Quy định quản lý con dấu

CÔNG TY ABCD QUI ĐỊNH QUẢN LÝ CON DẤU Mã tài liệu: HC-06 Hà Nội, 2017 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ CON DẤU Mã tài liệu: HC-06 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Người biên soạn Họ tên Chữ ký I/ MỤC ĐÍCH: Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi Giám đốc QUY ĐỊNH QUẢN LÝ CON DẤU - Đảm bảo việc sử dụng quy định, mục đích - Tránh việc đóng dấu sai mục đích Mã tài liệu: HC-06 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: II/ PHẠM VI: - Áp dụng cho tồn cơng ty III/ ĐỊNH NGHĨA: - Khơng có IV/ NỘI DUNG: Làm dấu: - Trường hợp công ty mở thêm pháp nhân mở thêm chi nhánh (và giám đốc đồng ý), công ty tiến hành làm dấu cho đơn vị trực thuộc - Thực thủ tục làm dấu phòng HCQT đảm nhiệm giám đốc uỷ quyền cho phận khác - Việc làm dấu tròn phải theo trình tự, thủ tục nhà nước quy định việc làm dấu - Các dấu vuông…do công ty tự làm để phục vụ hoạt động quản trị không thuộc phạm vi điều chỉnh quy định Quy trình đóng dấu: 2.1 Nhận thơng tin đóng dấu: - Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm giữ dấu thực thủ tục đóng dấu - Khi phận có nhu cầu đóng dấu phải liên hệ với nhân viên văn thư để đóng dấu, thời gian đóng dấu thời gian hành theo quy định cơng ty Do phận có nhu cầu đóng dấu phải liên hệ đăng ký trước - Trường hợp nhân viên văn thư công tác vằng mặt phải bàn giao dấu cho Trưởng phòng HCQT theo quy chế sau đây: + Con dấu phải để tủ riêng, chìa khố tủ Trưởng phòng HCQT Trợ lý TP giữ QUY ĐỊNH QUẢN LÝ CON DẤU Mã tài liệu: HC-06 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: + Niêm phong tủ phải nhân viên văn thư Trưởng phòng/hoặc Trợ lý ký tên vào niêm phong + Khi nhân viên văn thư mà khố niêm phong khơng phải lập biên vụ việc có chữ ký quản lý + Trường hợp nhân viên văn thư vắng mà cơng ty có nhu cầu đóng dấu nhu cầu đóng dấu gấp người giao chìa khóa với bảo vệ mở niêm phong, sau đóng dấu theo số yêu cầu ghi đầy đủ thông tin vào sổ theo dõi đóng dấu, người đóng dấu, người đóng dấu nhân viên bảo vệ ký tên vào sổ + Sau đóng dấu xong, người đóng dấu cho sổ dấu vào tủ, khóa lại dán niêm phong có chữ ký người giữ chìa khóa bảo vệ Bảo vệ phải chứng kiến việc dán niêm phong 2.2 Xác định thẩm quyền đóng dấu - Chỉ Chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc công ty quyền ký tên đóng dấu văn - Đối với chức danh khác phải uỷ quyền văn giám đốc - Văn uỷ quyền phải chuyển cho người giữ dấu 01 photo có đóng dấu Trường hợp nhân viên văn thư giữ dấu không nhận văn có quyền u cầu người xin đóng dấu giải trình theo quy định 2.3 Tiến hành đóng dấu theo số yêu cầu: 2.4 Ghi hồ sơ theo dõi: - Sau đóng dấu xong, nhân viên văn thư phải ghi nội dung đóng dấu vào sổ theo dõi đóng dấu theo mẫu : HCQT – DD – 01 Quản lý dấu - Nhân viên văn thư phải đảm bảo ln có hộp mực phòng ngừa tuần vào thứ hai phải kiểm tra hộp mực định kỳ Nếu hộp mực bị khô hay hết phải làm thủ tục mua - Con dấu ln ln phải để tủ khóa lại thời gian không sử dụng, nhân viên văn thư không giao dấu cho người khơng có thẩm quyền V/ BIỂU MẪU KÈM THEO: QUY ĐỊNH QUẢN LÝ CON DẤU Sổ theo dõi đóng dấu Mã tài liệu: HC-06 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: mã số HC – 06 – BM01 -    ... phong 2.2 Xác định thẩm quy n đóng dấu - Chỉ Chủ tịch hội đồng quản trị, giám đốc công ty quy n ký tên đóng dấu văn - Đối với chức danh khác phải uỷ quy n văn giám đốc - Văn uỷ quy n phải chuyển cho... làm thủ tục mua - Con dấu luôn phải để tủ khóa lại thời gian khơng sử dụng, nhân viên văn thư không giao dấu cho người khơng có thẩm quy n V/ BIỂU MẪU KÈM THEO: QUY ĐỊNH QUẢN LÝ CON DẤU Sổ theo... biên soạn Họ tên Chữ ký I/ MỤC ĐÍCH: Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi Giám đốc QUY ĐỊNH QUẢN LÝ CON DẤU - Đảm bảo việc sử dụng quy định, mục đích - Tránh việc đóng dấu sai mục đích Mã tài liệu: HC-06