QUY TRÌNH XUẤT HÀNG Mục đích Thủ tục hướng dẫn việc thực lên hàng, đảm bảo trình lên hàng kiểm sốt tốt, tránh bị sai hỏng, làm mát Phạm vi Áp dụng cho tồn thể nhà máy Cơng Ty TNHH ………… 3.Quy trình NHÀ MÁY Bảo vệ Chuẩn bị xuất hàng Kiểm tra an ninh hàng hóa Kiểm tra xe Nghiêm trọng (Ngưng hoạt động điều tra) Không đạt Đạt Báo với cấp trên,thay đổi xe Cho xe vào Có Vấn Đề Khơng nghiêm trọng(Xử lý được) Đạt Sắp xếp hàng điều xe Báo với cấp trên,thay đổi xe Không đạt Kiểm tra xe Đạt Vận chuyển hàng lên xe Nghiêm trọng (Ngưng hoạt động để điều tra) Có Vấn Đề Khơng nghiêm trọng(Xử lý được) Đóng seal Xe bắt đầu rời nhà máy Diễn giải 4.1 Nhà máy: Page 1/4 Xe rời khỏi nhà máy 4.1.1 Kiểm tra an ninh hàng hóa,số lượng hàng hóa so với packing list - Sau nhận chứng từ xuất hàng,quản lý kho phẩm có trách nhiệm kiểm tra trước số lượng thực tế chứng từ phận quản lý đơn hàng - Sắp xếp theo lô,theo chủng loại,số lượng khu vực riêng - Phải đảm bảo hàng hóa lên container chứng từ,đồng thời hàng hóa phải đóng thùng,dán nhãn khơng có vết rách,dán keo lần +Khơng nghiêm trọng : Nếu phát thùng hàng bi rách ,thấm nước,rách keo… phận tự giải quyết:cho dán keo lại đổi thùng hang khác +Nghiêm trọng: Nếu phát thùng hàng không với tên dán thùng lập biên báo cấp để xử lý Nếu số lượng hàng hóa xuất không khớp với packing list phải lập biên bản,báo cáo cấp xử lý(Thực theo quy trình xử lý phát hàng dư thiếu) +Bất thường: Thùng hàng nặng ,nhe,bao bì khơng qui cách,nhận dạng khác hàng loại xữ lý theo quy trình hàng hóa bị xâm nhập 4.1.2 Sắp xếp xe vận chuyển - Sau kiểm tra số lượng hàng hóa thực tế so với packing list,nếu khơng có nghi ngờ phận quản lý đơn hàng xuất nhập tiến hành xếp xe đến vận chuyển hàng hóa đi.Nếu có cố điều xe khác để thay ngay,tránh làm chậm trễ chuyến xuất hàng 4.2 Bảo vệ: 4.2.1 Kiểm tra xe tải/container vào nhà máy: - Khi xe tải/container trống vào nhà máy,nhân viên bảo vệ phải tiến hành cho đăng ký theo quy định kiểm tra tình hình an ninh xe để đảm bảo xe cón ngun vẹn,khơng bị hư hay có xâm nhập,khả nghi - Bảo vệ vị trí cổng yêu cầu tài xế,phụ xế xuất trình giấy tờ CMND/bằng lái xe nhằm đối chiếu hình ảnh,tên dấu hiệu nhận dạng với người sử dụng - Đăng ký vào sổ thời gian xe đến nhà máy.(giao hàng,nhận hàng,đưa đón khách) Trường hợp đem hàng từ nhà máy giao thi xe không xe mui bạt(khơng an tồn,dễ thất hàng hóa->báo lên phận văn phòng để có kế hoạch đổi xe khác) - Đối với xe tải/container,tiến hành kiểm tra điểm gồm:Vách trước,bên phải,bên trái,đáy,trần,bên trong,ngoài cửa,bên ngoài,khung xe.Nếu xe đảm bảo an tồn cho vào nhà máy Page 2/4 +Nếu kiểm tra xe không đạt đảm bảo an tồn nhân viên bảo vệ báo cho phận nhà máy để đổi phương tiện khác - Tạm giữ lại CMND/Bằng lái xe đồng thời phát thẻ khách cho tài xế,báo với bảo vệ bên nhà máy theo dõi hướng dẫn xe đến vị trí 4.3 Vận chuyển hàng lên xe: - - Sau xe đươc đưa vào khu vực lên hàng,quản lý hồn thành có trách nhiệm kiểm tra lại xe lần nửa(kiểm tra điểm xe tải/container,chụp hình ghi nhận) +Nếu khơng đảm bảo an tồn báo bên văn phòng để cử người kiểm tra đổi xe khác +Nếu đảm bảo an tồn phận kho tiến hành cho việc lên hàng Vận chuyển hàng hóa lên xe phải tuân theo xếp quản lý,lên container nào,số container,số xe…giúp cho trình kiểm tra đối chiếu xác.Tuyệt đối khơng tự ý đưa hàng lên xe chưa phép cấp quản lý +Không nghiêm trọng: Lên hàng theo dẫn quản lý.Trong q trình lên hàng,nếu hàng hóa có cố rớt rách bao bì phải báo cho quản lý để khắc phục +Nghiêm trọng: Trong trình lên hàng,nếu hàng hóa có cố rớt rách bao bì,hàng rớt đối chứng khơng giống với chứng từ báo cho cấp để ngưng hoạt động lên hàng chờ tìm ngun nhân - Chỉ có nhân viên kho hoàn thành phép xuất hàng lên container,những khơng liên quan khơng phép vào khu vực này, - Phải ghi chép thật cẩn thận số lượng,chủng loại hàng hóa mang lên container/xe tải.Lưu lại hình ảnh trình lên hàng gồm:Trước lên,hàng lên 10%,hàng lên 50%,hàng lên 100% đóng seal.Lưu lại chứng từ hàng hóa xuất - Bảo vệ phải liên tục giám sát q trình lên hàng,khơng rời khỏi vị trí hàng lên.Khi hết ca mà hàng hóa chưa lên xong,phải bàn giao chi tiết số lượng,chủng loại hàng hóa chưa lên xong,và số lương chủng loại hàng hóa lên xong, bảo vệ sau tiếp tục theo dõi - Trường hợp hàng hóa lên phần phải chờ ngày hôm sau lên tiếp,bảo vệ phải yêu cầu tài xế tạm khóa container lại, tiến hành gián giấy niêm phong để đảm bảo độ an toàn - Container/xe tải lại qua đêm bảo vệ phải tiến hành cử người giám sát - Trong trường hợp lên hàng không kịp tiến độ phải chờ đến hôm sau lên hàng tiếp,nhân viên quản lý kho phẩm phải tiến hành kiểm tra ghi chép lại số lượng lên,kiểm tra ngoại quan,chụp hình lưu để đối chiếu với bảo vệ tiến hành niêm phong tạm thời container - Trước hàng lên tiếp tục,phải kiểm tra lại container xem có với ngày hơm trước khơng(độ cao,độ dài hàng hóa container) 4.4 Đóng niêm phong (Đóng seal) Page 3/4 - - Niêm phong thùng xe tải/ container phải đảm bảo đạt tiêu chuẩn PAS 17712 Phải kiểm tra tình trạng seal trước sau đóng, seal phải ngun vẹn, thấy rõ số seri seal dấu niêm phong số hóa đơn hàng hóa xác đầy đủ Nếu seal có dấu hiệu bị trầy, bị dứt hay bị lỗi phải lập biên thay đổi seal Khi hàng hóa chất đủ số lượng, nhận seal từ phận quản lý đơn hàng Tiến hành lập biên đóng seal/khóa với bảo vệ Sau đóng seal, quản lý kho giao chứng từ tài xế để xe rời khỏi nhà máy 4.5 Xe bắt đầu rời nhà máy - - Bảo vệ kiểm tra lại phương tiện lần sau nhận thông báo xe rời khỏi nhà máy bảo vệ khu vực lên / xuống hàng Tài xế đưa chứng từ cho Bảo vệ kiểm tra, bảo vệ kiểm tra hàng hóa với chứng từ, đối chiếu lại thời gian phương tiện tới cổng nhà máy có với thực tế hay khơng, có với thời gian bảo vệ khu vực lên hàng báo không Đăng ký thời gian phương tiện khỏi nhà máy vào sổ Trả lại giấy tờ cho tài xế Thu lại thẻ khách 4.6 Xe rời khỏi nhà máy lưu hồ sơ - - Để container tới cảng an toàn, nhân viên nhà máy phải theo dõi tình hình container đường cách liên lạc với tài xế để lập biên theo dõi Bộ phận xuất nhập có trách nhiệm thơng báo với nhân viên xuất nhập làm thủ tục cảng thời gian container rời khỏi nhà máy, lộ trình xe đi, thời gian tới cảng số điện thoại liên lạc tài xế Nhân viên Xuất Nhập Khẩu cảng có nhiệm vụ kiểm tra lại chứng từ xem có bị sửa đổi tẩy xóa hay khơng Tình hình seal niêm phong tốt khơng Khi container tới cảng an toàn, nhân viên xuất nhập báo cáo cho trưởng phòng Xuất nhập người theo dõi để hoàn tất biên theo dõi container Lưu hồ sơ có liên quan Tây Ninh, ngày 01 tháng 02 năm 2017 TỔNG GIÁM ĐỐC KWON KI HONG Page 4/4 ... ảnh q trình lên hàng gồm:Trước lên ,hàng lên 10% ,hàng lên 50% ,hàng lên 100% đóng seal.Lưu lại chứng từ hàng hóa xuất - Bảo vệ phải liên tục giám sát trình lên hàng, khơng rời khỏi vị trí hàng lên.Khi... Lên hàng theo dẫn quản lý.Trong trình lên hàng, nếu hàng hóa có cố rớt rách bao bì phải báo cho quản lý để khắc phục +Nghiêm trọng: Trong q trình lên hàng, nếu hàng hóa có cố rớt rách bao bì ,hàng. .. phát thùng hàng không với tên dán thùng lập biên báo cấp để xử lý Nếu số lượng hàng hóa xuất khơng khớp với packing list phải lập biên bản,báo cáo cấp xử lý(Thực theo quy trình xử lý phát hàng dư