luận văn hệ thống thông tin kinh tế phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần vật tƣ thiết bị xây dựng việt nam

LỜI CÁM ƠN Với vốn kiến thức tích lũy được trong thời gian học tập trong trường Đại HọcThương Mại , dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiếnthức thực tế thu

LỜI CÁM ƠN

Với vốn kiến thức tích lũy được trong thời gian học tập trong trường Đại HọcThương Mại , dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiếnthức thực tế thu được qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần vật tư thiết bị xây

dựng Việt Nam , em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài :”Phân tích thiết

kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam”.

Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn đến nhà trường , các thầy cô trong khoa Hệ

thống thông tin kinh tế và thương mại điện tử đã giảng dạy và truyền đạt cho emnhững kiến thức bổ ích trong bốn năm học qua

Em xin chân thành cảm ơn giảng viên – PGS.TS.Đàm Gia Mạnh thuộc bộ mônCông nghệ thông tin , khoa Hệ thống thông tin kinh tế và thương mại điện tử đã hướngdẫn , chỉ bảo nhiệt tình , giúp đỡ em trong suốt qua trình thực tập và làm khóa luận tốtnghiệp

Bên cạnh đó , em cũng xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị trong Công ty CP Vật

Tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam đã giúp đỡ em trong việc thu thập số liệu , nắm bắtcác thông tin về quá trình hoạt động kinh doanh cũng như tình hình ứng dụng côngnghệ thông tin trong Công ty

Do năng lực của bản thân em còn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót trongviệc hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp Em rất mong nhận được sự nhận xét, góp ýcủa quý thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Nguyễn Thị Phúc

MỤC LỤC

LỜI CÁM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iv

DANH MỤC BẢNG BIỂU v

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ vi

PHẦN 1 : MỞ ĐẦU 1

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài 2

1.3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

1.5 Phương pháp nghiên cứu 4

1.6 Kết cấu khóa luận 6

PHẦN 2: NỘI DỤNG CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CP VẬT TƯ THIẾT BỊ

XÂY DỰNG VIỆT NAM 7

1.1 Một số khái niệm cơ bản 7

1.2 Cơ sở lý luận về vấn đề nghiên cứu 7

1.2.1 Các bộ phận cấu thành HTTT 7

1.2.2 Chức năng của HTTT trong tổ chức 9

1.2.3 Các giai đoạn phân tích thiết kế HTTT 9

1.2.4 Xây dựng HTTT hướng chức năng 11

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CP VẬT TƯ THIẾT BỊ XÂY DỰNG VIỆT NAM .20

2.1 Tổng quan về Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam 20

2.1.1 Giới thiệu về doanh nghiệp 20

2.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây 23

2.2 Phân tích đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam 23

2.2.1 Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam 23

2.2.2 Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty CP Vật tư Thiết bị

Xây dựng Việt Nam 25

3.1 Bài toán 27

3.1.1 Phát biểu bài toán 27

3.1.2 Các yêu cầu của hệ thống 28

3.1.3 Các nhóm chức năng của hệ thống 29

3.2 Phân tích hệ thống 30

3.2.1 Phân tích chức năng 30

3.2.2 Phân tích dữ liệu 32

3.3 Thiết kế hệ thống 34

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 34

3.3.2 Thiết kế giao diện 38

3.4 Một số kiến nghị 42

KẾT LUẬN 44

TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Cơ cấu nhân sự chính thức tại Công ty CP Vật tư Thiết bị

Xây dựng Việt Nam năm 2015

21

Bảng 2.2 Kết quả hoạt động của công ty CP vật tư thiết bị xây dựng

Việt Nam giai đoạn 2013 – 2015 (Đơn vị: VNĐ)

23

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Tên sơ đồ,

hình vẽ

Hình 1.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT

Hình 1.2 Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Vật Tư

Thiết Bị Xây Dựng Việt Nam

Hình 3.1 Sơ đồ phân câp chức năng

Hình 3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Hình 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của hệ thống

Hình 3.4 Mô hình thực thể liên kết

Hình 3.5 Lược đồ quan hệ các thực thể

Hình 3.6 Mô hình quan hệ

Hình 3.7 Giao diện Menu chính

Hình 3.8 Giao diện Quản lý nhân viên

Hình 3.9 Giao diện Quản lý chấm công

Hình 3.10 Giao diện Tính lương nhân viên

Hình 3.11 Giao diện Tra cứu nhân viên

Hình 3.12 Giao diện Trợ giúp

PHẦN 1 : MỞ ĐẦU

1.1 Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu

Hiện nay công nghệ thông tin đang có những bước phát triển mạnh mẽ trong mọilĩnh vực hoạt động trên toàn thế giới Công nghệ thông tin được ứng dụng nhiều trongcác ngành nghề, các lĩnh vực khác nhau của xã hội như kinh tế, an ninh quốc phòng,chính trị Với việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho công việc quản lý được dễdàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm thời gian và sức lao động của conngười; thông tin được thu thập, xử lý, phổ biến, một cách nhanh chóng, chính xác và

có hiệu quả đang dần thay thế cho các phương pháp thủ công kém hiệu quả

Việc phát triển hệ thống thông tin cung cấp cho các thành viên trong tổ chứcnhững công cụ quản lý tốt nhất Việc quản lý, điều hành và phát triển một tổ chức kinh

tế trong đó có doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ

từ cấp lãnh đạo đến từng nhân viên, từ các phòng ban đến các bộ phận của tổ chứckinh tế đó Để thực hiện được yêu cầu đó, chúng ta không thể sử dụng phương thứcquản lý thủ công trên giấy tờ như trước đây nữa vì làm như vậy có nghĩa là chúng tađang tự đào thải mình ra khỏi guồng máy công nghiệp của thời đại Do đó, việc ápdụng tin học vào trong quản lý là điều cần thiết và thích hợp với xu hướng chung củathời đại

Với sự trợ giúp của các phần mềm thích hợp, việc quản lý điều hành và phát triểncủa các tổ chức kinh tế, trong đó có Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam sẽtrở nên dễ dàng hơn Hiện tại Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam gặp phảimột số vấn đề khó khăn: khi có sự thay đổi về hợp đồng ký được, cấp bậc, khenthưởng, kỷ luật, chức danh thì nhân viên phải qua từng bước tìm từng người để bổsung sửa đổi cho phù hợp với thực tế, sau đó lại phải lưu vào hồ sơ, vì vậy số lượng hồ

sơ ngày một tăng, người quản lý hồ sơ cũng phải tăng theo dẫn đến quản lý nhân viêncũng gặp nhiều khó khăn; hay khi lấy ra một hồ sơ cán bộ nhân viên do cấp trên yêucầu thì việc tìm kiếm gặp nhiều khó khăn tốn nhiều công sức thời gian; đặc biệt là phảikết xuất ra được các báo cáo như báo cáo lương, báo cáo theo hồ sơ nhân viên, cungcấp cho quá trình quản lý nhân sự Các vấn đề trên không những gây nhiều trở ngại,ách tắc cho công việc mà còn có thể xảy ra sai sót nhầm lẫn.Vì vậy, yêu cầu đặt ra làlàm thế nào để có thể lưu trữ, cập nhật, tìm kiếm hồ sơ và lương của nhân viên một

cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viên trong công ty có thể yên tâm và thoải mái làmviệc đạt kết quả cao.

Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam còn có nhiều thiếu sót trong việckiểm soát cũng như nắm bắt nhân viên, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ vàchưa thống nhất, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự Thực tế hiệnnay việc quản lý nhân sự tại công ty chỉ được xây dựng và quản lý trên Excel gây khókhăn rất nhiều cho cán bộ quản lý nhân sự Vì vậy, việc xây dựng hệ thống quản lýnhân sự để nâng cao vấn đề nắm bắt con người, tổ chức, nhân viên của công ty là cần

thiết Xuất phát từ nhu cầu đó, em quyết định lựa chọn để tài: "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam" Đề tài nhằm mục đích đi sâu tìm hiểu quá trình quản lý nhân sự, cũng như

phân tích những mặt mạnh và điểm yếu còn tồn tại để khắc phục, bổ sung, giúp nâng

cao hiệu quả quản lý và khai thác tối ưu nguồn nhân lực của công ty

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài

Một số công trình nghiên cứu liên quan đến phân tích thiết kế hệ thống thôngtin(HTTT) quản lý nhân sự:

- Một số đồ án, chuyên đề về phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự

Luận văn tốt nghiệp của Phạm Thị Thu Huyền, lớp Tin 45A, Khoa Tin học kinh

tế, Đại học Kinh tế quốc dân, 2008, với đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST” Đề tài đã đưa ra một số

lý luận về HTTT, cơ sở dữ liệu của HTTT và trình tự phân tích HTTT Từ đó tiến hànhphân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm quản lý doanhnghiệp FAST

Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Thị Loan, lớp Tin 46A, Khoa Tin học kinh tế,

Đại học Kinh tế quốc dân, 2009, với đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân

sự tại Công ty cổ phần Goldstar Việt Nam” Đề tài đã nêu khái quát về tổ chức hoạt

động trong Công ty từ đó đưa ra mục tiêu của đề tài

Luận văn tốt nghiệp với đề tài “Thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại mỏ than Cọc Sáu” của Vũ Anh Quyết - lớp Tin 44C - Khoa Quản trị hệ thống thông tin kinh tế,

Đại học Kinh tế quốc dân Luận văn đã làm rõ một số lý thuyết về phương pháp pháttriển hệ thống thông tin quản lý và quy trình phân tích thiết kế hệ thống hướng cấu

trúc Luận văn cũng đã hoàn thành các bước phân tích thiết hệ thống thông tin và xâydựng được mã chương trình.

Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân

sự tại công ty TNHH Hưng Long” của Nguyễn Hoàng Đức, K55–Khoa Máy tính,

Trường Đại học Bách Khoa TP Hồ Chí Minh Luận văn có ưu điểm là thiết kế đượcgiao diện thân thiện, dễ sử dụng, gần gũi với hệ thống cũ, lưu trữ hoàn toàn dữ liệu,đưa ra dữ liệu được xử lý chính xác và đáp ứng được phần nào của hệ thống thực tế.Tuy nhiên còn tồn tại nhược điểm là CSDL hệ thống được xây dựng trên cơ sở một hệthống thông tin mạng, bước đầu chỉ mới xây dựng trên máy cục bộ và các chức năngđầy đủ để quản lý một hệ thống là chưa hoàn chỉnh

Khóa luận với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH TBA Việt Nam” của Hoàng Thế Quyền, K52 – Khoa Công nghệ thông

tin, Đại học Vinh Nội dung của đề tài đã khái quát được các chức năng cơ bản cho côngviệc quản lý nhân sự như chấm công, quản lý hồ sơ nhân viên,… và phân tích thiết kế hệthống thông tin quản lý theo phương pháp hướng cấu trúc Nhưng còn hạn chế là tác giảchưa phân tích thiết kế chức năng quản lý công việc của nhân viên, một số các chứcnăng chưa thực sự hiệu quả như tính lương và một số chức năng dư thừa khác

Tuy nhiên các đề tài còn tồn tại một số vấn đề như sau: Chưa nêu bật được tầmquan trọng ý nghĩa của đề tài, phân tích đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công tycòn chung chung chưa cụ thể để làm rõ ưu điểm và nhược điểm của công tác quản lýnhân sự tại Công ty Do đó, các đề tài thiếu tính thực tiễn chưa đáp ứng được nhu cầucủa các nhà quản lý trong quản lý nhân sự

1.3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

1.3.1 Mục tiêu nghiên cứu

Thứ nhất, hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về HTTT trong doanh nghiệpnhư: khái niệm, thành phần, các HTTT phổ biến trong doanh nghiệp…

Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý nhân sự nói chung, củaCông ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam nói riêng

Thứ ba, trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại công ty, từ

đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp có thể áp dụng, tiến hành phân tích thiết kế HTTTquản lý khách nhân sự và cài đặt trên hệ quản trị CSDL cụ thể nhằm hòa thiện HTTT

quản lý nhân sự cho phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý dự án,đem lại hiệu quả trong công việc.

1.3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhiệm vụ của nghiên cứu đề tài là :

- Thứ nhất, hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về hệ thống thông tin và phântích hệ thống thông tin hướng chức năng : khái niệm, các bộ phận cấu thành HTTT,các giai đoạn phân tích thiết kế HTTT hướng chức năng Những lợi ích cũng như vaitrò của mô hình mang lại cho doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh, cạnh tranh thịtrường

- Thứ hai, đánh giá thực trạng ứng dụng hệ thống thông tin, khả năng ứng dụngphầm mềm quản lý nhân sự của Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam

- Thứ ba, đề xuất các phần mềm quản lý nhân sự phù hợp nhất giúp các hoạtđộng kinh doanh của doanh nghiệp nhanh gọn và chính xác hơn

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu

lý nhân sự của công ty

Về thời gian: Trong khoảng thời gian thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp

1.5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập dữ liệu

Thu thập thông tin(TT) là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống.Mục tiêu của công đoạn này đó là có được các TT liên quan đến mục tiêu đã đề ra với

độ tin cậy và chính xác cao Phương pháp thu thập TT trong giai đoạn này bao gồm: Phương pháp thu thập qua phiếu điều tra

Phương pháp phỏng vấn

Phương pháp quan sát hệ thống

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu

Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài

Chương trình quản lý nhân sự hiện tại của công ty là do lập trình bằng ngôn ngữFoxpro cho nên khả năng bảo mật thông tin kém Do đó với đề tài này em đã quyếtđịnh sử dụng ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Basic 6.0 kết hợp với hệ quản trị cơ

sở dữ liệu Access 2000

- Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000 giúp ta có thể tạo ra và duy trì cácbảng dữ liệu gọi là các Table Nhờ Access ta còn có thể tổ chức cơ sở dữ liệu gồm rấtnhiều bảng khác nhau, đồng thời tạo ra mối liên kết giữa các bảng thông qua thuộc tínhkhoá ngoại lai, từ đó có thể trích rút hoặc thao tác trên cơ sở dữ liệu một cách chínhxác, đây chính là mô hình hệ thống quản trị dữ liệu quan hệ Một nhóm các Table cóliên quan với nhau được quản lý bởi một Database

- Sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic để thiết kế các form và viết phần mã lệnh.Khi lập trình qua Visual Basic có thể thấy ngay qua từng thao tác và giao diệnkhi chương trình thực hiện Đồng thời Visual Basic còn cho phép ta chỉnh sửa 1 cáchnhanh chóng, đơn giản về kích thước màu sắc, hình dáng của các đối tượng có trongứng dụng cũng như thiết kế dữ liệu cho ứng dụng đó

- Ngoài ra, chương trình con sử dụng phần mềm Tiếng Việt trong khi tạo các mãchương trình

1.6 Kết cấu khóa luận

Khóa luận được chia làm hai phần chính

Phần I: Mở đầu

Phần II: Nội dung của khóa luận

Chương 1 Tổng quan về phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty

CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam

Chương 2 : Phân tích đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty CP

vật tư thiết bị xây dựng Việt Nam

Chương 3: Phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự theo hướng chức năng tại

Công ty CP vật tư thiết bị xây dựng Việt Nam

PHẦN 2: NỘI DỤNG CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CP VẬT TƯ THIẾT BỊ XÂY DỰNG VIỆT NAM 1.1 Một số khái niệm cơ bản

Khái niệm thông tin

Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thôngtin bao gồm những tri thức về các đối tượng

Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản

lý Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện cácchức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đốivới các doanh nghiệp

Khái niệm hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng,phần mềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thôngtin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường

Tùy thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình HTTT của mỗi tổ chức có đặc thùriêng, tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định HTTT được thực hiện bởicon người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học, nhiệm vụ củaHTTT trong doanh nghiệp là xử lý các TT trong tổ chức thuộc nhiều bộ phận như TTkinh doanh, TT nhân sự, khách hàng,… Ta hiểu xử lý TT là tập hợp những thao tác ápdụng lên TT nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được, làm cho chúngtrở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt hơn, hoặc có dạng đồ họa…

1.2 Cơ sở lý luận về vấn đề nghiên cứu

1.2.1.Các bộ phận cấu thành HTTT

Mỗi hệ thống thông tin có năm bộ phận: Phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng, con người:

Hình 1.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT

(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại) Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ

thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT Phần cứngtrong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin

Phần mềm: là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ

lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặcgiải quyết một bài toán nào đó

Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là tập hợp

các bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sựquản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiềungười sử dụng khác nhau Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chứcmột cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễdàng, thuận tiện và nhanh chóng

Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau

thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó.Hệ thốngmạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống Hệ thống mạng truyền thông chophép trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng cácphương tiện điện tử Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thốngnhất và tập trung

Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT.

Đây là thành phần quan trọng nhất của một HTTT Trong một HTTT phần cứng vàphần mềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định Conngười là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý Côngtác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất

1.2.2 Chức năng của HTTT trong tổ chức

Hình 1.2 Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin.

(Nguồn: Giáo trình quản trị Hệ thống thông tin doanh nghiệp, Đại học Thương mại)

Một HTTT bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và phảnhồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con người

1.2.3 Các giai đoạn phân tích thiết kế HTTT

Việc xây dựng HTTT quản lý bao gồm 7 giai đoạn Mỗi giai đoạn bao gồm nhiều côngđoạn khác nhau

1.2.3.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo, tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính hiệu quả và khả thi của một

sự án xây dựng HTTT quản lý

Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

- Báo cáo đánh giá yêu cầu

Phân phối

Phản hồi

Xử lý

Phân tíchSắp xếpTính toán

Lưu trữ

Thu thập

1.2.3.2 Giai đoạn phân tích chi tiết

Nhằm hiểu rõ vấn đề đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn

đề đó, xác định đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định những mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết

sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển hệ thống mới

Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất dự án

- Báo cáo phân tích chi tiết

1.2.3.3 Giai đoạn thiết kế logic

Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và cho phép đạt được những mục tiêu đã đặt ra ở giai đoạn trước

Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm TT mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra,nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu

sẽ được nhập vào Gồm các công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hóa cho mô hình logic

1.2.3.4 Giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp

Từ mô hình logic, chúng ta phải đưa ra các giải pháp khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic đó Mỗi giải pháp là một phác họa của mô hình vật lý ngoài, ứng với mỗi phương

án đều có các khuyến nghị cụ thể, phải có những phân tích về chi phí, lợi ích Các công đoạn của giai đoạn này gồm:

- Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phương án của giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Báo cáo các giai đoạn đó

1.2.3.5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài

Bao gồm tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần có và tài liệu dành cho người sử dụng mà nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa Gồm những công đoạn chính sau:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện

- Thiết kế các hình thức tương tác với phần tin học hóa

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

1.2.3.6 Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống

Tin học hóa HTTT Các công đoạn chính ở giai đoạn này:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

- Thiết kế vật lý trong

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị tài liệu

1.2.3.7 Giai đoạn cài đặt và khai thác hệ thống

Đây là giai đoạn chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Giai đoạn này gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch cài đặt

- Chuyển đổi

- Khai thác và bảo trì

- Đánh giá

1.2.4 Xây dựng HTTT hướng chức năng

Phương pháp hướng cấu trúc

Đặc trưng của phương pháp hướng cấu trúc là phân chia chương trình chínhthành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một côngviệc xác định

Cách thực hiện của phương pháp hướng cấu trúc là phương pháp thiết kế từ trênxuống (top-down) Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ

hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặtđược ngay sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng cấu trúc.

- Đặc điểm:

+ Tập trung vào công việc cần thực hiện (thuật toán)

+ Chương trình lớn được chia thành các hàm nhỏ hơn

+ Phần lớn các hàm sử dụng dữ liệu chung+ Các hàm (thủ tục) truyền TT cho nhau thông qua cơ chế truyền tham số

+ Dữ liệu trong hệ thống được chuyển động từ hàm này sang hàmkhác + Đóng gói chức năng (sử dụng hàm/thủ tục mà không cầnbiết nội dung cụ thể)

+ Chương trình được thiết kế theo cách tiếp cận từ trên xuống (top – down)

 Phân tích hệ thống thông tin

Phân tích chức năng:

Trong giai đoạn phải tiến hành mô hình hoá HTTT để thấy được những chức năng,

ưu điểm của HTTT mới so với HTTT cũ

Các công cụ dùng để mô hình hoá HTTT: Biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồluồng dữ liệu

 Biểu đồ phân cấp chức năng

- Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc

cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụthuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

 Biểu đồ luồng dữ liệu.

- Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng

với nhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài

Tên chức năng

- Thành phần:

+ Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử

lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi TT từ đầu vào theo một cáchnào đó như tổ chức lại TT hoặc tạo ra TT mới

Biểu diễn: Hình tròn hoặc hình oval trong có tên chức năng Tên chức năng là mộtđộng từ (có thể kèm thêm bổ ngữ)

+ Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao TT (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chức năng nàođó

Biểu diễn: Là mũi tên có hướng trên đó có ghi tên luồng dữ liệu Tên luồng dữ liệu

là một danh từ (có thể kèm tính từ)

Tên luồng dữ liệu + Kho dữ liệu: Là các TT cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau đó cómột hoặc nhiều chức năng truy nhập vào

Biểu diễn: Cặp đường thẳng song song, bên trong có tên kho Tên kho là danh từhoặc là danh sách thuộc tính

+ Tác nhân ngoài: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vựcnghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi TT với hệthống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mốiquan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài

Biểu diễn: Hình chữ nhật bên trong có ghi tên tác nhân ngoài Tên tác nhân ngoài

là một danh từ

+ Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô

tả ở trang khác của biểu đồ

Biểu diễn: Hình chữ nhật khuyết một cạnh, bên trong ghi tên tác nhân trong Têntác nhân trong là động từ (có thể kèm theo bổ ngữ)

Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu

Tên kho dữ liệu

Tên tác nhân ngoài

Tên tác nhân trong

Tên chức năng

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của HTTT.

Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dungchính của hệ thống

và có thể thâm nhập được từ bất kỳ chương trình nào; phải có chỗ cho mọi thứ đều ở đúngchỗ của nó Công cụ sử dụng cho việc này chính là mô hình thực thể

Mô hình thực thể liên kết còn gọi là mô hình dữ liệu logic hoặc sơ đồ tiêu chuẩn

Mô hình thực thể liên kết được xây dựng từ các khái niệm logic chính:

+ Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duyđược quan tâm trong quản lý Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó

+Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại TT chứ khôngphải là bản thân TT

Các kiểu thực thể quan trọng nhất rơi vào ba phạm trù:

TT liên quan tới một trong các giao dịch chủ yếu của hệ thống

TT liên quan đến các thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống

TT đã khái quát, thường dưới dạng thống kê, liên quan tới vạch kế hoạch hoặckiểm soát

+ Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồntại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau Vì vậy kháiniệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể

+ Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất Các kiểu liên kết cho biết

số thể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của một thựcthể khác Có ba kiểu liên kết:

Nhân viên

Ví dụ: Thực thể

Liên kết một - một (1-1): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-1 nếu một thực thểkiểu A tương ứng với một thực thể kiểu B và ngược lại.

Liên kết một - nhiều (1-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-nnếu một thực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và một thực thể kiểu B chỉtương ứng với một thực thể kiểu A

Ví dụ: Thực thể nhân viên có các thuộc tính sau:

Thuộc tính định danh Mã nhân viênThuộc tính mô tả Tên nhân viênThuộc tính quan hệ Số chứng minh thư nhân dân

 Thiết kế HTTT

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Khái niệm: Thiết kế hệ thống là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới

đang sinh ra trong giai đoạn phân tích hệ thống

Ý nghĩa của thiết kế hệ thống:

+ Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết định

chấp nhân hay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn cài đặt

và vận hành

viên1-1

Phòng ban

+ Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống,nhận rõ tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ

Mục đích của thiết kế cơ sở dữ liệu:

+ Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp

+ Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu

+ Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểu diễnmối quan hệ phức tạp giữa các dữ liệu

+ Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi dữ liệu

Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm:

Bước 1: Xác định các thuộc tính

+ Đánh dấu các thuộc tính lặp

+ Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính tính toán ra hoặc suy ra từnhững thuộc tính khác

+ Gạch chân các thuộc tính khoá

+ Còn lại là các thuộc tính cơ sở

Ví dụ: Trong bài toán quản lý nhân sự, bảng lương nhân viên và hồ sơ nhânviên

Loại thuộc tính Tên thuộc tínhthuộc tính khoá Mã nhân viênthuộc tính thứ sinh Tổng tiền lương

thuộc tính cơ sở Tên nhân viên

Sau khi xác định xem các thuộc tính thuộc loại nào, ta tiến hành loại bỏ các thuộctính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ nhữngthuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý

Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Bước 3: Tiến hành chuẩn hoá theo các dạng chuẩn

Dạng chuẩn 1 (1NF – First Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 1 nếu các giátrị của tất cả thuộc tính trong quan hệ là nguyên tử Trong mỗi danh sách không đượcphép chứa những thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp

đó ra thành các danh sách con và gắn thêm cho danh sách con một tên

Dạng chuẩn 2 (2NF – Second Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 2 nếu quan

hệ đó ở dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính không phải khóa phụ thuộc hàm đầy đủ vào

khóa Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào một

bộ phận của khóa thành một danh sách con mới Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danhsách mới

Dạng chuẩn 3 (3NF – Third Normal Form): Trong một danh sách không được phép

có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộctính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan hệ Z, Y

và danh sách chứa quan hệ Y với X Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới

Dạng chuẩn BCNF (Boyce Codd Normal Form): Quan hệ R ở dạng chuẩn BCNFkhi tất cả các phụ thuộc hàm X A trong R đều phải có X là khóa trong R

Bước 4:: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và vẽ mô hình quan hệ.

Bước 5: Xây dựng cơ sở dữ liệu ( các bảng cơ sở dữ liệu)

Thiết kế phần mềm

Đây là một giai đoạn của thiết kế, nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt, chứ chưaphải là cài đặt, chưa phải là lập trình thật sự

Đầu vào cho việc thiết kế phần mềm

+ Biểu đồ luồng dữ liệu của từng hệ thống con

+ Các giao diện

+ Các kiểm soát

+ CSDL

Đầu ra của thiết kế phần mềm

+ Lược đồ chương trình (LCT) của mỗi hệ thống con

+ Đặc tả nội dung của từng module trong LCT

+ Phân bổ các module trong LCT thành các chương trình

+ Thiết kế các mẫu thử

Lập lược đồ chương trình: Là một biểu diễn dưới dạng đồ thị của một tập hợp

các module cùng với các giao diện giữa các module đó

Các thuộc tính cơ bản của module

+ TT vào, ra: TT nhận được từ chương trình gọi nó hoặc TT trả lại cho chươngtrình gọi nó

+ Chức năng hàm biến đổi từ vào thành ra

+ Cơ chế: Phương thức để thực hiện chức năng trên

+ Dữ liệu cụ bộ: Các chỗ nhớ hay cấu trúc dữ liệu dùng riêng cho nó

Công cụ diễn tả lược đồ chương trình

+ Biểu diễn các module bằng hình chữ nhật có ghi tên nhãn

+ Kết nối các module: Được kết nối bằng các lời gọi, diễn tả bằng mũi tên

Ví dụ: Module A gọi module B

Thiết kế giao diện

Giao diện thiết kế phải thỏa mãn các điều kiện sau

+ Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng ngay cả với người không có kinh nghiệm

+ Dễ học: các chức năng gần gũi với tư duy của người sử dụng để họ có thể nắm bắt

Các loại giao diện

+ Hộp thoại: là các giao diện phục vụ cho việc kiểm soát hệ thống, trao đổi TT giữangười sử dụng và hệ thống, kiểm tra quyền truy nhập, các hướng dẫn sử dụng hệ thống,các thông báo lỗi sử dụng hay lỗi hệ thống

+ Màn hình nhập dữ liệu: đó là các khung nhập dữ liệu cho phép người sử dụng tiếnhành nhập dữ liệu cho hệ thống hay cung cấp TT cho việc tìm kiếm dữ liệu, đưa ra cácbáo cáo theo yêu cầu

+ Màn hình báo cáo: đó là các biểu mẫu hiển thị các TT được thu thập và tổng hợptheo yêu cầu của người sử dụng

Các nguyên tắc chung khi thiết kế giao diện

+ Luôn cung cấp TT phản hồi về công việc đang tiến hành cho người sử dụng.+ TT trạng thái: cung cấp cho người sử dụng TT về phần hệ thống đang được sửdụng

+ Công việc tối thiểu: hạn chế tối đa sự cố gắng không cần thiết của người sử dụng.+ Trợ giúp: sẵn sang cung cấp các trợ giúp khi người sở dụng cần

Tên module

BA

+ Dễ dàng thoát ra: Cho phép người sử dụng thoát ra khỏi hộp thoại dễ dàng bằngcác thao tác quen thuộc.

+ Làm lại: cho phép hủy bỏ các thao tác đã tiến hành

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CP VẬT TƯ THIẾT BỊ XÂY DỰNG VIỆT NAM 2.1 Tổng quan về Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam

2.1.1 Giới thiệu về doanh nghiệp

2.1.1.1 Quá trình thành lập và phát triển của doanh nghiệp

Tên công ty: Công ty Cổ phần Vật Tư Thiết Bị Xây Dựng Việt Nam

Trụ sở: Số 05, phố Đức Giang, phường Đức Giang, quận Long Biên, thành phố

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Để hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì bộ máy quản lý phải được tổchức một cách hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý và sản xuất kinh doanhcủa Công ty Là Công ty CP cùng với việc tuân thủ các quy định về pháp luật của Nhànước và thực hiện theo các điều khoản trong Điều lệ của Công ty, Công ty CP Vật tưThiết bị Xây dựng Việt Nam hiện nay có các phòng ban, bộ phận quản lý và điều hànhnhư sau:

Sơ đồ 2.1 : Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP Vật Tư Thiết Bị Xây Dựng

Việt Nam

Cơ cấu nhân sự của công ty

Bảng 2.1 : Cơ cấu nhân sự chính thức tại Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt

Nam năm 2015.

P Tổ chức cán bộ – lao động

P Kế toán tài chính P Vật tư – Thiết bị P Bảo vệ - Lái xe

Đội

CT1

Đội CT2

Đội CT3

Đội CT4

Đội CT5

Đội CT6

Đội CT7 Hội đồng quản trị

2.1.1.4 Lĩnh vực hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp

Công ty CP vật tư thiết bị xây dựng Việt Nam được Sở kế hoạch và đầu tư thànhphố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh lần đầu số 0102558932 ngày 05/03/2012 với cácnội dung sau:

- Dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì các mặt hàng Công ty kinh doanh;

- Dịch vụ vận tải hàng hóa bằng ô tô;

- Dịch vụ quảng cáo thương mại (trừ dịch vụ quảng cáo thuốc lá);

- Sản xuất và mua bán vật liệu xây dựng;

- Kinh doanh thiết bị, máy móc có động cơ và linh kiện, phụ tùng thay thế;

- Đại lý mua, đại lý bán, kí gửi hàng hóa;

- Dịch vụ gia công các mặt hàng cơ khí;

- Dịch vụ cho thuê máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ phục vụ cho các ngànhcông nghiệp, xây dựng, giao thông, thủy lợi, nông nghiệp;

- Sản xuất, mua bán phần mềm tin học, phần cứng máy tính;

- Mua bán hóa chất (trừ hóa chất Nhà nước cấm);

- Dịch vụ thi công, xây dựng và cung cấp thiết bị kỹ thuật trong lĩnh vực làmsạch môi trường, xử lý nước, xử lý phế liệu và rác thải công nghiệp, vệ sinh côngnghiệp, giao thông thủy lợi, các công trình điện, đường dây và trạm điện thế 220KV;

- Sản xuất và mua bán các loại máy móc, thiết bị, vật tư trong các lĩnh vực: điện

tử, điện lạnh, quang học, viễn thông, chế biến thực phẩm và các ngành công nghiệpnhẹ;

- Sản xuất và mua bán các loại máy móc, thiết bị, vật tư trong các lĩnh vực dùngcho các nghành nhiệt điện, thủy điện, dầu khí, đóng tàu, khai mỏ, thủy lợi, giao thôngvận tải và các nghành công nghiệp nặng;

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh;

Song song với việc phát triển sản xuất thi công, Công ty cũng rất chú trọng việcđầu tư mua sắm trang thiết bị, xe cộ, máy móc phục vụ quá trình thi công Đến nayCông ty đã mua sắm được khối lượng vật tư thiết bị phong phú, nhiều chủng loại, thiết

bị thí nghiệm phục vụ ngoài hiện trường thi công cũng như ở trong trung tâm thínghiệm

2.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây

Bảng 2.2 Kết quả hoạt động của công ty CP vật tư thiết bị xây dựng Việt Nam giai

(Nguồn: Phòng kế toán)

2.2 Phân tích đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty CP Vật

tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam

2.2.1 Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam

 Tình hình phát triển nhân sự qua các năm

Bảng2.3: Nhân sự công ty năm 2013 đến 2015.

Năm 2014- 2015 tăng 17 người

 Bộ phận quản lý nhân sự có nhiệm vụ:

- Tuyển lao động mới cho công ty khi có nhu cầu từ các phòng ban, các bộphận…

- Quản lý, lưu trữ thông tin của tất cả cán bộ, công nhân viên trong công ty

- Sắp xếp, phân công lao động, chấm công, xét hệ số lương, quản lý diễn biếnlương

- Theo dõi và quản lý quá trình công tác của lao động

- Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo lợi ích cho người lao động: Đóng BHXH,giải quyết các chính sách

- Thống kê, báo cáo về tình hình nhân sự và quá trình công tác của cán bộ côngnhân viên trong công ty với Ban lãnh đạo

 Vấn đề tin học hóa ở Công ty

Công việc quản lý nhân sự cụ thể tại Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng ViệtNam phải quản lý những vấn đề sau:

- Quản lý về công tác tuyển dụng

- Quản lý về hồ sơ nhân viên

- Quản lý về khen thưởng, kỷ luật

- Quản lý về quá trình công tác

- Quản lý lương

- Quản lý về chế độ BHXH

- Quản lý về giải quyết chính sách cho người lao động

- Quản lý về nghỉ việc, nghỉ hưu, nghỉ phép

Hiện nay theo khảo sát thì các công việc quản lý nhân sự của công ty vẫn chưa cóphần mềm chuyên dụng , việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống nhất:theo dõi và cập nhật hệ số đánh giá năng suất lao động cho cán bộ nhân viên vẫn chỉ thựchiện thủ công trên giấy, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự Sau đóhàng tháng nhân viên phòng Hành chính – Nhân sự mới cập nhật vào Excel; việc tínhlương thực hiện trên bảng tính của chương trình Excel; nhân viên phòng Hành chính –Nhân sự không thể xuất báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo cáo về quá trìnhcông tác của nhân viên theo yêu cầu của Ban giám đốc nếu được yêu cầu

2.2.2 Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại Công ty CP Vật tư Thiết

bị Xây dựng Việt Nam

 Những thuận lợi của quá trình quản lý nhân sự ở Công ty

Hạ tầng kỹ thuật CNTT trong công ty có mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt,giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp sản phẩm dịch vụ của công ty một cáchhiệu quả và nhanh chóng Công ty đã tạo ra môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viêncủa mình, tạo môi trường kinh doanh hiệu quả tăng năng suất lao động của doanh nghiệp.Quá trình ứng dụng CNTT trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hànhrất tốt Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ, ham học hỏi và dễ dàng thích ứng vớinhững sự thay đổi như khi Công ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới (HTTT quản

lý nhân sự), đội ngũ nhân viên trẻ trong công ty với tâm lý hướng ngoại sẽ dễ dàngthay đổi tâm lý thói quen làm việc thủ công quen thuộc như trì trệ và chậm chạp đểchuyển sang những ứng dụng CNTT thay thế, dễ dàng tiếp cận, áp dụng công nghệmáy móc kỹ thuật trong hoạt động của mình Công ty còn tạo điều kiện cho nhân viêntham gia các khóa học nâng cao trình độ của bản thân, ngày càng tiếp cận hơn với kỹthuật hiện đại phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty

 Khó khăn và giải pháp khắc phục

 Khó khăn

Hiện tại, mọi TT, hồ sơ nhân viên và sổ BHXH được lưu trữ trên giấy tờ vàđược thực hiện bằng tay dù cán bộ tổ chức có cố gắng và cải tiến phương pháp làmviệc đến đâu đi chăng nữa thì vẫn tồn tại những vấn đề sau:

- Việc quản lý, tìm kiếm thực hiên bằng thao tác thủ công quá nhiều gây khókhăn cho việc thống kê, quản lý, tham mưu đề xuất, các báo cáo định kỳ và các báocáo đột xuất của Ban lãnh đạo

- Mọi công việc quản lý nhân sự đều được lưu trên giấy tờ, văn bản Khi cần bổsung nhân viên phải sửa đổi, thêm , bớt, gạch xóa Điều này khiến cho công việcquản lý trở nên khó khăn và hay mắc nhiều sai lầm , có thể dẫn đến sai lệch về thôngtin, dễ nhầm lẫn

- Việc lưu chuyển TT không hợp lý, ví dụ như giấy tờ, tài liệu trình bày kém ,cấu trúc không hợp lý do vậy mà khi cần tìm kiếm những TT về một nhân viên nào đó

sẽ rất mất thời gian

- Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khókhăn vì khi thay đổi cần phải hủy bỏ toàn bộ hồ sơ có liên quan và hồ sơ mới phải cóquyết định của giám đốc

- Khi nhập hồ sơ nhân viên với một số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch,phải sử dụng nguồn nhân lực lớn không đáp ứng được yêu cầu liên tục Đối với khốilượng hồ sơ ngày càng nhiều các công việc lưu trữ, bảo quản, bổ sung, cập nhật, tracứu thông tin đòi hỏi phải tiêu tốn nhiều thời gian , của cải và con người

- Cơ cấu tổ chức bất hợp lý, khi đã nhập xong hồ sơ nhân viên quá trình thanhtoán tiền lương và các quản lý khác rất mất thời gian, phải qua nhiều phòng ban

- Thiếu phương tiện xử lý TT nên việc lưu trữ TT nhân viên rất phức tạp phải sửdụng rất nhiều loại giấy tờ sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữ không được thuận tiện, toàn

bộ sổ hồ sơ này được lưu trữ ở phòng nghiệp vụ

- Nguồn nhân lực chuyên trách về công nghệ thông tin còn thiếu và yếu, chủ yếu

là kiêm nhiệm nên ảnh hưởng rất lớn đến công tác triển khai ứng dụng công nghệthông tin

 Giải pháp khắc phục

Trong giai đoạn hiện nay, số lượng nhân viên của công ty ngày càng tăng, dovậy yêu cầu đặt ra phải tiến hành quản lý nhân viên của Công ty chuyên nghiệp hơndựa trên nền tảng khoa học công nghệ của xã hội phù hợp cho việc quản lý, đó làphần mền tin học giúp cho việc cập nhật, tìm kiếm, thống kê, báo cáo được quản lítrên một giao diện thống nhất, đáp ứng được các yêu cầu công tác nghiệp vụ một cáchnhanh gọn, đầy đủ và chính xác, tiện lợi cho người sử dụng Vì vậy, việc phân tíchthiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự ở công ty để nâng cao vấn đề nắm bắt conngười, tổ chức, nhân viên của công ty là vô cùng cần thiết

CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ THEO PHƯƠNG PHÁP HƯỚNG CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY VẬT TƯ THIẾT BỊ

XÂY DỰNG VIỆT NAM 3.1 Bài toán

3.1.1 Phát biểu bài toán

Bài toán mô tả nghiệp vụ quản lý nhân sự của Công ty CP Vật tư Thiết bị Xâydựng Việt Nam như sau:

Sau khi trúng tuyển, nhân viên sẽ khai báo thông tin cho phòng nhân sự, bộ phậnnày sẽ thực hiện nhập các thông tin về nhân viên Khi có nhân viên thôi việc thì sẽ xóathông tin của nhân viên đó Hàng tháng họ phải xem xét có thay đổi thông tin gì về cácnhân viên hay không, nếu có thì cập nhật vào hệ thống Ngoài ra khi phát hiện các saisót về thông tin các nhân viên, bộ phận quản lý nhân sự thực hiện sửa chữa Thông tinnhân viên bao gồm: mã nhân viên, họ tên nhân viên, địa chỉ, số CMT, Những thôngtin này đều được lưu vào hồ sơ

Để quản lý lương, bộ phận nhân sự sẽ tạo bảng chấm công để thực hiện chấmcông theo ngày cho nhân viên Cuối tháng, bộ phận này dựa vào số ngày công để tínhlương, sau đó thống kê thành bảng lương sau đó gửi cho phòng kế toán phát lương.Cuối tháng, bộ phận nhân sự làm báo cáo thống kê về tình hình nhân viên trongcông ty, báo cáo thống kê về lương rồi gửi cho Ban giám đốc

Hệ thống cũng cho phép tìm kiếm thông tin về nhân viên Tùy theo yêu cầu củaBan Giám đốc hoặc nhân viên, bộ phận nhân sự sẽ thực hiện tìm kiếm theo mã nhânviên, theo tên, theo phòng ban hoặc theo lương

Thông tin về nhân viên gồm có: Mã NV, họ tên, địa chỉ, điện thoại, Số điện thoạiBảng chấm công gồm có: số bảng (ký hiệu bằng mã nhân viên-thời gian chấm.VD: NV có mã NV308, bảng chấm công cho tháng 04 năm 2017 thì số bảng sẽ là:NV308-042017), mã nhân viên, họ tên NV, số ngày nghỉ, số ngày làm thêm Số ngàycông sẽ tính bằng: số ngày trong tháng – số ngày nghỉ + số ngày làm thêm

Bảng lương gồm có: Mã NV, họ tên, tổng lương Tổng lương tính theo côngthức:

TL = (Lương 1 ngày * số ngày công)*(hệ số lương + phần trăm phụ cấp – phầntrăm bảo hiểm)

3.1.2 Các yêu cầu của hệ thống

Chương trình này xây dựng nhằm mục đích tổ chức quản lý nhân sự, quản lý hồ

sơ nhân sự, quản lý việc tính và chi trả lương cho nhân viên, quản lý việc tuyển dụngnhân viên cho công ty, quản lý luân chuyển công tác, chế độ phụ cấp, khen thưởng, kỷluật cho nhân viên công ty

 Về tính bảo mật thông tin:

Mỗi người sử dụng đều có một Username, gọi là tên người dùng và password(mật khẩu) để tránh truy nhập trái phép

Với tư cách là người dùng cụ thể, tùy theo các quyền mà người quản trị cung cấp,người dùng đó sẽ được phép truy nhập các thông tin nhất định Ví dụ: Nếu người dùngkhông đăng nhập hệ thống thì chỉ được cung cấp các thông tin chung nhất hay các báocáo thống kê không quan trọng do các bộ phận đưa ra

Nếu người sử dụng hệ thống đăng nhập vào hệ thống thì ngoài những thông tinchung mà hệ thống đưa ra còn có thêm một số thông tin khác cần thiết cung cấp cho

họ, và mức độ chia sẻ thông tin tùy thuộc vào người đăng nhập vào hệ thống là ai

- Nếu là lãnh đạo thì sẽ xem được toàn bộ thông tin mà hệ thống đưa ra và cácbáo cáo chi tiết đưa ra ở tất cả các bộ phận

- Nếu là nhân viên của ở một bộ phận nào đó thì chỉ được xem thông tin và cácbáo cáo của đơn vị mình, ngoài ra có trách nhiệm cập nhật dữ liệu vào hệ thống

Ngoài các báo cáo sao kê theo quy định, chương trình cho phép người sử dụngtra cứu những thông tin cần thiết như: Phụ cấp, tiền lương cơ bản do chính phủ quyđịnh, hay mức lạm phát…

 Về mặt nhập liệu:

- Giao diện phải đẹp, gây thiện cảm cho người sử dụng và thuận tiện cho các thaotác nhập liệu vào