Hoàn thiện công tác tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính ở cty TNHH hoàng thắng

Luận văn tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Tháng 11/2006 thức đánh dấu kiện quan trọng trình hội nhập toàn cầu Việt Nam với việc trở thành thành viên thức tổ chức Thương Mại Thế Giới WTO Từ mở khơng hội phát triển thách thức to lớn doanh nghiệp nước ta Yêu cầu hội nhập phát triển mạnh mẽ kinh tế đất nước đòi hỏi thơng tin tài phải có chất lượng ngày cao là: Tính trung thực, tính xác, mức độ tin cậy, hợp lý, hợp pháp tính cấp thiết Để đảm bảo việc xử lý thông tin với khối lượng ngày lớn, mức độ phức tạp ngày cao mà đảm bảo yêu cầu thực vấn đề nan giải nhà quản lý doanh nghiệp Mặt khác, năm gần với phát triển tiến Công nghệ thông tin nước nhà, việc ứng dụng Máy vi tính (MVT) cơng tác kế tốn thực vấn đề quan tâm đặc biệt doanh nghiệp Việt Nam Xuất phát từ mạnh việc xử lý thơng tin nhanh, xác, tiện dụng … MVT nên hầu hết DN sử dụng MVT ứng dụng phần mềm kế tốn (PMKT) cơng tác kế tốn Yêu cầu đặt cho nhà kế toán, chuyên gia CNTT phải nghiên cứu, thiết kế, sản xuất PMKT có tính ưu việt mà đòi hỏi phải tổ chức cơng tác kế tốn cho hợp lí Từ thực tế đó, sau thời gian thực tập Cơng ty TNHH Hồng & Thắng, giúp đỡ tận tình Thạc sỹ Đặng Thế Hưng anh chị nhân viên phòng kế tốn Cty TNHH Hồng & Thắng, Luận văn tốt nghiệp em hoàn thành với tên đề tài: “Hồn thiện cơng tác tổ chức kế tốn điều kiện ứng dụng máy vi tính Cty TNHH Hồng & Thắng ” Nguyễn Ngọc Bách K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp Ngoài phần mở đầu kết luận, bố cục Luận văn gồm chương: Chương I: Lý luận chung tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp điều kiện ứng dụng Máy vi tính Chương II: Thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn Cơng ty TNHH Hồng & Thắng điều kiện ứng dụng máy vi tính Chương III: Phương hướng - Biện pháp đề xuất nhằm hoàn thiện việc tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng Máy vi tính Cơng ty TNHH Hồng & Thắng Do thời gian thực tập có hạn, kinh nghiệm trình độ thân chưa nhiều nên luận văn khơng thể tránh khỏi thiếu sót định Kính mong nhận góp ý kiến thầy để luận văn hồn thiện Em xin chân thành cám ơn Thạc sỹ Đặng Thế Hưng, ban lãnh đạo anh chị phòng kế tốn cơng ty tận tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài Nguyễn Ngọc Bách K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN Ở DOANH NGHIỆP TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG MÁY VI TÍNH - Vai trò, nhiệm vụ, ý nghĩa yêu cầu tổ chức cơng tác kế tốn quản lý doanh nghiệp 1.1.1 - Một số khái niệm Kế toán Kế tốn cơng cụ phục vụ quản lý kinh tế, gắn liền với hoạt động quản lý xuất với hình thành đời sống kinh tế xã hội loài người Cùng với phát triển xã hội loài người tiến khoa học kỹ thuật, kế tốn - mơn khoa học có thay đổi, phát triển khơng ngừng nội dung, phương pháp… để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày cao sản xuất xã hội Trong tài liệu, sách kinh tế gặp định nghĩa, nhận thức kế toán phạm vi, góc độ khác Giáo sư, tiến sỹ Robet Anthony - nhà nghiên cứu lý luận kinh tế tiếng trường đại học Harward Mỹ cho rằng: “Kế tốn ngơn ngữ kinh doanh” Giáo sư, tiến sỹ Grene Allen Gohlke Viện đại học Wisconsin lại định nghĩa: “Kế toán khoa học liên quan đến việc ghi nhận, phân loại, tóm tắt giải thích nghiệp vụ tài tổ chức, giúp cho Ban giám đốc vào đề định kinh tế” Trong sách “Nguyên lý kế toán Mỹ”, Ronnanld.J.Thacker nêu quan điểm kế tốn xuất phát từ việc cung cấp thông tin cho công tác quản lý Theo Ronnanld.J.Thacker thì: “Kế tốn phương pháp cung cấp thơng tin cần thiết cho quản lý có hiệu để đánh giá hoạt động tố chức” Các tổ chức kế toán, kiểm toán quốc tế nêu khái niệm kế toán sau: Nguyễn Ngọc Bách K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp Theo uỷ ban thực hành Kiểm toán Quốc tế (International Auditing Practices Committee) thì: “Một hệ thống kế tốn hàng loạt loại nhiệm vụ doanh nghiệp mà nhờ hệ thống nghiệp vụ xử lý phương tiện trì ghi chép tài chính” Khi định nghĩa Kế tốn, Liên đồn kế tốn quốc tế (IFAC) cho rằng: “Kế toán nghệ thuật ghi chép, phân loại, tổng hợp cách riêng có khoản tiền, nghiệp vụ kiện mà chúng có phần tính chất tài trình bày kết nó” Trong điều lệ tổ chức kế tốn Nhà nước ban hành theo QĐ số 25HĐBT(nay phủ) có khẳng định: “Kế tốn cơng cụ quan trọng để tính tốn, xây dựng kiểm tra việc chấp hành quản lý hoạt động, tính tốn kinh tế kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư tiền vốn nhằm bảo vệ chủ động sản xuất, kinh doanh chủ động tài cho tổ chức, xí nghiệp…” Trong luật kế tốn có nêu: “Kế tốn việc thu thập xử lý, kiểm tra, phân tích cung cấp thơng tin kinh tế, tài hình thức giá trị, vật thời gian lao động” Các khái niệm kế toán nêu cho ta thấy nhận thức, quan niệm kế tốn phạm vi, góc độ khác gắn liền kế tốn với cơng việc phục vụ cho công tác quản lý Do vậy, kế tốn cơng cụ khơng thể thiếu hệ cơng cụ quản lý kinh tế, kế tốn khoa học thu nhận, xử lý cung cấp toàn thông tin Tài sản vận động tài sản, hoạt động kinh tế tài đơn vị, nhằm kiểm tra, giám sát toàn hoạt động kinh tế, tài đơn vị 1.1.2 Vai trò Kế tốn tài cơng tác quản lí Mục đích kế tốn tài thu thập xử lý, cung cấp thông tin cần thiết cho đối tượng sử dụng khác với mục đích khác để định quản lý phù hợp Qua nói lên vai trò quan trọng kế tốn tài cơng tác quản lý vi mô vĩ mô nhà nước Cụ thể sau: Nguyễn Ngọc Bách K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp Sản phẩm cuối kế toán tài hệ thống báo cáo tài chính, chứa đựng thông tin cần thiết cho đối tượng sử dụng đề định quản lý phù hợp với mục đích sử dụng thơng tin Các đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn tài xử lý, tổng hợp cung cấp chia thành: - Các nhà quản lý doanh nghiệp - Những đối tượng có lợi ích trực tiếp - Những đối tượng có lợi ích gián tiếp Các nhà quản lý doanh nghiệp: Chủ doanh nghiệp, Ban giám đốc, Hội đồng quản trị, trình định quản lý họ nghiên cứu thông tin trình bày báo cáo kế tốn để tìm câu trả lời cho câu hỏi khác nhau: - Năng lực sản xuất đơn vị nào? - Đơn vị SXKD có lãi hay khơng? - Tình hình cơng nợ khả tốn cơng nợ? - Hàng tồn kho nhiều hay ít? - Quy mô sản xuất nên thu hẹp hay mở rộng? - Có nên chuyển hướng kinh doanh hay khơng? - Có thể tăng giá trị sản phẩm hay sản xuất giới thiệu sản phẩm hay không? …… Như vậy, thơng qua thơng tin báo cáo tài cung cấp, nhà quản lý doanh nghiệp biết tình hình sử dụng loại tài sản, lao động vật tư tiền vốn, tình hình chi phí kết hoạt động SXKD… nhằm phục vụ cho việc điều hành, quản lý kịp thời việc phân tích, đánh giá tình hình, kết hoạt động SXKD, tính hiệu quả, đắn giải pháp quản lý đề thực q trình SXKD… nhằm phục vụ cho việc điều hành, quản lý kịp thời việc phân tích, đánh giá tình hình kết hoạt động sản xuất kinh doanh cúa doanh nghiệp từ mà đề biện pháp, định phù hợp phương hướng phát triển cúa doanh nghiệp Nguyễn Ngọc Bách K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp Những đối tượng có lợi ích trực tiếp thơng tin kế tốn cung cấp chủ đầu tư, chủ nợ, cổ đông, đối tác liên doanh Căn vào thơng tin kế tốn doanh nghiệp họ định đầu tư, cho vay, góp vốn nhiều hay ít, đầu tư vào lĩnh vực nghành nghề nào, sách đầu tư sao? Các chủ nợ định cho vay phù hợp với đặc điểm, tình hình phát triển doanh nghiệp thơng qua thơng tin báo cáo kế tốn doanh nghiệp, họ định cho vay nhiều hay ít,vay với điều kiện lãi suất nào, chủ hàng có bán hàng cho doanh nghiệp theo phương thức trả chậm hay khơng? Những đối tượng có lợi ích gián tiếp tới thơng tin kế tốn, quan quản lý chức năng: Thuế, tài chính, thống kê… Chính phủ…Các quan quản lý chức nhà nước dựa vào thơng tin kế tốn tài cung cấp để kiểm tra, giám sát hoạt động SXKD doanh nghiệp để kiểm tra việc chấp hành, thực sách, chế độ quản lý kinh tế tài chính, để quản lý điều hành thống toàn kinh tế quốc dân Cũng sở thơng tin kế tốn tài doanh nghiệp mà quan quản lý chức năng, quan ban hành sách, chế độ tổng hợp nghiên cứu hồn thiện sách chế độ quản lý hành đề sách, chế độ thích hợp nhằm thực kế hoạch đường lối phát triển nhanh chóng toàn diện kinh tế quốc dân 1.1.3 Nhiệm vụ Kế tốn tài doanh nghiệp Điều Luật kế toán quy định nhiệm vụ kế toán bao gồm: - Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế tốn theo đối tượng nội dung cơng việc kế toán, theo chuẩn mực chế độ kế toán - Kiểm tra, giám sát khoản thu chi tài nghĩa vụ thu, nộp tốn nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản nguồn hình thành tài sản, phát ngăn ngừa hành vi vi phạm pháp luật tài chính, kế toán Nguyễn Ngọc Bách K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp - Phân tích thơng tin, số liệu kế tốn, tham mưu, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị định kinh tế, tài đơn vị kế tốn - Cung cấp thơng tin, số liệu kế toán theo quy định pháp luật Căn vào nghiệp vụ quy định cho kế tốn nói chung, kế tốn tài doanh nghiệp xác định nhiệm vụ cụ thể phù hợp với chức u cầu kế tốn tài doanh nghiệp 1.1.4 u cầu Kế tốn tài doanh nghiệp Để phát huy vai trò quan trọng cơng tác quản lý, cung cấp thơng tin hữu ích cho đối tượng sử dụng, kế toán phải đảm bảo yêu cầu quy định điều Luật Kế toán, gồm yêu cầu sau: - Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán báo cáo tài - Phản ánh kịp thời, thời gian quy định thơng tin, số liệu kế tốn - Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu xác thơng tin, số liệu kế toán - Phản ánh trung thực trạng chất việc nội dung giá trị nghiệp vụ kinh tế tài - Thơng tin, số liệu kế toán phải liên tục - Phân loại xếp thơng tin số liệu kế tốn theo trình tự, hệ thống Nội dung Điều Luật kế toán thể yêu cầu kế toán quy định CMKTVN số 01 “ Chuẩn mực chung” là: Trung thực; khách quan; đầy đủ; kịp thời; dễ hiểu so sánh .2 Nguyên tắc, nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp 1.1.3 Nguyên tắc tổ chức cơng tác kế tốn Để phát huy chức vai trò quan trọng cơng tác quản lý hoạt động SXKD doanh nghiệp, đòi hỏi phải tổ chức cơng tác Kế tốn tài khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin cách kịp thời, đầy đủ trung thực, đáp ứng yêu cầu chế quản lý kinh tế thị trường, định hướng XHCN Nguyễn Ngọc Bách K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp Để phù hợp đáp ứng yêu cầu chế quản lý kinh tế thị trường định hướng XHCN đòi hỏi việc tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp phải tn theo nguyên tắc sau: - Tổ chức công tác kế tốn tài phải quy định Luật kế toán Chuẩn mực kế toán - Tổ chức cơng tác kế tốn tài phải phù hợp với chế độ sách thể lệ văn pháp quy kế toán Nhà nước ban hành - Tổ chức cơng tác kế tốn tài phải phù hợp với đặc điểm hoạt động SXKD, hoạt động quản lý, quy mô địa bàn hoạt động doanh nghiệp - Tổ chức cơng tác kế tốn tài phải phù hợp u cầu trình độ nghiệp vụ chuyên môn đội ngũ cán quản lý, cán kế tốn - Tổ chức cơng tác kế tốn tài phải đảm bảo ngun tắc gọn nhẹ, tiết kiệm hiệu Những nguyên tắc phải thực cách đồng tổ chức thực tốt đầy đủ nội dung tổ chức cơng tác kế tốn tài doanh nghiệp 1.1.4 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp Tổ chức cơng tác kế tốn khoa học hợp lý điều kiện cần thiết để thực tốt chức năng, nhiệm vụ vai trò kế toán, đảm bảo chất lượng hiệu cơng tác kế tốn tổ chức Tổ chức cơng tác kế tốn việc tổ chức hệ thống yếu tố cấu thành công tác kế toán việc xác định mối quan hệ yếu tố để phát huy đầy đủ chức yếu tố hệ thống cho cơng tác kế tốn thực với hiệu cao Thực chất việc tổ chức cơng tác kế tốn tài doanh nghiệp việc tổ chức thực ghi chép, phân loại tổng hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung cơng tác kế tốn phương pháp khoa học kế tốn, phù hợp với sách chế độ quản lý kinh tế quy định, phù hợp với đặc điểm tình hình cụ thể doanh nghiệp để phát huy chức năng, vai trò quan trọng kế tốn quản lý vĩ mơ vi mơ kinh tế Nguyễn Ngọc Bách K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp Những nội dung việc tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp bao gồm : - Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán - Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp - Tổ chức hệ thống sổ kế toán - Tổ chức máy kế toán - Tổ chức kiểm tra kế toán - Tổ chức lập phân tích báo cáo kế tốn - Tổ chức trang bị, ứng dụng phương tiện kĩ thuật xử lí thơng tin .3 Sự cần thiết việc ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn Ngày nay, với phát triển kinh tế thị trường, quy mô hoạt động DN ngày lớn, mối quan hệ kinh tế rộng, tính chất hoạt động kinh doanh ngày phức tạp vấn đề thu nhận, xử lý cung cấp thơng tin kế tốn, tài DN ngày trở nên phức tạp khó khăn Để thu nhận, xử lý, cung cấp kịp thời khối lượng lớn thông tin cho đối tượng sử dụng thơng tin cần thiết phải ứng dụng cơng nghệ tin học vào cơng tác kế tốn Ứng dụng MVT cơng tác kế tốn thực vấn đề quan tâm doanh nghiệp Yêu cầu đặt cho nhà kế tốn, chun gia CNTT khơng phải nghiên cứu, thiết kế, sản xuất phần mềm kế tốn(PMKT) có tính ưu việt mà đòi hỏi phải tổ chức cơng tác kế tốn hợp lí Hiện hầu hết DN sử dụng MVT ứng dụng PMKT cơng tác kế tốn MVT có vai trò quan trọng với mạnh riêng nó: - Giúp cho việc thu nhận, tính tốn, xử lí cung cấp thơng tin cách kịp thời, nhanh chóng từ giảm thiểu cơng việc kế toán Khi sử dụng MVT cài đặt PMKT, chứng từ thiết kế sẵn máy nên nhân viên kế toán việc nhập số liệu cần thiết từ chứng từ gốc vào máy Hình thức kế tốn máy tính tự động theo chương trình cài đặt Nguyễn Ngọc Bách K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp máy thực khâu nhập chứng từ, tổng hợp, phân loại chứng từ, tính tốn, xử lý liệu chứng từ khâu in sổ kế toán báo cáo kế toán - Vấn đề phát sửa chữa sai sót thuận lợi số liệu sổ báo cáo tổng hợp trực tiếp từ số liệu chứng từ gốc Khi cần thiết phải sửa đổi chứng từ, số liệu báo cáo chi tiết báo cáo tổng hợp liên quan đến chứng từ, số liệu chương trình tự động tính tốn sửa chữa - Giúp cho công tác bảo quản lưu trữ số liệu kế toán lâu dài, an tồn tiện lợi - Tiết kiệm chi phí hạch tốn, đảm bảo nâng cao hiệu cơng tác kế tốn Nếu ứng dụng PMKT khối lượng cơng việc ít, lúc đội ngũ nhân viên phòng kế tốn giảm đi, chi phí khác phát sinh liên quan đến cơng tác kế tốn giảm nhiều - Tạo điều kiện để tổ chức tốt cơng tác phân tích hoạt động kinh tế hoàn thành tốt chức trách nhiệm vụ khác cán kế toán đặc biệt kế toán trưởng Bên cạnh đó, ứng dụng MVT xu hướng phù hợp với phát triển chung xã hội, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý kinh tế Tuy nhiên MVT thay hồn tồn cho người cơng việc kế tốn, cơng cụ trợ giúp cho kế tốn việc tính tốn, xử lý cung cấp thơng tin kế tốn với điều kiện MVT phải có chương trình PMKT phù hợp Như vậy, trang bị MVT cần thiết điều khiển MVT người, nhân viên kế tốn có chun mơn nghiệp vụ Chính vậy, DN cần phải quan tâm tìm hiểu phần mềm kế tốn để tìm phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp, mặt khác nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đào tạo nguồn nhân lực có trình độ, chun mơn vững vàng sử dụng thành thạo PMKT công việc Nguyễn Ngọc Bách 10 K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp Thứ nhất: Về việc tổ chức hình thức sổ kế tốn Có thể nói hình thức sổ kế tốn Nhật Ký Chung mà Cty TNHH Hoàng & Thắng áp dụng hình thức sổ phù hợp hình thức có ưu điểm trội thuận lợi cho việc nhập số liệu vào máy, kiểm soát nhanh sổ với chứng từ Thứ hai: Về việc tổ chức máy kế tốn Việc Cty TNHH Hồng & Thắng tổ chức máy kế tốn theo hình thức tập trung phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động cơng ty Việc cơng ty trang bị máy tính đại cho phòng kế toán thể quan tâm đặc biệt Ban Giám Đốc phòng kế tốn, từ cho thấy vai trò quan trọng cơng tác kế toán phát triển doanh nghiệp Sự phân cấp, phân nhiệm phòng kế tốn rõ ràng, kế toán trưởng người chịu trách nhiệm quản lí tổng hợp tồn hoạt động kế tốn, bên cạnh kế tốn trưởng phải chịu trách nhiệm trung thực xác tồn thơng tin phòng kế tốn cung cấp Các kế toán viên phân chia quyền hạn rõ ràng phải chịu trách nhiệm phần hành mà giao Sai sót xảy có kiểm tra, đối chiếu lẫn Thứ ba: Tổ chức hệ thống chứng từ Hệ thống chứng từ Cty TNHH Hoàng & Thắng thiết kế sẵn máy tính, kế tốn viên nhập liệu sau ghi vào sổ theo dõi chi tiết riêng nhập thông số cần thiết liên quan nên công việc nhập liệu giảm nhiều thao tác Mặt khác, chứng từ kế tốn sử dụng cơng ty lập theo quy định Bộ tài mã hố phù hợp với việc tổ chức thực cơng tác kế tốn máy vi tính Việc mã hố chứng từ theo phương pháp gợi nhớ tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán viên nhập liệu Thứ tư: Đối tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Nguyễn Ngọc Bách 77 K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp Dựa vào đặc điểm, tính chất, nghành nghề kinh doanh đơn vị khách hàng, Cty TNHH Hoàng & Thắng thiết lập hệ thống tài khoản kế toán thống áp dụng cho tồn cơng ty phù hợp, tn thủ quy định Bộ tài nội dung kết cấu tài khoản Trong điều kiện ứng dụng PMKT hệ thống tài khoản Cty TNHH Hoàng & Thắng áp dụng thiết thực, hợp lí, đáp ứng yêu cầu quản lí cơng ty Thứ năm: Về việc tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo tài lập theo chế độ quy định Bộ tài Báo cáo lưu chuyển tiền tệ chưa bắt buộc song Cty TNHH Hồng & Thắng lập, phản ánh việc hình thành sử dụng lượng tiền tệ phát sinh kỳ báo cáo, nguồn thơng tin hữu ích, sở để đánh giá khả tạo khoản tiền việc sử dụng khoản tiền tạo hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty Bên cạnh đó, hệ thống Báo cáo quản trị xây dựng đa dạng, phong phú, đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin nội cho ban lãnh đạo công ty việc định quản lí Thứ sáu: Cơng tác kiểm tra - Quản trị nguời dùng Kế toán trưởng thực phân quyền cho nhân viên kế toán đảm nhận phần hành kế toán liên quan, bảo quản, lưu trữ chứng từ, số liệu liên quan đến phần hành kế tốn mà đảm nhiệm quy định quyền khai thác sử dụng thông tin phần hành kế tốn cụ thể Nhưng có điều đáng ghi nhận vấn đề quản trị người dùng Cty TNHH Hồng & Thắng cơng ty thường xuyên mở lớp đào tạo ngắn hạn kế toán sử dụng MVT cho nhân viên phòng nghiệp vụ nói chung nhân viên kế tốn nói riêng, mà khơng trình độ chuyên môn nghiệp vụ nâng cao khả sử dụng làm chủ MVT ngày thành thạo 3.1.2 - Nhược điểm Nguyễn Ngọc Bách 78 K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp Bên cạnh ưu điểm, thành tích đạt cơng tác tổ chức kế tốn Cty TNHH Hồng & Thắng cúng khơng thể tránh khỏi hạn chế sau: - Việc mã hố tài khoản Cty TNHH Hồng & Thắng xây dựng sở mã hiệu tài khoản Bộ tài ban hành nhiên việc mã hố số tài khoản cấp TK154, TK131 có số bất cập Với lượng khách hàng thường xuyên mức 180 => 190 doanh nghiệp nên việc Cty TNHH Hồng & Thắng sử dụng mã hố theo số thứ tự TK154.01 => TK154.190 TK131.01 => TK131.190 chưa thực hợp lí Việc mã hố theo số thứ tự không tuân theo nguyên tắc gây khó khăn cho kế tốn Cty TNHH Hồng & Thắng việc tập hợp chi phí tính giá thành cho hợp đồng cung cấp dịch vụ theo dõi công nợ phải thu khách hàng Việc mã hoá khiến cho kế tốn viên khó lòng mà nhớ hết mã hiệu khách hàng hợp đồng thời gian nhập liệu liên quan đến hợp đồng tới khách hàng công ty - Về công tác kiểm tra, quản trị người dùng có hạn chế việc quản lý hệ thống mật không chặt chẽ tất MVT phòng kế tốn dùng chung mật để mở, nhập, in, sửa liệu Điều tạo điều kiện cho việc lợi dụng thông tin trái phép, làm ảnh hưởng đến tình hình hoạt động cơng ty - Do đặc thù phòng kế tốn nữ việc sửa chữa máy tính thường khơng có kinh nghiệm nên xảy cố nhỏ máy tính máy bị treo, máy in bị kẹt giấy, MVT bị nhiễm virut ….thì việc khắc phục thường gặp khó khăn - Hệ thống báo cáo tài báo cáo quản trị xây dựng đầy đủ, đáp ứng yêu cầu quản lý Thuyết minh báo cáo tài chưa lập tự động MVT mà phải kết hợp lập tay Bên cạnh cơng ty Nguyễn Ngọc Bách 79 K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp chưa thiết lập danh mục báo cáo quản trị phục vụ cho loại định cụ thể ban lãnh đạo Xuất phát tự nhược điểm việc hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn u cầu tất yếu 3.2 - Sự cần thiết yêu cầu hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng MVT Cty TNHH Hoàng & Thắng Trong điều kiện mới, xu hướng khu vực hoá, quốc tế hoá kinh tế tạo xu hướng vừa hợp tác vừa cạnh tranh bên cạnh kinh tế thị trường với tác động mạnh mẽ quy luật kinh tế nên vấn đề đặt Cty TNHH Hoàng & Thắng làm để đứng vững phát triển mơi trường đầy tính cạnh tranh thế? Nền kinh tế thị trường ngày phát triển dẫn đến quy mô hoạt động DN phải phát triển theo, mối quan hệ kinh tế pháp lí mở rộng, tính chất hoạt động ngày cao, làm cho khối lượng thông tin cần phải thu nhận ngày lớn trình xử lý thông tin ngày phức tạp Do sớm nhận thức vấn đề tầm quan trọng MVT PMKT việc thu nhận xử lý thơng tin xác, nhanh chóng nên Cty TNHH Hồng & Thắng ứng dụng vào tổ chức cơng tác kế toán từ ngày đầu vào hoạt động Việc ứng dụng MVT PMKT xuất phát từ: + u cầu quản lí, kiểm sốt thân đơn vị phải đòi hỏi hệ thống thơng tin đại phải có sử dụng cơng nghệ tin học quyền chủ động người Mặc dù Cty TNHH Hồng & Thắng loại hình kinh doanh dịch vụ khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh doanh nghiệp không nhiều khơng q phức tạp u cầu xử lí, cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời cho việc định quản trị đặt lên hàng đầu Chính mà thơng tin kế tốn cơng ty phải thể vai trò chủ đạo q trình kiểm sốt bên tổ chức, kiểm sốt nội tốt chìa khố để quản trị có hiệu lực hiệu Cty TNHH Hoàng & Thắng kinh tế thị trường cạnh tranh đầy biến động Nguyễn Ngọc Bách 80 K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp + Sự cần thiết phải tin học hố cơng tác kế tốn Cty TNHH Hồng & Thắng xuất phát từ yêu cầu đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn phía ngồi doanh nghiệp ngày nhiều Ngân hàng, quan tổ chức nhà nước, đối tác kinh doanh đặc biệt DN sử dụng loại hình dịch vụ cơng ty Việc Cty TNHH Hồng & Thắng cung cấp thơng tin kế tốn trung thực xác,nhanh chóng, kịp thời tới khách hàng nâng cao uy tín thân cơng ty tạo niềm tin nơi khách hàng Việc ứng dụng MVT PMKT vào tổ chức công tác kế tốn Cty TNHH Hồng & Thắng đạt nhiều kết to lớn, song để MVT PMKT phát huy tối đa vai trò làm cơng cụ quan trọng hữu hiệu nhất, đặt yêu cầu cho ban lãnh đạo công ty phải biết tổ chức cơng tác kế tốn cho hợp lý, khoa học, phù hợp phát huy với điều kiện sử dụng MVT 3.3 - Những đề xuất nhằm hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn MVT áp dụng PMKT Cty TNHH Hoàng & Thắng Ứng dụng PMKT Cty TNHH Hoàng & Thắng đạt kết đáng biểu dương nhiên để hoàn thiện phát huy vai trò to lớn PMKT để giúp ích cho công tác quản lý, tổ chức công tác kế toán điều kiện ứng dụng MVT cần thực số vấn đề sau: 3.1.1 Đề xuất phòng kế tốn nói riêng BGĐ nói chung Thứ nhất: việc mã hố chứng từ Cơng ty cần phải xây dựng hệ thống chứng từ hướng dẫn cách thật hợp lý khoa học Ví dụ: mã hố chứng từ theo phương pháp “ gợi nhớ” nhằm tạo điều kiện cho kế toán nhập xử lí chứng từ cách nhanh chóng, dễ dàng, xác cụ thể sau: - Phiếu chi, Phiếu thu mã hoá PC, PT - Giấy báo nợ, giấy báo có mã hố GBN, GBC - Phiếu nhập kho, xuất kho mã hóa PNK, PXK … Nguyễn Ngọc Bách 81 K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp Thứ hai: Đối với việc mã hoá tài khoản Cơng ty nên mã hố tài khoản theo phương pháp “gợi nhớ” - lấy chữ tên công ty khách hàng giải pháp tối ưu,rất thuận tiện cho việc nhập liệu kế toán Đây cách tốt để làm giảm thao tác, tiết kiệm thời gian nhập liệu, điều kiện để đảm bảo tiến độ kế toán nhằm cung cấp nguồn thông tin kịp thời cho yêu cầu quản lý Có thể mã hố sau: Ví dụ: TK154: Chi phí SXKD TK154.VY: Cty TNHH Vĩnh Yên TK154.YT: Cty TNHH Yến Trang TK154.TH: Cty CP Thiên Hương Chính TK154 mã hố nên tài khoản công nợ phải thu khách hàng việc mã hố tài khoản cấp vậy.Có thể ví dụ TK131.VY: Cơng nợ phải thu Cty TNHH Vĩnh Yên TK131.TH: Công nợ phải thu Cty CP Thiên Hương … Tương tự việc mã hố cơng nợ phải trả thực : TK331.TS: Cty TNHH Thái Sơn TK331.YT: Cty TNHH Yến Trang … Khi việc cập nhật liệu theo dõi phát sinh hợp đồng, khoản cơng nợ, nhanh chóng đơn giản hơn, giảm thiểu thời gian cho kế toán viên Thứ ba: Từ hạn chế trình độ xử lý cố máy tính đội ngũ nhân viên chưa cao Ban giám đốc công ty nên xem xét việc tuyển dụng thêm nhân viên kĩ thuật chuyên phụ trách phân theo dõi sửa chữa gặp cố Nguyễn Ngọc Bách 82 K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp hệ thống máy tính, máy in, máy Fax … để đảm bảo trình làm việc diễn cách thuận lợi Thứ tư: Xuất phát từ hạn chế công ty chưa thiết lập danh mục báo cáo quản trị phục vụ cho loại định cụ thể ban lãnh đạo Để cho định đưa hiệu quả, xem xét tất góc độ Cty TNHH Hồng & Thắng cần phải xây dựng cho cơng ty danh mục báo cáo quản trị việc định chuẩn xác có tính hệ thống Thứ năm: Việc phân công công việc, nhiệm vụ, khen thưởng cho nhân viên phận kế toán phải thực cách khoa học hợp lý Công việc giao phải phù hợp với lực, trình độ nhân viên tránh tình trạng người làm ít, người làm q nhiều hay tình trạng công việc chồng chéo khiến ảnh hưởng đến tiến độ công việc khiến cho việc cho việc tổng hợp số liệu sau gặp nhiều khó khăn Ngồi ra, việc thực sách khen thưởng, phụ cấp hợp lý yếu tố quan trọng, đặc biệt vào giai đoạn cuối năm mà khối lượng, cường độ công việc cao hay phải thực hợp đồng lớn thời gian ngắn Đây vấn đề nhỏ mà quan trọng mà Ban giám đốc công ty cần phải xem xét cách kỹ lưỡng phát huy tối đa lực toàn nhân viên, khiến cho nhân viên có tinh thần hăng hái làm việc động lực phấn đấu qua góp phần lớn vào thành tích chung cơng ty Thứ sáu: Về công tác kiểm tra thông tin Để đảm bảo tính trung thực thơng tin phòng kế tốn cung cấp ngăn chặn xử lí kịp thời trường hơp vi phạm công ty cần phải làm tốt công tác kiểm tra kế tốn Q trình kiểm tra giám đốc kế tốn trưởng phụ trách tiến hành định kì không kiểm tra đột xuất Để công tác kiểm tra đạt hiệu cao nữa,trong thời gian tới cần phải tiến hành kiểm tra đột xuất để tránh trường hợp có chuẩn bị với mục đích che đậy gian lận Nếu xét phạm vi Cty TNHH Hoàng & Thắng với đội ngũ Ban lãnh đạo chuyên gia lĩnh vực tài chính, việc kiểm sốt tình Nguyễn Ngọc Bách 83 K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp hình tài cơng ty khơng phải vấn đề q khó khăn khơng q nhiều thời gian việc thiết lập Ban Kiểm Sốt có nhiệm vụ tiến hành việc kiểm tra kế tốn điều khơng cần thiết Thứ bảy: Vấn đề quản trị người dùng cần phải đặc biệt lưu ý Mặc dù có phân cấp, phân quyền rõ ràng thực tế phòng kế tốn cơng ty việc sử dụng máy tính phần hành kế tốn cơng ty dùng chung mật để mở, nhập, sửa, in…dữ liệu điều có nghĩa kế toán viên đảm nhiệm phần hành kế tốn xâm nhập vào phần hành kế tốn khác.Chính mà tính bảo mật thơng tin kế tốn khơng cao, xảy tượng “rò rỉ” thơng tin kế tốn gây hậu nghiêm trọng ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh cơng ty Do vấn đề cần phải khắc phục cách giao cho phần hành kế tốn phải có mật riêng để vào, chương trình kế tốn viên có nhiệm vụ bảo vệ mật đó, thơng tin liên quan đến phần hành phụ trách bị lộ ngồi phải có biện pháp xử phạt nghiêm minh Qua đó, nâng cao ý thức có trách nhiệm cơng việc tồn nhân viên cơng ty Bên cạnh phát thơng tin bảo quản bị khai thác khơng hợp lệ phải báo cho người có thẩm quyền để có biện pháp xử lý ứng phó kịp thời.và nên có quy định xử phạt rõ ràng người xâm nhập trái phép vào phần hành kế tốn khơng thuộc thẩm quyền cập nhật Cuối cùng: Vấn đề trang bị sở vật chất cho phòng kế toán cần phải xem xét, số máy tính trang bị phòng kế tốn đầy đủ máy tính Cty TNHH Hồng & Thắng khơng phải loại máy tính có tốc độ xử lý nhanh so với loại máy tính đại thị trường nên thời gian tính toán, tập hợp số liệu chậm thường hay bị “treo” sử dụng nhiều vấn đề thường xảy vào dịp lập BCTC thời diểm mà tần suất sử dụng MVT nhiều trục trặc gây khơng khó khăn cho phòng kế toán Do vậy, việc nâng cấp hay thay MVT cần thiết, máy tính khơng phải Nguyễn Ngọc Bách 84 K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp lạc hậu nên tận dụng với điều kiện phải nâng cấp tốc độ vi xử lý nhằm nâng cao hiệu suất làm việc máy 3.1.2 Đề xuất nhà quản trị phần mềm Tại Cty TNHH Hoàng & Thắng hiệu kinh tế đem lại nhờ sử dụng PMKT APPRO nhà sản xuất BKsoft vào tổ chức công tác kế toán đem lại thành đáng ghi nhận Đây PMKT với giao diện Tiếng Việt thân thiện, dễ sử dụng, có nhiều ưu việt tỏ phù hợp với đặc điểm yêu cầu quản lý công ty mà phù hợp với nhiều doanh nghiệp khác nước ta Tuy để phần mềm thực mang lại hiểu kinh tế, chuyên gia máy tính Nhà sản xuất BKsoft phải khơng ngừng nghiên cứu để cập nhật chức để phần mềm APPRO ngày hoàn thiện Chính vậy, từ Nhà sản xuất BKsoft nên nghiên cứu số giải pháp cụ thể: - Cần phải nghiên cứu để hoàn thiện chức lập Thuyết minh báo cáo tài tự động để việc lập báo cáo máy tự làm khơng cần phải kết hợp với việc kế tốn thủ cơng Bên cạnh đó, Chế độ kế tốn văn bản, thơng tư hướng dẫn ln có sửa đổi bổ sung mà nhà quản trị phần mềm phải thường xuyên cập nhật để cải tiến kịp thời đem lại hiệu kinh tế cao cho người sử dụng - Các chuyên gia phần mềm nhà sản xuất BKsoft cần nghiên cứu để việc tổng hợp liệu cuối năm tiến hành mà thông qua tổng hợp liệu tháng phải nghiên cứu để đưa chương trình tự động phân biệt đâu phần chi phí tính trừ vào thu nhập chịu thuế đâu phần chi phí khơng coi chi phí hợp lí,nếu làm điều khối lượng cơng viêc phải làm kế toán viên tham gia toán thuế giảm nhiều - Cuối cùng, sách chăm sóc khách hàng BKsoft phải nâng cao hết khách hàng sử dụng phần mềm BKsoft người quảng cáo cho mặt hàng Cơng ty hiệu Chính Nguyễn Ngọc Bách 85 K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp vậy, sách hậu quan trọng, sau cung cấp phần mềm kế toán cho DN, BKsoft nên cử chuyên gia phần mềm đào tạo miễn phí người sử dụng đến làm chủ phần mềm, phải thường xuyên cập nhật tính để phần mềm APPRO ngày hồn thiện thương hiệu BKsoft thực trở thành thương hiệu có giá trị cao thị trường Tóm lại: Qua trình nghiên cứu thực tế Cty TNHH Hoàng & Thắng cho thấy việc áp dụng tin học vào cơng tác kế tốn phát huy hiệu đáng ghi nhận Từ số liệu thành mà HOÀNG & THẮNG đạt năm qua chứng tỏ vai trò quan trọng việc ứng dụng MVT PMKT vào cơng tác kế tốn Đó sở vững cho việc hoạt động ngày hiệu cơng ty với vòng xoáy kinh tế thị trường Nguyễn Ngọc Bách 86 K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp KẾT LUẬN Chính sớm nhận thức tầm quan trọng MVT PMKT nên ban lãnh đạo công ty ứng dụng MVT PMKT vào tổ chức cơng tác kế tốn từ ngày đầu vào hoạt động Việc ứng dụng MVT PMKT vào tổ chức công tác kế tốn Cty TNHH Hồng & Thắng đạt nhiều kết to lớn, song để MVT PMKT phát huy tối đa vai trò làm công cụ quan trọng hữu hiệu đặt yêu cầu cho ban lãnh đạo công ty phải biết tổ chức cơng tác kế tốn cho thật hợp lý, khoa học, phù hợp phát huy mạnh điều kiện sử dụng máy tính nhằm đưa cơng ty trở thành số doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam lĩnh vực Kiểm toán, kế toán tư vấn thuế Trên sở kiến thức học nhà trường giúp đỡ tận tình Thạc sỹ Đặng Thế Hưng toàn thể anh chị nhân viên phòng kế tốn Cơng ty TNHH Hồng & Thắng Luận văn tốt nghiệp em hồn thành với đề tài: “Hồn thiện cơng tác tổ chức kế toán điều kiện ứng dụng máy vi tính Cty TNHH Hồng & Thắng ” Đây đề tài tương đối rộng cần phải nghiên cứu cách khoa học dựa lý thuyết thực tế, song thời gian thực tập trình độ nhiều hạn chế nên luận văn em khơng tránh khỏi sai sót Em mong đóng góp ý kiến thầy giáo, bạn đọc tồn thể nhân viên Cơng ty TNHH Hoàng & Thắng để Luận văn em hoàn thiện Một lần em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Đặng Thế Hưng toàn thể nhân viên Cty TNHH Hoàng & Thắng giúp em hoàn thành Luận văn tốt nghiệp thực tập Sinh viên thực Ngun Ngäc B¸ch Nguyễn Ngọc Bách 87 K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp K43/21.10 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .1 CHƯƠNG I - LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN Ở DOANH NGHIỆP TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG MÁY VI TÍNH 1.1 Vai trò, nhiệm vụ, ý nghĩa yêu cầu tổ chức cơng tác kế tốn quản lý doanh nghiệp 1.1.1 Một số khái niệm Kế toán 1.1.2 Vai trò Kế tốn tài cơng tác quản lí 1.1.3 Nhiệm vụ Kế tốn tài doanh nghiệp 1.1.4 Yêu cầu Kế toán tài doanh nghiệp .7 1.2 Ngun tắc, nội dung tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp .7 1.2.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán 1.2.2 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp .8 1.3 Sự cần thiết việc ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn 1.4 Các nguyên tắc điều kiện ứng dụng MVT để hỗ trợ công tác kế toán 11 1.5 Nội dung tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng MVT vào cơng tác kế tốn .12 1.5.1 Tổ chức hệ thống chứng từ khoa học hợp lý sử dụng cho kế toán MVT .12 1.5.2 Tổ chức xây dựng hệ thống tài khoản kế toán 14 1.5.3 Lựa chọn, vận dụng hình thức sổ kế tốn phù hợp điều kiện ứng dụng MVT công tác kế toán 17 1.5.4 Lựa chọn hình thức tổ chức cơng tác kế toán phù hợp điều kiện ứng dụng MVT 19 1.5.5 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán 23 1.5.6 Tổ chức lập phân tích Báo cáo tài 24 Nguyễn Ngọc Bách 88 K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp CHƯƠNG II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH HỒNG & THẮNG TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG MÁY VI TÍNH 27 2.1 Tổng quan chung Công ty TNHH Hoàng & Thắng 27 2.1.1 - Q trình hình thành phát triển cơng ty .27 2.1.2 - Lĩnh vực quy mơ hoạt động Cơng ty TNHH Hồng & Thắng 28 2.1.3 - Phương hướng, mục tiêu phát triển Cty TNHH Hoàng & Thắng năm 31 2.1.4 - Đặc điểm tổ chức máy quản lý .32 2.1.5 - Đặc điểm chung cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng MVT 33 2.2 Nội dung tæ chøc kÕ to¸n Cty TNHH Hồng & Thắng ®iỊu kiƯn ứng dụng MVT 34 2.2.1 – Cơ cấu máy kế toán 34 2.2.2 - Tổ chức hệ thống chứng từ 35 2.2.3 - Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán mã hoá hệ thống tài khoản kế toán .38 2.2.4 - Hình thc s k toán 41 2.2.5 - Tổ chức hệ thống lập phân tích báo cáo kế tốn 44 2.2.6 Một số nội dung khác .48 2.2.7 – Quy trình Kế tốn số nghiệp vụ Kế tốn chủ yếu 50 CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG - BIỆN PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG MVT Ở Cty TNHH HOÀNG & THẮNG 72 3.1 - Nhận xét, đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng MVT Cty TNHH Hoàng & Thắng .72 3.1.1 – Ưu điểm 72 Nguyễn Ngọc Bách 89 K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp 3.1.2 - Nhược điểm 74 3.2 - Sự cần thiết yêu cầu hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng MVT Cty TNHH Hoàng & Thắng .76 3.3 - Những đề xuất nhằm hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn MVT áp dụng PMKT Cty TNHH Hoàng & Thắng 77 3.1.1 Đề xuất phòng kế tốn nói riêng BGĐ nói chung 77 3.1.2 Đề xuất nhà quản trị phần mềm 81 KẾT LUẬN 83 Nguyễn Ngọc Bách 90 K43/21.10 Luận văn tốt nghiệp Danh mục tài liệu tham khảo - Giáo trình Kế Tốn Tài Chính _ NXB Tài 2008 - Giáo trình Thực hành Kế Tốn Tài Chính Doanh Nghiệp_NXB Tài Chính 2008 - Luật Kế Toán ngày 17/06/2003 Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam - QĐ 15-2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006, định 48/2006/QĐBTC ngày 14/09/2006 Bộ trưởng Bộ Tài Chính - Các trang Web: www.webketoan.vn www.vnecon.com - Luận văn khóa trước Nguyễn Ngọc Bách 91 K43/21.10 ... TNHH Hồng & Thắng điều kiện ứng dụng máy vi tính Chương III: Phương hướng - Biện pháp đề xuất nhằm hoàn thiện vi c tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng Máy vi tính Cơng ty TNHH Hồng & Thắng. .. chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán - Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp - Tổ chức hệ thống sổ kế toán - Tổ chức máy kế toán - Tổ chức kiểm tra kế toán - Tổ chức lập... tốt cho công tác quản lý Tổ chức máy kế tốn lựa chọn ba hình thức sau: * Tổ chức máy kế toán điều kiện tổ chức cơng tác kế tốn tập trung Là hình thức tổ chức cơng tác kế tốn mà toàn đơn vị tổng