BÁO CÁO THU HOẠCH THỰC TẬP DOANH NGHIỆP Nghề: Hướng Dẫn Du Lịch

Trường cao đẳng thực hành Fpt Polytechnic Đà Nẵng BÁO CÁO THU HOẠCH THỰC TẬP DOANH NGHIỆP Nghề: Hướng Dẫn Du Lịch Giảng viên hướng dẫn: Võ Văn Anh Sinh viên thực tập: Trần Thị Bích Trâm Lê Thị Mỹ Linh Phan Ngọc Ánh Lớp: DL13301 Thời gian thực tập: từ ngày 18/03/2019 đến ngày 20/04/2019 Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH SAO PHƯƠNG NAM TRAVEL Địa chỉ: 222 Huỳnh Thúc Kháng – Tam Kỳ - Quảng Nam Bộ phận thực tập: Chuyên viên hướng dẫn trực tiếp: Huỳnh Quang Ngày nộp báo cáo thực tập: 20/04/2019 Mục lục Lời mở đầu Người ta thường nói: “Học phải đôi với hành”, điều theo chúng em Bởi học lý thuyết mà khơng có thực hành áp dụng lý thuyết vào thực tế khó khăn “Mọi lý thuyết màu xám, đời mãi xanh tươi” Tất lý thuyết phải dựa vào thực tế, khơng có thực tế lý thuyết điều sáo rỗng, khơng có tác dụng Đặc biệt học nghề hướng dẫn viên du lịch, chúng em thấy thực hành vô quan trọng Vì theo chúng em việc thực tập cần thiết Đây hội tốt để chúng em áp dụng điều thầy dạy trường vào thực tế Bên cạnh đó, việc học trường chưa đủ Ở trường chúng em học kiến thức để trở thành hướng dẫn viên Nhưng để làm việc cách thành thạo, chun nghiệp cần mơi trường doanh nghiệp Chỉ có tiếp xúc làm việc trực tiếp với công việc công ty, với môi trường làm việc chuyên nghiệp giúp sinh viên học hỏi nhiều trưởng thành công việc Trong thời gian thực tập vừa qua, chúng em nhà trường giới thiệu tới thực tập Công ty TNHH Sao Phương Nam Travel Sau tuần thực tập cơng ty chúng em thấy chững chạc lên nhiều, học hỏi thêm nhiều điều mới, tự tin hơn, vững vàng công việc Các anh chị công ty tạo điều kiện cho chúng em làm việc hướng dẫn thực thụ Không chúng em dẫn khách mà anh chị tạo điều kiện cho chúng em học hỏi làm quen với công việc khác hướng dẫn như: marketing, xây dựng tour, tuyến du lịch, làm việc với khách hàng Không anh chị cơng ty giúp đỡ chúng em nhiều, cho chúng em thiếu xót thân gặp phải q trình làm việc giúp chúng em hoàn thiện kĩ nghề nghiệp thân Qua chúng em xin gửi lời cảm ơn tới anh chị Công ty TNHH Sao Phương Nam Travel Chúc cơng ty có nhiều thành công thắng lợi lĩnh vực kinh doanh lữ hành du lịch Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trường Cao Đẳng thục hành FPT Polytechnic, đặc biệt thầy Võ Văn Anh người tạo hội cho chúng em thực tập tiếp xúc với thực tế PHẦN TÌM HIỂU VỀ DOANH NGHIỆP THỰC TẬP VÀ NGHIỆP VỤ HƯỚNG DẪN DU LỊCH 1.1 Tổng quan doanh nghiệp thực tập (sự hình thành phát triển; cấu tổ chức) 1.1.1 Quá trình hình thành công ty TNHH Sao Phương Nam Travel Xã hội ngày phát triển, người ngày động sáng tạo thứ cần thiết luôn phục vụ cho người lúc nơi, phương tiện, tin tức nắm bắt kịp thời, đầy đủ thơng tin Sau nhiều năm tìm hiểu nắm bắt thơng tin thị trường, nhận thức tình hình tháng năm 2010 cơng ty TNHH Sao Phương Nam Travel đời hình thành phát triển không ngừng ngày lên nơi đáng tin cậy nhiều khách hàng sử dụng dịch vụ biết đến ông Huỳnh Quang làm chủ giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh sở kế hoạch đầu tư tỉnh Quảng Nam phòng đăng kí kinh doanh cấp Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Sao Phương Nam Travel Trụ sở 1: 165 Phan Châu Trinh, TP Tam Kì, tỉnh Quảng Nam Trụ sở 2: 222 Huỳnh Thúc Kháng, TP Tam Kì, tỉnh Quảng Nam Mã số thuế: 4000991936 Với vốn diều lệ: 1.800.000.000đ Từ thành lập đến công ty thu hút số lượng khách đến đặt hàng, tổ chức kiện, tổ chức nhiều tour du lịch nước hấp dẫn Cùng với phát triển cạnh tranh gay gắt thị trường, động tập thể cán cơng nhân viên uy tín doanh nghiệp tạo cho chổ đứng vững thị trường 1.1.2 Quá trình phát triển công ty Ngày từ ngày đầu thành lập, cơng ty gặp nhiều khó khăn sở vật chất chưa đảm bảo hồn tồn, nguồn vốn hạn chế Nhưng nhờ động quản lí, cố gắng nổ lực nhân viên bán hàng nên cơng ty dần khắc phục khó khăn, tồn để ổn định kinh doanh ngày có hiệu Bên cạnh cơng ty khơng ngừng đổi , mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công việc, nâng cao đội ngũ nhân viên, sâu thâm nhập vào thị trường, nhờ doanh nghiệp vào kinh doanh ổn định ngày phát triển 1.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty GIÁM ĐỐC Phòng kế tốn tài Phòng lữ hành Phòn kinh doanh Phòng hành – nhân 1.2 Lĩnh vực hoạt động, loại hình sản phẩm dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp 1.2.1 Lĩnh vực hoạt động - Các tour du lịch tham quan, nghỉ dưỡng, khám phá nội địa quốc tế - Các tour du lịch kết hợp tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng, kiện - Tư vấn cung cấp dịch vụ khác như: Dịch vụ vé máy bay nước; dịch vụ Visa; cho thuê loại xe du lịch; đặt phòng khách sạn – resort cao cấp - Tư vấn du học - Xuất lao động - Tham gia chương trình Teambuilding – Gala dinner 1.2.2 Một số chương trình du lịch nội địa quốc tế ● Chương trình du lịch nội địa * HÀ NỘI – SAPA (3N2Đ) Ngày 1: HÀ NỘI – SAPA Ngày 2: KHÁM PHÁ SAPA Ngày 3: HÀ NỘI – ĐÀ NẴNG - QUẢNG NAM * HÀ NỘI – HẠ LONG – NINH BÌNH (4N3Đ) Ngày 1: QUẢNG NAM – ĐÀ NẴNG – HÀ NỘI – HẠ LONG Ngày 2: HẠ LONG – NINH BÌNH Ngày 3: NINH BÌNH – HÀ NỘI Ngày 4: HÀ NỘI – QUẢNG NAM * ĐÀ NẴNG – HUẾ - HỘI AN (3N2Đ) Ngày 1: BÀ NÀ – NÚI THẦN TÀI Ngày 2: ĐÀ NẴNG – THÀNH PHỐ HUẾ Ngày 3: HUẾ - HỘI AN – ĐÀ NẴNG * HÀNH TRÌNH DI SẢN MIỀN TRUNG (5N4Đ) Ngày 1: QUẢNG NAM – QUẢNG BÌNH Ngày 2: THAM QUAN ĐỘNG THIÊN ĐƯỜNG – HUẾ Ngày 3: HUẾ - ĐẠI NỘI- QUẢNG NAM Ngày 4: ĐÀ NẴNG – PHỐ CỔ HỘI AN Ngày 5: ĐÀ NẴNG – QUẢNG NAM * NHA TRANG – ĐÀ LẠT – THÀNH PHỐ HOA BIỂN (5N4Đ) Ngày 1: QUẢNG NAM – ĐÀ LẠT Ngày 2: ĐÀ LẠT – CITY NỘI THÀNH Ngày 3: ĐÀ LẠT – NHA TRANG Ngày 4: DU NGOẠN VỊNH NHA TRANG Ngày 5: NHA TRANG – QUẢNG NAM * CÔN ĐẢO HUYỀN THOẠI – MIỀN TÂY SÔNG NƯỚC (5N4Đ) Ngày 1: QUẢNG NAM – BẾN TRE – SÓC TRĂNG Ngày 2: SÓC TRĂNG – CƠN ĐẢO Ngày 3: CƠN ĐẢO – SĨC TRĂNG – BẠC LIÊU Ngày 4: BẠC LIÊU – CẦN THƠ Ngày 5: CẦN THƠ – SÀI GÒN – QUẢNG NAM * HỒ CHÍ MINH – KDL ĐẠI NAM – KDL VĨNH SANG – PHÚ QUỐC (5N4Đ) Ngày 1: QUẢNG NAM – SÀI GÒN Ngày 2: SÀI GÒN – KDL VĨNH SANG – RẠCH GIÁ Ngày 3: RẠCH GIÁ – PHÚ QUỐC Ngày 4: PHÚ QUỐC – CÁC THẮNG CẢNH Ngày 5: PHÚ QUỐC – SÀI GỊN ● Chương trình du lịch quốc tế * THAILAND – BANGKOK – PATTYA (5N4Đ) Ngày 1: VIỆT NAM – BANGKOK – PATTYA Ngày 2: PATTAYA Ngày 3: PATTAYA – BANGKOK Ngày 4: BANGKOK Ngày 5: BANGKOK – VIỆT NAM * SINGAPORE – MALAYSIA (6N5Đ) Ngày 1: ĐÀ NẴNG – SINGAPORE Ngày 2: THAM QUAN SINGAPORE Ngày 3: SINGAPORE – KUALA LUMPUR Ngày 4: KUALA LUMPUR – GENTING Ngày 5: KUALA LUMPUR – MALACCA – JOHOR BAHRU Ngày 6: JOHOR BAHRU – SINGAPORE – ĐÀ NẴNG * PHƯỢNG HOÀNG CỔ TRẤN – TRƯƠNG GIA GIỚI (6N5Đ) Ngày 1: ĐÀ NẴNG – TRƯỜNG SA – PHƯỢNG HOÀNG Ngày 2: PHƯỢNG HOÀNG – ĐỒNG NHÂN Ngày 3: ĐỒNG NHÂN – TRƯƠNG GIA GIỚI Ngày 4: TRƯƠNG GIA GIỚI Ngày 5: TRƯƠNG GIA GIỚI – TRƯỜNG SA Ngày 6: TRƯỜNG SA – ĐÀ NẴNG * BỜ TÂY HOA KỲ (7N6Đ) Ngày 1: TP.HCM – LOS ANGELES Ngày 2: LOS ANGELES Ngày 3: LOS ANGELES – LAS VEGAS Ngày 4: LAS VEGAS – ĐẬP THỦY ĐIỆN HOOVER DAM Ngày 5: LAS VEGAS – LOS ANGELES – UNIVERSAL STUDIO Ngày 6: LOS ANGELES – HOLLYWOOD – LAX AIRPORT Ngày 7: TRÊN MÁY BAY 1.3 Tìm hiểu chức năng, nghiệp vụ phòng ban, nghiệp vụ phận thực tập 1.3.1 Chức năng, nghiệp vụ phòng ban - Giám đốc: người điều hành, lãnh đạo công việc kinh doanh công ty, tổ chức máy quản lý nhằm đạt hiệu sản xuất kinh doanh cao nhất, người đại diện cho doanh nghiệp ký kết hợp đồng kinh tế, bố trí nhân sự, tìm đối tác người chịu trách nhiệm doanh nghiệp trước quan có thẩm quyền - Phòng kế tốn tài chính: thực cơng tác tổ chức kế toán doanh nghiệp, tổ chức ghi chép theo dõi, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh Phát giúp ngăn chặn sai phạm cơng tác quản lý tài doanh nghiệp Quản lý tài sản vốn lập báo cáo tài theo quy định, cung cấp số liệu cho việc điều hành kinh doanh, thông tin để giám đốc nắm rõ tình hình - Phòng kinh doanh: tiếp cận thị trường, điều hành trực tiếp hoạt động kinh doanh, xử lý thông tin, tổ chức thực hợp đồng, tham mưu cho giám đốc phương pháp lập kế hoạch xây dựng phương án kinh doanh - Phòng hành – nhân sự: có chức giúp việc cho ban lãnh đạo công ty thực tốt công tác quản lý nhân sự, tuyển dụng, đào tạo, xếp lương, thi đua khen thưởng, kỷ luật, xếp cơng tác đời sống, vị trí làm việc, thực chế độ sách Nhà nước - Phòng lữ hành: có nhiệm vụ thơng báo tin tour nước cho khách hàng tới điểm bán vé tour công ty Đồng thời trung tâm điều hành du lịch, hàng ngày nhận thông tin báo khách du lịch tyến từ địa điểm bán vé tour công ty, cuối ngày tập hợp thơng tin để trực tiếp điều hành xe hướng dẫn du lịch đón khách tour cho ngày tới 1.3.2 Nghiệp vụ phận thực tập - Có thể đại diện cơng ty giới thiệu dịch vụ, thương thảo hợp đồng với khách hàng 10 + Chỉ xếp xong nơi vấn đề liên quan hướng dẫn viên phòng 2.3.2 Tổ chức phục vụ ăn uống Việc tổ chức ăn uống theo thực đơn nhà hàng hợp đồng với công ty du lịch lữ hành - Chuẩn bị: + Hướng dẫn viên kiểm tra gọi điện thông báo cho nhà hàng thơi gian ăn + Trước đưa khách đến bàn ăn, hướng dẫn viên cần kiểm tra cách thức bố trí bàn ăn, số lượng phần cung cấp - Phục vụ ăn: + Hướng dẫn viên đưa khách ngồi vào bàn ăn theo xếp + Những thơng tin thực đơn, số lượng ăn, khả đặt thêm ăn hướng dẫn viên kết hợp với nhân viên nhà hàng thông báo rõ ràng trước mời khách thưởng thức + Theo dõi kiểm tra phục vụ ăn uống cho khách, đảm bảo đầy đủ khách khơng cần thêm chúc khách ăn ngon miệng - Kết thúc nhà hàng + Hướng dẫn viên toán sau kết thúc hoạt động ăn uống Các khoản chi phí phục vụ thêm hợp đồng, hướng dẫn viên cần thơng báo cho khách tốn + Nắm bắt tâm lý, thái độ khách sau ăn để có hướng xử lí, điều chỉnh thích hợp lần ăn 2.4 Tổ chức hoạt động hướng dẫn tham quan Tại điểm tham quan: - Tập hợp khách vị trí hợp lý để thơng báo nơi đỗ xe, thời gian dành cho khách tham quan Hướng dẫn viên gửi khách lại cho trưởng đoàn tiến hành mua vé, liên hệ với hướng dẫn viên điểm - Lựa chọn vị trí đứng thích hợp để dễ dàng quan sát đối tượng tham quan cho đoàn khách 21 - Thực hành hướng dẫn tham quan cách khoa học, phản ánh chủ đề chuyến tham quan, bố trí thời gian hợp lí đối tượng tham quan, quan sát tâm lí đoàn khách để nắm bắt phản ứng cảm xúc đoàn khách 2.5 Tổ chức hoạt động vui chơi giải trí dịch vụ khác 2.5.1 Tổ chức hoạt động vui chơi, giải trí Ngồi việc lưu trú, ăn uống, hướng dẫn viên cần tổ chức hoạt động vui chơi, giải trí cách phù hợp để tạo khơng khí sơi động, thú vị tạo tính đồn kết cho thành viên suốt hành trình tham quan… - Hướng dẫn viên hoạt náo xe với trò chơi hóm hĩnh với dẫn dắt hài hước Hướng dẫn viên, hay tổ chức giao lưu văn nghệ, kể chuyện hài,… - Hướng dẫn viên tổ chức gặp gỡ giao lưu hữu nghị văn hóa đồn khách với tập thể điểm du lịch, tổ chức hoạt động thi đấu thể thao hay đưa khách xem buổi biểu diễn văn nghệ, nghe ca nhạc hay tham dự vào ngày lễ địa phương nơi đoàn lưu trú để thực chuyến tham quan - Nếu hành trình tham quan dài ngày, Hướng dẫn viên cần tổ chức hoạt động teambuiding trời với trò chơi đồng đội kéo co, bịt mắt bắt dê,… 2.5.2 Tổ chức hoạt động khác Trong trình tham quan du lịch, khách du lịch thường có khoảng thời gian định nơi lưu trú Ở nơi lưu trú, khách cần có hoạt động thư giãn, văn nghệ, thể thao, mua sắm quan sát tìm hiểu cảnh quan, dân cư gần cận, Chính vậy, hướng dẫn viên cần tìm hiểu tổ chức hoạt động, dịch vụ bổ sung cho khách sau: - Hướng dẫn viên cần tổ chức cho khách thưởng thức chương trình văn nghệ định phù hợp với thời gian tâm lí khách - Nếu thời gian lưu trú, nghỉ nghơi, tham quan đồn khách có hoạt động thi đấu thể thao, hội hè hay hoạt động kỉ niệm ngày lễ,… HDV cần tìm hiểu đưa khách tới thưởng thức, tham dự nhằm giúp khách hiểu vùng đất, người văn hóa mà họ tham quan du lịch - Hướng dẫn viên tổ chức sinh nhật cho khách thời gian tham quan để tăng cường thân ái, quý mến khách du lịch hướng dẫn viên Hướng dẫn viên chuẩn bị quà nhỏ hoa tươi với lời chúc mừng trang trọng kiểu với thành viên đồn có ngày sinh nhật, 22 việc làm nên có mặt đồn hay đa số thành viên nhằm tác động tốt đẹp đến đoàn khách - Hướng dẫn viên cần tìm hiểu giới thiệu cho khách dịch vụ bổ sung nơi lưu trú khách massage, bể bơi, phòng thể thao, quầy ba, quầy bán đồ lưu niệm, - Hướng dẫn viên cần tìm hiểu thơng tin, giúp đỡ khách việc mua sắm đồ thủ công mỹ nghệ truyền thống lạ mắt, độc đáo mặt hàng đặc trưng địa phương,… - Hướng dẫn viên tìm hiểu thêm dịch vụ bổ sung khác thông tin liên lạc, thuê phương tiện để dạo chơi tự do,… - Với khả hiểu biết tâm lí khách du lịch, thành thạo nghiệp vụ động sáng tạo hướng dẫn viên đảm bảo thành công công tác tổ chức dịch vụ bổ sung phục vụ khách du lịch 2.6 Tổ chức tiễn khách thu thập ý kiến khách hang - Khi chuyến du lịch kết thúc, khách du lịch quay trở lại nơi cư trú thường xuyên họ du lịch tiếp Đó thời điểm hướng dẫn viên du lịch tổ chức việc tiễn khác Tổ chức việc tiễn khách cần thực cách chu đáo, ân cần đón khách Hướng dẫn viên du lịch cần thực q trình sau - Vào tối ngày hơm trước Hướng dẫn viên phải thông báo cho khách báo thức, trả phòng xe lăn bánh lại thành phố Hướng dẫn viên liên hệ với tiếp tân nhờ báo thức - Hướng dẫn viên tranh thủ ký xác nhận tốn tiền phòng - Vào buổi sáng trước trả phòng, hướng dẫn viên phải có mặt quầy tiếp tân để rước khách để khách xuống ln sẵn sàng giúp đỡ khách hỏi thăm sức khỏe chào buổi sáng để khách yên tâm - Sau trả phòng xong hướng dẫn viên kiểm tra hành lý, hỏi thăm xem khách có để quên lại khách sạn hay khơng, sau khách mang hành lý xe khởi hành, Hướng dẫn viên không quên chào tạm biệt khách sạn - Trên đường cung đường hướng dẫn viên phải thuyết minh làm việc ngày khác, lặp lại cung đường cũ hướng dẫn viên thuyết minh bổ sung hay hoạt náo sơ sơ xe, giới thiệu tour tuyến công ty Về gần tới nơi hẹn trả khách, hướng dẫn viên tranh thủ nói lời chia tay, nói lời cảm ơn du khách hẹn gặp lại khách chuyến lần sau 23 mời trưởng đồn hay vị khách lên phát biểu cảm nhận sau tham gia chuyến - Nếu khách lẻ ta gửi phiếu góp ý cơng ty để lấy ý kiến khách chất lượng dịch vụ phong cách hướng dẫn viên, để qua cơng ty biết dịch vụ được, dịch vụ chưa để nhanh chóng kịp thời sữa chửa bổ sung chất lượng để hoàn thiện nâng cao chất lượng phục vụ - Thông báo điểm trả khách hỗ trợ gọi taxi cho khách, dặn tránh để quên hành lý xe 2.7 Những công việc sau chuyến - Lập báo cáo - Thanh toán khoản tiền - Giải vấn đề liên quan (nếu có) 2.8 Tour thực tế Chương trình: Tam Kì - Đà Nẵng- Hội An Thời gian: ngày (20/04/2019) Số lượng khách: 90 (khách đoàn) Hướng dẫn viên: Trước chương trình: Hướng dẫn viên: hướng dẫn viên nhận, bàn giao chương trình từ cơng ty, kiểm tra chương trình, hỏi góp ý với điều hành thấy có điểm khơng phù hợp Sau nhận chương trình, hướng dẫn viên gọi điện xác nhận với khách: tên, số điện thoại hướng dẫn viên; đón khách, trang phục phù hợp… Để lại tin nhắn cần thiết Thực tập sinh: Gọi điện với hướng dẫn viên phân công thực tập, xin chương trình để chuẩn bị Trong chương trình: Ngày 20/4/2019: Đón đoàn điểm hẹn 6h30: Hướng dẫn viên xe có mặt trước đồn 30 phút, kiểm tra lại thơng tin đến điểm hẹn đón khách 7h00: Kiểm tra số lượng khách thực tế so với danh sach đoàn, mời khách lên xe, phát mũ công ty, phát nước cho khách Khởi hành Đà Nẵng Sau xe bắt đầu khởi hành ổn định chỗ ngồi cho khách cho hướng dẫn viên, giới thiệu 24 thân làm quen – giao lưu với khách Khi gần đến điểm tham quan hướng dẫn viên giới thiệu sơ lược điểm tham quan cho đoàn tham quan hiểu thêm thông tin điểm đến Thông báo với đoàn thời gian tham quan điểm tham quan cho đoàn tham quan 8h30: Đoàn tham quan bảo tàng quân khu V: Nơi trưng bày lưu giữ vật ghi dấu thời oanh liệt dân tộc ta kháng chiến chống giặc ngoại xâm Tại đoàn thuyết minh viên điểm giới thiệu rõ điểm tham quan 1h30 Nếu đồn học sinh hướng dẫn viên cần phải quan sát theo dõi trách trường hợp bị lạt hay tự tách khỏi đoàn; đồn người lớn để đồn tự tham quan Bảo tàng quân khu V-Đà Nẵng 10h00: Mời khách lên xe, kiểm tra số lượng khách Đoàn khởi hành ăn trưa Phố cổ Hội An 25 11h00: Tới nhà hàng, hỏi nhân viên nhà vệ sinh đâu cho khách Sau hỏi nhân viên đồn ăn đâu, xếp bàn ăn 10 người, kiểm tra thực đơn, kiểm tra ăn mang lên có với thục đơn hay khơng, sau nhân viên mang lên khoảng hướng dẫn viên ăn Sau ăn trưa xong đưa đoàn tham quan khu du lịch sinh thái trải nghiệm ngày làm vườn Hướng dẫn viên dẫn đoàn cánh đồng bác nông dân tham gia sản xuất Trong trình làm việc, đồn hướng dẫn cách trồng chăm sóc cách thu hạch loại rau, loại ăn trái, cảnh giảng giải trình hình thành phát triển cây, giúp đoàn hiểu rõ trải nghiệm thực tế Cùng thưởng thức nước uống rau 15h00: Hướng dẫn viên tổ chức trò chơi Dân Gian giúp đồn hoạt động phát huy khả Các trò chơi dân gian 16h30: Xe đưa đoàn lại Quảng Nam lúc hoạt náo xe Trên đường đoàn ghé ăn mỳ gà Thăng Bình 17h30: Đưa đồn điểm xuất phát ban đầu Trên đường hướng dẫn viên nói vời kết thúc tour, chào tạm biệt đồn, nói lời cảm ơn đồn cảm nghĩ chuyến 26 PHẦN THỰC TẬP NGHIỆP VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN 3.1 Tìm hiểu quy trình nghiệp vụ tổ chức kiện - Giai đoạn trước diễn kiện: + Hiểu biết thương hiệu/ nhãn hiệu chủ đầu tư tổ chức kiện + Nghiên cứu yếu tố ảnh hưởng liên quan đến kiện mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực, … + Hình thành chủ đề lập kế hoạch tổng thể cho kiện + Chuẩn bị tổ chức kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách, … + Xúc tiến quảng bá kiện - Giai đoạn thực kiện: + Tổ chức đón tiếp khai mạc kiện + Tổ chức điều hành diễn biến kiện + Tổ chức phục vụ ăn uống kiện + Tổ chức phục vụ lưu trú vận chuyển kiện + Tổ chức thực hoạt động phụ trợ kiện + Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà kiện hướng tới - Kết thúc kiện giải công việc sau kiện bao gồm: + Xúc tiến quảng bá kiện + Quan hệ với nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho kiện + Quản trị tài tổ chức kiện + Chăm sóc khách hàng 3.2 Thực lập kế hoạch tổ chức kiện (hội nghị khách hàng, chương trình du lịch lữ hành, …) Bước 1: Xác định loại kiện mà bạn muốn làm Trước lập kế hoạch tổ chức kiện, bạn cần xác định xem kiện làm kiện gì: Lễ khởi cơng - động thổ, Lễ khánh thành - khai 27 trương, Việc xác định loại kiện làm quan trọng, giúp bạn định hướng hình dung hạng mục công việc làm kiện Bước 2: Xác định mục tiêu kiện kết đạt Xác định mục tiêu kiện: tổ chức kiện bạn muốn quảng cáo sản phẩm, quảng bá thương hiệu để tri ân khách hàng nhà cung cấp sử dụng sản phẩm, dịch vụ cơng ty Cũng để mắt sản phẩm mới, công nghệ mới, hay nhà máy mới, Và điều quan trọng tạo ấn tượng với người tham gia kiện Bước 3: Xác định ngày tổ chức kiện Xác định ngày tổ chức kiện quan trọng Có thể lấy ví dụ lễ khởi cơng - động thổ theo quan niệm người Việt Nam nghi lễ khởi đầu mang tính trang trọng nên việc lựa chọn ngày đẹp, hợp với tuổi chủ đầu tư quan trọng, tượng trưng cho khởi đầu may mắn suôn sẻ Bước 4: Hãy xem xét vị trí sở vật chất phù hợp để tổ chức kiện Xác định việc sử dụng không gian xếp chỗ ngồi chỗ trống cần thiết cho kiện hay hoạt động Quyết định người chịu trách nhiệm để đảm bảo sở vật chất Bước 5: Hãy xem xét thiết lập quan hệ đối tác với tổ chức khác người dân hỗ trợ việc thực kiện Xác định vai trò xác định định quan trọng Bước 6: Tạo khoản ngân sách cho kiện Xác định nguồn khoản doanh thu chi phí tiềm Rà sốt để chi phí thật thực tế cần thiết cập nhật doanh thu Sự kiện tổ chức cần phù hợp với ngân sách công ty Bước 7: Dự kiến thời gian kiện Vạch tất định cần thiết / hoạt động theo thứ tự từ điểm xem xét ban đầu để định hoàn thành định thực thi Thông báo thời gian để tất người tham gia thực kiện Bước 8: Xác định định quan trọng, tham khảo mẫu kế hoạch tổ chức kiện - Xác định thứ tự hoạt động cần phải xảy kiện hay hoạt động - Xác định xem thực thực chương trình nghị - Xác định chủ đề thông tin chia sẻ 28 - Quyết định khung thời gian cho thuyết trình hay nói - Quyết định loại thông tin liên lạc nên phối hợp với dẫn chương trình, cần phải xảy chịu trách nhiệm thực theo dõi - Xác định thiết bị cần thiết cho kiện hay hoạt động - Xác định nguồn tiềm để đảm bảo thiết bị cần thiết - Đánh giá chi phí thiết bị - Quyết định chịu trách nhiệm nhận trả thiết bị - Xác định tài liệu cần thiết, xác định nguồn tiềm mua chúng - Quyết định người chịu trách nhiệm thu mua, chuẩn bị lưu trữ vật liệu - Xác định người nhận giải thưởng - Quyết định danh mục giải thưởng xác định nguồn để mua chúng - Quyết định người chịu trách nhiệm mua giải thưởng - Xác định phương pháp sử dụng để công bố công khai kiện hoạt động - Quyết định người chịu trách nhiệm phát hành tờ rơi, thông cáo báo chí, email - Quyết định người liên lạc cho yêu cầu thông tin công khai kiện hay hoạt động - Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến loại thông tin kiện hay hoạt động - Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người tổ chức để kiện tổ chức trơn chu Bước 9: Hãy xem xét bổ sung nhân sự, mặt hàng cần thiết - Lễ tân - PG - Ca sỹ - MC - Thực phẩm - Âm nhạc - Huy chương, hoa - Nhiếp ảnh, video - Dụng cụ làm 29 Bước 10: Bạn lên kế hoạch tốt sẵn sàng để thực 3.3 Thực công tác chuẩn bị kiện, tiến hành tổ chức kiệnI 3.3.1 Công tác chuẩn bị kiện a Bộ phận hậu cần - Chuẩn bị đạo cụ biểu diễn, vật dụng trang trí, quà tặng khách hàng - Chuẩn bị ẩm thực (nếu có) b Bộ phận truyền thơng - Viết bài, đăng bài, chăm sóc khách hàng trước sau kiện - Gửi thư mời (nếu có) c Bộ phận kĩ thuật - Chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng phù hợp với chương trình - In ấn giấy mời, panol, background, standy… 3.3.2 Công tác tiến hành tổ chức kiện a Trước kiện - Tập hợp nhân lực tham gia tổ chức kiện, phân chia công việc cụ thể cho cá nhân, phận - Khảo sát địa điểm - Liên hệ bên liên quan (các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ: âm thanh, ánh sáng, ẩm thực; nghệ sĩ biểu diễn…) - Kiểm sốt q trình thiết kết, in ấn Bandrol, backdrop… - Thực truyền thông cho kiện - Sắp xếp mời khách, phương tiện lại - Dàn dựng – lắp đặt - Chuẩn bị phương án dự phòng xử lý rủi ro xảy - Tổng duyệt chương trình… Nhiệm vụ người quản lý kiện phân công công việc, quy định thời hạn cụ thể cho hạng mục công việc, theo dõi tiến độ thực hiện… để đảm bảo công tác chuẩn bị tiến hành tốt b Trong kiện 30 Trong trình kiện diễn ra, người quản lý chịu trách nhiệm điều hành hoạt động thông qua hệ thống máy đàm với nhân viên hỗ trợ đảm bảo kiện diễn dự tính, làm hài lòng người tham dự lẫn khách hàng/công ty c Sau kiện - Tiến hành thu dọn trường, bàn giao địa điểm - Trao trả thiết bị, vật dụng thuê mượn từ nhà cung cấp 3.4 Công tác hậu kiện, tổng kết, đánh giá chăm sóc khách hàng 3.4.1 Tổng kết đánh giá - Tính tốn thù lao cho nhân sự kiện, toán chi phí cho bên liên quan, hạng mục chi phí phát sinh thêm bớt - Tổng kết hồn thành, chưa hồn thành, đo lường hiệu quả: Bao nhiêu người tham dự, phản hồi khách hàng Và rút kinh nghiệm để lần tổ chức kiện sau tốt - Tổng kết công tác quảng cáo, truyền thơng 3.4.2 Chăm sóc khách hàng - Liên hệ trực tiếp gián tiếp để thăm hỏi cảm nhận khách hàng - Lấy phiếu nhận xét, ý kiến khách hàng - Tặng chương trình khuyến tương lai (nếu có) 31 PHẦN KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Nhận xét, đánh giá tổng thể chương trình thực tập Trải qua thời gian thực tập tuần công ty TNHH Sao Phương Nam Travel chúng em học tập rèn luyện kĩ ngành nghề mà chúng em lựa chọn Tại chúng em anh chị công ty tận tình giúp đỡ Sau chuyến tour thực tế chúng em lại rút cho học kinh nghiệm giúp chúng em cảm thấy tự tin dẫn tour Chúng em biết ơn anh Huỳnh Quang anh chị công ty tạo nhiều hội chúng em áp dụng kiến thức học trường vào chuyến thực tế Thời gian thực tập dài đủ để chúng em học hỏi tích luỹ số kinh nghiệm, sẵn sàng cho bước Qua thời gian thực tập chúng em có điều kiện làm quen tiếp xúc với môi trường mới, môi trường học đường mà tơi có năm qua, mơi trường hồn tồn lạ lẫm khơng chúng em mà nhiều sinh viên khác Trong thời gian này,chúng em học hỏi nhiều điều từ phong cách làm việc nghiêm túc, thái độ làm việc nhiệt tình mơi trường làm việc động Ngồi chúng em rút nhiều kinh nghiệm thơng qua cơng việc giao tình xảy trình làm việc Trong trình thực tập chúng em có điều kiện tiếp xúc thực tế với cơng việc ngành nghề mình, có điều kiện áp dụng kiến thức học vào thực tế Những kiến thức hai năm ngồi ghế nhà trường đưa vào thực tiễn giúp chúng em tự tin trường lập nghiệp Qua thời gian chúng em hiểu sâu sắc ngành nghề lựa chọn, để khẳng định hướng nghiệp chúng em năm qua phù hợp đắn Với thời gian thực tập chúng em có nhiều điều kiện để mở rộng mối quan hệ xã hội, mà kinh doanh đặc biệt du lịch ý nghĩa mối quan hệ có ý nghĩa quan trọng Khi thực tập, chúng em khơng có mối quan hệ với cơng ty thực tập mà đối tác, bạn hàng, khách hàng công ty 32 4.2 Những khó khăn thuận lợi thời gian thực tập - Khó khăn: + Chúng em chưa có nhiều kinh nghiệm cách sale tour giới thiệu tour cho công ty trường học + Vì trường học thành phố Đà Nẵng nên sinh viên trọ khó khăn việc lại thực tập doanh nghiệp xa - Thuận lợi: + Trong thời gian thực tập cơng ty chúng em anh chị cơng ty dẫn giúp đỡ tận tình + Chúng em tạo điều kiện trải nghiệm thực tế với tour du lịch city tour + Được anh chị dẫn cho cách để xây dựng chương trình tour du lịch, tính giá chương trình tour, học hỏi trực tiếp sale tour trường học, quan 4.3 Đề xuất biện pháp nhằm giúp đỡ nhà trường cải thiện cách tổ chức tốt cho sinh viên khóa sau Nhà trường thầy cô quan tâm giúp đỡ cho chúng em, tạo nhiều hội cho chúng em thực tập, ứng dụng thực tiễn thông qua chuyến tham quan thực tế hàng năm Có thể nói, đợt thực tập hội cuối mà nhà trường thầy cô mở cho chúng em thử thách thể kiến thức học vào thực tiễn làm việc Do chúng em đợt thực tập có ý nghĩa lớn, nâng bước cho chúng em chập chững trường Qua đây, chúng em xin đưa số ý kiến đề xuất sau: - Đợt thực tập nhiều hội mở cho chúng em có điều kiện cọ sát với thực tế công việc ngành nghề Tuy nhiên chúng em nhận thấy năm tháng học trường cao đẳng có lần vào thực tập công ty du lịch Qua mong nhà trường, nhà trường thầy giáo, cô giáo tạo nhiều hội thực tế để chúng em thực làm quen không khỏi bỡ ngỡ làm 4.4 Đề xuất biện pháp nhằm giúp đỡ công ty cải thiện cách tổ chức tốt cho sinh viên khóa sau: Cơng ty du lịch Sao phương Nam tạo điều kiện giúp đỡ mở rộng tiếp nhận sinh viên thực tập Trong q trình thực tập cơng ty phận có tinh thần giúp đỡ bảo cho sinh viên, hướng dẫn sinh viên làm quen với cơng việc Tuy nhiên, chúng em có số ý kiến xin đưa với công ty sau: 33 - Công ty tạo điều kiện giúp đỡ sinh viên thực tập thực tế nữa, giao cho sinh viên nhiều việc có liên quan cụ thể đến ngành nghề - Công ty cán nhân viên hướng dẫn sinh viên cụ thể Vì bước vào công ty sinh viên lạ lẫm chưa hiểu biết việc cần phải làm, bước cần có dìu dắt - Chính tâm lí lạ lẫm, ngại ngùng, bỡ ngỡ vào công ty nên sinh viên mong nhận động viên khích lệ thái độ nhiệt tình, ân cần cán bộ, nhân viên công ty 34 KẾT LUẬN Sau năm ngồi ghế nhà trường đến hôm chúng em sinh viên tốt nghiệp trường với bước ngoặc lớn đời lập nghiệp Hành trang theo chúng em trường tâm huyết thầy giáo, cô giáo, kiến thức tích lũy giảng đường, hội mà nhà trường thầy cô giáo dành cho chúng em qua đợt thực tế, thực tập Và đợt thực tập đợt thực tập có ý nghĩa chúng em sinh viên khóa khác Em xin cảm ơn thầy thầy cô cho em học tập, rèn luyện mơi trường tuyệt vời Em cảm thấy may mắn thầy cô tạo điều kiện công ty du lịch Sao Phương Nam Qua đây, chúng em xin gửi lời cảm ơn đến Công ty du lịch Sao Phương Nam nơi tiếp nhận chúng em vào thực tập Chúng em cảm ơn anh Huỳnh Quang chị tận tình giúp đỡ suốt tập vừa qua 35 ... Anh người tạo hội cho chúng em thực tập tiếp xúc với thực tế PHẦN TÌM HIỂU VỀ DOANH NGHIỆP THỰC TẬP VÀ NGHIỆP VỤ HƯỚNG DẪN DU LỊCH 1.1 Tổng quan doanh nghiệp thực tập (sự hình thành phát triển;... khách du lịch 2.6 Tổ chức tiễn khách thu thập ý kiến khách hang - Khi chuyến du lịch kết thúc, khách du lịch quay trở lại nơi cư trú thường xuyên họ du lịch tiếp Đó thời điểm hướng dẫn viên du lịch. .. du lịch khách định trước - Nắm tài liệu tuyến du lịch đồ dẫn tuyến điểm du lịch, tài liệu chi tiết tuyến điểm chương trình - Nhận tài liệu phục vụ hoạt động hướng dẫn du lịch, giấy ủy quyền hướng