Quy trình xuất khẩu hàng sản xuất và hàng ủy thác tại công ty tnhh kẻ gỗ

Quy trình xuất khẩu hàng sản xuất và hàng ủy thác tại công ty tnhh kẻ gỗ

KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ CHUYÊN NGÀNH KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Thương mại quốc tế của Việt Nam đã tăng trưởng nhanh chóng trong vòng 15 năm trở lại đây từ khi mở cửa, đặc biệt sau khi Việt Nam trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO và tham gia các hiệp định như TPP, tham gia thành lập AEC hay EVFTA Qua quá trình tích lũy học tập tại Trường ĐH Ngoại Thương,

em cũng đã không ngừng tích lũy các kiến thức xã hội và kiến thức cơ bản về nền tảng lý thuyết kinh tế cũng như các bài giảng về các vấn đề thương mại quốc tế, nghiệp vụ ngoại thương, vận tải giao nhận và bảo hiểm…nhưng vẫn có những hạn chế do không được tiếp cận trong môi trường thực tế

Vì thế, với kỳ thực tập kéo dài 5 tuần này, em đã chọn công ty TNHH Kẻ Gỗ để thực tập và tiếp thu kiến thức trong môi trường doanh nghiệp xuất khẩu Em đã được phân công vào phòng Xuất Khẩu và Môi giới, qua quá trình làm việc cũng đã học được rất nhiều từ thực tế và nhận được sự chỉ dạy nhiệt tình của anh chị Từ đó

em đã nắm bắt được cái nhìn tổng quát về tình hình hoạt động của công ty trong giai đoạn 2013-2016 và hoàn thành được bài báo cáo thực tập của mình với đề tài:

“QUY TRÌNH XUẤT KHẨU VÀ MÔI GIỚI CÔNG TY TNHH KẺ GỖ”, trong

đó đi sâu nghiên cứu nghiệp vụ tổ chức thực hiện xuất khẩu từ khâu chuẩn bị hàng đến khâu giao hàng lên phương tiện vận tải hoặc giao cho người chuyên chở do nhà nhập khẩu chỉ định

Bài báo cáo có kết cấu ba chương, bao gồm:

− Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Kẻ Gỗ

− Chương 2: Tổ chức thực hiện xuất khẩu các mặt hàng chủ đạo và mặt hàng ủy thác khác

− Chương 3: Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ xuất khẩu và mở rộng thị trường

Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiên em được tiếp xúc với việc tìm hiểu quy trình

DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU

SƠ ĐỒ

BẢNG BIỂU

Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Kẻ Gỗ

I Sơ lược về Công ty

Tên công ty: CÔNG TY TNHH KẺ GỖ

Tên giao dịch: KEGO COMPANY LIMITED

Tên viết tắt: Kego Co., Ltd

Văn phòng: Phòng 603, Tòa nhà Kim Ánh, ngõ 78 Duy Tân, Quận Cầu Giấy, Việt Nam

ở các nước châu Á, Bắc Phi, Trung Đông Ngoài ra, công ty cũng tìm kiếm các đối tác muốn xuất khẩu sản phẩm và tìm ra nhu cầu tại thị trường nước ngoài để xuất khẩu các sản phẩm khác đáp ứng nhu cầu khách hàng Trong tương lai, công ty dự định sẽ thực hiện nhiều dự án triển khai để mở rộng sang các thị trường xuất khẩu khó tính hơn như Mỹ hay châu Âu

• Nhà cung cấp hàng đầu trong ba lĩnh vực: Gỗ dán, ván lạng, cán chổi

• Thị trường xuất khẩu: Đông Nam Á (45%), Trung Đông (30%), châu Phi (10%) và 5% các thị trường khác

Ngành nghề kinh doanh:

• Đào tạo nghiệp vụ xuất nhập khẩu

• Môi giới việc làm và kết nối nguồn nhân lực

• Kinh doanh hàng nội thất

II Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty

1 Chức năng và nhiệm vụ

Nhiệm vụ chính của công ty là xuất khẩu các nguyên vật liệu gỗ qua sơ chế và thành phẩm từ gỗ cho các nước có nhu cầu, trong đó chú trong gia tăng xuất khẩu hàng FOB qua các năm

Bên cạnh đó, công ty còn đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng trong nước bằng cách xây dựng web online bán hàng nội địa và mở rộng sang mảng kinh doanh nội thất

Có kinh nghiệm và đạt được nhiều thành tựu trong lĩnh vực xuất khẩu trong thời gian ngắn, nhận thấy nhu cầu nhân lực về lĩnh vực này tăng cao, công ty đã cung cấp các khóa đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ xuất nhập khẩu kết hợp kiến thức lý thuyết và thực tế Đồng thời, công ty mở rộng sang mảng môi giới xuất khẩu để tăng doanh thu, khai thác thị trường khách hàng sẵn có và nhu cầu xuất khẩu của các doanh nghiệp trong nước Công ty cũng có mảng môi giới, giới thiệu việc làm

để kết nối sinh viên được đào tạo và các doanh nghiệp trong cả nước

Quan hệ giữa các phòng ban với nhau là quan hệ phối hợp, các phòng ban chuyên môn chỉ tham mưu và làm nhiệm vụ nghiệp vụ, các phòng ban chức năng không có quyền ra quyết định hay mệnh lệnh Quan hệ cấp dưới là quan hệ hướng dẫn, hỗ trợ, giúp đỡ nhằm cụ thể hóa để thực thi mệnh lệnh của Giám đốc

TRUNG TÂM KIẾN TẬP -ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ XNK

KEGO- CÔNG TY NỘI THẤT NỘI ĐỊA

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG THIẾT KẾ

TRƯỞNG PHÒNG

BỘ PHẬN GIAO

NHẬN BỘ PHẬN GIAO DỊCH BỘ PHẬN CHỨNG TỪ BỘ PHẬN SALES QUỐC TẾ ỦY THÁC NỘI ĐỊABỘ PHẬN NHẬN

Có thể nói cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đóng vai trò là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công hay thất bại cho hoạt động sản xuất của công ty được thuận lợi tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững lâu dài Mô hình quản lý được công ty áp dụng phù hợp với quy mô và tầm hoạt động của công ty, thực hiện được chế độ thủ trưởng có hiệu quả, tránh trùng lắp, chồng chéo công việc, những vẫn phát huy được năng lực và trí tuệ của đội ngũ chuyên môn, cán bộ chuyên môn nghiệp vụ mà vẫn đa nhiệm

Sơ đồ Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Kẻ Gỗ.

Sơ đồ Sơ đồ cơ cấu phòng Xuất khẩu và Môi giới

III Tình hình xuất khẩu của Công ty KẺ GỖ giai đoạn 2013-2015

1 Phân tích kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng

Bảng Kim ngạch xuất khẩu theo cơ cấu mặt hàng

chiến lược kinh doanh phù hợp với xu thế thị trường nhằm đạt mục tiêu và kế hoạch kinh doanh đã đề ra Hơn thế, các sản phẩm chủ lực liên tục được đẩy mạnh, doanh

số tăng theo từng năm với tỷ trọng không có sự thay đổi nhiều

2 Phân tích kim ngạch xuất khẩu theo điều kiện thương mại

Bảng Kim ngạch xuất khẩu theo điều kiện thương mại Incoterms 2000

Tỷ trọng

Công ty xuất khẩu hàng hóa sang thị trường quốc tế qua các năm theo điều kiện CIF (chiếm chưa đến 40%) và FOB (tới hơn 60%) và tỷ trọng xuất khẩu theo CFR

có xu thế tăng dần Nguyên nhân là do sản phẩm của công ty được xuất khẩu chủ yếu cho nhà tiêu thụ bên Trung Đông, Malaysia, Philipines,… Khi mới bắt đầu, nguồn lực công ty chưa có nhiều, các tập đoàn, công ty lớn hơn đã có sẵn chuỗi cung ứng và logistics nên hàng hóa phần lớn được giao cho người chuyên chở của đối tác tại Việt Nam Sau đó, khi đã xây dựng được tập khách hàng tin cậy, Kẻ Gỗ dần giành được quyền lợi trong vận tải, bảo hiểm và chuyên dần sang phương thức CIF với tỷ trọng tăng đều qua các năm

3 Phân tích kim ngạch xuất khẩu theo phương thức thanh toán

Bảng Kim ngạch xuất khẩu theo phương thức thanh toán

(Nguồn: Báo cáo tình hình kinh doanh năm 2013-2015 của Phòng XK và Môi giới)

Khi xuất khẩu sang thị trường Trung Đông, công ty chủ yếu áp dụng phương thức T/T đảm bảo thanh toán nhanh Các thị trường khác, L/C hay T/T đều được sử dụng khá thường xuyên Phương thức thanh toán L/C at sight được công ty áp dụng đối với các khách hàng ký kết hợp đồng với trị giá lớn, các hợp đồng theo hình thức mua đứt bán đoạn và các khách hàng mới giao dịch, công ty chưa biết rõ khả năng thanh toán của đối tác Phương thức thanh toán T/T được áp dụng đối với những khách hàng có mối quan hệ lâu dài với công ty và các đối tác này có uy tín trong thanh toán, trị giá hợp đồng ký kết không lớn Phương thức T/T thực hiện đơn giản,

dễ dàng, nhanh chóng và ít tốn phí hơn so với phương thức thanh toán L/C Năm

2014, tỷ trọng phương thức thanh toán bằng T/T giảm 40,27% so với năm 2013 và sau đó giảm mạnh còn 37,91% vào năm 2015 Nguyên nhân là chủ yếu là do sản lượng xuất khẩu công ty tăng, giá trị xuất khẩu tăng nên để đảm bảo thanh toán an toàn áp dụng phương thức L/C nhiều hơn, còn các khách hàng lâu năm sử dụng phương thức T/T nên tuy giá trị phương thức T/T không biến động nhiều nhưng tỷ trọng lại thay đổi đáng kể

IV Tóm tắt quá trình thực tập giữa khóa tại Công ty Kẻ Gỗ

27/6: đến công ty liên hệ xin được thực tập giữa khóa trong thời gian 5 tuần Sau khi trình bày với bộ phận nhân sự về chuyên ngành học và đề xuất đề tài muốn nghiên cứu, em được phân công thực tập tại phòng Xuất Khẩu và Môi giới của công ty

28/6 – 1/7: làm quen với môi trường làm việc tại công ty, tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng và lĩnh vực hoạt động của công ty Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của phòng XK, quan sát nhiệm vụ của từng nhân viên trong phòng và từ đó đưa ra đề tài thực tập giữa khóa (có trao đổi và tiếp thu ý kiến của chị Nguyễn Thảo, Trưởng phòng kinh doanh XK và Môi giới)

4/7 – 8/7: được các anh chị ở bộ phận giao dịch giới thiệu và hướng dẫn các công việc cụ thể; được tiếp xúc với các loại giấy tờ cần thiết trong bộ hồ sơ xuất khẩu FOB sang thị trường Hoa Kỳ như hợp đồng, vận đơn B/L, Invoice, Packing List,

C/O…; được tiếp xúc với phần mềm khai hải quan điện tử ECUS5-VNACCS sử

dụng cho hàng sản xuất xuất khẩu, sau đó chuẩn bị bộ hồ sơ cần thiết cho nhân viên chứng từ đến cục Hải quan Tp Hà Nội để làm thủ tục xác nhận thông quan

11/7 – 15/7: được đi làm thủ tục xác nhận thông quan cùng với nhân viên chứng từ

để hiểu rõ quy trình kiểm tra chứng từ giấy (đối với tờ khai được phân luồng vàng

và luồng đỏ), đăng ký định mức nguyên phụ liệu và thanh lý tờ khai…

18/7 – 22/7: được đi cùng với nhân viên giao nhận ra cảng để quan sát quy trình xuất hàng, nhập hàng tại cảng

23/7 – 29/7: tổng hợp kiến thức thu được, so sánh giữa thực tế và lý thuyết để hoàn thành bài báo cáo

1/8: xin xác nhận thực tập giữa khóa, nhận xét của phòng XK và Môi giới về quá trình thực tập và những kết quả thu được, kết thúc thực tập

Chương 2: Tổ chức thực hiện xuất khẩu các mặt hàng chủ đạo

và mặt hàng ủy thác khácI.Sơ đồ tổ chức thực hiện

1. Giao dịch

Thông thường khi có một đơn vị kinh tế nào đó với điều kiện hàng hóa không nằm trong danh mục hàng cấm XNK của Nhà nước thì đơn vị kinh tế đó đem sản phẩm mẫu đến công ty đàm phán và công ty Kẻ Gỗ xuất khẩu hàng hóa cho họ

2. Chào hàng

Công ty KẺ GỖ sẽ thiết lập bản chào hàng, hoặc đơn đặt hàng để gửi tới các bạn hàng của mình ở nước ngoài với các mặt hàng sản xuất chính của Công ty như gỗ dán, ván bóc và cán chổi; đồng thời giới thiệu các sản phẩm ủy thác từ Công ty khácThông thường nội dung đơn chào hàng của công ty bao gồm:

Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, giá cả, điều kiện cơ sở giao hàng, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, bao bì, ký mã hiệu thể thức giao nhận hàng…

Ngoài ra tiến hành chào hàng trên các mạng B2B như Alibaba, EC21, Indiamart, Tradeindia,…

cho khách nước ngoài, nếu như khách hàng đồng ý thì coi như hợp đồng đã được ký kết.

 Đàm phán qua thư từ, telex, fax

Đây là phương thức áp dụng phổ biến nhất ở Công ty KẺ GỖ với hầu hết các khách hàng của mình Đàm phán giao dịch qua thư từ, telex, fax thì quá trình ký kết hợp đồng nhanh chóng, ít tốn kém hơn đàm phán, giao dịch ký kết qua điện thoại vả lại trong telex người ta có thể ghi rõ cụ thể, chi tiết yêu cầu của mình tránh nhầm lẫn

4 Ký kết hợp đồng ngoại:

Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng ngoại thương Các điều khoản trong bản hợp đồng ngoại phải dựa trên cơ sở về sự thông nhất với bên A về chi tiết cụ thể từng điều khoản

Ngôn ngữ dùng để xây dựng bản hợp đồng phải bằng tiếng Anh

Tóm lại, công ty thay mặt bên ủy thác, ký kết hợp đồng ngoại như là việc ký kết một bản hợp đồng xuất nhập khẩu thông thường và nó cũng bao gồm các phần như

• Số hợp đồng

• Ngày và địa chỉ ký kết

• Tên và địa chỉ của các bên ký kết

Các điều khoản hợp đồng như:

• Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng bao bì, kỹ mã hiệu

• Giá cả - đơn giá, tổng trị giá:

Đơn giá và tổng giá ghi như thế nào thì cũng được ghi như vậy trong hợp đồng nội

• Thời hạn và địa điểm giao hàng – điều kiện giao nhận:

Thời hạn giao hàng được quy định trên cơ sở việc chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu của bên A như thế nào, và có thể giao trong khoảng thời gian nào trong tương lai, như vậy sẽ được ghi vào hợp đồng ngoại

Địa điểm giao hàng: Cảng Hải Phòng

5 Ký kết hợp đồng XNK ủy thác ( hay còn gọi là hợp đồng nội)

Sau khi ký kết hợp đồng ngoại xong, công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội, các điều khoản của hợp đồng nội và hợp đồng ngoại có mối liên quan chặt chẽ với nhau, cho nên việc ghi thiếu, hoặc bỏ qua mà không xem xét cẩn thận, đối chiếu với bản hợp đồng ngoại, đến khi xảy ra tranh chấp thì sẽ rất nguy hại và làm mất uy tín cho Công ty, cho nên bản hợp đồng phải đề cập đến mọi vấn đề

Công ty Kẻ Gỗ sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nội với bên ủy thác Hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu của Công ty Kẻ Gỗ ký kết với bên ủy thác được làm bằng văn bản

do công ty soạn thảo trên cơ sở được xem xét một cách kỹ lưỡng cẩn thận, đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán, giao dịch trước đây Hợp đồng nội là một cơ sở pháp lý ràng buộc trách nhiệm của hai bên

Thông thường nội dung của hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu của Công ty KẺ GỖ như sau gồm thông tin tên Công ty, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, số tài khoản Ngân hàng hai công ty và thông tin chi tiết về tên hàng, quy cách sản phẩm; bao bì đóng gói, quy cách đóng gói, ký mã hiệu, kiểm tra hàng hóa; phí ủy thác (Trong điều khoản này thông thường tùy vào từng lô hàng mà công ty tính phí ủy thác và các phí khác một cách khác nhau Nếu lô hàng có giá trị lớn thì phí suất ủy thác nhỏ Nhưng thông thường mức phí ủy thác là 1% trị giá lô hàng chưa kể các chi phí khác); điều khoản thanh toán và các điều khoản khác như điều khoản trọng tài, xử

lý khi xảy ra tranh chấp Mọi tranh chấp phát sinh sẽ được giả quyết bằng thương lượng hoặc đưa ra toàn án kinh tế Thông thường các bên sẽ thương lượng với nhau

để đi đến thỏa thuận thống nhất

Hợp đồng thường làm thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản, có hiệu lực kể từ ngày ký

6 Chuẩn bị hàng để xuất

Kiểm tra xuất hàng là bước rà soát lại quá trình sản xuất và nhằm bảo đảm chất lượng sản phẩm đúng theo yêu cầu của bên nhập khẩu Công ty sẽ kiểm tra lại hàng hóa xuất khẩu trực tiếp bên mình (gỗ dán, cán chổi, ván bóc) và hàng hóa của Công

ty ủy thác cho xuất khẩu

7 Thuê tàu lưu cước

Thông thường việc thuê tàu lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu, vì vậy công

ty ủy thác cho các công ty hàng hải như Công Ty Tnhh Một Thành Viên Glory International

8 Làm thủ tục hải quan

Thông thường mỗi khi có hàng công ty thường cử người xuống tận cảng để tiến hành các thủ tục hải quan về giao nhận hàng hóa Tuy nhiện, ngày nay, công nghệ phát triển, các doanh nghiệp không cần phải xuống tận cảng để tiến hành các thủ tục

mà chỉ cần ngồi ngay tại văn phòng để làm Tại Kẻ Gỗ, các nhân viên chỉ cần ngồi tại bàn làm việc và khai hải quan qua ECUS5 – VNACCS

Sau khi nộp thuế hàng, người của công ty sẽ nhận được lệnh giao hàng và sẽ giao lệnh này cho công ty vận chuyển Container mà công ty thuê để chở đến tận phân xưởng cho bên ủy thác nếu có

9 Giao nhận hàng với tàu

Trước khi giao nhận hàng công ty phải thông báo cho đơn vị ủy thác biết về dự kiến ngày giờ hàng về Theo dõi, đôn đốc việc giao nhận và lập những biên bản nếu cần

về hàng hóa và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao hàng Công ty thanh toán các khoản chi phí trong việc giao nhận và thanh toán chi phí vận chuyển hàng từ cảng về phân xưởng bên giao ủy thác

khiếu nại (nếu có)

Khi có khiếu nại công ty sẽ tiến hành các thủ tục khiếu nại một cách kịp thời nhằm tránh bỏ lỡ thời hạn khiếu nại và thương lượng, đấu tranh tích cực với khách hàng nước ngoài để bảo vệ quyền lợi của người ủy thác Tuy nhiên, từ trước đến nay

11. Thanh lý hợp đồng với các sản phẩm ủy thác

Hai bên phải có trách nhiệm thanh lý hợp đồng trong vòng 10 ngày kể từ khi hai bên hoàn thành các thủ tục thanh toán liên quan đến việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu ủy thác Biên bản thanh lý hợp đồng xuất nhập khẩu ủy thác phải được làm bằng văn bản có chữ ký đóng dấu của hai bên và được làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản

II Nhận xét và đánh giá chung về quy trình

linh động và tận dụng nguồn lực, một bộ phận tập trung tìm khách muốn ủy thác

xuất khẩu, bộ phận khác tập trung sales quốc tế để tổ chức chào hàng sản phẩm sản xuất của công ty cũng như sản phẩm của đối tác muốn ủy thác Việc chào hàng song song nhiều sản phẩm đã giúp công ty tận dụng nguồn lực, tránh có trường hợp hàng sản xuất chỉ có theo mùa vụ, nhân viên không có gì để chào hàng Khi xảy ra sự cố, các nhân viên hỗ trợ nhau trước khi nhận được đề xuất từ trưởng phòng

2 Khó khăn

2.1 Khi khai hải quan

Do công ty có khối lượng hàng xuất đi nhiều mà nhân lực còn khá trẻ nên thực

tế còn gặp một số trở ngại, lúng túng Yêu cầu khi khai hải quan điện tử một mặt cần phải đúng và chính xác, mặt khác Nhân viên chứng từ phải đảm bảo tiến độ