Qua quá trình thực tập tổng hợp, nghiên cứu và phân tích thực trạng tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà phát hiện những tồn tại của công ty, nhận thấynhững vấn đề nổi cộm nhất là c
Trang 1Nhận thức được tầm quan trọng và ảnh hưởng của công tác quản trị kho đối vớidoanh nghiệp, đồng thời sau quá trình thực tập tìm hiểu thực tế tại công ty CP Đầu tưThương mại Thanh Hà cùng những kiến thức đã học được ở trường em đã lựa chọn đề
tài: Giải pháp quản trị kho hàng của Công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà.
Đề tài tập trung nghiên cứu một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị kho như:việc lập kế hoạch, triển khai và đánh giá, kiểm soát hoạt động kho Trên cơ sở lý luận
đó em nghiên cứu thực trạng quản trị hoạt động kho tại Công ty CP Đầu tư Thươngmại Thanh Hà để chỉ ra những thành công, hạn chế và nguyên nhân của những hạnchế của quản trị kho và các hoạt động liên quan đến kho hàng hóa tại công ty Căn cứvào đó cùng với việc tìm hiểu tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, mục tiêu và xuhướng phát triển của công ty tới năm 2020 Từ đó, em đã đưa một số giải pháp nhằmnâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị kho của công ty CP Đầu tư Thương mạiThanh Hà
Trang 2Em xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến PGS.TS An Thị Thanh Nhàn, là
người trực tiếp hướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này, đồng thời cảm
ơn các thầy cô giáo trong khoa Markerting trường đại học Thương Mại đã tạo điềukiện để em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình
Xin chân thành cảm ơn công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà đã chấp nhậncho em được thực tập tại công ty
Xin cảm ơn các cô, các chú, các anh chị trong công ty đặc biệt là các anh chị ởphòng kinh doanh, bộ phận kho đã tận tình chỉ bảo và tạo điều kiện giúp đỡ em hoànthành tốt quá trình thực tập tại công ty
Mặc dù đã hết sức cố gắng, nỗ lực học tập, nghiên cứu, nhưng do hạn chế vềthời gian, kinh nghiệm, kiến thức thực tế nên bài khóa luận của em còn nhiều thiếu sót
Em rất mong nhận được sự chia sẻ, đóng góp ý kiến của quý thầy cô để khóa luận tốtnghiệp của em được hoàn thiện hơn
Em xin chân thành cảm ơn!
Trang 3MỤC LỤC
TÓM LƯỢC i
LỜI CẢM ƠN ii
MỤC LỤC iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ v
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT vi
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu 2
3 Mục đích nghiên cứu đề tài: 3
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3
5 Phương pháp nghiên cứu 3
5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 3
5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu 4
6 Kết cấu đề tài 5
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KHO HÀNG VÀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÁC CÔNG TY THƯƠNG MẠI 6
1.1 Kho hàng tại công ty thương mại 6
1.1.1 Khái niệm, vị trí và chức năng của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại 6
1.1.2 Đặc điểm hoạt động kho tại công ty thương mại 7
1.1.3 Các yêu cầu quản trị kho hàng tại công ty thương mại 8
1.2 Các nội dung cơ bản của quản trị kho hàng tại công ty thương mại 9
1.2.1 Lập kế hoạch mạng lưới nhà kho của công ty 9
1.2.2 Tổ chức, triển khai các hoạt động kho 10
1.2.3 Kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động kho 14
1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kho tại doanh nghiệp thương mại 15
1.3.1 Các yếu tố chủ quan 15
1.3.2 Các yếu tố khách quan 15
Trang 4CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO
TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI THANH HÀ 17
2.1 Giới thiệu khái quát và kết quả kinh doanh của công ty cổ phần đầu tư Thương mại Thanh Hà 17
2.1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty 17
2.1.2 Bộ máy quản lý nhân sự của công ty 18
2.1.3 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây 19
2.2 Phân tích thực trạng quản trị kho hàng tại công ty Thanh Hà 20
2.2.1 Xây dựng kế hoạch kho hàng 20
2.2.2 Tổ chức triển khai các nghiệp vụ kho 23
2.2.3 Kiểm tra và đánh giá các hoạt động kho 29
2.3 Kết luận về thực trạng 30
2.3.1 Những ưu điểm 30
2.3.2 Những hạn chế 30
CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI THANH HÀ 32
3.1 Xu hướng phát triển mạng lưới kho của các doanh nghiệp thương mại, chiến lược kinh doanh của công ty đến năm 2020 32
3.1.1 Xu hướng phát triển mạng lưới kho của các doanh nghiệp thương mại 32
3.1.2 Chiến lược phát triển của công ty đến năm 2020 32
3.2 Giải pháp hoàn thiện quản trị kho hàng tại công ty Thanh Hà 33
3.2.1 Xây dựng kế hoạch mạng lưới kho 33
3.2.2 Tổ chức và triển khai quá trình nghiệp vụ kho 35
3.2.3 Kiểm soát, đánh giá 37
KẾT LUẬN 41
TÀI LIỆU THAM KHẢO 42
Trang 5DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ
Hình 1.1: Vị trí của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại 6
Hình 1.2: Qúa trình nghiệp vụ kho 12
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy công ty Thanh Hà 18
Hình 2.2: Quy trình nghiệp vụ phát hàng của công ty 26
Bảng 2.1: Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Thanh Hà từ năm 2013-2015 19
Bảng 2.2: Kết quả kinh doanh một số sản phẩm chính của công ty giai đoạn 2013 – 2015 19 Bảng 2.3:Kết quả lượng hàng nhập và tồn kho của công ty giai đoạn 2013-2015 20
Bảng 2.4: Mô tả chung các kho của công ty Thanh Hà 21
Bảng 2.5: Các thiết bị kho tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà 22
Bảng 2.6: Tổ chức lao động trong kho của công ty Thanh Hà 23
Bảng 2.7: Cơ cấu nhân sự của bộ phận kho trong công ty Thanh Hà 24
Bảng 3.1: Hệ thống các chỉ tiêu đo lường hiệu quả nghiệp vụ kho tại công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà 38
Bảng 3.2: Quản lý chất lượng các quy trình 39
Trang 7PHẦN MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Trong quá trình tồn tại và phát triển của mọi tổ chức, logistics luôn là hoạt độngkhông thể thiếu Xã hội ngày càng phát triển, logistics ngày càng khẳng định rõ hơnvai trò quan trọng của mình Giờ đây trong quá trình hội nhập và toàn cầu hóa nềnkinh tế thế giới, cạnh tranh ngày càng khốc liệt để cạnh tranh thành công trong môitrường biến động như vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải tham gia công việc kinhdoanh của nhà cung cấp cung như khách hàng của họ bằng việc xây dựng riêng chomình một chuỗi cung ứng hoàn chỉnh Trong hệ thống các hoạt động logistics, nghiệp
vụ kho là những hoạt động logistics tiếp nối và hỗ trợ cho quá trình cung ứng và đặcbiệt là quá trình cung ứng hàng hóa cho khách hàng Do đó, nhiệp vụ kho chịu ảnhhưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa bán, quản trị dự trữ và quản trị mua hàng.Mặt khác, quản trị kho góp phần làm gia tăng dịch vụ khách hàng Việc quản lý tốtnghiệp vụ kho còn giúp giảm chi phí logistics cho doanh nghiệp Do vậy, ngày nay cácdoanh nghiệp đã quan tâm nhiều hơn đến công tác quản trị kho hàng Nghiên cứu vềquản trị kho là một vấn đề rất có ý nghĩa trong việc bổ sung kiến thức cho sinh viên
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều chưa đầu tư nhiều cho hệthống logistics của doanh nghiệp mình Bên cạnh đó, các công ty liên doanh với nướcngoài thì họ có nền tảng công nghệ cao nói chung và nền tảng về hoạt động logisticscủa doamh nghiệp nói riêng, họ đã giành sự quan tâm nhiều hơn đến hoạt độnglogstics của doanh nghiệp, nhưng vấn đề quản trị kho hàng hóa chưa được quan tâmđúng mực Để nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản lý kho hàng, đồng thời hỗ trợquá trình hoạt động sản xuất kinh doanh đạt kết quả cao, các doanh nghiệp nên quantâm đặc biệt đến công tác quản trị kho của doanh nghiệp mình
Qua quá trình thực tập tổng hợp, nghiên cứu và phân tích thực trạng tại công ty
CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà phát hiện những tồn tại của công ty, nhận thấynhững vấn đề nổi cộm nhất là công tác quản trị kho tại công ty còn nhiều hạn chế, ảnhhưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Là một doanh nghiệp chuyên cungcấp linh kiện trong phòng cháy chữa cháy, nên mật độ sư dụng nhà kho và dự trữ hànghóa trong kho lớn Vì vậy mà việc tổ chức các nghiệp vụ trong kho rất được doanh
Trang 8nghiệp chú ý Vấn đề cấp thiết đặt ra là cần có những giải pháp khắc phục những hạnchế trong công tác quản lý kho tại công ty Do đó, cần nghiên cứu, phân tích thựctrạng, tìm hiểu nguyên nhân để có những biện pháp khắc phục kịp thời, hợp lý.
Vì lý do đó em xin chọn đề tài: Giải pháp quản trị kho hàng của Công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà.
2 Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu
Quản trị kho hàng một cách toàn diện và hiệu quả vẫn còn là vấn đề lớn đối vớicác doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, đặc biệt với doanh nghiệp thương mại, khochiến vị trí vô cùng quan trọng trong hoạt động kinh doanh Trong quá trình học tập ởtrường, em đã có những nhận thức nhất định về việc quản trị kho hàng và tầm quantrọng của nó trong các công ty thương mại Trong một vài năm gần đây đã có một sốsinh viên của trường tìm hiểu và nghiên cứu vấn đề quản trị kho hàng
Chuyên đề tốt nghiệp với đề tài “Giải pháp quản trị kho hàng hóa của công
ty TNHH một thành viên Thương mại và dịch vụ Thiên Long Hoàn Cầu” của tác
giả Lê Thu Hoài, Khoa Kinh doanh thương mại, Đại học Thương Mại năm 2009
Chuyên đề “các giải pháp quản trị công tác kho của công ty CP xuất nhập khẩu HTC” của tác giả: Trần Hữu Huy, Khoa Kinh doanh thương mại, Đại học
Thương Mại năm 2010
Chuyên đề” Tăng cường hiệu lực hoạt động quản trị kho và vận chuyển sản phẩm bao bì tại công ty cổ phần in và bao bì Goldssun” của tác giả: Lê Thị Mai
Phương Khoa Marketing, Đại học Thương Mại năm 2011
Luận văn tốt nghiệp “Quản trị kho hàng tại công ty TNHH Korea- VietNam Kyung Seung” của tác giả Giáp Thị Toàn, Khoa kinh doanh thương mại, Đại học
Thương Mại năm 2014
Tất cả các chuyên đề trên đều đã đi vào tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của khohàng, các biện pháp khác nhau để có thể quản trị kho hàng một cách hiệu quả nhất Tuynhiên, chưa có một chuyên đề nào đưa ra được các biện pháp quản trị kho hàng một cáchtối ưu cho một công ty mang đặc thù là công ty thương mại Vẫn chưa có đề tài nàonghiên cứu đến kho hàng hóa của công ty CP Thương mại Thanh Hà Vì vậy với đề tài:
Giải pháp quản trị kho hàng của Công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà Sẽ là
cơ sở khoa học quan trọng trong việc quản trị kho hàng hóa tại công ty Thanh Hà
Trang 93 Mục đích nghiên cứu đề tài:
Xuât phát từ nhận thức về tầm quan trọng và tính cấp thiết về vấn đề quản trịkho hàng hóa đối với nền kinh tế nói chung và đối với doanh nghiệp nói riêng kết hợpvới việc nghiên cứu thực tế quá trình nghiệp vụ quản trị kho tại công ty CP Đầu tưThương mại Thanh Hà nhằm mục đích sau:
Thứ nhất: nghiên cứu những vấn đề lý luận về việc quản trị kho hàng hóa trongdoanh nghiệp
Quản trị kho hàng là một trong những nội dung quan trọng của các hoạt độnghậu cần Đối với đề tài về quản trị kho muốn đi sâu nghiên cứu về đề tài đó trước hếtphải nắm rõ những lý thuyết cơ bản trong công tác quản trị kho hàng hóa
Thứ hai: ứng dụng những lý thuyết về quản trị kho hàng hóa vào thực tế tại đơn vịđang thực tập Đi sâu nghiên cứu và làm rõ thực trạng công tác quản trị kho nhằm pháthiện ra những ưu điểm, những mặt còn hạn chế trong công tác quản trị kho hàng hóa
Thứ ba: sau khi tìm hiểu được thực trạng còn tồn tại và nguyên nhân gây nên,đưa ra những giải pháp nâng cao trình độ quản lý và khai thác hiệu quả hoạt động kho.Đây là mục tiêu then chốt của đề tài
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Để nghiên cứu việc quản trị kho hàng của công ty CP Đầu tư Thương mạiThanh Hà cần tập trung vào nghiên cứu những nghiệp vụ nhập hàng, xuất hàng trongkho, các công tác tổ chức nhân sự, bảo quản hàng hóa trong kho…
Phạm vi về không gian: nghiên cứu thực tiễn hoạt động quản trị kho hàng củacông ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà
Phạm vi về thời gian: Thu thập dữ liệu, kết quả liên quan đến hoạt động kinhdoanh và hoạt động kho trong 3 năm gần đây nhất từ năm 2013 đến 2015, đề xuất giảipháp nhằm nâng cao hoạt động quản trị kho hàng trong những năm tới
5 Phương pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Thu thập dữ liệu thứ cấp: Trong quá trình nghiên cứu tìm hiểu các tài liệu, sách,
các luận văn tốt nghiệp, các văn bản quy phạm pháp luật, các thông tin trên mạnginternet, các diễn đàn doanh nghiệp về các vấn đề liên quan đến công tác quản trị khohàng tại các công ty thương mại, các bài khóa luận tốt nghiệp của những người đi
Trang 10trước làm về hoạt động quản trị kho nói chung và về kho hàng của công ty CP Đầu tưThương mại Thanh Hà Các số liệu về doanh thu, lợi nhuận của công ty trong 3 nămgần đây Các tài liệu liên quan đến việc quản trị nhà kho của công ty.
Thu thập dữ liệu sơ cấp
Phương pháp phỏng vấn sâu: phương pháp này được dùng để phỏng vấn một
số cán bộ quản lý kho và các công nhân làm việc trong kho của công ty Nội dungphỏng vấn dựa trên bộ câu hỏi phỏng vấn với hệ thống các câu hỏi mở, nhằm tìm hiểu
về thực trạng hoạt động quản trị kho hàng tại công ty
Phương pháp quan sát: quan sát quá trình quản trị kho hàng tại Công ty CP Đầu
tư Thương mại Thanh Hà , như quá trình nhập, luân chuyển, vận chyển…Thời gianquan sát được thực hiện trong 2 giai đoạn: Giai đoạn 1 được thực hiện trong 2 tuầncuối thực tập làm báo cáo thực tập ( từ 18/1/2016 đến 29/1/2016), giai đoạn 2 đượcthực hiện trong 2 tuần ( từ 22/2/2016 đến 5/3/2016) Địa điểm quan sát: Tại 2 nhà khocủa công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà
5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Sau khi đã thu thập được những thông tin cần thiết phục vụ cho quá trìnhnghiên cứu đề tài, các dữ liệu được phân loại, đánh giá, tổng hợp theo từng đối tượng(công ty, khách hàng của công ty, thị trường) Qúa trình phân tích dữ liệu có sử dụngphương pháp phân tích định tính, phân tích định lượng và thống kê so sánh, biểu thịqua các số liệu, biểu đồ và hình vẽ
Phương pháp phân tích định tính: Dựa trên các thông tin thứ cấp và sơ cấp
cùng với việc quan sát tại công ty nhằm tạo ra lời giải đáp cho vấn đề nghiên cứu vềquản trị logistics Trong bài khóa luận có sử dụng phương pháp phân tích định tínhnhư dự báo xu hướng phát triển của thị trường , phân tích điểm mạnh, điểm yếu
Phương pháp so sánh: Sử dụng phương pháp này để tiến hành so sánh và đối
chiếu các chỉ tiêu về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty qua các năm hay sosánh doanh thu, khối lượng hàng…
Phương pháp phân tích tổng hợp: Phân tích những kết quả hoạt động sản xuất
kinh doanh trong các bảng báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh, kết quả phỏng vấn, kết hợp giữa lý luận và thực tiễn một cách khoa học Sau
đó, chọn lọc những thông tin một cách logic phù hợp với nội dung đề tài nghiên cứu
Trang 116 Kết cấu đề tài
Đề tài được trình bày với kết cấu gồm 3 chương
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về kho hàng và quản trị kho hàng tạicác công ty thương mại
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị kho tại công ty CP Đầu tưThương mại Thanh Hà
Chương 3: Giải pháp tăng cường quản trị kho hàng tại công ty CP Đầu tưThương mại Thanh Hà
Trang 12CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KHO HÀNG VÀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG TẠI CÁC CÔNG TY THƯƠNG MẠI
1.1 Kho hàng tại công ty thương mại
1.1.1 Khái niệm, vị trí và chức năng của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại
a, Khái niệm kho hàng
Là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bị hànghóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất và chi phíthấp nhất
Kho là một bộ phận của hệ thống logistics, thực hiện các chức năng tồn trữ bảoquản, nơi cất giữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm trong suốt quá trình chuchuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp cácthông tin về tình trạng, điều kiện lưu trữ và vị trí của hàng hóa được lưu trong kho
Kho hàng tại doanh nghiệp thương mại chủ yếu thực hiện chức năng dự trữ, bảoquản hàng hóa
b, Vị trí của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại.
Hình 1.1: Vị trí của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại
Trong chuỗi cung ứng kho có vị trí vô cùng quan trọng, là một mắt xích trong chuỗicung ứng, nó có nhiệm vụ duy trì và bảo quản hàng hóa về cả số lượng và chất lượng
Tại các doanh nghiệp thương mại kho hàng có vị trí quan trọng, là nơi thực hiệnchức năng nhiệm vụ chính của doanh nghiệp thương mại Là nơi tồn trữ hàng hóa đểđáp ứng nhu cầu thị trường, nó là cả đầu vào đồng thời cũng là đầu ra của các doanhnghiệp thương mại
Nhà cung ứng Công ty thương
Kho hàng
Trang 13c, Chức năng của kho hàng tại doanh nghiệp thương mại
Ngày nay, nhà kho không chỉ đơn giản là nơi lưu trữ hàng hóa mà còn được sửdụng như một nơi trung chuyển hàng hóa
Đối với các doanh nghiệp thương mại bán buôn, kho là diện tích kinh doanhchính để gom hàng, tồn trữ hàng hóa Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, kho có chứcnăng phân chia hàng hóa, hỗ trợ cho các hoạt động phân phối đến tay người tiêu dùng,
là một bộ phận nhất thể hóa của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần hoạch định công tác mua hàng với số lượng thích hợp và sửdụng nhà kho như một địa điểm đến để gom, ghép, tách đồng bộ, hoàn thiện hàng hóa
để phục vụ tốt nhu cầu của khách hàng trên cơ sở tiết kiệm chi phí vận tải và các dịch
vụ khác Kho bãi hiện đại thường có những chức năng sau:
Gom hàng: khi hàng hóa không đủ số lượng thì người gom hàng sẽ tập hợp,chỉnh đốn và sắp xếp hợp lý cho lô hàng lẻ thành những lô hàng đủ số lượng để sử dụngcách vận chuyển trọn gói container Khi hàng hóa được nhận tù nhiều nguồn hàng nhỏ,kho đóng vai trò là điểm tập kết thành những lô hàng lớn như vậy sẽ có điểm lợi thế vềquy mô khi vận chuyển tới cho các khách hàng bằng các phương tiện vận chuyển
Phối hợp hàng hóa: Để đáp ứng tốt đơn hàng gồm nhiều mặt hàng đa dạng củakhách hàng, kho bãi có nhiện vụ tách lô hàng lớn ra, phối hợp và ghép loại hàng hóakhác nhau thành một đơn hàng hoàn chỉnh, đảm bảo hàng hóa sẵn sàng cho quá trìnhbán hàng Cung cấp cho khách hàng những sản phẩm đồng bộ chứ không chỉ là nhữngsản phẩm đơn lẻ Sau đó từng đơn hàng sẽ được vận chuyển bằng các phương tiện nhỏtới khách hàng
Bảo đảm và lưu giữ hàng hóa: Đảm bảo hàng hóa nguyên vẹn về số lượng, chấtlượng trong suốt quá trình tác nghiệp, tận dụng tối đa diện tích và dung tích kho, chămsóc giữ gìn hàng hóa trong kho
1.1.2 Đặc điểm hoạt động kho tại công ty thương mại
a, Công ty thương mại
Công ty thương mại là doanh nghiệp được thành lập hợp pháp, nhằm mục đíchthực hiện các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực thương mại
Trang 14b, Vị trí của công ty thương mại trong chuỗi cung ứng
Công ty thương mại thuộc khâu phân phối trong chuỗi cung ứng Giúp kết nốigiữa người sản xuất và người tiêu dùng Đồng thời các công ty thương mại này là cánhtay nối dài của các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt trong các ngành sản xuất có quy
mô lớn
- Đẩy mạnh tốc độ chu chuyển của sản phẩm trong nền kinh tế quốc dân, tổchức tốt công tác thu mua, phân phối và giảm bớt các khâu trung gian, giảm chi phíkinh doanh để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh đặc biệt là chi phí lưu thông
- Đẩy mạnh các hoạt động tiếp tục quá trình sản xuất trong khâu lưu thông vàphát triển các hoạt động dịch vụ thương mại đó là các hoạt động phục vụ cho hoạtđộng mua bán, dự trữ, bảo quản nhằm đảm bảo thuận tiện cho khách hàng
Với vị trí và chức năng trên hoạt động kho là một trong những công việc quantrọng của công ty thương mại Là hoạt động chính yếu tại các doanh nghiệp thươngmại nói chung
c, Hoạt động kho của công ty thương mại
Đối với các doanh nghiệp lớn, có mạng lưới cửa hàng thì kho là một loạt những
hệ thống hỗ trợ gom hàng, bảo quản và dự trữ tại các địa điểm, diện tích kho sao chophù hợp để cung cấp cho các cửa hàng một cách thuận tiện, nhanh nhất và tiết kiệmchi phí nhất Với các doanh nghiệp bán lẻ lớn: hệ thống kho dự trữ sẽ nhiều hơn, đượcphân bố rải rác dựa trên hệ thống bán, diện tích kho không cần quá rộng so với cácdoanh nghiệp bán buôn
Các doanh nghiệp bán buôn, kho là bộ phận kinh doanh chính mang đầy đủ cácchức năng: gom, dự trữ và bảo quản hàng hóa Lượng kho có thể ít hơn các doanhnghiệp bán lẻ, nhưng diện tích kho lớn hơn, độ chuyên nghiệp trong quản lý kho cũngđòi hỏi cao hơn Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều hình thức bán như bán buôn quakho, bán buôn vận chuyển thẳng
1.1.3 Các yêu cầu quản trị kho hàng tại công ty thương mại
a, Khái niệm quản trị kho
Quản trị kho là quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát mạng lưới nhà kho và các quy trình nghiệp vụ kho nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng và mang lại những đóng góp lợi ích cho doanh nghiệp.
Trang 15b, Qúa trình quản trị kho
Gồm quá trình cơ bản:
B1: Lập kế hoạch hoạt động kho hàng
B2: Tổ chức triển khai các hoạt động kho
B3: Kiểm tra đánh giá kết quả hoạt động kho
c, Các yêu cầu trong quản trị kho hàng tại công ty thương mại
Đảm bảo tính liên tục của quá trình phân phối hàng hóa: nhu cầu tiêu dùng cóthể biến thiên theo mùa vụ và có những giao động khó lường Các nguồn cung cũngluôn có những diễn biến phức tạp trong khi hoạt động sản xuất cần được duy trì liêntục để đảm bảo chất lượng ổn định với chi phí hợp lý, do vậy lượng dữ trữ nhất địnhtrong kho giúp doanh nghiệp có thể đối phó được với những thay đổi bất thường củađiều kiện kinh doanh phòng ngừa rủi ro
Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối: Nhờ có kho nên có thể
chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối,nhờ đó giảm chi phí bình quân trên đơn vị
Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ: khách hàng của doanh nghiệp thông qua việc
đảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng và trạng thái lô hàng, góp phầngiao hàng đúng thời gian và địa điểm Hỗ trợ việc thực hiện quá trình“ logisticsngược” thông qua việc thu gom, xử lý, tái sử dụng bao bì, sản phẩm hỏng…
1.2 Các nội dung cơ bản của quản trị kho hàng tại công ty thương mại 1.2.1 Lập kế hoạch mạng lưới nhà kho của công ty
b, Vị trí kho
Chọn vị trí của kho như thế nào, gần thị trường/gần nguồn hàng, khoảng cách làbao nhiêu, có thuận tiện hay không thuận tiện cho việc luân chuyển hàng Có nên sử
Trang 16dụng kho có sẵn, xây mới hay đi thuê? Đó là các quyết định liên quan chặt chẽ vớinhau và phụ thuộc vào nhiều yếu tố:
Thị trường mục tiêu: quá trình phát trển thị trường của doanh nghiệp, tăngtrưởng quy mô và cơ cấu nhu cầu trên thị trường mục tiêu, nhu cầu về dịch vụlogistics của khách hàng
Nguồn hàng: Số lượng quy mô và cơ cấu nguồn hàng cung ứng cho thị trường Điều kiện giao thông vận tải: mạng lưới các con đường giao thông, hạ tầng cơ
sơ kĩ thuật của các điểm dừng đỗ; bến bãi, cảng, cước phí vận chuyển…
Phân bố mạng lưới kho: Với các công ty lớn có thị trường lớn, thị mạng lướikho sẽ nhiều hơn để đáp ứng nhu cầu Với các công ty kinh doanh về các sản phẩmnhanh hỏng như thực phẩm, mạng lưới kho cũng phải đáng lưu ý cho quá trình phân
bố đến tay khách hàng
c, Trang thiết bị công nghệ
Đây là yếu tố về công cụ và phương tiện lao động có liên quan đến yêu cầu vềđảm bảo hàng hóa, tổ chức lao động, thực hiện các tác nghiệp với hàng hóa trong kho vàphương tiện vận tải khi thực hiện việc giao nhận hàng hóa Đảm bảo trang thiết bị côngnghệ kho có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao năng suất lao động, tăng cường mức
độ cơ giới hóa, giảm thiểu hao hụt hàng hóa và đồng bộ với việc xây dựng các loại hìnhkho hiện đại, áp dụng công nghệ kho tiên tiến
d, Các phương án kho
Khi đưa hàng hóa vào trong kho sẽ có hai phương án, lưu kho dài ngày hoặc trungchuyển qua kho sau đó chuyển luôn Với phương án lưu kho, khi hàng hóa được tiếp nhậntại kho qua quá trình gom tách được sắp xếp vào kho thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kho,bảo quản dữ trữ trong kho Đối với phương án trung chuyển, hàng hóa được đưa về khotrong thời gian rất ngắn, đơn giản chỉ là nơi để hàng tạm thời không cần thực hiện đầy đủcác nghiệp vụ kho
1.2.2 Tổ chức, triển khai các hoạt động kho
a, Tổ chức hoạt động kho.
Các công ty thương mại có thể hoạt động một trong hai hình thức hoặc là sựkết hợp sử dụng giữa tự làm những nghiệp vụ kho hoặc đi thuê ngoài Ở đây ta chỉ đềcập đến hình thức thuê ngoài là thuê kho và đưa lực lượng lao động của công ty vào
Trang 17quản lý Do tùy thuộc vào loại hàng, loại hình công ty… các doanh nghiệp sẽ sử dụngđến các dịch vụ outsourcing Có thể thuê kho bãi và sử dụng nguồn nhân lực của công ty
để quản lý hay ngược lại Có thể dùng kho của công ty nhưng thuê nhân công và cácthiết bị bảo quản… hoặc cũng có thể thuê hoàn toàn theo mùa vụ, ngắn hạn, dài hạn
Đối với việc tự thực hiện các nghiệp vụ kho: các công ty thương mại sẽ làmđầy đủ các quá trình nghiệp vụ kho Còn với đi thuê, các doanh nghiệp sẽ phải trả tiềnthuê cho mặt bằng kho và vẫn thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ kho giống như bên khocủa mình
b, Cơ cấu tổ chức và lao động kho
Liên quan đến việc phân công các loại lao động trong kho theo chức tráchnhiệm vụ, gắn với quá trình hoạt động của kho, xây dựng nội qui-qui chế hoạt độngkho gắn với các đối tượng có liên quan ( nhân viên kho, các đối tượng giao dịch trongnội bộ và bên ngoài doanh nghiệp), xây dựng chế độ bảo quản theo lô hàng, xây dựngđịnh mức công tác, trong đó nhấn mạnh xây dựng và quản lý định mức hao hụt hànghóa theo các khâu của quy trình nghiệp vụ kho
Quản lý lao động trong kho
Tổ chức lao động trong kho là việc phân công, bố trí sử dụng công nhân kết hợp với tư liệu lao động để hoàn thành những công việc nhất định một cách hợp lý, tiết kiệm nhất về số lượng và thời gian lao động.
Bộ máy và lao động nhân sự vận hành trong kho bao gồm:
Thủ kho: Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ cơ sở vật chất, hàng hóa, lao độngtrong kho hàng và tổ chức tất cả các nghiệp vụ kho: tiếp nhận, giao hàng, sắp xếp bảoquản hàng hóa, ghi chép thẻ kho
Kế toán kho: Cùng với thủ kho thực hiện ghi chép các nghiệp vụ xuất nhậphàng hóa vào sổ kế toán, làm công tác hành chính tại kho
Công nhân làm việc trong kho: Chất xếp hàng hóa trong kho, vệ sinh kho…Công nhân vận chuyển bốc dỡ: chuyên làm công việc vận chuyển, xếp dỡ, đảohàng, xê dịch khi thay đổi chỗ dự trữ hoặc dồn hàng khi có nhập hoặc xuất
Bảo vệ kho: giữ an ninh kho
Trang 18c, Quá trình nghiệp vụ kho
Hình 1.2: Qúa trình nghiệp vụ kho
Trang 19giao nhận, vận chuyển hàng hóa trong việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lý hàng hóa theo các văn bản pháp lý quy định.
Các yêu cầu tiếp nhận hàng hóa ở kho:
Xác định trách nhiệm vật chất cụ thể giữa đơn vị cung ứng và người nhận hàng,kiểm tra việc thực hiện kế hoạch nhận hàng của doanh nghiệp, kiểm tra việc thực hiệnhợp đồng mua bán và vận chuyển giữa các bên, đảm bảo tiếp nhận kịp thời, nhanhchóng và chính xác Thực hiện tốt công tác tiếp nhận hàng hóa ở kho góp phần hạn chếtình trạng thiếu hụt mất mát, hàng kém chất lượng, tạo điều kiện giảm chi phí bảoquản, chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận
Nghiệp vụ bảo quản hàng hóa trong kho
Bảo quản hàng hóa là hệ thống các mặt công tác nhằm đảm bảo giữ gìn nguyên vẹn số lượng và chất lượng hàng hóa trong quá trình dự trữ, tận dụng đến mức cao nhất diện tích và dung tích kho, nhằm nâng cao năng suốt thiết bị và lao động kho.
Trong toàn bộ quá trình nghiệp vụ kho, bảo quản là công đoạn nghiệp vụ cơ bản
và phức tập nhất, quyết định chất lượng công tác kho Công đoạn nghiệp vụ này cóảnh hưởng rõ rệt đến chất lượng của công đoạn nghiệp vụ tiếp nhận và phát hàng, thựchiện mục tiêu của quá trình nghiệp vụ kho
Các yêu cầu của việc bảo quản hàng hóa trong kho của công ty: Phải giữ gìntốt số lượng và chất lượng hàng hóa bảo quản trong kho, phấn đấu giảm đến mức thấpnhất hao hụt hàng hóa trong kho Nâng cao năng suất các loại thiết bị và lao độngtrong kho Tạo điều kiện để thực hiện tốt quá trình nghiệp vụ kho
Qúa trình bảo quản hàng hóa trong kho gồm 3 mặt cơ bản: Phân bổ và chất xếphàng hóa ở kho, chăm sóc và giữ gìn hàng hóa bảo quản ở kho, quản trị định mức haohụt hàng hóa ở kho
Nghiệp vụ phát hàng
Phát hàng là công đoạn nghiệp vụ cuối cùng thể hiện chất lương của toàn bộ quá trình nghiệp vụ kho hàng hóa Những mục tiêu cơ bản của nghiệp vụ kho đều được thực hiện ở công đoạn nghiệp vụ này
Khi thực hiện nghiệp vụ phát hàng cần đảm bảo các yêu cầu sau: Xác định rõ tráchnhiệm vật chất cụ thể giữa các bộ phận công tác kế hoạch, chuẩn bị và giao hàng, Phải
Trang 20đảm bảo phát hàng kịp thời, nhanh chóng và chính xác cho khách hàng theo hợp đồng vàlệnh xuất kho; phải đảm bảo giảm những chi phí cho toàn bộ quá trình phát hàng.
Công đoạn nghiệp vụ phát hàng gồm 3 công tác chủ yếu sau: Xây dựng kếhoạch phát hàng, chuẩn bị phát hàng, tiến hành giao hàng
Nội dung nghiệp vụ phát hàng
Xây dựng nghiệp vụ phát hàng là quá trình dự tính các chỉ tiêu và các giải phápnghiệp vụ kĩ thuật nhằm thực hện tốt việc phát hàng đồng thời sử dụng tốt nhất lựclượng lao động và thiết bị kỹ thuật kho
Nghiệp vụ phát hàng cần thỏa mãn một số yêu cầu sau: Phải đảm bảo cung cấphàng hóa cho khách một cách cân đối, mặt khác, phải theo đúng hợp đồng, lệnh xuất kho
Căn cứ để lập kế hoạch nghiệp vụ phát hàng là: hợp đồng, đơn đặt hàng muabán và vận chuyển hàng hóa
d, Quản lý hệ thống thông tin giấy tờ chứng từ và quản lý lao động trong kho
Là việc liên quan đến các hóa đơn, chứng từ kho nhập hàng, xuất hàng của công
ty, đây là công việc phức tạp, cần tiến hành theo từng bước cụ thể, rõ ràng để tránh gâynhầm lẫn gây thiệt hại cho công ty
Đây là một công việc vô cùng quan trọng và phức tạp, vì vậy cần đảm bảo cácyêu cầu sau: Các giấy tờ, chức từ liên quan đến hoạt động nhập xuất kho cần được cấtgiữ cẩn thận, tránh mất mát thất lạc Cần có hệ thống máy tính và các phần mềmchuyên biệt để quản trị kho một cách hiệu quả
1.2.3 Kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động kho
Kiểm tra hoạt động kho là việc đi thực tế quan sát, xem xét, phân tích các hoạtđộng liên quan đến kho hàng hóa như hoạt động quản trị dữ trữ trong kho, các hoạtđộng trong kho: nghiệp vụ tiếp nhận hàng hóa, nghiệp vụ bảo quản hàng hóa và nghiệp
vụ phát hàng
Đánh giá các hoạt động kho là việc dựa vào một số chỉ tiêu có sẵn để so sánh,đối chiếu kết quả thực tế của công ty so với các chỉ tiêu có sẵn của công ty hoặc củangành Sử dụng các phương pháp đánh giá như so sánh, theo dõi… Các kết quả đạtđược: số lượng hàng hóa, dung tích chứa được hàng, doanh thu, lượng hàng tồn kho.Những đánh giá này chủ yếu dựa vào so sánh với những thỏa mãn của khách hàng, sođối thủ cạnh tranh chính Và so với những mục tiêu bên trong doanh nghiệp
Trang 21Hoạt động kho có hoàn thiện và hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào côngtác kiểm tra và đánh giá này Do đó công ty cần tiến hành một cách nghiêm túc vàthống nhất.
1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kho tại doanh nghiệp thương mại
1.3.1 Các yếu tố chủ quan
Nguồn lực nội tại bao gồm nguồn lực tài chính, nguồn lực nhân sự, cơ sở vậtchất của công ty Nếu các doanh nghiệp có các nguồn lực này tốt sẽ dẫn đến kết quảtốt cho hoạt động kho và ngược lại
Điều kiện cơ sở vật chất như nhà kho, thiết bị bảo quản, hệ thống thông tin quản
lý ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa Đối với các doanh nghiệp thương mạikho chiếm vai trò chính yếu trong đầu tư trang thiết bị, tuy nhiên không phải công tythương mại nào cũng có sự quan tâm đúng mực cho vấn đề này
Trình độ quản lý của công ty với đội ngũ nhân sự và điều hành các hoạt động.Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kho.Một doanh nghiệp luôn năng động và bắt kịp xu hướng, thái độ quản lý tốt mọi nguồnlực thì công ty chắc chắn sẽ có những hiệu quả cao Nếu trình độ của công nhân viêncao, có trang bị kiến thức đầy đủ sẽ có những cách làm mới hiệu quả hơn, nhanh vàtiết kiệm chi phí hơn Và ngược lại nếu trình độ công nhân thấp, thao tác chậm chạp,các nghiệp vụ thực hiện không tốt khó có thể thực hiện tốt
1.3.2 Các yếu tố khách quan
Vị trí phân bổ nguồn cung ứng, khoảng cách giữa nhận hàng và giao hàng lànhững vấn đề khó có thể kiểm soát vì doanh nghiệp không biết trước được vị trí màmình sẽ cung ứng cho khách hàng do đó thời gian và nguồn hàng, nguồn lực hoạt độngtrong sẽ phải thay đổi khác nhau
Yếu tố của môi trường như thời tiết, mưa bão… sẽ ảnh hưởng lớn đến kết quảcủa hoạt động kho tại công ty Do đây là các yếu tố mà con người không thể can thiệpđược nên chỉ có thể phòng chống nó, giảm thiệt hại
Đối thủ cạnh tranh tác động tương đối lớn đến hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp Các chiến lược kho của đối thủ là điều mỗi doanh nghiệp nên học hỏi để đưa
ra các biện pháp đối phó kịp thời cũng như phát triển doanh nghiệp Chẳng hạn nhưlưu kho nhanh hơn, kế hoạch kho linh hoạt hơn giữa các mặt hàng
Trang 22Tính chất mặt hàng, ví dụ như hàng nông sản là loại hàng mau hỏng, dễ biếnđổi chất lượng còn hàng máy móc, thiết bị lại thường cồng kềnh, khối lượng và kích
cỡ lớn,… Chính những đặc điểm riêng này của hàng hoá sẽ quy định cách bao gói, xếp
dỡ, chằng buộc hàng hoá sao cho đúng quy cách, phù hợp với từng loại hàng để nhằmđảm bảo chất lượng của hàng hoá trong quá trình giao nhận và chuyên chở hàng hoá…
Trang 23CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ KHO
TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI THANH HÀ
2.1 Giới thiệu khái quát và kết quả kinh doanh của công ty cổ phần đầu tư Thương mại Thanh Hà
2.1.1 Sự hình thành và phát triển của công ty.
Công ty CP Đầu tư thương mại Thanh Hà được thành lập và hoạt động từ ngày12-04-2013, giấy phép kinh doanh số 0106152108 được cấp bởi Sở kế hoạch đầu tư
Hà Nội Địa chỉ của công ty ở Cụm 6, thôn Đại Phùng, Xã Đan Phượng, Huyện ĐanPhượng, Hà Nội Văn phòng giao dịch cũng là nơi khách hàng thường xuyên liên lạcnằm ở số 70 Ngõ 61 Đường Phùng Chí Kiên, Phường Nghĩa Đô, Quận Cầu Giấy, TP
Hà Nội, số điện thoại 0466577772, email: thanhhavn.jsc@gmail.com.y
Mặc dù mới được thành lập nhưng công ty đã có chỗ vững trên thị trường HàNội nhanh chóng do sự nắm bắt thị trường một cách nhanh nhạy và chính xác của banlãnh đạo công ty Đến năm 2015 Công ty đã mở rộng thị trường của mình trên thịtrường miền bắc và mở rộng đến thị trường miền trung Uy tín cũng như tên tuổi củacông ty ngày càng được nhiều người biết đến
Với quan điểm kinh doanh: Cung cấp những sản phẩm tốt với giá cả cạnh tranh
nhất đi kèm với dịch vụ hoàn hảo Thanh Hà JSC luôn tâm niệm làm hài lòng cho mọi
khách hàng Cùng với đó là các triết lý kinh doanh: Liên tục đổi mới, sáng tạo và luônquan tâm lắng nghe ý kiến của khách hàng Chân thành với đồng nghiệp, cùng nhaugăn bó, góp sức xây dựng mái nhà chung Thanh Hà JSC Công ty luôn cố gắng đổimới mình nhằm thỏa mãn tốt nhất nhu cầu khách hàng với những Định hướng phát
triển của công ty: Tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân viên có trình độ cao, nhiều kinh
nghiệm và luôn tâm huyết với công việc Định hướng phát triển con người là yếu tốthen chốt Đầu tư nhanh không ngừng phát triển mạnh và bền vững trở thành một trongnhững công ty cung cấp thiết bị phòng cháy chữa cháy chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam
Ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty.
Thanh Hà JSC là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực kinh doanh,xuất nhập khẩu linh kiện và thiết bị đường ống: cút thép, bích thép, tê, côn van, ốngthép ,cung cấp sản phẩm cơ khí phục vụ cho lắp đặt thiết bị phòng cháy chữa cháycho các công trình xây dựng
Trang 242.1.2 Bộ máy quản lý nhân sự của công ty.
Công ty CP đầu tư Thương mại Thanh Hà thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ với
bộ máy tổ chức gọn nhẹ
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy công ty Thanh Hà
(Nguồn: Phòng nhân sự công ty CP Đầu tư Thương mại Thanh Hà)
Ưu điểm cơ cấu tổ chức của công ty:
Gọn nhẹ, ít tốn kém, sử dụng nhân lực hiệu quả, phù hợp với yêu cầu và nhiệm
vụ đề ra tạo lập năng lực và chất lượng hoạt động thúc đẩy kinh doanh phát triển, tiếtkiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế
Hạn chế: Đòi hỏi nhà quả trị phải có sự ảnh hưởng lớn, có kiến thức toàn diện.
Một bộ phận thực hiện quá nhiều chức năng, không phát huy được khả năng chuyênmôn hóa
Trong đó, ban lãnh đạo có ông Lưu Văn Biên là Chủ Tịch Hội Đồng Thành Viênkiêm Giám Đốc Công Ty, bà Bùi Thị Thanh Huyền đang giữ chức vụ Phó Giám Đốc
Đứng đầu bộ phận tài chính kế toán là một kế toán trưởng lãnh đạo thực hiệncác chức năng về chế độ tài chính, kế toán do nhà nước và các cơ quan có chức năngquy định Xử lí các nghiệp vụ kế toán trong quá trình kinh doanh, quản lí vốn, thamgia xác định giá, quản lí các nguồn thu thuộc phòng kinh doanh phản ánh tìnhhình sử dụng tài sản và nguồn vốn, lập ngân sách và xác định nhu cầu vốn kinh doanhcủa công ty, cũng như xây dựng các kế hoạch sử dụng vốn và huy động vốn cho hoạtđộng kinh doanh