LỜI CẢM ƠNSau một thời gian nghiên cứu và hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty ADMICRO – Công ty cổ phần VCCRop”
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Sau một thời gian nghiên cứu và hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài
“Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty ADMICRO – Công ty cổ phần VCCRop” em đã nhận được sự giúp đỡ hết mình từ cô Ths Lê Thị
Thu Đồng thời bản thân em cũng đã cố gắng trong quá trình thực tập tại công tyAdmciro Thành quả của ngày hôm nay không thể không kể đến toàn thể các banlãnh đạo trường Đại học Thương Mại cùng với sự hỗ trợ từ phía công ty Admicro Lời đầu tiên, em xin được gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trường Đại họcThương Mại nói chung cùng các thầy cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế
và Thương mại điện tử nói riêng đã tạo điều kiện cho em được học tập, nghiên cứu
Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến giáo viên hướng dẫn Ths Lê Thị Thu đã trực tiếp hướng dẫn nhiệt tình, chỉ bảo cho em trong suốt thời gian thực hiện
đề tài khóa luận tốt nghiệp để em có thể hoàn thành khóa luận một cách tốt nhất
Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc tới ban lãnh đạo công ty Admicro – Công ty
cổ phần VCCrop cùng toàn thể các anh chị trong công ty đã tạo điều kiện cho emđược tìm hiểu, nghiên cứu về thực trạng của công ty trong suốt quá trình thực tập.Mặc dù đã cố gắng hoàn thành bài khóa luận với tất cả sự nỗ lực của bản thân,nhưng em còn nhiều hạn chế về kiến thức nên khóa luận không tránh khỏi nhữngthiếu sót Em kính mong quý thầy cô chỉ bảo và giúp đỡ để bài khóa luận của emđược hoàn thiện hơn
Cuối cùng, em xin gửi tới thầy cô lời chúc sức khỏe, chúc thầy cô luôn luônmạnh khỏe, vui vẻ để tiếp tục cống hiến và giúp đỡ cho các thế hệ sinh viên tiếptheo
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2017
Sinh viên thực hiện
Đào Thị Hoa
Trang 2MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN i
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ iv
CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1
1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài 1
1.2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu 1
1.2.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước 1
1.2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước 2
1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 3
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu 3
1.4.2 Phạm vi đề tài nghiên cứu 4
1.5 Phương pháp nghiên cứu đề tài 4
1.6 Kết cấu khóa luận 5
CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY ADMICRO- CÔNG TY CỔ PHẦN VCCROP 6
2.1 Tổng quan về PTTK phần mềm 6
2.1.1.Một số khái niệm cơ bản 6
2.1.2 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế phần mềm 10
2.1.3 Tổng quan về quản lý nhân sự 12
2.2 Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty ADMICRO – Công ty cổ phần VCCrop 14
2.2.1 Giới thiệu chung về công ty Admicro – Công ty cổ phần VCCrop 14
2.2.2 Phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại công ty Admicro – Công ty cổ phần VCCrop 15
2.2.3 Phân tích thực trạng phần mềm quản lý nhân sự tại công ty Admicro- Công ty cổ phần VCCrop 15
2.2.4 Đánh giá thực trạng phần mềm quản lý nhân sự tại công ty Admciro- Công ty cổ phần VCCrop 24
3.1 Mô tả bài toán quản lý nhân sự cho công ty Admicro 26
Trang 33.1.1 Mô tả bài toán 26
3.1.2 Phân tích yêu cầu chức năng hệ thống 27
3.1.3 Các yêu cầu của phần mềm 28
3.2 Phân tích phần mềm 29
3.2.1 Xác định các tác nhân, đặc tả phần mềm 29
3.2.2 Biểu đồ use case tổng quát 30
3.2.4 Biểu đồ trạng thái 43
Trạng thái lớp HOSONV 43
3.2.5 Biểu đồ hoạt động 44
3.2.6 Biểu đồ tuần tự 48
3.3 Thiết kế hệ thống 51
3.3.1 Biểu đồ lớp chi tiết 51
3.3.3 Thiết kế giao diện 52
3.4 Một số đề xuất và kiến nghị 57
3.4.1 Đánh giá khả năng ứng dụng của phần mềm 57
3.4.2 Đề xuất hướng phát triển 57
3.4.3 Kiến nghị 58
KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO
Trang 4DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
1 Hình 2.1: Thực trạng phương thức lưu trữ dữ liệu của quá trình
quản lý nhân sự trong công ty
16
2 Hình 2.2 : Sơ đồ cấu trúc tổ chức của công ty 17
3 Hình 2.3 Biểu đồ thể hiện số lượng nhân viên qua các năm
4 Hình 2.4 Biểu đồ thể hiện mức độ quan tâm việc sử dụng phần
mềm quản lý nhân sự cho công ty của nhân viên 19
5 Hình 2.5 Biểu đồ thể hiện số người dự kiến sử dụng phần mềm
8 Hình 2.8 Biểu đồ thể hiện số tiền công ty sử dụng lượng tiền để
9 Hình 2.9 Biểu đồ thể hiện các chức năng chính mà công ty
Admciro cần có trong phần mềm quản lý nhân sự
24
10 Sơ đồ 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống 27
11 Hình 3.1: Giao diện đăng nhập phần mềm quản lý nhân sự 52
12 Hình 3.2: Giao diện phân cấp chức năng của nhân viên phòng
13 Hình 3.3: Giao diện phân cấp chức năng của ban giám đốc 53
14 Hình 3.4: Giao diện chức năng nhập phòng ban 54
15 Hình 3.5 Giao diện chức năng nhập thông tin các loại công việc 54
16 Hình 3.6: Giao diện quản lý hồ sơ nhân viên 55
Trang 520 Hình 2.9 Biểu đồ thể hiện các chức năng chính mà công ty
Admciro cần có trong phần mềm quản lý nhân sự
57
21 Sơ đồ 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống 27
29 Bảng 3.8: Kịch bản cho use case “Báo cáo, thống kê thông tin cá
30 Bảng 3.9: Kịch bản cho use case “Báo cáo, thống kê thông tin
31 Bảng 3.10: Kịch bản cho use case “Tìm kiếm thông tin cá nhân của
39 Biểu đồ 3.4: Biểu đồ phân rã use case báo cáo, thống kê 32
50 Biểu đồ 3.15: Biểu đồ hoạt động tuần tự ca sử dụng đăng nhập 48
Trang 651 Biểu đồ: 3.16: Biểu đồ hoạt động tuần tự ca sử dụng thêm hồ sơ
Trang 8CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
1.1 Tầm quan trọng, ý nghĩa của đề tài
Với sự phát triển nhanh chóng của thế giới như hiện nay thì hòa mình vào
sự chuyển mình đấy nước ta cũng đã có những sự chuyển biến rõ rệt Theo đó công nghệ thông tin đã phát triển vô cùng nhanh Hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình làm việc, kinh doanh của các công ty trong nước
ta cũng đã trở nên vô cùng phổ biến bởi nó giúp thu thập, xử lý thông tin một
cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả
Được thành lập năm 2008, Công ty ADmicro sau gần 10 năm hoạt động đãliên tục mở rộng thị phần trên khắp cả nước và trở thành một công ty đứng trong topđầu lĩnh vực quảng cáo, truyền thông
Ngoài những thành công ban đầu đó, công ty đang ngày một mong muốn pháttriển mạnh mẽ hơn nữa trong tương laivà trở thành công ty chuyên cung cấp cácdịch vụ quảng cáo truyền thông mang lại hiệu suất lớn Vì lẽ đó, số lượng nhân lực
sẽ ngày một tăng và ắt hẳn sẽ gặp phải không ít khó khăn do sự bất cập trong quản
lý nhân sự như việc phải mất nhiều thời gian, công sức, tiền của cho công tác quản
lý nhân sự Mà trên thực tế cho thấy, lượng nhân lực của ADmicro là 200 nhân viênkhiến việc quản lý nhân sự gặp phải nhiều vấn đề Trong quá trình quản lý nhân sựluôn gặp phải những vấn đề khó khăn như việc quản lý nhân sự bằng thủ công, sổsách rất hay có sự nhầm lẫn, tốn thời gian hay số lượng nhân sự, đội ngũ nhân viênluôn luôn thay đổi mà việc cập nhật hồ sơ không rõ ràng sẽ khiến cho việc tìm kiếmthông tin bị cản trở, thiếu chính xác Chính vì vậy, việc lựa chọn đề tài “Phân tíchthiết kế phần mềm quản lý nhân sự cho công ty Admicro” là hết sức cần thiết trongđiều kiên hiện nay đối với công ty
1.2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu
1.2.1 Tình hình nghiên cứu ngoài nước
Con người đang khám phá ra những công trình kiến trúc khoa học mới để cảithiện hiệu suất làm việc và giảm tải áp lực công việc Một công ty lớn thì việc quản
lý nhân sự thực sự là vấn đề đáng lưu tâm khi số lượng lớn thì rất khó kiểm soát
Trang 9chặt chẽ thông tin về nhân viên Vậy nên phần mềm quản lý nhân sự đã ra đời đểgiúp con người quản lý nhân sự tốt hơn
Trên thế giới đã có rất nhiều các phần mềm được thiết kế nên rất đáng kể tớinhư :
- The design and implementation of human resource management website:
được viết bởi Soumya R Lingareddy và lưu tại trường University Graduate School.Bài luận đã nêu rõ được vai trò to lớn của việc quản lý nhân sự Đồng thời bài luận
đã thiết kế ra được một phần mềm quản lý nhân sự với đầy đủ các chức năng, thiết
kế được giao diện của các form: order, client… Hình thức triển khai là Client –Server
- Human Resource Management: Ethics and Employment: được viết bởi
Ashly H Pinnington, Rob Macklin, Tom Campbell của trường UNIVERSITY
OF LONDON Bài luận văn đã minh chứng rõ rằng quản lý con người có vai trò
quan trọng và cần thiết như thế nào, sự ảnh hưởng của hoạt động quản lý nhân sựtới sự phát triển của tổ chức Vì vậy cần phải quản lý nhân sự thật tốt
- The relationgship between human resource practices and employee retention in public organisations: an exploratory study conductes in the unites
arab emirates Bài viết nói rõ về việc cần thiết của quản lý nhân sự trong một tổ
chức Vậy nên việc xây dựng phần mềm quản lý nhân sự cho một công ty có quy
mô lớn là điều nên làm
1.2.2 Tình hình nghiên cứu trong nước
Ở nước ta phần mềm quản lý nhân sự mới được biết đến nhiều trong khoảnghơn chục năm trở lại đây cùng với sự bùng nổ của công nghệ thông tin Tính đếnnay phần mềm quản lý nhân sự đã trở lên phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp cóquy mô lớn và vừa Do nhận thấy tầm quan trọng của công tác quản lý nhân sự nên
đã có rất nhiều công trình nghiên cứu tới vấn đề này Sau đây là một số công trìnhnghiên cứu liên quan:
- Luận văn tốt nghiệp : “Hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Công ty cổ phần thiết bị Đức Nhật” do Dương Thế Anh khoa Quản lý
kinh doanh trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội thực hiện Bài luận văn đã đưa ranhững giải pháp phù hợp cho việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong công
ty nghiên cứu lúc bấy giờ
Trang 10- Khóa luận với đề tài : “ Hoàn thiện công tác quản lý nhân sự tại công ty TNHH Phương Minh ”do bạn Hoàng Bảo Sơn thực hiện dưới sự hướng dẫn của
thầy Đặng Thanh Vũ cũng đã giúp chúng ta thấy được vai trò quan trọng của côngtác quản lý nhân sự trong công ty Bài khóa luận đã giúp hoàn thiện việc quản lýnhân sự trong công ty TNHH Phương Minh để công ty hoạt động tốt hơn
- Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH Hưng Long” của Nguyễn Hoàng Đức, K55–Khoa Máy
tính, Trường Đại học Bách Khoa TP Hồ Chí Minh Luận văn có ưu điểm là thiết kếđược giao diện thân thiện, dễ sử dụng, gần gũi với hệ thống cũ, lưu trữ hoàn toàn dữliệu, đưa ra dữ liệu được xử lý chính xác và đáp ứng được phần nào của hệ thốngthực tế Tuy nhiên còn tồn tại nhược điểm là CSDL hệ thống được xây dựng trên cơ
sở một hệ thống thông tin mạng, bước đầu chỉ mới xây dựng trên máy cục bộ và cácchức năng đầy đủ để quản lý một hệ thống là chưa hoàn chỉnh
1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Thứ nhất, hệ thống hóa lại một số lý luận về phân tích và thiết kế phần mềmtrong doanh nghiệp
Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý nhân sự, mô hìnhquản lý nhân sự nói chung và của công ty đang nghiên cứu nói riêng
Thứ ba, trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại công ty,
từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp có thể áp dụng, tiến hành phân tích thiết kếphần mềm quản lý nhân sự cho công ty nhằm tạo ra phần mềm quản lý nhân sự phùhợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý nhân sự để công ty có thểhoạt động hiệu quả hơn
1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu
- Hoạt động quản lý nhân sự tại công ty Admicro và các mô hình phân tíchthiết kế phần mềm quản lý nhân sự cho công ty
Trang 111.4.2 Phạm vi đề tài nghiên cứu
Về không gian: Quá trình nghiên cứu được thực hiện ở công ty Công ty cổ phần VCCrop
Về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu liên quan của công ty giai đoạn 2016
2014-1.5 Phương pháp nghiên cứu đề tài
Đề tài này được thực hiện dựa trên các phương pháp sau:
- Phương pháp thu nhập tài liệu
+ Điều tra trắc nghiệm: Đây là phương pháp sử dụng mẫu phiếu điều tra khảosát các nhân viên trong công ty
+ Điều tra trực tiếp: Trong quá trình thực tập tổng hợp tại công ty, tiến hànhphỏng vấn trực tiếp các nhân viên thuộc các phòng ban để thu thập thêm các thôngtin cần thiết
+ Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của công ty để nắmbắt được các nghiệp vụ quản lý nhân sự trong công ty
+ Thu thập tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thống thôngtin và phân tích thiết kế hệ thống từ các phương tiện truyền thông như sách, báo,internet,
- Tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu
Khóa luận được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp các phương pháp
nghiên cứu như phân tích, so sánh, thống kê, tổng hợp, việc phân tích thiết kế hệthống thông tin nhân sự tiến hành theo phương pháp hướng đối tượng
+ Phương pháp so sánh, đối chiếu: Đây là phương pháp đối chiếu giữa lý luận
và thực tiễn để tìm ra và giải quyết những khó khăn thách thức còn tồn tại bên trongcông ty Qua đó giúp ta có thể phân tích thết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sựcho công ty Admicro một cách hiệu quả
+ Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Đây là phương pháp phântích lý thuyết thành những bộ phận cấu thành, những mối quan hệ để nhận thức,phát hiện và khai thác những khía cạnh khác nhau của lý thuyết về phân tích thiết kếphần mềm để từ đó chọn lọc những thông tin cần thiết phục vụ cho đề tài của mình.Trên cơ sở đó sử dụng phương pháp tổng hợp lý thuyết để liên kết những bộ phận,
Trang 12những mối quan hệ thành một chỉnh thể hoàn chỉnh Phương pháp này được sửdụng trong quá trình tìm kiếm, nghiên cứu cơ sở lý luận liên quan đến đề tài nghiêncứu.
1.6 Kết cấu khóa luận
Ngoài các phần như: Lời cảm ơn; Mục lục; Danh mục bảng, biểu, sơ đồ, hìnhvẽ; Danh mục từ viết tắt thì khóa luận tốt nghiệp bao gồm 3 chương chính:
CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU
CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰCHO CÔNG TY ADMICRO – CÔNG TY CỔ PHẦN VCCROP
CHƯƠNG III PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰCHO CÔNG TY ADMICRO –CÔNG TY CỔ PHẦN VCCROP
Trang 13
CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN
SỰ CỦA CÔNG TY ADMICRO- CÔNG TY CỔ PHẦN VCCROP
2.1 Tổng quan về PTTK phần mềm
2.1.1.Một số khái niệm cơ bản
Phần mềm máy tính (tiếng Anh: Computer Software) hay gọi tắt là Phần
mềm (Software): là một tập hợp những câu lệnh hoặc chỉ thị (Instruction) được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định, và các dữ liệu hay tài liệu liên quan nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ hay chức năng
hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó
( Nguồn : Bài giảng công nghệ phần mềm- Trường đại học Kinh tế quốc dân)
Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các chỉ thị trựctiếp đến phần cứng (hay phần cứng máy tính, Computer Hardware) hoặc bằng cáchcung cấp dữ liệu để phục vụ các chương trình hay phần mềm khác
Phần mềm là một khái niệm trừu tượng, nó khác với phần cứng ở chỗ là
"phần mềm không thể sờ hay đụng vào", và nó cần phải có phần cứng mới có thểthực thi được
Bốn thuộc tính chính mà một hệ phần mềm tốt phải có là:
- Có thể bảo trì được: phần mềm tuổi thọ dài phải được viết và lập tư liệu saocho việc thay đổi có thể tiến hành được mà không quá tốn kém Để có thể bảo trìđược, phần mềm phải có một thiết kế tốt có tính modum hóa cao, được viết bằngngôn ngữ bậc cao và được lập tài liệu đầy đủ
- Đáng tin cậy: phần mềm phải thỏa mãn được nhu cầu người tiêu dùng Đểđạt được yếu tố đáng tin cậy, trước tiên người phát triển cần phải hiểu một cáchđúng đắn yêu cầu của người dùng và sau đó cần thỏa mãn được các yêu cầu nàybằng các thiết kế và cài đặt tốt
- Có hiệu quả: phần mềm khi hoạt động phải không lãng phí tài nguyên hệthống như bộ nhớ, bộ xử lý
- Dễ sử dụng: giao diện người sử dụng phải phù hợp với khả năng và kiến thứcngười dùng, có các tài liệu hướng dẫn và các tiện ích trợ giúp
Trang 14Có thể thấy rõ, việc tối ưu hóa đồng thời các thuộc tính này là rất khó khăn.Các thuộc tính này có thể mâu thuẫn nhau, ví dụ như tính hiệu quả và tính dễ sửdụng, tính bảo trì Quan hệ giữa chi phí cải tiến và hiệu quả đối với từng thuộc tínhkhông phải tuyến tính Nhiều khi một cải thiện nhỏ trong bất kỳ thuộc tính nào cũng
có thể là rất đắt
Một khó khăn khác của phát triển phần mềm là rất khó định lượng các thuộctính của phần mềm Chúng ta thiếu các độ đo và các chuẩn về chất lượng của phầnmềm
Vấn đề giá cả phải được tính đến khi xây dựng một phần mềm Chúng ta sẽxây dựng một phần mềm dù phức tạp đến đâu nếu không hạn chế về thời gian và chiphí Điều quan trọng là chúng ta phải xây dựng một phần mềm tốt với một giá cảhợp lý và một lịch trình được định trước
Các đặc trưng của phần mềm
Khó khăn hàng đầu của việc phát triển phần mềm là do tính chất phần mềm là
hệ thống logic, không phải là hệ thống vật lý Do đó nó có đặc trưng khác biệt đáng
kể so với phần cứng Dưới đây là 3 yếu tố chính tạo ra sự phức tạp trong quá trìnhphát triển cũng như sử dụng, bảo trì phần mềm:
- Phần mềm được phát triển, nó không được chế tạo theo nghĩa cổ điển
Phần mềm cúng được thiết kế, phát triển như phần cứng nhưng nó không địnhhình trước Chỉ khi phát triển xong người ta có sản phẩm cụ thể và hiểu được nó cóhiệu quả hay không
Giá thành của phần cứng chủ yếu bị chi phối bởi giá thành nguyên vật liệu vàchúng ta tương đối dễ kiểm soát Trong khi đó giá thành phần mềm chủ yếu tậptrung vào chi phi nhân công Quá trình phát triển phần mềm phụ thuộc vào conngười (hiểu biết, khả năng vận dụng, kinh nghiệm và cách thức quản lý) và đượctiến hành trong điều kiện môi trường (kỹ thuật, xã hội) đa dạng và không ngừngthay đổi Do đó rất khó ước lượng chi phí và hiệu quả của phần mềm
- Phần mềm không hỏng đi nhưng thoái hóa theo thời gian
Phần mềm không cảm ứng đối với những tác động của môi trường vốn gâycho phần cứng bị mòn cũ đi, nhưng nó cũng thoái hóa theo thời gian Thực tế, phầnmềm trải qua thời gian sử dụng cần phải được bảo trì để đáp ứng nhu cầu luôn thay
Trang 15đổi của tổ chức sử dụng nó Mỗi khi thay đổi sẽ xuất hiện thêm một số khiếmkhuyết mới không thể tránh làm cho số lỗi tiềm ẩn trong phần mềm tăng lên Dầndần, phần mềm bị thoái hóa do tỷ lệ sai hỏng ngày càng tăng lên gây ra mức thiệthại không thể chấp nhận được.
Việc bảo trì phần mềm phức tạp hơn nhiều và có bản chất khác so với bảo trìphần cứng do sự phức tạp của hệ thống phần mềm và sự không có sẵn phần thaythế cho bộ phận bị lỗi Không thể thay thế bộ phận bị lỗi bằng cái có sẵn mà thực tếphải tạo ra một modum mới Do đó, thông thường chỉ có nhà sản xuất phần mềmmới bảo trì được hỏng hóc Sẽ rất khó ước lượng được hi phí cho bảo trì phần mềm
- Phần lớn phần mềm đều được xây dựng từ đầu, ít khi được lắp ráp từ thànhphần có sẵn
Phần mềm không có danh mục các thành phần cố định như phần cứng
Phần mềm thường được đặt hàng theo một đơn vị hoàn chỉnh, theo yêu cầuriêng của khách hàng
Phần mềm ít khi có thể lắp ráp theo một khuôn mẫu có sẵn Yêu cầu vớiphần mềm thay đổi theo môi trường cụ thể mà ở đó nó được xây dựng Môi trườngcủa phần mềm (gồm phần cứng, phần mềm nền, con người và tổ chức) không thểđịnh dạng từ trước và lại thường xuyên thay đổi
Ngoài ra, phần mềm còn có các dặc trưng sau: phần mềm được xây dựng theođơn đặt hàng của khách, sự phức tạp và tính thay đổi luôn là bản chất của phần mềm
và phần mềm được phát triển theo nhóm…
Những yểu tố này đã đến chi phỉ cho phần mềm cao và rất khó đảm bảo đượclịch biểu cho phát triển phần mềm
Trang 16và hoạt động của thiết bị ngoại vi (máy in, ổ đĩa,…) Và nó có cấu trúc dữ liệu phứctạp và nhiều giao diện ngoài.
- Phần mềm thời gian thực
Phần mềm này điều phối, phân tích hoặc kiểm soát các sự kiện của thế giớingay khi chúng xuất hiện nên được gọi là phần mềm thời gian thực Hệ thống thờigian thực phải đáp ứng với các sự kiện của môi trường trong các điều kiện ràngbuộc về thời gian rất chặt chẽ Các thành phần loại này bao gồm các phần mềm điềukhiển hệ tự động, điều khiển robot, các hệ quan sát…
- Phần mềm nghiệp vụ
Xử lý thông tin nghiệp vụ là lĩnh vực ứng dụng phần mềm lớn nhất Nó gốmcác hệ thống thông tin, hệ trợ giúp quyết định, các hệ xử lý nghiệp vụ theo quy tắcnghiệp vụ bao gồm cả tính toán tương tác (như xử lý giao tác cho các điểm bánhàng)…
- Phần mềm khoa học và công nghệ
Phần mềm lại này được đặc trưng bằng các thuật toán phức tạp và xử lý nhiều
số liệu Nó thường đòi hỏi phần cứng có năng lực tính toán cao
- Phần mềm nhúng
Phần mềm nhúng nằm trong bộ nhớ chỉ đọc và được dùng để điều khiển cácsản phẩm và hệ thống cho người dùng và thị trường công nghiệp Nó có đặc trưngcủa phần mềm thời gian thực và phần mềm hệ thống
- Phần mềm máy tính cá nhân
Phần mềm máy tính cá nhân phục vụ trực tiếp cho một cá nhân làm việc vớimột máy Nó bùng nổ trong hơn hai thập kỷ qua như các hệ xử lý văn bản, trangtính, đồ họa, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, trò chơi… Phần mềm loại này tiếp tục pháttriển và được cải thiện không ngừng, đặc biệt là giao diện người máy
- Phần mềm trí tuệ nhân tạo
Phần mềm này sử dụng các thuật toán phi số để giải quyết các vấn đề phức tạp
mà tính toán hay phân tích trực tiếp không quản lý nổi Đó là các phần mềm nhưcác hệ chuyên gia (hệ cơ sở tri thức), các phần mềm trong lĩnh vực nhận dạng (hìnhảnh và tiếng nói), chứng minh định lý và chơi trò chơi, các mạng nơ ron nhân tạo để
mô phỏng cấu trúc của việc xử lý trong bộ óc con người
Trang 17- Phần mềm trên nền web
Một phần mềm chuyên dụng để ta có thể truy cập vào các trang web, là sựphối hợp của các câu lệnh có thể thực hiện được ( như HTML, java) và các dữ liệusiêu văn bản (Hypertext)
Ngoài ra chúng ta còn có thể kể đến một dạng phần mềm đặc biệt là phầnmềm phục vụ kỹ thuật phần mềm Đó là các phần mềm như chương trình dịch, phầnmềm gỡ rối, các công cụ hỗ trợ phân tích thiết kế (CASE)… Các phần mềm này cóthể xuất hiện dưới dạng phần mềm máy tính cá nhận, phần mềm hê thống hoặc phầnmềm nghiệp vụ
2.1.2 Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế phần mềm
Quy trình phân tích thiết kế phần mềm
Phân tích và đặc tả yêu cầu phần mềm
Là bản đặc tả các dịch vụ mà hệ thống cung cấp và các ràng buộc để xây dựng
và vận hành hệ thống
Quá trình tìm kiếm, phân tích, tư liệu hoá, và kiểm tra các dịch vụ và các ràngbuộc của hệ thống được gọi là kỹ thuật xác định yêu cầu (RequirementsEngineering - RE)
Chúng ta cần phải viết các yêu cầu ở các mức chi tiết khác nhau vì có nhiềungười sử dụng khác nhau sử dụng chúng theo những cách khác nhau
Phân tích yêu cầu là khâu kỹ thuật đầu tiên trong quá trình xây dựng phầnmềm Bên phát triển và khách hàng cần phối hợp thực hiện, tìm hiểu xem hệ thốngcần làm gì
Thiết kế phần mềm
Là thiết kế cấu hình phần cứng và cấu trúc phần mềm (gồm cả chức năng và
dữ liệu) để có được hệ thống thỏa mãn các yêu cầu đề ra
Đặc điểm:
– Phân chia mô hình phân tích ra các hệ con
– Tìm ra sự tương tranh (concurrency) trong hệ thống
– Phân bố các hệ con cho các bộ xử lý hoặc các nhiệm vụ (tasks)
– Phát triển thiết kế giao diện
– Chọn chiến lược cài đặt quản trị dữ liệu
Trang 18– Tìm ra nguồn tài nguyên chung và cơ chế điều khiển truy nhập chúng
– Thiết kế cơ chế điều khiển thích hợp cho hệ thống, kể cả quản lý nhiệm vụ – Xem xét các điều kiện ràng buộc được xử lý như thế nào
Thiết kế phần mềm gồm thiết kế giao diện, thiết kế chương trình, thiết kế cáctập tin dữ liệu
Lập trình
Lập trình là quá trình chuyển đổi từ thiết kế chi tiết sang mã lệnh
Lựa chọn ngôn ngữ lập trình
– Phụ thuộc vào cấu hình máy
– Phụ thuộc vào số lượng ngôn ngữ lập trình sẵn có
– Phụ thuộc vào thói quen sử dụng ngôn ngữ lập trình
– Phụ thuộc vào khách hàng
Người lập trình cần xây dựng thông tin tối thiểu cho một mô-đun chươngtrình, bao gồm: tên mô-đun, mô tả vắn tắt các công việc mô-đun phải thực hiện, tênlập trình viên, ngày viết, ngày chỉnh sửa, danh sách các tham số, danh sách các biến
Kiểm thử phần mềm
Kiểm thử phần mềm là quá trình khảo sát một hệ thống hay các thành phầndưới những điều kiện xác định; quan sát, ghi lại kết quả, và đánh giá một khía cạnhnào đó của hệ thống hay thành phần đó (Theo IEEE Standard Glossary of SoftwareEngineering Terminology)
Kiểm thử là giai đoạn quan trọng đảm bảo chất lượng phần mềm
Kiểm thử là tiến trình xem xét, kiểm tra lại đặc tả, phân tích, thiết kế và mãhoá nhằm phát hiện lỗi phần mềm, xác minh phần mềm có đúng đặc tả, thiết kế; cóđáp ứng nhu cầu người dùng, có hoạt động hiệu quả không
Kiểm thử thành công khi phát hiện ra lỗi; kiểm thử không phát hiện ra lỗi làkiểm thử dở (Theo Sue A.Conger- The New SE)
Trang 19 Bảo trì hệ thống
Là pha cuối cùng của vòng đời hệ thống
Các hoạt động cần thực hiện: Quản lý hoạt động bảo trì, chuẩn hóa hoạt độngbảo trì
2.1.3 Tổng quan về quản lý nhân sự
2.1.3.1 Một số khái niệm cơ bản
Khái niệm về nhân sự:
Bao gồm tất cả các tiềm năng của con người trong một tổ chức hay xã hội (kể
cả những thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp) tức là tất cả các thành viêntrong doanh nghiệp sử dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức
để thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp.
(Nguồn : Bài giảng công nghệ phần mềm – Trường đại học Kinh tế quốc dân)
Khái niệm quản lý nhân sự: Quản trị nhân sự hay Quản lý nguồn nhân
lực là công tác quản lý các lực lượng lao động của một tổ chức, công ty, xã hội,nguồn nhân lực Chịu trách nhiệm thu hút, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, và tưởngthưởng người lao động, đồng thời giám sát lãnh đạo và văn hóa của tổ chức, và bảođảm phù hợp với luật lao động và việc làm
(Nguồn : Bài giảng công nghệ phần mềm – Trường đại học Kinh tế quốc dân)
Quản lý nhân sự được hiểu là những tác động hợp quy luật của chủ thể quản lýnhân sự đến các khách thể quản lý nhân sự nhằm đạt được các mục tiêu quản lýnhân sự đã đề ra
2.1.3.2 Tầm quan trọng của quản lý nhân sự
Khái niệm: Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm được ứng dụng trên máytính với mục đích điểm soát, giám sát mọi thông tin, hoành động hàng ngày nhânviên của ban
Nguồn nhân lực ( nhân viên ) là đội ngũ xây dựng và phát triển công ty, vì vậyviệc quản lý nhân viên đòi hỏi phải chuyên môn, kỹ năng quản lý cao, tốn ít thờigian, tốn ít chi phí cho công ty Phần mềm quản lý nhân sự ra đời giúp doanh nghiệpkiểm soát nhân viên một cách tốt nhất
Nói đến nhân sự là nói đến con người, bài toán quản lý nhân sự làm đau đầucho các doanh nghiệp bạn thấy đó khi doanh nghiệp bạn có một sự thay đổi nhân sự
Trang 20nó sẽ tác động trực tiếp tới hoạt động của công ty, khi đó người quản lý phải cónhững thông tin để giải quyết kịp thời để khắc phục
Chức Năng
- Quản lý nhân sự tiền lương
- Quản lý sự thay đổi của nhân viên
- Quản lý hồ sơ nhân viên
- Quản lý giờ giấc đi làm, chấm công nhân viên
- Quản lý hợp đồng lao động
- Quản lý việc làm thêm giờ của nhân viên
- Quản lý nghỉ phép của nhân viên
- Quản lý việc đi công tác
Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào việckhai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở vật chất, tiến bộ khoahọc kỹ thuật, người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật thiết với nhau vàtác động lại với nhau Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải vật chất, côngnghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được, nhưng con ngườithì không thể Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai trò thiết yếuđối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp
Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn
đề lao động Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chungđều đi đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thànhquả do họ làm ra
Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nàocũng cần phải có bộ phận nhân sự Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng củachức năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức.Quản trị nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng cónhân viên dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự Cung cách quản trị nhân
sự tạo ra bầu không khí văn hoá cho một doanh nghiệp Đây cũng là một trongnhững yếu tố quyết định đến sự thành bại của một doanh nghiệp Vậy nên quản trịnhân sự có vai trò rất lớn trong hoạt động kinh doanh của công ty
Trang 212.2 Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty ADMICRO – Công ty cổ phần VCCrop
2.2.1 Giới thiệu chung về công ty Admicro – Công ty cổ phần VCCrop
Giới thiệu về doanh nghiệp
Lịch sử phát triển : Được thành lập vào 1 tháng 4 năm 2008 Công ty thuộcloại hình công ty cổ phần
Trụ sở chính : Tầng 20, Tòa nhà trung tâm Hapulico complex – số 1 NguyễnHuy Tưởng – quận Thanh Xuân – Hà Nội
Chi nhánh Hồ Chí Minh : 123- 127 Võ VĂn Tần, Tòa nhà báo Người Laođộng, Q3, HCM
Admicro- Mạng quảng cáo phủ rộng nhất Việt Nam theo comScore (Chiếmtrên ~ 90% độc giả Internet trên toàn quốc)
Sản phẩm : CPD (Banner thông thường), CPM Mass, CPM 7000, CPC, CPABox App, TVC Online, CPM mobile, CPC mobile, AdPage Ballon ads Biên tập thông tin, Gói giao lưu trực tuyến, Gói bảo trợ thông tin,Clipping and Monitoring, Nội dung tài trợ (Sponsored Post)
Công ty chuyên cung cấp những dịch vụ quảng cáo, truyền thông Sở hữu 2/3thị trường quảng cáo trực tuyến tại Việt Nam, Admicro hiện là một trong những đơn
vị hàng đầu quốc gia trong lĩnh vực khai thác quảng cáo trên Internet Với những ưuthế vượt trội về mạng lưới truyền thông rộng khắp, sản phẩm và dịch vụ đa dạngcùng công nghệ ưu việt, Admciro ngày càng khẳng định được vị thế và tầm ảnhhưởng của mình trong giới truyền thông trực tuyến
Mạng lưới online phủ tới hơn 30 triệu /35 triệu người dùng internet tại ViệtNam, dẫn đầu về dịch vụ tư vấn và quảng cáo đa dạng Admicro là một đối tác công
ty truyền thông, quảng cáo uy tín nhất của nước ta
Trang 222.2.2 Phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại công ty Admicro – Công ty
cổ phần VCCrop
Admicro là công ty thuộc công ty cổ phần VCCrop Với số lượng nhân viênlên tới 200 nhân viên, Admciro đang là một công ty thuộc top đầu trong lĩnh vựctruyền thông, quảng cáo Thời gian làm việc hiện nay là công ty đang làm 7 ngày từthứ 2 đến thứ 6 và sáng ngày thứ 7, còn chiều thứ bảy và chủ nhật thì sẽ được nghỉ.Tuy nhiên tùy vào từng loại công việc cũng như yêu cầu công việc khác nhau màtừng nhân viên trong công ty sẽ có thời gian làm thêm, tăng ca sao cho hoàn thànhđược công việc trong thời hạn của dự án
Dưới đây là những công việc cụ thể trong công tác quản lý nhân sự tại côngty:
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Trong việc quản lý hồ sơ nhân viên thì nhân viênphòng nhân sự sẽ thêm hồ sơ nhân viên mới, thông qua việc tìm kiếm để sửa thôngtin hồ sơ nhân viên và xóa hồ sơ nhân viên Trong hồ sơ nhân viên, thông tin vềnhân viên được lưu trữ bao gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính,địa chỉ, số điện thoại, chứng minh nhân dân
- Quản lý lương: Nhân viên phòng nhân sự sẽ quản lý tiền lương bằng cáchchấm công và tính lương theo hệ số lương của nhân viên tùy thuộc vào chức vụ.Nhân viên ở chức vụ nào sẽ nhận được mức lương ứng với từng chức vụ đó
- Cuối tháng, cuối quý các bộ phận phụ trách các mảng sẽ báo cáo, thống kêcác thông tin cá nhân hoặc thông tin lương của nhân viên tùy theo yêu cầu của banlãnh đạo Ngoài ra ban lãnh đạo cũng có thể yêu cầu báo cáo bất cứ lúc nào cầnthông tin như thông tin chi tiết bảng lương, hồ sơ nhân viên,…
2.2.3 Phân tích thực trạng phần mềm quản lý nhân sự tại công ty Công ty cổ phần VCCrop
Admicro-Theo thống kê thì nguồn nhân sự của công ty tăng liên tục từ khi thành lậpcông ty (năm 2008) đến nay, hiện tại thì công ty có 200 nhân viên chính thức, ngoài
ra còn có khoảng 20 bạn thực tập sinh tài năng Có thể thấy lượng công việc màcông ty đang làm ngày càng nhiều nên việc tuyển thêm nhân viên là điều dễ hiểu Với số lượng nhân viên lớn như hiện nay thì việc quản lý nhân sự là ngàycàng quan trọng, phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức cho công ty Cũng vì thế
Trang 23xây dựng lực lượng nhân sự bền vững là mục tiêu lâu dài của công ty Tuy nhiênhiện tại theo khảo sát thì các công việc quản lý nhân sự của công ty vẫn chưa có phầnmềm chuyên dụng Mà thường vẫn lưu trữ công tác quản lý nhân viên thông qua một
số phần mềm đơn giản như excel hoặc lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách Điều này đượcthể hiện thông qua kết quả của quá trình điều tra:
Thực trạng phương thức lưu trữ dữ liệu của quá trình quản lý nhân sự trôngcông ty
Hình 2.1: Thực trạng phương thức lưu trữ dữ liệu của quá trình quản lý nhân
sự trong công ty
Như vậy, kết quả cho thấy việc quản lý nhân sự của công ty vẫn ở dạng tin họchóa cục bộ và chưa thống nhất, chỉ được làm việc và quản lý trên sổ sách, cùng vớiviệc sử dụng các công cụ tin học văn phòng như Word và Excel để xử lý và lưu trữthông tin về nhân sự Hiện tại công ty Admicro chưa hình thành rõ ràng một hệ thốngquản lý nhân sự Nhân sự không thể xuất báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, báocáo về quá trình công tác của nhân viên theo yêu cầu đột xuất của ban lãnh đạo
Vậy nên yêu cầu cần thiết hiện nay là xây dựng nên một phần mềm quản lý nhân
sự cho công ty để có thể giảm bớt thời gian, công sức trong việc quản lý nhân sự củacông ty
Trang 24Hiện tại Admciro chưa sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp nào
và công tác quản lý nhân sự chủ yếu là trên sổ sách và các phần mềm ứng dụng tinhọc như word, excel rất đơn giản Đây là một vấn đề mà công ty cần xem xét giảiquyết Việc lưu trữ các dữ liệu trên bản cứng, sổ sách hay trong file word, excel làviệc làm cũ và đến thời điểm hiện tại đã không còn phù hợp Vì vậy, việc xây dựngphần mềm quản lý nhân sự cho công ty trong lúc này là hợp lý nhất
Thực trạng quản lý nhân sự hiện nay của công ty thì bảo đảm rằng có một độingũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ, có trình độ cao, ham học hỏi và dễ dàng thíchứng với những sự thay đổi như công ty triển khai một ứng dụng phần mềm quản lýnhân sự
Do công việc quản lý nhân sự của công ty làm việc và quản lý trên sổ sách,cùng với việc sử dụng các công cụ tin học văn phòng nên không yêu cầu người thựchiện cần có những trình độ chuyên môn nhất định cũng thực hiện được Vậy nênviệc áp dụng một phần mềm với những bước thực hiện cơ bản sẽ giúp cho nhânviên phòng nhân sự dễ dàng quản lý.Ta có sơ đồ cấu trúc của công ty Admciro sau:
Hình 2.2 : Sơ đồ cấu trúc tổ chức của công ty
(Nguồn : Báo cáo của phòng nhân sự )
Trên đây là sơ đồ tổ chức của công ty Admicro Có thể thấy công ty Admicro
có cơ cấu tổ chức rất chặt chẽ, với lượng nhân sự đông đảo gồm 200 nhân viên lànhững người có trình độ học vấn từ cao đẳng trở lên, tạo ra những sản phẩm quảngcáo vô cùng mới lạ, tạo ra hiệu suất cao đã giúp cho Admicro là một công ty đứng
Phó giám đốc
Phòng content - maketing ( nội dung )
Phòng maketing
Phòng PR – quảng cáo
Phòng
kinh
doanh
Phòng nhân sự
Phòng
kế toán
Giám đốc
Trang 25đầu trong lĩnh vực quảng cáo, truyền thông Lượng nhân sự tại công ty cũng tănglên mỗi năm nên có thể thấy số lượng công việc mà công ty hiện tại đang nhận đượckhá nhiều, nhu cầu chiêu mộ nhân tài là vô cùng nhiều
Hình 2.3 Biểu đồ thể hiện số lượng nhân viên qua các năm (2008-2016)
(Nguồn : Báo cáo của phòng quản lý nhân sự )
Từ biểu đồ ta thấy với một số lượng nhân viên tăng một cách đều đặn qua cácnăm thì nhu cầu cần sử dụng phần mềm quản lý nhân sự là rất cần Lượng nhân viênngày càng nhiều như trên thì có thể thấy việc quản lý nhân sự sẽ không thể sử dụngphương pháp thủ công như cũ Thay thế bằng phần mềm quản lý nhân sự là điềucần thiết mà công ty cần làm hiện nay
Theo các phiếu điều tra cho ta thấy được mức độ quan tâm của nhân viêntrong công ty đối với việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự là rất cao Có thểthấy được rằng sự phát triển của công nghệ thông tin đang trở nên vô cùng mạnh
mẽ, yêu cầu sử dụng chúng vào việc quản lý nhân sự là rất cấp thiết
Trang 26Hình 2.4 Biểu đồ thể hiện mức độ quan tâm việc sử dụng phần mềm quản lý
nhân sự cho công ty của nhân viên
Với một mức độ quan tâm việc có nên áp dụng phần mềm quản lý nhân sự vàotrong công ty chiếm tới 75% đã đủ để ta hiểu rằng nhân viên trong công ty rất muốn
có những phương pháp quản lý mới để tạo ra hiệu suất cao nhất, đặc biệt là giúp tiếtkiệm công sức cho con người Đồng thời chi phí để đầu tư vào quản lý nhân sựcũng sẽ khác
Số lượng nhân viên dự kiến sử dụng phần mềm này cũng tương đối lớn.Thông thường với một công ty có lượng nhân viên lớn như Admicro thì nhân viêntrong phòng nhân sự sẽ khoảng từ 5-10 người là có thể quản lý được đầy đủ thôngtin của nhân viên Tuy nhiên dựa vào phiếu điều tra lại thu được kết quả số lượngngười dự kiến sử dụng phần mềm khác hoàn toàn
Trang 27Hình 2.5 Biểu đồ thể hiện số người dự kiến sử dụng phần mềm quản lý nhân sự
(Đơn vị: người)
Với số lượng nhân viên trong phòng nhân sự đang có 14 người như hiện naythì theo phiếu khảo sát cho ta thấy được phần mềm quản lý nhân sự nếu được ápdụng sử dụng sẽ chủ được áp dụng trong phòng nhân sự
Sau khi thiết lập phần mềm thì số máy tính được cài đặt cũng là một vấn đềkhiến ban lãnh đạo cần quan tâm Với số lượng 14 nhân viên tức 14 chiếc máy tính
để bàn như hiện nay thì số ngoài máy chủ thì số máy trạm sẽ được cài đặt là baonhiêu? Bởi chức vụ và công việc của mỗi người trong phòng sẽ khác nhau nênquyền sử dụng phần mềm này cũng sẽ khác nhau
Trang 28Từ việc phân tích kết quả điều tra ta thu được kết quả sau:
Hình 2.6 Biểu đồ thể hiện số máy tính dự kiến được cài phần mềm quản lý nhân sự
có thể nộp bất cứ lúc nào Với sự thuận tiện của nó mà phần mềm này được ưu tiênxây dựng trong thời điểm hiện tại của công ty
Với một mức kinh phí vừa phải mà công ty đưa ra có thể thấy mục đích củacông ty khi áp dụng phần mềm này là để áp dụng cho phòng nhân sự là chính Sẽkhông sử dụng cho các phòng ban khác để tránh làm quy mô của phần mềm này quálớn
Trang 29Điều đó còn được thể hiện rõ qua biểu đồ sau:
Hình 2.7 Biểu đồ thể hiện những phòng ban dự kiến sử dụng phần mềm quản lý
nhân sự
Việc phân tích kết quả điều tra và thu được kết quả như bảng trên là điều cóthể hiểu được Với lượng nhân sự lớn, và mức chi phí đầu tư cho việc xây dựngphần mềm quản lý nhân sự cho công ty Admciro là điều có thể hiểu được
Biểu đồ trên cho ta thấy đối với nhân viên trong công ty thì thấy phần mềmquản lý nhân sự chủ yếu sử dụng cho phòng nhân sự là chính Các phòng ban kháckhông cần sử dụng, bởi mục đích xây dựng phần mềm QLNS là để cho việc lưu trữthông tin nhân viên, việc tính lương được dễ dàng, chính xác, cập nhật một cáchliên tục
Theo phiếu điều tra về tình hình hoạt động quản lý nhân sự tại Admicro chủyếu là thông qua các sổ sách, bản cứng và phần mềm tin học văn phòng: Word,Excel Đây là một cách làm thủ công sẽ làm cho lượng thông tin về nhân viên bị lưutrữ theo các cách khác nhau sẽ không thống nhất, dễ bị sai hoặc thừa dữ liệu
Vậy nên theo phiếu điều tra ta thấy được việc xây dựng phần mềm quản lýnhân sự là một giải pháp tối ưu giúp tiết kiệm chi phí, sức người cho công ty songviệc xây dựng này vẫn còn gặp khá nhiều vấn đề cần phải xem xét
Trang 30Với một công ty lớn như Admciro thì chi phí sử dụng vào việc thiết kế phầnmềm cũng phải lớn mới có thể sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự có đầy đủcác tính năng, thân thiện với con người.
Từ những tờ phiếu điều tra ta thu được kết quả sau:
Hình 2.8 Biểu đồ thể hiện số tiền công ty sử dụng lượng tiền để xây dựng phần
mềm quản lý nhân sự.
Với một công ty lớn như Admciro mà sử dụng số tiền từ 10-20 triệu để xâydựng một phần mềm QLNS có phần chưa hợp lý Với một công ty lớn như vậy vànhân sự là những người vô cùng suất sắc, nên quá trình làm việc cũng rất chuyênnghiệp Phòng nhân sự nên kết hợp với phòng kế toán để có thể cập nhật thông tinlương một cách nhanh nhất, chính xác nhất Vậy nên nếu triển khai phần mềm này
mà chỉ cài cho phòng nhân sự thì vẫn còn là điều hạn chế
Khi xây dựng phần mềm QLNS phía công ty mong muốn phần mềm này có 2chức năng chính là: lưu trữ dữ liệu về tình hình nhân sự của công ty và chấm công,tính lương cho công ty
Trang 31Theo kết quả phân tích các mẫu phiếu điều tra ta thu được kết quả sau:
Hình 2.9 Biểu đồ thể hiện các chức năng chính mà công ty Admciro cần có
trong phần mềm quản lý nhân sự
Từ biểu đồ trên ta có thể thấy rằng mục đích xây dựng phần mềm QLNS chủyếu là để lưu trữ thông tin của nhân viên và tính lương Khi có phần mềm này thìnhững sự thay đổi về nhân sự sẽ được cập nhật một cách nhanh nhất, kịp thời nhất
và sẽ không gây dư thừa dữ liệu
2.2.4 Đánh giá thực trạng phần mềm quản lý nhân sự tại công ty Admciro- Công ty cổ phần VCCrop
Từ việc thực tập và tiến hành khảo sát nhân viên trong công ty cho ta thấyđược quá trình quản lý nhân sự tại công ty trong thời điểm này không còn phù hợpnữa Với số lượng nhân viên lớn như hiện nay thì giải pháp tốt nhất là xây dựngphần mềm quản lý nhân sự cho công ty
Trang 32- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ, có trình độ cao, ham học hỏi và dễdàng thích ứng với những sự thay đổi như việc công ty triển khai một phần mềmmới (phần mềm quản lý nhân sự).
Ngoài ra, công ty cũng thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo về các kỹ thuậtchuyên ngành cho nhân viên để nhân viên luôn bắt kịp với sự tiến bộ của khoa học
kỹ thuật và phục vụ cho công việc một cách hiệu quả hơn nhiều
b Khó khăn
- Thiếu tính đồng bộ thông tin: Những thông tin khác nhau sẽ được xử lý
tách biệt ở mỗi phòng ban tương ứng Thế nên sẽ không tránh khỏi việc xảy ranhững trường hợp không trùng khớp thông tin do quá trình nhập hoặc xử lý thôngtin bị lỗi Điều đó khiến cho việc chỉnh sửa thông tin rất khó khăn
- Tính chính xác thấp: Do không có sự đồng bộ hóa thông tin giữa các
phòng ban, xử lý thông tin lại diễn ra một cách thủ công nên tính chính xác củathông tin bị giảm đi rất nhiều
- Tốc độ xử lý thông tin chậm chạp: Việc xử lý thông tin trong Công ty cổ
phần công nghệ DTT chủ yếu là hoạt động thủ công, hơn nữa việc lưu chuyển thôngtin qua các phòng ban còn phải có thời gian chờ duyệt, chờ in báo cáo Điểu đó làmlãng phí rất nhiều thời gian trong khi mỗi quyết định kịp thời của doanh nghiệpmang lại lợi thế rất lớn trên thị trường
- Khó xuất báo cáo ngay: Khi giám đốc có yêu cầu cung cấp báo cáo về tìnhhình nhân viên tại công ty thì không thể lập tức xuất báo cáo nộp cho sếp Vì vậy côngviệc sẽ không thuận lợi, ảnh hưởng tới lịch trình của giám đốc
Với thực trạng của công ty hiện nay thì việc cần thiết là nên xây dựng phần mềmquản lý nhân sự để có thể hỗ trợ quá trình quản lý nhân sự trong công ty tốt hơn
CHƯƠNG III: : PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY ADMICRO- CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG
VIỆT NAM
Trang 333.1 Mô tả bài toán quản lý nhân sự cho công ty Admicro
3.1.1 Mô tả bài toán
Dựa trên quá trình quản lý nhân sự của công ty mà bài toán quản lý nhân sựcủa công ty Admicro sẽ được tiến hành như sau đây:
Trước khi một người muốn vào công ty làm việc và trở thành nhân viên chínhthức thì người này phải nộp hồ sơ xin việc và đậu vòng phỏng vấn Sau phỏng vấnnếu đậu sẽ được ký hợp đồng chính thức và hoàn thiện hồ sơ nhân viên để nộp chocông ty Nhân viên sau khi được tuyển dụng sẽ ký hợp đồng lao động và hoàn thiện
hồ sơ nhân viên nộp cho công ty Hồ sơ nhân viên sẽ được hệ thống tiếp nhận, lưu
và cập nhật khi có yêu cầu Hợp đồng lao động sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhânviên
Thông tin của nhân viên bao gồm mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giớitính, địa chỉ, số điện thoại,…Nhân viên được chia theo phòng ban và có chức vụkhác nhau Mỗi nhân viên giữ một chức vụ và chỉ thuộc về một phòng ban, mộtphòng ban có thể có nhiều nhân viên Ngoài những thông tin cá nhân, thông tincông ty, hợp đồng lao động có thêm những thông tin như ngày ký kết, thời hạn,công việc, chế độ làm việc
Nhân viên phòng nhân sự cũng có thể bổ sung thêm, sửa hay xóa thông tintrong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng Hàng tháng, nhân viên phòng nhân sự sẽtổng hợp bảng chấm công rồi tính lương theo hệ số lương và lập bảng lương chonhân viên Cuối tháng, nhân viên phòng nhân sự sẽ xuất báo cáo gửi cho ban giámđốc Ban giám đốc và nhân viên phòng nhân sự có thể truy cập vào hệ thống để tìmkiếm các thông tin cần thiết như thông tin nhân viên các phòng ban, tổng lương
Trang 34Sơ đồ 3.1: Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống 3.1.2 Phân tích yêu cầu chức năng hệ thống
Với việc chức năng chính của phần mềm quản lý nhân sự là quản lý thông tinnhân viên nên để thuận tiện phần mềm cho phép nhân viên phòng nhân sự đăngnhập vào hệ thống thông qua tài khoản cá nhân của mình để có thể thực hiện cácchức năng thêm, sửa hay xóa hồ sơ nhân viên Phần mềm quản lý nhân sự còn hỗtrợ chức năng lập báo cáo, thống kê cho nhân viên phòng nhân sự Báo cáo sẽ gửiđến cho ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn Nhân viênnhân sự cũng chính là những người chấm công và lập bảng lương cho nhân viên.Đồng thời phần mềm cũng cho phép ban giám đốc được cập nhật vào phần mềm đểtìm kiếm thông tin số lượng nhân viên các phòng ban, cũng như tổng lương phải trảcho nhân viên trong công ty
Phần mềm quản lý nhân sự của công ty bao gồm 4 chức năng chính như sau:Quản lý hồ sơ nhân viên : Chức năng này cho phép nhân viên phòng nhân sựthêm hồ sơ nhân viên mới, thông qua việc tìm kiếm để sửa thông tin hồ sơ nhânviên và xóa hồ sơ nhân viên
Trang 35Quản lý tiền lương: Chức năng này cho phép nhân viên phòng nhân sự chấmcông và tính lương cho nhân viên.
Báo cáo, thống kê: Chức năng này cho phép nhân viên phòng nhân sự báo cáo,thống kê về thông tin cá nhân và lương của nhân viên
Tìm kiếm: Chức năng này cho phép nhân viên phòng nhân sự và ban lãnh đạotìm kiếm các thông tin cá nhân và thông tin về lương của nhân viên
3.1.3 Các yêu cầu của phần mềm
Phần mềm cần đảm bảo các yêu cầu sau:
Về tính bảo mật thông tin: Mỗi người sử dụng đều có một tài khoản (tên ngườidùng và mật khẩu) để tránh truy nhập trái phép Với tư cách là người dùng cụ thể,tùy theo các quyền mà người quản trị cung cấp, người dùng đó sẽ được phép truynhập các thông tin nhất định
Về mặt phần mềm: Phần mềm phải thân thiện với người sử dụng, những thanhchức năng phải được thiết kế sao cho người dùng dễ dàng nhận ra nhất để tiện choquá trình làm việc được thuận lợi Ngoài các báo cáo sao kê theo quy định, chươngtrình cho phép người sử dụng tìm kiếm những thông tin cần thiết như thông tin cánhân hoặc thông tin về lương của nhân viên
Về mặt truy cập thông tin: Phần mềm đảm bảo cho khả năng truy cập cácthông tin linh hoạt, nhanh chóng và an toàn hơn
Trang 36Quản lý hồ sơ NV Nhân viên phòng nhân sự có thể thêm mới, sửa,
xóa thông tin cá nhân và hồ sơ nhân viênChấm công NV phòng nhân sự thêm mới, sửa, xóa bảng chấm
công của nhân viênTính lương NV phòng nhân sự thực hiện việc tính lương cho
NV trong công tyBáo cáo, thống kê
Nhân viên quản lý NS có thể báo cáo, thống kê các thông tin cá nhân hoặc lương của nhân viên tùy theo yêu cầu của ban lãnh đạo
Tìm kiếm
Nhân viên quản lý NS tiến hành tìm kiếm thông tin
cá nhân hoặc lương của các nhân viên để phục vụ các chức năng liên quan khác
Tìm kiếm Ban lãnh đạo tìm kiếm thông tin cá nhân và lương
của nhân viênBáo cáo, thống kê Ban lãnh đạo truy cập vào hệ thống để xem các báo
cáo qua từng tháng