO , có sự gia nhập mạnh mẽ các công ty bán lẻ hàng đầu thế giới Vì , doanh nghiệp bán lẻ của Việt Nam đứng trước sự cạnh tranh khốc liệt và đ thải mạnh mẽ Các doanh nghiệp kinh doanh điện máy , điện tử không nằm ngoài quy luật đó và tranh giành vị trí vương thị trường Đứng trước bối cảnh đó, nếu Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh không thay đổi phương thức kinh doanh, đường lối quản lý , cách thức kiểm tra , kiểm soát thì khó có thể tồn tại và 108 phát triển phương sách hữu hiệu trước tình hình tổ chức vận hành kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp Với mụ c đí ch nghiên cứu và hoàn thiện kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh luận văn đạt số kết cụ thể sau: Thứ nhất, hệ thống hóa những vấn đề lý luận bản về kiểm soát nội bộ theo mô hì nh COSO các doanh nghiệp Phân tí ch các quan điểm khác về Kiểm soát nội bộ , từ đó đưa mô hì nh tổ chức kiểm soát nội bộ làm khung lý thuyết nghiên cứu kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh bao gồm : vai trò của kiểm soát nội bộ , yếu tố cấu thành kiểm sốt nội (mơi trường kiểm soát, thông tin và truyền thông , đánh giá rủi ro , giám sát) với các chí nh sách thủ tục kiểm soát giúp nhà quản lý đạt mụ c tiêu bản của doanh nghiệp Thứ hai, Luận văn đã nêu được những đặc điểm chung về hoạt động sản xuất kinh doanh cũng những tḥn lợi , khó khăn từ mơi trường kinh doanh ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành kiểm so át nội Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh Tác giả tiến hành khảo sát , đánh giá môi trường kiểm soát , hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và tuyền thông , hoạt động đánh giá rủi ro , hoạt động giám sát Phúc Anh Từ đó đưa được những ưu điểm , nhược điểm của các sách, thủ tục kiểm soát vận hành nguyên nhân tồn kiểm sốt nội Cơng ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh Thứ ba, Luận văn đưa được các n ội dung cần hoàn thiện kiểm sốt nội bợ dựa sở đánh giá rủi ro điều kiện ứng dụng phần mềm ERP Exact Globe vào công tác quản lý tại Công ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh Những nội dung đưa dựa sở các phân tí ch, đánh giá có cứ khoa học , phù hợp với thực tế và có tí nh khả thi Mặc dù , Tác giả có nhiều cố gắng song Luận văn tránh khỏi những sai sót Tác giả mong đóng góp thầy cô , bạn bè đ ể luận văn được hoàn thiện và phong phú hơn, có giá trị lý luận thực tế cao xvii DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Tài (2001), Quyết định 143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 Bộ trưởng Bộ Tài việc ban hành cơng bố sáu Chuẩn mực Kiểm tốn Việt Nam (đợt 3) – Có VSA 400 Bộ Tài (2006), Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 Bộ trưởng Bộ Tài việc Ban hành Chế độ Kế toán doanh nghiệp Bộ Tài (2012), Thơng tư 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012 Bộ trưởng Bộ Tài việc Ban hành hệ thống Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam Bùi Thị Minh Hải (2012), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp may mặc Việt Nam, Luận án Tiến sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc Dân Đỗ Thị Bích Phượng (2012), Hồn thiện hệ thống kiểm soát nội Ngân hàng Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc Dân Dương Thị Thu Trang (2006), Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty Tài công nghiệp Tàu thủy, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc Dân GS.TS Nguyễn Quang Quynh (2005), Lý thuyết kiểm tốn, NXB Tài GS.TS Nguyễn Quang Quynh, PGS TS Ngơ Trí Tuệ - đồng chủ biên (2006), Giáo trình Kiểm tốn tài chính, NXB Kinh tế Quốc Dân, Hà Nội Hệ thống sách, quy trình, quy định Cơng ty TNHH Kỹ nghệ Phúc Anh 10 Henry Fayol (1949), Genaral and Industrial Managerment, Pitman Publishing, NewYork 11 Hồ Văn Vĩnh (2003), Giáo trình khoa học quản lý, NXB Chính trị quốc gia 12 http://www.ou.edu.vn (Trang thông tin điện tử Trường Đại học Mở TP HCM) xviii 13 http://www.phucanh.vn (Trang thông tin điện tử Công ty TNHH Kỹ Nghệ Phúc Anh) 14 http://www.vnpi.vn (Trang thông tin điện tử Trung tâm Năng suất Việt Nam) 15 James, H, Donneylly (2001), Quản lý, Bản dịch, NXB Thống kê, Hà Nội 16 Khoa Kế toán Kiểm toán – Đại học Kinh tế Tp HCM (2012), Kiểm sốt nội bộ, NXB Phương Đơng 17 Khoa Kế toán Kiểm toán – Đại học Kinh tế Tp HCM (2012), Kiểm toán, NXB Lao động Xã hội 18 Khúc Thị Huyền Trang (2008), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội với việc tăng cường quản lý tài Chi nhánh Ngân hàng Nơng nghiệp Phát triển Nông thôn Long Biên, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc Dân 19 Nguyễn Hải Minh (2008), Nâng cao chất lượng kiểm soát nội Vietcombank, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc Dân 20 Nguyễn Thị Lan Anh (2013), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Tập đồn Hóa chất Việt Nam, Luận án Tiến sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc Dân 21 Nguyễn Thị Minh (2010), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội với việc tăng cường quản lý tài Công ty Cổ phần Sông Đà 9, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc Dân 22 Nguyễn Thị Vân (2013), Hồn thiện kiểm sốt nội Công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng Kinh doanh Nhà Hà Nội số 35, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc Dân 23 PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – đồng chủ biên (2012), Giáo trình Khoa học quản lý – Tập 1, NXB Khoa học Kỹ thuật 24 Phan Thị Thanh Loan (2013), Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội với việc kiểm sốt chi phí Tổng công ty Xây dựng Tasco, Luận văn Thạc sĩ xix kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc Dân 25 Tổng cục Thống kê 2013 Thơng cáo báo chí Tình hình kinh tế xã hội năm 2013 - Tổng cục Thống kê [Trực tuyến] Việt Nam: Trung tâm Tư liệu Thống kê - Tổng cục Thống kê Địa chỉ: http://www.gso.gov.vn/default.aspx?tabid=507&ItemID=14764 [Truy cập: 15/02/2014] 26 Trần Quang Trung (2011), Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty CP xây dựng số – Vinaconex 7, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc Dân 27 Trần Thị Hạnh (2010), Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội với việc kiểm sốt chi phí Công ty Cổ phần Sản Xuất Bê tông C.K, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc Dân 28 Trần Thị Minh Thư (2001), Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Tổng Cơng ty Nhà nước Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc Dân 29 Trịnh Thị Lan Anh (2012), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội với việc kiểm sốt chi phí Cơng ty Cổ phần Logico 15, Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế Quốc Dân 30 PGS.TS Nguyễn Thị Phương Hoa (2011), Giáo trình kiểm sốt quản lý, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân 31 Victor Z Bring and Herbert Witt (2000), Kiểm toán nội đại, đánh giá hoạt động hệ thống kiểm soát, Bản dịch Khoa Kế toán, Trường Đại học Kinh tế Quốc Dân, NXB Tài chính, Hà Nội xx PHỤ LỤC Phụ lục 1.1 Bản mơ tả cơng việc vị trí: Trƣởng phòng kế tốn tài Trách nhiệm Trƣởng phòng kế tốn: Đảm bảo cơng tác ghi chép, báo cáo giao dịch phát sinh trình hoạt động kinh doanh cơng ty xác, kịp thời, đầy đủ, quy định Công ty nguyên tắc kế toán chung nhằm phục vụ hoạt động công ty cách hiệu Đảm bảo chứng từ, văn liên quan đến giao dịch công ty lưu trữ đầy đủ, khoa học, thời hạn Bảo toàn tài sản công ty biện pháp quản lý nội nhằm ngăn chăn việc sử dụng sai mục đích thiệt hại xảy quản lý chung việc sử dụng hợp lý tài sản Chi phí cơng ty sử dụng hợp lý, quy định Đảm bảo chất lượng công tác tuyển dụng, quản lý phát triển nhân viên Đảm bảo tiến độ chất lượng thực nhiệm vụ khác theo yêu cầu công việc Kết yêu cầu Nhiệm vụ Thời gian hoàn thành Chất lƣợng Ngày 04 hàng tháng - KH làm việc tháng đơn vị Công tác lập kế hoạch: Lập gửi KH làm việc tháng đầy đủ, hiệu đơn vị, báo cáo kết thực - Báo cáo vấn đề tồn , KH tháng trước nguyên nhân đề xuất biện pháp khắc phục Công tác ghi chép, báo cáo vấn đề phát sinh trình hoạt động kinh doanh Cơng ty: - Kiểm tra tiến độ, chất lượng, việc - Ngày hàng tháng - Việc ghi nhận giao dịch phát tuân thủ quy trình, quy định có phát sinh sinh hệ thống xác, kịp cơng ty công tác ghi nhận - Chứng từ thời, đầy đủ, quy định giao dịch phát sinh hệ thống kế process sau - Các bảng tổng hợp liệu tốn kiểm tra không xác, đầy đủ, qui định - Process đảm bảo chứng ngày kể từ ngày phát từ process sau kiểm sinh chứng từ tra không ngày kể từ ngày phát sinh chứng từ - Kiểm tra bảng tổng hợp liệu nhân viên phòng kế tốn tài lập trước gửi BGĐ/cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm nhập liệu vào phần mềm - Cập nhật thay đổi văn Ngày 05 hàng tháng - Có báo cáo thay đổi pháp luật liên quan đến lĩnh trước văn NN văn pháp luật liên quan đến vực thuế, kế tốn đề xuất có hiệu lực tối thiểu 02 lĩnh vực thuế, kế toán đề xuất phương án áp dụng Công ty lên tuần phương án áp dụng công ty BGĐ báo cáo tháng Công tác quản lý chứng từ, tài liệu liên quan đến giao dịch công ty: - Lập kế hoạch hoàn thiện lưu ngày - Chứng từ, tài liệu tập hợp trữ chứng từ, tài liệu kế toán, sổ tháng thứ sau tháng lưu trữ đầy đủ, khoa học, an sách cơng ty phát sinh tồn, khu vực qui định xxi - Tổ chức thực in ấn, ký, đóng dấu, kiểm tra - Sắp xếp chứng từ vào nơi lưu trữ, niêm phong chứng từ - Kiểm tra báo cáo thuế hàng tháng (hóa đơn đầu vào đầu ra) cơng ty, báo cáo thuế hàng quý, năm công ty Trước đến hạn nộp - Số liệu báo cáo đầy đủ báo cáo thuế ngày đối xác, hợp lý Báo cáo kết với báo cáo tháng, 05 báo cáo tháng báo cáo quí, năm Cơng tác quản lý tài sản, chi phí công ty đơn vị - Báo cáo tổng hợp , phân tích sớ Ngày 05 hàng tháng liệu chi phí c cơng ty, phát lãng phí, đề xuất biện pháp giảm chi phí bất hợp lý Công tác tuyển dụng, quản lý phát triển nhân viên - Tham gia hội đồng tuyển dụng Theo kế hoạch công ty - Giám sát việc thực nội quy Trong suốt trình lao động, quy định công ty làm việc nhân viên thuộc quyền quản lý Thực nhiệm vụ khác Theo yêu cầu Ban Giám đốc theo yêu cầu công việc - Báo cáo chi tiết - Tham gia tuyển dụng đầy đủ theo yêu cầu, đảm bảo chất lượng - Nhân viên thực tốt nội quy lao động quy định công ty - Ghi nhận đầy đủ, kịp thời trường hợp vi phạm gửi cho phòng Tổ chức nhân xxii Phụ lục 1.2 Sơ đồ quy trình Triển khai Xây dựng kế hoạch kinh doanh bán lẻ Quy trình xây dựng triển khai kế hoạch kinh doanh bán lẻ Ban Giám đốc (BGĐ) Phòng Phát triển kinh doanh (PTKD) Cơ sở bán lẻ (CSBL) Phòng Kế tốn-Tài (PKTTC) Nhu cầu xây dựng KHKD hàng tháng Công ty - Nhận xem xét báo cáo KQKD - Lập mục tiêu kinh doanh tháng gửi cho PTKD BKS - Báo cáo kết nghiên cứu thị trường - Kế hoạch Marketing tháng phận Marketing Báo cáo kết phân tích thị trường, Khách hàng, hàng hóa Báo cáo thực tiêu doanh số, mặt hàng tháng/năm - Quản lý CSBL nhận KHKD xem xét, định hướng, gửi ý kiển phản hồi để đơn vị liên quan hỗ trợ - Phân bổ doanh số, mặt hàng cần đạt cho NV bán hàng, hướng dẫn thực giám sát - Gửi mail bảng phân bổ cho phòng ban liên quan để thống kê, theo dõi kết thực - PKTTC theo dõi, thống kê kết thực tiêu doanh số, mặt hàng tháng CSBL - Lập kế hoạch tài hàng tuần gửi BGĐ BKS - Nhận mục tiêu kinh doanh thừ BGĐ - NV PTKD lập kế hoạch hành động cho nhóm hàng phụ trách Khơng NV PTKD phân công: Tổng hợp KHKD tất nhóm, gửi BGĐ Duyệt kế hoạch NV PTKD phân công: Gửi kế hoạch duyệt cho phòng ban, phận liên quan Có Và QT Quản lý CTKM tiêu thụ Xây dựng CTKM thúc đẩy bán hàng kế hoạch mua hàng phù hợp với KHKD Công ty Và 3, QT mua hàng Có Nhận KQKD từ PKTTC, phân tích gửi kết triển khai cho BGĐ Xem xét KQKD, phương án đưa ra, tiến hành điều chỉnh (nếu cần) Gửi mail cho phòng PTKD KH điều chỉnh Tổ chức họp trao đổi tình hình thực mục tiêu, tiến hành điều chỉnh cần thiết Và Quản lý CSBL nhận kết thống kê PKTTC Phân tích kết nhận được, định hướng điểu chỉnh để đạt mục tiêu Báo cáo KQKD đề xuất đơn vị, gửi cho BGĐ, phòng PTKD Lưu hồ sơ kết thúc quy trình Không Báo cáo kết công tác thị trường Báo cáo kết triển khai KHKD Báo cáo kết thực tiêu doanh số, mặt hàng Kế hoạch kinh doanh bán lẻ Bảng phẩn bổ doanh số, mặt hàng CSBL Báo cáo tài tuần Biên họp kinh doanh xxiii Phục lục 1.3 Sơ đồ quy trình mua hàng Quy trình mua hàng Ban Giám đốc Trưởng nhóm PTKD Có Kế tốn tổng Tham khảo KHKD tháng, báo giá CTKM NCC lọc SP tiềm Không Duyệt Nhân viên phụ trách mua hàng Tổng hợp, kiểm duyệt KH mua hàng tiêu thụ, yêu cầu NV mua hàng điều chỉnh (nếu có) Trình duyệt BGD Phối hợp với KDPP để xác định SP cần nhập riêng cho PP Lập kế hoạch mua dự kiến tiêu thụ - Gửi KH duyệt vào mail: quanlydauvao@phucanh.com.vn - Triển khai kế hoạch mua hàng - Kiểm tra công suất kho phù hợp với đơn đặt hàng Thống với NV mua hàng kho hàng phương án chia kho phù hợp Lấy báo giá SP từ NCC So sánh, lựa chọn NCC Kiểm tra giá nhập để đảm bảo hiệu kinh doanh NCC đủ điều kiện giao dich Khơng Có - Kiểm tra SP đơn hàng nhập so với kế hoạch mua tiêu thu (nếu có) - Kiểm tra lại thông tin NCC - Duyệt đơn hàng hệ thống - Thống lại với NCC (hàng hóa, số lượng, hình thức giao hàng, CTKM ) - Lập đơn hàng hệ thống Không - Kiểm tra SP đơn hàng nhập so với kế hoạch mua tiêu thu (nếu có) - Kiểm tra lại thông tin NCC - Duyệt đơn hàng hệ thống Thơng báo cho phòng KTTC đơn hàng toán Đơn hàng thuộc thẩm quyền duyệt PPTKD Module: Quản lý tài Có - Gửi (qua fax, mail) đơn đặt hàng duyệt cho NCC - Xác nhận đơn hàng hệ thống Cập nhật nội dung CTKM chiết khấu NCC NCC giao hàng Tạm ứng cho NV lấy hàng Không Và QT hoạt động chi tiền Viết giấy giới thiệu cho NVVC lấy hàng Quản lý mạng lưới điều vận Giám sát tình hình giao hàng NCC Quy tình nhập kho 1- Kế hoạch mua tiêu thụ sản phẩm 2- Báo giá sản phẩm NCC QT quản lý giá Có QT quản lý SP xxiv Phụ lục 1.4 Sơ đồ quy trình xuất kho Quy trình xuất hàng kho hàng Thủ kho/NVKH đƣợc phân công Nhân viên kho hàng QT-4.1-01: Quy trình bán hàng Thường xuyên cập nhật yêu cầu xuất kho phần mềm (SO) G Sắp xếp, phân loại thứ tự ưu tiên thực Kiểm tra tính hợp lệ SO hệ thống Kiểm tra yêu cầu khác đơn hàng (lắp ráp, cài đặt, giao hàng…) Thơng báo cho TBP kế tốn điều chỉnh (nếu cần) In phiếu chuẩn bị hàng hóa SO có mặt hàng; hàng hóa cần lắp ráp, cài đặt, chạy thử trước giao hàng địa điểm KH yêu cầu Chỉ định nhân viên chuẩn bị hàng hóa Giao phiếu chuẩn bị hàng hóa cho NV định/ đọc tên SP cho NV kho hàng nhặt hàng (đối với SO có từ SP trở xuống) Kiểm tra sản phẩm (đối chiếu thông tin SP đơn hàng để đảm bảo xác, kiểm tra tem bảo hành, phụ kiện, tình trạng vật lý…) Bắn Serial lên SP chuẩn bị Lập phiếu xuất kho kiêm bảo hành In ký xác nhận phiếu xuất kho kiêm bảo hành (02 liên).Yêu cầu nhân viên phụ trách chuẩn bị sản phẩm xếp hàng hóa vào khu vực chờ xuất hàng Dán tem bảo hành SP bảo hành theo tem Chuyển hàng hóa cho thủ kho/ Người phân công xuất hàng kiểm tra, bắn mã vạch (dán phiếu chuẩn bị hàng hóa vào sản phẩm tương ứng) Hàng hóa cần lắp ráp, cài đặt, chạy thử Có Ko - Thơng báo cho TBP kỹ thuật để phân công nhân viên thực - Bàn giao tồn hàng hóa đơn hàng, phiếu xuất kho kiêm bảo hành cho NV kỹ thuật phân công - Đề nghị NV kỹ thuật ký xác nhận vào phiếu chuẩn bị hàng hóa, sổ bàn giao Giao phiếu chuẩn bị hàng hóa cho NVKT - Sắp xếp hàng hóa vào khu vực chờ xuất hàng Bật máy kiểm tra lại để đảm bảo SP giao cho KH gỡ cài đặt, liệu phát sinh (do trưng bày, demo, ), đề nghị phận Kỹ thuật gỡ cài đặt (nếu có) trước bàn giao cho KH - Dán kèm phiếu chuẩn bị hàng hóa, phiếu xuất kho kiêm bảo hành vào (các) hàng hóa tương ứng 1, 2, 1,2 QT-4.1-06.1: Quy trình lắp ráp, cài đặt, chay thử QT-4.3-02: Quy trình giao hàng - Tập hợp phiếu xuất kho kiêm bảo hành, phiếu thu ngày bàn giao cho TBP Kế toán vào sáng ngày làm việc Lưu hồ sơ, kết thúc quy trình - Phiếu chuẩn bị hàng hóa; - Phiếu xuất kho kiêm bảo hành, - Sổ bàn giao chứng từ kho hàng ... 4.3.2 Hồn thiện hệ th ng th ng tin kế t n Th c việc hồn thiện hệ th ng chứng t kế toán hệ th ng b o cáo kế t n 4.3.3 Hồn thiện ho t động kiểm s t Việc hồn thiện ho t động kiểm so t cần trọng hai... “Hồn thiện hệ th ng kiểm s t nội t ng Công ty Nhà nước Vi t Nam” T c giả Dương Th Thu Trang (2006) “Hoàn thiện hệ th ng kiểm s t nội Cơng ty T i cơng nghiệp T u th y” T c giả Khúc Th Huyền Trang... việc thi t lập, trì nâng cao lực kiểm s t đơn vị th ng qua việc hình th nh b o cáo để cung cấp th ng tin ho t động, t i chính, tuân th cho đối t ợng b n b n ngồi doanh nghiệp Th ng tin truyền th ng