Quy trình xuất nhập khẩu của công ty cổ phần TNHH MTV xuất nhập khẩu elmaco

Quá thời gian thực tập tại đây tôi đã lựa chọn đề tài: " Quy trình XNK của Công ty cổ phần TNHH MTV XNK Elmaco " nhằm nắm bắt và hiểu rõ thêm về hoạt động xuất nhập khẩu.. Đề tài được kế

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: Giới thiệu chung về Công ty CP Tập đoàn Vật liệu điện và cơ khí và Công ty TNHH MTV XNK Elmaco 3

I Giới thiệu về Công ty CP Tập đoàn Vật liệu điện và cơ khí 3

1 Giới thiệu chung……… 3

2 Lĩnh vực hoạt động……… 4

3 Mô hình tổ chức ……… 4

II Giới thiệu về Công ty TNHH MTV XNK Elmaco 5

1 Giới thiệu chung 5

2 Lĩnh vực hoạt động 6

3 Đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2008-2012 6

CHƯƠNG 2: Nội dung hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty TNHH MTV XNK Elmaco ………9

I Quy trình xuất nhập khẩu 9

1 Quy trình nhập khẩu 9

2 Quy trình xuất khẩu 9

II Đánh giá quy trình 11

CHƯƠNG 3: Một số đề xuất cho Công ty TNHH MTV Elmaco 15

I Dự báo về các nhân tố ảnh hưởng 15

1 Luật – Chính sách của Nhà nước 15

2 Đối thủ cạnh tranh 15

3 Nhu cầu thị trường 16

II Mục tiêu và phương hướng hoạt động của Công ty XNK Elmaco đến năm 2015…16 III Giải pháp 16

KẾT LUẬN 19

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC

Lời mở đầu

Thương mại quốc tế của Việt Nam đã tăng trưởng nhanh chóng trong vòng 15 năm trở lại đây từ khi mở cửa, hội nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt sau khi Việt Nam trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới ( WTO) Tuy nhiên, sự tăng trưởng đó phần nào bị cản lại vào năm 2009 khi cơn đại khủng hoảng tài chính toàn cầu 2008 bắt đầu ảnh hưởng tới Việt Nam Từ thời điểm đó nền kinh tế Việt Nam nói chung và ngoại thương của nước ta nói riêng đã gặp muôn vàn khó khăn Một nữa năm 2012 đã trôi qua nhưng tình hình nền kinh tế thế giới vẫn không có gì khả quan Khủng hoảng nợ công ở khu vực đồng Euro đang lan rộng ra nhiều quốc gia đồng thời nền kinh tế Mỹ chưa có dấu hiện phục hồi đã gây khó khăn hơn với đa số các nước trên thế giới trong đó có nước ta

Nhờ có khoảng thời gian kiến tập mà nhà trường tổ chức mà tôi đã có cơ hội đixâu tìm hiểu về hoạt động XNK các công ty nước ta hiện nay Tôi đã có cơ hội xin thức tập tại Công ty CP Tập đoàn Vật liệu điện và cơ khí Sau đó để phù hợp với chuyên ngành đang học tôi về xuất nhập khẩu, tôi đã được chuyển đến công

ty con là Công ty TNHH MTV XNK Elmaco

Quá thời gian thực tập tại đây tôi đã lựa chọn đề tài: " Quy trình XNK của Công ty cổ phần TNHH MTV XNK Elmaco " nhằm nắm bắt và hiểu rõ thêm về hoạt động xuất nhập khẩu Trên cơ sở đó đóng góp đề xuất của mình nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động XNK của công ty

Đề tài được kết cấu gồm 3 phần:

Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty CP Tập đoàn Vật liệu điện và cơ khí

và Công ty TNHH MTV XNK Elmaco

Chương 2: Nội dung hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty TNHH MTV XNK Elmaco

Chương 3: Một số đề xuất cho Công ty TNHH MTV XNK Elmaco

Để hoàn thiện tốt đề tài này, trước hết, em xin cám ơn Giám Đốc và toàn thểnhân viên Công ty TNHH MTV XNK Elmaco đã tạo điều kiện thuận lợi cho emthực tập tại công ty trong thời gian qua Đặc biệt em xin cám ơn tới các cô chú vàcác anh chị: Lê Thị Thanh Hằng, Nguyễn Cao Trọng, Lê Trần Phong, NguyễnThị Tuyết đã nhiệt tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến, cung cấp số liệu, chứng từ

và chỉ dạy những kinh nghiệm quý báu trong quá trình em thực tập tại công ty

Em xin chân thành cám ơn tới thầy Nguyễn Cương– Người đã hết lòng hướngdẫn, đóng góp ý kiến, giải đáp những thắc mắc cho em trong quá trình viết đề tài.Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện đề tài nhưng do thời gian thực tập ngắn cùngvới sự hiểu biết còn hạn hẹp, nên bài báo cáo thực tập này không tránh khỏinhững sai sót Rất mong quý thầy cô đóng góp ý kiến thêm để đề tài của em đượchoàn thiện hơn

Hà nội, ngày 1 tháng 8 năm2012

Sinh viên thực hiệnTrần Đình Tuân

Chương 1: Giới thiệu chung về Công ty CP Tập đoàn Vật liệu điện và cơ khí và Công ty TNHH MTV XNK Elmaco

I) Giới thiệu về Công ty CP Tập đoàn Vật liệu điện và cơ khí

1) Giới thiệu chung

Tên đầy đủ : Công ty Cổ phần Tập đoàn Vậtliệu điện và Cơ khí

Tên giao dịch : ELECTRICAL MATERIALAND MECHANICAL GROUP JOINT STOCKCOMPANY (EMJ)

Trụ sở chính : 240-242 Tôn Đức Thắng, Đống

Đa, Hà NộiĐiện thoại : (84-04) 38516453 - 38511935Fax : (84-04) 38516453

Email : admin@emj.vn

Website : http://www.emj.vn

Công ty Vật liệu điện và Dụng cụ Cơ khí được thành lập theo quyết định số820/QĐ ngày 22/12/1971 của Bộ trưởng Bộ Vật tư, sau đó được thành lập lạitheo Quyết định số 613 TM/TCCB ngày 28/5/1993 của Bộ trưởng Bộ Thươngmại

Thực hiện chính sách đổi mới và sắp xếp lại doanh nghiệp Nhà nước thuộc BộThương mại tại Quyết định số 152/2002/QĐ-TTG của Thủ tướng Chính phủ,ngày 23/12/2002, Bộ trưởng Bộ Thương mại đã có Công văn số 5297 TM/TCCBcho phép Công ty Vật liệu điện và Dụng cụ Cơ khí được cổ phần hoá để chuyểnsang hoạt động theo hình thức Công ty cổ phần Công ty Vật liệu điện và Dụng

cụ cơ khí chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần Vật liệu điện và Dụng cụ cơkhí theo quyết định số 1805/QĐ-BTM ngày 06/12/2004 của Bộ Thương mại Ngày 30/3/2007, tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2007,việc đổi tên Công ty cổ phần Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí thành Công ty Cổphần Tập đoàn Vật liệu điện và Cơ khí đồng thời đổi tên viết tắt Elmaco thànhEMJ (Electrical material and Mechanical group joint stock company) đã đượcchính thức thông qua.

Tiếp tục quá trình phát triển gần 40 năm, EMJ đã, đang trở thành một trongnhững Doanh nghiệp hàng đầu ở Việt nam EMJ có quan hệ rộng rãi bền chặt vớicác đối tác, bạn hàng trong và ngoài nước EMJ có hệ thồng phân phối và tiệu thụhiệu quả trên khắp thị trường Việt Nam và có quan hệ buôn bán tín nhiệm trênThế giới ở hầu hết các Châu lục như: Châu Á, Châu Âu, Châu Phi, Australia

3) Mô hình tổ chức

- Công ty được tổ chức theo quy mô tập đoàn Các đơn vị thành viên nhưsau:

• Công ty TNHH MTV dây và cáp điện Elmaco

• Công ty TNHH MTV Elmaco TP.Hồ Chí Minh

• Công ty TNHH MTV Elmaco Đà Nẵng

• Công ty TNHH MTV vật tư tổng hợp Elmaco

• Công ty TNHH MTV tinh bột sắn Elmaco

• Công ty TNHH MTV xuất nhập khẩu Elamco

• Trung tâm kinh doanh vật liệu điện và dụng cụ cơ khí

• Chi nhánh Elmaco Quảng Trị

• Chi nhánh Elmaco Hà Nam

• Chi nhánh Elmaco Thái Nguyên

• Chi nhánh Elmaco Hải Phòng

• Dự án nhà máy cồn, rượu và thực phẩm Elmaco Hà Nam

II) Giới thiệu về Công ty TNHH MTV XNK Elmaco

1) Giới thiệu chung

Căn cứ vào Biên bản họp Hội đồng Quản trị số 01-09/HĐQT – EMJ ngày11/5/2005 của Công ty CP tập đoàn Vật liệu điện và Cơ khí, Công ty TNHHMTV XNK Elmaco được thành lập do bà Lê Thị Thanh Hằng làm đại diện Vớimục đích thành lập một đơn vị chuyên môn hóa trong lĩnh vực kinh doanh xuấtnhập khẩu hàng hóa

Tên công ty: Công ty TNHH MTV XNK Elmaco

Người đại diện: Lê Thị Thanh Hằng

Địa chỉ doanh nghiệp: 240 Tôn Đức Thắng, Q Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại: (84-4) 35110780, 35118002

Fax: (84-4) 38516453

Email: elmacoxk@hn.vnn.vn

Kinh doanh xuất nhập khẩu: vật liệu điện ( các vật tư thiết bị truyền dẫnđiện; đóng ngắt điện; đo đếm điện; các loại vật liệu cách điện cách nhiệt; cácthiết bị và dụng cụ dùng điện); dụng cụ cơ khí; thiết bị và vật liệu hàn; cácsản phẩm sao su; kim khí; kim loại đen; kim loại màu (trừ vàng, bạc); hóachất (trừ hóa chất nhà nước cấm); vật tư, thiết bị và phụ tùng sản xuất và vậtphẩm tiêu dung; xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty sản xuất: các loại cápđiện, dây điện; máy hàn, két bạc; quạt công nghiệp; các thiết bị cơ điện; thức

ăn cho gia súc, gia cầm và nuôi trồng thủy hải sản; tinh bột sắn và các sảnphẩm từ tinh bột sắn; nước khoáng

3) Đánh giá chung về tình hình hoạt động kinh doanh củacông ty trong giai đoạn 2008-2012

Bảng 1.1: Tình hình doanh thu, lợi nhuận của Công ty TNHH MTVElmaco (2008-2012)

(Nguồn: bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHHMTV XNK Elmaco 2008-2012)

Thông qua báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHHMTV XNK Elmaco, ta thấy doanh thu và lợi nhuận của công ty trong giaiđoạn vừa qua đã ít nhiều bị ảnh hưởng của cơn đại suy thoái toàn cầu Lợinhuận của công ty có xu hướng giảm xuống nhưng đã có dấu hiệu phục hồitích cực trong thời gian gần đây

Trong giai đoạn 2008-2010, doanh thu của công ty vẫn tăng nhưng tốc độtăng đã chậm lại Năm 2009 doanh thu tăng 12,43% còn năm 2010 chỉ tăng6,07 % Sự khó khăn trong việc mở rộng thị trường và tìm nguồn kháchhàng mới đã cản trở mực tăng doanh thu của công ty trong giai đoạn này.Ngược với chiều tăng của doanh thu chúng ta lại chứng kiến sự sụt giảmtrong lợi nhuận của công ty Năm 2010 lợi nhuận công ty đạt được chỉ bằngkhoảng ¼ lợi nhuận của năm 2008 Điều này càng cho chúng ta thấy rõnhưng khó khăn mà công ty phải đối mặt trong gian đoạn mà cơn đại khủnghoảng tài chính toàn cầu 2008 bắt đầu lan tới Viêt Nam

Năm 2011, một năm đáng buồn nhất của công ty khi chứng kiên sự sụtgiảm mạnh của doanh thu cùng với mức lợi nhuận âm Doanh thu đã giảm38,36% cùng với mức thua lỗ kỷ lục là âm hơn 2 tỷ đồng điều này xảy rakhá giống vơi bầu không khí vô cùng ảm đạm của nên kinh tế Việt Namnăm 2011 Kinh tế khó khăn khiến lượng khách hàng của công ty giảmmạnh cùng với chi phí bán hàng bị đội lên cao gấp mấy lần đã khiến công tylâm vào tình trạng kinh doanh khá bết bát

Năm 2012, sáu tháng đầu năm nay đã chứng kiến một thành công lớn

trong hoạt động kinh doanh của công ty Chỉ mới 6 tháng trôi qua nhưngdoanh thu của công ty đã cao hơn doanh thu của cả năm 2011 Bên cạnhdoanh thu tăng nhanh, công ty cũng thu được lợi nhuận quá tuyệt với 2,6 tỷVND đây là lợi nhuận lớn nhất mà công ty đạt được trong giai đoạn 2008-

2012 và đối lập hẳn với nó ở năm 2011 Kết quả này đạt được là nhờ những

nỗ lực tìm kiếm nguồn khách hàng mới của công ty Trong 6 tháng đầu nămnay, công ty đã ký kết hợp đồng với khá nhiều khách hàng mới đặc biết làcác khách hàng Trung Quốc như Công ty hữu hạn mậu dịch Hải Tỉnh ĐạtNam Ninh,… Đồng thời nổ lực cắt giảm chi phí bán hàng cũng giúp chocông ty thu được lợi nhuận cao hơn Đây có thể xem là dấu hiệu phục hồitrở lại của công ty

Chương 2: Nội dung hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty TNHH MTV XNK Elmaco

I Quy trình xuất nhập khẩu

Phương thức sử dụng thường xuyên nhất là email

Khi nhận được email chỉ định xuất nhập khẩu,các nhân viên phòng xuấtnhập khẩu kiểm tra phân tích nguồn thông tin để chuẩn bị thủ tục nhập khẩu lôhàng nguyên vật liệu

Email chỉ định thường kèm theo những tài liệu sau:

-mẫu vận đơn ( Bill of loading )

- Hóa đơn thương mại (commercial invoice)

-mẫu bảng kê đóng gói (packing list )

- mẫu bảng kê đóng gói chi tiết (detail packing list)

-hợp đồng (sale contract)

Bước 2: làm thủ tục hải quan

Theo thói quen của các doanh nghiệp Việt Nam thì Công ty XNK Elmacocũng nhập khẩu theo điều kiện CIF, nên khâu khai báo hải quan thuộc tráchnhiệm của Công ty XNK Elmaco

Bước 3 : giao hàng nhập khẩu

Thường thì việc khai báo hải quan và nhận hàng ở cảng đến, kiểm tra hàng vàsau đó chuyên chở về thẳng công ty được khoán hoàn toàn cho một hãng vận tảiquen biết Nên Công ty XNK Elmaco chỉ việc nhận hàng ngay tại xưởng, sau đókiểm tra hàng hóa tại xưởng Nếu sau khi kiểm tra hàng mà đủ tiêu chuẩn sẽ nhậpkho ngay để sản xuất

Nếu hàng mà không đủ tiêu chuẩn thì nhân viên nhận hàng sẽ kiến nghị vớingười nhận chuyên chở về tình hình hàng hóa Người chuyên chở sẽ chịu tráchnhiệm nếu như việc kiểm tra hàng tại cảng đến không có sai sót

Bước 4 : Thanh toán hàng nhập khẩu

Thông thường các giao dịch của Công ty XNK Elmaco với đối tác nước ngoàiđược thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) hoặc là chuyển tiền bằng điện chuyểntiền (TT: Telegraphic Transfer Remittance) Tuy nhiên công ty cũng áp dụngnhiều phương thức thanh toán khác phù hợp với từng trường hợp cụ thể Còn đốivới những giao dịch trong nước thì phần lớn công ty nhập hàng từ những công tythành viên, công ty còn của Công ty CP Tập đoàn Vật liệu điện và cơ khí Nênviệc thanh toán khá đơn giản Hình thức thanh toán thường sử dụng là bù trừcông nợ hoặc chuyển khoản

2 Quy trình xuất khẩu

Bước 1:chuẩn bị hàng theo đơn đặt hàng

Sauk hi việc ký kết hợp đồng được hoàn thành, Công ty XNK Elmaco gomhàng để thực hiện hợp đồng xuất khẩu Hàng hóa này thường được nhập về từ cáccông ty thành viên của Công ty CP Tập đoàn Vật liệu điện và cơ khí như Công tyTNHH MTV dây và cáp điện Elmaco, Công ty TNHH MTV tinh bột sănElmaco…

Bước 2: đóng gói, làm danh mục hàng hóa.(packing list)

Việc đóng gói hàng hóa được tiến hành theo các cách khác nhau phụ thuộc vàotừng loại hàng hóa Các loại bao bì thường được sử dụng như carton, hòm (casebox), kiện hay bì (bale) Việc đóng gói ký mã hiệu theo tiêu chuẩn quốc tế quiđịnh và phù hợp với tưng mặt hàng

Các phương thức vận chuyển thường là bằng đường biển vì hàng hóa xuấtkhẩu thường là hàng cồng kềnh hay hàng có giá trị thấp

Bước 3: kiểm tra chất lượng hàng hóa

Trước khi hàng hóa được giao cho người vận chuyển thì công ty luôn kiểm tra

kỹ lưỡng chất lượng hàng hóa Để đảm bảo hàng hóa có chất lượng như tronghợp đồng Từ đó đảm bảo rằng công ty luôn thu được vận đơn sạch từ thuyềntrưởng để có thể nhận tiền từ khách hàng Thêm vào đó việc kiểm tra kỹ lưỡnghàng hóa, đảm bảo giao hàng hóa đúng tiêu chuẩn cho khách hàng sẽ giúp tạođược lòng tin cho khách hàng sau này

Bước 4: làm thủ tục hải quan

Những giấy tờ cần thiết để hoàn tất thủ tục hải quan

- phiếu đóng gói (packing list)

- Phiếu đóng gói chi tiết (detail packing list)

- Hóa đơn thương mại (commercial invoice)

- Hợp đồng (sale contract)

- Bản khai hải quan (customs sheet)

Giấy tờ cần thêm khi thực hiện hợp đồng gia công

- Bảng kê định mức xuất khẩu

- Bảng kê nguyên phụ liệu

Khi mở tờ khai hải quan Công ty XNK Elmaco khai báo chi tiết về hàng hóalên tờ khai(customs declaration) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ

Tờ khai yêu cầu trung thực, chính xác Nội dung tờ khai bao gồm tên hàng, sốlượng, giá trị, tên công cụ vận tải, xuất nhập khẩu với nước nào… Tờ khaithường có mẫu sẵn của cơ quan hải quan Khi nộp tờ khai phải kèm theo nhữnggiấy tờ kể trên

Bước 5 : Kiểm tra hải quan( kiểm tra thực tế)

Thường thì những mặt hàng mà Công ty XNK Elmaco đem xuất khẩu khôngphải kiểm tra thực tế mà chỉ phải kiểm tra giấy tờ Giấy chứng nhận chất lượnghàng của công ty do viện dệt may Việt Nam cấp Ngoài ra có giấy chứng nhận

- vận đơn (B/L hoặc AWB)

- tờ khai hàng xuất khẩu(export clearance sheet)

- Hóa đơn thương mại(commercial invoice)

Cũng như các doang nghiệp Việt Nam khác thì Công ty XNK Elmaco cũngxuất khẩu theo điều kiện FOB nên sau khi giao hàng lên phương tiện vận tải chỉđịnh là hết nghĩa vụ

Bước 7: Gửi chứng từ thanh toán và nhận tiền hàng

Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ theo yêu cầu của ngân hàng thì công ty gửi bộchứng từ đó đên ngân hàng chịu trách nhiệm Từ 7 - 10 ngày, sau khi ngân hàngduyệt bộ chứng từ của DN, tiền sẽ được chuyển về tài khoản của DN một cáchđầy đủ (thường áp dụng đối với các trường hợp thanh toán L/C) Đối với trườnghợp thanh toán T/T, khách hàng sẽ chuyển tiền khi hàng lên tàu hoặc cập cảngđến, điều này tuỳ thuộc vào điều kiện trong hợp đồng XK

II Đánh giá quy trình

Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa của công ty có một vài điểm không giống nhưtrong lý thuyết đã học Mặc dù giữa hai quy trình có những khác biệt, và trong

quy trình lý thuyết các bước thực hiện không được nêu một cách cụ thể, nhưng về

cơ bản thì hai quy trình khá giống nhau Quy trình lý thuyết một phần nào đãgiúp em áp dụng được những kiến thức ấy vào quy trình thực tế trong quá trìnhthực tập tại Công ty

Quá trình thực tập giúp em hiểu rằng lý thuyết khi áp dụng vào thực tế sẽ có rấtnhiều vấn đề nảy sinh, đòi hỏi chúng ta phải đi vào thực tế, tìm hiểu, nắm bắtthông tin về ngành chúng ta một cách chính xác kết hợp với khả năng ứng xửnhanh nhạy, linh hoạt trước mọi tình huống thì mới có thể hoàn thành tốt côngviệc