Thực trạng quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại trung tâm công nghệ thông tin tổng công ty điện lực việt nam .doc

Thực trạng quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại trung tâm công nghệ thông tin tổng công ty điện lực việt nam .doc

Theo nghĩa chung nhất, dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệmvụ cụ thể cần phải đợc thực hiện với phơng pháp riêng, nguồn lực riêng và theomột kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới.

Nh vậy theo định nghĩa này thì:

- Dự án không chỉ là một ý định phác thảo mà có tính cụ thể và mục tiêuxác định.

- Dự án không phải là một nghiên cứu trừu tợng mà phải cấu trúc nên mộtthực thể mới.

Trên phơng diện quản lý, có thể định nghĩa dự án nh sau:

Dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụduy nhất.

Định nghĩa này nhấn mạnh hai đặc tính:

- Nỗ lực tạm thời (hay có thời hạn) Nghĩa là, mọi dự án đầu t đều có điểmbắt đầu và điểm kết thúc xác định Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự ánđã đạt đợc hoặc khi xác định rõ ràng mục tiêu của dự án không thể đạt đ-ợc và dự án bị loại bỏ.

- Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sảnphẩm hoặc dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tơng tự đã có hoặcdự án khác.

Dù định nghĩa khác nhau nhng có thể rút ra một số đặc trng cơ bản của kháiniệm dự án nh sau:

- Dự án có mục đích, mục tiêu rõ ràng Mỗi dự án thể hiện một hoặc một

nhóm nhiệm vụ cần đợc thực hiện với một bộ kết quả xác định nhằm thoảmãn một nhu cầu nào đó Dự án cũng là một hệ thống phức tạp nên cầnđợc chia thành nhiều bộ phận khác nhau để thực hiện và quản lý nhngphải đảm bảo các mục tiêu cơ bản về thời gian, chi phí và việc hoànthành với chất lợng cao.

- Dự án có chu kỳ phát triển riêng và thời gian tồn tại hữu hạn Nghĩa là,

giống nh các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hìnhthành, phát triển, có thời điểm bắt đầu và kết thúc.

- Dự án liên quan đến nhiều bên và có sự tơng tác phức tạp giữa các bộphận quản lý chức năng với quản lý dự án… Dự án nào cũng có sự tham Dự án nào cũng có sự thamgia của nhiều bên hữu quan nh chủ đầu t, ngời hởng thụ dự án, các nhà tvấn, nhà thầu, các cơ quan quản lý nhà nớc Tuỳ theo tính chất và yêucầu của chủ đầu t mà sự tham gia của các thành phần trên là khác nhau.Giữa các bộ phận quản lý chức năng và nhóm quản lý dự án thờng xuyêncó quan hệ lẫn nhau và cùng phối hợp thực hiện nhiệm vụ nhng mức độtham gia của các bộ phận không giống nhau Vì mục tiêu của dự án, các

nhà quản lý dự án cần duy trì thờng xuyên mối quan hệ với các bộ phậnquản lý khác.

- Sản phẩm của dự án mang tính chất đơn chiếc, độc đáo (mới lạ) Khác

với quá trình sản xuất liên tục và gián đoạn, kết quả của dự án không phảilà sản phẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính khác biệt cao Sản phẩm vàdịch vụ do dự án đem lại là duy nhất Lao động đòi hỏi kỹ năng chuyênmôn cao, nhiệm vụ không lặp lại

- Môi trờng hoạt động “va chạm” Quan hệ giữa các dự án là quan hệ chia

nhau cùng một nguồn lực khan hiếm của một tổ chức Dự án “cạnhtranh” lẫn nhau và với các bộ phận chức năng khác về tiền vốn, nhân lực,thiết bị Một số trờng hợp, các thành viên quản lý dự án thờng có hai thủtrởng trong cùng một thời gian nên sẽ gặp khó khăn không biết thực hiệnquyết định nào của cấp trên khi hai lệnh mâu thuẫn nhau.

- Tính bất định và độ rủi ro cao Hầu hết các dự án đòi hỏi lợng tiền vốn,

vật t và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian nhấtđịnh Mặt khác, thời gian đầu t và vận hành kéo dài nên các dự án đầu tphát triển thờng có độ rủi ro cao.

1.1.1.1.2 Chu kỳ của dự án đầu t.

Chu kỳ của hoạt động đầu t là các giai đoạn mà một dự án phải trải qua bắtđầu từ khi dự án mới chỉ là ý đồ đến khi dự án đợc hoàn thành chấm dứt hoạtđộng.

Ta có thể minh hoạ chu kỳ của dự án theo sơ đồ sau đây:

Chu kỳ một dự án đầu t đợc thể hiện thông qua ba giai đoạn: Giai đoạn tiền đầut (Chuẩn bị đầu t), giai đoạn đầu t (Thực hiện đầu t) và giai đoạn vận hành cáckết quả đầu t (Sản xuất kinh doanh) Mỗi giai đoạn lại đợc chia làm nhiều bớc.Chúng ta có thể sơ đồ hoá nh sau:

Nghiêncứu phát

hiện các cơ

hội đầu t

Nghiên cứu tiền khả thi

sơ bộ lựa chọn dự án.

Nghiêncứu khả thi

( Lập dự ánBCNC

KT )

Đánh giá

và quyết

định (thẩm

định dự án)

Đàm phán và kí kết

các hợpđồng

Thiết kế vàlập dựtoán

thi công

xâylắp công

trình

Thi công xâylắpcôngtrình

Chạy thử và nghiệm

thu sửdụng

Sử dụng

cha hếtcông suất

Sửdụngcông suấtở mức

độ cao nhất.

Công suất giảm dần và

thanh lý.ý đồ về

dự án đầu t

ý đồ về dự án

ý đồ về dự án

ý đồ về dự án

Hình 1.1: Chu kì của dự án đầu t.

Bảng 1.1 Các bớc công việc của một dự án đầu t.

Các bớc công việc, các nội dung nghiên cứu ở các giai đoạn đợc tiến hànhtuần tự nhng không biệt lập mà đan xen gối đầu cho nhau, bổ sung cho nhaunhằm nâng cao dần mức độ chính xác của các kết quả nghiên cứu và tạo thuậnlợi cho việc tiến hành nghiên cứu ở các bớc kế tiếp.

Trên cơ sở chu kỳ một dự án đầu t chúng ta có thể đa ra một số nhận xét cơbản sau đây:

- Trong 3 giai đoạn trên đây, giai đoạn chuẩn bị đầu t (tiền đầu t) tạo tiềnđề và quyết định sự thành công hay thất bại ở 2 giai đoạn sau, đặc biệt làđối với giai đoạn vận hành kết quả đầu t Do đó, đối với giai đoạn chuẩnbị đầu t, vấn đề chất lợng, vấn đề chính xác của các kết quả nghiên cứu,tính toán và dự đoán là quan trọng nhất Trong quá trình soạn thảo dự ánphải dành đủ thời gian và chi phí theo đòi hỏi của các nghiên cú Tổngchi phí cho giai đoạn chuẩn bị đầu t chiếm từ 0,5 đến 15% vốn đầu t củadự án Làm tốt công tác chuẩn bị đầu t sẽ tạo tiền đề cho việc sử dụng tốt85 đến 99,5% vốn đầu t của dự án ở giai đoạn thực hiện đầu t (đúng tiếnđộ, không phải phá đi làm lại, tránh đợc những chi phí không cần thiếtkhác ) Điều này cũng tạo cơ sở cho quá trình hoạt động của dự án đợcthuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu t và có lãi (đối với các dự án sảnxuất kinh doanh), nhanh chóng phát huy hết năng lực phục vụ dự kiến.- Trong giai đoạn thứ 2, vấn đề thời gian là quan trọng hơn cả ở giai đoạn

này 85 đến 99,5% vốn đầu t của dự án đợc chi ra nằm khê đọng trongsuốt những năm thực hiện đầu t Đây là những năm vốn không sinh lời.Thời gian thực hiện đầu t càng kéo dài, vốn ứ đọng càng nhiều, tổn thấtcàng lớn Đến lợt mình, thời gian thực hiện đầu t lại phụ thuộc nhiều vàochất lợng công tác chuẩn bị đầu t, vào việc quản lý quá trình thực hiệnđầu t, quản lý việc thực hiện những hoạt động khác có liên quan trực tiếpđến các kết quả của quá trình thực hiện đầu t đã đợc xem xét trong dự ánđầu t.

- Giai đoạn 3: vận hành các kết quả của giai đoạn thực hiện đầu t (giaiđoạn sản xuất kinh doanh dịch vụ) nhằm đạt đợc các mục tiêu của dự án.Nếu các kết quả do giai đoạn thực hiện đầu t tạo ra đảm bảo tính đồngbộ, giá thành thấp, chất lợng tốt, đúng tiến độ, tại địa điểm thích hợp, vớiquy mô tối u thì hiệu quả trong hoạt động của các kết quả này và mụctiêu của dự án chỉ phụ thuộc trực tiếp vào quá trình tổ chức quản lý hoạtđộng các kết quả đầu t Làm tốt các công việc của giai đoạn chuẩn bị đầut và thực hiện đầu t tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức quản lý phát huytác dụng của các kết quả đầu t.

- Thời gian hoạt động của dự án đợc xác định bởi thời gian vận hành cáckết quả đầu t.

- Thời gian hoạt động của dự án bị phụ thuộc những nhân tố tác động đếnchu kỳ sống của sản phẩm do dự án tạo ra, hiệu quả của quá trình vậnhành dự án

- Nội dung chủ yếu của giai đoạn tiền đầu t là việc xây dựng dự án đầu t.

1.1.1.2 Khái niệm và tác dụng của quản lý dự án.

1.1.1.2.1 Khái niệm.

Phơng pháp quản lý dự án lần đầu đợc áp dụng trong lĩnh vực quân sự Mỹvào những năm 1950, đến nay nó nhanh chóng đợc ứng dụng rộng rãi vào cáclĩnh vực kinh tế, quốc phòng và xã hội Có hai lực lợng cơ bản thúc đẩy sự pháttriển mạnh mẽ của phơng pháp quản lý dự án là:

- Nhu cầu ngày càng tăng những hàng hoá và dịch vụ sản xuất phức tạp, kỹnghệ tinh vi, trong khi khách hàng ngày càng khó tính;

- Kiến thức của con ngời (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật) ngàycàng tăng.

Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực vàgiám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thànhđúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách đợc duyệt và đạt đợc các yêu cầu đãđịnh về kỹ thuật và chất lợng sản phẩm dịch vụ, bằng những phơng pháp vàđiều kiện tốt nhất cho phép.

Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu Đó là việc lập kế hoạch, điềuphối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thựchiện và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt đợc các mục tiêu xácđịnh.

- Lập kế hoạch Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công

việc cần đợc hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quátrình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự logic mà có thểbiểu diễn dới dạng sơ đồ hệ thống.

- Điều phối thực hiện dự án Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao

gồm: tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối vàquản lý tiến độ thời gian Giai đoạn này chi tiết hoá thời hạn thực hiệncho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc).- Giám sát là quá trình theo dõi, kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình

hình hoàn thành, giải quyết những vấn để liên quan và thực hiện báo cáohiện trạng.

Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năngđộng từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồicho việc tái lập kế hoạch dự án nh trình bày trong hình 1.2

Mục tiêu cơ bản của các dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải đợc hoànthành theo yêu cầu và bảo đảm chất lợng, trong phạm vi chi phí đợc duyệt, đúngthời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi Về mặt toán học, bốn vấnđề này liên quan với nhau theo công thức sau:

C= f ( P, T, S ).

Trong đó : C : Chi phí.

P : Hoàn thành công việc ( kết quả ) T : Yếu tố thời gian.

S : Phạm vi dự án.

Phơng trình cho thấy, chi phí là một hàm của các yếu tố: hoàn thành côngviệc, thời gian và phạm vi dự án Nói chung chi phí của dự án tăng lên nếu chấtlợng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi dự án đợcmở rộng.

Ba yếu tố cơ bản: Thời gian, chi phí và hoàn thiện công việc là những mụctiêu cơ bản của quản lý dự án và giữa chúng lại có quan hệ chặt chẽ với nhau.Không đơn thuần chỉ là hoàn thành kết quả mà thời gian cũng nh chi phí để đạtkết quả đó đều là những yếu tố không kém phần quan trọng Hình 1.3 trình bàymối quan hệ giữa 3 mục tiêu cơ bản của quản lý dự án Tuy mối quan hệ giữa 3mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kì đối với cùng một dựán, nhng nói chung đạt đợc kết quả tốt đối với mục tiêu này phải “hi sinh” một

- Đo l ờng kết quả.- So sánh với mục tiêu.- Báo cáo.

- Giải quyết các vấn đề.

- Đo l ờng kết quả.- So sánh với mục tiêu.- Báo cáo.

- Giải quyết các vấn đề.

- Điều phối tiến độ thời gian.

- Phân phối nguồn lực.- Phối hợp các nỗ lực.- Khuyến khích và động viên cán bộ và nhân viên.

- Điều phối tiến độ thời gian.

- Phân phối nguồn lực.- Phối hợp các nỗ lực.- Khuyến khích và động viên cán bộ và nhân viên.

hoặc hai mục tiêu kia Do vậy, trong quá trình quản lý dự án các nhà quản lý hivọng đạt đợc sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu quản lý dự án.

1.1.1.2.2 Tác dụng của quản lý dự án.

Mặc dù phơng pháp quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầuhợp tác nhng tác dụng của nó rất lớn Phơng pháp quản lý dự án có những tácdụng chủ yếu sau đây:

- Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thờng xuyên, gắn bó giữa nhómquản lý dự án với khách hàng và nhà cung cấp đầu vào cho dự án.

- Tăng cờng sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của cácthành viên tham gia dự án.

- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vớng mắc nảy sinh và điềuchỉnh kịp thời trớc những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán đợc.Tạo điều kiện cho việc đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giảiquyết những bất đồng.

- Tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lợng cao hơn.

1.1.2 Nội dung của quản lý dự án.

1.1.2.1 Quản lý vĩ mô và vi mô đối với dự án.

1.1.2.1.1 Quản lý vĩ mô đối với hoạt động dự án.

Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nớc đối với dự án bao gồm tổng thể các biệnpháp vĩ mô tác động đến các yếu tố của quá trình hình thành, hoạt động và kếtthúc dự án.

Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, nhà nớc mà đại diện là các cơquan quản lý nhà nớc về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hớng và chi phốihoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc pháttriển kinh tế – xã hội Những công cụ quản lý vĩ mô chính của nhà nớc đểquản lý dự án bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch nh chính sách vềtài chính tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu t, chính sách thuế, hệ thống luậtpháp, những quy định về chế độ kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lơng

Chi phícho phép

Thời gian

Kết quả

Thời giancho phép

Kết quảmongmuốn

Chi phí

Hình 1.3 Mối quan hệ giữa thời gian, chi phí và kết quả.

1.1.2.1.2 Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án.

Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dựán Nó bao gồm nhiều khâu công việc nh lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát các hoạt động dự án Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề nh: Quản lý thờigian, chi phí, nguồn vốn đầu t, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán Quá trìnhquản lý đợc thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu t, thực hiện đầut đến giai đoạn vận hành kết quả của dự án.Trong từng giai đoạn, tuy đối tợngquản lý cụ thể có khác nhau nhng đều phải gắn với 3 mục tiêu cơ bản của hoạtđộng quản lý dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành.

1.1.2.2.2 Quản lý thời gian.

Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thờigian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dàibao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoànthành

1.1.2.2.3 Quản lý chi phí.

Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiệnchi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án; là việc tổ chức, phântích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí.

1.1.2.2.4 Quản lý chất lợng.

Quản lý chất lợng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩnchất lợng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lợng sản phẩm dự án phải đápứng mong muốn của chủ đầu t.

1.1.2.2.5 Quản lý nhân lực.

Quản lý nhân lực là việc hớng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thànhviên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án Nó cho thấy việc sửdụng lực lợng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào?

1.1.2.2.6 Quản lý thông tin

Quản lý thông tin là đảm bảo quá trình thông tin thông suốt một cách nhanhnhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau.Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời đợc các câu hỏi: Ai cần thông tin vềdự án, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cáchnào?

1.1.2.2.7 Quản lý rủi ro.

Quản lý rủi ro là xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lợng hoá mức độ rủiro và có kế hoạch đối phó cũng nh quản lý từng loại rủi ro.

1.1.2.2.8 Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán.

Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn, ơng lợng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu,trang thiết bị, dịch vụ, cần thiết cho dự án Quá trình quản lý này giải quyếtvấn đề: bằng cách nào dự án nhận đợc hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổchức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lợng cung nh thế nào?

th-1.1.2.2.9 Lập kế hoạch tổng quan.

Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trìnhtự logic, xác định những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gianlàm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án.Kế hoạch dự án là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những công việccụ thể và hoạch định một chơng trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảmbảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã đợc kết hợp một cách chínhxác và đầy đủ.

Kế hoạch dự án bao gồm nhiều loại kế hoạch nh: kế hoạch tổng thể về dự án,kế hoạch tiến độ, kế hoạch ngân sách, kế hoạch phân phối nguồn lực

1.1.2.3 Quản lý theo chu kỳ của dự án.

Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện dài và có độ bất địnhnhất định nên các tổ chức, đơn vị thờng chia dự án thành một số giai đoạn đểquản lý thực hiện Mỗi giai đoạn đợc đánh dấu bởi việc thực hiện một hoặcnhiều công việc Tổng hợp các giai đoạn này đợc gọi là chu kỳ dự án Chu kỳdự án xác định điểm bắt đầu, điểm kết thúc và thời hạn thực hiện dự án Chu kỳdự án xác định những công việc nào sẽ đợc thực hiện trong từng pha và ai sẽtham gia thực hiện Nó cũng chỉ ra những công việc còn lại nào ở giai đoạn cuốisẽ thuộc và không thuộc phạm vi dự án Thông qua chu kỳ dự án có thể nhậnthấy một số đặc điểm: Thứ nhất, mức chi phí và yêu cầu nhân lực thờng là thấpkhi bắt đầu dự án, tăng cao hơn vào thời kỳ phát triển, nhng giảm nhanh chóngkhi dự án bớc vào giai đoạn kết thúc Thứ hai, xác suất hoàn thành dự án thànhcông thấp nhất và do đó rủi ro là cao nhất khi bắt đầu thực hiện dự án Xác suấtthành công sẽ cao hơn khi dự án bớc qua các pha sau Thứ ba, khả năng ảnh h-ởng của chủ đầu t tới đặc tính cuối cùng của sản phẩm dự án và do đó tới chiphí là cao nhất vào thời kỳ bắt đầu và giảm mạnh khi dự án đợc tiếp tục trongcác pha sau

1.1.3 Mô hình tổ chức dự án.

Tổ chức là một nhân tố động Các mô hình tổ chức luôn thay đổi phù hợp vớisự thay đổi của môi trờng cạnh tranh, công nghệ và yêu cầu quản lý Nhữngnăm gần đây mô hình tổ chức quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý dự ánnói riêng có những thay đổi tích cực theo hớng phát triển nhiều mô hình tổ chứcmới, năng động và hiệu quả.

Có nhiều mô hình tổ chức quản lý dự án Tuỳ thuộc mục đích nghiên cứu màphân loại các mô hình tổ chức dự án cho phù hợp

1.1.3.1 Căn cứ vào trách nhiệm và quyền hạn về quản lý và điều hành dựán.

1.1.3.1.1 Mô hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án.

Quản lý dự án theo mô hình chủ đầu t (chủ dự án) trực tiếp quản lý là hình

thức tổ chức quản lý dự án không đòi hỏi cán bộ chuyên trách quản lý dự ánphải trực tiếp tham gia điều hành dự án mà chủ đầu t trực tiếp quản lý điềuhành.Các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp không chịu trách nhiệm trực tiếp đốivới việc thực hiện và kết quả cuối cùng của dự án mà chỉ đóng vai trò cố vấn, tvấn cho chủ đầu t.

Mô hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án thờng đợc áp dụng cho các dự ánquy mô nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn của chủ dự án, đồngthời chủ đầu t có đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh nghiệm quản lý dựán Chủ đầu t đợc lập và sử dụng bộ máy có năng lực chuyên môn của mình màkhông cần lập ban quản lý dự án.

1.1.3.1.2 Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án.

Mô hình tổ chức “Chủ nhiệm điều hành dự án” là mô hình tổ chức trong đó

chủ đầu t giao cho ban quản lý điều hành dự án chuyên ngành làm chủ nhiệmđiều hành hoặc thuê tổ chức có năng lực chuyên môn để điều hành dự án và họđợc đại diện toàn quyền trong mọi hoạt động thực hiện dự án Chủ nhiệm điềuhành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là ngời quản lý, điều hànhvà chịu trách nhiệm về kết quả đối với toàn bộ quá trình thực hiện dự án Mọiquyết định của chủ đầu t về dự án mà liên quan đến các đơn vị thực hiện sẽ đợctriển khai thông qua chủ nhiệm điều hành dự án Hình thức này áp dụng chonhững dự án quy mô lớn, tính chất phức tạp.

Chủ đầu t – Chủ dự án.

Tổ chức thực hiện dự án I

Tổ chức thực hiện dự án I

Tổ chức thực hiện dự án II

Tổ chức thực hiện dự án II

Tổ chức thực hiện dự án III

Tổ chức thực hiện dự án III

Tổ chức thực hiện dự án n

Tổ chức thực hiện dự án n

Chuyên gia quản lý dự án (Cố vấn)

Chuyên gia quản lý dự án (Cố vấn)

Hình 1.4 Mô hình chủ đầu t trực tiếp quản lý dự án.

1.1.3.1.3 Mô hình chìa khoá trao tay.

Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay là hình thức tổ chức trong đó

nhà quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu t - chủ dự ánmà còn là “chủ” của dự án.

Hình thức tổ chức dự án dạng chìa khoá trao tay áp dụng khi chủ đầu t đợcphép đấu thầu để lựa chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ dự án Khác vớihình thức chủ nhiệm điều hành, giờ đây mọi trách nhiệm đợc giao cho nhà quảnlý dự án và họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với việc thực hiện dự án.Trong một số trờng hợp nhà quản lý dự án không chỉ đợc giao toàn quyền thựchiện dự án mà còn đợc phép cho ngời khác nhận thầu từng phần việc trong dựán đã trúng thầu Khi đó họ nh một thứ “cai” điều hành dự án Trong trờng hợpnày bên quản lý dự án không phải là một cá nhân mà phải là một tổ chức quảnlý dự án chuyên nghiệp.

Chủ đầu t - Chủ dự án.

Chủ nhiệm điều hành dự án.

Tổ chức thực hiện dự án I

Tổ chức thực hiện dự án I

Tổ chức thực hiện dự án II

Tổ chức thực hiện dự án II

Lập dự toán Khảo sát Thiết kế Xây lắp

Hình 1.5 Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án.

1.1.3.1.4 Mô hình tự thực hiện.

Hình thức tự thực hiện dự án là mô hình quản lý mà chủ đầu t không thuê

các nhà quản lý dự án chuyên trách làm t vấn cũng nh quản lý dự án Chủ đầu tcó đủ năng lực thực hiện, quản lý hoạt động sản xuất, xây dựng, phù hợp vớiyêu cầu dự án.

1.1.3.2 Căn cứ vào vai trò và trách nhiệm của ngời lãnh đạo dự án.

Tổ chức thực hiện dự án I

Tổ chức thực hiện dự án II.

Tổ chức thực hiện dự án II.

Khảo sát Thiết kế Xây lắp .

Hình 1.6 Mô hình tổ chức chìa khoá trao tay.

 Ưu điểm:

- Thứ nhất, linh hoạt trong sử dụng cán bộ Phòng chức năng có dự án đặtvào chỉ quản lý hành chính, tạm thời đối với các chuyên gia tham giaquản lý dự án Họ sẽ trở về vị trí cũ của mình khi kết thúc dự án.

- Thứ hai, một ngời có thể tham gia nhiều dự án để sử dụng kiến thứcchuyên môn và kinh nghiệm của mình.

 Nhợc điểm:

- Đây là cách quản lý không theo yêu cầu khách hàng.

- Vì dự án đợc đặt dới sự quản lý của một bộ phận chức năng nên bộ phậnnày thờng có xu hớng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành nhiệm vụchính khác của nó mà không tập trung cố gắng vào việc giải quyết thoảđáng các vấn đề của dự án Các bộ phận chức năng khác có trách nhiệmtham gia dự án cũng có tình hình tơng tự Trong một vài trờng hợp, dự ánkhông nhận đợc u tiên cần thiết, vì vậy không đủ phơng tiện để hoạt độnghoặc bị coi nhẹ.

án A

Chủ nhiệm dự

án A

Tr ởngphòng kinh doanh

Tr ởngphòng kinh doanh

Chủ nhiệm dự án B

Chủ nhiệm dự án B

Tr ởng phòng tài chính

Tr ởng phòng tài chính

Tài chính

Tài chính

Tiếp thị

Tiếp thị

Sản xuất

Sản xuất

Tài chính

Tài chính

Tiếp thị

Tiếp thị

Sản xuất

Sản xuất

Hình 1.7 Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án

- Tất cả các thành viên của dự án chịu sự điều hành trực tiếp của chủnhiệm dự án (chứ không phải những ngời đứng đầu các bộ phận chứcnăng điều hành).

- Do dự án tách khỏi các phòng chức năng nên đờng thông tin đợc rútngắn.

 Nhợc điểm:

- Thứ nhất, khi công ty hay chủ đầu t thực hiện đồng thời vài dự án và phảiđảm bảo đủ số cán bộ cho từng dự án thì có thể dẫn đến tình trạng lãngphí nhân lực.

- Thứ hai, do yêu cầu phải hoàn thành tốt mục tiêu về hoàn thiện, thời gian,chi phí của dự án nên nhà quản lý dự án có xu hớng thuê chuyên gia giỏivì nhu cầu dự phòng hơn là đáp ứng nhu cầu thực.

1.1.3.2.3 Tổ chức quản lý dự án dạng ma trận.

Loại hình tổ chức dự án dạng ma trận là sự kết hợp 2 loại hình tổ chức dự ántheo chức năng và dạng chuyên trách dự án.

 Ưu điểm:

- Giống nh hình thức tổ chức chuyên trách dự án, mô hình tổ chức này traoquyền cho chủ nhiệm dự án quản lý, thực hiện dự án đúng tiến độ, đúngyêu cầu kỹ thuật, trong phạm vi chi phí đợc duyệt.

- Giống nh tổ chức dạng chức năng, các tài năng chuyên môn đợc phânphối hợp lý cho các dự án khác nhau

- Khắc phục đợc hạn chế của mô hình quản lý theo chức năng Khi kếtthúc dự án các nhà chuyên môn này có thể trở về phòng chức năng củamình.

- Tạo điều kiện phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trớc yêu cầu của kháchhàng.

- Thứ ba, mô hình quản lý này vi phạm nguyên tắc tập trung trong quản lý.Một nhân viên có hai thủ trởng sẽ gặp khó khăn khi phải quyết định thựchiện lệnh nào trong trờng hợp hai lệnh mâu thuẫn nhau.

1.2 Vai trò và đặc điểm của các dự án công nghệ thông tin.1.2.1 Vai trò của Công nghệ thông tin.

1.2.1.1 Khái niệm, quá trình phát triển và vai trò của công nghệ thông tintrong nền kinh tế nớc ta.

từ những năm 1940, thoạt đầu vì những mục đích quân sự Công nghệ vi điện tửbắt đầu từ những năm 1960 và đã sớm dẫn đến sự hội tụ nhanh chóng của cả 2công nghệ lâu đời hơn thành một công nghệ mới mà ngày nay chúng ta gọi là

Công nghệ thông tin.

1.2.1.1.2 Quá trình phát triển.

Trong lịch sử phát triển nhân loại, cho tới cuối thế kỷ thứ XX, loài ngời đã trải

qua 5 cuộc cách mạng thông tin.

Tiêu chí để phân biệt các cuộc cách mạng thông tin là những thay đổi cănbản về các công cụ tiếp nhận, lu trữ, xử lý, truyền thông tin và về khối lợngthông tin có thể phổ biến đợc cho mọi ngời.

Cuộc cách mạng thông tin lần thứ nhất đợc khởi đầu bằng việc con ngời cóđợc tiếng nói - đánh dấu điểm ngoặt căn bản trên bớc đờng phát triển tiến hoácủa loài ngời Kể từ đây, con ngời tách hẳn khỏi thế giới động vật Nhờ cótiếng nói, thông tin tạo ra đợc thay đổi, truyền bá và lu trữ và trở thành mộtđộng lực mạnh mẽ thúc đẩy quá trình giao tiếp và phát triển kỹ thuật ở nhữnggiai đoạn phát triển đầu tiên của thời đại nông nghiệp.

Cuộc cách mạng thông tin lần thứ hai đánh dấu bằng việc phát minh ra chữviết Đây là một công cụ căn bản, làm thay đổi phơng thức sinh hoạt của cộngđồng, dẫn đến chỗ mở rộng phạm vi phát triển và tạo lập các hệ thống cộngđồng mới vợt ra khỏi tầm phạm vi của các quan hệ huyết thống trong thời đạinông nghiệp Nhờ có chữ viết, thông tin đã đợc lu trữ, truyền bá nhanh chóngvới khối lợng tri thức lớn để t duy, phát triển và sáng tạo các kỹ thuật và côngnghệ mới Chữ viết đã tạo điều kiện thuận lợi cha từng có để phát triển và sángtạo kỹ thuật, công nghệ Tri thức đợc ghi lại, tích luỹ, truyền bá, sử dụng đã đakỹ thuật và công nghệ phát triển đến đỉnh cao rực rỡ, điển hình là các công trìnhkim tự tháp Ai Cập, các hệ thống thủy lợi, kiến trúc nguy nga của các thành phốnổi tiếng còn lu giữ đến ngày nay ở Hy Lạp, La Mã Nhờ chữ viết, mà những

Liên lạc viễn thông.

Liên lạc

Xử lý thông tin

Quản lý thông tin.

Quản lý thông tin.

+ Máy tính.

= Công nghệ thông tin.

= Công nghệ thông tin.

Hình 1.8 Sự hình thành công nghệ thông tin.

công trình toán học kiệt xuất của Ơcơlít, Ac si – met, Ptô lê mê đã đ ợc ghi lại.

Cuộc cách mạng thông tin lần thứ hai đã thúc đẩy các cuộc di dân lớn,những cuộc chinh phục các miền đất mới và khởi đầu quá trình toàn cầu hoágiữa các nền văn hoá và các nền văn minh, góp phần tạo ra các tiền đề khởi phátcho cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất, cũng nh tạo ra các xung lựcmạnh mẽ để phát triển khoa học công nghệ và giao lu quốc tế.

Cuộc cách mạng thông tin thứ ba đánh dấu bằng sự ra đời kỹ thuật in, tạokhả năng cha từng thấy để thông tin và tri thức truyền bá qua thời gian và khônggian, vợt qua các rào cản ngăn cách giữa các nền văn hoá và văn minh, tạo raquá trình toàn cầu hoá mới với tốc độ nhanh gấp nhiều lần, đồng thời góp phầnthúc đẩy nhanh chóng diễn biến của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ nhất.Nhờ cuộc cách mạng thông tin lần thứ ba, thông tin và tri thức của nhân loại đ -ợc nhân bản, xử lý, truyền bá rộng khắp và trở thành tài sản chung của loài ng-ời.

Cuộc cách mạng thông tin thứ t hình thành trên cơ sở các thiết bị truyềnthông bằng điện và điện tử (điện thoại, điện báo, radio, truyền hình) đã thúc đẩysự truyền bá rất nhanh chóng mọi loại hình thông tin và tri thức trên quy môtoàn cầu Cuộc cách mạng thông tin này gắn liền với cuộc cách mạng côngnghiệp lần thứ hai và thúc đẩy mạnh mẽ quá trình quốc tế hoá lực lợng sản xuấtvà phân công lao động trên quy mô quốc tế.

Cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm: Những thành quả của cuộc cáchmạng khoa học kỹ thuật và cách mạng khoa học công nghệ hiện đại đã thúcđẩy mạnh mẽ sự xuất hiện cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm với đặc điểmnổi bật là các hệ thống siêu lộ cao tốc thông tin (super highways), các hạ tầngcơ sở thông tin quốc gia (NII – National information infrastructure), hạ tầngcơ sở thông tin khu vực (RII – Regional information infrastructure) và hạ tầngcơ sở thông tin toàn cầu (GII – Global information infrastructure) Trong đó,biểu trng đặc sắc nhất và nổi bật nhất là mạng Internet.

Cuộc cách mạng thông tin lần thứ năm đã thúc đẩy mạnh mẽ quá trình toàncầu hóa diễn ra trong tất cả các lĩnh vực kinh tế – xã hội, khoa học công nghệ,chính trị, quân sự , đồng thời đang tạo ra những thách thức mới đối với cácquan niệm truyền thống về tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội loài ngời.Mặc dù cha có thể dự đoán đợc hết các tác động của mạng Internet đối với loàingời nhng trên thực tế, cuộc cách mạng thông tin lần này đang mở ra một kỷ

nguyên mới – Kỷ nguyên số hoá làm đảo lộn t duy và sinh hoạt của xã hội loài

Trên cơ sở các thế hệ máy tính mới, các nớc t bản chủ nghĩa phát triển nhMỹ đang xây dựng thế hệ mạng thông tin toàn cầu mới - đó là Internet 2 vàInternet thuộc thế hệ tiếp theo (NGI – Next Generation of Internet ) với tốc độtruy cập cao hơn tốc độ của mạng Internet hiện nay 1000 lần Với những tácđộng có tính cách mạng mà đến nay chỉ có thể so sánh đợc với các truyện viễntởng.

1.2.1.1.3 Vai trò của Công nghệ thông tin trong nền kinh tế nớc ta.

Đảng và Nhà nớc ta đã nhận định công nghệ thông tin là một trong các độnglực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ caokhác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giớihiện đại.

Việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ở nớc ta nhằm góp phầngiải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩycông cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hoá các ngành kinh tế, tăng c-ờng năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình

hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lợng cuộc sống của nhân dân, đảm bảoan ninh quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sựnghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá.

Nhận thức đợc tầm quan trọng lớn lao của công nghệ thông tin, cho nênngay từ thời kháng chiến chống Mỹ cứu nớc, Đảng và Nhà nớc ta đã có chủ tr-ơng vận dụng công nghệ thông tin trong một số lĩnh vực Bớc sang thời kỳ đổimới, chủ trơng ấy đã đợc nhấn mạnh và cụ thể hóa trong nhiều nghị quyết củaĐảng và Chính phủ.

Nghị quyết số 26-NQ/TW, ngày 30/3/1991 của Bộ Chính trị về khoa học và

công nghệ trong sự nghiệp đổi mới đã nêu: ”Tập trung sức phát triển một số

ngành khoa học công nghệ mũi nhọn nh điện tử, tin học ” Nghị quyết Hội

nghị lần thứ bẩy Ban Chấp hành trung ơng (khoá VII), ngày 30/7/1994 đã xác

định: “Ưu tiên ứng dụng và phát triển các công nghệ tiên tiến, nh công nghệ

thông tin phục vụ yêu cầu điện tử hoá và tin học hoá nền kinh tế quốc dân”.

Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VIII nhấn mạnh: “ứng

dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân, tạo ra sựchuyển biến rõ rệt về năng suất, chất lợng và hiệu quả của nền kinh tế Hìnhthành mạng thông tin quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế” Để

thể chế hoá về mặt Nhà nớc, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 49/CP ngày

04/8/1993 về “Phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam trong những năm 90”.

Thực hiện các chủ trơng của Đảng và Nhà nớc, từ những năm 70 công nghệthông tin ở nớc ta đã đợc ứng dụng và phát triển, góp phần quan trọng thúc đẩyphát triển kinh tế – xã hội của đất nớc.

Tuy nhiên, Đảng và Nhà nớc ta nhận định: Công nghệ thông tin Việt Namhiện nay vẫn đang ở tình trạng lạc hậu, phát triển chậm, có nguy cơ tụt hậu xahơn với nhiều nớc trên thế giới và khu vực.Việc ứng dụng công nghệ thông tincha đáp ứng đợc yêu cầu của công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá và yêucầu về hội nhập khu vực và quốc tế, vai trò động lực và tiềm năng to lớn củacông nghệ thông tin cha đợc phát huy mạnh mẽ , ứng dụng công nghệ thôngtin ở một số nơi còn hình thức, cha thiết thực và còn lãng phí.

Nguyên nhân chủ yếu là do nhận thức của các cấp, các ngành và toàn xã hộivề vai trò của công nghệ thông tin cha đầy đủ; thực hiện cha triệt để các chủ tr-ơng, chính sách của Đảng và Nhà nớc; cha kết hợp chặt chẽ ứng dụng côngnghệ thông tin với quá trình cơ cấu lại sản xuất, kinh doanh, cải cách hànhchính, đổi mới phơng thức lãnh đạo của Đảng và Nhà nớc; chậm ban hành cácchính sách đáp ứng nhu cầu ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin ; ; chacoi đầu t cho xây dựng hạ tầng thông tin là loại đầu t xây dựng hạ tầng kinh tế,xã hội.

Chính vì vậy, một trong những mục tiêu cơ bản mà Đảng ta đã đề ra đó là:

“Công nghệ thông tin đợc ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, trở thành một

trong những yếu tố quan trọng nhất của sự phát triển kinh tế - xã hội.”

Để đạt đợc những mục tiêu đã đề ra, Đảng ta đã chỉ ra nhiều giải pháp và

nhiệm vụ; và một trong những giải pháp đó là: “Các doanh nghiệp, trớc hết là

các Tổng công ty 90 và 91 cần đầu t cho ứng dụng và phát triển công nghệthông tin, sử dụng thơng mại điện tử, coi đó là các biện pháp cơ bản để đổi mớiquản lý, đổi mới công nghệ, cơ cấu lại sản xuất, mở rộng thị trờng và nâng caonăng lực cạnh tranh.”

1.2.1.2 Tình hình ứng dụng và vai trò của công nghệ thông tin trong hoạtđộng của Tổng Công ty điện lực Việt Nam.

1.2.1.2.1 Khái quát tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt độngcủa EVN.

Thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ mà Đảng và Nhà nớc đã đề ra, với t cách là một trong những Tổng công ty lớn, đóng vai trò chủ quản, chỉ đạovà chi phối mọi hoạt động trong toàn ngành điện - đã rất chú trọng phát triểncông tác công nghệ thông tin trong thời gian qua Trung tâm Công nghệ thôngtin đợc thành lập làm đầu mối quản lý về công nghệ thông tin cho toàn Tổngcông ty Một loạt các dự án công nghệ thông tin đang và sẽ đợc triển khai bằngnguồn hỗ trợ của các tổ chức phát triển nh Cơ quan phát triển thơng mại HoaKỳ (TDA), Ngân hàng Thế giới (WB) và Tổ chức hợp tác phát triển Thuỵ Điển(SIDA) nh dự án Hệ thống thông tin quản lý tài chính kế toán, Hệ thống thôngtin chăm sóc khách hàng, Hệ thống thông tin quản lý khách hàng, Hệ thốngthông tin địa lý, dự án đào tạo về công nghệ thông tin… Dự án nào cũng có sự tham Hiện nay, Tổng côngty đang xây dựng và triển khai hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp thốngnhất trong các lĩnh vực sản xuất, truyền tải, phân phối, vận hành, bảo dỡng vàsửa chữa Tổng Công ty không chỉ chú trọng đến nâng cấp cơ sở hạ tầng côngnghệ thông tin nh phần cứng, hệ thống mạng mà còn thờng xuyên nâng caotrình độ chuyên môn nghiệp vụ của các chuyên gia công nghệ thông tin, lậptrình viên trong Tổng Công ty bằng các chơng trình đào tạo thờng xuyên.

Trong thời gian tới, Tổng Công ty điện lực Việt Nam sẽ xây dựng và áp dụngđồng bộ hệ thống tiêu chuẩn công nghệ thông tin trong toàn ngành điện; sảnxuất các sản phẩm và dịch vụ công nghệ thông tin không chỉ cho ngành điện màhớng tới cung cấp cho thị trờng công nghệ thông tin Việt Nam Kết hợp với cáchoạt động cung cấp dịch vụ viễn thông công cộng cho thị trờng viễn thông ViệtNam, Tổng Công ty Điện lực Việt Nam đang xây dựng các phần mềm quản lýviễn thông công cộng và khai thác các dịch vụ gia tăng trên Internet.

1.2.1.2.2 Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động của EVN.

Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình, EVN đã thuđợc một số thành công sau đây:

- Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và năng suất lao động của độingũ cán bộ công nhân viên Đợc đào tạo các kiến thức về công nghệthông tin và đồng thời đợc trang bị các phơng tiện làm việc hiện đại đãgiúp cho đội ngũ cán bộ quản lý, kĩ s của EVN thực hiện công việc củamình với năng suất và hiệu quả cao hơn trớc kia Họ không còn phải dànhnhiều thời gian cho tính toán và xử lý công việc một cách thủ công nữa,mà sẽ có nhiều thời gian hơn tập trung vào việc phân tích và xử lý nghiệpvụ.

- Hình thành nên một mô hình tổ chức quản lý tiên tiến, một môi trờng làmviệc hiện đại Với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động củamình đã giúp cho EVN có đợc một mô hình tổ chức quản lý tiến bộ Mộthệ thống thông tin thông suốt đợc nối từ lãnh đạo cấp cao của EVN tớicác đơn vị trực thuộc Điều đó giúp cho các cấp lãnh đạo nhanh chóngnắm bắt tình hình hoạt động của các đơn vị từ đó mà có các quyết địnhquản lý chính xác và kịp thời Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệthông tin trong quản lý đã làm giảm bớt gánh nặng của việc xử lý nhữngthủ tục giấy tờ, giúp EVN tin học hoá đợc các thủ tục hành chính, nhờ đómà tinh giảm đợc một bộ phận lao động và nâng cao năng suất lao động.- Nâng cao khả năng, năng lực cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh của các

đơn vị sản xuất – kinh doanh trong EVN Với việc đào tạo nâng caotrình độ cho đội ngũ cán bộ, kĩ s, đầu t mua sắm các trang thiết bị hiệnđại nói chung và việc ứng dụng các sản phẩm của công nghệ thông tintrong hoạt động sản xuất và kinh doanh nói riêng, các công ty, các đơn vịcó chức năng sản xuất- kinh doanh trực thuộc EVN đã từng bớc trởngthành về nhiều mặt Có thể lấy khối t vấn thiết kế xây dựng điện (baogồm các Công ty t vấn xây dựng điện 1, 2, 3, 4 và Viện Năng Lợng) làm

ví dụ Nhờ đợc đầu t nh vậy, các đơn vị này từ chỗ chủ yếu làm công táckhảo sát thiết kế đến nay đã đảm đơng đợc hầu hết hơn 15/19 loại hìnhcông tác t vấn theo thông lệ Việt Nam và Quốc tế từ khâu chuẩn bị dự án,thực hiện dự án cho đến đa dự án vào hoạt động Họ có thể thực hiện đợchầu hết các loại hình công tác t vấn của các công trình XDCB có tínhtruyền thống và các công trình lớn, kỹ thuật công nghệ mới phức tạp saukhi đã hợp tác, làm thầu phụ cho các chuyên gia nớc ngoài, thông quacác dự án đã và đang xây dựng tại Việt Nam.

1.2.2 Đặc điểm của hoạt động đầu t các dự án Công nghệ thông tin

- Thứ nhất, hoạt động đầu t vào các dự án công nghệ thông tin đòi hỏi mộtsố lợng vốn lớn (do chi phí cho đầu t cho các thiết bị công nghệ thông tinthờng rất lớn) và để nằm khê đọng trong suốt quá trình thực hiện đầu t.- Thứ hai, hoạt động đầu t vào các dự án công nghệ thông tin thờng mang

lại kết quả là tăng năng suất, tăng hiệu quả thực hiện công việc Do đặcthù của các sản phẩm công nghệ thông tin là đợc tạo ra để trợ giúp hoạtđộng sản xuất chính Vì vậy, việc xác định các chỉ tiêu về hiệu quả tàichính đối với các dự án đầu t trong lĩnh vực công nghệ thông tin là rấtkhó khăn.

- Thứ ba, hoạt động đầu t vào các dự án công nghệ thông tin thờng chịu rủiro về mặt công nghệ, tức là kết quả của các hoạt động đầu t có nhiềunguy cơ bị lạc hậu hay nói cách khác là các sản phẩm của dự án đầu tcông nghệ thông tin có hao mòn vô hình lớn Lí do là ngày nay, côngnghệ thông tin thờng xuyên phát triển với tốc độ chóng mặt Cho nên cóthể nói sản phẩm công nghệ thông tin lạc hậu ngay từ khi nó ra đời.- Thứ t, các thành quả của hoạt động đầu t có giá trị sử dụng không lâu và

đòi hỏi phải thờng xuyên đợc cập nhật, nâng cấp Cũng do tốc độ pháttriển nh vũ bão hiện nay của công nghệ thông tin cho nên muốn đảm bảochất lợng hoạt động sản xuất kinh doanh, muốn theo kịp mọi tiến bộ củathời đại, không bị lạc hậu so với các đối thủ cạnh tranh thì chủ đầu t phảithờng xuyên theo dõi sự phát triển của công nghệ thông tin để từ đó có kếhoạch hợp lí cho việc cập nhật và nâng cấp hệ thống công nghệ thông tincủa mình.

Chơng 2: Thực trạng quy trìnhChuẩn bị, thực hiện và quản lý dự ántại Trung tâm Công nghệ thông tin

Tổng Công ty điện lực Việt Nam.

2.1 Giới thiệu chung về Trung tâm Công nghệ thông tin - Tổng Côngty Điện lực Việt Nam.

2.1.1 Lịch sử hình thành của EVN.IT.

Trung tâm Công Nghệ Thông Tin đợc thành lập theo quyết định số EVN-HĐQT ngày 28/04/2002 trên cơ sở tách bộ phận Nghiên cứu khoa họcCông nghệ và Môi trờng ra khỏi Trung tâm Nghiên cứu khoa học công nghệMôi trờng và máy tính và đổi tên trung tâm này Sau khi đợc thành lập Trungtâm là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong TCT, có t cách pháp nhân,đợc sử dụng con dấu riêng để hoạt động, đợc mở tài khoản tại Ngân hàng theophân cấp của TCT Trung tâm là một đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộcTổng công ty Điện lực Việt nam (EVN), hoạt động trên các lĩnh vực công nghệthông tin, có chức năng là đầu mối tổ chức, chủ trì và thực hiện các hoạt độngCông nghệ Thông tin theo định hớng và chỉ đạo thống nhất của Tổng công tytrong các đơn vị thành viên của EVN.

108/QĐ-2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của EVN.IT.

2.1.2.1 Nhiệm vụ của EVN.IT

- Xây dựng chiến lợc, kế hoạch phát triển công nghệ thông tin chung chotoàn TCT

- Lập các dự án xây dựng các hệ thống phần mềm thống nhất trình TCTphê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện.

- Thiết kế các mạng diện rộng (WAN) của các đơn vị thành viên theo tiêuchuẩn ngành, cấp phát địa chỉ kết nối mạng (IP); chủ trì việc kết nối vớimạng của TCT.

- Xây dựng, bảo dỡng, nâng cấp hệ thống mạng diện rộng (WAN) củaTCT; tham gia xây dựng các mạng cục bộ (LAN) của các đơn vị thànhviên để kết nối các mạng hiện có thành mạng diện rộng; thực hiện việcbảo dỡng, nâng cấp các phần mềm dùng chung cho TCT.

- Tham gia bộ phận thờng trực Ban chỉ đạo công nghệ thông tin của TCT.- Xây dựng, bổ sung sửa đổi các tiêu chuẩn về công nghệ theo yêu cầu của

- Tham gia xây dựng kế hoạch chơng trình, nội dung đào tạo công nghệthông tin thống nhất trong TCT và tổ chức thực hiện Ký kết và thực hiệnhợp đồng đào tạo về công nghệ thông tin cho các đơn vị ngoài TCT.- Làm đầu mối tổ chức quản lý các hoạt động Internet trong mạng máy

mạng diện rộng phục vụ điều hành sản xuất của các cấp lãnh đạo trongTCT.

- Xây dựng triển khai thực hiện kế hoạch phát triển phần cứng và phầnmềm theo yêu cầu của TCT; quản lý vận hành các máy tính chủ nằmtrong mạng (WAN) của các đơn vị hạch toán phụ thuộc trong TCT.

- Theo yêu cầu của TCT, thẩm định các dự án về công nghệ thông tin củacác đơn vị trực thuộc TCT.

- Thực hiện các dịch vụ t vấn, thiết kế và lắp đạt các dự án về công nghệthông tin của các đơn vị trong TCT, tham gia các dịch vụ công nghệthông tin trên thị trờng công nghệ thông tin trong và ngoài nớc.

- Thực hiện việc thiết kế, lắp đặt, quản lý, vận hành và bảo dỡng hệ thốngmáy tính của cơ quan TCT.

- Thực hiện nhiệm vụ quản lý kỹ thuật hệ thống công nghệ thông tin củacác đơn vị trực thuộc theo qui định của TCT.

2.1.2.2 Quyền hạn của EVN.IT.

Có quyền tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động Tàichính, đợc hởng quyền lợi và thực hiện nghĩa vụ với TCT theo uỷ quyền phâncấp cụ thể nh sau:

- Kế hoạch về nghiên cứu khoa học- Kế hoạch về các dịch vụ sản xuất khác.

2.1.2.2.2 Công tác đầu t phát triển:

Trung tâm đợc TCT giao hoặc uỷ quyền tổ chức thực hiện các dự án đầu tphát triển và đợc TCT giao các nguồn lực để thực hiện dự án theo phân cấp :

- Lập và trình duyệt kế hoạch chuẩn bị đầu t và thực hiện đầu t.

- Tổ chức thực hiện công tác đấu thầu và thực hiện các bớc tiếp theo theoquy chế phân cấp.

- Đợc phép huy động vốn và tự chịu trách nhiệm về kết quả tài chính đốivới một số công trình theo phân cấp.

- Đợc ký kết các hợp đồng kinh tế liên quan đến nhiệm vụ đợc giao.

2.1.2.2.3 Công tác tài chính kế toán:

Trung tâm có các quyền sau:

- Đợc TCT cấp chi phí sản xuất theo kế hoạch và các khoản chi phí kháctheo quy chế phân cấp của TCT.

- Đợc quyền huy động vốn (vay ngân hàng, vay công nhân viên chức )liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế khác để sản xuất kinh doanhngoài kế hoạch TCT giao, trình Tổng Công ty phê duyệt và tổ chức thựchiện.

- Đợc hình thành các quỹ theo qui định của Nhà nớc và của TCT.

2.1.2.2.4 Công tác tổ chức cán bộ và đào tạo

Căn cứ vào mô hình tổ chức đã đợc TCT duyệt, Trung tâm có các quyền hạnsau đây:

- Đợc thành lập, giải thể và tổ chức lại các phòng ban trực thuộc.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế tổ chức hoạt động của các phòngban thuộc Trung tâm.

- Lập các kế hoạch đào tạo, bồi dỡng nâng cao trình độ của công nhân viênchức.

- Đợc bổ nhiệm, miễn nhiệm, xếp lơng, khen thởng, kỷ luật và quyết địnhnghỉ hu đối với Trởng, phó phòng ban trực thuộc.

2.1.2.2.5 Công tác lao động tiền lơng

Trung tâm đợc quyền tuyển chọn lao động theo đúng quy chế phân cấp củaTCT trong khuôn khổ biên chế, đợc ký kết hợp đồng lao động và thoả ớc laođộng tập thể theo qui định của Luật Lao động.

2.1.2.2.6 Các lĩnh vực khác:

Đợc tổ chức và tiến hành công tác mua bán vật t thiết bị với các tổ chức kinhtế trong và ngoài nớc

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của EVN.IT.

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động đội ngũ cán bộ nhânviên của Trung tâm đợc biên chế thành 9 bộ phận gồm 6 phòng, 1 tổ và 2 trungtâm gồm:

1 Ban Giám đốc.

2 Phòng Quản lý dự án.3 Phòng Tổng hợp

4 Phòng Tài chính kế toán.5 Phòng Hệ thống mạng

Dới đây là mô hình tổ chức của Trung tâm:

2.1.3.1 Ban Giám đốc.

Ban Giám đốc gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc phụ trách giúp việc Giámđốc là đại diện pháp nhân của Trung tâm trớc pháp luật, là ngời có quyền hànhcao nhất trong Trung tâm, trực tiếp chịu trách nhiệm trớc pháp luật và TổngGiám đốc về điều hành mọi hoạt động tại Trung tâm.

Các phó giám đốc đợc giám đốc phân công quản lý điều hành một số lĩnhvực công tác và chịu trách nhiệm trớc pháp luật và giám đốc Trung tâm về lĩnhvực đợc giao.

2.1.3.2 Phòng Quản lý dự án.

 Chức năng

- Tham mu cho lãnh đạo Trung tâm xây dựng, tổ chức thực hiện, quản lývà giám sát các dự án công nghệ thông tin trong toàn bộ EVN theo địnhhớng của phát triển Trung tâm và TCT.

- Tham mu cho lãnh đạo Trung tâm về các hoạt động hợp tác với các đơnvị làm CNTT trong và ngoài ngành điện.

- Quản lý thực hiện triển khai các dự án CNTT.

- Thực hiện các công việc quản lý khác theo chỉ đạo của Trung tâm vàTCT.

- Phối hợp với các phòng chức năng thực hiện việc thanh toán, trình duyệtquyết toán các dự án CNTT theo đúng tiến độ

 Quan hệ với các đơn vị bên ngoài để tìm kiếm nguồn công việccho TT Đề xuất nguồn vốn và theo dõi triển khai các nhiệm vụ độtxuất.

2.1.3.3 Phòng Tổng hợp.

 Chức năng:

Tham mu giúp việc cho giám đốc Trung tâm trong lĩnh vực Tổ chức cán bộ;lao động tiền lơng; tổng hợp; hành chính; pháp chế; quản trị; vật t và các côngviệc đột xuất khác.

 Nhiệm vụ chính:

- Tổ tổ chức cán bộ- Tiền lơng quản lý, theo dõi các công tác về:

 Tổ chức cán bộ, đào tạo bồi dỡng nguồn nhân lực Tổ chức tuyển chọn, sắp xếp nhân sự trong TT.

 Lập qui hoạch cán bộ, kế hoạch đào tạo bồi dỡng cán bộ.

 Nghiên cứu triển khai các chế độ chính sách về an toàn lao động và bảohộ lao động.

 Lao động tiền lơng, bảo hiểm, an toàn lao động tại TT.

- Tổ Hành chính quản trị quản lý theo dõi công tác về:

 Hành chính, văn th, lu trữ, lễ tân.

 Pháp chế, thi đua, tuyên truyền, bảo vệ.

 Quản trị: Quản trị các phơng tiện đi lại, cơ sở hạ tầng, tình hình sửdụng điện, nớc, vệ sinh công nghiệp, phòng cháy chữa cháy  Vật t:

 Tổng hợp lập các kế hoạch về vật t; kết hợp với các bộ phận liên quan đểtổ chức mua sắm, đấu thầu giao nhận vật t.

 Tổ chức kiểm tra quản lý cấp phát, sử dụng, kiểm kê vật t.

 Thực hiện công tác sửa chữa thờng xuyên, sửa chữa lớn cơ sở hạ tầng, tổchức đấu thầu tuyển chọn nhà thầu, tổ chức nghiệm thu và quyết toánkhối lợng sửa chữa.

2.1.3.4 Phòng Tài chính - Kế toán.

 Chức năng:

Quản lý công tác tài chính và tổ chức công tác hạch toán kế toán của TT nhằmsử dụng đồng vốn đúng mục đích, đúng chế độ, phục vụ hiểu quả hoạt động sảnxuất kinh doanh.

- T vấn thiết kế xây dựng các hệ thống hạ tầng cơ sở CNTT.

- Phối hợp các phòng chuyên môn khác thực hiện quản lý kỹ thuật vềCNTT theo nhiệm vụ đợc EVN giao.

2.1.3.6 Phòng Công nghệ phần mềm.

Phòng CNPM đợc cơ cấu thành 4 tổ:

 Tổ “Hệ thống thông tin quản lý tài chính” (FMIS) Tổ “Hệ thống thông tin quản lý khách hàng” (CMIS) Tổ “WEB và hệ thông tin quản lý khách hàng”

- Đầu mối nghiên cứu, tiếp quản việc chuyển giao công nghệ và thực hiệntriển khai các phần mềm mua trong phạm vi TCT.

- Thơng mại hoá các sản phẩm phần mềm và tham gia thị trờng CNTT bênngoài TCT.

 Quản lý các phòng LAB và các hoạt động đào tạo về CNTT. Nghiên cứu và phát triển

 Xây dựng nội dung và kế hoạch nghiên cứu để tổ chức triển khaiứng dụng CNTT cho ngành điện theo định hớng và chỉ đạo củaTCT.

 Thực hiện và thử nghiệm các đề tài nghiên cứu khoa học về CNTTtrong quản lý ngành điện

Để quy định thống nhất phơng pháp quản lý các hoạt động tiếp nhận và triểnkhai các dự án công nghệ thông tin của EVN.IT nhằm hỗ trợ những ngời thựchiện công tác quản lý và theo dõi dự án thực hiện và tuân thủ theo các quy địnhcủa EVN và Nhà nớc về quản lý đầu t và xây dựng, EVN.IT đã xây dựng và áp

dụng Quy trình thực hiện và quản lý dự án Dới đây là sơ đồ Quy trình thực

hiện và quản lý dự án đầu t.

GĐTTTrưởng cỏc bộ

Phũng Quản lýDự ỏnTCT hoặc theo

phõn cấp

Phũng Quản lýDự ỏnTCT hoặc theo

phõn cấp

Phũng Quản lýDự ỏnPhũng Quản lý

Dự ỏn

TCT hoặc theo phõn cấpTổ chuyờn gia

Tiếp nhận yờu cầu / Xỏc định nhu cầu/ Kế hoạch thực hiện

Lập bỏo cỏo tiền khả thiPhờ duyệt

Phờ duyệt

Lập bỏo cỏo khả thi

Phờ duyệt

Tiờu chuẩn xột thầu

Hồ sơ mời thầu

Tổ chuyờngia

Chuẩn bị cỏc điều kiện gọi thầu

Phờ duyệtXột thầu

Kế hoạchđấu thầu

Thông báo.

ThônThông báo

Thông báo.

Phũng Quản lýDự ỏn, Ban GĐvà bộ phận liờn

Tổ chuyờn giaTCTPhũng Quản lý

Dự ỏn Phũng Quản lýDự ỏn, Ban GĐvà bộ phận liờn

Yêu cầu xuất phát từ phía các phòng hoặc nhóm hoặc xuất phát từ lãnh đạoEVN.IT về nhu cầu có các dự án CNTT phục vụ cho mục đích sản xuất kinhdoanh của TCT hoặc với đơn vị bên ngoài Các nhóm viết bản yêu cầu và kếhoạch thực hiện, sau khi đợc lãnh đạo EVN.IT phê duyệt, dự án gửi lên TCT.TCT trên cơ sở đó xem xét và phê duyệt Trong một số trờng hợp dự án thựchiện theo yêu cầu của TCT thì căn cứ thực hiện dự án là quyết định giao nhiệmvụ

2.2.1.2 Lập Báo cáo nghiên cứu khả thi (hoặc tiền khả thi).

Theo quy định về quản lý đầu t xây dựng của Nhà nớc và của TCT về phâncấp hạng mục dự án thì tuỳ theo giá trị, dự án có thể phải lập BCNCTKT vàBCNCKT Với những dự án nhỏ thì không nhất thiết phải lập 2 loại báo cáo trênmà chỉ cần có Báo cáo đầu t Trong một số trờng hợp phải thuê khoán một sốchuyên gia thì sơ đồ thực hiện cũng đợc áp dụng cho chính dự án thuê chuyêngia t vấn lập BCNCTKT hoặc BCNCKT tuy nhiên không áp dụng bớc lậpBCNCTKT và BCNCKT.

2.2.1.3 Phê duyệt.

Theo dừi thực hiện dự ỏn

Nghiệm thu, quyết toỏn dự ỏnLập HĐ và thương thảo hợp dồng

Phờ duyệt HĐ Thông báo

Hình 2.2 Quy trình thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT

Tổng công ty có thể uỷ quyền cho EVN.IT làm Ban quản lý hoặc thay TCTthực hiện các dự án đầu t nh ký kết hợp đồng thực hiện dự án Tuy nhiên, saukhi kết thúc dự án phải có báo cáo lên TCT về kết quả thực hiện.

Với BCNCTKT và BCNCKT tuỳ thuộc vào quy mô dự án mà có các cấp phêduyệt khác nhau Có thể Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị phêduyệt.

Các BCNCTKT và BCNCKT còn phải trình cho cơ quan cho vay tài chínhphê duyệt sau khi Tổng công ty đã phê duyệt.

Hoàn toàn tơng tự về cấp phê duyệt các hạng mục nh: dự toán, Hồ sơ mời thầu,Tiêu chuẩn xét thầu, Kế hoạch đấu thầu, Kết quả chấm thầu và Hợp đồng saukhi đã thơng thảo thành công.

2.2.1.4 Các công việc chuẩn bị gọi thầu.

Tuỳ theo quy mô và cách thức thực hiện mà có thể chọn qua các bớc sơtuyển, danh sách ngắn hay là hình thức chỉ định thầu Các nội dung này đợc quyđịnh rõ ràng trong Nghị định 88 của Chính phủ và có hớng dẫn chi tiết TCTcũng có một số quy định về hình thức thực hiện này.

Những điều kiện chuẩn bị gói thầu là các quyết định giao nhiệm vụ để có thểthực hiện việc gọi thầu.

2.2.1.5 Thủ tục xét thầu.

Công tác chuẩn bị các thủ tục xét thầu bao gồm các hạng mục sau:- Căn cứ pháp lý để thực hiện: quyết định giao nhiệm vụ, uỷ quyền.- Các thủ tục về tổ chuyên gia xét thầu.

- Chuẩn bị Hồ sơ mời thầu.- Tiêu chuẩn xét thầu.

2.2.1.8 Theo dõi thực hiện dự án.

Khi dự án bắt đầu có hiệu lực, sau khi khởi động dự án và căn cứ theo khốilợng công việc và kế hoạch thực hiện có trong hợp đồng, tiến hành theo dõi cáchoạt động của dự án và làm các thủ tục điều phối, chi trả

Nh vậy, qua xem xét quy trình thực tế đang đợc áp dụng cho công tác chuẩnbị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT, tác giả thấy rằng quy trình này cha

có đợc sự phối hợp hoạt động một cách chặt chẽ giữa các phòng, các bộ phậnchức năng trong trung tâm; cha trình bày rõ đợc nhiệm vụ của từng phòng chứcnăng trong từng bớc của quy trình Do đó, có thể thấy ngay rằng sự phối hợpgiữa các phòng, bộ phận chức năng sẽ có nhiều lúng túng Từ đó mà ảnh hởngtới chất lợng và tiến độ của dự án.

Nh vậy, một số câu hỏi đặt ra là: Một quy trình tốt phải đảm bảo các tiêuchuẩn gì? Quy trình thực hiện và quản lý dự án hiện đang đợc áp dụng tạiEVN.IT có đảm bảo các tiêu chuẩn đó hay không? Nếu không thì quy trình cầnhoàn thiện ở khâu nào, nội dung nào? Tất cả các câu hỏi này sẽ từng bớc đợclàm sáng tỏ thông qua việc nghiên cứu và phân tích một dự án cụ thể đã và đangđợc thực hiện tại EVN.IT.

2.2.1.10 Các tiêu chuẩn của một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dựán đầu t.

2.2.1.10.1 Khái niệm quy trình.

Có thể có nhiều cách định nghĩa khác nhau về quy trình Theo ý kiến của cá

nhân tác giả thì “Quy trình”, hiểu một cách đơn giản và hình tợng nhất, là một

sơ đồ trong đó nêu lên các bớc công việc cần thực hiện theo một trình tự lô gicnhất định nào đó, các chủ thể sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc đó vàcơ chế phối kết hợp hoạt động giữa các chủ thể; để từ đó mà tạo nên một kếtquả nhất định thoả mãn mục tiêu đề ra.

2.2.1.10.2 Các tiêu chuẩn của một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lýdự án đầu t tốt.

Cũng theo ý kiến của cá nhân tác giả một Quy trình tốt phải đáp ứng ít nhất 3tiêu chuẩn sau đây:

- Tính chính xác.- Tính gọn nhẹ.- Tính hiệu quả.

Một quy trình đảm bảo tính chính xác tức là một quy trình tuân thủ đúng vàđầy đủ các quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động đầu t.

Một quy trình đảm bảo tính gọn nhẹ là một quy trình có sự phân công côngtác một cách rõ ràng, một sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa các bộ phậnchức năng; tránh đợc sự chồng chéo và tình trạng “cha chung không ai khóc” Và một quy trình đảm bảo tính hiệu quả tức là khi áp dụng quy trình đó thìnó sẽ mang lại hiệu quả không chỉ cho chính đơn vị thực hiện mà còn đem lạihiệu quả cho chính bản thân dự án đó

Hiện nay EVN.IT đang thực hiện và quản lý rất nhiều các dự án CNTT khácnhau Vì vậy để có thể nêu bật đợc thực trạng tình hình chuẩn bị, thực hiện vàcông tác quản lý dự án đang diễn ra tại EVN.IT là một việc làm đòi hỏi nhiềuthời gian và công sức Bên cạnh đó, do hạn chế về trình độ và thời gian cho nêntác giả xin phép đợc lựa chọn dự án “áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế

nhà máy điện phục vụ nâng cao năng lực t vấn” làm ví dụ để phân tích xuyênsuốt trong bản Luận văn này.

Chính vì vậy EVN đang tiến hành thực hiện đề án nâng cao năng lực khốicác công ty t vấn xây dựng điện và Viện Năng lợng nhằm giúp các đơn vị nàytừng bớc lớn mạnh đủ khả năng thực hiện độc lập các công tác t vấn đầu t, đápứng nhiệm vụ đầu t xây dựng phát triển to lớn của ngành điện trong những nămtới Đề án này tập trung vào các giải pháp chính là nâng cao trình độ năng lực,đổi mới trang thiết bị, cơ sở vật chất và đặc biệt là trang bị công nghệ phầnmềm tiên tiến Các chi phí này đợc xác định lấy từ nguồn vốn đầu t phát triểncủa EVN.

Công tác thực hiện triển khai trang bị phần mềm thiết kế nhà máy nhiệt điệnlà một trong những dự án quan trọng trong đề án đó Dự án đã đợc tiến hànhthực hiện với sự phân công đơn vị đầu mối là EVN.IT với sự phối hợp của ViệnNăng lợng, các Ban của EVN gồm Ban Khoa học công nghệ môi trờng và Viễnthông, Ban Quản lý Đấu thầu.

Viện Năng lợng là một trong những thành viên của EVN cũng đang xâydựng chơng trình nâng cao năng lực nhằm đáp ứng các yêu cầu của EVN giaocho Viện Năng lợng đợc giao các nhiệm vụ chính sau:

- Đảm nhận chức năng đầu mối của ngành và Nhà nớc, tham mu cho Nhànớc và ngành về chiến lợc phát triển năng lợng và điện lực, cũng nh chínhsách năng lợng quốc gia.

- Tổ chức nghiên cứu, soạn thảo các chơng trình và dự án phát triển năng ợng tổng thể, cân bằng năng lợng toàn quốc và phân vùng

l Lập các quy hoạch phát triển năng lợng, lới điện, lập Báo cáo nghiên cứutiền khả thi, Báo cáo nghiên cứu khả thi các dự án nguồn điện và lớiđiện

- Làm t vấn chính cho các công trình nguồn điện, lới điện, lập thiết kế kỹthuật chi tiết cho công trình và giám sát công trình (hiện nay phần việcnày vẫn phải thuê t vấn nớc ngoài cùng tham gian).

- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới cho các nhà máy, hoặc nâng cấpcác nhà máy hiện có đều yêu cầu triển khai thiết kế thi công công trình.- Nghiên cứu chiến lợc phát triển khoa học và khoa học ứng dụng trong

ngành năng lợng, nghiên cứu các vấn đề tài nguyên môi trờng, nâng caohiệu qủa sử dụng năng lợng và phát triển bền vững

Để có thể nâng cao năng lực nghiên cứu ứng dụng song song với việc nghiêncứu lý thuyết, Viện Năng Lợng cần phải tham gia vào dây chuyền sản xuất củaEVN từ khâu sản xuất, thiết kế và triển khai dự án, nh vậy Viện mới có thể nắmbắt đợc nhu cầu của sản xuất và tiếp cận đợc công nghệ trên thế

giới Với phơng thức thực hiện nh vậy sẽ từng bớc nâng cao đợc năng lực củacán bộ và kỹ s của Viện.

Hiện nay trong công tác của mình, Viện Năng Lợng đã có các bớc phát triểntích cực Viện đã đợc EVN giao nhiệm vụ t vấn thiết kế các công trình nhà máynhiệt điện lớn, trọng điểm của quốc gia Việc tham gia thiết kế các công trìnhnhiệt điện ngày càng lớn, ở một mức độ chuyên môn ngày càng cao với đòi hỏitiến độ ngày càng rút ngắn, vì vậy Viện cần có các trang bị ứng dụng phần mềmtự động hoá thiết kế.

Hơn thế nữa, trong qúa trình phát triển của mình, Viện Năng lợng đã vàđang nâng cao quy mô thiết kế trong các công trình nhà máy nhiệt điện, ápdụng các công nghệ tiên tiến trong công tác thiết kế, chính vì thế việc triển khaigiải pháp tự động hoá thiết kế là công tác mang tính chiến lợc lâu dài của ViệnNăng lợng.

Xuất phát từ nhu cầu trên của Viện Năng lợng, EVN đã có chỉ đạo việc muasắm phần mềm thiết kế nhà máy nhiệt điện để sớm đáp ứng nhu cầu thiết kế cáccông trình nhà máy trong thời gian sắp tới.

- Tên dự án: “áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy nhiệt điệnphục vụ nâng cao năng lực t vấn”.

- Địa điểm thực hiện dự án: Viện Năng lợng.- Dự án thuộc lĩnh vực: tăng cờng năng lực t vấn.

- Cơ quan chủ quản của dự án: Tổng công ty Điện lực Việt Nam.

- Cơ quan quản lý dự án: Trung tâm công nghệ thông tin – TCT Điện lựcVN.

- Tổng mức đầu t: 770.881USD tơng đơng 12.334.096.000 VNĐ.- Nguồn vốn đầu t: Nguồn vốn đầu t phát triển của EVN.

2.2.2.2 Giai đoạn chuẩn bị đầu t.

2.2.2.2.1 Sự cần thiết phải đầu t.

Hiện nay, cụng nghệ thụng tin ứng dụng trong lĩnh vực điện núi chung vàtrong cụng tỏc tư vấn đang phỏt triển nhanh chúng và rộng rói trờn mọi lĩnhvực, từ cụng việc nghiờn cứu, tớnh toỏn, khảo sỏt, thiết kế, hỗ trợ quỏ trỡnh kiểmsoỏt xõy lắp đến đưa cụng trỡnh vào vận hành khai thỏc.

Trờn thế giới, việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin cho lĩnh vực tư vấn thiết kếthường được quan tõm thực hiện, cỏc cụng ty tư vấn lớn đều cú cỏc bộ phậnchuyờn ngành cụng nghệ thụng tin cú trỏch nhiệm quản lý bản quyền tất cả cỏcchương trỡnh phần mềm hiện cú trong cụng ty, hỗ trợ việc ỏp dụng, tuỳ biếnứng dụng phục vụ cỏc nhiệm vụ cụ thể của cụng việc Cỏc kỹ sư trong cỏc cụngty tư vấn sau khoảng thời gian làm việc, thu được cỏc kiến thức và kinh nghiệmchuyờn ngành, đều được đào tạo để nõng cao kiến thức, trỡnh độ nghiệp vụ, đặcbiệt là cụng nghệ thụng tin với cỏc ứng dụng chuyờn ngành Do đú cỏc kỹ sư cúthể sử dụng thành thạo cỏc chương trỡnh phần mềm, phỏt triển mở rộng chứcnăng của ứng dụng, phục vụ đắc lực cho cụng việc chuyờn mụn của mỡnh Nhỡn chung, việc sử dụng phần mềm trong cỏc đơn vị tư vấn của EVN vàViện Năng lợng hiện nay đó tương đối nhiều về chủng loại và số lượng, tuynhiờn cũn ở mức độ đơn lẻ, tự phỏt, chưa đồng bộ Cỏc phần mềm sử dụng cúnhiều nguồn gốc, xuất xứ Một số phần mềm cú được do chuyển giao qua cỏcdự ỏn hợp tỏc với hóng tư vấn nước ngoài và do Viện mua sắm Cỏc phần mềm

này cú ưu điểm là cỏc phần mềm chuyờn ngành, hợp phỏp, cú hướng dẫn sửdụng đầy đủ Tuy nhiờn, cũn hạn chế về chủng loại và số lượng Một số phầnmềm được mua và trao đổi trờn thị trường tự do, chủ yếu là cỏc phần mềmCAD, Microsoft Office, tớnh toỏn kết cấu xõy dựng…với số lượng nhiều nhưnghầu hết cỏc phần mềm này chưa hợp phỏp, thiếu đào tạo hướng dẫn cơ bản vàkhụng cú cỏc chuyờn ngành chuyờn sõu đỏp ứng nhiệm vụ chuyờn mụn củaViện Một số phần mềm tự lập trong Viện, một phần do Viện đầu tư, một phầndo cỏc kỹ sư tự lập Số phần mềm cú ưu điểm là chủng loại và số lượng phongphỳ, đỏp ứng được một phần cụng việc chuyờn mụn trong Viện Tuy nhiờn, cỏcphần mềm chủ yếu do cỏc lập trỡnh viờn nghiệp dư lập nờn thường chỉ đạt yờucầu về chuyờn ngành kỹ thuật, cũn phần kỹ thuật tin học, trỡnh bày, giao diệnvới người sử dụng cũn nhiều hạn chế.

Trong thời điểm hiện tại, việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin tại Viện Nănglượng thuộc Tổng cụng ty Điện lực Việt Nam cú thể túm tắt như sau:

- Trỡnh độ CNTT của cỏc cỏn bộ được đỏnh giỏ là cũn chưa chuyờnnghiệp, chưa cú điều kiện tiếp cận với phương phỏp thiết kế hiện đại.Việc ỏp dụng nhiều nhất là cho soạn thảo văn bản, cỏc bảng tớnh, bỏocỏo, cỏc ứng dụng CAD (khụng chuyờn ngành).

- Chưa cú chương trỡnh ứng dụng chuyờn ngành mang tớnh tớch hợp cao,đảm bảo tớch hợp giữa cỏc module thiết kế của nhiều chuyờn ngành.- Chưa cú mụi trường CSDL (cơ sở dữ liệu) dựng chung trờn mụi trường

mạng phục vụ cụng tỏc thiết kế và lưu trữ cỏc thiết kế qua cỏc dự ỏn mộtcỏch cú hiệu quả

Cụ thể hơn với nhiệm vụ thiết kế cỏc cụng trỡnh năng lượng tại Viện Nănglượng, việc ỏp dụng CNTT cú thể túm tắt như sau:

- Thiết kế CAD trờn nền đồ hoạ, chưa cú dữ liệu thuộc tớnh gắn kết vớichuyờn ngành (Chủ yếu là AutoCAD – là ứng dụng CAD khụng chuyờnngành)

- Cỏc cụng cụ hỗ trợ thiết kế chuyờn ngành hầu như khụng cú, đặc biệt làcụng cụ thiết kế nhà mỏy với cỏc chuyờn ngành khỏc nhau như: Thiết bị,kết cấu, đường ống, điện, tự động hoỏ

- Việc búc tỏch dữ liệu cũng như đưa ra cỏc đặc tả cho thiết kế phải thựchiện bằng tay, tốn nhiều thời gian và khụng chớnh xỏc.

- Quy mụ thiết kế hạn chế chỉ đảm nhận được cỏc thiết kế nhỏ và vừa vàdừng lại ở thiết kế sơ bộ, thiết kế kỹ thuật.

- Việc tớch hợp và sử dụng lại cỏc thiết kế sơ bộ, thiết kế nguyờn lý kỹthuật, thiết kế thi cụng bị hạn chế rất nhiều và hầu như khụng thực hiệnđược Khả năng tham gia cỏc giai đoạn của quỏ trỡnh thiết kế, mua sắm,xõy lắp của cỏc cụng trỡnh vỡ thế bị hạn chế.

- Tớnh tớch hợp của giải phỏp thiết kế với cỏc giải phỏp quản lý tiến độ,mua sắm và cỏc ứng dụng đang sử dụng khụng cú.

Nh vậy, xuất phát từ nhu cầu cần có một giải pháp tự động hoá thiết kế nhàmáy nhiệt điện để có thể từng bớc phát triển, trở thành một cơ quan t vấn mạnh,

trong đó đảm đơng đợc các nhiệm vụ t vấn cho các dự án nhiệt điện rất quantrọng, cụ thể là:

- T vấn cho chủ đầu t các dự án nhà máy nhiệt điện trong giai đoạn chuẩnbị đầu t : Lập các Báo cáo Nghiên cứu tiền khả thi và Báo cáo Nghiêncứu khả thi.

- T vấn cho chủ đầu t các dự án nhà máy nhiệt điện trong giai đoạn thựchiện đầu t: Lập Hồ sơ thiết kế kỹ thuật (thiết kế định hớng), tổng dự toánvà hồ sơ mời thầu, tham gia xét thầu, thơng thảo hợp đồng, giúp chủ đầut giám sát, quản lý các khía cạnh kỹ thuật của dự án

- Thực hiện thiết kế thi công (thiết kế chi tiết) một số hạng mục công trìnhcủa dự án nhà máy nhiệt điện

- Thực hiện thiết kế cải tạo, nâng cấp các nhà máy điện hiện có.

- Từng bớc tham gia làm t vấn phụ cho các nhà thầu EPC dự án nhà máynhiệt điện và tiến tới làm t vấn chính cho nhà thầu EPC.

- Tham gia liên danh cùng các công ty t vấn quốc tế đấu thầu dịch vụ t vấncho chủ đầu t và nhà thầu EPC các dự án nhà máy nhiệt điện trong khuvực và trên thế giới.

Đồng thời qua quá trình thực tiễn làm việc, tìm hiểu đánh giá và tham khảokhuyến nghị của công ty t vấn Elektrotek, Viện Năng lợng đã nhận thấy bộphần mềm Intergraph là một giải pháp tổng thể cho các dự án công nghiệp,trong đó có nhà máy nhiệt điện, từ các công việc thiết kế định hớng, thiết kế chitiết, lập bản vẽ thiết kế thi công, mua sắm vật t thiết bị, quản lý dự án, vận hành,sửa chữa và quản lý nhà máy Bên cạnh đó năng lực chuyên môn và công nghệthông tin của các kỹ s t vấn của Viện đã đợc nâng cao nhờ các kinh nghiệm vàkiến thức thu đợc khi thực hiện vai trò t vấn chính (hoặc phụ) cho chủ đầu t cácdự án nhà máy điện vừa qua nên hoàn toàn có khả năng học tập, tiếp thu và sửdụng các phần mềm thiết kế của giải pháp.

Trên cơ sở đó, Viện Năng lợng đã đề xuất lên Tổng công ty đợc đầu t muasắm bộ phần mềm PDS Đáp ứng nhu cầu của Viện Năng lợng, EVN đã giaocho EVN.IT là đơn vị đầu mối, phối hợp với Viện Năng lợng, các ban của EVNgồm: Ban Khoa học Công nghệ Môi trờng và Viễn thông, Ban Quản lý Đấuthầu thực hiện công tác đầu t mua sắm phần mềm trên Cụ thể nh sau:

- Trên cơ sở đã có chủ trơng đầu t mua sắm bộ phần mềm PDS phục vụnâng cao năng lực t vấn của Viện Năng lợng, EVN đã giao cho EVN.ITphối hợp với Viện Năng Lợng làm việc với công ty trách nhiệm hữu hạnCông nghệ Đồ hoạ; giao cho Viện Năng lợng triển khai các thủ tục cầnthiết để mua sắm phần cứng tơng ứng cho PDS; giao Ban Quản lý đấuthầu phối hợp với các Ban liên quan hớng dẫn EVN.IT làm các thủ tụcpháp lý cần thiết để mua phần mềm PDS.

Thực hiện công tác do EVN giao, ENV.IT đã có công văn yêu cầu ViệnNăng lợng với vai trò là đơn vị sử dụng phần mềm cần phải có văn bản cam kếtsử dụng phần mềm hiệu quả Trả lời công văn của EVN.IT, Viện Năng lợng sauđó đã có công văn khẳng định tính hữu dụng của phần mềm PDS và cam kết sửdụng hiệu quả bộ phần mềm này.

Ban Khoa học công nghệ Môi trờng và Viễn thông có công văn gửi EVNtrình bày rõ lý do mua trực tiếp phần mềm PDS từ nhà cung cấp Cty TNHHCông nghệ Đồ hoạ (hãng Intergraph) Cụ thể nh sau:

- Phần mềm này cần mua sắm gấp cho Viện Năng lợng để đáp ứng tiến độthiết kế kỹ thuật các nhà máy nhiệt điện Ninh Bình và Nghi Sơn sắp tới.- Là phần mềm khá đặc chủng và đã đợc Tổng công ty Lắp máy Việt Nam

(LILAMA) sử dụng trong thiết kế và quản lý xây dựng nhà máy điệnUông Bí.