Quy định quản lý biểu mẫu

CÔNG TY ABCD QUI ĐỊNH QUẢN LÝ BIỂU MẪU, SỔ SÁCH Mã tài liệu: HC-18 Hà Nội, 2017 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ BIỂU MẪU, SỔ SÁCH Mã tài liệu: HC-18 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Người biên soạn Họ tên Chữ ký I/ MỤC ĐÍCH: Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi Giám đốc QUY ĐỊNH QUẢN LÝ BIỂU MẪU, SỔ SÁCH Mã tài liệu: HC-18 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Cấp phát kịp thời nhu cầu sử dụng loại biểu mẫu, sổ sách cho phận - Đảm bảo sử dụng định mức, tiết kiệm II/ PHẠM VI: - Áp dụng cho tồn cơng ty III/ ĐỊNH NGHĨA: - Khơng có IV/ NỘI DUNG: Phát hành biểu mẫu: - Toàn biểu mẫu sử dụng cho q trình điều hành thực cơng việc phải Phòng hành phát hành - Mỗi biểu mẫu phải quy định kèm theo tài liệu theo hệ thống tài liệu công ty sổ tay, quy trình, quy định bao gồm nội dung: cách thức sử dụng, cách thức lưu giữ, cách thức báo cáo biểu mẫu Lập danh sách biểu mẫu - Phòng hành chịu trách nhiệm lập danh sách biểu mẫu phận tồn cơng ty theo mẫu: HC – 18 -01 - Tất phận phải lập danh sách biểu mẫu phận theo biểu mẫu - Khi phát sinh biểu mẫu mới, chậm 01 tuần sau, phận liên quan phải cập nhật vào danh sách biểu mẫu phận - Danh sách biểu mẫu phải quản lý phận xem xét, kiểm tra phê duyệt Xác định định mức sử dụng - Đối với phận, Trưởng phòng HCQT chịu trách nhiệm phối hợp với trưởng phận để xác định cách thức sử dụng loại biểu mẫu cho phận đó, cụ thể: + Biểu mẫu in thành sổ để sử dụng + Photo hàng loạt sử dụng QUY ĐỊNH QUẢN LÝ BIỂU MẪU, SỔ SÁCH Mã tài liệu: HC-18 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: + Do phận trực tiếp photo hay in từ máy có nhu cầu sử dụng biểu mẫu sử dụng phải thay đổi nhiều nội dung - Đối với trường hợp sử dụng sổ hay photo hàng loạt, phòng HCQT lập bảng định mức sử dụng theo mẫu: HC – 18 – BM02 Làm trình duyệt làm sổ hay photo tài liệu - Phòng HCQT phải lập bảng tổng hợp định mức sổ hay biểu mẫu, trình GD duyệt theo mẫu HC – 18 – BM03 - Bảng trình duyệt làm sổ phải ghi rõ định mức, tần suất mua, số lượng mua/lần - Toàn việc in ấn sổ hay photo biểu mẫu hàng loạt phòng HCQT thực phân phối cho phận vào đầu tháng - Đối với trường hợp cần làm sổ hay photo ngồi phòng HCQT thực theo quy trình mua hàng chung công ty - Đối với trường hợp nhu cầu sử dụng (dưới 10 mẫu/tháng) phận tự tiến hành photo hay in để sử dụng Phân phối sổ, mẫu: - Định kỳ hàng vào đầu tháng, phòng HCQT phân phối sổ, biểu mẫu cho phận sử dụng - Việc phân phối phải ghi nhận số cấp phát biểu mẫu, sổ sách theo mẫu: HC – 18 – BM 04 V/ BIỂU MẪU KÈM THEO Danh sách biểu mẫu mã số: HC – 18 – BM01 Bảng định mức sử dụng biểu mẫu mã số: HC – 18 – BM02 Trình duyệt photo, làm sổ sách mã số: HC – 18 – BM03 Sổ phân phối photo, sổ sách mã số: HC – 18 – BM04 -    ... thực cơng việc phải Phòng hành phát hành - Mỗi biểu mẫu phải quy định kèm theo tài liệu theo hệ thống tài liệu công ty sổ tay, quy trình, quy định bao gồm nội dung: cách thức sử dụng, cách thức lưu... sửa đổi Vị trí Người biên soạn Họ tên Chữ ký I/ MỤC ĐÍCH: Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi Giám đốc QUY ĐỊNH QUẢN LÝ BIỂU MẪU, SỔ SÁCH Mã tài liệu: HC-18 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Cấp phát.. .QUY ĐỊNH QUẢN LÝ BIỂU MẪU, SỔ SÁCH Mã tài liệu: HC-18 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Bảng theo