Tài liệu môn kỹ năng làm việc nhóm

UFM-TP.HCM 2016 BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING VIỆN NGHIÊN CỨU KINH TẾ ỨNG DỤNG BỘ MÔN KỸ NĂNG MỀM - - Tài liệu mơn học KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM (Lưu hành nội bộ) Thành phố Hồ Chí Minh - 2016 Kỹ làm việc nhóm UFM-TP.HCM 2016 Lời nói đầu Trong triển lãm nọ, có tranh họa sĩ tài ba treo lên Mọi người đến xem đông Ai lên “Ôi, tranh đẹp làm sao!” Tối đến, người xem nhà, triển lãmđãđóng cửa, Bức tranh lên tiếng: - Chà, tuyệt làm sao! Hơm có người phải nghiêng trước tơi đấy! - Khơng có tơi anh rạng rỡ lên được, Khung tranh cự lại Anh cần phải biết rằng, có khung tranh đẹp tranh đẹp - Các anh nhầm rồi, người làm cho tranh trở nên lung linh, Tấm kính phản đối Bức tranh, Khung tranh, Tấm kính mải mê tranh cãi xem người có cơng đinh treo tranh tường bịbung Bức tranh rơi xuống đất rách toang, khung tranh méo xẹo chẳng giữ hình hài ban đầu, kính vỡ nát… Câu chuyện minh chứng đầy đủ cơng việc đòi hỏi đồn kết, hợp tác Một tranh đẹp cần trợ giúp khung tranh đẹp, cần lung linh mà kính đem lại cầnsự chắn đinh để treo tất thứ tường Cơng việc dứt khốt đòi hỏi tất người nhóm phải hướng mục đích chung: mang cáiđẹp tranh đến với cơng chúng Nếu thiếu đồn kết, giúp đỡ cơng việc sẽthất bại Ngày nay, cơng việc đòi hỏi hợp tác, kết hợp nhóm người ngày nhiều Khơng thành cơng mà thiếu hợp tác người khác Nhưng, để làm việc hòa hợp với nhau, nhằm mục đích cho phát triển chung nhóm/tập thể, cá nhân nhóm, tập thể cần trang bị hệ thống kỹ đặc biệt, kỹ làm việc nhóm hay gọi kỹ làm việc tập thể tinh thần đồng đội Với mong muốn có tài liệu giúp bạn sinh viên tham khảo khóa học kỹ mềm nói chung khóa học kỹ làm việc nhóm nói riêng, nhóm biên soạn chúng tơi cho mắt sách nhỏ Đây lần biên soạn loại sách trợ giúp khóa huấn luyện kỹ mềm, chắn sách có nhiều tồn Nhóm biên soạn mong nhận góp ý quý đồng nghiệp, bạn sinh viên, độc giả tâm huyết Mọi thư từ góp ý, vui lòng gửi địa thư điện tử: kynanglamviecnhom.ufm@gmail.com Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2016 Thay mặt nhóm biên soạn TS Nguyễn Thị Vân Thanh Kỹ làm việc nhóm UFM-TP.HCM 2016 MỤC LỤC NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ NHÓM Khái niệm nhóm Các giai đoạn hình thành phát triển nhóm Các yếu tố tâm lý – xã hội ảnh hưởng tác động đến việc trì phát triển nhóm PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC TRONG NHÓM 12 Vai trò cá nhân nhóm 12 Xây dựng chuẩn mực văn hóa nhóm 16 Phân cơng cơng việc nhóm 21 CÁC KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ 25 Mâu thuẫn giải mâu thuẫn nhóm 25 Lãnh đạo hoạt động quản trị nhóm 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO Kỹ làm việc nhóm UFM-TP.HCM 2016 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ NHÓM I Khái niệm nhóm Trong đời sống thường ngày, thường nghe thấy từ “nhóm” như: nhóm người biểu tình, nhóm niên quậy phá, nhóm sinh viên, nhóm người lao động khơng có việc làm Những nhóm kiểu ám người có đặc điểm kinh tế xã hội giống nhau, đám đơng người có chung mục đích thời đó, v.v Đã nói đến nhóm, người ta hình dung tập hợp nhiều người, phải từ hai người trở lên Trong sách nhỏ này, chúng tơi khơng có tham vọng đề cập đến tất loại nhóm khác Những nhóm chúng tơi muốn nói đến nhómvới khả thực mục đích giáo dục, phát triển, sản xuất Một nhóm kiểu phải hội tụ đồng thời bốn yếu tố sau: (1) có mục đích chung; (2) có tương tác thành viên; (3) có quy tắc chung; (4) thành viên nhóm đảm nhận vai trò khác Bây giờ, thử xem xét nhóm người biểu tình có đủ bốn yếu tố khơng Thứ nhất, nhóm có mục đích chung Vâng, dĩ nhiên nhóm người biểu tình có mục đích chung biểu tình (cho dù để ủng hộ hay phản đối đó) Vậy, yếu tố thứ đảm bảo Kỹ làm việc nhóm UFM-TP.HCM 2016 Thứ hai, nhóm có tương tác thành viên.Cũng có nhỉ?!Lỡ có nhóm người biểu tình “cao hứng” hát bài, chắn có nhiều người vỗ tay tán thưởng (à, tất nhiên với điều kiện hát lúc chỗ nhé) Thứ ba, nhóm có quy tắc chung Ồ, yếu tố khơng nha.Người ta hẹn 8h tụ tập.Nhưng ngủ quên, 9h đến, không Hoặc giả, có người khác đến địa điểm hẹn nhóm biểu tình giải tán….cũng chẳng cả: tơi chẳng bị phạt, khơng bị đồn biểu tình “tẩy chay” Đi muộn hay sớm tơi “vơ can” Không cần xem xét đến yếu tố thứ tư, kết luận: nhóm người biểu tình khơng phải nhóm mà chúng tasẽ xem xét đến Trong tâm lý học, họ coi “đám đơng” mà thơi Đọc đến đây, có bạn sinh viên thắc mắc rằng, tựa đề cô “làm việc tập thể”, mà em thấy nói hồi nhóm, em chưa hiểu tập thể gì? Bạn thân mến, thắc mắc bạn hoàn toàn đáng lưu tâm Khi tra từ điển tiếng Anh, bạn thấygroup team có nghĩa nhóm/đội, collectivecó nghĩa tập thể.Nhưng thật ra, từ tập thể lại xuất phát từ nước Anh mà từ nước Nga Những nhà khoa học người Nga hay người theo trường phái tâm lý học mác-xít cho tập thể hình thức cao nhóm kiểu nhóm đảm bảo bốn yếu tố kể Mấy từ ngữ thật rắc rối Thôi, đơn giản nhé: Nếu mai mốt bạn có đọc sách tham khảo tiếng Anh vấn đề này, bạn nhớ sử dụng từ khóa “teamwork” Nếu thích tham khảo rộng hơn, bạn sử dụng thêm từ khóa “group work” (nhưng từ khác nhiều so với từ teamwork nha); dùng từ khóa “collective work”! Kỹ làm việc nhóm UFM-TP.HCM 2016 Nhóm mà chúng tơi đề cập đến sách phải đảm bảo yếu tố: có mục đích chung, có tương tác nhóm thành viên, thành viên nhóm phải tuân thủ quy tắc nhóm có phân cơng thành viên nhóm a Mục đích chung Là điểm quy tụ thành viên họ chia sẻ trách nhiệm để đạt tới Mục đích rõ ràng, nhóm viên hiểu giống liên kết họ mạnh mẽ họ góp sức để hành động Mục đích mơng lung nhóm rời rạc dễ chia rẽ Tuy nhiên mục đích cơng bố hay thức chấp thuận chưa phải tất Mỗi cá nhân tham gia nhóm với mục đích chủ quan mà có họ không ý thức.Câu lạc văn học thành lập nhằm tạo điều kiện cho bạn trẻ thưởng thức văn học nâng cao trình độ Trên thực tế có số bạn tham gia ham vui hay để tìm bạn Họ khơng tích cực đóng góp cho nội dung sinh hoạt Ngược lại số tham gia để nâng cao trình độ mà chất lượng sinh hoạt không đáp ứng mong chờ họ.Từ từ họ chán nản rời bỏ câu lạc Nhu cầu ham vui, tìm bạn hồn tồn bình thường đáng với bạn trẻ người phụ trách nhóm cần phải vận động để họ tích cực chuyên môn, đồng thời tổ chức Kỹ làm việc nhóm UFM-TP.HCM 2016 sinh hoạt để đáp ứng nhu cầu phụ đáng Do điều quan trọng cho mục đích chung nhóm mục đích cá nhân ăn khớp với Mục đích điểm quy tụ ban đầu cần rà sốt suốt q trình sinh hoạt nhóm sống thay đổi, nảy sinh vấn đề mới, nhu cầu Ln điều chỉnh mục đích chung giúp giữ nhóm đồn kết hoạt động với nhiều sinh lực, hiệu b Tương tác nhóm Tất người “ký tên cơng lý” (để giúp nạn nhân chất độc màu da cam) chia sẻ mục đích chung cao cả, họ khơng phải nhóm họ khơng gặp Để trở thành nhóm thành viên cần có mối “quan hệ mặt-giáp-mặt” kéo dài thời gian.Họ giao tiếp ảnh hưởng lẫn Chính tương tác yếu tố chủ yếu làm thay đổi hành vi người Trong tiếp xúc họ gắn kết với nhóm có may đạt đến mục đích chung Chất lượng tương tác mang ý nghĩa lớn làm tăng cường hiệu nhóm Qua trao đổi, tương tác, nhóm viên gắn kết mục đích riêng với mục đích chung Họ liên kết với để tiến tới mục đích nhóm c Quy tắc nhóm Tập thể làm việc chung xây dựng nội quy để người tuân theo Ví dụ giấc làm việc, lịch họp, kỷ luật làm việc Đây quy tắc công bố.Nhưng quan trọng quy tắc không thành văn, ngấm ngầm, phản ánh sắc thái riêng nhóm Ví dụ câu lạc bộA khơng cần nhắc nhở mà giờ, người cởi mở thẳng thắn, không quên ngày sinh nhật thành viên Ở phòng ban vấn đề khó khăn tránh né, thành viên tập thói quan làm thinh Khơng nhắc Kỹ làm việc nhóm UFM-TP.HCM 2016 lo quà cáp đến ngày sinh nhật sếp.Luật giang hồ quy tắc bất thành văn nhóm du đãng.Quy tắc ngầm khơng thơng báo, nhóm việ phải tự phát qua thời gian.Và tuân thủ quy tắc (tích cực hay tiêu cực) thành viên nhóm chấp nhận Quy tắc bất thành văn sức ép ảnh hưởng đế hành vi nhóm viên Quan sát quy tắc nhà nghiên cứu đánh giá xu hướng nhóm d Vai trò Muốn đạt đến mục đích chung tập thể phải phân công cụ thể, làm việc Ví dụ phòng ban có trưởng, phó ban, thư ký, thủ quỹ câu lạc có chủ nhiệm, phó chủ nhiệm, trưởng ban học tập, công tác xã hội, giải trí, Dẫm chân lên hay khơng làm cơng việc phân cơng gây khó khăn cho vận hành nhóm Loan giao nhiệm vụ mời họp mà hay quên Khánh lại thích chơi trội nên hay vơ tình lên tiếng định thay cho chủ nhiệm Thành viên bất bình, chủ nhiệm mặc cảm Các loại hình nhóm Người ta phân làm loại nhóm: Nhóm tự nhiên, nhóm có sẵn, nhóm thành lập mục đích đặc biệt, nhóm thành lập để giải nhiệm vụ đặc biệt Nhóm tự nhiên gia đình, nhóm bạn Dù khơng cơng bố thành lập nhóm hội tụ đủ bốn thành tố nêu; Nhóm có sẵn tổ sản xuất, phòng ban Các nhóm viên khơng thành lập hay khơng tham gia thời điểm; Nhóm thành lập mục đích đặc biệt giáo dục, phục hồi, trị liệu, vui chơi, hoạt động cộng đồng Kỹ làm việc nhóm UFM-TP.HCM 2016 Nhóm đặc nhiệm thành lập để giải vấn đề cụ thể nhóm điều tra vụ án Các nhóm có thời điểm bắt đầu kết thúc mục đích hồn thành Có nhóm tan rã chừng khơng tự trì II Các giai đoạn hình thành phát triển nhóm Như người, nhóm trải qua giai đoạn khai sinh, lớn lên, trưởng thành kết thúc Bạn vào đại học, phân vào lớp.Từ người chưa quen biết nhau, bạn bạn lớp sinh hoạt học tập Ban đầu, bạn bạn lớp chưa hiểu nhau, hiểu lầm nhau, chí có xung đột Dần dần, bạn biết cách nhau, giúp đỡ học tập hồn thành mục đích lớp.Hết bốn năm học, bạn có tình cảm với sâu nặng lắm, lại điểm kết thúc nhóm (lớp) đại học Các bạn trường, tìm việc làm, nhập vào công ty khác nhautức gia nhập vào nhóm mới… Biết quy luật phát triển nhóm, người phụ trách có sách lược can thiệp phù hợp cho giai đoạn Các nhà nghiên cứu xác định năm giai đoạn phát triển nhóm là: (1) Giai đoạn hình thành hay thành lập (forming); (2) Giai đoạn bão tố hay hỗn loạn (storming); (3) Giai đoạn ổn định hay hình thành quy chuẩn (norming); (4) Giai đoạn trưởng thành hay hoạt động (performing); (5) Giai đoạn kết thúc (adjourning) Giai đoạn hình thành Một số người có nhu cầu nguyện vọng giống nhau, liên kết với thành nhóm để đạt nhu cầu hay nguyện vọng đó.Họ chia sẻ mục đích.Và họ bàn bạc để tìm cách tới đó.Tơi có anh bạn tham gia Hội Những người thích chụp ảnh thích chụp ảnh.Nhóm anh tồn anh chàng, chị nàng xinh xắn, thích tạo dáng, thích chụp hình cho Mục đích họ đơn giản tên gọi nhóm: thích lang thang chụp hình thích tạo dáng để người khác chụp hình Họ Kỹ làm việc nhóm UFM-TP.HCM 2016 thường hẹn gặp cuối tuần để “tác nghiệp” Họ lập trang facebook để lên kế hoạch gặp gỡ, chia sẻ thông tin loại máy chụp hình đem lại “shot” hình ưng ý Ở giai đoạn hai vấn đề chủ yếu xác định mục đích tạo đồng thuận cao tồn nhóm mục đích.Kế xác định thành viên phù hợp cho mục đích Việc khởi đầu khơng dễ tranh cãi mục đích khơng tới đâu kết nạp thành viên không phù hợp nhóm tan rã Nghĩa chết yểu.Nói tiếp nhóm anh bạn tơi.Nhóm có anh đam mê chụp hình.Mà khơng đam mê được? Anh nhiếp ảnh gia mà! Cũng dân “chun nghiệp”, nên anh nguyên tắc: phải người đam mê gia nhập nhóm Nếu sinh hoạt bỏ 1-2 lần cho “nghỉ chơi” ln Nhưng anh tình cảm: có mâu thuẫn chun mơn, anh đứng phân tích phải trái….để hai bên tâm phục phục Có lẽ mà nhóm tồn đến Trên đây, tơi vừa lấy ví dụ việc hình thành nhóm Tuy nhiên, thực tế, nhiều lúc nhóm khơng hình thành theo kiểu Khi bạn bước chân vào công ty hay lớp học, tức bạn bước chân vào nhóm có sẵn Khi này, mục đích nhóm, đơi không thành viên ý thức cách rõ ràng Các bạn thử nghĩ xem, lớp học, người có mục đích khác nhau: có người đến lớp ba mẹ muốn thế; người khác mong “có đại học” khơng bạn muốn có tri thức vững vàng, kỹ nghề nghiệp tinh thơng để thành cơng nghiệp sau này… Đối với nhóm có sẵn kiểu có người lãnh đạo mới, thay đổi nhiều thành viên hay thay đổi mục đích nhóm bàn bạc khởi đầu lại Người lãnh đạo phải thẩm định tình hình chung, làm quen với nhóm viên, v.v Kỹ làm việc nhóm 10 UFM-TP.HCM 2016 hướng giải đối phương dễ chấp nhận việc xem đúng, sai  Mô tả hành động thay ý đồ người kia, khơng dán nhãn, tố cáo Ví dụ: Trong lúc anh chàng nhóm vuốt tóc gái có bạn trai thành viên nhóm Mâu thuẫn xuất Ta cần nêu hành động “Bạn đưa tay vuốt tóc bạn gái A, lại làm vậy? Có phải thấy tóc đẹp bạn nghĩ cho đề tài chúng ta,… bọn muốn nghe bạn giải thích?” thay kết tội “Bạn có ý sàm sỡ với bạn gái A bạn phải xin lỗi,…” Như mâu thuẫn mâu thuẫn bạn khó giải  Xác định nội dung mâu thuẫn cụ thể, đặc thù tốt Bước 2: Trao đổi đề xuất cảm nghĩ  Lắng nghe, làm sang tỏ, đánh giá ý kiến  Uyển chuyển sẵn sàng thay đổi quan điểm thuyết phục Ví dụ: Đơi bạn bị vào chuyện người người giải thích biện minh cứu vãn,… Nhưng thực tế người giải thích nêu lý do, giải thích thuyết phục mà bạn khơng nghe không chấp nhận, bạn muốn hướng họ vào ý bạn, chất vấn đề không giải  Tập trung vào nhu cầu, mục đích phát khác biệt đơi bên  Nói lên ý định mang tính hợp tác xây dựng Bước 3: Cố gắng tìm hiểu viễn cảnh người đối thoại Đặt vào vị trí đối phương, tìm ngun nhân thực sự.Có trường hợp có hồn cảnh khơng thể nói Ta tìm cách nói riêng để hiểu, chia sẻ tìm hướng giải êm đẹp Bước 4: Tiến tới thỏa thuận khơn ngoan Mâu thuẫn nhóm nhỏ Kỹ làm việc nhóm 32 UFM-TP.HCM 2016 Trong sinh hoạt nhóm ln có mâu thuẫn cá nhân nhóm viên hay tiểu nhóm cá tính hay quyền lợi Mâu thuẫn ngấm ngầm hay bùng nổ Người trưởng nhóm giỏi người nhạy bén đủ để cảm nhận, phát mâu thuẫn ngấm ngầm khéo léo đưa ánh sang để nhóm giải Muốn vậy, anh/chị ta…phải có thái độ khách quan, cơng lợi ích chung Đồng thời phải nhẹ nhàng với đối tượng liên quan Trong bầu khơng khí vậy, nhóm viên (quần chúng) người trọng tài đắc lực II Lãnh đạo hoạt động quản trị nhóm Nhìn vào nhóm tốt người ta khơng biết nhóm trưởng Lão Tử Một cách nhìn lãnh đạo Trên đường hẹp có tảng đá to nằm lối A qua khơng hì hục đẩy tảng đá qua bên không thành công.Tới phiên B làm tương tự.Rồi C đến tự đẩy tảng đá.Ba người ngồi thở dốc bất lực Nhưng D đến tun bố: “Tơi có cách miễn anh làm theo Tất lúc đẩy tảng đá theo hướng Khi hô lên tiếng đẩy”.Quả thật với sức mạnh tập thể họ dời tảng đá Từ câu chuyện trên, ta thấy lãnh đạo gì? Có người nói người khơng hùng hục làm Người khác nói biết làm cho người khác làm.Đúng hết biết làm cho người khác CÙNG làm D khơng mạnh mẽ ba người biết tổ chức để họ trở thành sức mạnh tập thể để giải vấn đề Anh người biết biến người rời rạc thành ê – kíp Kỹ làm việc nhóm 33 UFM-TP.HCM 2016 Người ta bỏ nhiều cơng sức để tìm hiểu đặc điểm cá nhân nhà lãnh đạo trí thơng mình, tận tụy hay tinh thần đạo đức….Xét đặc điểm có nhiều người họ Do đó, nhà nghiên cứu không kết luận Nghiên cứu lãnh đạo tiến trình người ta thấy có hai yếu tố Đó tình hay vấn đề cần giải liên kết số người để giải Điều quan trọng khả tập hợp sức mạnh tập thể thông qua hợp tác nhịp nhàng thành viên.Người lãnh đạo xuất từ hoàn cảnh Người ta nói “thời tạo anh hùng” Nhìn vào tiến trình lãnh đạo hay thúc đẩy nhóm người tiến tới mục tiêu chung, người ta thấy khơng có người phụ trách thức mà nhiều người góp phần vào tiến triển nhóm Ví dụ tổ sản xuất bác thợ già đứng hòa giải hai cơng nhân mâu thuẫn với hay anh công nhân trẻ xung phong sửa máy Họ góp phần làm cho sản xuất (mục tiêu nhóm) khỏi trì trệ Hay tổ thảo luận A nhắc người không lạc đề, C góp câu chuyện vui làm cười khiến cho nhóm bớt căng thẳng Người phụ trách giỏi người nhạy bén phát trân trọng sáng kiến góp phần đưa nhóm tới mục đích để Từ có khái niệm tiến trình “lãnh đạo chia sẻ” (shared leadership) Cũng có người nói người lãnh đạo giỏi người biết tạo nhiều lãnh đạo trình làm việc Sự thay đổi tên gọi Phụ trách nhóm người có quyền giám đốc, trưởng phòng hay tổ trưởng sản xuất, có chức vụ thức chủ nhiệm câu lạc bộ, hay nhóm trưởng đội nhóm Tuy nhiên người khơng dùng quyền hay chức vụ mà phải huy động kiến thức kỹ tâm lý xã hội để đôn đốc tham gia nhóm viên vào mục đích chung Phần đặc biệt dành cho nhóm trẻ, nhóm đồng đẳng nên khía cạnh tâm lý xã hội nhấn mạnh.Vì uy tín người phụ trách khơng nằm quyền bính mà khả vận động anh/chị ta Kỹ làm việc nhóm 34 UFM-TP.HCM 2016 Ngày nay, danh xưng người phụ trách nhóm thay đổi Trước khía cạnh quyền lực quan tâm người ta gọi anh chị ta “sếp” (chef déquipe) hay lãnh tụ (group leader) Ngày nay, tên củ người phụ trách nhóm “linh hoạt viên” (animateur), người “tạo thuận lợi” (facilitator), hay “xúc tác viên” (catalyst) Tiếng Việt ta chưa có từ tương đương thay đổi nhấn mạnh kỹ tâm lý xã hội người phụ trách nhóm.Người phụ trách nhóm khơng dung quyền lực để áp đặt mà dùng kỹ chuyên môn để khơi gợi, huy động tiềm đóng góp nhóm viên Một chất xúc tác men nhỏ bé, gần vơ hình, lại có sức mạnh làm dậy lên khối bột Điều muốn nhắc dù vai trò quan trọng, xuất người phụ trách nhóm khơng bật, khơng ồn ào, hòa đồng, “chìm” tốt.Nói khơng có nghĩa anh/chị ta xuề xòa, nhóm muốn làm làm Sự điều khiển anh/chị ta kín đáo khéo léo Trong bối cảnh xã hội ta, ồn ào, bề nổi, quyền lực ưa chuộng trở thành “xúc tác viên” nghĩa đòi hỏi dày cơng rèn luyện Nên phân biệt rạch ròi người phụ trách nhóm (xúc tác viên) với thuyết trình viên thao thao bất tuyệt, hay MC (người hướng dẫn chương trình) sáng chói sân khấu, lãnh tụ trị đầy quyền uy Sức mạnh khả khơi gợi, vận động, liên kết.Nếu người phụ trách nhóm khơng người tạo thuận lợi, xúc tác viên, ta khơng thể xây dựng nhóm nhỏ thật động dân chủ tự lực Các phong cách lãnh đạo Có nhiều phong cách lãnh đạo khác Nói chung người ta thấy ba phong cách : độc đốn, dân chủ, mặc kệ (hồn tồn tự do) Độc đốn: người lãnh đạo tất Họ chủ yếu tập trung vào việc, không quan tâm đến nhu cầu nhóm viên Sự đốn cần có người lãnh đạo, lúc làm theo ý khó phát huy lực thành viên khác trở thành bảo thủ Kỹ làm việc nhóm 35 UFM-TP.HCM 2016 Dân chủ: người lãnh đạo tham khảo ý nhóm viên trước định Không họ cho biểu theo số đơng mà lắng nghe ý kiến Người lãnh đạo cần biết lắng nghe ý kiến người, từ phát huy vai trò thành viên, đồng thời thành viên nhóm cảm thấy tơn trọng Mặc kệ: (hay hồn tồn tự do): nhóm viên muốn làm làm, nhóm trở thành vơ phủ Có lúc người lãnh đạo nhóm cần đến phong cách để giúp cho thành viên cảm thấy thỏa mái hơn.Ví dụ,trong trường hợp Google họ giúp cho thành viên phát huy tính sáng tạo, cơng ty cho họ tự trang trí chỗ ngồi mình, đồng thời tự thời gian làm, tự mặc trang phục họ thích Thật có kiện liên tục ba phong cách lãnh đạo, tùy thuộc vào yếu tố sau đây:  Đặc điểm nhà lãnh đạo thói quen độc đốn, khơng tin nhóm viên hay nhận thức họ chưa đủ trình độ thiếu dấn thân  Đặc điểm nhóm viên chưa quen làm việc nhóm, thờ ơ, thiếu hiểu biết…nên phụ thuộc vào người phụ trách  Tình phải xử lý Lãnh đạo dân chủ tốt ví dụ trước trận chiến bất ngờ với người huy phải gấp rút định cấp phải tuân theo Hay trước ca mổ khẩn cấp, bác sĩ giải phẫu phải tay chịu trách nhiệm không thời gian để tham khảo ý kiến cơng chi tiết Ngược lại, chuyến du ngoạn ngồi biện pháp an tồn, giấc phải tơn trọng, người đội trưởng trại viên hoàn tồn tự cách xếp chương trình lựa chọn hình thức sinh hoạt theo ý họ Lãnh đạo giỏi người biết tùy ứng biến để áp dụng phong cách phù hợp Người biết dung hòa cơng việc (để đạt mục đích nhóm) nhu cầu Kỹ làm việc nhóm 36 UFM-TP.HCM 2016 nhóm viên Bởi chất lượng tham gia đóng góp tốt nhu cầu (tâm lý xã hội) nhóm viên thỏa mãn Quản trị nhóm hiệu Nền tảng để xây dựng nhóm làm việc hiệu lòng tin tôn trọng.Nếu người đứng đầu không giành tơn trọng thành viên khác nhóm vậy.Vậy đâu yếu tố để tạo nên nhóm làm việc hiệu quả? Hướng đến mục tiêu chung, rõ ràng “Mục tiêu thông qua phương tiện kế hoạch mà phải tin tưởng hết mình, phải hành động mạnh mẽ Khơng có đường khác dẫn tới thành công” Pablo Picasso Làm việc theo nhóm nghĩa hướng mục tiêu chung, phấn đấu để tìm kiếm thành công công việc Các thành viên nhóm phải hiểu mục tiêu nhóm cam kết cố gắng đạt mục tiêu Nếu mục tiêu hoàn toàn rõ ràng bạn nhận cam kết tất thành viên nhóm bạn có quyền thưởng hay phạt thành viên nhóm cần thiết Các thành viên nhóm cần phải phấn đấu thân mục tiêu chung cơng việc Bạn phải thúc đẩy họ cố gắng hoàn thành kế hoạch ngắn hạn dài hạn Cùng hướng mục tiêu cụ thể, nhân viên làm việc theo nội quy với tinh thần tự giác Thêm vào đó, sức ép cơng việc tự cá nhân có hội xuất phá hoại tính đồng đội Trình bày rõ ràng kế hoạch dài hạn mà nhóm phụ trách Là người quản lý, bạn phải thường xuyên nhắc nhớ cố tinh thần họ hướng mục tiêu này.Trong trình làm việc, nhiều nhân viên thường bị chi phối tập trung vào vấn đề trước mắt mà quên kế Kỹ làm việc nhóm 37 UFM-TP.HCM 2016 hoạch lâu dài Khi có vài thành viên bị chệch hướng, người lại giúp họ theo kịp qui trình làm việc để tránh rắc rối Xác định rõ ràng kỹ trách nhiệm thành viên Khi bắt tay xây dựng đội, bạn có nhiều chọn lựa việc đánh giá điểm mạnh yếu nhân viên cách hữu hiệu để hình thành nhóm nhân viên dựa yếu tố kỹ Xung quanh bạn ln có người giỏi, cẩn thận đừng để cảm giác chủ quan lấn áp dẫn đến việc bạn chọn lựa thành viên nhóm nét tương đồng với bạn, chí bạn Bạn cần phải xác định rõ vai trò trách nhiệm thành viên nhóm.Đây vấn đề cốt yếu ảnh hưởng đến thành bại tập thể công việc.Biết rõ phận sự, giới hạn quyền hành thời gian giúp người nhóm dễ làm việc với Khuyến khích tính đồng đội cách phân chia công việc rõ ràng cụ thể Với cách này, thành viên dễ dàng nhận trách nhiệm mình, chí họ phát huy kỹ vốn có vào cơng việc Trách nhiệm kỳ vọng với thành viên nhóm phải rõ ràng, thơng báo cơng khai tất thành viên thừa nhận Trách nhiệm nên bàn bạc công khai thắc mắc phải trả lời thỏa đáng Bảo đảm việc xây dựng tuân thủ nguyên tắc làm việc nhóm Để làm việc nhóm hiệu quả, tuân thủ nguyên tắc sau:  Hãy giờ, điều giúp cho thành viên khác nhóm làm việc thêm thời gian nhắc lại thảo luận cho bạn Ln đặt mục tiêu thảo luận lên hàng đầu, tránh nói chuyện chủ đề khơng liên quan, gây lỗng chủ đề, thiếu tập trung Kỹ làm việc nhóm 38 UFM-TP.HCM 2016  Hãy nghĩ phần nhóm khơng phải cá nhân riêng lẻ Thảo luận với nhóm khơng phải với người ngồi cạnh bạn Hãy rõ ràng ngắn gọn Luôn ý thức bạn sử dụng thời gian tất người  Đừng ngắt lời người khác Hãy lắng nghe cố hiểu họ Cũng đừng nghĩ ý kiến trình bày mình, ý người khác nói Nếu có chưa rõ, hỏi lại họ kết thúc  Hãy đồn kết để đạt đến mục tiêu chung Khơng có đầy đủ kiến thức vấn đề nào, có họ đóng góp nhiều hay mà thơi Hãy thuyết phục người lý lẽ dẫn chứng, cảm xúc  Đừng trích Đừng phản đối ý kiến người khác dù bạn có thấy thiếu thực tế đến đâu Cũng đừng gắn cá nhân với ý kiến họ, thảo luận ý kiến thơi, đừng trích riêng  Hãy tâm niệm rằng, kết cuối thu nhận phải đồng lòng nhóm, kể cá nhân có ý kiến bị bác bỏ Việc khơng thể nhanh chóng đạt mà phải cần có thời gian  Mỗi người phải có trách nhiệm với cơng việc giao phải hồn thành thời hạn  Làm việc nhóm giống ghép miếng ghép trò chơi xếp hình Trong đó, thành viên miếng ghép Nếu thành viên làm việc có trách nhiệm hiệu miếng ghép vừa khít, tạo thành tranh đẹp Ngược lại, tranh trở nên “xấu xí”  Đừng ép buộc nhân viên bạn làm việc giải công việc theo khuôn mẫu định Hãy để họ xác định phương cách hình thức cộng tác với Hãy linh động giấc công việc Bạn thấy hiệu công việc tăng lên bất ngờ không phụ thuộc vào việc họ có đến xác đồng hồ quy định công ty Linh hoạt cách quản lý yếu tố quan trọng tạo nên thành công tâp thể Kỹ làm việc nhóm 39 UFM-TP.HCM 2016 Thúc đẩy tận tâm thành viên Để làm việc nhóm hiệu quả, điều quan trọng tạo nên tận tâm công việc thành viên nhóm Những phương pháp gây dựng tận tâm yếu tố sau:  Ln khuyến khích động viên: Mời gọi tham gia đóng góp người trường cụ thể Động viên họ học hỏi thêm kỹ cần thiết để phát huy điểm mạnh người Kêu gọi tinh thần trách nhiệm thành viên Nhận biết ưu cá nhân sẳn sàng hỗ trợ cần thiết  Đề cao tinh thần đồng đội: Thường xuyên tổ chức hoạt động mang tính tập thể Khen thưởng thành tích chung khơng phải cá nhân Ở mơi trường làm việc có nhân viên trội Tuy nhiên, bạn nên giữ nhìn nhận cho riêng Khơng nên bày tỏ hay khen ngợi gương để người noi theo Loại bỏ tính vị kỷ cá nhân công việc Luôn xác định sức mạnh tính đồng đội, đánh giá cao thành cơng cống hiến tồn thành viên nhóm mang lại cho cơng ty  Ni dưỡng hăng hái, nhiệt tình: Có thể bạn chưa biết, hăng say nhiệt tình người dễ tác động đến người Bạn cần nhận điều nắm bắt để khoấy động nên hăng hái nhiệt tình cho tồn đội Cũng như, bạn đặt niềm tin vào đồng nghiệp mình, họ khơng làm bạn phải thất vọng đâu  Tạo khơng khí vui vẻ: Sức mạnh tập thể mang đến hiệu bất ngờ, bạn dành thời gian để nhân viên thư giãn chia sẻ niềm vui với Bạn họ ăn trưa hay làm vài ly bia tán gẫu sau làm việc Khuyến khích vui chơi ngày nghỉ giúp thành viên ngày thân thiện với Khi ấy, người nhóm bạn Kỹ làm việc nhóm 40 UFM-TP.HCM 2016 cảm thấy tất họ cá nhân thiếu tập thể, họ cảm thấy thoải mái hăng say làm việc Xác định điều quan trọng thời điểm Trưởng nhóm ln người hướng thành viên vào điều quan trọng để tạo nên thành cơng.Trưởng nhóm ln phải loại trừ hoạt động không cần thiết cho dựa cho nhóm tránh lãng từ bên Xây dựng tinh thần chung cho nhóm Các giám đốc điều hành phải làm cho nhân viên hiểu lối làm việc theo nhóm hợp tác tương trợ họ thật mong đợi Khơng hồn tồn sở hữu phạm vi hay khâu trình làm việc Những người thật làm chủ vị trí hay qui trình lại thường cởi mở, sẵn sàng tiếp thu ý tưởng nguồn tư liệu cung cấp người khác Những nhà điều hành xây dựng mơ hình đội nhóm thơng qua mối quan hệ cá nhân với cá nhân với phận khác tổ chức Họ trì đội nhóm việc tiến triển theo xu hướng sai lệch cám dỗ người quay trở lại lề thói làm việc trước đe dọa Các thành viên cuả công ty bàn bạc xác định giá trị cuả văn hóa đội nhóm Làm việc theo nhóm hoạt động công nhận đánh giá cao Những người lang thang độc, cho dù có nhà sản xuất xuất sắc tới mức đánh giá thấp cá nhân đạt thành với nhiều người khác Sự đền bù, tiền thưởng phần thưởng phụ thuộc vào thực tế mức độ hợp tác đóng góp thành tựu đạt cá nhân.Những vấn đề nghiên cứu quan trọng thảo luận cơng ty nhấn mạnh hoạt động đội nhóm Cơ cấu quản lý hoạt động trọng đánh giá đội nhóm.Thường thơng tin phản hồi thống toàn hệ thống; tất phản hồi Kỹ làm việc nhóm 41 UFM-TP.HCM 2016 từ đồng nghiệp, từ báo cáo trực tiếp từ cấp lãnh đạo có ảnh hưởng mạnh mẽ hành xử công việc cuả bạn Giải mâu thuẫn xung đột Các nhà lãnh đạo thường đưa câu hỏi cách giải cơng việc có tình mâu thuẫn nội Tuy nhiên, họ đòi hỏi phản hồi lí mâu thuẫn nảy sinh họ làm để phòng tránh kiểm sốt Xung đột- mâu thuẫn q trình bên nhận quyền lợi đối lập với bên khác, bị ảnh hưởng tiêu cực bên khác Sự xung đột xảy đến có quan điểm chống đối từ người người Mặc dầu xung đột việc thường xảy mối quan hệ giúp mối quan hệ lành mạnh giải cách tốt đẹp, xung đột leo thang gây đổ vỡ Chúng ta thường có xúc cảm mạnh xung đột bắt đầu căng thẳng Đối với nhiều người, khó mà giữ cho đầu óc tỉnh táo bị cảm xúc mạnh Cũng khó mà lắng nghe quan điểm người Một số người định “thắng với giá”.Người khác muốn rút lui trốn tránh, thể chất hoặc/lẫn tinh thần Đây việc bình thường người ta phản ứng khác xung đột - thường ảnh hưởng cách mà giáo dục từ bé Tuy vậy, có khuynh hướng chung đương đầu với xung đột, cách ăn nói làm hư tất Khi xung đột căng thẳng đến mức độ mà bạn khơng nghĩ đến quan điểm người Đó lúc cần phải nhờ đến người thứ ba, chẳng hạn người tư vấn người hòa giải Làm việc theo nhóm xu làm việc phát triển hiệu doanh nghiệp Để nhóm hoạt động tích cực, vai trò xây dựng trưởng nhóm vơ quan trọng Bảy bước sau giúp lãnh đạo nhóm quản trị nhóm hiệu Kỹ làm việc nhóm 42 UFM-TP.HCM 2016 Bước một, Tập hợp cá nhân xuất sắc Khả làm việc nhân viên hàng đầu mang lại khoản lợi nhuận khổng lồ.Đừng ngần ngại đầu tư cho nhóm vài nhóm viên "có sạn đầu".Một người giỏi ba người trung bình, đừng quan tâm đến số lượng Để mời nhóm viên có lực đòi hỏi nhiều thời gian cơng sức.Đừng tìm kiếm kiểu "fast food".Hãy tìm hiểu tính cách, động làm việc người lựa chọn lực chuyên môn họ, thể khả giải vấn đề, tầm nhìn cách phân tích chi tiết Bước hai, Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả động Nhiều nhà quản trị chưa nhận thức tầm quan trọng vấn đề này.Phân công nhiệm vụ phù hợp với khả động thành viên, đảm bảo chắn cho nhiệm vụ hoàn thành hiệu nhất.Khi đặt người vào vị trí họ, trao cho họ vũ khí sở trường, cơng việc đảm bảo thực xuất sắc Bạn giúp nhân viên tự khám phá động làm việc khả họ cách vấn, giao việc, thử trình độ, Bước ba, Đảm bảo cân Một dự án thực nhiều hoạt động Vì vậy, nhóm phải có đầy đủ nhóm viên chuyên gia lĩnh vực (tư vấn, phân tích, chuyên gia IT…) Rắc rối khâu có người giải khâu ấy, không để dự án bị ách tắc Sự cân tính cách cá nhân cần đảm bảo, điều thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp nhóm Ln đề cao tinh thần tập thể, lựa chọn thành viên có chuyên mơn cao đồng thời với khả thích ứng linh hoạt với công việc với người khác Kỹ làm việc nhóm 43 UFM-TP.HCM 2016 Bước bốn, Kiểm sốt điều chỉnh kịp thời Là nhóm trưởng, bạn phải sâu sát hoạt động nhóm để có điều chỉnh hợp lý Khơng điều chỉnh cơng việc, bạn phải điều chỉnh mối quan hệ nhóm viên, kịp thời phát mâu thuẫn nội để hóa giải, khơng để chúng ảnh hưởng đến công việc Sự tự ý thức nhóm điều cốt yếu, thành viên cần thường xun đóng góp ý kiến, trình bày quan điểm mình.Các buổi thảo luận cơng khai, có quy mơ cần thiết Bước năm, Gây dựng lòng tin Khơng nên "vạch tìm sâu" hay tùy tiện khiển trách thành viên nhóm Bên cạnh đó, việc biểu dương thành tích, dù nhỏ đánh giá cao đóng góp thành viên thiết lập thi đua tính thân thiết nhóm Biết chấp nhận sai sót người, coi cách để họ học hỏi.Chắc chắn vai trò trách nhiệm người để giao nhiệm vụ cho họ Một nhà quản trị giỏi phải biết cân sức mạnh cá nhân với sức mạnh tập thể Bước sáu, Chặt chẽ công việc thân mật với người Tạo hội cho thành viên phát huy tối đa khả mình.Sự hồn thiện cá nhân đóng góp cho thành cơng nhóm Động viên thành viên nhóm họ gặp phải thất bại cho phép họ sửa sai Đặt người lên hàng đầu Cư xử chân thành với nhóm viên Bước bảy, Nhắc nhở thường xuyên kiểm tra thực Sự minh bạch, rõ ràng việc truyền đạt thơng tin cho nhóm điều kiện quan trọng để thành công Một dự án thường gặp nhiều thay đổi so với kế hoạch trình triển khai, thành viên cần nắm bắt kịp thời điều chỉnh, tránh nhận thức mơ hồ Kỹ làm việc nhóm 44 UFM-TP.HCM 2016 Tập thể nhóm cần thơng tin thay đổi nào, từ tránh va chạm làm ảnh hưởng đến công việc nhiệm vụ họ Cần chắn thành viên có nhận thức đầy đủ cần hồn thành người ln gắn kết với nhau.Bên cạnh đó, nhà quản trị ln phải cập nhật thơng tin phản hồi.Có vậy, hoạt động nhóm thực mang lại hiệu tối ưu Kỹ làm việc nhóm 45 UFM-TP.HCM 2016 Tài liệu tham khảo Tiếng Việt Brian Cole Miller (2007),Xây dựng nhóm hiệu (bản dịch tiếng Việt Hải Ninh, 2011), Alphabooks- NXB Lao động – Xã hội Lawrence Holpp (1999),Quản lý nhóm (bản dịch tiếng Việt nhóm BKD47, 2008) Alphabooks NXB Lao động – Xã hội Lại Thế Luyện (2012), Kỹ làm việc đồng đội, Nhà xuất tổng hợp TP.HCM Viện nghiên cứu đào tạo quản lý (VIM) (2007), Tổ chức điều hành dự án, NXB Tài Tiếng Anh Nancy Frey (2007), ProductiveGroup Work, Institute of Leadership & Management David Pardey (2007), Coaching and Training Your Work Team, Institute of Leadership & Management Kỹ làm việc nhóm 46 ... nhóm 21 CÁC KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM HIỆU QUẢ 25 Mâu thuẫn giải mâu thuẫn nhóm 25 Lãnh đạo hoạt động quản trị nhóm 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO Kỹ làm việc nhóm UFM-TP.HCM 2016... phát triển chung nhóm/ tập thể, cá nhân nhóm, tập thể cần trang bị hệ thống kỹ đặc biệt, kỹ làm việc nhóm hay gọi kỹ làm việc tập thể tinh thần đồng đội Với mong muốn có tài liệu giúp bạn sinh... công việc, dễ lo lắng Tìm kiếm sai lỗi thiếu sót Cố gắng đảm bảo thời gian Hay lo lắng mức Không thoải mái giao việc cho người khác Kỹ làm việc nhóm 27 UFM-TP.HCM 2016 CÁC KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM