Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết và cần phải thực hiện cho tốt của mọi nhà quản trị nhân sự, nó là hoạt động mang tính nền tảng của quản lý nhân sự. phân tích công việc là công cụ để làm tốt những công tác khác của quản lý nhân sự như: thiết kế công việc, kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển dụng lao động,bố trí lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực,…Chính vì vậy phân tích công việc được coi là công cụ quản trị nhân sự.
Lời mở đầu Cùng với phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật tồn cầu hóa kinh tế, yếu tố người vấn đề quản lý người ngày quan tâm trọng yếu tố định thành cơng hay thất bại tổ chức, doanh nghiệp Chỉ nguồn nhân lực sử dụng cách hiệu tổ chức hoạt động cách tốt đạt thành công: “con người nguồn lực nguồn lực” Tổ chức hình thành nên bời người nguồn lực quản lý nguồn lực khác tổ chức Tổ chức muốn đạt mục tiêu đề phải gây dựng cho đội ngũ lao động phù hợp số lượng, chất lượng phải tổ chức quản lý người lao động cách hợp lý, hiệu quả, công tác quản lý nhân phải thực cho khai thác, phát huy tối đa tiềm năng, lợi nguồn nhân lực Phân tích cơng việc cơng việc cần phải biết cần phải thực cho tốt nhà quản trị nhân sự, hoạt động mang tính tảng quản lý nhân phân tích cơng việc cơng cụ để làm tốt công tác khác quản lý nhân như: thiết kế cơng việc, kế hoạch hóa nguồn nhân lực, tuyển dụng lao động,bố trí lao động, đánh giá thực công việc, thù lao lao động, đào tạo phát triển nguồn nhân lực,…Chính phân tích cơng việc coi cơng cụ quản trị nhân Để làm rõ cụ thể phương pháp phân tích cơng việc, em chọn đề tài cho thực hành “ Phân tích cơng việc nhân viên kinh doanh công ty TNHH Minh Giang” Bằng phương pháp phân tích, so sánh, đánh giá, điều tra bảng hỏi, vấn,… em tìm hiểu , nghiên cứu vấn đề này, hạn chế vè kiến thức nên em không tránh khỏi sai sót, kính mong đóng góp ý kiến giáo Em chân thành cảm ơn! Bài làm gồm có phần: Phần 1: lời mở đầu Phần 2: Phần nội dung: gồm có chương: Chương I: Tổng quan công ty TNHH Minh Giang Chương II: Khảo sát thực tế Phần 3: Kết luận Chương I: Tổng quan cơng ty TNHH Minh Giang 1.Q trình hình thành phát triển cơng ty Tên, hình thức, trụ sở, thời gian hoạt động Công ty TNHH Minh Giang doanh nghiệp thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0102001387 Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 27 tháng 10 năm 2000 Đăng ký thay đổi lần thứ 08 ngày 14 tháng 03 năm 2011 Trong trình hoạt động phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh không ngừng phát triển Từ thành lập (27/10/2000) đến nay, Công ty chủ đầu tư nhiều dự án lớn nước (tại tỉnh Vĩnh Phúc, Lào Cai, Hà Nội) nước (tại Campuchia) Qua 12 năm hoạt động phát triển, Công ty TNHH Minh Giang xây dựng đội ngũ nhân có trình độ chun mơn giỏi hệ thống cộng tác viên gồm chuyên gia đầu ngành lĩnh vực đầu tư xây dựng, khoa học cơng nghệ tài chính; thêm vào đó, với việc đầu tư thực nhiều dự án có quy mơ lớn (trong đó, có dự án thị nhà địa bàn huyện Mê Linh, thành phố Hà Nội, dự án đầu tư xây dựng Khu du lịch sinh thái Âu Cơ thị xã Phúc Yên, tỉnh Vĩnh Phúc) mang lại cho Công ty nhiều kinh nghiệm quý báu nguồn lực tài dồi để tiếp tục đầu tư thực dự án có quy mơ lớn Với nguồn lực mạnh mẽ người, tài kinh nghiệm cơng tác đầu tư dự án, Công ty TNHH Minh Giang tự tin tham gia đầu tư vào chương trình dự án phát triển kinh tế xã hội địa phương nhằm góp phần vào nghiệp xây dựng phát triển chung Thủ đô đất nước * Tên công ty: - Tên tiếng việt: Công ty TNHH Minh Giang - Tên cơng ty viết tiếng nước ngồi: MINH GIANG COMPANY LIMITED - Tên công ty viết tắt: MG CO.LTD * Địa trụ sở chính: Số 20 lơ A, khu X3, xã Mễ Trì, huyện Từ Liêm, Hà Nội - Điện thoại: (04) 7850516 - Fax: 04.7850517 - Mail :congtyminhgiang@yahoo.com.vn - Website: Minhgiang@minhgianggroup.vn *Thời hạn hoạt động: ngày thành lập, ngày 27/10/2000 vô thời hạn Lĩnh vực sản xuất kinh doanh công ty - Đầu tư xây dựng kinh doanh nhà ở, trung tâm thương mại; - Kinh doanh bất động sản; - Xây dựng cơng nghiệp dân dụng, cơng trình giao thông thuỷ lợi; - Sản xuất buôn bán đồ gỗ nội thất, trồng rừng, khai thác, chế biến mua bán khoáng sản,… Sơ đồ máy tổ chức công ty HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC I PHĨ GIÁM ĐỐC II PHỊNG PHỊNG QUY PHÒNG KẾ PHÒNG ĐẦU TƯ HOẠCH THIẾT KẾ HOẠCH KỸ THUẬT KINH DOANH PHĨ GIÁM ĐỐC III PHỊNG TÀI CHÍNH – KẾ TỐN PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH BAN BAN QLDA BAN SÀN FIAO DỊCH ĐBS NHÀ MÁY QLDA CẦU DIỄN MINH GIANG ĐẦM VÀ QLDA ÂU CƠ MINH GIANG HÒA LẠC Chương II: Khảo sát thực tế 1.Chuẩn bị phân tích cơng việc 1.1 Xác định mục đích phân tích cơng việc - Tìm hiểu cơng ty - Tìm hiểu cơng việc nhân viên phịng kinh doanh - Hồn thiện mơ tả cơng việc, yêu cầu công việc, tiêu chuẩn người thực công việc công ty 1.2 Xác định cơng việc cần phân tích - Tên cơng việc: cơng việc nhân viên kinh doanh(phịng kinh doanh) - Vị trí cơng việc quy trình cơng nghệ: khâu định đến trình tiêu thụ sản phẩm 1.3 Giải trình cách lựa chọn, thiết kế phương pháp thu thập thơng tin - Do tính chất cơng việc phịng kinh doanh có phạm vi thơng tin rộng phức tạp, cơng việc đa dạng nhiều lĩnh vực nên em chọn kết hợp nhiều phương pháp sau: + Phỏng vấn trực tiếp + Lấy tài liệu mạng + Điều tra bẳng phiếu hỏi *Thiết kế mẫu thu thập thông tin - Đối tượng thu thập thơng tin: + Trưởng phịng kinh doanh + Các nhân viên phòng kinh doanh + Cán quản lý + Một số đối tượng khác -Phiếu điều tra phân tích cơng việc: Phiếu câu hỏi điều tra phân tích cơng việc Chào anh(chị), em sinh viên trường Đại học Lao động – Xã hội Em làm thực hành đề tài “ Phân tích cơng việc nhân viên kinh doanh” Xin anh(chị) vui lịng dành thời gian q báu để trả lời giúp em số câu hỏi đây: Xin vui lịng cho biết số thơng tin cá nhân anh(chị): -Ngày 22 tháng 10 năm 2012 -Tên :………………………………………………… - Tuổi :…………………………………………………………………………… -Chức danh công việc :……………………………………………………… -Bộ phận làm việc :…………………………………………………… Mục đích bảng hỏi: Thu thập thơng tin phân tích cơng việc nhằm hồn thiện kết phân tích cơng việc nhân viên phịng kinh doanh công ty Rất mong hợp tác anh(chị), thông tin anh(chị) cung cấp đảm bảo bí mật Nội dung bảng hỏi: 1.Vai trị mục đích cơng việc: ……………………………………………………………………………………… 2.Những thuận lợi khó khăn q trình thưc cơng việc: ……………………………………………………………………………………… Các cơng việc mà anh(chị) chịu trách nhiệm chính: ……………………………………………………………………………………… Trình độ chun môn: A Trên đại học B Đại học C Cao đẳng D Trung cấp Ngoại ngữ cần thiết: A Tiếng anh B.Tiêng trung C Tiếng Nhật D không cần thiết Tốt nghiệp chuyên ngành: A Chuyên ngành thiết kế C Chuyên ngành quản lý B Chuyên ngành Kinh tế D Chuyên ngành khác Thiết bị sử dụng công việc: A Điện thoại C Máy in, máy photo, máy fax B Máy vi tính D Các thiết bị khác 8 Các kỹ cần thiết: A Giao tiếp B Vi tính C Thuyết trình D Tổ chức Vui lòng cho biết mức lương anh(chị): A Dưới triệu B Từ – triệu C Từ – 10 triệu D Trên 10 triệu 10 Anh(chị) có suy nghĩ cơng việc này? ……………………………………………………………………………………… Mẫu vấn phân tích cơng việc: - Tên:…………………………………………………………………………… - Thời gian thực công việc:…………………………………………………… - Vị trí thực cơng việc:………………………………………………………… - Mục đích xây dựng bảng câu hỏi vấn: nhằm thu thập thông tin từ người thực công việc phịng kinh doanh để từ tìm hiểu thêm biết nội dung mà ta không quan sát Nội dung: 1.Số lượng nhân viên phịng kinh doanh vị trí chức danh họ? ………………………………………………………………………………… Tính chất cơng việc mà anh(chị) thực hiện? …………………………………………………………………………………… Khối lượng công việc mà anh,chị thực hiện? ……………………………………………………………………………………… Mối quan hệ thành viên phịng? …………………………………………………………………………………… Anh, chị có quyền định cơng việc mà làm? …………………………………………………………………………………… Anh chị thường mắc phải lối q trình thực cơng việc mình? ………………………………………………………………………………… Theo anh, chị điều kiện làm việc thực đáp ứng nhu cầu công việc chưa? ………………………………………………………………………………… Anh,chị nghĩ cơng tác tổ chức lao động phịng kinh doanh cơng ty? ……………………………………………………………………………… 10 Cơng ty có sách ưu tiên nhân viên phịng kinh doanh? ………………………………………………………………………………… 11 Công việc làm có q sức với anh ,chị khơng? ………………………………………………………………………… 10 12 Anh, chị có u thích cơng việc làm không? ………………………………………………………………………… 13 Anh, chị thấy nhiệm vụ gây khó khăn q trình thực công việc? ………………………………………………………………………………… Cảm ơn anh (chị) hợp tác Những thông tin anh chị cung cấp quan trọng để chúng tơi có sở xây dựng bảng mô tả công việc nhân viên kinh doanh Thu thập xác nhận thông tin phân tích cơng việc - Thơng tin cấu, trách nhiệm, nhiệm vụ: Phòng kinh doanh phòng thực chức nghiên cứu, thu thập thông tin thị trường, nhu cầu khách hàng, triển khai kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm khách hàng mới, xúc tiến ký kết hợp đồng, hỗ trợ giao hàng thu hồi công nợ, -Thông tin điều kiện làm việc, chế độ làm việc, nghỉ ngơi: + Điều kiện làm việc tốt, người nhiệt tình giúp đỡ cơng việc, trang bị sở vật chất đáp ứng tốt nhu cầu công việc + Chế độ làm việc, nghỉ ngơi: ngày/tuần, nghỉ ngày chủ nhật ngày lễ tết theo quy định 11 Phác thảo kết phân tích cơng việc - Phỏng vấn trực tiếp: + Số lượng người vấn: người công ty + Thời gian vấn lần: 20 phút + Thái độ vấn: trung thực, nhiệt tình + Kết quả, thông tin thu được: nhiệm vụ, chức năng, chuyên môn nhân viên kinh doanh - Phiếu điề tra bảng hỏi: + Số phiếu: 15 phiếu + Chất lượng: thu đủ phiếu có đủ thơng tin trả lời + Thông tin thu được: chi tiết, đặc điểm cơng việc văn phịng - Tài liệu công ty: + Văn quy định chức năng, nhiệm vụ nhân viên kinh doanh + Nội quy, quy định công ty + Tài liệu giới thiệu cơng ty + Một số tài liệu phịng kinh doanh Kiểm chứng, lấy ý kiến - Kiểm chứng, lấy ý kiến: Giám đốc công ty 12 Hồn thiện kết phân tích cơng việc 5.1 Bản mô tả công việc Bản mô tả công việc Chức danh công việc: Người giám sát: Bộ phận: Nhân viên kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Trách nhiệm: 1.Chấp hành nghiêm thị, mệnh lệnh, tuân thủ quy trình quy định phịng cơng ty 2.Thực hoạt động bán hàng dự án trực tiếp cơng ty Nhiệm vụ: Duy trì quan hệ kinh doanh có, nhận đơn đặt hàng; thiết lập mối quan hệ kinh doanh việc lập kế hoạch tổ chức lịch công tác hàng ngày quan hệ kinh doanh có hay quan hệ kinh doanh tiềm khác Lập kế hoạch cơng tác tuần, tháng trình trưởng kênh bán hàng duyệt Thực theo kế hoạch duyệt Hiểu rõ tính năng, bao bì, giá, ưu nhược điểm sản phẩm đối thủ cạnh tranh Nắm quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thơng tin, quy trình nhận giải thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo biểu 13 mẫu quy trình Tiếp xúc khách hàng ghi nhận toàn thông tin khách hàng bái cáo tiếp xúc khách hàng Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng ngày cho trưởng nhóm kinh doanh Lên dự thảo hợp đồng sau khách hàng đồng ý bản, chuyển cho trưởng nhóm bán hàng xin ý kiến điều khoản hợp đồng Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu copy hợp đồng, chuyển cho trưởng nhóm giữ, cho phịng kế tốn giữ 7.Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hợp đồng, bao gồm thủ tục giao hàng, xuất hoá đơn, khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao Nhận xử lý khiếu nại khách hàng chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng… 9.Theo dõi trình lý hợp đồng, hỗ trợ phịng kế tốn đốc thúc công nợ, xong trách nhiệm khách hàng tốn xong 10 Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu khách hàng Tìm kiếm khách hàng tiềm 11 Cập nhật kiến thức công việc qua việc, đọc sách báo kinh doanh tiếp thị; trì mối quan hệ khách hàng 12 Phát triển việc kinh doanh địa bàn giao phó 13 Chăm sóc khách hàng bán hàng theo lịch trình định Mỗi quan hệ: Chịu đạo nghiệp vụ phòng kinh doanh Chịu huy trực tiếp trưởng phòng kinh doanh Phối hợp tương tác với phòng, ban, phận chi nhánh, thực 14 nhiệm vụ Phối hợp với quan, đơn vị để thực nhiệm vụ giao Phạm vi quyền hạn: Được quyền đề nghị hỗ trợ, đào tạo từ phịng ban đơn vị chi nhánh, cơng ty để hồn thành nhiệm vụ Kiểm tra, đơn đốc cá nhân, đơn vị chi nhánh công việc chấp hành chế độ nề nếp, kỷ luật lao động Điều kiện làm việc: Làm việc chủ yếu văn phịng Ngồi kỹ cần có, kiến thức chun mơn…thì trang thiết bị dụng cụ phương tiện lại, máy tính cá nhân, thiết bị văn phòng máy photo, máy fax, điện thoại,… 3.2 Bản yêu cầu người thực công việc Bản yêu cầu người thực công việc Chức danh công việc: Người giám sát: Bộ phận: Nhân viên kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Trình độ học vấn: 1.Tốt nghiệp cao đăng quy trở lên, Chuyên ngành quản trị kinh doanh, kinh tế thương mại, marketing 15 Kiểm tra trình độ công ty tổ chức Yêu cầu kiến thức, kỹ năng: Kiến thức chuyên môn chuyên ngành kinh doanh Kỹ tổng hợp lập kế hoạch công việc Kỹ giao tiếp nhân sự, kỹ ngoại ngữ Kỹ thuyết trình Kỹ làm việc nhóm Sử dụng thành thạo tin học văn phịng, phần mềm liên quan đến cơng việc, làm việc độc lập Nhiệt tình, động, độc lập, nhạy bén Thúc đẩy phát triển kinh doanh Kinh nghiệm làm việc: Kinh nghiệm kinh doanh năm trở lên Phẩm chất cần có: Nhiệt tình, trung thực, có trách nhiệm với cơng việc Có khả chịu ấp lực cao công việc Sáng tạo công việc Yêu cầu thể chất: Tuổi đời từ 23 tuổi trở lên Sức khỏe tốt Chịu áp lực công việc cao 3.3 Bản tiêu chuẩn thực công việc Bản tiêu chuẩn thực công việc Chức danh công việc: Người giám sát: Bộ phận: Nhân viên kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Phòng kinh doanh Kết luận 16 Sau trình nghiên cứu tìm hiểu thu thập thông tin công việc nhân viên kinh doanh phịng kinh doanh cơng ty cổ phần tập đồn G.HOME, từ việc phân tích cơng việc cho em kiến thức thực tế, hiểu biết sâu sắc củng cố, áp dụng kiến thức học Qua thực hành giúp cho em hiểu hơn, chủ động tự tin trình rèn luyện, học tập sau này, hiểu sâu sắc công việc nhân viên văn phịng Trong q trình làm thực hành môn học, thời gian kiến thức chuyên môn, thơng tin cịn nhiều giới hạn nên thực hành em khơng tránh khỏi thiếu sót.Rất mong giáo góp thêm ý kiến để hồn thiện thực hành cho hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! STT Các nhiệm vụ Tiêu chuẩn kết Duy trì quan hệ kinh doanh có, nhận Nắm bắt tâm lý, viết đơn đặt hàng; thiết lập mối quan hệ kinh kế hoạch cách chi doanh việc lập kế hoạch tổ chức tiết cụ thể mối quan lịch công tác hàng ngày quan hệ hệ kinh doanh, lịch cơng kinh doanh có hay quan hệ kinh tác doanh tiềm khác 17 Lập kế hoạch cơng tác tuần, tháng trình trưởng Các kế hoạch viết cụ kênh bán hàng duyệt Thực theo kế hoạch thể, chi tiết, logic trình duyệt trưởng phòng duyệt thực Hiểu rõ tính năng, bao bì, giá, ưu nhược Phân tích, tìm hiểu, hiểu điểm sản phẩm đối thủ cạnh tranh rõ chi tiết sản phẩm đối thủ cạnh tranh Nắm quy trình tiếp xúc khách hàng, quy Hệ thống tiếp nhận thơng trình xử lý khiếu nại thơng tin, quy trình nhận tin hồn chỉnh,đầy đủ, xử giải thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ lý chuẩn xác thông tin theo biểu mẫu quy trình khách hàng cung cấp Tiếp xúc khách hàng ghi nhận toàn Lập báo cáo đầy đủ, thông tin khách hàng bái cáo tiếp xúc khoa học thông tin khách hàng Báo cáo nội dung tiếp xúc khách ghi nhận từ khách hàng hàng ngày cho trưởng nhóm kinh doanh Lên dự thảo hợp đồng sau khách hàng Các hợp đồng soạn thảo đồng ý bản, chuyển cho trưởng nhóm bán chi tiết, theo điều hàng xin ý kiến điều khoản hợp đồng khoản, thông tin Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu copy hợp đánh máy rõ rang, lưu giữ đồng, chuyển cho trưởng nhóm giữ, cẩn thận cho phịng kế tốn giữ Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hợp Gặp gỡ khách hàng đồng, bao gồm thủ tục giao hàng, xuất hoá thường xuyên, kiểm tra đơn, khách hàng kiểm tra chất lượng sản chất lượng sản phẩm phẩm giao gia thủ tục Nhận xử lý khiếu nại khách hàng Sắp xếp đơn khiếu chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng nại cách khoa học, phân tích đơn khiếu nại rõ 18 ràng, tỷ mỷ để trả lời cho khách hàng Theo dõi trình lý hợp đồng, hỗ trợ hỗ trợ phịng kế tốn,theo phịng kế tốn đốc thúc công nợ, xong dõi chi tiết qua trình trách nhiệm khách hàng tốn đến hồn thành xong 10 tốn Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu khách hàng Phịng giao dịch, thiết Tìm kiếm khách hàng tiềm bị cần thiết đảm bảo để chia sẻ yêu cầu, nguyện vọng khách 11 hàng Cập nhật kiến thức công việc qua việc, đọc Có đầy đủ sách liên sách báo kinh doanh tiếp thị; trì quan đến kinh doanh, mối quan hệ khách hàng 12 thiết lập danh sách khách hàng Phát triển việc kinh doanh địa bàn giao Đảm bảo kế hoạch phó giao, tuân thủ yêu cầu đặt phương hướng thực 13 Chăm sóc khách hàng bán hàng theo lịch Lập rõ thời gian cơng trình định việc cần làm cho đối tượng khách hàng, làm lịch trình 19 ... nhân viên phịng kinh doanh - Hồn thiện mơ tả cơng việc, yêu cầu công việc, tiêu chuẩn người thực công việc công ty 1.2 Xác định cơng việc cần phân tích - Tên cơng việc: cơng việc nhân viên kinh doanh( phòng... cơng ty 12 Hồn thiện kết phân tích cơng việc 5.1 Bản mơ tả công việc Bản mô tả công việc Chức danh công việc: Người giám sát: Bộ phận: Nhân viên kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Phòng kinh doanh. .. áp lực công việc cao 3.3 Bản tiêu chuẩn thực công việc Bản tiêu chuẩn thực công việc Chức danh công việc: Người giám sát: Bộ phận: Nhân viên kinh doanh Trưởng phòng kinh doanh Phòng kinh doanh