Kỹ năng làm việc nhóm - Tài liệu quản trị nguồn nhân lực

I/ KHÁI QUÁT CHUNG V... II/ VAI TRÒ THÀNH VIÊN NHÓM... IV/ THÔNG TIN TRONG NHÓM... III/QUÁ TRÌNH LÀM VI C THEO NHÓM.

I/ KHÁI QUÁT CHUNG V

1 Khái ni m nhóm

Phòng ban không nh t thi t là nhóm do

• Các cá nhân trong phòng ban không đ ng

thu n v m c tiêu làm vi c

• Các thành viên trong phòng ban không đ ng Ủ

v qui trình làm vi c

• Các thành viên mâu thu n v tính cách

T t c các công ty ngày hôm nay đ u mu n

phòng ban tr thành m t nhóm làm vi c hi u

qu

2 Phân lo i

2.1 Các nhóm chính th c

Các nhóm chính th c đ c công nh n trong c c u t ch c c a m t t ch c

2.3 So sánh các nhóm chính

th c và không chính th c

Các nhóm chính th c th ng ho t đ ng y u kém

h n các nhóm không chính th c do các thành viên đ a vào nhóm không ph i theo t nguy n

mà d a trên s áp đ t c a c p trên ho c các qui đ nh c a công ty

Các qui trình c a nhóm chính th c th ng không

hi u qu so v i nhóm không chính th c

Hi u su t c a nhóm chính th c th ng th p h n

3.1 Hình thành

• Giai đo n đ u tiên hình thành nhóm và m i

ng i gi kín các quan đi m khi ch a bi t rõ

3.2 Xung đ t

• Xung đ t là giai đo n ti p theo Khi đó, các

thành viên b c l các v n đ và các quan đi m khác nhau trong nhóm

• Các thành viên s n sàng ch p nh n r i ro v

nh ng gì h làm và hành đ ng

• M c đ ch p nh n các quan đi m khác t ng lên

• Có m t s thành viên rút kh i nhóm hoàn toàn

ho c v tinh th n

• Các thành viên trong nhóm c g ng giúp các

thành viên khác ngoài vai trò chính c a mình

• Nhóm b t đ u hình thành b n s c riêng

3.4 Giai đo n hành đ ng

• Các thành viên trong nhóm l ng nghe Ủ

ki n c a các thành viên khác

• Các thành viên bi t rõ khi nào c n làm

vi c cá nhân và khi nào c n làm vi c

theo nhóm

• Nhóm th ng xuyên đánh giá các ho t

đ ng đã có đ c

3.4 Giai đo n hoàn thành

II/ VAI TRÒ THÀNH VIÊN NHÓM

• Có t m nhìn xa và r ng

• Kh n ng giao ti p t t

• Bi t t o b u không khí h ng ph n và l c quan trong nhóm

4.2 Ng i góp ý

Nhi m v :Giám sát và phân tích hi u

qu c a nhóm

• Luôn luôn đánh giá ngu n l c/ k t qu

• Chuyên viên phân tích các gi i pháp đ

th y đ c các m t y u trong đó

• Luôn đòi h i s ch nh lỦ các khuy t đi m

• T o ph ng sách ch nh lỦ kh thi

V/CÁC NGUYÊN T C LÀM

VI C NHÓM

• Lãnh đ o

• C v n chuyên môn

• Qu n lỦ tài chính

và tóm t t nh ng Ủ kh thi

5 H c cách y thác

• S y thác có hai hình th c: y thác công vi c

và y thác quy n hành

• y thác công vi c là phân nh m i k ho ch thành các ph n vi c riêng và v i m c tiêu

riêng, r i phân chúng cho các thành viên c a nhóm Sau đó ch can thi p khi không đ t m c tiêu

• Vi c y thác quy n hành là sau khi tham kh o

Ủ ki n, trao cho ng i đ c y quy n đ y đ quy n và đ h đ c s d ng quy n hành đó trong công vi c ậ ví d quy t đ nh ngân sách

5 H c cách y thác

Khi y thác, c n nh n di n các lo i đ c tính khi y thác:

• Có kh n ng mu n th c hi n: Các thành viên lỦ t ng, s n lòng

nh n trách nhi m và c ng s n lòng tham kh o Ủ ki n ng i khác,

th c hi n theo Ủ khi đ c y nhi m

• Có kh n ng không mu n th c hi n: Các thành viên này không

s n lòng h c h i và ti p thu Ủ ki n c a ng i khác, thi u tinh th n

h p tác, không nên giao quy n cho h

• Thi u kh n ng mu n th c hi n: C n đ c đào t o b khuy t

nh ng m t y u tr c khi đ c y nhi m

• Thi u kh n ng, không mu n th c hi n: Các thành viên này

không có kh n ng hoàn thành công vi c

6 Khuy n khích m i ng i

phát bi u

Ng i lãnh đ o c n đ ng viên m i ng i bàn th o, ngay c v i Ủ ki n ng c l i

c ng có giá tr đóng góp cho nhóm

7 Chia s trách nhi m

• B sung các cách th c hành đ ng, giám sát ti n đ , sáng t o, có tính xây d ng

8 C n linh ho t

• M i thành viên ph i có kh n ng th c hi n vai trò c a mình chí ít c ng nh ng i khác

• M i ng i ph i đ c phân nhi m đ hành

đ ng ch đ ng trong nhóm

• Dù vi c khó đ n đâu nh ng n u có s đ ng lòng c a toàn nhóm thì đ u có th hoàn thành

• M i ng i đ u đ c phân nhi m rõ ràng t

đ u đ n cu i

• M i ng i đ u đ c khuy n khích làm theo

ph ng cách hi u qu nh t c a mình

IV/ THÔNG TIN TRONG

NHÓM

3 Duy trì s giao ti p

• C n gi liên l c v i nh ng nhân v t ch ch t các phòng ban khác và bên ngoài c quan,

bi t ch c ai là nh ng ng i c n đ c thông tin

đ c bi t

• Dùng m i ph ng ti n hi n đ i đ c p nh tt

hoá và so n l i danh sách này th ng xuyên

đ khi c n b n có th liên h nh giúp đ

nhóm trong su t quá trình ho t đ ng

4 Quá t i thông tin

• Quá t i thông tin khi n nhi u khi b nhi u, bóp méo, … t đó làm xáo tr n các m c tiêu và hi u qu c a nhóm

• tránh đi u này, c n có h th ng thông tin và các qui đ nh x lỦ thông tin phù

h p

5 S c n tr ng

• Trong m t nhóm không nên duy trì bí m t gi a các

thành viên c a nhóm nh ng chúng ta c ng luôn luôn

l u Ủ s c n tr ng thông tin

• Tr c khi quy t đ nh đi u gì c n gi kín, hãy h i, ắcó ai khác c n bi t v n đ này?”, mà ắn u đ thông tin ra

li u có tai h i gì không ?”

• S c n tr ng thông tin nh m m c đính tránh quá t i

thông tin cho các thành viên c a nhóm

• S c n trong thông tin giúp cho các thành viên t p

trung vào các m c tiêu quan tr ng c a h

III/QUÁ TRÌNH LÀM VI C

THEO NHÓM

1 T i l n h p đ u tiên

• Khi nhóm nh n đ tài, tr ng nhóm s đem ra cho các thành viên trong nhóm th o lu n chung, tìm Ủ tu ng hay, phát bi u và đóng góp Ủ ki n

• Nhóm s phân công, th o lu n công vi c cho phù h p

kh n ng t ng ng i d a trên chuyên môn c a h

• ra k ho ch c th , nh t kỦ công tác, th i gian d tính s hoàn thành và chu n cho l n h p sau

2 Nh ng l n g p sau

• Ti p t c có nhi u cu c h p khác đ b sung thêm Ủ ki n và gi i đáp th c m c cho t ng ng i

• Biên t p l i bài so n c a t ng ng ì

c ng nh chu n b tài li u b sung

IV/ GI I QUY T V N

TRONG NHÓM

• Khuy n khích toàn nhóm thông tin rõ cho

nhau bi t các v n đ và luôn khen h

• Dành th i gian tr l i chi ti t các báo cáo và thông tin c a nhóm

2 Mâu thu n

• Toàn nhóm đang g p khó kh n âm B n

mu n m i ng i h p lòng v i nhau

nh ng h đang có nh ng b t hoà v i

nhau ho c b t hòa trong toàn nhóm

• Hãy đ t v n đ xem nh ng r c r i này

n m đâu ho c d u hi u không tho

lòng chung

3 Chuy n trò v i t ng ng i

• C n gi i quy t các v n đ cá nhân gi a các

thành viên v i tinh th n xây d ng

• ng v i ph n ng v i nh ng s vi c cho đ n khi b n n m rõ nguyên nhân

• Nhóm nào c ng có nh ng khó kh n c n v t qua

• C n ng n ch n ki u ắđ l i” cho ng i khác ậ

n u không nó s làm m t tinh th n đ ng đ i

3 Chuy n trò v i t ng ng i

• Lãnh đ o nhóm b ng tính tiên phong

• Liên t c nâng cao t m nhìn c a toàn nhóm

• Nh n ra và khen ng i nhóm hay cá nhân có

thành tích xu t s c

• Dùng m i tài khéo léo đ lôi cu n m i ng i

h p l c

4 X s v i ng i gây ra

v n đ

• Sau khi đã nói chuy n v i ng i gây ra

v n đ , có th c n có hành đ ng xa h n Hãy tích c c tìm cách hàn g n m i m i quan h Nh ng đi u l u Ủ:

 Hãy nói th t nh ng gì b n th y đ c

 Hãy nhìn v n đ t góc đ c a nhóm

 Hãy l i d ng v n đ làm đòn b y

chuy n đ i

4 X s v i ng i gây ra

v n đ

• C n là gi i quy t v n đ h n là làm đình tr công vi c c a b n

• Không nên c ch p v i ng i gây r i

• Không nóng n y v i b t k ai trong nhóm

• T p trung m c tiêu c a toàn nhóm

• H n ch s giúp đ bên ngoài

• Không nên bàng quang tr c nh ng c ng

th ng khi n v n đ tr nên t h i h n

5 Gi i quy t mâu thu n

• Mâu thu n cá nhân v i nhau có th nhanh

• Có th c m t ng i gi i quy t v n đ và báo cáo l i

di n bi n quá trình gi i quy t và k t qu gi i quy t ra sao.

IIV/ ÁNH GIÁ K T QU

NHÓM

4 Lãnh đ o

• ánh giá hi u qu c a vi c lãnh đ o nhóm trong vi c h tr và h ng d n nhóm

• Tinh th n: Ủ ki n c a nhóm, khách hàng,

5 Ti u nhóm

• ánh giá hi u qu c a m i ti u nhóm theo đ nh m c c a ch tiêu

• Các m c tiêu: nh ng k t qu th ctê so

v i ch tiêu

• Ch t l ng: Ủ ki n đánh giá c a n i b

• Khách hàng: Ủ ki n đánh giá c a khách hàng

• T đánh giá: so v i đ ng nghi p

• Giá tr khác: có đóng góp gì thêm không;

Ủ th c trách nhi m

Ch ng Trình Nâng Cao N ng L c Nhân L c Vi t

Ch ng trình nâng cao n ng l c Nhân L c Vi t t i Vi n Qu n Lý Vi t Nam nh m nâng cao n ng l c c a c ng đ ng chuyên viên nhân s g n 200.000 trong c n c và ch ng trình nâng cao n ng l c, k n ng làm vi c và đ nh h ng ngh nghi p thông qua các

7- Th c hi n các bài báo v chuyên môn nhân s t i web site www.softskill.edu.vn

8- T ch c các h i th o đ nh h ng cho các b n sinh viên, đã làm t i 10 tr ng cho h n 10.000 b n

9- Xây d ng c ng thông tin h ng nghi p t i www.ngayhoivieclam.vn