Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Quảng cáo và truyền thông ABC Việt Nam

Trong điều kiện thị trường kinh tế mở hiện nay ở nước ta, các công ty, doanh nghiệp liên tiếp được mở ra hoạt động trong các linh vực sản xuất, kinh doanh, đầu tư, xây dựng cơ bản… Các công ty, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực ngành nghề của mình theo các quy dịnh của hệ thống pháp luật nước ta. Các công ty, doanh nghiệp, đơn vị cần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ đủ mạnh và hiệu quả nhằm đảm bảo việc kinh doanh của mình đạt hiệu quả cao, không bị lãng phí, đảm bảo các thông tin được cung cấp là trung thực hợp lý , nhân viên của mình thực hiện các hoạt động xử lý các nghiệp vụ, các sự kiện kinh tế là đúng theo quy trình, đầy đủ và đúng các thủ tục,… nói chung là tuân thủ các quy định của công ty và thực hiện đúng pháp luật của nước Việt Nam.Theo Chuẩn mực Kiểm toán 400:”Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra giám sát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót để lập báo các tài chính chung thực hợp lí, nhằm bảo vệ quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.Hệ thống kiểm soát nội bộ là công cụ quan trọng trong quá trình tổ chức và điều hành các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Kiểm toán nội bộ cũng có những ảnh hưởng rất lớn đến công việc kiểm toán của kiểm toán viên. Hệ thống kiểm soát nội bộ luôn luôn tồn tại những hạn chế cố hữu của nó, việc nghiên cứu hệ và đánh giá thống kiểm soát nội bộ giúp kiểm toán viên có những nền tảng cho những đánh giá ban đầu về mức rủi ro kiểm soát và tính chính xác, đọ tin cậy của hệ thống thông tin kế toán. Qua đó có thể đưa ra các ý kiến với đơn vị giúp hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ.Nhận thức được tầm quan trọng của việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, tôi đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Quảng cáo và truyền thông ABC Việt Nam”

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các sốliệu, kết quả nêu trong luận văn/đồ án tốt nghiệp là trung thực xuất phát từtình hình thực tế của đơn vị thực tập

Tác giả luận văn tốt nghiệpĐặng Thị Tươi

MỤC LỤ

MỞ ĐẦU 5

1 Sự cần thiết của đề tài 6

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài 7

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 7

4 Phương pháp nghiên cứu 7

5 Những vấn đề đạt được sau khi hoàn thành đề tài 7

6 Nội dung, kết cấu đề tài 8

CHƯƠNG 1 9

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DN 9

1.1 Một số khái niệm cơ bản 9

1.1.1 Khái niệm kiểm soát trong quản lý 9

1.1.2 Khái niệm kiểm soát nội bộ 9

1.2 Phân loại kiểm soát 13

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ 14

1.3.1 Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ 14

1.3.2 Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ 15

1.3.3 Mục tiêu của hệ thống KSNB 15

1.4 CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 16

1.4.1 Môi trường kiểm soát 16

1.4.2 Đánh giá rủi ro 20

1.4.3 Hoạt động kiểm soát 24

1.4.4 Thông tin và truyền thông 27

1.4.5 Giám sát kiểm soát 30

1.5 Ưu điểm và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 32

1.5.1 Ưu điểm 32

1.5.2 Nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ 32

CHƯƠNG 2 34

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TRUYỀN THÔNG ABC VIỆT NAM 34

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TRUYỀN THÔNG ABC VIỆT NAM 34

2.1.2 Qúa trình hình thành và phát triển 34

2.1.2 Đặc điểm tổ chức và hoạt động của công ty ABC 36

2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY ABC 45

2.2.1 Thực trạng môi trường kiểm soát 45

2.2.2 Thực trạng đánh giá rủi ro trong kiểm soát 51

2.2.3 Thực trạng thông tin và truyền thông 53

2.2.4 Kiểm tra, kiểm soát với một số khoản mục trọng yếu ở Công ty ABC .55

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY ABC 66

2.3.1 Ưu điểm 66

2.3.2 Tồn tại 70

CHƯƠNG 3 74

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB TẠI CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TRUYỀN THÔNG ABC VIỆT NAM 74

3.1 Quan điểm hoàn thiện hệ thống KSNB 74

3.1.1 Nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động 74

3.1.2 Kiểm soát việc tuân thủ luật lệ và quy định hiện hành 74

3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB 75

3.2.1 Môi trường kiểm soát 75

3.2 Các hoạt động kiểm soát 79

3.2.1 Các hoạt động kiểm soát chung 79

3.2.2 Tăng cường thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cho các kiểm toán viên 81

3.3 Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tai công ty 83

3.3.1 Đối với nhà nước và cơ quan chức năng 83

3.3.2 Đối với đơn vị Công ty quảng cáo và truyền thông ABC Việt Nam.84 KẾT LUẬN 86

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Trong điều kiện thị trường kinh tế mở hiện nay ở nước ta, các công ty,doanh nghiệp liên tiếp được mở ra hoạt động trong các linh vực sản xuất, kinhdoanh, đầu tư, xây dựng cơ bản… Các công ty, doanh nghiệp hoạt động tronglĩnh vực ngành nghề của mình theo các quy dịnh của hệ thống pháp luật nước

ta Các công ty, doanh nghiệp, đơn vị cần xây dựng một hệ thống kiểm soátnội bộ đủ mạnh và hiệu quả nhằm đảm bảo việc kinh doanh của mình đạt hiệuquả cao, không bị lãng phí, đảm bảo các thông tin được cung cấp là trung thựchợp lý , nhân viên của mình thực hiện các hoạt động xử lý các nghiệp vụ, các sựkiện kinh tế là đúng theo quy trình, đầy đủ và đúng các thủ tục,… nói chung làtuân thủ các quy định của công ty và thực hiện đúng pháp luật của nước Việt Nam.Theo Chuẩn mực Kiểm toán 400:”Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quyđịnh và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụngnhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tragiám sát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót để lập báo các tài chínhchung thực hợp lí, nhằm bảo vệ quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản của đơnvị

Hệ thống kiểm soát nội bộ là công cụ quan trọng trong quá trình tổ chức

và điều hành các hoạt động kinh doanh của đơn vị Kiểm toán nội bộ cũng cónhững ảnh hưởng rất lớn đến công việc kiểm toán của kiểm toán viên Hệthống kiểm soát nội bộ luôn luôn tồn tại những hạn chế cố hữu của nó, việcnghiên cứu hệ và đánh giá thống kiểm soát nội bộ giúp kiểm toán viên cónhững nền tảng cho những đánh giá ban đầu về mức rủi ro kiểm soát và tínhchính xác, đọ tin cậy của hệ thống thông tin kế toán Qua đó có thể đưa ra các

ý kiến với đơn vị giúp hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ

Nhận thức được tầm quan trọng của việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát

nội bộ, tôi đã quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH Quảng cáo và truyền thông ABC Việt Nam”

2. Mục đích nghiên cứu của đề tài

Việc nghiên cứu đề tài với mục đích hệ thống hoá những lý luận cơ bản

về hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp trong kiểm toán báo cáo tài chính.Làm rõ thực trạng KSNB tại công ty TNHH Quảng cáo và truyền thông ABCViệt Nam.Từ đó đưa ra các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thốngkiểm soát nội bộ ở đơn vị

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nội bộ doanhnghiệp

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là hệ thống kiểm soát nôi bộ tại đơn vịCông ty TNHH Quảng cáo và truyền thông ABC Việt Nam Luận văn nghiêncứu và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho Công ty TNHH Quảng cáo

và truyền thông ABC Việt Nam một số khoản mục chính như: kiểm soát nội

bộ tiền, vật tư, mua bán, thanh toán…

4. Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp luận của phép duy vật biện chứng Phương pháp phân tích tàiliệu, phương pháp chọn mẫu, ước lượng khả năng sai sót, nghiên cứu tổng hợp,đối chiếu so sánh tài liệu và kiểm chứng thực tiễn Phương pháp toán học, logichọc kết hợp với các phương pháp, kỹ thuật kế toán, kiểm toán khác

5. Những vấn đề đạt được sau khi hoàn thành đề tài

Đề tài tập trung nghiên cứu làm rõ về hệ thống kiểm soát nội bộ, cơ cấu

tổ chức, các nhân tố ảnh hưởng tới một hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung

và tại đơn vị nói riêng

Đề tài phân tích và nêu rõ thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn

vị, qua đó rút ra những ưu điểm, hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ vàđưa ra một số kiến nghị nhằm giúp đơn vị hoàn thiện hệ thống kiểm soát nộibộ

6. Nội dung, kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và danhmục sơ đồ bảng biểu, danh mục từ viết tắt, luận văn gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lí luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanhnghiệp

Chương 2: Thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHHQuảng cáo và truyền thông ABC Việt Nam

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tạicông ty TNHH Quảng cáo và truyền thông ABC Việt Nam

Quản lý là quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đãđịnh trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất Quátrình này bao gồm nhiều chức năng và có thể chia thành nhiều pha (giaiđoạn): ở giai đoạn định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêucần và có thể đạt tới, kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu, xâydựng các chương trình, kế hoạch Sau khi các chương trình, kế hoạch đãđược kiểm tra có thể đưa ra các quyết định cụ thể để tổ chức thực hiện, cầnkết hợp các nguồn lực theo phương án tối ưu, đồng thời thường xuyên kiểmtra diễn biến và kết quả của các quá trình để diều hoà các mối quan hệ, điềuchỉnh các định mức và mục tiêu trên quan điểm tối ưu hoá kết quả hoạt động.

Như vậy là kiểm tra kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạncủa quá trình quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quátrình này Bởi vậy kiểm tra kiểm soát được hiểu là một chức năng của quản lý.Hay nói cách khác kiểm soát là một chức năng thẩm định độc lập được thiếtlập nhằm mục đích để xem xét và đánh giá các hoạt động của một tổ chức với

tư cách là một sự trợ giúp đối với tổ chức đó

1.1.2 Khái niệm kiểm soát nội bộ

- Theo Quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC)

Theo quan niệm này thì “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống những chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động”.

Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của đơn vị,

tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc

để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu

đề ra của đơn vị

Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị được bảo vệ bao gồm cảtài sản hữu hình và tài sản vô hình và các tài sản phi vật chất khác như sổ sách

kế toán, các tài liệu quan trọng… của doanh nghiệp

Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin muốn nói ở đây chính

là thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp Thông tinnày cần được bảo đảm độ tin cậy bởi vì nó là căn cứ quan trọng cho việc hìnhthành các quyết định của nhà quản lý Các thông tin cung cấp phải đảm bảotính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động vàphản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh

Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạtđộng trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của Hệ thốngkiểm soát nội bộ doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hànhcủa bộ máy quản lý doanh nghiệp

Tóm lại có thể khái quát rằng quan niệm này xem xét khái niệm hệthống kiểm soát nội bộ theo con mắt quan sát của kế toán nên nó hướng vềcác mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp.

- Quan điểm của các kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA)

Các định nghĩa của viện kế toán viên công chứng (IACPA) ở Mỹ vềKiểm soát nội bộ liên quan đến từng lĩnh vực cụ thể Trong phần thực hànhkiểm toán Kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau:

“Kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra độ chính xác và độ tin cậy của các thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý

đã đề ra”.

Theo quan niêm này thì hệ thống kiểm soát nội bộ cũng có xu hướngthiên về phục vụ các mục tiêu của doanh nghiệp gần với quan niệm của liênđoàn kế toán quốc tế

- Quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA)

Theo VSA 400 Hệ thống kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau:”

Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thú thục kiểm soát do đơn vịđược kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ phápluật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừavà phát hiện gian lận,sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và

có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môitrường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ thụckiểm soát.”

Trong đó:

Hệ thống kế toán: Là các qui định về kế toán và các thủ tục kế toán màđơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáotài chính.

Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm vàhoạt động của thành viên hội đồng quản trị, ban giám đốc đối với Hệ thốngkiểm soát nội bộ trong đơn vị

Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do ban lãnh đạo đơn vịthiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụthể

Theo quan niệm này thì hệ thống kiểm soát nội bộ được mô tả theo conmắt của các kiểm toán viên độc lâp là những người bên ngoài doanh nghiệp

và nó cũng hướng đến phục vụ các mục tiêu của các kiểm toán viên khi thựchiện kiểm toán tại đơn vị đó

Như vậy “ KSNB là một quá trình do Nhà quản lý, Hội đồng quản trị vàcác nhân viên của doanh nghiệp chi phối, nó đươc thiết lập để cung cấp một

sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện 3 mục tiêu:

 Sự tin cậy của BCTC

 Sự tuân thủ các luật lệ và quy định

 Sự hiện hữu và hiệu quả hoạt động của quy định.”

Trong định nghĩa trên có bốn yếu tố quan trọng cần lưu ý là quá trình,con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

1.2 Phân loại kiểm soát

Kiểm soát là chức năng thẩm định nói chung nhưng do mục tiêu củacác hoạt động được kiểm soát khác nhau, do yêu cầu của các nhà quản lýtrong từng trường hợp khác nhau nên cũng có tương ứng các cách tiến hành

kiểm soát khác nhau do đó mà cũng có tương ứng nhiều loại kiểm soát khácnhau Nhìn chung kiểm soát có thể chia làm 3 loại:

- Kiểm soát hướng dẫn

- Kiểm soát “có” “ không”

- Kiểm soát sau hành động

Kiểm soát hướng dẫn : Là loại kiểm soát mà thông qua định dạng các

sự kiện giúp chúng ta có hành động trung gian góp phần đạt những mục tiêulớn hơn những việc trung gian đó rất rõ ràng hoặc rất rộng nhưng đặc điểmchung là nó cảnh báo chúng ta cần có một hoạt động quản lý kịp thời nhằmmục tiêu đưa hoạt động đang được kiểm soát đó đạt được những mục tiêumong muốn

Kiểm soát “có” “không” : Là loại kiểm soát nhằm vào chức năng bảo

vệ chúng ta một cách máy móc hay nói cách khác là giúp chúng ta bảo đảmđạt được những kết quả mong muốn với hình thức đơn giản nhất nó có thể làmột tiêu thức kiểm soát chất lượng mà thông qua đó chỉ có sản phẩm đúngđặc điểm kỹ thuật mới có thể qua được Hay nói cách khác kiểm soát có thể làmột sự thông qua bắt buộc của một loại hình kinh doanh từ đó đảm bảo rằngmột cá nhân cụ thể phải thực hiện việc tóm lược hoạt động có liên quan Việcthiết kế những nhiệm vụ của tổ chức cũng có thể tạo ra những cơ hội đảm bảocần thiết qua sự đánh giá những quyết định kinh doanh chủ yếu và hành độngthực hiện Nhân tố chung là có một kế hoạch kiểm soát lập sẵn hoắc có mộtcách sắp đặt để trong điều kiện bình thường sẽ mặc nhiên giúp vào một hànhđộng bảo vệ hoặc cải tiến

Kiểm soát sau hành động : Loại kiểm soát thứ ba này trùng với hai loạikiểm soát đã trình bày ở trên, nhưng nó được phân biệt là hành động kiểmsoát xảy ra sau, và tiến hành theo hình thức có hiệu quả nhất trong hoàn cảnhhiện thời Hoạt động đó có thể là sửa chữa một sản phẩm hoặc thay đổi mộtchủ trương hay một tiến trình Hoặc là hành động có thể thải hồi hay tái tuyểnmột nhân viên Hoạt động sau sự việc có thể là đã làm ngay hay phải nghiêncứu thêm và triển khai Ở đây, kiểm soát cần được hiểu là xem xét lại quá khứnhưng bao giờ cũng hướng vào cải tiền tương lai.

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.3.1 Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ

+ Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúngthể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó hoặc báocáo với BGĐ, Hội đồng quản trị

+ Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bao gồm tài sản ghi trên bảng cânđối kế toán, các tài sản phi vật chất nhưng có vai trò quan trọng trong việcnâng cao chất lượng hoạt động của DN cũng như bầu không khí làm việc vàquan hệ với khách hàng, các thủ tục, quy trình nghiệp vụ

+ Nâng cao tính hiệu quả của hoạt động bao gồm việc sử dụng cácnguồn lực trong đơn vị (giảm chi phí sản xuất kinh doanh, tăng thị phần, nângcao chất lượng hàng hóa, chất lượng dịch vụ) và lựa chọn các phương án, cácquyết định kinh tế

+ Bảo đảm và nâng cao độ tin cậy, tính thích đáng, phù hợp của cácthông tin kinh tế, tài chính trước khi GĐ phê duyệt

+ Ngăn chặn, phát hiện kịp thời các sai phạm và gian lận trong các hoạtđộng, các bộ phận DN

1.3.2 Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ.

+ Kiểm tra tính trung thực, đáng tin cậy của các thông tin và hoạt độngtài chính cũng như các phương thức ghi nhận, đo lường, phân loại, báo cáocác loại thông tin này

+ Thẩm tra hệ thống đã được thiết lập để đảm bảo tính tuân thủ cácchính sách, thủ tục, luật pháp và quy định có ảnh hưởng quan trọng đến cáchoạt động và báo cáo, đồng thời xác định tổ chức có tính tuân thủ thực tế haykhông

+ Đánh giá việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả các nguồn lực

+ Thẩm tra các nghiệp vụ hoặc chương trình để chắc chắn rằng kết quảđạt được sát mục tiêu và mục đích đã đề ra

1.3.3 Mục tiêu của hệ thống KSNB

Có bảy mục tiêu chi tiết mà một cấu trúc KSNB phải thỏa mãn để ngănngừa sai sót trong sổ sách Hệ thống KSNB phải đầy đủ để cung cấp sự đảmbảo hợp lí là:

a Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lí (tính hiệu lực) Hệthống KSNB không thể cho phép việc ghi vào sổ những nghiệp vụ không tồntại hoặc những nghiệp vụ giả vào sổ sách kế toán

b Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn),tránh làm lãng phí, phá hoại hoặc mất mát tài sản của công ty

c Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ đầy đủ (tính đầy đủ hay trọnvẹn) Các biện pháp, thủ tục kiểm soát phải ngăn ngừa sự gạt bỏ các nghiệp

vụ kinh tế ra ngoài sổ sách

d Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn (sự đánh giá).Một cơ cấu KSNB đầy đủ gồm các thể thức để tránh các sai số khi tính toán

g Các nghiệp vụ được ghi sổ, chuyển sổ và tổng hợp đúng đắn

1.4 CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

1.4.1 Môi trường kiểm soát

1.4.1.1.Định nghĩa

Môi trường kiểm soát, một yếu tố vô hình, là nền tảng đối với các bộphận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ, cung cấp qui tắc ứng xử và cấutrúc, và bao gồm năng lực kỹ thuật và giá trị đạo đức

Một môi trường kiểm soát hiệu quả là một môi trường tại đó con người

có năng lực, hiểu trách nhiệm của họ, giới hạn quyền lực của họ và họ thànhthạo và tận tâm trong việc làm những cái đúng và làm theo đúng cách

1.4.1.2.Trách nhiệm

Các nhà quản lý chịu trách nhiệm trong việc "tạo không khí" cho tổchức Nhà quản lý sẽ nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ thiết lập vàthông tin bằng văn bản các qui trình, chính sách, các giá trị đạo đức và tiêuchuẩn cư xử Ngoài ra, họ cũng nâng cao được môi trường kiểm soát khi họ

cư xử đúng mực để nhân viên làm gương và yêu cầu mọi người trong tổ chứcđều phải tuân theo các chuẩn mực đã đưa ra

1.4.1.3.Các yếu tố của môi trường kiểm soát

 Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý quản lý được thể hiện qua quan điểm và nhận thức của ngườiquản lý Phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của

họ khi điều hành đơn vị Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lýđược thể hiện qua các yếu tố điển hình như:

- Tính chất các rủi ro kinh doanh được chấp nhận Cụ thể là các nhàquản lý sẵn sàng dấn thân vào các dự án có rủi ro cao hay có thái độ bảo thủvới việc chấp nhận rủi ro

- Sự tương tác thường xuyên giữa quản lý cấp cao và quản lý cấp hoạtđộng, đặc biệt khi hoạt động của doanh nghiệp diễn ra ở những địa điểm có sựcách biệt địa lý

- Thái độ và hành động đối với báo cáo tài chính, bao gồm cả các thảoluận về ứng dụng các cách xử lý kế toán (ví dụ như lựa chọn các chính sách

kế toán bảo thủ hay rộng rãi, thoái mái, các nguyên tắc có được áp dụng? cácthông tin kế toán quan trọng có được khai báo? )

Triết lý và phong cách quản lý có thể ảnh hưởng rất lớn đến môi trườngkiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị

 Cách phân quyền hạn và trách nhiệm

Đó là việc cụ thể hóa trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viêntrong các hoạt động của đơn vị Thông qua việc phân nhiệm, các nhân viênphải xác định được công việc cụ thể của mình là gì Họ phải ý thức được rằnghoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong quá trinhthực hiện mục tiêu của doanh nghiệp Do đó, mô tả công việc cần phải được

diễn giải bằng những nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên và xác định mốiquan hệ trong việc báo cáo giữa các thành viên với nhau Ngoài ra, cách thứcphân chia trách nhiệm và quyền hạn còn liên quan tới việc xác định số lượngnhân viên thích hợp cho công việc Nó đòi hỏi phải xác định kỹ năng cần thiết

có liên quan, xem xét tới qui mô doanh nghiệp, tính chất kinh doanh và mức

độ phức tạp của các hoạt động

 Tính chính trực và giá trị đạo đức

Ứng xử có đạo đức và tính trung thực của nhân viên chính là văn hóa của

DN Nó bao gồm các chuẩn mực về cách thức ứng xử, các giá trị đạo đức vàcách thức truyền đạt, thực hiện trong thực tiễn Để đáp ứng được yêu cầu này,NQL cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong DN và cư xửđúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên khác có hành vi thiếuđạo đức hoặc phạm pháp Muốn vậy, NQL phải làm gương cho cấp dưới vềviệc tuân thủ các chuẩn mực, quy định đến mọi thành viên bằng các hình thứcthích hợp Khi xây dựng tính trung thực và giá trị đạo đức cần chú ý giảmthiểu những nguy cơ có thể dẫn đến tình trạng nhân viên thiếu trung thực như:

áp lực, cơ hội phát sinh gian lận và sự thiếu hiểu biết trong các vấn đề mangtính chuyên môn Tính trung thực và giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng củamôi trường kiểm soát, nó tác động đến việc thiết kế, thực hiện, giám sát cácnhân tố khác của KSNB

 Năng lực làm việc

Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết để hoànthành nhiệm vụ của cá nhân đó Vì vậy, NQL cần xác định rõ yêu cầu nănglực cho một công việc, sau đó cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và

kỹ năng Khi tuyển dụng hay giao công việc thì nên chọn những nhân viên có

đủ kiến thức, kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ và phải giám sát, huấn luyệnđầy đủ thường xuyên đồng thời cân nhắc giữa chi phí và năng lự

 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp Đó là

sự xác định trách nhiệm, quyền hạn và lộ trình báo cáo giữa các thành viên trong doanh nghiệp Khi xây dựng cơ cấu tổ chức cần xác định được các

vị trí then chốt cùng với trách nhiệm và quyền hạn tương ứng Một cơ cấu tổchức hợp lý giúp cung cấp dòng thông tin cần thiết để quản lý các hoạt độngtrong doanh nghiệp từ lập kế hoạch, điều hành, thực hiện và kiểm soát

 Chính sách nhân sự

Trong thực tế chính sách này chính là những chính sách và thủ tục vềviệc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng

và kỷ luật Cụ thể:

 Các tiêu chuẩn tuyển dụng thể hiện quan điểm của DN về việc xâydựng đội ngũ nhân viên Cách thức tuyển dụng nhân viên có một vai trò quantrọng, nó giúp cho ứng cử viên tham gia tuyển dụng hiểu rõ quan điểm của

DN về đội ngũ nhân viên

 Việc đào tạo nhân viên sẽ phản ánh chính sách về quan điểm đào tạocủa DN

 Việc đánh giá kết quả thực hiện định kỳ là cơ sở cho công tác luânchuyển và đề bạt chức vụ mới

 Chính sách lương và thưởng để động viên hoặc duy trì thành tích xuấtsắc nhầm giữ chân nhân viên giỏi

 Các biện pháp kỷ luật cho thấy quan điểm của DN với các hành vi viphạm không được tha thứ

1.4.2 Đánh giá rủi ro

1.4.2.1 Định nghĩa

Đánh giá rủi ro là việc xác định và phân tích các rủi ro liên quan đến việcđạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo các tài chính đáng tin cậy và

sự tuân thủ các qui định Do đó, đánh giá rủi ro làm cơ sở cho việc quyết địnhquản lý rủi ro như thế nào

1.4.2.2 Trách nhiệm

Để quản lý các hoạt động một cách đúng đắn, các nhà quản lý cần xácđịnh mức độ rủi ro về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ mà họ sẵn sàng chấpnhận Đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý và chophép họ hành động để giảm những sự việc bất ngờ, không mong đợi Sự thấtbại trong quản lý những rủi ro này có thể dẫn đến việc các mục tiêu hoạtđộng, báo cáo tài chính và sự tuân thủ không đạt được

 Thiết lập mục tiêu của DN

Mục tiêu của DN là một quá trình chính thức hoặc không chính thức,

có thể được trình bày dưới hình thức văn bản hoặc ngầm hiểu (qua các phátbiểu của NQL…)

Có hai mức độ xác định mục tiêu là mức độ toàn DN và mức độ bộphận Khi DN xác định được mức độ mục tiêu thì có thể nhận dạng được nhân

tố then chốt đưa đến thành công Dựa trên mục tiêu ở mức độ toàn DN, kếthợp với việc đánh giá điểm mạnh yếu và những cơ hội thách thức DN sẽ xâydựng một chiến lược tổng thể - đó là cơ sở để phân bổ nguồn lực và xác địnhnguồn lực cần ưu tiên Những mục tiêu của từng bộ phận phải được xuất phát

từ chiến lược chung của toàn DN, nó phải được nối kết hòa nhập và nhất quánvới mục tiêu chung

Có những mục tiêu xuất phát từ hoạt động kinh doanh trong DN nhưngcũng có những mục tiêu xuất phát từ bên ngoài Những mục tiêu xuất phát từbên ngoài được thiết lập theo yêu cầu của luật pháp và các quy định, chúngthường tương tự nhau giữa các DN Ngược lại, mục tiêu hoạt động dựa vào sựxét đoán và phong cách điều hành của NQL thì khác nhau giữa các DN

Những mục tiêu này phụ thuộc vào sự hiểu biết, năng lực, sự trung thực màNQL có thể lựa chọn những mục tiêu khác nhau.

Mục tiêu của DN rất đa dạng nhưng có thể phân ra làm 3 loại: Mục tiêuhoạt động, mục tiêu BCTC, mục tiêu tuân thủ

Để đạt được mục tiêu cho mỗi hoạt động cần kết nối mục tiêu với nguồnlực sẵn có, đồng thời nên rà soát và giảm những mục tiêu không hỗ trợ chomục tiêu chung, xác dịnh mục tiêu then chốt, cân đối giữa mục tiêu và nguồnlực và giám sát hoạt động liên quan đến mục tiêu đó

 Nhận dạng rủi ro

Hoạt động của DN có thể gặp rủi ro do sự xuất hiện của cả nhân tố bêntrong và bên ngoài DN Nhận dạng rủi ro là 1 quá trình lặp đi lặp lại vàthường nằm trong quá trình lập kế hoạch của một DN Rủi ro có thể tác độngđến DN ở mức độ toàn DN hoặc chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể

Ở mức độ toàn DN có thể là những rủi ro - có thể nhận diện khi lập kếhoạch chiến lược, khi lập dự toán ngắn hạn và dài hạn

Về nhân tố bên ngoài: sự hoàn thiện kỹ thuật có thể buộc DN phải thayđổi nội dung, thời gian của các chương trình nghiên cứu hoàn thiện hay sựthay đổi trong việc mua sắm tài sản cố định; thay đổi trong nhu cầu của kháchhàng ảnh hưởng đến sự hoàn thiện của sản phẩm, quá trình sản xuất, giá cả,điều khoản bảo hành; sự thay đổi trong chiến lược tiếp thị, hoạt động cungcấp dịch vụ của đối thủ cạnh tranh ảnh hưởng đến hoạt động của DN; thảmhọa thiên nhiên có thể làm thay đổi hoạt động của DN;…Do vậy DN cần cónhững kế hoạch để đối phó với những bất thường xẩy ra

Về nhân tố bên trong: Sự gián đoạn trong quá trình xử lý thông tin ảnhhưởng bất lợi đến hoạt động của DN; năng lực của nhân viên, phương pháphuấn luyện, động viên khuyến khích có thể ảnh hưởng đến ý thức kiểm soáttrong DN; thay đổi NQL có thể tác động đến cách thức kiểm soát trong DN,

HĐQT và UBKT hoạt động không hữu hiệu có thể tạo cơ hội cho NQL ra cácquyết định mang tính chất mạo hiểm trong kinh doanh…

Ở mức độ hoạt động có thể là những rủi ro ở một bộ phận cụ thể như

bộ phận bán hàng, bộ phận tiếp thị…Rủi ro có thể phát sinh và tác động đếntừng hoạt động trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền đến toàn bộ DN

Để nhận dạng rủi ro NQL có rất nhiều phương pháp khác nhau: định

kỳ xem xét lại những thay đổi của nền kinh tế, nghành nghề ảnh hưởng đếnhoạt động kinh doanh, sử dụng phương tiện dự báo…Nhưng những phươngpháp nhận dạng rủi ro không quan trọng bằng nghiên cứu những nhân tố gópphần làm gia tăng hay giảm thiểu rủi ro

Khi nhận dạng được các nhân tố làm gia tăng rủi ro cho DN sẽ là yếu

tố quyết định sự thành công trong việc đánh giá rủi ro Đánh giá đúng đắn rủi

ro ở mức độ hoạt động sẽ góp phần duy trì rủi ro ở mức độ toàn DN một cáchhợp lý

 Phân tích rủi ro

Sau khi nhận dạng được rủi ro thì DN tiến hành phân tích rủi ro Cónhiều quy trình phân tích rủi ro, tuy nhiên, quy trình thường bao gồm cácbước sau:

Đánh giá tầm quan trọng của rủi ro

 Ước lượng xác suất rủi ro có thể xẩy ra

Xem xét những biện pháp có thể đối phó với rủi ro – phương pháp quảntrị rủi ro

Ngoài ra, việc phân tích này cũng có thể phân tích đánh giá bằng phươngpháp định tính – xem xét tính huống xẩy ra rủi ro và phân tích đánh giá mộtcách thích hợp

Đây là khâu phức tạp vì rủi ro rất khó định lượng và có nhiều phươngpháp khác nhau Chính vì thế công viêc phân tích rủi ro yêu cầu NQL cần

phân tích hợp lý, cẩn thận đểquyết định phân bổ nguồn lực và tìm ra phươngpháp quản trị rủi ro hợp lý

 Biện pháp đối phó với rủi ro

Sau khi đã đánh giá tầm quan trọng và khả năng rủi ro có thể xẩy ra,NQL cần có những biện pháp thích hợp để đối phó với chúng Quá trình nàybao gồm:

Xem xét những giả định về rủi ro

Phân tích hợp lý về những chi phí bỏ ra để giảm thiểu rủi ro

1.4.3 Hoạt động kiểm soát

kiểm soát có thể được tài liệu hóa 1 cách đầy đủ, có hệ thống văn bản hoặcđược lưu hành theo kiểu truyền miệng

Thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểmsoát

1.4.3.2 Trách nhiệmMột khi các nhà quản lý chịu trách nhiệm chính trong việc nhận diện rủi

ro đối với các hoạt động của doanh nghiệp, họ cũng chính là người có tráchnhiệm chính trong việc thiết kế, triển khai và giám sát các hoạt động kiểmsoát để ngăn chặn hoặc giảm các rủi ro đó

1.4.3.3 Các yếu tố của hoạt động kiểm soát

 Qui trình phê chuẩn, ủy quyền

Đây là một hoạt động kiểm soát quan trọng Phê chuẩn, ủy quyền là việccấp quản lý cho phép nhân viên thực hiện các hoạt động nhất định nào đó Nóbao gồm ủy quyền chung và ủy quyền cụ thể Việc cho phép một phòng banchi tiêu một số tiền nhất định từ ngân sách là một ví dụ về ủy quyền chung.Qui trình phê chuẩn và ủy quyền cụ thể thì liên quan đến từng nghiệp vụ đơn

lẻ, có nghĩa là mỗi một nghiệp vụ đòi hỏi phải có chữ ký hay sự phê chuẩnđiện tử của người có thẩm quyền

Trong hoạt động ủy quyền và phê chuẩn, người có thẩm quyền phêchuẩn nên xem xét các chứng từ có liên quan, đặt nghi vấn những điều bấtthường, và đảm bảo rằng có đầy đủ thông tin cần thiết để đánh giá, chứngminh cho nghiệp vụ đó trước khi ký duyệt Việc ký tên trước trên văn bảntrắng là tuyệt đối bị ngăn cấm

Trong bất kỳ trường hợp nào một người có thẩm quyền phê chuẩn cũngkhông nên nói cho người khác đại diện người phê chuẩn ký tên của người phê

chuẩn Tương tự, trong bất kỳ trường hợp nào một người có thẩm quyền phêchuẩn điện tử cũng không nên chia sẻ mật mã với người khác

 Công tác đối chiếu

Đối chiếu là việc so sánh với nhau giữa các tập hợp dữ liệu khác nhau,nhận diện và tìm ra sự khác biệt và có các chỉnh sửa khi cần thiết để giảiquyết sự khác biệt Hoạt động kiểm soát này giúp đảm bảo sự chính xác vàđầy đủ của nghiệp vụ Một ví dụ của đối chiếu là so sánh số dư lương phép,lương bệnh của từng phòng ban với số dư lương phép, lương bệnh của hệthống tính lương Nhân tố chủ chốt của qui trình đối chiếu là phát hiện và giảiquyết sự khác biệt Nếu chỉ ghi nhận sự khác biệt mà không làm gì cả thì đốichiếu cũng vôích Việc đối chiếu phải có chứng từ và được phê chuẩn bởi cấpquản lý

 Soát xét lại công việc đ ã thực hiện

Việc cấp quản lý xem xét lại các báo cáo, các ghi chép đối chiếu và cácthông tin khác có liên quan cũng là một hoạt động kiểm soát quan trọng Cấpquản lý nên xem xét lại tính chắc chắn và hợp lý của thông tin Việc soát xétlại quá trình thực hiện cung cấp cơ sở để phát hiện các vấn đề cần phải giảiquyết Trong hoạt động soát xét lại, cấp quản lý sẽ so sánh số liệu thực tế với

số liệu kế hoạch, dự toán, dự báo, hoặc số liệu giữa các kỳ với nhau Nó làmcăn cứ để đo lường mức độ đạt được mục tiêu và để nhận diện những kết quảkhông mong đợi cần phải tiếp tục giải quyết Cũng như công tác đối chiếu,việc soát xét lại báo cáo, đối chiếu và các thông tin khác nên được ghi chépthành tài liệu

 Bảo vệ tài sản

Các tài sản có tính thanh khoản cao với nhiều mục đích sử dụng khácnhau, các tài sản nguy hiểm, chứng từ quan trọng, các thông tin có tính bảomật phải được bảo quản cận thận Cụ thể, sử dụng các kiểm soát tiếp cận là

cách tốt nhất để bảo vệ các tài sản này Ví dụ về kiểm soát tiếp cận là: khóacửa, hệ thống quẹt thẻ, mật mã máy tính

Trong hoạt động bảo vệ tài sản, đối với hàng tồn kho quan trọng, có giátrị lớn thì phải ghi chép thường xuyên hoạt động mua vào và xuất ra Định kỳ,các mặt hàng phải được kiểm kê bởi một người độc lập với công tác thu mua,

ủy quyền và thủ kho Kết quả kiểm kê phải được so sánh với số dư trên sổ ghichép thường xuyên Những mặt hàng bị thiếu hụt cần được phân tích và tìmhiểu nguyên và từ đó đề ra biện pháp giải quyết

 Phân chia trách nhiệm

Phân nhiệm là yếu tố then chốt đối với hệ thống kiểm soát nội bộ hữuhiệu Nó giúp giảm rủi ro về sai sót và không phù hợp Một nguyên tắc chung

là chức năng phê chuẩn, ghi chép kế toán, đối chiếu và quản lý tài sản phảiđược tách riêng biệt Khi các chức năng này không thể tách biệt do qui mônhỏ, thì việc giám sát chi tiết các hoạt động có liên quan cần phải có như làmột hoạt động kiểm soát bù đắp Phân chia trách nhiệm là cũng là hoạt độngngăn ngừa và hạn chế gian lận vì cần phải có sự thông đồng với nhiều nhânviên khác mới có thể thực hiện hành vi gian lận

Một số ví dụ cụ thể của hoạt động phân nhiệm là:

- Người lập phiếu yêu cầu mua hàng thì không thể là người phê chuẩnviệc mua hàng

- Người phê chuẩn việc mua hàng thì không thể là người đối chiếu cácbáo cáo tài chính hàng tháng

- Người nhận thông tin và lên danh sách các phiếu thu đã nhận khôngđồng thời là người nhận tiền

- …

 Kiểm tra hệ thống thông tin

Yêu cầu đối với hệ thống kiểm soát nội bộ về hệ thống thông tin phụthuộc vào tính then chốt, bảo mật của thông tin và mức độ phức tạp của cácứng dụng có trên hệ thống Có hai loại kiểm soát cơ bản đối với hệ thôngthông tin: kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng của việc áp dụng hoạt kiểmsoát và có biện pháp điều chỉnh hợp lý

1.4.4 Thông tin và truyền thông

1.4.4.1 Thông tin

Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổitrong DN dưới hình thức và thời gian thích hợp sao cho nó giúp mọi ngườitrong DN thực hiện nhiệm vụ của mình

Một thông tin có thể dùng với nhiều mục tiêu khác nhau như lậpBCTC, xem xét việc tuân thủ pháp luật và các quy định hay được dùng đểđiều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của DN Do vậy, các thông tin dù cónguồn gốc từ bên trong hay bên ngoài DN, thông tin tài chính hay phi tàichính đều cần thiết cho ba mục tiêu của KSNB trong DN Chính vì vậy, cácthông tin phải được tiếp nhận và ghi chép trung thực, đầy đủ để DN có nhữngphản ứng kịp thời

Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều chiềuhướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dười lên trên và giữa các cấp với nhau.Ngoài ra cũng cần có sự trao đổi giữa DN với đối tượng bên ngoài DN: kháchhàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý, cổ đông…

Thông tin của DN có thể được xử lý trên máy tính, hay qua hệ thống thủcông hoặc kết hợp cả hai nhưng phải đảm bảo yêu cầu chất lượng thông tinTrong hệ thống thông tin thì hệ thống thông tin kế toán là một phân hệquan trọng gồm hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kếtoán quản trị để tổng hợp và ghi nhận tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh Hai

bộ phận này phần lớn sử dụng chung dữ liệu đầu vào nhưng sản phẩm đầu rakhác nhau.

Một hệ thống thông tin kế toán tốt là một hệ thống có đặc điểm sau:

 Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh

Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược

Tích hợp với hoạt động kinh doanh

Phối hợp hệ thống thông tin mới và cũ

Chất lượng thông tin phải hữu hiệu đối với NQL trong việc kiểm soát.Chất lượng thông tin hữu hiệu phải có thuộc tính: thích hợp, kịp thời, cậpnhật, chính xác, dễ truy cập

1.4.4.2 Truyền thông:

Là thuộc tính của hệ thống thông tin, nó thể hiện việc trao đổi và truyềnđạt các thông tin cần tới các bên có liên quan cả trong và ngoài DN

Mọi thành viên trong DN phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy

đủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ của các thành viênkhác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong DN Điều này

sẽ được thực hiện nhờ việc DN các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ DN

Hệ thống truyền thông gồm hai bộ phận: truyền thông bên trong vàtruyền thông bên ngoài

Truyền thông bên trong.

Các kênh thông tin từ trên xuống dưới hay từ dưới lên trên phải đượcthiết lập cho sự truyền thông báo của nhân viên lên cấp quản trị cao nhất vàngược lại cấp quản trị cao nhất phải phản hồi ý kiến của cấp dưới

Kênh truyền thông bên trong giúp mỗi nhân viên hiểu rõ công việc củamình cũng như ảnh hưởng của nó đến các cá nhân khác để từ đó có biện phápkhắc phục

Khi có bất kỳ sự cố nào xẩy ra mối quan tâm của NQL không chỉ là bảnthân – hậu quả của sự có đó mà còn là nguyên nhân dẫn đến sự cố đó Nhưvậy, những điểm yếu trong hệ thống kiểm soát được phát hiện và khắc phụcnhằm ngăn ngừa những tình huống tương tự xẩy ra

Đối với kênh thông tin truyền từ dưới lên trên cần có cả kênh thông tin

mở và sẵn sàng lắng nghe Cần phải làm cho nhân viên tin rằng NQL thực sựmuốn biết các vấn đề đang xẩy ra và sẽ giải quyết một cách có hiệu quả Đồngthời NQL cũng cần nhận thấy rằng họ nên tiếp nhận những thông tin do cấpdưới của mình cung cấp

Việc truyền thông trong DN phải phù hợp với thông tin Tuy nhiên trongmột số trường hợp cần phải có thêm kênh thông tin nhằm đảm bảo truyềnthông khi những kênh thông tin thông thường không có hiệu quả Đồng thờiNQL cũng nên đưa ra thông điệp ngắn gọn rõ ràng nhằm khuyến khích nhânviên báo cáo các nghi ngờ của họ về hành vi vi phạm, ngoài ra cũng nên đốiđãi riêng đối với những nhân viên cung cấp thông tin đúng

Mặt khác, Sự truyền thông giữa BGD và NQL cũng rất quan trọng NQL

là người cập nhật thông tin về tính hữu hiệu của hệ thống KSNB Do vậy,NQL cần thông tin cho BGD để BGD đưa ra các chỉ dẫn cần thiết và ngượclại BGD cũng phải thông tin cho NQL những thông tin mà họ cần

Truyền thông bên ngoài.

Thông tin từ các đối tượng bên ngoài DN cũng cần phải thu thập, xử lý,báo cáo cho các cấp thích hợp để giúp DN có các ứng xử kịp thời

Để việc truyền thông thuận lợi thì phương tiện truyền thông hay chính làcách thức truyền thông có vai trò quan trọng Cách truyền thông có ảnh hưởngmạnh mẽ đó chính là hành động của NQL với cấp dưới Vì vậy, nếu các NQL

có lời nói và việc làm không khách quan thì sẽ đưa ra một thông điệp mâuthuẫn và tiêu cực cho toàn bộ DN

Tại các DN xây dựng được văn hóa DN vững chắc, tính trung thực

và các giá trị đạo đức được đề cao thì việc truyền đạt thông tin sẽ rõ ràng hơn.Điều này có tác động tốt cho việc kiểm soát trong DN

1.4.5 Giám sát kiểm soát

1.4.5.1 Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thờigian Qua đó xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không, và cócần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không

Giám sát có vai trò quan trọng vì nó giúp KSNB duy trì được sự hữuhiệu trong các thời kỳ khác nhau Để đảm bảo hệ thống KSNB hoạt động hữuhiệu thì cần phải giám sát tất cả các hoạt động trong DN và đôi khi áp dụngcho cả đối tượng bên ngoài

Các hoạt động giám sát này bao gồm 2 hình thức là: giám sát thườngxuyên và giám sát định kỳ

 Giám sát thường xuyên:

Diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của DN, do NQL và các nhânviên thực hiện trong trách nhiệm của mình

Thường được lồng trong các thủ tục kiểm soát quan trọng ở từng bộphận của hệ thống KSNB

Bao gồm báo cáo hoạt động trong BCTC, thông tin từ đối tác bên ngoài

để làm rõ các thông tin bên trong, đối chiếu số liệu tài sản ghi chép với số liệuthực tế, bào cáo định kỳ của nhân viên về việc hoàn thảnh nhiệm vụ

 Giám sát định kỳ:

Giúp đánh giá tính hữu hiệu của việc giám sát thừơng xuyên

Thường được thực hiện đầu kỳ hay trong tình huống đặc biệt: có thayđổi NQL, thay đổi chiến lược kinh doanh, thay đổi về phương pháp xử lýthông tin tài chính, sát nhập, thay đổi đến hoạt động trong DN

Dựa vào sự xét đóan của NQL về: bản chất và mức độ của các thay đổi

về những rủi ro, năng lực và kinh nghiệm của người kiểm soát, kết quả củacác hoạt động giám sát thường xuyên

Giám sát thường xuyên thì hiệu quả hơn giám sát định kỳ Hoạt độnggiám sát thường xuyên càng hữu hiệu thì giám sát định kỳ càng giảm vàngược lại Để năng cao tính hữu hiệu của KSNB cần kết hợp cả hoạt độnggiám sát thường xuyên và giám sát định kỳ

1.5 Ưu điểm và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

1.5.1 Ưu điểm

Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp củng cố được nề nếpquản lý, khai thác và triển khai các sáng kiến nhằm nâng cao năng lực quản lýcủa doanh nghiệp Góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị và bảo đảm độ tin cậycủa các thông tin trong đơn vị, góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động sảnxuất kinh doanh thông qua việc ngăn chặn, phát hiện, sửa chữa các sai phạm

có thể có tồn tại trong doanh nghiệp

1.5.2 Nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ

Bên cạnh những ưu điểm trên hệ thống kiểm soát nội bộ không thểtránh khỏi những nhược điểm tồn tại cố hữu trong doanh nghiệp

Điều đầu tiên chúng ta phải nói đến đó là chi phí mà doanh nghiệp phảichi ra cho hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ Bởi vì hoạt động của hệthống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp chỉ nhằm mục tiêu quản lý chứ

không phải là mục tiêu sản xuất kinh doanh cho nên yêu cầu đặt ra là chi phícho kiểm soát nội bộ không vượt quá lợi ích mà hệ thống đó đem lại.

Tiếp đến, chúng ta biết rằng phần lớn công tác kiểm tra nội bộ thườngtác động đến những nghiệp vụ lặp đi lặp lại mà ít khi tác động đến nhữngnghiệp vụ bất thường cho nên khả năng không phát hiện ra các sai phạm ởnhững nghiệp vụ không thường xuyên là rất lớn

Bên cạnh đó đôi khi có những sai phạm xảy ra do chính các kiểm soátviên tức là do trình độ của các nhân viên kiểm soát còn non yếu hay là donhân viên kiểm soát cùng với các nhà quản lý cấp cao lợi dụng đặc quyền củamình

Cũng có khi là do doanh nghiệp không cập nhật được các thông tin bênngoài thường xuyên dẫn đến sự chậm trễ trong việc thay đổi các qui chế vềquản lý cho phù hợp với tình hình mới Chính diều đó làm cho hoạt động của

hệ thống kiểm soát nội bộ không phát huy được hiệu quả của mình

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH QUẢNG

CÁO VÀ TRUYỀN THÔNG ABC VIỆT NAM 2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ TRUYỀN THÔNG ABC VIỆT NAM

Tên giao dịch : ABC COMMUNICATIONS CO., LTD

Giấy phép kinh doanh : 0105942671 - ngày cấp: 13/07/2017

Ngày hoạt động : 12/07/2017

Điện thoại : 0944488881

Lĩnh vực : Quảng cáo và thiết kế

Chuyên ngành : Thiết kế thương hiệu

Tư vấn thương hiệu,cách đặt tên và slogan,thiết kế logo,thiết kế nhận

diện thương hiệu, thiết kế Brochure, Profile, biên soạn nội dung thương hiệu.

Thiết Kế Sự Kiện

Show truyền hình,sự kiện văn hóa, chính trị,kỷ niệm ngày thành lập,lễkhởi công, khánh thành,ra mắt sản phẩm mới,trang trí Noel – Tết,hội thảo,hội nghị khách hàng,các chương trình khuyến mãi

Dịch vụ truyền thông kỹ thuật số

Quảng cáo truyền hình, Phim giới thiệu

Quảng cáo Online, Chụp ảnh thương hiệu

Viral Marketing, Chuyển động đồ họa

- Từ năm 2017- năm 2014 : năm 2017 Công ty ABC ra đời ,chủ yếu cungcấp các dịch vụ quảng cáo đơn giản như : sản xuất biển hiệu ,biển quảngcáo,in ấn ,sản xuất quà tặng ,thiết kế logo,thiết kế nội thất

- Năm 2014 : Công ty bắt đầu cung cấp các dịch vụ quảng cáo( Marketting truyền thông tích hợp),kết hợp nhiều loại hình quảng cáo lại vớinhau: với các hoạt động truyền thông,Show truyền hình,sự kiện văn hóa,chính trị ,kỷ niệm ngày thảnh lập ,hay lễ khởi công

- Từ năm 2016 đến nay : Ngày càng phát triển công ty hơn nữa ,thànhlập nhà máy sản xuất chuyên cung cấp các biển quảng cáo ,cung cấp các vậtdụng phục vụ cho hoạt động của công ty.Từ đây ABC ,đã có đầy đủ điều kiện

để thực

hiện,cung cấp mọi chương trình quảng cáo ,truyền thông ,triển lãm thiết

bị chương trình theo các kế hoạch trọn gói mà ABC dành trọn gói chokhách hàng

Từ đây ta thấy được ngay từ khi mới thành lập cho đến nay ,Công tyABC có tất cả là 150 nhân viên,với ban quản lý ,ban giám đôc có nhiều kinhnghiệm và nhân viên có đầy đủ năng lực Đặc biệt hơn công ty ABC đã hếtsức coi trọng việc đào tạo ,bồi dưỡng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.Trong quá trình hoạt động của mình công ty đã tạo dựng được các mối quan

hệ và từng tham giá thiết kế ,quảng cáo và làm truyền thông cho các công tác lớn trong nước như :VIETTEL,TOYOTA,LG ,LIENVIETPOSTBANK,TITAFA ,VIETTUA

Công ty TNHH quảng cáo và truyền thông ABC Việt Nam hoạt độngkinh doanh theo đúng quy định cuả phap luật nhà nước.Đảm bảo hoạt độngkinh doanh có lãi để ổn đinh cuộc sống của các thành viên trong công ty vàcán bộ công nhân viên Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế để xấy dựng đấtnước Kinh doanh hiệu quả ,tích lũy ,và phát triển được nguồn vốn để ngàycàng mở rộng và nâng cao tầm hoạt động ,cung ứng và dịch vụ công ty ,gópphần đóng góp vào sự phát triển chúng của ngành ,thành phố và đất nướcCho đến nay công ty ,công ty đã tạo dựng được những thành công và đạtđược nhiều sự hài lòng của khách hàng Công ty đang dần đẩy mạnh hoatđộng và mong muốn mở rộng thị trường hơn nữa nhằm tăng doanh thu và taodựng thương hiệu

2.1.2 Đặc điểm tổ chức và hoạt động của công ty ABC

2.1.2.1 Đặc điểm bộ máy

Là đơn vị hạch toán độc lập,và có đầy đủ tư cách pháp nhân,quản lý theo

mô hình trực tuyến ,Ban giám đốc trực tiếp điều hành ,hội đồng quản trị trựctiếp dánh giá,giám sát

 Chức năng và nhiệm vụ :

- Hội đồng thành viên : bao gồm các thành viên ,là cơ quan có toànquyền và nhân danh công ty ,quyết định mọi vấn đề của công ty Thànhviên là tổ chức người chỉ định theo ủy quyền của hội đồng thành viên.Điều lệ công ty quy định cụ thể định kỳ họp hội đồng thành viên 1 lần

- Giam đốc công ty : là người điều hành các hoạt động hàng ngày củacông ty ,chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiệncác quyết định của mình Giam đốc thực hiện các yêu cầu của hội đồngthành viên : Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động công tyhàng ngày ; Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu

tư của công ty

- Phòng kế toán : chịu trách nhiệm tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kếtoán của toàn doanh nghiệp,tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý tàichính ,đồng thời cung cấp kịp thời ,đầy đủ chính xác thông tin về hoạtđộng tài chính cho các bộ phận giám sát quản lý và ra quyết định của

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

PHÒNG KẾ

TOÁN PHÒNG HÀNH CHÍNH

PHÒNG KINH DOANH PHÒNG

THIẾT KẾ

NHÀ MÁY SẢN XUẤT

GIÁM ĐỐC

nhà quản lý tất cả nguồn nhân viên của phòng kế toán đều được đàotạo từ các trường đại học thuộc khối kinh tế của Việt Nam ở Hà Nội,ngoài ra nguồn nhân lực của phòng kế toán đề được công ty đào tạothêm qua các quý, các năm cụ thể Những cuộc đào tạo thêm này đều

do công ty tự tổ chức và mời các chuyên gia, các thầy giỏi kế toán ởcác trường để về dạy thêm cho các nhân viên kế toán và các nhân viêncủa phòng khác trong công ty

- Phòng tổ chức hành chính : có chức năng tuyển dụng đào tạo ,bố trínhân sự trong công ty Tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý vàđiều hành trong hoạt động kinh doanh của công ty Phòng hành chínhtập hợp đội ngũ nhân viên năng động, kiên trì khéo léo, ngoại giao tốt,đồng thời nắm rõ các nghị quyết, thông tư có liên quan đến ngànhquảng cáo Công ty đã chứng tỏ tính chuyên nghiệp trong hoạt độngchuyên môn, tính chính xác và kịp thời về các thủ tục hành chính nhưxin giấy phép quảng cáo, tổ chức sự kiện, đăng ký bản quyền… đảmbảo cho chương trình hoạt động thuận lợi Phòng hành chính nỗ lực đểđảm bảo cho mọi hoạt động của công ty gắn với đời sống, luật pháp,công ty vẫn tự gọi vui là “người nâng cánh diều nghệ thuật quảng cáo

từ mặt đất”

- Phòng kinh doanh :Xác định kế hoạch ,và chiến lược ngắn hạn và dàihạn để mở rộng thị trường ,tìm kiếm thêm khách hàng Phối hợp vớigiám đốc để tìm ra khách hàng tiềm năng ,các chiến dịch quảng cáo vàtiếp thị Tiến hành nghiên cứu và tạo ra các sản phẩm dịch vụ mới sángtạo ,ấn tượng Giao kết các hợp đồng kinh tế ,xây dựng kế hoạch đầu

tư ,kế hoạch chi tiêu

- Phòng thiết kế: tập hợp đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, ham mêsáng tạo, đầu óc bùng nổ và đổi mới, tốt nghiệp từ các trường đại học

nổi tiếng : Mỹ thuật công nghiệp, Mỹ thuật Hà nội, Kiến trúc, Sân khấuđiện ảnh… Chúng tôi luôn nỗ lực hết mình để truyền tải trọn vẹnmong muốn của khách hàng trong sản phẩm, đem đến dịch vụ với chấtlượng hoàn hảo nhất

Cùng sự am hiểu sâu sắc về chuyên môn, công ty đã chứng tỏ đượcnăng lực trong việc thiết kế và thể hiện maquette của các dự án về hội chợ –triển lãm, sự kiện, quảng cáo, truyền thông Đồng thời công ty cũng nghiêmtúc thực hiện việc giám sát, kiểm tra quá trình thực hiện sản xuất tại nhà máy

và hiện trường Trong năm vừa qua, phòng thiết kế đã tham gia thành côngvào một số dự án lớn như : Honda Fun fair 2006 – 2007, Hội chợ Hàng việtnam chất lượng cao, Hội thi Sinh viên LXAT, Hội thi Nông dân LXAT 2006 –

2007, … và toàn bộ hệ thống biển TOYOYA trên toàn quốc Tạo nên phầnhồn cho nghệ thuật quảng cáo là phương châm của phòng thiết kế Công tyquan niệm “ Khi máy tính kết hợp với một cái đầu bùng nổ, sẽ làm nên sứcmạnh của đẳng cấp.” Công ty đang nỗ lực cố gắng hoàn thiện từ cá nhân đếntập thể, phấn đấu để phòng thiết kế trở thành một trong những phòng chủ lựctrong quá trình phát triển của công ty

- Nhà máy : được thành lập vào năm 2016, với mục đích chủ độngcung cấp cho khách hàng nhưng sản phẩm và dịch vụ tốt nhất, kịp thờinhất Cùng với sự phát triển liên tục cùa công ty, nhà máy đã có nhữngbước phát triển lớn mạnh và vững chắc .Với đội ngũ cán bộ dầy dạnkinh nghiệm, các tổ nhóm sản xuất đầy đủ năng lực, cùng đội ngũ côngnhân gắn bó lâu năm và lành nghề, và các trang thiêt bi máy móc và cácloại xe máy chuyên dùng , năng lực cung cấp cũng như đáp ứng củanhà máy đã được nâng lên một bước rõ rệt Sự chuyên nghiệp được thể

hiện trong từng khâu của sản xuất và cung cấp dịch vụ , luôn nhận được

sự tin tưởng của khách hàng

- Hiện nay, nhà máy đang cung ứng ra thị trường các sản phẩm chính sau :

 Panô tấm lớn ngoài trời

 Trang trí nội và ngoại thất

 Showroom trưng bày và giới thiệu sản phẩm

 Biển hiệu các loại trên mọi chất liệu

 Vật dụng quảng cáo, quà tặng

 Cung cấp các dịch vụ phục vụ hội nghị, hội thảo, khai trương,động thổ, tổ chức sự kiện, tổ chức biểu diễn trên toàn quốc

2.1.2.2 Tình hình sử dụng lao động tại Công ty trong 3 năm (2016-2018)

Bảng 2.1 - Tình hình lao động qua 3 năm 2016-2018

Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018

Tăng, giảm

II Phân theo giới tính

- Về số lượng

Qua bảng 1 cho ta thấy trong 3 năm từ 2016-2018 số lượng lao động cótăng lên Tổng số lao động năm 2016 là 120 người đến năm 2017 là 140người, tăng 13.64% tương ứng với 20 người Từ năm 2017 đến năm 2018tăng 10 người tương ứng tăng 12% Sự gia tăng này phù hợp với việc quy mô