Quy trình xem xét, phê duyệt CTCTNS cho từng dự án của PVEP

Quy trình xem xét, phê duyệt CTCT&NS cho dự án PVEP Tổng cơng ty Thăm dò Khai thác Dầu khí (PVEP) doanh nghiệp nhà nước với chức trọng tâm tìm kiếm tham gia phát triển dự án dầu khí nước nước Việc quản lý điều hành dự án dầu khí PVEP thực chủ yếu thông qua hoạt động đơn vị điều hành dự án Các đơn vị điều hành (ĐVĐH) doanh nghiệp hoạt động độc lập, có nhiều kinh nghiệm, trực tiếp thực hoạt động tìm kiếm, thăm dò khai thác mỏ dầu khí Một hoạt động tác nghiệp thường xuyên PVEP xem xét, phê duyệt Chương trình cơng tác ngân sách (CTCT&NS) hàng năm cho dự án CTCT&NS chất kế hoạch ĐVĐH xây dựng cho dự án dầu khí định mà ĐVĐH triển khai, bao gồm công việc thực năm ước tính chi phí tương ứng CTCT&NS phê duyệt tảng sở cho ĐVĐH tiến hành hoạt động dự án dầu Tiếp nhận tài liệu CTCT&NS từ NĐH khí cụ thể; đồng thời sở để PVEP theo dõi kiểm sốt hoạt động ĐVĐH cho dự án năm Quy trình xem xét, phê Nghiên cứu,cho xemtừng xét tàidự liệu duyệt CTCT&NS án PVEP thực qua bước sau: Làm việc với ĐVĐH vấn đề chuyên môn Tổng hợp ý kiến, tổ chức họp nội để thống Trách nhiệm Tổ chức họp với ĐVĐH để làm rõ Các bước thực Diễn giải Ban KH&QLDA Tiếp nhận tài liệu CTCT&NS NĐH Báo cáo Lãnhtừđạo TCT Bước Các Ban chứccứu, năngxem xét tài liệu Nghiên Bước Nghiên cứu, xét tài liệu Phêxem duyệt Thông báo tới người liên quan Các Ban chức Làm việc với ĐVĐH vấn đề chuyên môn Bước Ban KH&QLDA Bước Ban KH&QLDA Bước Ban KH&QLDA Bước Lãnh đạo TCT Bước Ban KH&QLDA Bước Bước 1: Tài liệu liên quan đến vấn đề CTCT&NS ĐVĐH lập gửi đến PVEP, chuyển đến Ban Kế hoạch Quản lý dự án (KH&QLDA) làm đầu mối xử lý Bước 2: Ban KH&QLDA sau nhận tài liệu, tiến hành nghiên cứu, xem xét gửi tài liệu tới Ban chức có liên quan để xin ý kiến có kèm thời hạn cho ý kiến Bước 3: Các Ban chức chủ động làm việc với ĐVĐH vấn đề liên quan tới chun mơn Ban mình, sau tổng hợp ý kiến gửi lại cho Ban KH&QLDA Bước 4: Ban KH&QLDA tổng hợp xem xét ý kiến Ban chức năng, chủ trì tổ chức họp nội để xem xét vấn đề chưa rõ ràng chưa có thống Bước 5: Sau họp này, tồn vấn đề cần làm rõ thêm, Ban KH&QLDA tổ chức họp PVEP ĐVĐH với tham gia Ban chức để ĐVĐH trực tiếp giải trình, làm rõ cụ thể hạng mục chi tiết chưa thống bên Bước 6: Ban KH&QLDA làm báo cáo trình Lãnh đạo Tổng công ty xem xét cho ý kiến đạo Trong báo cáo phải đưa nhận xét xác đáng đề xuất kiến nghị hợp lý Bước 7: Ban KH&QLDA giải trình báo cáo CTCT&NS dự án với Lãnh đạo Tổng công ty (nếu có u cầu) Lãnh đạo Tổng cơng ty đưa định phê duyệt cuối CTCT&NS dự án Bước 8: Sau nhận phê duyệt Lãnh đạo Tổng công ty, Ban KH&QLDA thông báo ý kiến thống PVEP CTCT&NS cho thành viên tham dự họp Ủy ban điều hành dự án để làm sở tham dự biểu Đầu vào Quy trình tài liệu CTCT&NS ĐVĐH lập đầu định PVEP CTCT&NS Chất lượng sản phẩm quy trình hợp lý định PVEP đưa đồng thời đảm bảo mang lại lợi ích lớn cho PVEP Cụ thể hơn, công việc lên kế hoạch cho năm sau phải tạo bước tiến định cho dự án dầu khí, có tiềm mang lại sản lượng doanh thu lớn cho PVEP đồng thời phải phù hợp với điều kiện chủ quan khách quan dự án dầu khí này; chi phí cho cơng việc triển khai năm phải hợp lý mang lại hiệu đầu tư tối ưu cho PVEP Việc đo lường, kiểm sốt chất lượng quy trình tương đối trừu tượng, chất lượng sản phẩm kiểm nghiệm, đánh giá sau kết thúc hoạt động năm Để đảm bảo chất lượng cho quy trình này, bên cạnh việc đảm bảo nguồn lực tốt (nguồn nhân lực có kinh nghiệm, chuyên mơn giỏi; trang thiết bị/máy móc hỗ trợ tốt, nguồn thơng tin đầy đủ sẵn có…), vấn đề cần quan tâm trọng việc phân bổ thời gian hợp lý để thực quy trình Việc định CTCT&NS cho dự án đòi hỏi phải xem xét chi tiết cẩn thận Trong đó, thời gian từ nhận tài liệu định khoảng 10-15 ngày Bước công việc quan trọng, ảnh hưởng lớn đến chất lượng quy trình việc xem xét chi tiết CTCT&NS Ban chức năng, sau tổng hợp, kết nối vấn đề chun mơn với để có nhìn tổng thể thống CTCT&NS năm Giai đoạn nghiên cứu, xem xét Ban chức có nhiều thời gian khả nhìn nhận thấu đáo vấn đề CTCT&NS năm cao, chất lượng định đưa tốt Quy trình việc xem xét, phê duyệt CTCT&NS hàng năm cho dự án dầu khí nói đúc kết qua nhiều năm kinh nghiệm quản lý dự án PVEP nên đến thời điểm tương đối hợp lý Tuy nhiên để đầu tư nhiều thời gian thực bước công việc nghiên cứu, xem xét CTCT&NS (bước bước 3) thay đổi cơng việc từ bước đến bước sau: - Bước 5: Trước tổ chức họp PVEP ĐVĐH Ban KH&QLDA nên tổng hợp báo cáo với Lãnh đạo Tổng công ty đề nghị Lãnh đạo tham dự họp để có nhìn, nhận định xác vấn đề trọng tâm CTCT&NS dự án - Bước 6: Sau họp với ĐVĐH, Lãnh đạo Tổng công ty đưa đạo mang tính định hướng để Ban KH&QLDA Ban chức đề kiến nghị giải vấn đề - Bước 7: Ban KH&QLDA trình báo cáo hồn thiện cuối lên Lãnh đạo để phê duyệt Với thay đổi trên, bước từ đến rút ngắn thời gian xử lý lại Lãnh đạo Tổng công ty tham gia họp với ĐVĐH Ban chức nên nắm vấn đề CTCT&NS, việc xem xét thơng qua báo cáo nhanh chóng khơng cần giải trình Ban KH&QLDA Đồng thời, thay đổi giảm nguy phải lập lại nhiều lần bước từ đến ý kiến thống Ban chức không phù hợp với định hướng, nhận định Lãnh đạo 1 Những nội dung môn học Quản trị tác nghiệp áp dụng vào cơng việc áp dụng nào? Các nội dung môn học Quản trị tác nghiệp có ích, nâng cao nhận thức tầm quan trọng quản trị tác nghiệp doanh nghiệp cung cấp lý thuyết, mơ hình, cách thức tiên tiến quản trị tác nghiệp áp dụng thành công nhiều công ty lớn giới Trong nội dung môn học, thấy nội dung quản trị theo phương pháp LEAN phù hợp với công việc thân công ty làm việc (PVEP) Các cơng cụ phương pháp LEAN áp dụng vị trí cơng việc từ nhân viên đến quản lý cấp cao Việc áp dụng LEAN PVEP thực sau:  Tiêu chuẩn hóa cơng việc: Hiện PVEP áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 Các quy trình tác nghiệp Ban chuẩn hóa Tuy nhiên, hệ thống quản lý dừng lại việc phân định rõ trách nhiệm Ban/bộ phận chức PVEP Từng Ban/bộ phận cơng ty cần có hướng dẫn cơng việc cụ thể để thực quy trình tác nghiệp Ví dụ, với Quy trình xem xét, phê duyệt CTCT&NS đề cập đến trên, nên có hướng dẫn cụ thể việc xem xét cho ý kiến Ban chức để tránh bỏ sót hay trùng lặp ý kiến Từng Ban chức phải xem xét vấn đề CTCT&NS dự án, chuẩn mực cho vấn đề nào…  Sử dụng hệ thống kéo: Mọi quy trình cơng việc phải tiếp cận theo cách thức sản xuất kéo Các hoạt động trụ sở PVEP đưa định quản lý đầu tư Các yêu cầu công việc cần xuất phát từ lãnh đạo cấp cao Từ yêu cầu đó, lãnh đạo cấp thấp đề biện pháp, định hướng thực phù hợp Và cuối cùng, nhân viên người trực tiếp xử lý công việc theo yêu cầu cấp Như vậy, công việc giải suôn sẻ tránh lãng phí việc thực cơng việc khơng với yêu cầu lãnh đạo cấp Cách tiếp cận cần phổ biến nhận thức cho toàn thể cán bộ, nhân viên PVEP  Áp dụng 5S công việc: Việc áp dụng 5S nên phổ biến tồn cơng ty để góp phần tăng hiệu cơng việc Lợi ích lớn 5S giảm thời gian tìm kiếm phương tiện hỗ trợ cho công việc (như tài liệu, thông tin lưu trữ…) tạo môi trường làm việc sẽ, thoải mải  Cải tiến liên tục: Việc cải tiến liên tục vấn đề cần trọng để đưa doanh nghiệp phát triển lên không ngừng Việc cải tiến áp dụng từ công việc chuyên môn hàng ngày nhân viên công việc quản lý lãnh đạo, định hướng, chiến lược phát triển, kế hoạch hoạt động cơng ty Để có cải tiến liên tục thơng qua chế khuyến khích việc sáng tạo, cải tiến tồn cơng ty, tổ chức hoạt động tạo gắn bó, đoàn kết cán bộ, nhân viên với cá nhân với công ty  ... CTCT&NS năm cao, chất lượng định đưa tốt Quy trình việc xem xét, phê duyệt CTCT&NS hàng năm cho dự án dầu khí nói đúc kết qua nhiều năm kinh nghiệm quản lý dự án PVEP nên đến thời điểm tương đối hợp... thực quy trình tác nghiệp Ví dụ, với Quy trình xem xét, phê duyệt CTCT&NS đề cập đến trên, nên có hướng dẫn cụ thể việc xem xét cho ý kiến Ban chức để tránh bỏ sót hay trùng lặp ý kiến Từng Ban... đưa định phê duyệt cuối CTCT&NS dự án Bước 8: Sau nhận phê duyệt Lãnh đạo Tổng công ty, Ban KH&QLDA thông báo ý kiến thống PVEP CTCT&NS cho thành viên tham dự họp Ủy ban điều hành dự án để làm