Nội dung ôn tập môn kỹ năng làm việc nhóm

Tính làm việc đồng đội chỉ được phát triển thực sự khi Ban lãnh đạo xây dựng một môi trường khuyến khích làm việc cho nó.Mức độ khuyến khích làm việc sẽ giúp cho tập thể hướng những bước đi cần thiết đầu tiên về tính làm viêc đồng đội. Những bước đi này sẽ đóng góp vào việc cộng tác, tin tưởng và tương thích hơn nữa.

NỘI DUNG ÔN TẬP MÔN KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

CẤU TRÚC ĐỀ THI:

5 CÂU TỰ LUẬN TRONG ĐÓ CÓ 1 CÂU CÔ ĐÃ CHO THẢO LUẬN TRÊN LỚP

THỜI GIAN LÀM BÀI:

60 PHÚT

CHƯƠNG 1:

1 Khái niệm nhóm :?????

• -Nhóm là tập hợp những con người có hành vi tương tác nhau trên cơ sở những kỳ vọng chung có liên quan đến lối ứng xử của người khác Bao gồm một số vị trí và vai trò để thực hiện các mục tiêu (chung và riêng) và thỏa mãn các nhu cầu cá nhân Sự thỏa mãn các nhu cầu cá nhân này phải phụ thuộc vào việc thực hiện mục tiêu chung của nhóm và m ứ c độ thỏa mãn tất nhiên phụ thuộc vào nhóm hiệu quả hay kém hiệu quả

• Sự tác động hỗ tương ở nhóm có được là nhờ mỗi cá nhân phát triển vai trò của mình, thể hiện cá tính của mình và củng cố vị trí trong nhóm qua tương tác công việc hàng ngày.

VD: Chèo thuyền nhóm, Nhóm học tập môn kỹ năng nhóm,…

Nguyên nhân gia nhập nhóm:

 Sự lôi cuốn giữa các cá nhân

 Mục tiêu nhóm/Mục tiêu cá nhân

 Phương tiện để đạt được lợi ích

 Sự an toàn

 Địa vị và tự trọng (muốn tham gia đóng góp và có sự hãnh diện)

 Sự tương tác và sự liên minh (Có được và phát triển các mối quan hệ xã hội)

 Quyền lực và sức mạnh

Hiện tại bạn đang tham gia hoạt động trong những nhóm nào ? cho ví dụ

2 4 tiêu chuẩn trong nhóm :

 2 thành viên trở lên:Có tối thiểu hai người cùng làm việc, tức là phải cùng gánh vác trách nhiệm công việc

 Phụ thuộc lẫn nhau : Các thành viên phải dựa vào nhau để đạt mục tiêu và

thành công của nhóm phải cao hơn thành công bất cứ cá nhân nào

 Có cùng chung mục đích : Các thành viên phải cùng tiến đến mục tiêu

chung và nhất trí cùng nhau làm việc để đạt mục tiêu chung

 Tự quản : Nhóm phải có khả năng điều chỉnh hoạt động và hành vi của

mình, mà không bị ảnh hưởng bởi những yếu tố tác động từ bên ngoài

Nhóm phải biết tự quản

3 Nhóm được phân loại như thế nào, so sánh sự giống và khác nhau

So sánh các nhóm chính thức & không chính thức

Tổ chức cao và phân công rõ ràng Tổ chức ít chặt chẽ

Thực hiện công việc hàng ngày Hoạt động theo yêu cầu dự án.

Có kế hoạch và kỷ luật cao Công việc đột xuất, thời vụ

Cùng chung chuyên môn để giải quyết

các vấn đề và mục tiêu tương đối

chuyên biệt

Thường khác chuyên môn, văn hóa

Tuân theo các quy tắc, chuẩn mực

thông thường

Không tuân theo quy tắc, chuẩn mực

thông thường

Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạo nhóm

luôn phải hướng về việc hoàn thành mục tiêu và có sự phối hợp hiệu quả của các

thành viên với nhau

4 Các vị trí trong nhóm (nhóm trưởng, nhóm phó, thành viên) có vai trò, nhiệm

vụ như thế nào?

 Người lãnh đạo nhóm (team leader):

• Nhiệm vụ: lãnh đaọ , hướng dẫn, dẫn dắt cả nhóm đạt được mục tiêu đã đề ra.

• Có uy tín và năng lực quyết đoán

• Khả năng điều hành công việc

• Khả năng phán đoán năng lực và cá tính của các thành viên trong nhóm

• Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu

• Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm

• Biết khích lệ và động viên

 Người phó lãnh đạo (assistant team leader):

• Nhiệm vụ: hỗ trợ hoặc thay mặt teamleader trong việc lãnh đạo,hướng dẫn, dẫn dắt cả nhóm đạt được mục tiêu đề ra

• Có khả năng điều hành công việc

• Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong nhóm

• Biết khích lệ và động viên

 Thành viên (activemember):

• Nhiệm vụ:tham gia các hoạt động của nhóm và đảm trách các công việc được phân công

• Có khả năng hoàn thành các công việc được giao

• Tích cực tham gia các hoạt động của nhóm và hỗ trợ các thành viên khác (khi cần)

5 Các phong cách lãnh đạo trong nhóm :

 Độc đoán : quyết tất cả, tập trung vào công việc, không quan tâm đến ý kiến của thành viên

 Dân chủ: tham khảo, lắng nghe từng ý kiến của nhóm viên trước, cho biểu quyết theo số đông

 Tự do: thành viên tự do hoạt động, nhóm trở thành vô chính phủ

CHƯƠNG 2:

 Các yếu tố để xây dựng tính làm việc hiệu quả của một nhóm :

1 Yếu tố ngoại vi bao gồm những yếu tố nào ?

o Môi trường khuyến khích làm việc:

Tính làm việc đồng đội chỉ được phát triển thực sự khi Ban lãnh đạo xây dựng một môi trường khuyến khích làm việc cho nó.Mức độ khuyến khích làm việc sẽ giúp cho tập thể hướng những bước đi cần thiết đầu tiên về tính làm viêc đồng đội Những bước đi này

sẽ đóng góp vào việc cộng tác, tin tưởng và tương thích hơn nữa

o Nêu rõ vai trò và kỹ năng của thành viên:

Mỗi thành viên trong một nhóm phải thực sự có năng lực để thực hiện tốt công việc và có thiện chí cộng tác Bên cạnh đó, sau khi đã hiểu rõ vai trò của những thành viên khác mà mình sẽ làm việc cùng thì tất cả các thành viên sẽ chung sức làm việc trên tinh thần đồng đội Một khi đã thông hiểu nhau thì các thành viên sẽ tự giác làm việc dựa

trên yêu cầu công việc mà không cần đợi đến mệnh lệnh Hay nói cách khác, các thành viên tự nguyện đáp ứng nhu cầu công việc và hành động một cách thích hợp nhằm thực hiện tốt mục tiêu của nhóm

o Mục tiêu tiên quyết:

là mục tiêu cao hơn, đòi hỏi sự hợp nhất những nỗ lực của 2 hay nhiều người Mục tiêu này chỉ đạt được nếu như mọi người cùng chung sức để tiến đến mối quan tâm, sự hợp nhất nỗ lực và khuyến khích nhóm làm việc liên kết

o Khen thưởng:

Một yếu tố khác góp phần đáng kể trong việc khuyến khích tinh thần làm việc đồng đội đó là phần thưởng Nó có thể là hiện kim, hoặc là một hình thức biểu dương

2 Yếu tố nội vi bao gồm những yếu tố nào ?

o Sự tin tưởng lẫn nhau :

Sự tin tưởng lẫn nhaucần phải có một thời gian dài để xây dựng nên, nhưng rất dễ bị

phá vỡ trong giây lát Sự tin tưởng sẽ được thiết lập trong một tập thể khi mọi thành viên được tự do diễn đạt ý kiến, thảo luận vấn đề và nêu câu hỏi trên tinh thần xây dựng

o Sự ủng hộ lẫn nhau:

sự ủng hộ lẫn nhau thể hiện ở việc các thành viên thực sự quan tâm đến nhau từ

công việc, phúc lợi, đến thành tích cá nhân Nếu như sự ủng hộ đã được hình thành trong nhóm thì mỗi thành viên không cần phải phí thời gian và sức lực để "giữ khư khư" vị trí của mình Tất cả đều là "cho và nhận" sự giúp đỡ của mỗi thành viên nhằm hoàn tất công việc mà nhóm đó đang thực hiện

o Kỹ năng giao tiếp:

kỹ năng giao tiếp thể hiện ở 2 mặt: một mặt là chất lượng, mức độ thẳng thắn và tính

xác thực của người nói và mặt khác là chất lượng lắng nghe tích cực của người nghe.Cuộc nói chuyện cởi mở, chân thực và thẳng thắn chỉ xảy ra khi sự tin tưởng và ủng

hộ lẫn nhau được thiết lập tốt đến độ không thành viên nào cảm nhận rằng người nói phải

dè dặt và e ngại về lời nói của mình

o Sự tôn trọng lẫn nhau:

Trong cách làm việc đồng đội hướng đến mục đích chung, có những quyết định cần đến sự quyết định của tập thể Vì vậy những quyết định đó đòi hỏi sự chung sức của mọi người và mỗi thành viên phải tôn trọng ý kiến của cá nhân khác

 8 nguyên tắc làm việc nhóm:

1 Tạo sự đồng thuận:

Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bồi đắp tinh thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ lúc đầu mới thành lập nhóm

Những loạt buổi họp giúp các thành viên mới làm quen với nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức

• Những điểm cần ghi nhớ:

 Mọi thành viên của nhóm cần thống nhất về mục tiêu phải nhắm tới

 Sau đó thảo luận các các biện pháp thực hiện mục tiêu

 Tạo sự đồng thuận về mục tiêu, giải pháp, phân công phân nhiệm

 Để đạt được những kết quả cao nhất, các mục tiêu còn phải được thử thách bằng cách kết hợp giữa những mục tiêu chung và mục tiêu riêng

2 Thiết lập các mối quan hệ với BQT

Mọi nhóm cần có sự cam kết hỗ trợ từ BGĐ/ cơ quan chủ quản/ cấp trên

Ba mối quan hệ chủ yếu mà nhóm cần tới là:

- Người bảo trợ của nhóm

- Người đầu ngành hoặc phòng ban có liên quan

- Bất kỳ ai quản lý tài chính của nhóm

3 Khuyến khích óc sáng tạo Hãy phá bỏ “Sức ì”, sự chủ quan và tạo tính sáng tạo

Đừng để nhóm của bạn bị phân lớp thành những con người chuyên sáng tạo và

những kẻ thụ động Muốn vậy, bạn luôn biết hoan nghênh tính đa dạng của các quan

điểm và ý tưởng, để rồi lái buổi tranh luận đi đến chỗ thống nhất

4 Phát sinh những ý kiến mới

Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi họp có thể mở ra một hướng đi

Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để mọi người có thể nhìn thấy Sau

đó, loại bỏ những ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả thi

Thảo luận theo phương pháp Brain Storming:

• Phương pháp brain storming

 Thảo luận mở, tự do đưa ra các ý kiến, kể cả những ý kiến điên rồ nhất

 Yêu cầu tất cả mọi thành viên tham gia

 Mỗi thành viên phải đưa ra giải pháp của riêng mình

 Team leader tập hợp các sáng kiến

 Ghi lên bảng, thảo luận mở và lựa chọn những sáng kiến tốt nhất trên sự đồng thuận cao nhất của nhóm

 Không có đúng sai mà chỉ chọn lựa giải pháp tốt nhất

 Những ý kiến sáng tạo tập hợp trong những buổi họp thường bao giờ cũng tốt hơn ý kiến sáng tạo của một cá nhân đưa ra

5 Học cách ủy thác

Sự ủy thác có hai hình thức: ủy thác công việc và ủy thác quyền điều hành

Ủy thác công việc là phân nhỏ mỗi kế hoạch thành các phần việc riêng và với mục tiêu riêng, rồi phân chúng cho các thành viên của nhóm Sau đó, để cho họ triển khai và chỉ can thiệp khi phát sinh vấn đề hoặc không đạt mục tiêu

Việc ủy thác quyền điều hành là sau khi tham khảo ý kiến, trao cho người được ủy quyền đầy đủ quyền hạn để xử lý công việc trong nhóm

Khi ủy thác, cần nhận diện các loại đặc tính khi ủy thác:

Chỉ giao việc cho hai đối tượng : Người có khả năng và muốn thực hiện, Người thiếu khả năng và muốn thực hiện:

6 Khuyến khích mọi người phát biểu

Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay cả với ý kiến nghịch lại cũng có giá trị của nó

Có tinh thần phản biện khoa học& đóng góp trên xây dựng tích cực

7 Chia sẻ trách nhiệm

Chia sẻ trách nhiệm giữa các thành viên trong nhóm

- Khi có một thành viên gặp khó khăn

- Khi áp lực công việc quá nhiều

Mục tiêu: Tạo sự đoàn kết, thông hiểu và…

8 Cần linh hoạt

Mỗi thành viên phải có khả năng đảm nhiệm một vài (hoặc tất cả) công việc của thành viên khác

Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ động trong nhóm

Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương cách hiệu quả nhất của mình

 Cách thức tổ chức họp hiệu quả

Các yêu cầu trước, trong và sau buổi họp như thế nào?

Tại lần họp đầu tiên:

• Thảo luận chung, tìm ý tưởng hay, phát biểu là đóng góp ý kiến

• Phân công, thảo luận công việc cho phù hợp với khả năng của từng người

Những lần gặp sau:

• Tiếp tục có nhiều cuộc họp khác để bổ sung thêm ý kiến, giải đáp thắc mắc

• Biên soạn, chỉnh sửa các đóng góp, tài liệu của từng thành viên

Lần họp cuối trước khi hoàn thành công việc:

• Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của mỗi thành viên

• Viết báo cáo và slide trình bày

• Chuẩn bị sẵn những câu hỏi và trả lời

• Chọn người thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi, ghi chú và một số người dự bị

1 Yêu cầu trước buổi họp:

Gửi nội dung buổi họp cho tất cả các thành viên tham dự họp

Gửi các báo cáo trình bày trong buổi họp cho các thành viên xem trước

Thông báo thời gian và địa điểm họp

Tất cả các thành viên phải xem trước báo cáo trình bày

2 Yêu cầu trong buổi họp:

Có người chủ trì

Kéo dài chừng 90-120p

Tôn trọng mọi ý kiến

Tránh xung đột, mất thời gian, lạc đề

Có thư ký ghi biên bản họp

3 Yêu cầu sau buổi họp:

Gửi Biên bản cho các thành viên

Theo dõi tiến trình công việc đã triển khai trong buổi họp

CHƯƠNG 3

Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm

+ Hình thành

+ Mâu thuẫn Nêu đặc điểm và hiệu suất làm việc của từng giai đoạn +Hợp nhất

+Thể hiên

HÌNH THÀNH:

Trong giai đoạn này, các thành viên xem xét thái độ nào sẽ được chấp nhận trong nhóm.

• Đối với những nhóm mới thành lập, giai đoạn này là bước khởi đầu chuyển từ tính cá nhân sang tinh thần đồng đội.

• Đối với những nhóm đã tồn tại mà thay đổi lãnh đạo, thành viên hay phương châm làm việc, giai đoạn này là thời kì kiểm tra thái độ và tính phụ thuộc vào việc hướng dẫn của người lãnh đạo chính thức hay bán chính thức trong môi trường làm việc chưa định hình.

Đặc điểm:

• Thăm dò : Các thành viên biểu lộ thái độ thăm dò xem nhóm có chấp nhận hay

phản đối gì không nhằm đánh giá tính tương thích với nhóm và các cá nhân khác trong nhóm

• Tính phụ thuộc : Các thành viên không tự mình quyết định hay làm bất cứ điều gì.

Họ chờ đợi và cần sự hướng dẫn của người lãnh đạo chính thức hay bán chính thức

• Nghi ngờ, lo lắng và sợ hãi: Các thành viên điều có cảm giác không biết mình có

được chấp nhận trong nhóm này hay không, liệu mình có nên tin tưởng các thành viên khác hay không hay mình có đáp ứng những gì mà tổ chức mong đợi

• Phàn nàn, thắc mắc: Trong giai đoạn này, các thành viên thường hay phàn nàn về

điều kiện làm việc, về tình hình của nhóm và mối quan hệ giữa các thành viên

• Mức độ hoàn thành công việc thấp : Hiệu suất công việc thấp vì bỏ phí nhiều thời

gian, sức lực vào việc chờ đợi sự hướng dẫn, bầu người lãnh đạo, thăm dò thái độ nào được chấp nhận, thái độ nào không được chấp nhận và giải quyết những nghi ngờ, lo lắng và sợ hãi

MÂU THUẪN:

Sau giai đoạn làm quen, các thành viên thể hiện cá tính của riêng mình, va chạm với nhau đôi khi ganh tỵ lẫn nhau như là để thể hiện mình và chống lại sự gò bó

Đặc điểm:

• Mâu thuẫn nội bộ : Các thành viên tự cho mình chỗ đứng của người lãnh đạo và

mở rộng phạm vi điều hành và ảnh hưởng công việc Trong quá trình này, nỗi bất hòa ngày càng phát triển giữa các thành viên và các thành viên nhận thấy cần phải bảo vệ vị trí của mình

• Ganh đua và tự vệ : Các thành viên thẳng thừng ganh đua những vị trí lãnh đạo

và có ảnh hưởng Vì vậy mối bất hòa càng thể hiện rõ rệt và các thành viên tạo ra những hàng rào chắn (ví dụ nói chuyện thậm thì, lảng tránh nhau v.v ) như là cách tự vệ chống lại mối bất hòa

• Phân chia bè phái: Các thành viên bắt đầu phân chia bè phái với những người có

cùng quan điểm và vị trí Trong quá trình này, những nhóm bè phái ganh đua lẫn nhau và giành những vị trí đối nghịch và mâu thuẫn với nhau

• Than phiền : Các thành viên thường dành thời gian và sức lực để theo dõi tình

hình của nhóm và mối quan hệ trong nhóm ngay cả sau khi đã biểu lộ mối quan tâm đến những người mà họ xem là lãnh đạo Bản thân các thành viên bắt đầu có thói quen phàn nàn chính bản thân mà không có hành động cụ thể để giải quyết những than phiền đó Điều này ảnh hưởng đến công việc và gây bất hòa trong nhóm

• Thờ ơ: Các thành viên cố gắng đương đầu với tình thế bất thuận của nhóm bằng

thái độ thờ ơ, thiếu quan tâm đến nhóm và các vấn đề cá nhân Các quyết định và phát triển ảnh hưởng đến nhóm không còn là vấn đề đối với họ Hơn thế nữa, chất lượng công việc trung bình và năng suất thấp

• Yêu cầu công việc xen lẫn vào nhu cầu cá nhân: Yêu cầu công việc đối nghịch

lại nhu cầu cá nhân khiến các thành viên thường xuyên né tránh yêu cầu công việc

để đáp ứng nhu cầu riêng

• Dao động rõ rệt trong quan hệ : Quan hệ giữa các thành viên không bền vững.

Tình cảm của người này đối với người khác dao động từ tích cực sang tiêu cực Sự dao động đó được giải thích là do các vấn đề nảy sinh, khác nhau về ý nghĩ hoặc các điều kiện chung của toàn nhóm

• Thiếu tin tưởng : Các thành viên không tin tưởng lẫn nhau và thiếu sự ủng hộ khi

cần thiết Vì ý nghĩ này, họ không thiết tha khi thử nghiệm những hành vi mới có thể củng cố quan hệ giữa các cá nhân hoặc giúp nhóm thực hiện công việc hiệu quả hơn

• Năng suất làm việc thấp: : Các thành viên dành thời gian và sức lực để tranh giành

quyền lực trong nhóm và những tranh chấp đó dẫn đến việc hiệu quả thực hiện công việc thấp

HỢP NHẤT:

Trong giai đoạn này, các thành viên chấp nhận làm việc theo nhóm, tuân theo nội quy của nhóm, chấp nhận vai trò và phong cách riêng của từng cá nhân trong nhóm.

Đặc điểm:

• Đi vào nề nếp : Các thành viên bắt đầu tìm cách làm việc Họ bắt đầu xây dựng các

các hệ thống và thủ tục để giúp đạt được mục tiêu một cách hiệu quả hơn Họ đề ra những vị trí chịu trách nhiệm ở các khía cạnh khác nhau của công việc

• Nói chuyện cởi mở với nhau : Tại thời điểm này, các thành viên tỏ ra cởi mở với

nhau Họ có thể bộc lộ và lắng nghe ý nghĩ và tâm tư tình cảm của nhau, đồng thời bàn bạc về sự bất đồng trong công việc để tìm hướng giải quyết

• Đối đầu với các vấn đề: Các thành viên nhận thấy rằng họ phải nêu ra các vấn đề

khó khăn và mâu thuẫn để phòng tránh Đồng thời họ bắt đầu đi vào thực tế nhận định, thảo luận và giải quyết các điều trên

• Tinh thần và ý chí chung: Các thành viên bắt đầu có những suy nghĩ đồng cảm và

phân biệt rõ ràng giữa nhóm mình với các nhóm khác Từng cá nhân hòa nhập mục đích riêng và khát vọng vào công việc chung

• Xây dựng và duy trì quy định cảu nhóm : Xây dựng những nội quy, quy định cho

các hành vi, thái độ được chấp nhận và không được chấp nhận cho nhóm

• Mức độ thực hiện công việc trung bình : Nhóm thực hiện mức độ công việc vừa

phải Sức lực được phân bố đồng đều để thực hiện công việc và xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên và hệ thống làm việc

THỂ HIỆN:

Đặc điểm:

• Có sự sang tạo và đổi mới : Các thành viên tìm ra những cách tốt hơn và hiệu quả

hơn để đạt được mục đích Họ đặt câu hỏi mang tính chất xây dựng, thu thập ý kiến, nêu rõ cách thức và phương tiện làm việc một cách hiệu quả hơn và có lợi hơn Họ không bị các thói quen cũ ràng buộc Những ý kiến và khái niệm mới được thảo luận & thực thi

• Thống nhất giữa phương châm, mục đích và mục tiêu : Các thành viên tham gia

vào các hoạt động đề ra để hiểu rõ, chấp hành và đóng góp ý kiến cho phương