Đề tài : quy trình xuất nhập khẩu của công ty Cổ Phần TCEvina ppt

Ban đầu khi mới vào công ty em đã làm quen dần với những anh chị thành viên trong phòng ban xuất nhập khẩu của công ty TCEvina.. Em đã giúp các anh chị lập bộ hồ sơ xuất nhập khẩu bằng c

ĐỀ TÀI

“Ứng dụng E-marketing trong việc quảng bá sản phẩm phần mềm kế toán

MISA SME.NET 2010”

Phần I: Quá trình kiến tập 3 Phần II : Nội dung hoạt động xuất nhập khẩu của TCEvina 10

Đề tài : quy trình xuất nhập khẩu của công ty Cổ Phần TCEvina.

Trịnh Thị Luyến A2-QTKD-K44

Phần I: Quá trình kiến tập

1.1 giới thiệu quá trình kiến tập

Trong thời gian kiến tập bốn tuần vừa qua tuy còn rất bỡ ngỡ với cách thức làm việc của các doanh nghiệp ngoài thực tế, mà những kiến thức đó không thể học hỏi hết được trên sách vở, tuy vậy em đã rất cố găng để học hỏi, làm quen dần với môi trường thực tế tại doanh nghiệp Nhờ vậy em đã học được rất nhiều kinh nghiệm làm việc, cụ thể em xin được liệt kê những bài học ban đầu rất quí giá má em đã tiếp thu được

Ban đầu khi mới vào công ty em đã làm quen dần với những anh chị thành viên trong phòng ban xuất nhập khẩu của công ty TCEvina Và thông qua việc giao tiếp, học hỏi và quan sát cách làm việc của anh chị trong phòng em đã hiểu biết nhiều hơn về văn hóa doanh nghiệp, cách thức phân công phân bổ công việc của từng thành viên trong phòng Ngoài ra em còn giúp anh chị trong phòng xuất nhập khẩu tập hợp tài liệu, hồ sơ thuộc bộ hồ

sơ xuất nhập khẩu của công ty

Thông qua việc đọc, dịch tài liệu em đã hiểu biết thêm cách thức tổ chức trong công ty và cách làm thế nào để quản lý một số lượng lớn nhân viên trong công ty một cách hiệu quả và khoa học

Em đã giúp các anh chị lập bộ hồ sơ xuất nhập khẩu bằng cả tiếng Việt

và tiếng Anh và nhờ vậy em đã hiểu thêm về một quy trình xuất nhập khẩu của công ty xuất nhập khẩu thực tế mà thông qua sách vở em chưa hiểu hết được

Em đã học cách photo, in ấn tài liệu vì đây là một kỹ năng không thể thiếu khi đi làm thực tế

Ngoài ra em đã học hỏi các anh chị về cach tự học, tự nghiên cứu và tìm tòi kiến thức trong doanh nghiệp nhằm trau dồi kiến thức để phát triển bản thân, nghề nghiệp trong tương lai

Việc giao tiếp với người nước ngoài đã giúp em hiểu thêm về các nền văn hóa của các nước khác nhau như người Anh, Hàn Quốc và là một cơ hội rất quý giá để em có thể rèn luyện kỹ năng giao tiếp bằng tếng anh với người nước ngoài, và học cách chào hỏi xưng hô tế nhị trong công ty

Tuy thời gian tham gia kiến tập chỉ một tháng nhưng em cảm thấy đây

là một cơ hội hết sức quý giá và thiết thực giúp cho em học hỏi được rất nhiều bài học mới bổ ích và hiểu được sâu sắc hơn các bài học đã được học trong trường Hơn thế nữa còn được tiếp cận thực tế với môi trường doanh

nghiệp, hiểu đựơc cách thức tổ chức làm việc của doanh nghiệp và đó là bài học rất bổ ích với em và phù hợp với chuyên nghành em đang theo học

1 Giới thiệu Chi Nhánh công ty Cổ Phần Yên Mỹ

2.1 2.1 Khái quát chung về Chi Nhánh Công ty Cổ phần Yên Mỹ

Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty:

Chi Nhánh Công ty Cổ phần Yên Mỹ là một doanh nghiệp liên doanh liên kết với Công ty Cổ phần Yên Mỹ và liên doanh với bên TCE Hàn Quốc, có đường giao thông quốc lộ 05 và đường 39A đi qua Cách ga Lạc Đạo 2km, cách sân bay Quốc tế Nội Bài 40km, cách cảng Hải Phòng 70km và cách cảng Cái Lân 90km, Cách Hà Nội 28km nên đã huy động được nguồn nhân lực có trình độ cao từ Thủ Đô Hà Nội phục vụ cho quá trình sản xuất và việc điều hành và hoạt động của nhà máy

Tiền thân của Chi Nhánh Công ty Cổ phần Yên Mỹ là Công ty Cổ phần Yên Mỹ Đến tháng 4 năm 2004 đổi tên thành Chi Nhánh Công ty Cổ Phần Yên Mỹ với:

Tên giao dịch Việt Nam: Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần Yên Mỹ

Tên giao dịch quốc tế: TCEVINA_CO

Trụ sở:Khu công nghiệp Dệt May Phố Nối B xã Nghĩa Hiệp-huyện Yên Mỹ-tỉnh Hưng Yên

Điện thoại: 0321.942 275

Fax: 0321.942 744

Công ty chính thức đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh từ tháng 4 năm

2004 Giấy phép đăng ký kinh doanh mang số 0506000001 do sở kế hoạch

và đầu tư cấp ngày 20/4/2005

Từ khi thành lập và đi vào sản xuất tới nay Công ty đã không ngừng phát huy hết nhiệm vụ của mình để thực hiện mục tiêu “tăng tốc” phát triển nghành Dệt - May kết hợp với đầu tư chiều sâu với đầu tư các khu công nghiệp mới

Chức năng và nhiệm vụ của Công ty:

Chức năng:

Chi Nhánh Công ty Cổ phần Yên Mỹ có các chức năng chủ yếu sau:

- Chi Nhánh Công ty Cổ phần Yên Mỹ là một doanh nghiệp sản xuất với mặt hàng chủ yếu là vải mộc nhuộm thành vải thành phẩm Vì vậy chức năng chủ yếu của Công ty là nhuộm và hoàn tất vải; mua bán nguyên vật liệu, hoá chất, thuốc nhuộm, phụ tùng để phục vụ cho việc nhuộm, hoàn tất vải

- Xuất nhập khẩu trực tiếp nguyên vật liệu, hoá chất, thuốc nhuộm, phụ tùng, sản phẩm dệt và kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của Tổng Công ty và pháp luật

Nhiệm vụ:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty theo quy chế hiện hành phù hợp

- Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý xuất nhập khẩu Thực hiện các chính sách về thuế, nộp ngân sách Nhà nước

- Thực hiện các cam kết trong hợp đồng kinh tế theo đúng luật pháp

Đặc điểm tổ chức sản xuất: Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, các mặt hàng, sản phẩm rất đa dạng và phong phú Với chức năng là nhuộm và hoàn tất vải, tức là nhuộm cho từng sản phẩm với nhiều màu sắc khác nhau nên tiêu chuẩn bền, đẹp, tiện lợi, hợp thị hiếu nhiều người tiêu dùng được Công ty đặt lên hàng đầu Hơn nữa Công ty cũng phải đối mặt với sự cạnh tranh của rất nhiều đơn vị sản xuất khác đang ra sức khai thác mảnh đất màu mỡ này Do đó Công ty rất coi trọng chữ tín với khách hàng cả về số lượng cũng như chất lượng sản phẩm Để đáp ứng yêu cầu đó, hiện nay thiết bị cuả của Công ty là máy móc hiện đaị, đội ngũ công nhân có trình

độ tay nghề cao, dây chuyền sản xuất đồng bộ nhịp nhàng

Quy trình công nghệ: Để hoàn thiện sản phẩm thì cần phải trải qua nhiều quy trình công nghệ trong một dây chuyền Yêu cầu đặt ra là phải phối hợp đồng bộ các bộ phận một cách chính xác, nhịp nhàng Do đó việc chỉ đạo sản xuất phải thống nhất để quy trình sản xuất được diễn ra một cách nhịp nhàng, đạt được tiến độ nhanh, sản phẩm có chất lượng tốt, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng Công ty có khả năng nhuộm được 30 triệu mét vải/01 năm với các mặt hàng: vải dệt thoi, vải nhung, vải chun các loại với nhiều mặt hàng phong phú, chất lượng cao đã thu hút được nhiều khách hàng trong nước và quốc tế

Sơ đồ 09: quy trình công nghệ nhuộm vải

3.1 2.2 Cơ cấu tổ chức:

Ban giám đốc Công ty bao gồm giám đốc và phó giám đốc là những người

có quyền lực cao nhất, điều hành và quản lý Công ty: giao dịch, ký kết hợp đồng với bạn hàng, là những người có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, đồng thời cũng là người đại diện cho quyền lợi của cán bộ công nhân viên trong Công ty theo đúng luật định Dưới ban giám đốc là các phòng ban được chia làm hai khối: khối kinh doanh và khối quản lý

H ng àng

nhu m ộm Ki m m c ểm ộm đốt lông t lông Ngâm ép men gi h ữ hồ ồ

bóng N u t y ấu tẩy ẩy

Cu n 08h ộm ủ 08h

n 12h đến 12h

Ki m óng ểm đ gói

Sơ đồ 10: sơ đồ bộ máy quản lý Công Nghiệp Công ty Cổ Phần Yên Mỹ:

Phó Giám đốt lông c Công ty

Kinh

doanh

xu t nh p ấu tẩy ập

kh u ẩy

Giám đốt lông c Công ty

K thu t ỹ thuật ập

s n xu t ản xuất ấu tẩy Trung tâm thí

nghi m ệm

v ch t àng ấu tẩy

l ượng SP ng SP

K toán ến 12h

t i chính àng T ch c ổ chức h nh àng ức

chính

V n ập

chuy n ểm

T ổ chức

nhu m ộm

KA

T ổ chức nhu m ộm KB

T ổ chức nhu m ộm

KC

T b o ổ chức ản xuất

to n c àng ơ T b o ổ chức ản xuất to n àng

i n

đ ệm

T ổ chức độm ng

l c ực

2.3 Nhiệm vụ của từng phòng ban.

2.3.1 Phòng tổ chức hành chính

Tham mưu, giúp ban Giám đốc tổ chức cán bộ đào tạo lao động và công tác chế độ lao động tiền lương, chế độ chính sách, quản lý hành chính, pháp chế, phục vụ

Nghiên cứu đề xuất các biện pháp giúp ban Giám đốc trong việc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trong Công ty thực hiện tốt các chủ trương của ban Giám đốc đề ra

Tổng hợp, phân tích báo cáo thống kê các hoạt động thuộc lĩnh vực phòng quản lý để phục vụ công tác chính trong Công ty

Quản lý hồ sơ toàn bộ cán bộ công nhân viên và quản lý công tác quản trị

2.3.2 Phòng kế toán tài chính:

Tham mưu giúp ban Giám đốc trong công tác kế toán tài chính nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý, đúng mục đích, đúng chế độ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty được duy trì liên tục và đạt hiệu quả kinh

tế cao

Xây dựng kế hoạch và định hướng công tác tài chính ngắn hạn của công ty

Tổng hợp phân tích kết quả hoạt động tài chính của công ty quan hệ với các cơ quan hữu trách, tìm và sử dụng nguồn vốn

Quản lý tài sản của công ty, thu hồi công nợ, tính lương, tính toán xác định giá thánh sản phẩm

Kiểm tra hướng dẫn cán bộ vật tư làm đúng thủ tục chứng từ hợp lệ thanh toán

2.3.3 Phòng kỹ thuật:

Tham mưu giúp ban Giám đốc trong các lĩnh vực như :

Kỹ thuật nhuộm, cơ khí, động lực; kỹ thuật an toàn vệ sinh môi trường; kỹ thuật xây dựng trong phạm vi toàn Công ty

Lập kế hoạch mua sắm phụ tùng, vật tư bổ sung, cải tạo, thay thế thiết bị mới Định mức kinh tế kỹ thuật nhuộm, định mức sử dụng điện, dầu FO, định mức lao động và hao phí lao động

Điều hành chắp nối các đơn vị trong các lĩnh vực kỹ thuật để thực hiện mọi yêu cầu nhiệm vụ do ban Giám đốc phân công

2.3.4 Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu:

Xây dựng và điều hành việc thực hiện kế hoạch sản xuất của Công ty Công tác cung ứng vật tư và quản lý vật tư, hàng hoá của Công ty trong kho Tìm kiếm khách hàng, thị trường trong và ngoài nước Tham mưu giúp ban Giám đốc trong việc nhập nguyên phụ liệu, hoá chất nhuộm, máy móc, thiết bị phụ tùng cho sản xuất

Phòng có nhiệm vụ tham mưu chỉ đạo công tác kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty phù hợp với luật xuất khẩu của Nhà Nước Vận dụng luật xuất nhập khẩu và các văn bản dưới luật để áp dụng với loại hàng hoá của Công ty

Xây dựng giá bán các thành phẩm và đảm bảo hàng hoá giữ được uy tín cho Công ty

Lập kế hoạch và xây dựng chương trình tham gia các hội thảo quảng cáo hội chợ quốc tế trong và ngoài nước trình giám đốc Công ty duyệt

2.3.5 Phòng thí nghiệm chất lượng sản phẩm:

Tham mưu giúp ban Giám đốc về công tác phân tích, sử dụng hoá chất, thuốc nhuộm trên cơ sở kinh tế và kỹ thuật Nghiên cứu áp dụng các quy trình công nghệ mới nhằm nâng cao năng suất chất lượng hạ giá thành sp Tham mưu giúp ban Giám đốc trong công tác quản lý toàn bộ hệ thống chất lượng của nhà máy Kiểm tra kiểm soát chất lượng từ khâu đầu đến khâu cuối của quá trình sản xuất để sản phẩm xuất xưởng đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật quy định

Nhìn chung mô hình và tổ chức quản lý của Công ty được sáp xếp, bố trí phù hợp với khả năng, trình độ của nhân viên có thể đảm nhiệm thực hiện tốt nhiệm vụ của từng bộ phận Do đó đảm bảo cho Công ty hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng như đối với các mặt đối nội đối ngoại của mình Giữa các phòng ban trong Công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hoạt động ăn khớp với nhau nhằm đảm bảo hoàn thành các mục tiêu chung của Công ty Với bộ máy quản lý như vậy Công ty hoạt động có hiệu quả và thích ứng với nền kinh tế thị trường Các phòng ban với các chức năng cụ thể nhưng đều có mối liên hệ với nhau nhằm mục đích cuối cùng là giúp ban Giám đốc giải quyết tốt các vấn đề đang phát sinh từng ngày, từng giờ trong

2 cách thức hoạt động của Chi Nhánh Công Ty Cổ Phần TCEvina

TCEvina là một chi nhánh liên doanh liên kết với Công ty Cổ phần Yên

Mỹ và liên doanh với bên TCE Hàn Quốc hoạt động dưới hình thức là một xưởng sản xuất được TCE hàn quốc cung cấp vốn và máy móc tân tiến để sản xuất, cụ thể là nhuộm từ vải mộc thành vải thành phẩm để xuất khẩu

Hoạt động của công ty phụ thuộc vào sự chỉ định của TCE Hàn Quốc Sau khi có sự bàn bạc thống nhất giữa TCE Hàn Quốc và giám đốc TCEvina với một doanh nghiệp ở nước ngoài về việc nhập khẩu vải mộc , hóa chất hoặc với xuất khẩu vải thành phẩm thì bên TCE Hàn Quốc sẽ chỉ định cho phòng xuất nhập khẩu của TCE hoàn tất hồ sơ để làm thủ tục tại hải quan Việt Nam

Có ba phương thức giao dịch mua, bán trên thị trường của công ty :

- Sản xuất xuất khẩu

- Gia công xuẩt khẩu

- Gia công tại chỗ

Hiện nay phương thức được sử dụng thường xuyên nhất là sản xuất để xuất khẩu Các nước thường xuyên trao đổi buôn bán là Trung Quốc, Singapor, pakistan, Thai Lan, Hàn Quốc

Phần II : Nội dung hoạt động xuất nhập khẩu của TCEvina

1 Quy trình xuất nhập khẩu

Quy trình nhập khẩu

Bước 1: nhận chỉ định nhập khẩu

Sau khi có sự bàn bạc và thảo luận giữa phòng kĩ thuật sản xuất, trung tâm thí nghiệm và chất lượng sản phẩm với giám đốc công ty TCEvina về tình trạng nguyên vật liệu để sản xuất hàng xuất khẩu thì giám đốc bên phía TCEvina thông báo lại cho TCE bên Hàn Quốc Cuối cùng thông qua việc phân tích và đánh giá tình hình sản xuất hiện tại của chi nhánh tại Việt Nam thì bên TCE Hàn Quốc sẽ chỉ định cho phòng xuât nhập khẩu của chi nhánh này nhập khẩu nguyên vật liệu để thực hiện sản xuất

Các phương thức chỉ định nhập khẩu thường sử dụng là:

-fax

-email

-điện thoại

Phương thức sử dụng thường xuyên nhất là email

Khi nhận được email chỉ định xuất nhập khẩu,các nhân viên phòng xuất nhập khẩu kiểm tra phân tích nguồn thông tin để chuẩn bị thủ tục nhập khẩu lô hàng nguyên vật liệu

Email chỉ định thường kèm theo những tài liệu sau:

-mẫu vận đơn ( Bill of loading )

- Hóa đơn thương mại (commercial invoice)

-mẫu bảng kê đóng gói (packing list )

- mẫu bảng kê đóng gói chi tiết (detail packing list)

-hợp đồng (sale contract)

Bước 2: làm thủ tục hải quan

Theo thói quen của các doanh nghiệp Việt Nam thì TCEvina cũng nhập khẩu theo điều kiện CIF, nên khâu khai báo hải quan thuộc trách nhiệm của TCEvina

Do có giấy ủy quyền của của TCE Hàn Quốc phòng xuất nhập khẩu tập hợp bộ hồ sơ để hoàn tất thủ tục hải quan Các giấy tờ để hoàn tất thủ tục hải quan đã được TCE Hàn Quốc gửi qua mail chỉ định được gửi kèm theo

tờ khai hải quan Khai báo chi tiết thông tin hàng hóa lên tờ khai hải quan,

tờ khai yêu cầu trung thực, chính xác Khai đầy đủ nội dung thông tin gồm tên hàng, số lượng, giá trị…

Bước 3 : giao hàng nhập khẩu

Thường thì việc khai báo hải quan và nhận hàng ở cảng đến, kiểm tra hàng và sau đó chuyên chở về thẳng công ty được khoán hoàn toàn cho một hãng vận tải quen biết Nên TCEvina chỉ việc nhận hàng ngay tại xưởng, sau đó kiểm tra hàng hóa tại xưởng Nếu sau khi kiểm tra hàng mà đủ tiêu chuẩn sẽ nhập kho ngay để sản xuất

Nếu hàng mà không đủ tiêu chuẩn thì nhân viên nhận hàng sẽ kiến nghị với người nhận chuyên chở về tình hình hàng hóa Người chuyên chở sẽ chịu trách nhiệm nếu như việc kiểm tra hàng tại cảng đến không có sai sót

Bước 4 : Thanh toán hàng nhập khẩu

Thường việc giao dịch buôn bán giữa công ty TCE và công ty đối tác dựa vào mối quan hệ quen biết, tin tưởng lẫn nhau Nên việc thanh toán khá đơn giản Hình thức thanh toán thường sử dụng là bù trừ công nợ hoặc chuyển khoản

Quy trình xuất khẩu

Bước 1:chuẩn bị hàng theo đơn đặt hàng

Sau khi nhận chỉ định xuất khẩu của bên TCE Hàn Quốc, TCEvina gom hàng để thực hiện hợp đồng xuất khẩu Hàng xuất khẩu thường được đặt với số lượng lớn mà được công ty đã sản xuất và đang lưu kho hoăc chuẩn

bị đưa vào sản xuất

Cơ sở giao dịch được thực hiện giữa bên TCE Hàn Quốc và TCEvina Nghĩa là bên TCE Hàn Quốc là bên mua hàng, bên TCEvina là bên bán, nhưng hàng lại được giao cho bên được TCE Hàn Quốc chỉ định