QUY TRÌNH XUẤT HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI MẶT TRỜI

QUY TRÌNH XUẤT HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI MẶT TRỜI

LỜI MỞ ĐẦU

Để xây dựng đất nước giàu mạnh và phát triển trong bối cảnh toàn cầu hoá,khu vực hoá, hội nhập kinh tế quốc tế chúng ta không thể xem nhẹ hoạt độngngoại thương vì nó đảm bảo sự giao lưu hàng hoá, thông thương với các nước bèbạn năm châu, giúp chúng ta khai thác có hiệu quả tiềm năng và thế mạnh của cảnguồn lực bên trong và bên ngoài trên cơ sở phân công lao động và chuyên mônhoá quốc tế

Nhưng nhắc đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá chúng ta không thểkhông nói đến dịch vụ giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế vì đây là hai hoạt độngkhông tách rời nhau, chúng có tác động qua lại thống nhất với nhau Qui mô củahoạt động xuất nhập khẩu tăng lên nhanh chóng trong những năm gần đây lànguyên nhân trực tiếp khiến cho giao nhận vận tải nói chung và giao nhận vận tảibiển nói riêng phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng và bề sâu Bên cạnh đó, vớihơn 3000 km bờ biển cùng rất nhiều cảng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước,ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam thực sự đã có những bước tiến rất đáng kể,chứng minh được tính ưu việt của nó so với các phương thức giao nhận vận tảikhác Khối lượng và giá trị giao nhận qua các cảng biển luôn chiếm tỷ trọng lớntrong tổng giá trị giao nhận hàng hóa quốc tế của Việt Nam Điều này có ý nghĩarất lớn, nó không chỉ nối liền sản xuất với tiêu thụ, giúp đưa hàng hoá Việt Namđến với bạn bè quốc tế mà còn góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của hànghoá nước ta trên thị trường thế giới

SUN VN là nhà cung cấp dịch vụ giao nhận và vận chuyển quốc tế với một

sự khác biệt nổi bật – kết hợp nhiều nguồn tài nguyên từ khắp nơi trên thế giới,công nghệ hàng đầu và niềm đam mê thực hiện các dịnh vụ cho từng khách hàng,

và việc hoàn thành mục tiêu của khách hàng là sự ưu tiên, tất cả đều mang đến sựhài lòng cho khách hàng

Với đề tài “QUY TRÌNH XUẤT HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI MẶT TRỜI ” em hy vọng sẽ đưa ra cái nhìn khái quát về thực trạng

tình hình giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế từ SUNVN nói riêng và trong ngànhnói chung

1.Phạm vi báo cáo:

Thực trạng hoạt động của công ty cổ phần Mặt Trời Việt Nam

Cách làm chứng từ xuất hàng hóa sang thị trường nước ngoài

2.Đối tượng báo cáo:

Công ty cổ phần vận tải Mặt Trời Việt Nam

Dịch vụ xuất khẩu của công ty Sunvn

3.Phương pháp báo cáo:

Phương pháp thực tế từ việc theo dõi quá trình xuất khẩu của Công ty cổ phần vận tải Mặt Trời Việt Nam

Phương pháp nghiên cứu khoa học và suy luận logic

4.Kết cấu bài báo cáo

và các bạn để giúp em trong quá trình nghiên cứu và cộng tác sau này

PHẦN 1 : THỰC TRẠNG VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY VẬN TẢI MẶT TRỜI VIỆT NAM

1.1.Giới thiệu chung về công ty Sun VN :

Sun VN được chính thức thành lập tại Việt Nam năm 2003, là một trong nhữngcông ty vận tải đứng đầu trong nước,

 Tên công ty: Công ty cổ phần vận tải Mặt trời Việt Nam

 Tên giao dịch: Sun VN Transport

 Thành lập: năm 2003 theo quyết định số 0310257069 của Sở Kế hoạch vàĐầu tư thành phố Hồ Chí Minh với tên gọi là Công ty cổ phần vận tải Mặt trờiViệt Nam

Trụ sở chính: Tầng trệt, Cao ốc Phú Nhuận ,20 Hoàng Minh Giám., Phường

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty

1.1.2.1 Chức năng:

Theo giấy phép thành lập, công ty có chức năng làm dịch vụ trong các lĩnh vựcsau:

 Dịch vụ vận tải, giao nhận, xếp dỡ hàng hóa trong nước

 Đại lý giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu dịch vụ vận tải với các công tynước ngoài bằng các phương tiện vận tải

 Chức năng chính của Sun VN Việt Nam là thực hiện các hoạt động giaonhận vận tải trong kinh doanh xuất nhập khẩu tại thị trường Việt Nam

 Xây dựng và tổ chức thực hiện tốt các kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu

Tổ chức mô hình kinh doanh phù hợp với đặc điểm, điều kiện hiện có của công tycũng như thích ứng với cơ chế của đất nước trong từng thời kỳ

 Thực hiện tốt chính sách nhân sự, chế độ quản lý tài sản, tài chính, lao độngtiền lương Tuân thủ nguyên tắc, chính sách, chế độ quản lý kinh tế, quản lý xuấtnhập khẩu và giao dịch đối ngoại hiện hành của Nhà Nước

1.1.3 Các dịch vụ của công ty

1.1.3.1 Đại lý vận tải

Sun VN là bộ phận quản lý vận tải, liên kết các lục địa bằng đường hàng không vàbằng đường biển, nó đóng một vai trò thiết yếu trong việc phát triển kinh doanhtoàn cầu của công ty cung cấp Trong ngành công nghiệp liên quan cung cấp các

giải pháp vận chuyển hàng hóa thích hợp, công ty cho phép khách hàng của công

ty có được dịch vụ tốt nhất

 Quản lý vận chuyển hàng không, đường biển và của khách hàng trêntoàn cầu

 Tăng cường tính minh bạch qua chuỗi cung cấp của khách hàng

 Giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa dòng chảy hàng hóa của khách hàng

Giải pháp của công ty là:

Sun VN làm cho khách hàng của mình cạnh tranh hơn bằng cách kết hợp các dịch

vụ vận chuyển hàng hóa chất lượng cao thành một trong những giải pháp thíchhợp liền mạch chuỗi cung ứng Trong quan hệ đối tác với các khách hàng của công

ty, công ty tạo ra giải pháp phù hợp đáp ứng những thách thức của ngành côngnghiệp cụ thể

Hàng Sea – Air

NVOCC, LCL, FCL, RORO & Project Cargo Services

 Tất cả các dịch vụ của công ty là sẵn door – to door, và công ty cungcấp một số dịch vụ giá trị gia tăng như thủ tục hải quan, quản lý, nhàcung cấp, quản lý KPI, kho bãi và đóng gói, cũng như bảo hiểm hànghóa

 Châu Á, Châu Âu, Bắc Mỹ và Mỹ Latin

 30% đến 50% nhanh hơn so với một lô hàng đạt tiêu chuẩn nước biển

 30% đến 50% rẻ hơn so với các lô hàng không khí

 Cam kết giá tốt nhất / tốc độ tỷ lệ

Hàng Sea

 Ít-hơn-toàn-lô hàng container (LCL)

Đầy đủ tải container (FCL) cho các tiêu chuẩn, container lạnh hoặc quá khổ

Số liệu của Sun VN Freight như sau:

 35% doanh thu của công ty

VN Logistics góp phần vào sự phát triển của khách hàng với các giải pháp để quản

lý hậu cần của khách hàng và tối ưu hóa hóa chi phí

Lĩnh vực của công ty bao gồm các chuỗi cung ứng cung cấp :

 Inbound hậu cần: cung cấp quản lý, quản lý thành phần và kết thúcmanagementstocks hàng tồn kho sản phẩm, VMI, lắp ráp, tuỳ biến và roll-

ra của thiết bị công nghệ cao,

 Các dịch vụ giá trị gia tăng, lineside giao hàng, dây chuyền sản xuất giaohàng

 Tour quốc tế hậu cần: quản lý chứng khoán, cross docking,

 Tổng hợp các nguồn lực, tự chọn, trì hoãn sự khác biệt, giá trị gia tăng dịch

vụ, nhãn mác / stickering, quản lý tồn kho

Với sự hiện diện toàn cầu của công ty,với năng lực sáng tạo, khách hàng có thểtái tập trung vào kinh doanh cốt lõi của khách hàng:

 Interfaceable đầy đủ, linh hoạt và mạnh mẽ hệ thống thông tin

 Phục vụ chiến lược phát triển của khách hàng

 Tăng giá trị thông qua hậu cần dịch vụ hiệu quả cao

 Điều hành các đội có chuyên môn trong lĩnh vực của khách hàng

 Thân thiện với môi trường

 Pháp luật và các quy định cũng như với chính sách của riêng từng kháchhàng

Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

 Toàn phần hoặc một phần vận tải

 Vận chuyển, chuyên dụng hoặc cho thuê

 Phân phối và intersite

 Chuyên ngành giao thông vận tải

Các giải pháp của chúng tôi đặt khách hàng ngoài việc các đối thủ, bao gồm

từ quan điểm phát triển bền vững (an toàn, chất lượng môi trường) Sun VN cũng

là người quản lý và thí điểm, tạo ra giá trị gia tăng cho khách hàng

1.1.4 Cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty

1.1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty:

Hình 1.1 Sơ đồ tổ chức công ty Sun VN Việt Nam

Bộ phận Chứng từ

Bộ phận Kinh doanh & Tiếp thị

Bộ phận Nhân sự

Bộ phận giao nhận hiện trường (Handling dept)

Bộ phận giao nhận

Air nhập

Bộ phận giao nhận Air xuất

Bộ phận giao nhận Sea nhập

Bộ phận giao nhận Sea xuất

GIÁM ĐỐC

Bộ phận IT

Bộ phận

Kế toán

 Trực tiếp chỉ đạo, xét duyệt và phê chuẩn các hợp đồng kinh tế với cáccông ty đối tác.

 Quyết định bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm bất cứ nhân viên nào dưới quyền cũngnhư khen thưởng hoặc kỷ luật theo quy định công ty

 Trực tiếp chỉ đạo công tác tài vụ như: quản lý nguồn vốn, quỹ tiền mặt,nguồn lợi nhuận và nộp thuế theo quy định Nhà Nước

1.1.4.3 Bộ phận IT:

 Chịu trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám Đốc về kế hoạch phát triểncông nghệ thông tin của công ty

 Thiết kế các chương trình quản lý phục vụ các khâu nghiệp vụ trong công

ty cũng như huấn luyện cho toàn bộ nhân viên công ty sử dụng các phần mềm ứngdụng mới

 Quản lý hệ thống mạng nội bộ công ty, khắc phục các sự cố liên quan đếnmáy tính hàng ngày

1.1.4.4 Bộ phận kế toán:

 Kiểm tra, giám sát các khoản chi tiêu tài chính, tham mưu cho Ban Giámđốc các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị, điều hành, các quyết định về kinh tế,tài chính

 Quản lý tiền vốn, nguồn vốn, tài sản, vật tư hàng hóa, bảo toàn và phát triển

 Thực hiện chế độ kế toán theo quy định của Nhà Nước, hoạch toán kinhdoanh, phân tích hoạt động kinh doanh của công ty hàng năm.

 Đề xuất các biện pháp điều hòa vốn, trích lập các quỹ, hướng dẫn và thựchiện chế độ kiểm tra, chế độ thống kê các loại tài sản kinh doanh

 Tiến hành các hoạt động quyết toán thuế theo quy định Nhà Nước

1.1.4.5 Bộ phận nhân sự

 Xây dựng, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của công ty Thựchiện việc tiếp nhận, điều động, bố trí, sắp xếp, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luậtnhân viên theo quy định của công ty phù hợp với Luật Lao động Việt Nam

 Đánh giá chất lượng nhân viên

 Hoạch định các chính sách tuyển dụng và đào tạo nhân viên

 Chịu trách nhiệm bảo đảm các quyền lợi của nhân viên về mặt tiềnlương và các chế độ ưu đãi về bảo hiểm cho người lao động theo quy địnhNhà Nước

1.1.4.6 Bộ phận chứng từ:

 Chuẩn bị các loại chứng từ gồm cả tờ khai Hải quan cho nhân viên Bộ phậngiao nhận hiện trường

 Tư vấn cho khách hàng về các vấn đề trong lĩnh vực Hải quan

 Thực hiện việc thanh lý sản xuất xuất khẩu và gia công cho khách hàng

 Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu để khai Hải quan

 Liên lạc trực tiếp với hãng tàu, hãng hàng không thực hiện việc bookingmỗi ngày đối với hàng xuất khẩu

 Thực hiện quy trình xuất nhập khẩu kể cả đối với loại hàng hóa được xuấtnhập khẩu qua bưu điện hay các đại lý chuyển phát nhanh

1.1.4.7 Bộ phận kinh doanh & tiếp thị:

 Chịu trách nhiệm về kế hoạch kinh doanh, mở rộng thị trường, nghiên cứuchiến lược thị trường, phát triển dịch vụ mới, duy trì và gia tăng giá trị thươnghiệu

 Chăm sóc khách hàng thân thiết, tìm kiếm khách hàng tiềm năng

 Phát triển thị trường nội địa theo chiến lược công ty

 Tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môitrường và trách nhiệm xã hội tại công ty

1.1.4.8.Bộ phận giao nhận hiện trường:

 Phụ trách các khâu nghiệp vụ từ lúc mở tờ khai đến lúc kiểm hóa và giaohàng cho khách hàng

 Bảo đảm giao hàng đúng thời hạn, đúng địa điểm, đảm bảo tính toàn vẹncủa hàng hóa từ lúc tiếp nhận hàng đến khi giao cho khách hàng

 Theo dõi, giám sát quá trình đóng hàng xuất khẩu, kiểm tra nhập kho quátrình nhập khẩu

1.1.5 Tình hình họat động của công ty Sun VN trong những năm gần đây

Khách hàng hiện nay của công ty là các doanh nghiệp Việt Nam kinh doanhxuất nhập khẩu hàng hóa, chủ yếu là quần áo gia công, đồ nội thất bằng gỗ, giàydép cao cấp, nước uống đóng chai, trang thiết bị gia đình…(đường biển), mỹphẩm, hoa quả đông lạnh, quần áo thời trang, thực phẩm tươi sống…(đường hàngkhông)

Những mặt hàng này được xuất hay nhập khẩu từ khắp nơi trên thế giới, chủyếu là Singapore, Hongkong, Hàn Quốc, Nhật Bản, Úc, Mỹ, Canada, các nước MỹLatin, New Zealand, Trung Đông, Đức, Hà Lan, Đan Mạch, Ai Len, Pháp, TâyBan Nha…

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Mục tiêu hàng đầu của nhà kinh doanh là tạo ra lợi nhuận tối đa với chi phí tốithiểu và cung cấp dịch vụ có chất lượng tốt nhất cho khách hàng của mình Để đạtđược mục tiêu đó, Ban Giám đốc và toàn thể nhân viên đã nổ lực không ngừng vàđạt được kết quả khả quan

Tỷ trọng % 97.43% 97.57% 96.82%

ĐVT: VNDBảng 1.3 Bảng doanh thu từ hoạt động giao nhận của công ty

 Lợi nhuận tăng từ 343.185.456,24 (2008) đến 463.273.269,40 (2009) tươngứng với tỷ lệ tăng 134,99% và tiếp tục tăng đến 776.246.014,80 (2010) đạt tỷ lệtăng 167,56%

 Giao nhận giữ vai trò chủ đạo trong hoạt động kinh doanh của công ty Tỉ lệđóng góp của hoạt động giao nhận năm 2008 chiếm 97,43%, đến năm 2009 tănglên 97, 57% Tuy nhiên năm 2010, tỷ trọng này giảm xuống 96,82%, nguyên nhân

là do khủng hoảng kinh tế thế giới ảnh hưởng đến các ngành sản xuất và dịch vụ,mặt khác, năm 2010 lại xảy ra nhiều thiên tai biến cố thiên nhiên gây thiệt hại chohoạt động giao nhận hàng hóa của công ty

 Tình hình doanh thu và lợi nhuận tăng đều qua các năm cho thấy Sun VNViệt Nam đang dần ổn định, Ban Giám đốc vẫn tiếp tục duy trì chính sách mởrộng giao dịch với khách hàng, mở rộng quan hệ với các hãng tàu, hãng hàngkhông, đồng thời ổn định chất lượng dịch vụ Đây là yếu tố giữ chân khách hàng

cũ đồng thời thu hút khách hàng tiềm năng Với thế mạnh thương hiệu hiện có

cùng đội ngũ nhân viên năng động, giàu kinh nghiệm, Sun VN Việt Nam sẽ tiếptục phát triển trên thị trường dịch vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu.

1.1.6 Định hướng phát triển trong thời gian tới

 Công ty tiếp tục khai thác triệt để lĩnh vực giao nhận vì đây là định hướngcủa công ty Định hướng lớn nhất của công ty là tăng cường sức cạnh tranh trên thịtrường trong bối cảnh ngày càng có nhiều công ty giao nhận ra đời, sự cạnh tranhgay gắt không chỉ về giá mà còn về chất lượng dịch vụ Ban Giám đốc đã xác địnhđược tầm quan trọng của 2 yếu tố này nên luôn chú trọng tìm kiếm những biệnpháp và xây dựng kế hoạch kinh doanh để công ty luôn đứng vững trong môitrường cạnh tranh gay gắt

 Khắc phục những điểm yếu kém còn tồn đọng trong hoạt động giao nhậnxuất nhập khẩu nhằm giữ vững mối quan hệ thân thiết, tạo sự an tâm tuyệt đối chokhách hàng cũ Áp dụng thêm một số biện pháp hỗ trợ khách hàng thực hiện giaodịch tận nhà, giao nhận trọn gói Sun VN lấy phương châm “Nhanh chóng, đúnghẹn và an toàn” để phục vụ khách hàng

 Thông qua hoạt động marketing, quảng cáo hình ảnh của công ty đến kháchhàng tiềm năng để mở rộng quy mô hoạt động

 Tiếp tục tuyển dụng, nâng cao trình độ nguồn nhân lực, kiến thức pháp luật,

kỹ năng làm thủ tục xuất nhập khẩu cho toàn nhân viên nhằm thúc đẩy công tykhai thác tốt hơn các dịch vụ khác

1.2 Quá trình làm chứng từ hàng xuất khấu bằng đường biển của công ty Sun VN

Hình 1.4

Hình 1.5

1.2.2 Xuất Bill

Nhận chi tiết bill từ khách hàng và chuyển cho bộ phận chứng từ.Cách xuất bill bằng phần mền SMS:

Sau khi đăng nhập SMS màn hình sẽ có dạng như hình bên dưới

Để tạo một bill mới chúng ta chọn như hình sau

Màn hình sẽ có giao diện như sau (mặc định lúc này ở General)

General: sử dụng để tạo MBL

File’s document: tạo HBL

Sau khi chúng nhập hết các thông tin MBL và SAVE lại sau đó mới có thể nhậpđược các thông tin HBL o button Files’s document

Kí tự tiếp theo là E (export)

2 kí tự kế tiếp sẽ là 2 số cuối của năm (ở trường hợp này là năm 2010)

5 kí tự cuối cùng sẽ là số FILE theo dõi

1.2.2.1.2 H/Agent

Nhập vào agent se handle lô hàng này

Trường hợp dữ liệu đã có trên SMS thì chúng ta chỉ cần nhập tên vào và nhấp tabthì đã xem như nhập xong

Nếu agent chưa có trên SMS thi chúng ta phải tạo mới Việc tạo mới agent sẽ đượctiến hành bằng cách nhấp vào biểu tượng như trên hình

Bất cứ việc tạo mới nào sẽ được tiến hành tương tự như nhau bằng cách nhấp vàobiểu tượng trên Một cửa sổ mới sẽ được hiện lên như sau:

Nhấp vào NEW để tạo data agent mới Man hình se hiện lên cửa sổ mới như sau

Hình trên chúng ta bắt buộc phải điền những ô đánh dấu Ở phần Group of Agent’sname chúng ta chọn bất kì agent nào bên dưới (nếu không chọn phần này SMS sẽkhông cho chúng ta SAVE)

Agent ID: là tên viết tắt của agent, chúng ta phai đặt cho dễ nhớ Điều nay giúpchúng ta dễ dàng hơn cho những lần làm bill sau trong việc tìm kiếm tên agentACC code: có thể viết tương tư Agent ID Sau khi đã nhập xong hết chúng ta bấmSAVE để luư lại dữ liệu

Sau khi save chúng ta trở ra H/agent để load agent đã nhập Nhập tên agent cầnthiết vào như trên hình Tên của agent mà chúng ta đã nhập sẽ hiện lên chỉ cầnnhấp chọn Ấn TAD để qua phần khác

1.2.2.1.3 Carrier:

Cũng tương tự như H/Agent Chúng ta sẽ chọn tên carrier đối với FCL va tênFWD nếu chúng ta coload hàng Nếu data chưa có chúng ta sẽ tạo mới giống nhưH/agent

1.2.2.1.4 Feeder:

Nhập tên tàu, bao gồm có ETD, ETA , và số chuyến

Nếu chưa có tên tàu nhấp vào hình như bên dưới để tạo tên tàu mới

Nhấp chọn New để tạo tên tàu mới Màn hình sẽ hiện lên như sau

Chúng ta sẽ nhập những thông tin cần thiết như hình bên dưới sau đó nhấp Save

Ở Terminal: chúng ta bất kì phần nào cũng được, mục đích là đề SAVE lại

Các chi tiết còn lại nhập như trên hình

Loại hàng là LCL

Cảng đi: HCM

Cảng đến: SYD

Crt.type: hàng LCL thường không cần nhập phần này nhưng chúng ta bắt buộcphải nhập thì mới SAVE được

Phần MBL no chúng ta căn cứ vao MBL de nhập vào

Nhấp SAVE để luu lai

Hình 1.6