Quy định quản lý văn phòng phẩm

CÔNG TY CỔ PHẦN ABCD QUI ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM Mã tài liệu: HC-10 Hà Nội, 2017 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM Mã tài liệu: HC-10 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Người biên soạn Họ tên Chữ ký Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi Giám đốc QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM Mã tài liệu: HC-10 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: I - MỤC ĐÍCH: - Quản lý việc sử dụng văn phòng phẩm công ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm II – PHẠM VI: - Quy định áp dụng cho việc quản lý sử dụng văn phòng phẩm cơng ty III – ĐỊNH NGHĨA: - VPP: “văn phòng phẩm” IV – NỘI DUNG: Tiêu chuẩn sử dụng văn phòng phẩm: - Bảng tiêu chuẩn loại văn phòng phẩm theo mẫu HC – 10 – BM01 đính kèm quy trình - Tất loại văn phòng phẩm sử dụng chung tiêu chuẩn không phân biệt chức danh, trừ loại văn phòng phẩm phân cấp sau - Đối với chức danh quản lý chuyên viên quan trọng, ngồi loại văn phòng phẩm chung đây, loại viết, sổ công tác quy định với giá trị mua/đơn vị sau Stt Chức danh Giám đốc điều hành; Giám đốc khối Giám đốc nhà máy, Giám đốc chi nhánh Trưởng phòng tương đương Viết 50.000-150.000 25.000-35.000 15.000-25000 Sổ cơng tác Công ty cấp Công ty cấp Công ty cấp Định mức sử dụng: - Mỗi loại VPP phải có định mức sử dụng Phòng HC lập định mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính thảo luận thống với Trưởng phận, sau chuyển BGĐ Cơng ty duyệt - Hàng q, Phòng HC có trách nhiệm rà sốt lại định mức sử dụng VPP cho phù hợp, trường hợp có thay đổi, Trưởng phận đề nghị Phòng HC nghiên cứu để thay đổi định mức - Định mức sử dụng văn phòng phẩm quy định theo mẫu: HC – 10 – BM02 Quy trình cấp phát QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM Mã tài liệu: HC-10 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: - Vào ngày 28 hàng tháng, phận lập giấy đề nghị VPP tháng sau theo biểu mẫu: HC – 10 – BM03, chuyển Trưởng phận duyệt, sau chuyển Phòng HC xem xét - Phòng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, khơng chuyển cho phận đề nghị chỉnh sửa lại, tổng hợp tất bảng đề xuất làm bảng tổng hợp chuyển BGĐ duyệt - Căn giấy đề nghị duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu - VPP mua làm 02 lần, lần từ ngày 01 – ngày 05 tháng, lần từ ngày 15 – 20 tháng Mỗi lần mua 60 % tổng nhu cầu tháng (mức tồn kho 20 %) - Việc cấp phát thực làm 02 lần, lần từ ngày 01 – ngày 05 tháng, lần từ ngày 15 – 20 tháng Mỗi lần cấp phát 50 % nhu cầu tháng Sau kiểm tra xong người nhận VPP ký tên vào biên cấp phát mã số: HC – 10 – BM04 Cấp phát đột xuất: - Khi có nhu cầu VPP đột xuất, người có nhu cầu lập giấy đề nghị VPP theo biểu mẫu: HC – 10 – BM05, chuyển Trưởng phận duyệt, sau chuyển Phòng HC xem xét - Phòng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, khơng chuyển cho phận đề nghị chỉnh sửa lại, chuyển BGĐ duyệt - Căn giấy đề nghị duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu - VPP cấp phát sau nhận cho người sử dụng Việc cấp phát phải ký nhận vào thẻ kho Quản lý sử dụng VPP: - CNV cấp phát VPP phục vụ cho công việc giao sở mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí - Trưởng phận người chịu trách nhiệm hướng dẫn kiểm tra trực tiếp việc sử dụng VPP CNV trực thuộc - Phòng HC có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng VPP công ty Đảm bảo định mức tồn kho 20 % V Phụ Lục: Bảng tiêu chuẩn văn phòng phẩm mã số: HC – 10 – BM01 QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM Bảng định mức văn phòng phẩm Giấy đề nghị tổng hợp văn phòng phẩm hàng tháng Sổ cấp phát VPP Giấy đề nghị VPP Mã tài liệu: HC-10 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: mã số: HC – 10 – BM02 mã số: HC – 10 – BM03 mã số: HC – 10 – BM04 mã số: HC – 10 – BM05 -    ... HC nghiên cứu để thay đổi định mức - Định mức sử dụng văn phòng phẩm quy định theo mẫu: HC – 10 – BM02 Quy trình cấp phát QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM Mã tài liệu: HC-10 Phiên bản: Ver 5.0... tài liệu Ngày sửa đổi Vị trí Người biên soạn Họ tên Chữ ký Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi Giám đốc QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VĂN PHÒNG PHẨM Mã tài liệu: HC-10 Phiên bản: Ver 5.0 Ngày ban hành: I - MỤC ĐÍCH:... Quản lý việc sử dụng văn phòng phẩm công ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm II – PHẠM VI: - Quy định áp dụng cho việc quản lý sử dụng văn phòng phẩm cơng ty III – ĐỊNH NGHĨA: - VPP: “văn