- Phòng kho tiếp nhận thông tin nhận hàng của khách hàng từ phòng kinh doanh - Sau khi kiểm tra chính xác của các thông tin nhận hàng, cập nhật thông tin vào “Sổ theo dõi Đề nghị xuất hà
Trang 1CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI XĂNG DẦU PHƯƠNG NAM Địa chỉ: Số 352, Phố Bình Yên Tây, Phường Ninh Khánh, Thành phố Ninh Bình, Tỉnh Ninh Bình
Điện thoại:………… ; Fax: …………
QUY TRÌNH XUẤT HÀNG ĐƯỜNG BỘ
Soạn thảo
Kiểm tra
Phê duyệt
Năm 2018
Trang 2Bước 1: Công tác chuẩn bị.
- Phòng kho thông báo các mặt hàng xuất, bể xuất, số lượng giới hạn cho giao nhận
- Trường ca bố trí giao nhận tại các vị trí sản xuất
- Giao nhận kiểm tra toàn bộ tuyến ống liên quan, đồng thời tiến hành thông tuyến, xả khí tuyến ống xuất trước bơm (nếu cần) để đảm bảo hệ thống xuất hoạt động tốt
- Giao nhận kiểm tra các trang thiết bị tại giàn xuất hàng: các van chặn, lọc tách khí, lượng kế, thiết bị đo, đếm,
- Giao nhận vận hành bơm kiểm tra điện nguồn cung cấp cho bơm, chế độ làm việc của bơm, kiểm tra dầu làm mát ổ trục,
Bước 2: Lập thủ tục nhận hàng
- Phòng kho tiếp nhận thông tin nhận hàng của khách hàng từ phòng kinh doanh
- Sau khi kiểm tra chính xác của các thông tin nhận hàng, cập nhật thông tin vào “Sổ theo dõi Đề nghị xuất hàng”
Bước 3: Kiểm tra phương tiện trước khi nhận hàng
- Nhân viên bảo vệ kiểm tra, ghi chép các nội dung như: Số phương tiện, họ tên, loại hàng, số lượng vào “Sổ theo dõi”
- Nhân viên bảo vệ tiến hành kiểm tra điều kiện an toàn của phương tiện gồm trang thiết bị PCCC của xe; đo và niêm phong (bằng hình thức kẹp chì) téc nhiên liệu chạy máy và các téc phụ (nếu có), ghi nhận vào “Sổ theo dõi” đồng thời yêu cầu lái xe để hết các vật dụng chứa kèm theo (xô, can,…) tại vị trí quy định và đóng dấu “Đủ điều kiện” để nhận hàng
Bước 4: Hướng dẫn phương tiện vào làn xuất hàng
- Giao nhận phối hợp với bảo vệ hướng dẫn phương tiện vào làn xuất, đúng vị trí nhận xăng dầu
- Giao nhận tại giàn xuất hàng tiến hành kiểm tra khô sạch của các hầm hàng trên phương tiện
Bước 5: Xuất hàng
- Khi phương tiện vào vị trí nhận hàng, giao nhận tại cần xuất yêu cầu lái xe tắt máy, kẹp dây tiếp địa chống tĩnh điện, kiểm tra van xả các hầm hàng của phương tiện trước khi xuất
- Giao nhận tại cần xuất kiểm tra các thông tin trên phiếu xuất hàng và xuất hàng theo thông tin trên trên phiếu xuất hàng
- Trong quá trình xuất hàng, giao nhận phải liên tục theo dõi đồng hồ xuất, tình trạng hầm hàng, lưu lượng, số đồng hồ hiển thị của từng hầm hàng, kết
Trang 3thúc mỗi phiếu ghi các thông tin: số lượng xuất qua đồng hồ, nhiệt độ, chỉ số lượng kế tổng…vào “biên bản giao nhận đường bộ ” Trong quá trình xuất hàng nếu có sự cố, giao nhận ấn nút Stop trên đồng hồ
- Khi xuất xong, giao nhận yêu cầu lái xe ngắt cần xuất ra khỏi hầm hàng, đóng kín các nắp hầm hàng, tháo dây tiếp địa chống tĩnh điện cho phương tiện, hướng dẫn phương tiện rời làn xuất về khu kiểm định và lái xe không được rời bỏ vị trí khi phương tiện chưa ra khỏi làn xuất an toàn
- Công nhân giao nhận ghi lại số lượng kế trước và sau xuất vào “Sổ ghi số công tơ”
- Trong quá trình xuất hàng, nếu có sự cố về hệ thống, giao nhận phải báo cáo ngay cho phòng kho để được chỉ đạo xử lý
Bước 6: Kiểm tra phương tiện sau khi nhận hàng.(Đội bảo vệ)
- Bảo vệ đo mức dầu thực tế so với tấm mức của phương tiện và kiểm tra tình trạng của hầm hàng không nhận hàng (nếu có); nhân viên bảo vệ ghi nhận số liệu âm/dương mức xăng dầu thực tế của từng hầm đã xuất vào “biên bản giao nhận đường bộ”
- Bảo vệ kiểm tra niêm phong téc dầu máy phương tiện, ghi vào “biên bản giao nhận đường bộ và sổ theo dõi xe
- Trường hợp phương tiện không nhận hàng cả xe (trống hầm), bảo vệ kiểm tra tình trạng hầm không nhận hàng, ghi vào “biên bản giao nhận đường bộ” Bước 7: Lấy mẫu phương tiện
- Lấy mẫu lưu tại phương tiện (2 mẫu/loại hàng “mỗi mẫu 1 lít”)
- Gắn “Tem mẫu” giao cho lái xe: 01 mẫu/loại hàng, mẫu còn lại để lưu tại Công ty
Bước 8: Niêm phong và hoàn thiện biên bản giao nhận đường bộ
- Bảo vệ tiến hành niêm phong các hầm hàng và đầu cửa xả của phương tiện, ghi nhận vào “biên bản giao nhận đường bộ” và “Sổ quản lý niêm”
- Bảo vệ kiểm tra lại chứng từ, đóng dấu cho phương tiện rời kho