CÔNG TY CỔ PHẦN ABCD QUI ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG Ô TÔ Mã tài liệu: HC-13 Hà Nội, 2017 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ Mã tài liệu: HC-13 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Người biên soạn Họ tên Chữ ký I/ MỤC ĐÍCH: Nội dung sửa đổi Phó ban ISO Lần sửa Ghi Giám đốc QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ Mã tài liệu: HC-13 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Xác định bước thực điều xe phục vụ cho phận, cá nhân công ty - Đảm bảo việc sử dụng xe nguyên tắc, xe sử dụng mục đích, tiết kiệm sử dụng tốt II/ PHẠM VI: - Áp dụng cho tồn xe cơng ty III/ ĐỊNH NGHĨA: - Khơng có IV/ NỘI DUNG: Các ngun tắc chung quản lý sử dụng xe: - Xe ô tô quan phục vụ cho nhu cầu công tác công ty, không sử dụng vào mục đích riêng, trừ trường hợp xe sử dụng cho ban giám đốc, hội đồng quản trị công ty, người sử dụng phải chịu phi phí xăng xe phụ cấp cho nhân viên lái xe - Phòng HCQT đơn vị trực tiếp quản lý điều hành tổ xe cơng ty - Phòng Tài - Kế tốn trực tiếp quản lý kinh phí xăng, xe kinh phí trì hoạt động xe tơ, theo dõi khoản kinh phí có liên quan đến hoạt động xe ô tô để báo cáo Giám đốc phê duyệt - Ðối tượng sử dụng xe ô tô công ty đối tượng cấp xe riêng, đối tượng không sử dụng có nhu cầu phải làm giấy đề nghị sử dụng phải duyệt theo quy trình Quy trình điều xe - Người có nhu cầu sử dụng xe công ty phải làm giấy đề nghị điều xe theo phiếu đề nghị chung cơng ty, sau chuyển cho quản lý duyệt - Thẩm quyền điều xe: Trưởng phòng ban - Thời gian đăng ký sử dụng xe: Nếu ngày phải đăng ký trước ngày Nếu từ ngày trở lên phải đăng ký trước ngày - Nếu xe khơng nhân viên văn thư trực tiếp liên hệ với phận, tổ xe để điều chỉnh Trường hợp không sử dụng phải ghi đề xuất vào phiếu đề nghị xe th xe ngồi trình TP HCQT phê duyệt thực theo phê duyệt QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ Mã tài liệu: HC-13 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Sau th xe ngồi xong, nhân viên văn thư yêu cầu bên dịch vụ làm giấy xác nhận việc th ngồi phải có chữ ký bên có nhu cầu, bên vận chuyển, sau xác nhận vào phiếu chuyển qua phòng TCKT làm thủ tục toán - Đối với trường hợp xe cơng ty còn, nhân viên văn thư ghi lệnh điều xe trình TP HCQT duyệt chuyển cho tổ xe thực Trách nhiệm lái xe 1) Lãnh đạo Ðội xe có trách nhiệm: - Trực tiếp điều động lái xe công tác hàng ngày nhu cầu đột xuất đơn vị theo định Trưởng phòng HCQT - Quản lý việc tiêu thụ xăng dầu, xăm lốp, bình điện v.v theo định mức đầu xe tương ứng với số km xe chạy Kẹp chì đồng hồ cơng tơ mét cho tất xe quản lý (trừ xe mua theo quy định nhà sản xuất) để đảm bảo mức tiêu thụ xăng xác với số km chạy thực tế - Kiểm tra, cập nhật sổ theo dõi xe lái xe xác nhận tháng làm sở cho phòng Tài Kế toán toán xăng dầu cho xe tháng - Lập kế hoạch kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì xe, có kế hoạch phân công xe hợp lý để hàng năm xe kiểm tra định kỳ, sửa chữa, bảo dưỡng kịp thời, bảo đảm an toàn tuyệt đối cho xe; dự trù kinh phí hàng năm, quí gửi cho Phòng Tài chính-Kế tốn - Giải kịp thời đề nghị lái xe, báo cáo phòng HCQT vượt thẩm quyền giải 2) Lái xe có trách nhiệm: - Chấp hành lệnh điều động, phân công lãnh đạo Ðội xe chịu điều động trực tiếp Trưởng đồn cơng tác - Chuẩn bị kiểm tra kỹ thuật xe chu đáo trước chuyến cơng tác, thường xun giữ gìn xe tốt, - Chấp hành luật giao thông, nội quy, quy chế Cơ quan để bảo đảm tuyệt đối an toàn người xe - Ðảm bảo địa điểm đón, trả CNV theo yêu cầu phiếu đăng ký xe Trưởng đồn cơng tác - Có thái độ hồ nhã, vui vẻ, giao tiếp lịch thiệp, mực cán bộ, cơng chức đồn cơng tác cán địa phương nơi đến công tác QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG XE Ô TÔ Mã tài liệu: HC-13 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Có ý thức tiết kiệm xăng dầu, xăm lốp, bình điện Mỗi chuyến công tác, từ xuất phát đến kết thúc, phải lấy chữ ký xác nhận Trưởng đoàn công tác số km thực tế cho đợt công tác - Ðể phục vụ cơng tác đột xuất, xe phép tồn dư 20 lít xăng, mức xăng tồn dư 25 lít, cấp phát tạm ứng xăng cho đợt công tác tiếp theo, kế toán trừ số xăng tồn dư quy định - Khi sử dụng xe vào ngày nghỉ, phải báo cho Bảo vệ quan văn để theo dõi, kiểm tra Bảo vệ quan có trách nhiệm ghi chép vào sổ tất xe ô tô khỏi quan ngày nghỉ, ngày lễ báo cáo cho Trưởng phòng HCQT V/ BIỂU MẪU KÈM THEO: Phiều đề nghị sử dụng xe Phiếu điều động xe Phiếu xác nhận sử dụng xe Bảng kê sử dụng xăng hàng tuần Kế hoạch bảo trì xe Bảng kê tốn chi phí tơ mã số: HC – 13 – BM01 mã số: HC – 13 – BM02 mã số: HC – 13 – BM03 mã số: HC – 13 – BM04 mã số: HC – 13 – BM05 mã số: HC – 13 – BM06 - ... duyệt theo quy trình Quy trình điều xe - Người có nhu cầu sử dụng xe công ty phải làm giấy đề nghị điều xe theo phiếu đề nghị chung cơng ty, sau chuyển cho quản lý duyệt - Thẩm quy n điều xe: Trưởng... trường hợp xe cơng ty còn, nhân viên văn thư ghi lệnh điều xe trình TP HCQT duyệt chuyển cho tổ xe thực Trách nhiệm lái xe 1) Lãnh đạo Ðội xe có trách nhiệm: - Trực tiếp điều động lái xe công tác... dõi xe lái xe xác nhận tháng làm sở cho phòng Tài Kế tốn toán xăng dầu cho xe tháng - Lập kế hoạch kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì xe, có kế hoạch phân công xe hợp lý để hàng năm xe kiểm