luận văn hệ thống thông tin kinh tế phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tiền lƣơng tại công ty TNHH may hƣng nhân

PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MAY HƯNG NHÂN...16 2.1.Tổng quan về doanh nghiệp và tình hình hoạt động kinh doanh của doa

may Hưng Nhân, em lựa chọn đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản

lý nhân sự-tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhân” để làm đề tài khóa

luận tốt nghiệp

Để hoàn thành tốt bài khóa luận này lời cảm ơn đầu tiên, em xin gửi tới Giảngviên ThS Nguyễn Hưng Long đã tận tình hướng dẫn và có những ý kiến đóng gópxác đáng trong suốt quá trình làm khóa luận tốt nghiệp

Em xin cảm ơn quý thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế cũng nhưthầy cô trong trường Đại học Thương Mại đã truyền thụ kiến thức trong bốn nămhọc tập giúp em có nền tảng kiến thức cho quá trình làm bài khóa luận cũng nhưhành trang vững chắc cho em bước vào đời

Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc, Phòng Nhân sự, Phòng Kế toáncông ty TNHH may Hưng Nhân đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thu thậpthông tin, nắm bắt tình hình kinh doanh, ứng dụng hệ thống thông tin của doanhnghiệp để em có thể hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp

Với sự hiểu biết có hạn, nội dung khóa luận không thể tránh khỏi những thiếusót Em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy, cô trong khoa để bài khóaluận được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Huyền

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu 2

1.3. Mục tiêu của đề tài 3

1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3

1.5 Phương pháp nghiên cứu 3

1.6 Kết cấu khóa luận 5

PHẦN 2: NỘI DUNG KHÓA LUẬN 6

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ-TIỀN LƯƠNG 6

1.1 Một số khái niệm cơ bản 6

1.2 Quy trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin 10

1.3 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin 11

1.4 Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống 12

1.5 UML và công cụ phát triển hệ thống 13

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MAY HƯNG NHÂN 16

2.1.Tổng quan về doanh nghiệp và tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 16

2.2 Thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty TNHH may Hưng Nhân 19

2.3 Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự -tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhân 20

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ-TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MAY HƯNG NHÂN 22

3.1 Khảo sát hiện trạng, xác lập dự án 22

3.1.1 Mô tả bài toán quản lý nhân sự-tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhân 22

3.1.2 Các yêu cầu chức năng của hệ thống 23

3.1.3 Các yêu cầu phi chức năng 24

3.2 Phân tích hệ thống 25

3.2.1 Biểu đồ Use case 25

3.2.2 Biểu đồ lớp 31

3.2.3 Biểu đồ tuần tự 36

3.2.4 Biểu đồ trạng thái 42

3.2.5 Biểu đồ hoạt động 43

3.2.6 Biểu đồ thành phần 45

3.2.7 Biểu đồ triển khai 45

3.3 Thiết kế giao diện 46

3.4 Thiết kế kiểm soát 49

KẾT LUẬN 50

TÀI LIỆU THAM KHẢO 51

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Bảng 3.1 Bảng xác định các tác nhân, UC và đặc tả vắn tắt 26

Hình 1.1:Quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin 6

Hình 1.2: Các thành phần của Hệ thống thông tin 7

Hình 1.3: Chu trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin 10

Sơ đồ 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH may Hưng Nhân 18

Hình 3.1: Biểu đồ Use case tổng quát 26

Hình 3.2: Biểu đồ Use case phân rã tác nhân phòng Nhân sự 27

Hình 3.3: Biểu Đồ Use case phân rã tác nhân phòng Kế toán 27

Hình 3.4: Biểu đồ Use case phân rã tác nhân Ban Giám Đốc 28

Hình 3.5: Biểu đồ Use case phân rã tác nhân Nhân Viên 28

Hình 3.6: Biều đồ Usecase cập nhật hồ sơ nhân viên 29

Hình 3.7: Biểu đồ Use case cập nhật hợp đồng lao động 29

Hình 3.8: Biểu đồ Use case cập nhật hồ sơ khen thưởng kỷ luật 30

Hình 3.10: Biểu đồ Use case cập nhật quá trình công tác 30

Hình 3.11: Biều đồ Use case cập nhật quá trình đào tạo 31

Hình 3.12: Biều đồ Use case cập nhật bảng lương 31

Hình 3.13: Biểu đồ lớp chi tiết 35

Hình 3.14: Biểu đồ tuần tự chức năng thêm hồ sơ nhân viên 36

Hình 3.15: Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật quá trình công tác 37

Hình 3.16: Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật quá trình khen thưởng kỷ luật 38

Hình 3.17: Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật quá trình đào tạo 39

Hình 3.18: Biểu đồ tuần tự chức năng cập nhật bảng lương 40

Hình 3.19: Biểu đồ tuần tự chức năng báo cáo thông tin nhân sự 41

Hình 3.20: Trạng thái đăng nhập 42

Hình 3.21: Biều đồ trạng thái lớp NhânViên 42

Hình 3.22: Biểu đồ hoạt động đăng nhập 43

Hình 3.23: Biểu đồ hoạt động thêm nhân viên 43

Hình 3.24: Biểu đồ hoạt động thêm hợp đồng 44

Hình 3.25: Biểu đồ hoạt động báo cáo thống kê 44

Hình 3.26: Biểu đồ thành phần 45

Hình 3.27: Biểu đồ triển khai 45

Hình 3.28 Form Đăng Nhập tài khoản 46

Hình 3.29 Form Thay đổi mật khẩu 46

Hình 3.30 Form Hồ sơ nhân viên 47

Hình 3.31 Form Hợp đồng lao động 47

Hình 3.32 Form Quản Lý Lương 48

Hình 3.33 Form Cập nhật phòng ban 48

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

GIẢI THÍCH TỪ TIẾNG ANH

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Trong thời đại phát triển như hiện nay, Công nghệ thông tin đang thực sự đóngmột vai trò hết sức quan trọng trong cuộc sống, cũng như trong mọi lĩnh vực sảnxuất, dịch vụ, quản lý và đặc biệt là trong quản trị nguồn nhân lực Trong nhữngnăm gần đây, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất đã mang lại nhữnglợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp, cụ thể là nâng cao chất lượng nguồn nhânlực, nâng cao năng suất lao động…

Với các yêu cầu về công nghệ thông tin như vậy làm phát sinh nhu cầu đối vớinhững người lãnh đạo, quản lý là thay đổi cách thức làm việc và tiếp nhận mộtthành viên mới trong đội ngũ quản lý và xử lý thông tin đó là hệ thống quản lýthông tin, dữ liệu dựa vào máy tính Hệ thống thông tin là phương tiện quantrọng để cung cấp các thông tin cần thiết cho bất kỳ một tổ chức hoạt độngnào. Như vậy, việc xây dựng một hệ thống thông tin giúp cho việc tự động hóacông tác quản lý là nhu cầu thiết yếu của mỗi doanh nghiệp

Ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý đã trở nên phổ biến ở nước ta.Trong đó, hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện nay đã được tất cả các doanhnghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế quan tâm, chú ý đến Hệ thống thông tin quản

lý nhân sự của một doanh nghiệp là hệ thống phản ánh toàn diện những tiềm năng

về trí lực, thể lực của từng lao động, bao gồm: số lượng, chất lượng trong mọi thờiđiểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai Vì vậy, công tác quản lý nhân sựphải tiến hành thường xuyên, cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêu cầu củaquản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công ty trong từnggiai đoạn

Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH may Hưng Nhân, em đã nhậnthấy sự cần thiết phải xây dựng mới một hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiềnlương mới thay cho hệ thống hiện tại đã không còn đáp ứng được nhu cầu quản lý

nhân sự-tiền lương của công ty. Chính vì thế em đã quyết định lựa chọn đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhân” nhằm giúp công tác quản lý nhân sự được tiến hành nhanh chóng,

thuận lợi nhằm năng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp

1.2 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu 

Công tác quản lý nhân sự-tiền lương trong mỗi doanh nghiệp là vấn đề có vaitrò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Donhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý nhân sự-tiền lương nên đã có rấtnhiều công trình nghiên cứu tới vấn đề này Sau đây là một số công trình nghiêncứu liên quan tới vấn đề này Sau đây là một số công trình nghiên cứu liên quan:Khóa luận tốt nghiệp: Đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lýnhân sự tại công ty TNHH Thép DongBang”

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đỗ Thị Ánh, K47S2, Trường đại họcThương Mại đã làm rõ một số lý thuyết về phương pháp phát triển hệ thốngthông tin quản lý và quy trình phân tích thiết kế hệ thống theo hướng chức năng,khóa luận đã hoàn thành các bước phân tích thiết hệ thống thông tin và xây dựngđược mã chương trình

Khóa luận tốt nghiệp: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công

ty may xuất khẩu Thành Công ”, Lê Thị Thanh K53 Đại học Kinh Tế Quốc DânKhóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Thanh đã đưa ra những lý thuyết vềxây dựng hệ thống thông tin, từ đó tiến hành các bước phân tích thiết kế hệ thống

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự được xây dựng về cơ bản đã đáp ứng được một

số yêu cầu của hệ thống nhưng chỉ dừng lại ở bước thiết kế giao diện cho hệ thống.Hai hệ thống trên về cơ bản đã đáp ứng được các nhu cầu của doanh nghiệpnhưng do được xây dựng theo hướng chức năng nên có một số nhược điểm như:+ Mô hình được xây dựng theo cách tiếp cận này không mô tả được đầy đủ vàtrung thực hệ thống trong thực tế

+ Không hỗ trợ sử dụng lại: các chương trình phụ thuộc chặt chẽ vào cấu trúc

dữ liệu và bài toán cụ thể, không thể dùng lại một modul nào đó trong hệ thống nàycho hệ thống mới với các yêu cầu về dữ liệu khác

+ Có hàm có thể truy cập và thay đổi dữ liệu chung dẫn đến khó kiểm soát.Nếu thay đổi cấu trúc dữ liệu dùng chung cho một số hàm thì phải thay đổi các hàmliên quan dữ liệu đó

Đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương tạicông ty TNHH may Hưng Nhân” trình bày trong khóa luận tốt nghiệp này sẽ đượctiến hành xây dựng theo phương pháp hướng đối tượng và sử dụng ngôn ngữ mô

hình hóa tổng quát hệ thống hướng đối tượng –UML Do hệ thống được phân tíchthiết kế theo hướng đối tượng nên sẽ có nhiều ưu điểm như dễ nâng cấp hơn vì dữliệu và các hàm có thể bổ sung vào các đối tượng dễ dàng khi hệ thống mở rộng.Chương trình ngắn gọn hơn do loại bỏ được các đoạn chương trình lặp lại

1.3. Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là thông qua quá trình phân tích, đánh giá thựctrạng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương của Công ty TNHH mayHưng Nhân từ đó đưa ra được ưu, nhược điểm của qui trình quản lý nhân sự-tiềnlương của doanh nghiệp hiện tại, từ đó đề xuất phân tích, thiết kế HTTT quản lýnhân sự-tiền lương tại doanh nghiệp

Kết quả cần đạt được sau khi thực hiện đề tài: Nâng cao hiệu suất quản lýnhân sự-tiền lương trong công ty giúp người quản lý cập nhật, tìm kiếm, thêm, sửa,xóa, thống kê thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất Cung cấp đầy đủthông tin về thông tin chi tiết của nhân viên Có thể tra cứu thông tin, tính lương,thưởng phạt của nhân viên trong Công ty một cách chính xác và nhanh chóng

1.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: Công ty TNHH may Hưng Nhân và các hoạt độngquản lý nhân sự-tiền lương tại Công ty. 

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài 

Các lý thuyết cơ bản về thông tin, hệ thống thông tin, phân tích thiết kế

hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương và quy trình phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng

Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, lĩnh vực kinh doanh, tình hình hoạt

động kinh doanh của Công ty từ năm 2013 - 2016 và thực trạng về công tác quản lý nhân sự-tiền lương tại Công ty

Các bước tiến hành triển khai phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự-tiềnlương cụ thể nhằm phục vụ cho công tác quản lý nhân sự tại-tiền lương tại công tyTNHH may Hưng Nhân. 

1.5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập dữ liệu

Đây là phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu (sơ cấp và thứ cấp) về cácđối tượng cần tìm hiểu Từ nguồn tài liệu thu thập được, sử dụng các phương pháp

phân tích, xử lý và tổng hợp số liệu khác ta có thể tạo ra nguồn thông tin chính xác

và cần thiết Thu thập tài liệu chính là phương pháp tạo ra đầu vào cho quá trìnhbiến đổi dữ liệu thành nguồn thông tin hữu ích. 

Sử dụng phương pháp thu thập tài liệu trong khóa luận tốt nghiệp này nhằmthu thập được các dữ liệu sơ cấp (bảng câu hỏi phỏng vấn) và thứ cấp (các lý thuyết

về hệ thống thông tin quản lý và phân tích thiết kế hệ thống, các thông tin trênwebsite, các bài nghiên cứu, tìm hiểu về công ty TNHH may Hưng Nhân…) để làmnguồn tài liệu hữu ích cho quá trình phân tích, xử lý sau này. 

Phương pháp thu thập tài liệu: 

+ Gửi phiếu phỏng vấn: chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn gửi tới các phòngban để tìm hiểu những nội dung liên quan đến thực trạng hệ thống thông tin quản lýnhân sự hiện tại và nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới củaCông ty. 

+ Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của doanh nghiệp

để nắm bắt được các nghiệp vụ quản lý nhân sự tại Công ty…

+ Nghiên cứu tài liệu qua các bài báo, internet, bản tin công ty để tìmhiểu tình hình chung về Công ty và các nghiệp vụ quản lý nhân sự của Công ty. + Sưu tầm sách, tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệthống thông tin và phân tích thiết kế hệ thống. 

- Tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu 

Sau khi đã thu thập được các số liệu (sơ cấp, thứ cấp) tiến hành tổng hợp,phân tích, so sánh, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá

về thực trạng công tác quản lý nhân sự và tình hình hệ thống thông tin quản lý nhân

sự tại công ty TNHH may Hưng Nhân Từ đó, ta có thể nhận thấy tính cấp thiết của

đề tài khóa luận này. 

Đồng thời, từ kết quả khảo sát, sẽ lựa chọn được biện pháp và quy trìnhphân tích thiết kế hệ thống cho phù hợp, đảm bảo đáp ứng được những mục tiêu đặt

ra của đề tài

- Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài 

+ Microsoft Access là phần mềm do hãng Microsoft phát hành nằm trong bộ Microsoft office Microsoft Access là một phần mềm quản trị cơ sở dữ liệukiểu quan hệ, nó cho phép phối hợp với các công cụ của Windows, các ứng dụng

khác, đặc biệt là nó có giao diện thân thiện với người dùng Trên file dữ liệu được

tổ chức thành bảng có quan hệ với nhau và ta có thể thao tác với cơ sở dữ liệu thôngqua câu lệnh truy vấn SQL Một câu truy vấn là một lệnh cơ sở dữ liệu để lấy cácmẩu tin Sử dụng các câu truy vấn ta có thể lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều trườngtrong một hay nhiều bảng. 

Vì những lý do trên nên em quyết định chọn phần mềm Microsoft Access để

tổ chức cở sở dữ liệu và tạo giao diện cho hệ thống này

1 6 Kết cấu khóa luận

Nội dung khóa luận chia thành 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân tiền lương

sự-Đưa ra một số khái niệm cơ bản về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý, quytrình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin…Từ đó giúp người đọc có cái nhìntổng quan nhất về lý thuyết và cơ sở lý luận của đề tài thực hiện

Chương 2: Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân tiền lương tại công ty TNHH may Hưng Nhân

sự-Đánh giá ưu điểm, nhược điểm trong hệ thống quản lý nhân sự-tiền lươngtrong doanh nghiệp, để từ đó đưa ra giải pháp hợp lý nhất phù hợp với thực trạng tạidoanh nghiệp

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương tạicông ty TNHH may Hưng Nhân

Từ những ưu, nhược điểm của hệ thống quản lý nhân sự-tiền lương tại doanhnghiệp Nội dung chương 3 sẽ phân tích, thiết kế hệ thống quản lý nhân sự-tiềnlương phù hợp, khắc phục được nhược điểm còn tồn tại trong doanh nghiệp

PHẦN 2: NỘI DUNG KHÓA LUẬN CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ-TIỀN LƯƠNG 1.1 Một số khái niệm cơ bản

* Hệ thống: Là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử có mối ràng buộc

lẫn nhau và hoạt động chung cho một mục đích nào đấy.[2, Tr 19]

* Hệ thống thông tin: Là tập hợp người, thủ tục, và các nguồn lực để thu thập

xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức.[2, Tr 19]

Dữ liệu (data) được nhập ở đầu vào (input) Máy tính hay con người sẽ thựchiện quá trình xử lý nào đó để nhận được thông tin ở đầu ra (output) Quá trình nhập

dữ liệu, xử lý và xuất thông tin đều có thể được lưu trữ.  

Hình 1.1:Quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin [2, Tr.20]

Các tổ chức có thể sử dụng các HTTT với nhiều mục đích khác nhau Trongviệc quản trị nội bộ, HTTT sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hànhđộng, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh

* Các thành phần hệ thống thông tin.

- Phần cứng: là các bộ phận( vật lý) cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính,

hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong hệ thống thốngthông tin Phần cứng là các thiết bị hữu hình,có thể nhìn thấy, cầm nắm được

- Phần mềm: là một tập hợp những câu lệnh được việt bằng một hoặc nhiều ngônngữ lập trình theo thứ tự nào đó để thực hiện chức năng hoặc giải quyết một bài toánnào đó Phần mềm có thể là những ý tưởng trừu tượng, các thuật toán, các chỉ thị…

- Hệ thống mạng: mạng máy tính là tập hợp những máy tính độc lập được kết nốivới nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nào

đó, hệ thống mạng là một phần của hệ thống thông tin, các thông tin giữa các máy tính,các thông tin mà người dùng muốn chuyển từ nơi này qua nơi khác, từ người này đếnngười khác được thực hiện nhờ hệ thống mạng

- Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin Gồm hai nhómchính là: những người sử dụng hệ thống thông tin trong công việc và những người xâydựng, bảo trì hệ thống thông tin.

Các thành phần của HTTT được biểu diễn dưới sơ đồ sau:

Hình 1.2: Các thành phần của Hệ thống thông tin

Nguồn tham khảo[3]

* Vai trò, nhiệm vụ của hệ thống thông tin

- Vai trò: Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tácnghiệp trong hệ thống quản lý

- Nhiệm vụ: trao đổi thông tin với môi trường ngoài, thực hiện liên lạc giữa các

bộ phận và cung cấp thông tin giữ hệ quyết định và hệ tác nghiệp

* Phân loại hệ thống thông tin

+ HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): là hệ thốngdùng ở cấp tác nghiệp HTTT xử lý giao dịch giúp tự động hóa các hoạt động xử lýthông tin lặp lại, thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch giúp doanh nghiệp thực hiệncác hoạt động hàng ngày

+ HTTT tự động hóa văn phòng OAS (Officer Automation System): là một hệthống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, gửi thông báo, tài liệu, và các dạngtruyền tin khác nhau giữa các cá nhân, các nhóm làm việc và các tổ chức khác nhau

+ HTTT quản lý tri thức KWS (Knowledge Work Systems): là các hệ thốngđược thiết kế để hỗ trợ việc chia sẻ kiến thức hơn là việc chia sẻ thông tin Hệ thốngnày hỗ trợ việc phân loại dữ liệu và thông tin, đồng thời kiểm soát, thiết kế, lập kếhoạch và lịch hoạt động, tạo các giải pháp khác nhau để giải quyết một vấn đề cụthể nào đó cho doanh nghiệp.

+ Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System): là cácHTTT trợ giúp các hoạt động quản lý như lập kế hoạch, giám sát, tổng hợp, báo cáo

và ra quyết định ở các cấp quản lý bậc trung

+ Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System): là HTTTkết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của môi trường, cải thiện chấtlượng quyết định, là một hệ thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho những nhàquản lý giải quyết vấn đề trong một hoàn cảnh nhất định

(Nguồn tham khảo:[6])

* Tổng quan về quản lý nhân sự

Như chúng ta đã biết con người đóng vai trò quan trọng trong hoạt động củacác doanh nghiệp hay tổ chức Do đó việc khai thác tốt nguồn lực này để phục vụphát triển doanh nghiệp và xã hội là một vấn đề quan trọng trong việc quản lý các tổchức và doanh nghiệp Việc quản lý nguồn lực đòi hỏi sự hiểu biết về con người ởnhiều khía cạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tố trung tâm của sự phát triển.Các kỹ thuật quản lý nhân lực thường có mục đích tạo điều kiện để con người pháthuy hết khả năng tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu quả của tổ chức.Quản lý nhân sự hay quản lý nguồn nhân lực là sự khai thác và sử dụng nguồnnhân lực của một tổ chức hay một công ty một cách hợp lý và hiệu quả

* Tầm quan trọng của quản lý nhân sự

Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc khaithác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, người lao động, cácyếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau và tác động lại với nhau Những yếu

tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con người thì không thể Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn

đề lao động Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thànhquả do họ làm ra

Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nàocũng cần phải có bộ phận nhân sự Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng củachức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức.Quản trị nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng cónhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự Cung cách quản trị nhân

sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp Đây cũng là một trongnhững yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp

* Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương:

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương là hệ thống thông tin bao gồmtất cả những quyết định và hoạt động quản lý (tuyển dụng, quản lý, trả lương, nângcao hiệu quả hoạt động, sa thải nhân viên trong doanh nghiệp, ) có ảnh hưởng đếnmối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp

* Vai trò của hệ thống thông tin quản lý nhân sự-tiền lương

Nguồn lực con người là nguồn tài nguyên quan trọng bậc nhất đối với sự tồntại, phát triển của mỗi tổ chức, doanh nghiệp Để tạo lập và duy trì được một độingũ nhân sự vững mạnh yêu cầu ban quản lý nhân sự của công ty phải có cách thứcquản lý tốt, tạo điều kiện cho các cá nhân trong tập thể phát huy được khả năng củamình, đồng thời việc quản lý tốt cũng thể hiện được sự quan tâm, động viên củalãnh đạo đốivới các cá nhân trong tập thể, tạo những điều kiện cần thiết giúp các cánhân hoàn thiện mình Do đó, nhu cầu cần có một hệ thống thông tin quản lý nhân

sự là rất cần thiết, nhằm khắc phục những khuyết điểm trong việc quản lý nhân sựbằng phương pháp thủ công, đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin theo yêucầu của quản lý cấp trên nhằm hoàn thành tốt kế hoạch và nhiệm vụ của công tytrong từng giai đoạn HTTT quản lý nhân sự của một doanh nghiệp là hệ thống phảnánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng lao động Nhờnhững thông tin mà hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp, ban lãnh đạo vànhững nhà quản lý của công ty có thể dễ dàng theo dõi tình hình nhân sự về mọimặt của các cán bộ, chính xác Như vậy, HTTT quản lý nhân sự giúp tiết kiệm sức

người, sức của, thời gian và chi phí trong các quá trình tiếp xúc giữa lãnh đạo,người quản lý (Nguồn tham khảo[6])

1.2 Quy trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin

Quy trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin được tổng hợp chungthành các bước: Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng, cài đặt và bảo trì hệ thống

Hình 1.3: Chu trình xây dựng và phát triển hệ thống thông tin

Bước 1: Khảo sát hiện trạng

Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầuthông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống thông tin.Bước 2: Phân tích hệ thống

Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt được của hệthống, xác định được các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt được các mục tiêu của hệthống Dựa vào mục tiêu đó, xác định được các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu.Bước 3: Thiết kế hệ thống

Là giai đoạn phát triển các bước phân tích ở giai đoạn trước thành các mô hìnhlogic và vật lý, thiết kế giao diện với người sử dụng Giai đoạn này phụ thuộc nhiềuvào cấu hình của phần cứng và phần mềm được lựa chọn

Bước 4: Xây dựng hệ thống

Là giai đoạn lập trình trên cơ sở các phân tích, thiết kế ở các giai đoạn trước.Kết quả là các chương trình cần xây dựng

Bước 5: Cài đặt hệ thống

- Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng

- Chuyển đổi dữ liệu cũ: thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầuthay đổi sang hệ thống mới Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệthống cũ và hệ thống mới và nguyên tắc chuyển đổi

- Kiểm nghiệm, cài đặt

Bước 6: Bảo trì hệ thống Bảo trì hệ thống được tính từ khi hệ thống đượcchính thức đưa vào sử dụng Công việc bào trì bao gồm:

- Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi

- Sửa đổi, nâng cấp phiên bản

- Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu

1.3 Quy trình phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Các phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống dù được phát triển bởinhiều tác giả khác nhau, có nhiều điểm, thuật ngữ, quy ước khác nhau, nhưng tựutrung lại các phương pháp luận này đều định ra các giai đoạn cơ bản: Khảo sát hiệntrạng và xác lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống và xây dựng hệ thống

a Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.

Qua quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết hệ thống hiện tại ta phải có được các thông tin về hệ thống qua đó đề xuất được các phương án tối ưu để dự án mang

tính khả thi cao nhất Khảo sát thường được tiến hành qua bốn bước:

Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ Tìm hiểucác hoạt động của hệ thống hiện tại nhằm xác định các thế mạnh và các yếu kémcủa nó

Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới Xác định phạm vi ứng dụng vàcác ưu nhược điểm của hệ thống dự kiến Cần xác định rõ lĩnh vực mà hệ thống mới

sẽ làm, những thuận lợi và những khó khăn khi cải tiến hệ thống

Bước 3: Đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới có cân nhắc tính khả thi Phác hoạcác giải pháp thoả mãn các yêu cầu của hệ thống mới đồng thời đưa ra các đánh giá

về mọi mặt ( Kinh tế, xã hội, ) để có thể đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng.Bước 4: Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát Xây dựng kếhoạch triển khai cho các giai đoạn tiếp theo Dự trù các nguồn tài nguyên( Tàichính, nhân sự, trang thiết bị ) để triển khai dự án

b Phân tích hệ thống :

Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân tích hệ thống Đểphân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện nhữngnhiệm vụ, chức năng gì Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo

ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức

năng đó Tất cả mọi hệ thống đều phải sử dụng một cơ sở dữ liệu của mình, đó cóthể là một cơ sở dữ liệu đã có hoặc một cơ sở dữ liệu được xây dựng mới Cũng cónhững hệ thống sử dụng cả cơ sở dữ liệu cũ và mới Việc phân tích và thiết kế cơ sở

dữ liệu cho một hệ thống có thể tiến hành đồng thời với việc phân tích và thiết kế hệthống hoặc có thể tiến hành riêng Vấn đề đặt ra là cần xây dựng một cơ sở dữ liệugiảm được tối đa sự dư thừa dữ liệu đồng thời phải dễ khôi phục và bảo trì

c Thiết kế hệ thống:

Công việc thiết kế xoay quanh câu hỏi chính: Hệ thống làm cách nào để thỏamãn các yêu cầu đã được nêu trong đặc tả yêu cầu Một số các công việc thườngđược thực hiện trong giai đoạn thiết kế: Nhận biết form nhập liệu tùy theo các thànhphần dữ liệu cần nhập,thiết kế form (vẽ trên giấy hay máy tính, sử dụng công cụthiết kế), nhận biết các thành phần dữ liệu và bảng để tạo database, ước tính các thủtục giải thích quá trình xử lý từ input đến output Kết quả giai đoạn thiết kế là đặc tảthiết kế Bản đặc tả thiết kế sẽ được chuyển sang cho các lập trình viên để thực hiệngiai đoạn xây dựng phần mềm

d Xây dựng hệ thống:

Đây là giai đoạn viết lệnh( code) thực sự, tạo hệ thống Từng người viết codethực hiện những yêu cầu đã được nhà thiết kế định sẵn Cũng chính người viếtcode chịu trách nhiệm viết tài liệu liên quan đến chương trình, giải thích thủ tục tạonên được viết như thế nào và lý do cho việc này Để đảm bảo chương trình đượcviết nên phải thoả mãn mọi yêu cầu có ghi trước trong bản đặc tả thiết kế chi tiết,người lập trình cũng đồng thời phải tiến hành thử nghiệm phần chương trình củamình (Nguồn tham khảo:[ 1, Tr 15-17])

1.4 Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống

- Phương pháp hướng chức năng:

Đặc trưng của phương pháp hướng chức năng là phân chia chương trình chínhthành nhiều chương trình con, mỗi chương trình con nhằm đến thực hiện một côngviệc xác định

Phương pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồitiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận được bài toán có thể cài đặt đượcngay, sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hướng chức năng

- Phương pháp hướng đối tượng

Cách tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy theo cách ánh xạ các thànhphần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Một hệ thống được chia thànhcác thành phần nhỏ gọi là các đối tượng, mỗi đối tượng bao gồm đầy đủ cả dữ liệu

và hành động liên quan đến đối tượng đó Các đối tượng trong một hệ thống tươngđối độc lập với nhau và hệ thống sẽ được xây dựng bằng cách kết hợp các đối tượng

đó lại với nhau thông qua các mối quan hệ và tương tác giữa chúng

- Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng so với hướng chức năng:

+ Dữ liệu và các hàm mới có thể dễ dàng bổ sung vào đối tượng nào đó khicần thiết, dễ nâng cấp thành hệ thống lớn hơn

+ Dữ liệu được bao bọc, che dấu và không cho phép các hàm ngoại lai truycập tự do mà dữ liệu của một đối tượng chỉ có thể được truy cập bởi chính các hàmxác định trong đối tượng đó giúp chương trình an toàn

+ Mô hình được xây dựng gần với hệ thống thực tế

+ Thông qua nguyên lý kế thừa giúp loại bỏ đoạn chương trình lặp lại khi khaibáo lớp, mở rộng khả năng sử dụng lớp, ngắn gọn, tiết kiệm thời gian

1.5 UML và công cụ phát triển hệ thống

- Giới thiệu UML

Khái niệm UML (Unified Modelling Language) là ngôn ngữ mô hình hóa tổngquát được xây dựng để đặc tả, phát triển và viết tài liệu cho các khía cạnh phát triểnphần mềm hướng đối tượng UML giúp người phát triển hiểu rõ và ra quyết địnhlien quan đến phần mềm cần xây dựng UML bao gồm một tập các khái niệm, các

ký hiệu, các biểu đồ và hướng dẫn

- Một số khái niệm cơ bản trong UML

+ Khái niệm mô hình: mô hình là một biểu diễn của sự vật hay một tập các sựvật trong một lĩnh vực áp dụng nào đó theo một cách khác Mô hình nhằm nắm bắtcác khía cạnh quan trọng của sự vật, bỏ qua các khía cạnh không quan trọng và biểudiễn theo một tập ký hiệu và quy tắc nào đó

+ Các hướng nhìn (Views) trong UML: một hướng nhìn trong UML là một tậpcon các biểu đồ UML được xây dựng để biểu diễn một khía cạnh nào đó của hệthống Sự phân biệt giữa các hướng nhìn rất linh hoạt Có những biểu đồ UML cómặt trong cả hai hướng nhìn

- Các biểu đồ trong UML

Biểu đồ use case: biểu diễn chức năng của hệ thống Từ tập yêu cầu của hệthống, biểu đồ use case phải chỉ ra hệ thống cần thực hiện điều gì để thỏa mãn yêucầu của người dùng hệ thống Đi kèm với biểu đồ use case là các kịch bản

Biểu đồ lớp: chỉ ra các lớp đối tượng trong hệ thống, các thuộc tính và phươngthức của từng lớp và mối quan hệ giữa những lớp đó

Biểu đồ trạng thái: tương ứng với mỗi lớp sẽ chỉ ra các trạng thái mà đối tượngcủa lớp đó có thể có và sự chuyển tiếp giữa những trạng thái đó

Các biểu đồ tương tác: biểu diễn mối liên hệ giữa các đối tượng trong hệ thống

và giữa các đối tượng với các tác nhân bên ngoài Có hai loại:

+ Biểu đồ tuần tự: biểu diễn mối quan hệ giữa các đối tượng và giữa các đốitượng và tác nhân theo thứ tự thời gian

+ Biểu đồ cộng tác: biểu diễn các hoạt động và sự đồng bộ, chuyển tiếp cáchoạt động Được dùng để biểu diễn các phương thức phức tạp của các lớp

- Quy trình phân tích thiết kế hệ thống bằng UML

Các bước phân tích thiết kế hướng đối tượng được xây dựng trên biểu đồ các

kí hiệu UML chia làm hai pha:

Pha phân tích:

+ Xây dựng Biểu đồ use case: Dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tíchtiến hành xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tảlại các chức năng của hệ thống Một thành phần quan trọng trong biểu đổ use case

là các kịch bản mô tả hoạt động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể

+ Xây dựng biểu đồ lớp: Xác định tên các lớp, các thuộc tính của lớp, một sốphương thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ lớp

+ Xây dựng biểu đồ trạng thái: Mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng tháitrong hoạt động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó

+ Xây dựng biểu đồ hoạt động: Mô tả hoạt động của các phương thức phức tạptrong mỗi lớp hoặc các hoạt động hệ thống có sự liên quan của nhiều lớp.

+ Xây dựng biểu đồ thành phần: xác định các gói, các thành phần và tổ chứcphần mềm theo các thành phần đó

+ Xây dựng biểu đồ triển khai hệ thống: xác định các thành phần và các thiết

bị cần thiết để triển khai hệ thống, các giao thức và dịch vụ hỗ trợ (Nguồn thamkhảo:[5])

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ-TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY

TNHH MAY HƯNG NHÂN

2.1.Tổng quan về doanh nghiệp và tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Tên công ty: Công ty TNHH May HƯNG NHÂN

Địa chỉ: Lô L2, KCN Nguyễn Đức Cảnh, Trần Thái Tông, P Trần Hưng Đạo,

Sở công nghiệp Thái Bình

Là doanh nghiệp độc lập, sở hữu vốn Nhà nước, có tư cách pháp nhân, có tàikhoản riêng tại ngân hàng, có con dấu theo quy định của Nhà nước Đến tháng 11năm 2006 do cơ chế quản lý và chuyển đổi nguồn vốn Xí nghiệp giấy Thái Bìnhgiải thể, Công ty may Đức Giang cổ phần hoá công ty đổi tên là Công ty TNHHmay Hưng Nhân theo điều lệ ngày 19 tháng 8 năm 2006 đã được đăng ký tại phòngđăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch - Đầu tư tỉnh Thái Bình ngày 12 tháng 10 năm

2006 Công ty TNHH may Hưng Nhân do Công ty cổ phần may Đức Giang làm chủ

sở hữu, là Công ty TNHH Nhà nước hai thành viên

Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh.

- Đặc điểm sản xuất kinh doanh: Công ty TNHH may Hưng Nhân chuyên sảnxuất gia công các mặt hàng may mặc phục vụ nhu cầu trong nước và ngoài nước

Trong đó sản xuất và kinh doanh phải tiến hành đồng bộ phải hướng đến mục tiêuchung là doanh thu và lợi nhuận của Công ty, cũng như để thực hiện nhiệm vụ nhỏ

bé của mình để xây dựng và đổi mới đất nước Mặt hàng sản xuất chủ yếu của Công

ty là sản phẩm may mặc xuất khẩu trong đó mặt hàng gia công chiếm 80%, còn lại

là hàng bán FOB (hàng mua đứt bán đứt đoạn, mua nguyên liệu bán thành phẩm) vàhàng tiêu thụ nội địa Số lượng chủng loại, mẫu mã sản phẩm chủ yếu phụ thuộcvào các hợp đồng kinh tế, các đơn đặt hàng của khách hàng, tập trung một số mặthàng chính như áo sơ mi, áo Jắc két 2,3,4 lớp, áo choàng ) Vì Công ty liên doanhvới Công ty may Đức Giang nên việc ký kết hợp đồng, cung cấp nguyên liệu vậtliệu và việc tiêu thụ sản phẩm cho khách hàng mà chủ yếu là khách hàng nướcngoài là do Công ty may Đức Giang đảm nhiệm Công ty chỉ việc gia công sản phẩmhàng hoá cho kịp thời và đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng Vì vậy khách hàngchủ yếu của Công ty là Công ty may Đức Giang do đó mà vốn của Công ty thườngkhông bị ứ đọng nhiều tạo điều kiện cho Công ty quay vòng vốn rất nhanh Cơ sởsản xuất của Công ty đang dần được củng cố và phát triển

Ban đầu mới thành lập với số vốn 17,5 tỷ đồng, Công ty chỉ có 2 chuyền may,năng lực sản xuất 750.000 sản phẩm áo Jắc két quy đổi, tổng số lao động 950 người.Hiện nay tổng số vốn kinh doanh của Công ty trên 52 tỷ đồng, Công ty đã có 16chuyền may với 2 xưởng sản xuất, năng lực sản xuất 1.500.000 sản phẩm áo Jắc kétquy đổi, tổng số lao động 2.005 người, thị trường xuất khẩu gồm các nước như NhậtBản, Hàn Quốc, Đài Loan Từ khi thành lập đến nay Công ty luôn chú trọng đếnviệc xây dựng chữ tín cho sản phẩm, chữ tín cho Công ty, xây dựng và bảo vệthương hiệu của mình Công ty rất coi trọng việc đầu tư, đổi mới trang thiết bị sảnxuất và nâng cao trình độ tay nghề cho các bộ công nhân viên trong Công ty Cơ sởsản xuất của Công ty đang dần được củng cố và phát triển đặc biệt các trang thiết bịmáy móc công nghệ trong Công ty luôn được đổi mới bổ sung cho phù hợp với quytrình sản xuất nhanh và hiệu quả

Sơ đồ 1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH may Hưng Nhân

Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban

+ Giám đốc (1 người): Là người lãnh đạo và quản lý tất cả các hoạt độngsản xuất kinh doanh của Công ty chịu trách nhiệm cao nhất trong Công ty

+ Phòng Tổ chức - Hành chính (20 người): Làm nhiệm vụ quản lý cán bộcông nhân viên theo dõi, giám đốc về công tác đào tạo nhân lực, tổ chức hợp lý về

số lao động, tổ chức việc làm tính lương cho toàn công ty Đề bạt, tăng lương cho

cán bộ công nhân viên, thực hiện các chế độ chính sách với người lao động, chăm lo

đời sống của cán bộ công nhân viên Tham mưu cho giám đốc các nghiệp vụ vềquản lý hành chính, nhân sự, tiền lương, bảo hiểm …

+ Phòng Kế hoạch (25 người): Có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, theo dõicác yếu tố nguyên vật liệu, các đơn đặt hàng, năng suất lao động của công nhân đảmbảo nguồn cung ứng đầu vào, tập kết nguyên phụ liệu đồng bộ phục vụ sản xuất,cân đối giao hàng đúng tiến độ, giúp ban giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuấttrong thời kỳ thực hiện

+ Phòng Kỹ thuật (30 người): Triển khai các nhiệm vụ quản lý kỹ thuậtgiám sát kỹ thuật theo yêu cầu thiết kế của khách hàng, thiết kế phối hợp các mẫu

vải theo màu vải phù hợp.

Ban cơ điện

Tổ cắt

+ Phòng Kế toán tài vụ (5 người): Có nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, sốliệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc theo đúng chế độ kế toán Ghichép, hạch toán kinh doanh, thanh toán, quyết toán hợp đồng, trả lương cho cán bộcông nhân viên Từ những kết quả đó, phòng Kế toán có thể đưa ra kết quả hoạtđộng kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp giúp Ban Giám đốc có thể hoạch địnhchính sách kinh doanh của Công ty.

+ Phân xưởng sản xuất (50 người): Các phân xưởng sản xuất có nhiệm vụthực hiện việc sản xuất, tạo ra những sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng, đúng quycách mẫu mã theo quy định để sản xuất đạt kết quả tốt, hạn chế tối đa sản phẩmhỏng đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp

+ Ban cơ điện (12 người): Thực hiện việc kiểm tra giám sát các thiết bị máymóc, kỹ thuật điện nước phục vụ cho sản xuất kinh doanh

+ Tổ bảo vệ (15 người) : Chịu trách nhiệm trông coi bảo vệ tài sản và giữ gìntrật tự an ninh chính trị và an toàn cho Công ty kết hợp cùng với Công an địa phương

+ Tổ cắt (50 Người): Có trách nhiệm tạo ra những bán thành phẩm theo quycách, mẫu mã của phòng kỹ thuật

+ Tổ KCS (22 Người): Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm đã hoànthành theo đúng tiêu chuẩn chất lượng

+ Tổ đóng gói (50 Người): Thực hiện nhiệm vụ hoàn thành sản phẩm ở côngđoạn cuối cùng của quá trình sản xuất, kho thành phẩm hoàn thành

2.2 Thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty TNHH may Hưng Nhân

Công ty TNHH may Hưng Nhân làm việc theo chế độ: Tuần làm việc 6 ngày,nghỉ chủ nhật, ngày làm việc 8h Hiện nay, Công ty TNHH may Hưng Nhân quản lýnhân sự-tiền lương trên sổ sách theo 2 công đoạn chính, đó là:

- Quản lý nhân sự

- Quản lý lương

Quản lý nhân sự

Khi công ty có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân viên, người lao động sẽ nộp hồ

sơ cho công ty để ứng tuyển Nếu thông qua quá trình tuyển dụng, người lao độngđược nhận thì phòng nhân sự sẽ thực hiện ký kết hợp đồng với người lao động.Phòng Nhân sự có nhiệm vụ quản lý nhân viên thông qua hồ sơ nhân viên và quản

lý hợp đồng lao động Khi nhân viên trong công ty có sự thuyên chuyển công tác,

chức vụ phòng Nhân sự có nhiệm vụ cập nhật thay đổi Khi hợp đồng lao động sắphết thời hạn, phòng Nhân sự sẽ báo cáo với ban giám đốc để thông qua quyết địnhgia hạn hợp đồng hay chấm dứt hợp đồng lao động.

Trong quá trình làm việc của mỗi nhân viên, dựa vào biểu hiện của nhân viên và quyđịnh về khen thưởng, ký luật của công ty phòng Nhân sự có trách nhiệm tổng hợp cáctrường hợp khen thưởng, kỷ luật, lý do khen thưởng kỷ luật để trình lên ban giám đốc

Quản lý lương

- Lương của nhân viên trong công ty được tính theo mức lương cơ bản Hàng

tháng phòng Nhân sự sẽ tổng hợp lại các yếu tố: Mức lương, mức phụ cấp, bảo hiểm

xã hội,bảo hiểm y tế, khen thưởng-kỷ luật để chuyển cho phòng Kế toán tính lương

2.3 Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự -tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhân

Hiện nay, Công ty vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng để quản lý nhân tiền lương Việc quản lý nhân sự tại Công ty chỉ đuợc xây dựng và quản lý trênExcel gây khó khăn rất nhiều cho cán bộ quản lý nhân sự như: theo dõi và cập nhật

sự-hệ số đánh giá năng suất lao động cho cán bộ nhân viên, việc tính lương thực hiệntrên bảng tính của chương trình Excel dẫn đến nhân viên phòng Nhân sự không thểxuất báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo cáo về quá trình công tác củanhân viên theo yêu cầu của Ban giám đốc nếu được yêu cầu

Với quy trình quản lý nhân sự-tiền lương tại Công ty TNHH may Hưng Nhânnhư trên dẫn tới một số nhược điểm như sau:

- Số lượng nhân viên tại công ty TNHH may Hưng Nhân rất lớn và không ngừngtăng lên cùng với sự phát triển của Công ty trong khi số lượng người làm công tác quản

lý nhân sự-tiền lương không nhiều và đồng thời phải kiêm nhiệm nhiều chức vụ Dokhối lượng công việc nhiều và quá trình nhập số liệu khá thủ công nên vẫn xảy ra tìnhtrạng sai sót ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng của công việc

Chi phí về thời gian cho việc lưu trữ thông tin lớn do toàn bộ hồ sơ, hợp đồng,

sổ sách được lưu trữ bằng giấy tờ, qua thời gian khối lượng giấy tờ được lưu trữngày càng nhiều, gây ra khó khăn khi lưu trữ hay tìm kiếm, xử lý thông tin

Quá tình xử lý thông tin chậm chạp, thiếu chính xác, dễ nhầm lẫn do quy trìnhquản lý nhân sự tại Công ty chỉ đuợc xây dựng và quản lý trên Excel nên dữ liệukhông được lưu trữ, sắp xếp một cách khoa học

Không đáp ứng được nhu cầu về báo cáo các vấn đề nhân sự cho BGĐ docông ty chưa có HTTT quản lý nhân sự-tiền lương nên người quản lý không thểxuất các báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo cáo về quá trình công tác, báocáo lương của nhân viên khi Ban Giám Đốc yêu cầu.

Thông tin không được bảo mật tốt do công ty chưa có HTTT quản lý nhân sựnên thông tin chủ yếu được lưu trữ trên giấy tờ Qua thời gian dưới sự tác độngkhách quan của môi trường, thông tin có thể bị mất mát trong quá trình lưu trữ

Vì vậy, yêu cầu cấp thiết hiện nay là xây dựng được hệ thống thông tin quản lýnhân sự-tiền lương đáp ứng được nhu cầu quản lý, sử dụng nguồn nhân lực mộtcách hiệu quả tại Công ty TNHH may Hưng Nhân

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ-TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH

MAY HƯNG NHÂN

Đồng thời, phòng nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) cácthông tin về quá trình công tác, đào tạo, hồ sơ khen thưởng kỷ luật của nhân viêntrong thời gian làm việc tại Công ty

Phòng kế toán sẽ tính lương và lập bảng lương cho nhân viên theo hệ sốlương, mức phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm ý tế

Mức lương = 1.300.000 x Hệ số lương

Mức phụ cấp = 1.300.000 x Hệ số phụ cấp

Bảo hiểm xã hội = 6% * Mức lương

Bảo hiểm y tế = 1,5 * Mức lương

Bảo hiểm thất nghiệp = 1% * Mức lương

Bảo hiểm = Bảo hiểm xã hội + Bảo hiểm y tế + Bảo hiểm thất nghiệp

Thực lĩnh = Mức lương + Mức phụ cấp – Bảo hiểm

Phòng kế toán dựa trên việc mức độ khen thưởng và kỷ luật theo hình thức và

lý do để tính lương cho nhân viên Ngoài ra phòng kế toán báo cáo bảng lương hàngtháng, quý, năm cho ban Giám Đốc

Để thuận tiện cho việc quản lý việc hồ sơ nhân viên hệ thống cho phép phòngnhân sự và ban Giám Đốc có thể đăng nhập vào hệ thống và tra cứu thông tin vềnhân sự trong Công ty

Hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho phòng nhân sự

và phòng kế toán Báo cáo sẽ gửi đến cho ban Giám Đốc công ty xem và đưa racách quản lý phù hợp hiệu quả hơn