Bài giảng quản trị học chương 4 nguyễn đại lương

Chương CHỨC NĂNG TỔ CHỨC NỘI DUNG Tổng quan chức tổ chức Xây dựng cấu tổ chức 2.1 Khái niệm 2.2 Các nguyên tắc tổ chức quản trị 2.3 Các yêu cầu thiết kế cấu tổ chức 2.4 Các giai đoạn hình thành cấu tổ chức 2.5 Các mơ hình cấu tổ chức Sự phân chia quyền lực 3.1 Khái niệm 3.2 Ủy quyền Tổng quan chức tổ chức  1.1 Khái niệm Tổ chức việc: + thành lập nên phận tổ chức để đảm nhận hoạt động cần thiết + xác lập mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm phận Nguyên tắc Thống huy Gắn liền với mục tiêu Hiệu Cân đối (quyền nghĩa vụ, công việc nhân lực…) Linh hoạt (đáp ứng môi trường thay đổi) Các vấn đề cụ thể: - Xác định phân chia cơng việc - Phân bổ cơng việc cho người/ nhóm người nào? - Ai chịu trách nhiệm kết nào? - Ai báo cáo cho ai? - Các định làm cấp nào, phận nào? … mặt tổ chức Tổ chức máy Tổ chức công việc Tổ chức nhân 1.2 Vai trò chức tổ chức  Đảm bảo mục tiêu kế hoạch triển khai vào thực tế  Tạo môi trường làm việc thích hợp cho cá nhân tập thể q trình thực nhiệm vụ chun mơn  Tác động tích cực đến việc sử dụng nguồn lực cách hiệu nhất Giảm thiểu sai sót lãng phí 1.3 Những vấn đề khoa học công tác tổ chức  1.3.1 Tầm hạn quản trị Là số lượng phận, nhân viên cấp mà nhà quản trị điều khiển tốt - Bộ máy tầng nấc trung gian máy tổ chức thấp tầm hạn quản trị rộng - Bộ máy nhiều tầng nấc trung gian máy tổ chức cao tầm hạn quản trị hẹp Các mơ hình cấu tổ chức 3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN SX (P/GIÁM ĐỐC) PHÂN XƯỞNG SX1 PHÂN XƯỞNG SX2 BỘ PHẬN KẾ TOÁN PHÂN XƯỞNG SX3 CÁC CỬA HÀNG BỘ PHẬN KD (P/GIÁM ĐỐC) CÁC KHO HÀNG CÁC ĐẠI LÝ 3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến Ưu điểm: -Tạo thống cao -Trách nhiệm rõ ràng Nhược điểm: -Địi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức tồn diện -Dễ dẫn đến kiểu quản lý gia trưởng =>không phát huy sáng tạo cá nhân Áp dụng: -Xí nghiệp quy mơ nhỏ,sản phẩm khơng phức tạp sản xuất liên tục -Giai đoạn đầu DN thành lập 3.4 Cơ cấu tổ chức ma trận: Ưu điểm: -Tổ chức linh động -Ít tốn kém, sử dụng nhân lực hiệu -Đáp ứng tình hình sản xuất biến động Nhược điểm: -Dễ xảy tranh chấp lãnh đạo phận -Đòi hỏi NQT phải người có ảnh hưởng lớn -Phạm vi sử dụng hạn chế địi hỏi trình độ định Áp dụng: -Trong tổ chức có quy mơ lớn mang tính đa ngành hay đa quốc gia 3.5 Cơ cấu tổ chức theo vùng miền địa lý: TỔNG GIÁM ĐỐC Giám đốc chi nhánh miền Nam Giám đốc chi nhánh miền Trung Giám đốc chi nhánh miền Bắc 3.5 Cơ cấu tổ chức theo vùng miền địa lý Ưu điểm: -Xác định lợi cạnh tranh vùng chiến lược -Tận dụng tính hiệu hoạt động địa phương -Giao trách nhiệm cho cấp thấp Nhược điểm: -Cần nhiều người công tác quản lý -Chi phí lớn -Địi hỏi cấu kiểm soát phức tạp Áp dụng: -Trong tổ chức có quy mơ lớn 3.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm Tổng giám đốc Dãy sản phẩm A Dãy sản phẩm B Dãy sản phẩm C 3.6 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm Ưu điểm: -Phát triển tốt sản phẩm -Dễ tạo tính cạnh tranh chi phí -Dễ xác định ưu cạnh tranh Nhược điểm: -Địi hỏi trình độ quản lý cao cho dãy sản phẩm -Chi phí lớn -Dễ dẫn đến tính cục bộ, khả hợp tác phận Áp dụng: -Trong tổ chức có quy mơ lớn, đa dạng sản phẩm Sự phân chia quyền lực  3.1 Khái niệm  Phân quyền: • Là xu hướng phân tán quyền định cấu tổ chức • Là sở việc ủy quyền • Khơng thể có phân quyền tuyệt đối  Quyền hạn sở cho phép phương tiện để tác động đến hành động & suy nghĩ người khác Sự phân chia quyền lực  3.2 Ủy quyền  Là giao nhiệm vụ cho trách nhiệm quyền hạn để thay mặt bạn thực công việc, tức thỏa thuận với người khác nhằm: • Trao cho họ trách nhiệm quyền hạn thay mặt bạn thực cơng việc • Phân bổ nguồn lực cần thiết cho người ủy quyền & người khác để họ thực cơng việc 3.2 Ủy quyền  Lợi ích nhà quản lý: • Đưa định sáng suốt • Tận dụng thời gian eo hẹp • Giảm áp lực cơng việc • Đào tạo nhà quản trị kế cận  Ủy quyền bảo đảm cho tổ chức vận hành ổn định góp phần đào tạo nhà quản trị cấp nhân viên để họ phát huy lực Quá trình ủy quyền Xác định kết mong muốn Giao nhiệm vụ Giao quyền hạn Kiểm tra theo dõi Nguyên tắc ủy quyền • Người ủy quyền phải có kỹ chuyên mơn, có chưa có kinh nghiệm, ham học hỏi, thăng tiến, có thời gian để làm cơng việc • Sự ủy quyền khơng làm thu nhỏ trách nhiệm người ủy quyền • Quyền lợi, nghĩa vụ người ủy quyền ủy quyền gắn chặt với • Nội dung, ranh giới nhiệm vụ phải xác định rõ • Ủy quyền phải tự giác, khơng áp đặt • Người ủy quyền phải nắm đầy đủ thơng tin • Ln có kiểm tra 3.2 Ủy quyền Sự hợp tác Nghệ thuật ủy quyền Sự sẵn sàng chia sẻ Chấp nhận thất bại người khác Sẵn sàng tin cậy cấp Lập & sử dụng kiểm tra rộng rãi 3.2 Ủy quyền  Những trở ngại : - Lo sợ cấp khơng hồn thành nhiệm vụ - Sợ cấp thực tốt vượt thăng tiến - Trở ngại mặt tổ chức: xác định không rõ ràng trách nhiệm & quyền hạn, không kiểm soát nhiệm vụ giao - Ngại tốn thời gian & công sức cho việc lập kế hoạch huấn luyện nhân viên 3.2 Ủy quyền  Biện pháp khắc phục • Phải trao cấp quyền tự hành động để hồn thành nhiệm vụ giao • Thực truyền thông cởi mở nhà quản trị với cấp Tóm tắt q trình ủy quyền Quyết định cơng việc ủy quyền Q trình ủy quyền hiệu Chuẩn bị ủy quyền Thực ủy quyền Lựa người để ủy quyền Thực ủy quyền Đặt mục tiêu Đánh giá Giám sát Lập kế hoạch Thực ... vấn đề khoa học công tác tổ chức  1.3.1 Tầm hạn quản trị Là số lượng phận, nhân viên cấp mà nhà quản trị điều khiển tốt - Bộ máy tầng nấc trung gian máy tổ chức thấp tầm hạn quản trị rộng -... nhà quản lý: • Đưa định sáng suốt • Tận dụng thời gian eo hẹp • Giảm áp lực cơng việc • Đào tạo nhà quản trị kế cận  Ủy quyền bảo đảm cho tổ chức vận hành ổn định góp phần đào tạo nhà quản trị. .. CÁC KHO HÀNG CÁC ĐẠI LÝ 3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến Ưu điểm: -Tạo thống cao -Trách nhiệm rõ ràng Nhược điểm: -Địi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện -Dễ dẫn đến kiểu quản lý gia trưởng