luận văn hệ thống thông tin kinh tế phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH truyền thông và quảng cáo tiền phong

LỜI CẢM ƠNVới vốn kiến thức tích lũy được trong thời gian học tập dưới mái trường Đại HọcThương Mại, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiếnthức thực tế thu

LỜI CẢM ƠN

Với vốn kiến thức tích lũy được trong thời gian học tập dưới mái trường Đại HọcThương Mại, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiếnthức thực tế thu được qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH Truyền thông vàQuảng cáo Tiền Phong, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân tíchthiết kế Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảngcáo Tiền Phong”

Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn đến nhà trường, các thầy cô trong khoa Hệthống thông tin kinh tế đã giảng dạy và truyền đạt cho em những kiến thức bổ íchtrong bốn năm học qua

Em xin chân thành cảm ơn giảng viên- ThS Đỗ Thị Thu Hiền thuộc bộ môn Tinhọc, khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình, giúp đỡ emtrong suốt quá trình thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp

Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo và các anh/chị ở Công tyTNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong đã tạo điều kiện, giúp đỡ em trong quátrình thực tập tại công ty

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Trần Thị Kim Thanh

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU iv

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

LỜI MỞ ĐẦU vii

Chương I TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1

1.1Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống quản lí nhân sự 1

1.2Tổng quan về phân tích đánh giá hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong 1

1.3 Mục tiêu của đề tài 2

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

1.5 Phương pháp nghiên cứu và thực hiện đề tài 3

1.6 Kết cấu khóa luận 4

Chương II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG VÀ QUẢNG CÁO TIÊN PHONG 5

2.1 Cơ sở lý luận chung 5

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản 5

2.1.2 Một số lí thuyết cơ bản về vấn đề nghiên cứu 5

2.1.3 Phân định nội dung đề tài nghiên cứu 9

2.1.4 Xây dựng hệ thống thông tin hướng chức năng 9

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong 16

2.2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong 16

17

2.2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong 18

Chương III GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ THEO HƯỚNG CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY TNHH

TRUYỀN THÔNG VÀ QUẢNG CÁO TIỀN PHONG 23

3.1 Định hướng phát triển hệ thông thông tin quản lí nhân sự theo hướng chức năng tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong 23

3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin quản lí nhân sự theo hướng chức năng tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong 24

3.2.1 Cơ sở của đề tài 24

3.2.2 Mục tiêu, lợi ích của giải pháp 25

3.2.3 Phân tích hệ thống và đưa ra giải pháp thiết kế hệ thống 26

3.3 Thiết kế hệ thống 32

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 32

3.3.2 Thiết kế giao diện 36

3.3.3 Demo 1 số chức năng cơ bản 40

3.4 Một số kiến nghị 42

TÀI LIỆU THAM KHẢO 44

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 Cơ cấu nhân sự chính thức tại Công ty TNHH

Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong năm 2015

18

Bảng 2.2 Nhân sự công ty năm 2012 đến năm 2015 19

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Tên sơ đồ,

hình vẽ

Hình 2.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của hệ thống thông tin 6Hình 2.2 Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin 7Hình 2.3 Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy của Công ty TNHH Truyền

thông và Quảng cáo Tiền Phong

7

Hình 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của hệ thống 30

Hình 3.13 Giao diện Chức năng quản lý nhân viên 41Hình 3.14 Giao diện Chức năng tính lương nhân viên 41

LỜI MỞ ĐẦU

Trong điều kiện bùng nổ của tri thức và thông tin, sự quá tải thông tin trở thànhmột gánh nặng và vì thế để tìm được những thông tin cần thiết cho việc ra quyết địnhhoặc giải quyết vấn đề là cực kỳ khó, tốn kém rất nhiều thời gian và công sức cho tất

cả mọi người, do vậy công nghệ thông tin trở thành một phần không thể thiếu trongcác chiến lược cạnh tranh của các doanh nghiệp và quốc gia

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã trở nên khá phổ biến ở các mặtnhư: quản lý công văn đi đến, quản lý tài liệu- hồ sơ, quản lý tài chính - kế toán, quản

lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý thiết bị - vật tư, quản lý bán hàng,…Trong đó

hệ thống thông tin quản lý nhân sự đang được các doanh nghiệp thương mại quan tâmkhá nhiều

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự đã ra đời phục vụ cho công tác nghiệp vụ củacon người làm giảm thiểu tối đa những vất vả trong công việc ví dụ như hồ sơ trướcđây phải lưu trữ rất nhiều trong các kho chứa thì bây giờ chỉ cần một chiếc máy tínhnhỏ gọn cũng có thể lưu trữ cả kho hồ sơ của công ty

Em mong muốn tìm hiểu một phần nhỏ trong kho tàng phát triển của công nghệthông tin, em đã đi vào tìm hiểu về cách thức tổ chức và hoạt động của Công ty TNHH

Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong để từ đó xây dựng phần “Phân tích thiết kế

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong” nhằm phục vụ cho lợi ích của công ty Do năng lực có hạn và thời gian

không cho phép, khóa luận do em thực hiện còn có thiếu sót, em mong được sự góp ýcủa quý thầy cô, em xin chân thành cảm ơn!

Chương I TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống quản lí nhân sự

Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi công ty Quản lýnhân sự không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong công ty: khi có sự thay đổi vềhợp đồng ký được, cấp bậc, khen thưởng, kỷ luật, chức danh thì cán bộ tổ chức phảiqua từng bước tìm từng người để bổ sung sửa đổi cho phù hợp với thực tế, sau đó lạiphải lưu vào hồ sơ, vì vậy số lượng hồ sơ ngày một tăng, người quản lý hồ sơ cũngphải tăng theo dẫn đến quản lý cán bộ cũng gặp nhiều khó khăn; hay khi lấy ra một hồ

sơ cán bộ nhân viên do cấp trên yêu cầu thì việc tìm kiếm gặp nhiều khó khăn tốnnhiều công sức thời gian; đặc biệt là phải kết xuất ra được các báo cáo như báo cáolương, báo cáo theo hồ sơ nhân viên, cung cấp cho quá trình quản lý nhân sự Cácvấn đề trên không những gây nhiều trở ngại, ách tắc cho công việc mà còn có thể xảy

ra sai sót nhầm lẫn.Vì vậy, yêu cầu đặt ra là làm thế nào để có thể lưu trữ, cập nhật,tìm kiếm hồ sơ và lương của nhân viên một cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viêntrong công ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt kết quả cao

Công ty còn có nhiều thiếu sót trong việc kiểm soát cũng như nắm bắt nhân viên,việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống nhất, chưa hình thành rõràng một hệ thống quản lý nhân sự Thực tế hiện nay việc quản lý nhân sự tại công tychỉ được xây dựng và quản lý trên Excel gây khó khăn rất nhiều cho cán bộ quản lýnhân sự Vì vậy, việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự để nâng cao vấn đề nắm bắtcon người, tổ chức, nhân viên của công ty là cần thiết Xuất phát từ nhu cầu đó, em

quyết định lựa chọn để tài: "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong" Đề tài nhằm mục

đích đi sâu tìm hiểu quá trình quản lý nhân sự, cũng như phân tích những mặt mạnh vàđiểm yếu còn tồn tại để khắc phục, bổ sung, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và khaithác tối ưu nguồn nhân lực của công ty

1.2 Tổng quan về phân tích đánh giá hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong

Một số công trình nghiên cứu liên quan đến phân tích thiết kế hệ thống thôngtin(HTTT) quản lý nhân sự:

- Một số đồ án, chuyên đề về phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự

Luận văn tốt nghiệp của Phạm Thị Thu Huyền, lớp Tin 45A, Khoa Tin học kinh

tế, Đại học Kinh tế quốc dân, 2008, với đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST”.Đề tài đã đưa ra một số lý

luận về HTTT, cơ sở dữ liệu của HTTT và trình tự phân tích HTTT.Từ đó tiến hànhphân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm quản lý doanhnghiệp FAST

Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Thị Loan, lớp Tin 46A,Khoa Tin học kinh tế,

Đại học Kinh tế quốc dân, 2009, với đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân

sự tại Công ty cổ phần Goldstar Việt Nam”.Đề tài đã nêu khái quát về tổ chức hoạt

động trong Công ty từ đó đưa ra mục tiêu của đề tài

Tuy nhiên các đề tài còn tồn tại một số vấn đề như sau: Chưa nêu bật được tầmquan trọng ý nghĩa của đề tài, phân tích đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công tycòn chung chung chưa cụ thể để làm rõ ưu điểm và nhược điểm của công tác quản lýnhân sự tại Công ty Do đó, các đề tài thiếu tính thực tiễn chưa đáp ứng được nhu cầucủa các nhà quản lý trong quản lý nhân sự

- Một số phần mềm quản lý nhân sự được cung cấp trên thị trường.

Hiện tại trên thị trường có rất nhiều sản phẩm phần mềm quản lý nhân sự như:Bizzone, MisaHRM.NET, OrangeHRM, WaypointHR, Open Applicant, LatricTuy nhiên, Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong đang trên đà

mở rộng, phát triển và hoàn thiện, các nghiệp vụ phát sinh và yêu cầu quản lý có nhiềunét riêng, nếu sử dụng các phần mềm đóng gói sẵn có trên thị trường sẽ dẫn đến sựkhông phù hợp, do vậy cần phải đi phân tích thiết kế một HTTT quản lý nhân sự trên

cơ sở nghiên cứu thực trạng về quy trình quản lý nhân sự để hệ thống mới phù hợp vớiđơn vị, đem lại hiệu quả cao hơn trong quản lý

1.3 Mục tiêu của đề tài

Việc phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông

và Quảng cáo Tiền Phong nhằm các mục đích như sau:

- Quản lý hồ sơ cán bộ

- Cung cấp HTTT phản ánh có hệ thống, khái quát và chi tiết vấn đề có liênquan đến đội ngũ nhân sự trong các phòng ban của công ty

Trên cơ sở thông tin(TT) của từng nhân sự trong từng phòng ban, cán bộ quản lýthực hiện các công việc sau:

- Phân tích, thiết kế hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh các TT với

độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất

- Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác TT theo yêu cầu của cán bộ quản

lý, các cấp lãnh đạo có liên quan

- Các đơn vị gửi báo cáo lên không phải thông qua nhiều công văn giấy tờ màchỉ cần một đĩa mềm do hệ thống lưu trữ của các số liệu sau đó gửi lên trên, hệ thống

sẽ tự động xử lý và in ra báo cáo

Mỗi đề tài có những điểm mạnh và điểm yếu riêng, vấn đề mà chúng tôi ưu tiênkhi chọn lựa đề tài phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự là đưa ra được các mẫuquản lý nhân sự: dễ sử dụng, có thể mô hình hóa một cách tổng quát nhất các vấn đềđặt ra trong thực tế, có khả năng áp dụng cho lớp các bài toán phục vụ quản lý và cókhả năng chuyển thành chương trình sử dụng trong thực tế nhanh nhất

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng

Trong khuôn khổ phạm vi khóa luận tốt nghiệp, đối tượng nghiên cứu của đề tài

là cán bộ nhân viên của Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong nhằmphân tích, thiết kế HTTT quản lý nhân sự phù hợp

Phạm vi nghiên cứu:

Đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyềnthông và Quảng cáo Tiền Phong từ năm 2012 – 2015

Phương pháp thực hiện phân tích và thiết kế hệ thống theo hướng chức năng

1.5 Phương pháp nghiên cứu và thực hiện đề tài

Phương pháp thu thập dữ liệu

Thu thập TT là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống Mục tiêucủa công đoạn này đó là có được các TT liên quan đến mục tiêu đã đề ra với độ tin cậy

và chính xác cao Phương pháp thu thập TT trong giai đoạn này bao gồm:

Phương pháp thu thập qua phiếu điều tra

Phương pháp phỏng vấn

Phương pháp quan sát hệ thống

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu

1.6 Kết cấu khóa luận

Ngoài các phần lời cảm ơn, lời mở đầu, danh sách bảng, biểu, hình vẽ, danh sáchcác từ viết tắt, mục lục, danh sách tài liệu tham khảo, phụ lục, thì kết cấu khóa luậngồm các chương sau:

- Chương I: Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân

sự: Nêu ra tính cấp thiết, mục tiêu và phạm vi nghiên cứu của đề tài Bên cạnh đó, em

sẽ đưa ra những phương pháp nghiên cứu và các công cụ để thực hiện đề tài

- Chương II: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý nhân sự tạiCông ty TNHH

Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong: Đưa ra các cơ sở lý luận về thông tin, hệthống thông tin Khái niệm và những đặc điểm của phân tích thiết kế hướng chứcnăng Nêu ra những thực trạng, những tồn tại và khó khăn tại Công ty TNHH Truyềnthông và Quảng cáo Tiền Phong, từ đó đề ra phương án giải quyết

- Chương III: Đinh hướng giải pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản

lý nhân sự cho Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong theo hướngchức năng và kiến nghị để khắc phục những hạn chế, cải thiện thực tiễn mà chương 2

đã chỉ ra

Chương II CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG VÀ QUẢNG CÁO TIÊN PHONG 2.1 Cơ sở lý luận chung

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản

Khái niệm thông tin(Information):

Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thôngtin bao gồm những tri thức về các đối tượng

Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản

lý Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện cácchức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đốivới các doanh nghiệp (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, TS Trần ThịMinh Song, Khoa Tin học Kinh tế, Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân, 2012, NXB Đạihọc Kinh tế Quốc Dân, trang 10)

Khái niệm hệ thống thông tin( Information System):

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phầnmềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tintrong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường

Tùy thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình HTTT của mỗi tổ chức có đặc thù riêng,tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định HTTT được thực hiện bởi conngười, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học, nhiệm vụ của HTTTtrong doanh nghiệp là xử lý các TT trong tổ chức thuộc nhiều bộ phận như TT kinhdoanh, TT nhân sự, khách hàng,… Ta hiểu xử lý TT là tập hợp những thao tác ápdụng lên TT nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được, làm cho chúngtrở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt hơn, hoặc có dạng đồ họa…( Nguồn:(Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, TS Trần Thị Minh Song, Khoa Tin học Kinh

tế, Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân, 2012, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân, trang 28)

2.1.2 Một số lí thuyết cơ bản về vấn đề nghiên cứu

2.1.2.1 Các khái niệm trong hệ thống thông tin

Mỗi hệ thống thông tin có năm bộ phận: Phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng,con người

Hình 2.1.Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT

(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân,2012) Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ thống

mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT Phần cứng trongHTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin

Phần mềm: là tập hợp những câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ

lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặcgiải quyết một bài toán nào đó

Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là tập hợp

các bảng có liên quan tới nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sựquản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiềungười sử dụng khác nhau Cơ sở dữ liệu cần phải được thu thập, lựa chọn và tổ chứcmột cách khoa học để tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễdàng, thuận tiện và nhanh chóng

Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối với nhau

thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo quy ước thông tin nào đó.Hệ thốngmạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống Hệ thống mạng truyền thông chophép trao đổi thông tin giữa người sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng cácphương tiện điện tử.Như vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thốngnhất và tập trung

Con người: Con người trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT Đây

là thành phần quan trọng nhất của một HTTT.Trong một HTTT phần cứng và phầnmềm được coi là đối tượng trung tâm còn con người đóng vai trò quyết định Conngười là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý Côngtác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất

2.1.2.2 Các giai đoạn của hệ thống thông tin

Hình 2.2 Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin.

(Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân,2012)

Một HTTT bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và phảnhồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con người

- Giai đoạn đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo, tổ chức hoặc hội đồnggiám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính hiệu quả và khả thicủa một sự án xây dựng HTTT quản lý

Giai đoạn này gồm các công đoạn: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu → Làm rõ yêucầu → Đánh giá khả năng thực thi → Báo cáo đánh giá yêu cầu

- Giai đoạn phân tích chi tiết

Nhằm hiểu rõ vấn đề đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thựccủa vấn đề đó, xác định đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xácđịnh những mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phântích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển hệ thống mới

Giai đoạn này gồm các công đoạn: Lập kế hoạch phân tích chi tiết → Nghiên cứumôi trường của hệ thống đang tồn tại → Nghiên cứu hệ thống thực tại → Đưa ra chuẩn

Phân phối

Phản hồi

Xử lý

Phân tíchSắp xếpTính toán

Lưu trữ

Thu thập

đoán và xác định các yếu tố giải pháp → Đánh giá lại tính khả thi → Thay đổi đề xuất

dự án → Báo cáo phân tích chi tiết

- Giai đoạn thiết kế logic

Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại

bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và cho phép đạt được những mục tiêu đã đặt ra ởgiai đoạn trước

Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm TT mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra,nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu

sẽ được nhập vào Gồm các công đoạn:Thiết kế cơ sở dữ liệu → Thiết kế xử lý →Thiết kế các luồng dữ liệu vào → Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic → Hợp thức hóacho mô hình logic

- Giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp

Từ mô hình logic, chúng ta phải đưa ra các giải pháp khác nhau để cụ thể hóa môhình logic đó Mỗi giải pháp là một phác họa của mô hình vật lý ngoài, ứng với mỗiphương án đều có các khuyến nghị cụ thể, phải có những phân tích về chi phí, lợi ích.Các công đoạn của giai đoạn này gồm:Xác định các ràng buộc tin học và các ràngbuộc tổ chức → Xây dựng các phương án của giải pháp → Đánh giá các phương áncủa giải pháp → Báo cáo các giai đoạn đó

- Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài

Bao gồm tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới cần có và tài liệudành cho người sử dụng mà nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện vớinhững phần tin học hóa Gồm những công đoạn chính sau: Lập kế hoạch thiết kế vật lýngoài →Thiết kế chi tiết các giao diện → Thiết kế các hình thức tương tác với phần tinhọc hóa → Thiết kế các thủ tục thủ công → Báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

- Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống

Tin học hóa HTTT.Các công đoạn chính ở giai đoạn này:Lập kế hoạch thực hiện

kỹ thuật → Thiết kế vật lý trong → Lập trìnhThử nghiệm hệ thống → Chuẩn bị tàiliệu

- Giai đoạn cài đặt và khai thác hệ thống

Đây là giai đoạn chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Giai đoạn này gồmcác công đoạn sau:Lập kế hoạch cài đặt → Chuyển đổi → Khai thác và bảo trì →Đánh giá

2.1.3 Phân định nội dung đề tài nghiên cứu

Hiện nay, Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong còn có nhiềuthiếu sót trong việc kiểm soát cũng như nắm bắt nhân viên, việc quản lý vẫn ở dạng tinhọc hóa cục bộ và chưa thống nhất, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân

sự Thực tế hiện nay việc quản lý nhân sự tại công ty chỉ được xây dựng và quản lýtrên Excel gây khó khăn rất nhiều cho cán bộ quản lý nhân sự

Vì vậy, thông qua kết quả của việc đánh giá, phân tích HTTT quản lí nhân sựtheo hướng chức năng em sẽ đưa ra một số đề xuất cũng như các giải pháp nhằm hoànthiện hơn nữa hệ thống quản lí nhân sự cho công ty Thông qua đề tài,yêu cầu đặt ra làlàm thế nào để có thể lưu trữ, cập nhật, tìm kiếm hồ sơ và lương của nhân viên mộtcách nhanh chóng và hiệu quả nhất, giúp cho Ban giám đốc nắm bắt được tình hìnhnhân sự của công ty, giúp cho nhân viên trong công ty có thể yên tâm và thoải mái làmviệc đạt kết quả cao

2.1.4 Xây dựng hệ thống thông tin hướng chức năng

Phân tích chức năng:

Trong giai đoạn phải tiến hành mô hình hoá HTTT để thấy được những chức năng,

ưu điểm của HTTT mới so với HTTT cũ

Các công cụ dùng để mô hình hoá HTTT: Biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồluồng dữ liệu

Biểu đồ phân cấp chức năng

- Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phânrã có thứ bậc đơn giản các công việc

cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụthuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

Tên kho dữ liệu

Tên tác nhân ngoài

Biểu đồ luồng dữ liệu.

- Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với

nhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài

- Thành phần:

+ Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử

lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi TT từ đầu vào theo một cáchnào đó như tổ chức lại TT hoặc tạo ra TT mới

Biểu diễn: Hình tròn hoặc hình oval trong có tên chức năng Tên chức năng là mộtđộng từ(có thể kèm thêm bổ ngữ)

+ Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao TT (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chức năng nào đó.Biểu diễn: Là mũi tên có hướng trên đó có ghi tên luồng dữ liệu Tên luồng dữ liệu

là một danh từ (có thể kèm tính từ)

Tên luồng dữ liệu

+ Kho dữ liệu: Là các TT cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau đó cómột hoặc nhiều chức năng truy nhập vào

Biểu diễn: Cặp đường thẳng song song, bên trong có tên kho Tên kho là danh từhoặc là danh sách thuộc tính

+ Tác nhân ngoài: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vựcnghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi TT với hệthống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mốiquan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài

Biểu diễn: Hình chữ nhật bên trong có ghi tên tác nhân ngoài Tên tác nhân ngoài làmột danh từ

+ Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô tả

ở trang khác của biểu đồ

Biểu diễn: Hình chữ nhật khuyết một cạnh, bên trong ghi tên tác nhân trong Tên tácnhân trong là động từ (có thể kèm theo bổ ngữ)

Tên chức năng

Tên tác nhân trong

Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của HTTT Sơ

đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dungchính của hệ thống

và có thể thâm nhập được từ bất kỳ chương trình nào; phải có chỗ cho mọi thứ đều ở đúngchỗ của nó.Công cụ sử dụng cho việc này chính là mô hình thực thể

Mô hình thực thể liên kết còn gọi là mô hình dữ liệu logic hoặc sơ đồ tiêu chuẩn

Mô hình thực thể liên kết được xây dựng từ các khái niệm logic chính:

+ Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duy đượcquan tâm trong quản lý Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó

+Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại TT chứ không phải

là bản thân TT

Các kiểu thực thể quan trọng nhất rơi vào ba phạm trù:

TT liên quan tới một trong các giao dịch chủ yếu của hệ thống

TT liên quan đến các thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống

TT đã khái quát, thường dưới dạng thống kê, liên quan tới vạch kế hoạch hoặc kiểmsoát

+ Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồntại độc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau Vì vậy kháiniệm liên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể

Ví dụ: Thực thể Nhân viên

Nhân viên Thẻ

nhânVIÊNviên

+ Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất Các kiểu liên kết cho biết

số thể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của một thựcthể khác Có ba kiểu liên kết:

Liên kết một - một (1-1): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-1 nếu một thực thểkiểu A tương ứng với một thực thể kiểu B và ngược lại

Liên kết một - nhiều (1-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-n nếu một thực thểkiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và một thực thể kiểu B chỉ tương ứng với mộtthực thể kiểu A

Liên kết loại nhiều - nhiều (n-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết n-n nếu mộtthực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và ngược lại

+ Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một liênkết Ngừơi ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộc tính khóa), thuộctính quan hệ, thuộc tính mô tả Trong đó thuộc tính định danh là quan trọngnhất và bắtbuộc thực thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định

Ví dụ: Thực thể nhân viên có các thuộc tính sau:

Thuộc tính định danh Mã nhân viên

Thuộc tính mô tả Tên nhân viên

Thuộc tính quan hệ Số chứng minh thư nhân dân

 Thiết kế HTTT

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Khái niệm: Thiết kế hệ thống là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới

đang sinh ra trong giai đoạn phân tích hệ thống

Ý nghĩa của thiết kế hệ thống:

+ Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết định chấp

nhân hay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn cài đặt vàvận hành

+ Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống,nhận rõ tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ

Mục đích của thiết kế cơ sở dữ liệu:

+ Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp

+ Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu

+ Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểu diễnmối quan hệ phức tạp giữa các dữ liệu

+ Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi dữ liệu

Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm:

Bước 1: Xác định các thuộc tính

+ Đánh dấu các thuộc tính lặp

+ Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh – là những thuộc tính tính toán ra hoặc suy ra từnhững thuộc tính khác

+ Gạch chân các thuộc tính khoá

+ Còn lại là các thuộc tính cơ sở

Ví dụ: Trong bài toán quản lý nhân sự, bảng lương nhân viên và hồ sơ nhânviên

Sau khi xác định xem các thuộc tính thuộc loại nào, ta tiến hành loại bỏ các thuộctính thứ sinh ra khỏi danh sách, chỉ để lại các thuộc tính cơ sở, xem xét loại bỏ nhữngthuộc tính không có ý nghĩa trong quản lý

Loại thuộc tính Tên thuộc tínhthuộc tính khoá Mã nhân viênthuộc tính thứ sinh Tổng tiền lươngthuộc tính lặp Mã hợp đồngthuộc tính cơ sở Tên nhân viên

Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Bước 3: Tiến hành chuẩn hoá theocác dạng chuẩn

Dạng chuẩn 1 (1NF – First Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 1 nếu các giátrị của tất cả thuộc tính trong quan hệ là nguyên tử Trong mỗi danh sách không đượcphép chứa những thuộc tính lặp.Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp

đó ra thành các danh sách con và gắn thêm cho danh sách con một tên

Dạng chuẩn 2 (2NF – Second Normal Form): Một quan hệ ở dạng chuẩn 2 nếu quan

hệ đó ở dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính không phải khóa phụ thuộc hàm đầy đủ vàokhóa Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào một

bộ phận của khóa thành một danh sách con mới Lấy bộ phận khóa đó làm khóa cho danhsách mới

Dạng chuẩn 3 (3NF – Third Normal Form): Trong một danh sách không được phép

có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộctính Y và Y phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng vào hai danh sách có quan hệ Z, Y

và danh sách chứa quan hệ Y với X Xác định khóa và tên cho mỗi danh sách mới

Dạng chuẩn BCNF (Boyce Codd Normal Form): Quan hệ R ở dạng chuẩn BCNFkhi tất cả các phụ thuộc hàm X → A trong R đều phải có X là khóa trong R

Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và vẽ mô hình quan hệ.

Bước 5: Xây dựng cơ sở dữ liệu (các bảng cơ sở dữ liệu).

Thiết kế phần mềm

Đây là một giai đoạn của thiết kế, nhằm đưa ra các quyết định về cài đặt, chứ chưaphải là cài đặt, chưa phải là lập trình thật sự

Đầu vào cho việc thiết kế phần mềm

+ Biểu đồ luồng dữ liệu của từng hệ thống con

+ Các giao diện

+ Các kiểm soát

+ CSDL

Đầu ra của thiết kế phần mềm

+ Lược đồ chương trình (LCT) của mỗi hệ thống con

+ Đặc tả nội dung của từng module trong LCT

+ Phân bổ các module trong LCT thành các chương trình

+ Thiết kế các mẫu thử

Lập lược đồ chương trình: Là một biểu diễn dưới dạng đồ thị của một tập hợp

các module cùng với các giao diện giữa các module đó

Các thuộc tính cơ bản của module

+ TT vào, ra: TT nhận được từ chương trình gọi nó hoặc TT trả lại cho chươngtrình gọi nó

+ Chức năng hàm biến đổi từ vào thành ra

+ Cơ chế: Phương thức để thực hiện chức năng trên

+ Dữ liệu cụ bộ: Các chỗ nhớ hay cấu trúc dữ liệu dùng riêng cho nó

Công cụ diễn tả lược đồ chương trình

+ Biểu diễn các module bằng hình chữ nhật có ghi tên nhãn

+ Kết nối các module: Được kết nối bằng các lời gọi, diễn tả bằng mũi tên

Ví dụ: Module A gọi module B

Thiết kế giao diện

Giao diện thiết kế phải thỏa mãn các điều kiện sau

+ Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng ngay cả với người không có kinh nghiệm

+ Dễ học: các chức năng gần gũi với tư duy của người sử dụng để họ có thể nắm bắt

Các loại giao diện

+ Hộp thoại: là các giao diện phục vụ cho việc kiểm soát hệ thống, trao đổi TT giữangười sử dụng và hệ thống, kiểm tra quyền truy nhập, các hướng dẫn sử dụng hệ thống,các thông báo lỗi sử dụng hay lỗi hệ thống

+ Màn hình nhập dữ liệu: đó là các khung nhập dữ liệu cho phép người sử dụng tiếnhành nhập dữ liệu cho hệ thống hay cung cấp TT cho việc tìm kiếm dữ liệu, đưa ra cácbáo cáo theo yêu cầu

Tên module

A

+ Màn hình báo cáo: đó là các biểu mẫu hiển thị các TT được thu thập và tổng hợptheo yêu cầu của người sử dụng.

Các nguyên tắc chung khi thiết kế giao diện

+ Luôn cung cấp TT phản hồi về công việc đang tiến hành cho người sử dụng.+ TT trạng thái: cung cấp cho người sử dụng TT về phần hệ thống đang được sửdụng

+ Công việc tối thiểu: hạn chế tối đa sự cố gắng không cần thiết của người sử dụng.+ Trợ giúp: sẵn sàng cung cấp các trợ giúp khi người sở dụng cần

+ Dễ dàng thoát ra: Cho phép người sử dụng thoát ra khỏi hộp thoại dễ dàng bằngcác thao tác quen thuộc

+ Làm lại: cho phép hủy bỏ các thao tác đã tiến hành

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong

2.2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong

1 Tên công ty: Công ty TNHH Truyền thông và quảng cáo Tiền Phong

2 Tên tiếng anh: TIEN PHONG AD & M CO., LTD

3 Loại hình công ty: Công ty TNHH

4 Giấy chứng nhận ĐKKD số: 21.03.000450

Do Sở Kế hoạnh và Đầu tư Hà Nội cấp

5 Giám đốc công ty: Ông Nguyễn Trường Sơn

 Cơ cấu tổ chức

Hình 2.3.Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy của Công ty TNHH Truyền thông và Quảng

cáo Tiền Phong

( Nguồn: Tác giả)

 Các lĩnh vực kinh doanh chính của công ty

Công ty TNHH Truyền thông và quảng cáo Tiền Phong thực hiện cung cấp chokhách hàng bao gồm cả khách hàng là cá nhân và các DN thuộc nhóm sản phẩm, dịch

- Cung cấp chiến lược và giải pháp marketing online tổng thể;

- Cung cấp các nội dung số như video clip đặc sắc, game hay, ứng dụng tiện ích

- Cung cấp các giải pháp thiết kế sáng tạo, in ấn phục vụ sự kiện, xây dựng bộnhận diện thương hiệu

- Cung cấp các dịch vụ nội dung trên hạ tầng viễn thông và Internet

- Cung cấp in ấn và thiết kế Cataloge, tờ rơi, Brochure, in trên mọi chất liệu

Xưởng

.2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền Phong

.2.2.1 Phân tích thực trạng hệ thống thông tin và công tác quản lý nhân sự

 Tình hình phát triển nhân sự qua các năm

Năm 2012 2013 2014 2015

Bảng2.1: Nhân sự công ty năm 2012 đến 2015

(Nguồn: phòng hành chính nhân sự Công ty TNHH Truyền thông và Quảng cáo Tiền

Phong )

Nhận xét:

Tình hình nhân sự từ năm 2012 – 2015 đã có thay đổi đáng kể, tổng số nhân viêntăng lên qua từng năm

- Cụ thể năm 2012 tổng số nhân viên của công ty là 51 người

- Đến năm 2013 là 73 người( tăng 1,43 lần so với 2012),

- Năm 2014 là 105 người( tăng 1,43 lần so 2013),

- Năm 2015 là 133 người( tăng 1,26 lần so với 2014)

Nhìn chung nguồn nhân lực của công ty dồi dào ( tăng 2,6 lần từ 2012 đến 2015)đáp ứng được yêu cầu phát triển trong điều kiện hội nhập kinh tế Điều nay chứng tỏ,công ty đang ngày càng lớn mạnh, có đủ nền tảng để sẵn sàng vươn cao và phát triểntrong tương lai

Cơ cấu nhân sự theo trình độ của Công ty năm 2015