bài tiểu luận qtri hành chính văn phòng

Quản trị hành văn phòng MỤC LỤC Quản trị hành văn phòng LỜI MỞ ĐẦU Trong cơng đổi đất nước, ngành lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến vươn tới hồn thiện Hòa vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác văn thư - lưu trữ có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác văn thư - lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin hình văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Đồng thời cơng tác văn thư - lưu trữ xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng guồng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào phần cơng tác có làm tốt hay khơng Vì cơng tác vừa mang tính trị vừa mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan nhiều cán bộ, công chức Làm tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác suất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật cho Cơng ty Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách Hành quốc gia công tác văn thư - lưu trữ tập trung đổi sáng tạo Vì vậy, để làm tốt cơng tác văn thư - lưu trữ đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hành… Cơng ty Xây dựng Cấp nước Quảng Nam Doanh nghiệp Nhà nước hạng đổi tên từ Công ty Xây dựng Kinh doanh nhà Quảng Nam; thành lập theo Quyết định số 568/QĐ-UB ngày 06/05/1997 Uỷ ban Nhân dân Tỉnh Quảng Nam Trong năm qua, với phát triển kinh tế thị trường, Công ty đạt thành tựu định sản xuất kinh doanh, lĩnh vực sản xuất cung cấp nước sinh hoạt cho nhân dân địa bàn tỉnh Bên cạnh thành tựu đạt được, Công ty xác định công tác tổ chức máy nhân công tác văn thư - lưu trữ yếu tố góp phần tạo nên thành cơng kinh doanh Song, q trình thực hiện, công tác văn thư - lưu trữ quan khơng tránh khỏi thiếu sót định Là nhân viên thuộc Phòng Ban Nhân Cơng ty chọn đề tài “Thực trạng công tác văn thư lưu trữ Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam” để nghiên cứu nhằm tiếp tục phát triển ưu điểm khắc phục khuyết điểm tồn để công tác văn thư - lưu Quản trị hành văn phòng trữ Cơng ty thời gian đến hiệu hơn, xứng với vai trò Do vậy, đề tài cần thiết để nghiên cứu Vấn đề “Thực trạng công tác văn thư lưu trữ Công ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam” nhằm mục đích : - Về lý luận : Bản thân khái quát khái niệm công tác Văn thư - lưu trữ -Về thực trạng : Công tác văn thư- lưu trữ Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam diễn Công ty thông qua khảo sát, phân tích, chứng minh, đánh giá ưu khuyết điểm năm qua Ở phần này, thân sử dụng phương pháp khảo sát, điều tra, thống kê, đánh giá thực trạng theo quan điểm khách quan, lịch sử, cụ thể để chứng minh, lý giải đề tài Từ lý luận thực trạng thân rút kiến nghị , giải pháp đề xuất tham mưu giúp cho lãnh đạo Công ty xem xét vận dụng Vấn đề rộng lớn, trình độ, lực kinh nghiệm thân có hạn nên em nghiên cứu nội dung công tác văn thư - lưu trữ Ngoài phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo, nội dung đề tài gồm ba phần: Phần I : Cơ sở lý luận Phần II : Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam Phần III : Kết luận Quản trị hành văn phòng PHẦN I : CƠ SỞ LÝ LUẬN Những vấn đề chung công tác văn thư 1.1 Khái niệm công tác văn thư - Công tác văn thư tồn cơng việc xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quản lý văn quan, đơn vị, doanh nghiệp 1.2 Yêu cầu công tác văn thư - Nhanh chóng - Chính xác - Bảo mật - Đúng pháp luật 1.3 Ý nghĩa công tác văn thư - Giải công việc quan chế độ, nguyên tắc - Góp phần tiết kiệm cơng sức, tiền - Góp phần giữ bí mật - Giữ gìn tài liệu, thơng tin phục vụ lãnh đạo, quản lý, lưu trữ văn 1.4 Quản văn đến a khái niệm văn đến - Tất văn từ quan gửi đến hình đường trực tiếp hay tài liệu quan trọng cá nhân mang từ hội nghị đường bưu điện… gọi chung văn đến b Nguyên tắc quản lý văn đến - Các văn đến phải qua văn thư đăng ký - Trước văn giao giải phải qua Thủ trưởng quan chánh văn phòng xem xét Quản trị hành văn phòng - Người nhận văn đến phải ký vào sổ - Văn đến phải tổ chức, giải kịp thời c Quy trình quản văn đến Bước : Nhận, sơ phân loại, bóc bì văn Bước : Đóng dấu đến Bước : Đăng ký vào sổ công văn đến Bước : Trình cơng văn đến Bước : Giao trách nhiệm giải Bước : Chuyển đến đơn vị giải Bước : Tìm phương án giải Bước : Theo dõi giải Bảng : Mẫu đóng dấu ngày số cơng văn đến ( kích thước 30 50 mm ) TÊN CƠ QUAN ĐẾN Số : Ngày : Chuyển : Bảng : Mẫu số công văn đến Số TT Ngày đến Nơi gửi công văn Số ký hiệu công văn Ngày tháng CV Trích yếu nội dung CV Người Nhận Ký nhận Quản trị hành văn phòng Bảng : Phiếu chuyển tài liệu Xin vui lòng đọc tài liệu đính kèm chuyển cho người Chuyển cho Ngày nhận Ngày chuyển - Ông Thiết - Bà Yến - Ông Thiện - Cô Duyên Lan 1.5 Quản lý văn a Khái niệm văn - Tất loại văn quan làm để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn gửi đến đối tượng có liên quan gọi văn - Thứ nhóm văn quy phạm luật : Nghị định, Nghị phủ ; Chỉ thị, định, Thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ ; Chỉ thị, Quyết định Ủy Ban Nhân Dân… - Thứ hai nhóm văn thơng thường : Đề án, kế hoạch, thông báo, báo cáo, công văn… b Nguyên tắc quản lý văn Bảng : Mẫu vào sổ công văn Số ký hiệu CV Ngày tháng Cv Trích yếu nội dung Vc Nơi nhận CV Đơn vị người nhận Ghi Cv Quản trị hành văn phòng c Quy trình quản lý văn Bước : Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn Bước : Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật ( có ) Bước : Đăng ký văn Bước : Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Bước : Lưu văn d Trường hợp gửi văn qua bưu điện Gửi văn qua bưu điện, trách nhiệm bạn phải kiểm tra kỹ cơng văn, theo tiến trình bước : Bước : Kiểm tra, trước bỏ văn thư vào phong bì phải kiểm tra kỹ điểm : - Văn thư đề ngày tháng chưa ? - Địa điểm có xác khơng ? - Địa bên có phù hợp với địa bên ngồi khơng ? - Văn thư ký tên chưa ? - Phần đính kèm có bỏ vào bao thư chưa ? Bước : Gấp bỏ vào bao thư Bước : Cân dán tem Bước : Vào sổ công văn e Quản lý văn nội - Văn nội tổ chức, giải văn văn đến f Quản lý văn mật - Các văn mật quản lý theo quy định Nhà nước Cụ thể : Quản trị hành văn phòng + Xác định đắn mức độ “ Mật “, “ Tối mật “, “ Tuyệt Mật “, văn + Thực quy định phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng, vận chuyển, giao nhận, tiêu hủy tài liệu mật + Thực quy định báo cáo, thống kê, kiểm tra việc quản lý tài liệu mật + Chọn nhân viên, cán quản lý tài liệu mật theo quy định Nhà nước g Văn thư điện tử Văn thư điện tử phương tiện truyền thơng hình điện tử loại văn bản, kiện, hình ảnh, tiếng nói… Thư điện tử hệ thống gửi thông tin qua đường dây điện thoại trực tiếp từ máy computer sang máy computer khác 1.6 Quản lý sử dụng dấu a Các loại dấu - Dấu quan gồm dấu ướt, dấu nổi, dấu thu gọn - Dấu văn phòng, dấu cơng văn đến - Các dấu độ mật, độ khẩn - Các dấu chức danh, dấu họ, tên người có thẩm quyền ký văn - Dấu tên quan b Nguyên tắc đóng dấu - Kiểm tra văn - Chỉ đóng dấu văn thể thức, yêu cầu - Văn thư tự tay đóng dấu - Dấu đóng trùm ⅓ chữ ký lệch bên trái - Có thể đóng dấu treo c Quản lý dấu - Mỗi quan dùng dấu pháp lý Quản trị hành văn phòng - Khắc dấu phải Bộ công an quản lý - Mực dấu sử dụng quy định - Con dấu cho người có trách nhiệm giữ - Người giữ dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật quản lý sử dụng dấu - Con dấu phải giữ cẩn thận Mất phải báo cáo cho người có trách nhiệm - Phải có giá để dấu, không để dấu bẩn Những vấn đề chung công tác lưu trữ 2.1 Công tác Lưu trữ a Khái niệm - Công tác lưu trữ giữ lại tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, hình thành hoạt động quan, cá nhân để làm hình chứng tra cứu cần thiết b Chức - Tổ chức bảo quản hồn chỉnh phơng lưu trữ quốc gia, phơng lưu trữ quan - Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu c Nguyên tắc quản lý - Theo nguyên tắc tập trung thống 2.2 Tổ chức tài liệu lưu trữ a Các loại tài liệu lưu trữ Tiêu chí phân loại Các loại tài liệu lưu trữ Nội dung tài liệu đề cập đến - Tài liệu quan, tổ chức Đảng - Tài liệu quản lý hành - Tài liệu doanh nghiệp Kỹ thuật chế tác tài liệu - Tài liệu viết giấy - Tài liệu nghe, nhìn - Tài liệu khoa học, kỹ thuật Quản trị hành văn phòng Tác giả tài liệu - Tài liệu Chính phủ - Tài liệu Bộ - Tài liệu UBND tỉnh, thành phố - Tài liệu HĐND tỉnh, thành phố 2.3 Công tác lưu trữ - Lưu trữ hành : Là tổ chức lưu trữ tài liệu chủ yếu phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị Tổ chức bảo quản sử dụng theo phông - Lưu trữ lịch sử : Là tổ chức lưu trữ tài liệu phục vụ cho hoạt động chung Nhà nước, toàn xã hội, cộng đồng 2.4 Các khâu nghiệp vụ lưu trữ a Phân loại tài liệu lưu trữ - Các giai đoạn phân đoạn tài liệu lưu trữ : + Phân loại tài liệu phông lưu trữ quốc gia + Phân loại tài liệu kho lưu trữ + Phân loại tài liệu phông lưu trữ cụ thể b Xác định giá trị tài liệu lưu trữ - Nguyên tắc : + Tính trị + Tính lịch sử + Tính đồng bộ, tồn diện - Các tiêu chuẩn : + Tiêu chuẩn ý nghĩa, nội dung tài liệu + Tiêu chuẩn tác giả tài liệu + Tiêu chuẩn ý nghĩa quan hình thành phơng + Tiêu chuẩn lặp lại thông tin tài liệu + Tiêu chuẩn thời gian địa điểm hình thành tài liệu 10 Quản trị hành văn phòng ( Nguồn : Ban Nhân chình - Kế hoạch ) Bảng : Mẫu văn đến mật Ngày thánh đến Số đến Tên quan gửi văn đến Số ký hiệu công văn Ngày công văn Mức độ mật Tên loại trích dẫn cơng văn Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi 10 11/3/202 110 Văn phòng giao dịch cấp phát quỹ đất 127QĐ /H ĐQT 8/3/202 Mật Chiến dịch kinh doanh tháng GĐ ( Nguồn : Ban Nhân chình - Kế hoạch ) - Trình lãnh đạo phê duyệt - Phân phối chuyển giao văn - Giải theo dõi văn đến 2.3 Giải văn - Quy trình văn : + Tất văn giấy tờ cán văn thư trực tiếp soạn thảo, sau hoàn thành việc soạn thảo trình lên lãnh đạo ký duyệt + Vào sổ đăng ký văn Bảng : Mẫu số đăng ký văn Công ty 19 Quản trị hành văn phòng CƠNG TY XÂY DỰNG & CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM Năm : SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Từ số số : Từ : : Đến : Đến ( Nguồn : Ban Nhân chình - Kế hoạch ) + Sau văn có chữ ký nhân viên văn thư đóng dấu lên văn theo quy định Nhà nước 2.4 Quản lý dấu - Hiện Công ty quản lý sử dụng dấu dấu chức dấu đăng ký văn đến Con dấu giao cho nhân viên văn thư quản lý, cất dấu - Con dấu đặt trọng hình chữ nhật, có lớp vải mềm đỏ đặt đáy đảm bảo dấu không bị hư hại bị biến dạng sau kết thúc làm dấu cất hộp để tủ có chìa khóa - Mực dấu Cơng ty phải màu đỏ tươi theo quy định, nhân viên văn thư khơng đóng dấu Cơng ty vào phần chữ ký văn cấp đơn vị, trường hợp cần thiết nhân viên văn thư đóng dấu treo phần tên Công ty ban hành xác nhận chữ ký - Nhân viên văn thư chịu hoàn tồn trách nhiệm với dấu đóng Công tác lưu trữ Công ty Xây dựng & cấp nước Quảng Nam - Hai cơng tác văn thư lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với Tại Cơng ty Xây dựng & cấp nước Quảng Nam nhân viên văn thư vừa làm công tác văn thư vừa kiêm nhiệm lưu trữ - Do Cơng ty khơng có phòng lưu trữ riêng nên tài liệu phòng ban phòng ban lưu trữ bảo quản 20 Quản trị hành văn phòng 3.1 Phân loại tài liệu lưu trữ - Cơng ty phân loại theo hoạt động chủ yếu : Báo cáo, tổng hợp, hoạt động chuyên môn, tổ chức, tài chính, nhân sự, trang bị sở vật chất, xây dựng hoạt động khác… - Do Cơng ty lưu trữ theo hình thức phân tán nên hầu hết tài liệu lưu trữ phòng ban chun mơn Ban Nhân chình lưu trữ bảo quản tài liệu liên quan đến mặt : Báo cáo, tổng hợp, trang bị sở vật chất, hoạt động nội 3.2 Xác định giá trị tài liệu - Nhân viên văn thư xác định giá trị tài liệu theo quy định hành, quy định thời gian bảo quản cho tài liệu hình thành q trình hoạt động Cơng ty lựa chọn đưa vào bảo quản phòng tài liệu có giá trị - Đối với tài liệu mang tính chất tham khảo : Sách báo, kế hoạch hoạt động sản xuất ngắn hạn ( hàng tuần, hàng tháng, ) bảo quản tạm thời - Đối với hồ sơ tài liệu phản ánh hoạt động Cơng ty thời gian dài ( tháng, năm ) : Báo cáo tổng kết hàng quý, hàng năm mặt hàng kinh tế, tài chính, thương mại, sản xuất hay tài liệu trình xây dựng phát triển Công ty bảo quản dài hạn - Qua việc đánh giá giá trị tài liệu nhân viên văn thư lưu trữ loại tài liệu hết giá trị nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Công ty 3.3 Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho ( phòng ) lưu trữ - Hiện Công ty Xây dựng & cấp nước Quảng Nam có nhân viên văn thư nên hầu hết công việc nhân viên đảm nhiệm nên cán văn thư khơng có thời gian tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ nên ảnh hưởng nhiều đến công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ - Mặt khác Công ty khơng tiến hành lưu trữ tập trung nên gây khó khăn lớn cho việc bổ sung tài liệu cho công tác lưu trữ Cán văn thư chưa ý quan tâm nhiều tới việc thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, cụ thể phòng văn thư khơng có kế hoạch để thu thập, bổ sung tài liệu làm phong phú tài liệu lưu trữ cho Công ty - Tài liệu lưu trữ đơn giản, phòng văn thư lưu trữ tài liệu qua xử lý, hồn tồn khơng có phim ảnh… Hàng năm cán văn thư không dựa vào sổ đăng ký công văn đi, đến dựa 21 Quản trị hành văn phòng vào danh mục hồ sơ để lập kê hay mục lục hồ sơ Thực tế có nhiều doanh nghiệp phương pháp dễ dàng phát tài liệu thiếu để bổ sung kịp thời 3.4 Bảo quản tài liệu lưu trữ - Trong Ban Nhân chình có trang bị tủ đựng hồ sơ loại chuyên dụng mà tài liệu để với giấy tờ văn khác nên sơ sài cơng tác bảo quản tài liệu Nhân viên văn thư tiến hành ghim tài liệu thành để vào tủ khơng có sử dụng kĩ thuật hay biện pháp để kéo dài tuổi thọ chống hư hại cho tài liệu - Đối với sổ đăng ký văn đến : Do số lượng văn đến Công ty năm nên Ban Nhân chình dùng sổ để đăng ký văn đến cho nhiều năm KHi kết thúc năm, cán văn thư ghim phần vào sổ năm kết thúc tiếp tục vào sổ cho năm - Tại Ban Nhân chình hồ sơ lưu trữ bảo quản tạm thời theo thời hạn quy định nhiệm kỳ ( năm ) Những tài liệu có giá trị tiếp tục bảo quản, tài liệu khác đưa tiêu hủy - Do tài liệu lưu trữ Ban Nhân chình có loại tài liệu giấy văn qua xử lý nên phòng văn thư khơng có chế độ trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với tài liệu lưu trữ 3.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Tài liệu lưu trữ Công ty sử dụng phục vụ nhu cầu cơng việc phòng ban đơn vị Công ty nhu cầu riêng đáng - Cán nhân viên Cơng ty có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu mục đích cơng việc tiến hành xin ý kiến lãnh đạo Người ngồi Cơng ty có nhu cầu khai thác liệu Công ty xin giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu - Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu Công ty gồm : + Nghiên cứu phòng văn thư + Với trường hợp đặc biệt nhu cầu sử dụng tài liệu ngồi phòng văn thư trưởng phòng Ban Nhân chình người có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu hình văn 3.6 Tiêu hủy tài liệu lưu trữ 22 Quản trị hành văn phòng - Việc tiêu hủy tài liệu Công ty Xây dựng & cấp nước Quảng Nam có chứng kiến ban Giám đốc Cơng ty, trưởng phòng nhân viên phòng đó, Cơng ty quy định khơng phòng ban hay nhân viên tự hủy giấy tờ tài liệu chưa có đồng ý Giám đốc Thức tế Cơng ty có buổi tiêu hủy tài liệu, tài liệu Công ty không nhiều - Sau hủy tài có biên tiêu hủy tài liệu có chữ ký nhân viên lưu trữ lãnh đạo chứng kiến việc tiêu hủy tài liệu Đánh giá ưu điểm, nhược điểm việc thực công tác văn thư lưu trữ Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam 4.1 Những ưu điểm công tác văn thư - lưu trữ Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam - Công tác văn thư - lưu trữ Công ty thực quy trình nghiệp vụ dựa theo quy định nghiệp vụ lưu trữ, nên công tác Công ty thực cách khoa học đảm bảo tính pháp lý công tác văn thư theo quy định Nhà nước - Xây dựng quy chế công tác lưu trữ, tập huấn cho nhân viên văn thư bước đưa công tác vào nề nếp - Công tác xếp lại văn bước thực quy chế nộp lưu, bảo quản tài liệu theo quy định Nhà nước 4.2 Những hạn chế công tác văn thư - lưu trữ Công ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam - Ban Giám đốc Cơng ty chưa có quy định cụ thể việc tổ chức thực lưu trữ ban công tác lưu trữ cho tồn Cơng ty chưa có lưu trữ bảo quản văn bản, tài liệu phòng ban Cơng ty - Cơng ty chưa bố trí cho phận văn thư lưu trữ phòng riêng để thuận lợi cho cơng việc bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ - Công tác bảo quản tài liệu chưa khoa học mang tính chất thủ cơng, sử dụng loại hóa chất ảnh hưởng đến phòng nên tượng tài liệu bị ẩm mốc, mọt, mau hỏng, mờ nhòe chữ - Việc lưu trữ chưa khoa học dẫn đến việc tra cứu khó khăn 23 Quản trị hành văn phòng - Nhân viên văn thư - lưu trữ phải làm việc chung với Ban Kế hoạch nên môi trường làm việc không n tĩnh, khơng có khoảng khơng gian riêng, việc bảo quản tài liệu lưu trữ khó khăn khơng đảm bảo an tồn bí mật tài liệu - Cơng tác tổ chức xếp nhân phòng văn thư chưa khoa học, chưa sử dụng người, việc - Ban lãnh đạo Công ty chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ nên chưa có quan tâm mức tới cơng tác này, sở vật chất thiếu thốn : thiếu phòng lưu trữ tập trung, tủ chuyên dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ… - Nhân viên văn thư chưa đào tạo nghiệp vụ lưu trữ nên lúng túng việc xếp khoa học để dễ dàng quản lý tra cứu - Công tác bảo quản chưa đầu tư, quan tâm mức Có văn lưu trữ máy vi tính để dễ tra cứu tăng khả lưu trữ số lượng nhân viên văn thư không đủ khả để làm việc Do công tác văn thư mang tính thủ cơng, lạc hậu - Cơng ty chưa bố trí cho phận văn thư - lưu trữ chưa xếp cách khoa học, loại giấy tờ tài liệu, văn phòng phẩm đặt khơng vị trí sử dụng lại thời gian tìm kiếm - Chỉ có nhân viên chịu trách nhiệm văn thư lưu trữ nên số lượng công việc nhiều 24 Quản trị hành văn phòng PHẦN : MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ CẤP THOÁT NƯỚC QUẢNG NAM Một số kiến nghị thân em việc nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam - Nâng cao trình độ nhân viên văn thư - lưu trữ - Sắp xếp bố trí lại phòng làm việc nâng cao điều kiện làm việc Ban Nhân - Ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ - Xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng đại hóa - Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động văn thư Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư - lưu trữ Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam - Giáo dục cho cán công chức làm công tác văn thư giúp thủ trưởng quan có nhận thức tốt tầm quan trọng cơng tác văn thư - lưu trữ trình thực chức nhiệm vụ Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam - Phải quy định chế độ trách nhiệm tăng cường chế độ trách nhiệm cán công chức làm công tác văn thư - lưu trữ Đó là: + Trách nhiệm Thủ trưởng quan việc quản lý giải văn đi, đến quan + Trách nhiệm Trưởng phòng Hành – Quản trị giúp việc cho Thủ trưởng quan quản lý giải văn đến quan + Trách nhiệm cán văn thư việc giúp Thủ trưởng quan, Trưởng phòng Ban Nhân – Kế hoạch làm công tác lưu trữ văn + Trách nhiệm phòng chun mơn, cơng chức phòng tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ giao có trách nhiệm giúp Thủ trưởng quan giải văn xác kịp thời pháp luật Nhà nước - Hoạt động văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ thực tập thể cán cơng chức giữ vị trí khác với chức danh khác quan quản lý Nhà nước Hoạt động văn thư muốn tổ chức tốt trước hết phụ thuộc vào yếu tố lãnh đạo Lãnh đạo - người chịu 25 Quản trị hành văn phòng trách nhiệm chung hoạt động quan có hoạt động văn thư cần phải quan tâm mức đến vấn đề văn quản lý quản lý văn sở hiểu rõ chức năng, vai trò cơng tác hoạt động quản lý Nắm vững nội dung văn Nhà nước hoạt động văn thư tạo điều kiện thuận lợi để thực tốt việc ban hành quản lý văn - Để việc giải quyết, ban hành quản lý văn tốt cần phải có quy chế hoạt động văn thư Quy chế hoạt động văn thư quan cần tập trung vào vấn đề sau : + Đề nguyên tắc chung tổ chức hoạt động văn thư - lưu trữ quan, quy định cụ thể trách nhiệm Thực đạo hoạt động văn thư - lưu trữ, xác định rõ mối quan hệ phận văn thư chuyên trách với phòng chun mơn Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam thực hình thức văn thư hỗn hợp, số khâu nhận, giữ, nhân bản, đăng ký văn bản, soạn thảo văn tiến hành phòng chun mơn nên phải có quy định cụ thể mối quan hệ + Quy định cụ thể nội dung công việc tác nghiệp văn thư : soạn thảo, quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu, lập nộp hồ sơ - Việc xây dựng quy chế hoạt động công tác văn thư - lưu trữ đưa công tác vào nề nếp, khoa học, tránh việc làm tuỳ tiện cơng tác xử lý ban hành quản lý văn tốt - Nâng cao trình độ cho cán văn thư cán công tác chuyên môn xử lý giải văn : + Cán làm công tác văn thư chuyên trách cán cơng chức chun mơn phòng chun môn giúp Thủ trưởng xử lý văn phải đào tạo, bồi dưỡng trang bị kiến thức, am hiểu quy định Nhà nước văn ban hành để đưa công tác văn thư vào nề nếp như: Luật sửa đổi bổ sung luật ban hành văn quy phạm pháp luật, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, Nghị định Chính phủ quản lý sử dụng dấu + Ở Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam nay, công chức làm công tác văn thư chuyên trách làm công tác quản lý văn mà phận công tác chuyên môn, phòng Ban Nhân - Kế hoạch có trách nhiệm giúp thủ trưởng quan giải văn quản lý văn thuộc lĩnh vực chun mơn Vì cần trang bị kiến thức công tác văn thư xử lý văn Đây biện pháp cần thiết nên thực sớm hầu hết cán văn thư - lưu trữ quan chưa trang bị kiến thức chuyên môn cần thiết + Nghiên cứu áp dụng phương tiện đại đổi công tác văn thư - lưu trữ nhằm nâng cao suất lao động, giảm nhẹ sức lao động tăng văn minh hành hoạt động quan 26 Quản trị hành văn phòng KẾT LUẬN Thơng qua sở lý luận, phân tích thực trạng cơng tác văn thư Công ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam thấy vai trò, nhiệm vụ công tác văn thư - lưu trữ thiếu Công ty, Doanh nghiệp Công tác văn thư - lưu trữ yếu tố quan trọng hoạt động quản lý quan, tổ chức, Nhà nước nhu cầu thông tin ngày nhiều, đa dạng biến đổi yêu cầu khơng thể thiếu Vai trò phục vụ, trao đổi thông tin văn quản lý Nhà nước nhằm đảm bảo cho phận, đơn vị quan, tổ chức, Nhà nước cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, để tạo điều kiện cho quan hoạt động có hiệu Trong bối cảnh tồn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế, vai trò cơng tác văn thư - lưu trữ Cơng ty Xây dựng & Cấp nước Quảng Nam ngày tăng lên có ý nghĩa lớn trình trao đổi truyền đạt thông tin nhằm thực tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đơn vị Chính cơng tác văn thư - lưu trữ thức tốt tạo điều kiện trợ giúp định ban Giám đốc Cơng ty đắn, xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế Công ty Để đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời văn bản, giấy tờ ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư - lưu trữ cách linh hoạt khéo léo, phù hợp với hồn cảnh điều kiện Cơng ty.Cán công tác văn thư phải không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức, chuyên môn nghiệp vụ cho thân để hồn thành tốt cơng việc Qua việc tìm hiểu vấn đề thực trạng nêu em thấy công tác văn thư - lưu trữ vô Công ty, Doanh nghiệp chưa thực trọng Và em thấy công việc khó khăn, phức tạp Vậy nên Công ty cần trọng việc công tác văn thư - lưu trữ đặc biệt phải có kế hoạch xác, cụ thể giải vấn đề Công ty , doanh nghiệp gặp phải Công ty Xây dựng & Cấp thoát nước Quảng Nam cần phải hiểu rõ công tác văn thư - lưu trữ nguyên nhân xấu làm cho công tác văn thư - lưu trữ gặp khó khăn TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình quản trị hành văn phòng TS Nguyễn Thị Ngọc An - baigiang.violet.vn - http://dukdnqnam.vn/ 27 Quản trị hành văn phòng 28 Quản trị hành văn phòng 29 Quản trị hành văn phòng 30 Quản trị hành văn phòng 31 Quản trị hành văn phòng 32 ... quản lý văn đến - Các văn đến phải qua văn thư đăng ký - Trước văn giao giải phải qua Thủ trưởng quan chánh văn phòng xem xét Quản trị hành văn phòng - Người nhận văn đến phải ký vào sổ - Văn đến... III : Kết luận Quản trị hành văn phòng PHẦN I : CƠ SỞ LÝ LUẬN Những vấn đề chung công tác văn thư 1.1 Khái niệm công tác văn thư - Cơng tác văn thư tồn cơng việc xây dựng, ban hành văn bản, tổ... tem Bước : Vào sổ công văn e Quản lý văn nội - Văn nội tổ chức, giải văn văn đến f Quản lý văn mật - Các văn mật quản lý theo quy định Nhà nước Cụ thể : Quản trị hành văn phòng + Xác định đắn mức