Quy trình chuẩn bị thực hiện và quản lý dự án Công nghệ thông tin về Điện lực - 7 doc

67 Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ đã gửi đơn xác nhận sẽ tham gia dự thầu và sẽ nộp hồ sơ dự thầu đúng hạn quy định. Ngày 25/12/2003, EVN.IT đã tiếp nhận Hồ sơ dự thầu gói thầu Cung cấp phần mềm thiết kế nhà máy PDS của INTERGRAPH và các dịch vụ đào tạo chuyển giao công nghệ. Sau đó 1 h đồng hồ, tại EVN.IT đã diễn ra buổi mở thầu. Trình tự và nội dung buổi mở thầu đã diễn ra theo đúng quy định của Quy chế đấu thầu của Việt Nam. 2.2.2.3.3.3. Đánh giá hồ sơ dự thầu. Để tiến hành đánh giá Hồ sơ dự thầu của của nhà thầu, EVN.IT đã xúc tiến thành lập Tổ chuyên gia xét thầu. Sau quá trình chấm thầu, Tổ chuyên gia đã có những nhận xét, đánh giá như sau: Về kết cấu Hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu Hồ sơ mời thầu gồm: - Đơn dự thầu kèm theo Bảo lãnh dự thầu có tính pháp lý về tổng giá trị tiền và thời gian hợp lệ của bảo lãnh. - Các tài liệu thể hiện năng lực của nhà thầu. - Chào thầu về kỹ thuật. - Chào thầu về thương mại. Hồ sơ dự thầu của Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ có kết cấu rõ ràng, các chương mục bố trí mạch lạc, dễ hiểu tạo điều kiện dễ dàng cho chủ đầu tư có thể đánh giá kết quả nhanh chóng, chính xác. Về nội dung HSDT. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 68 Hồ sơ dự thầu của Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ có nội dung đi sát vào các yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. - Về thể hiện năng lực nhà thầu. Hồ sơ dự thầu thể hiện rõ năng lực của nhà thầu đảm bảo thực hiện các nội dung của bản dự thầu thể hiện qua các tài liệu sau: Các giấy tờ pháp lý của nhà thầu: Đăng ký thành lập. Đăng ký kinh doanh cho lĩnh vực phù hợp với yêu cầu của dự án là công nghệ thông tin. Báo cáo tài chính 3 năm. Xác nhận là đại lý độc quyền của nhà sản xuất tại Việt Nam. Phần giới thiệu về năng lực thể hiện các kinh nghiệm của nhà thầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin, đặc biệt là CNTT chuyên ngành. Tóm tắt các dự án nêu lên được các dự án ở lĩnh vực tương tự, các dự án đang thực hiện với quy mô từ vừa đến lớn phù hợp với quy mô dự án mà chủ đầu tư dự định thực hiện. Đặc biệt nhà thầu có chứng nhận của khách hàng đã áp dụng giải pháp tương tự là Tổng công ty Lắp máy Việt Nam – LILAMA. - Phần chào về thương mại. Nhà thầu đã cung cấp giá theo đúng số lượng phần mềm và dịch vụ yêu cầu. Nhà thầu cũng đưa ra các điều khoản về thanh toán phù hợp với yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. Việc giao hàng khi nhà thầu thông báo tình trạng sẵn sàng của hệ thống là phù hợp vì chủ đầu tư là người chịu trách nhiệm cung cấp phần cứng. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 69 Nhà thầu chấp nhận bị phạt nếu giao hàng chậm không vì lí do bất khả kháng là cần thiết. Ngoài việc cung cấp bảo lãnh dự thầu, nhà thầu tuân theo các điều kiện về bảo lãnh khác gồm: Bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng và bảo lãnh bảo hành. - Phần chào về kỹ thuật. Trong tuyên bố phù hợp của mình, Nhà thầu đảm bảo: Cung cấp toàn bộ các phần mềm là các phiên bản cập nhật theo đúng sự phát triển công nghệ của nhà sản xuất INTERGRAPH, tuân thủ theo các điều kiện của yêu cầu kỹ thuật. Phần mềm được cung cấp sẽ được cài đặt và được đảm bảo bảo hành trong thời gian 1 năm kể từ ngày bàn giao đưa vào sử dụng, trong đó bao gồm hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp miễn phí, phù hợp với các điều kiện và chính sách chuẩn về bảo hành, bảo trì của hãng cung cấp giải pháp CNTT. Thời gian đào tạo, chuyển giao công nghệ và tư vấn là phù hợp trên cơ sở các chuyên gia của chủ đầu tư nắm vững các chuyên ngành kỹ thuật tương ứng. Trong phần đề xuất kỹ thuật của nhà thầu: Số lượng và đặc tính của các phần mềm trong bộ giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy đáp ứng các yêu cầu của Hồ sơ mời thầu với các phiên bản theo yêu cầu hoặc mới hơn so với phiên bản trong Hồ sơ mời thầu. Nhà thầu đưa ra được nội dung chi tiết công tác đào tạo, số lượng ngày học và tiến độ thực hiện cũng như yêu cầu đối với các học viên cho từng khoá học đáp ứng hoàn toàn các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 70 Nhà thầu đưa ra đầy đủ các khuyến nghị về phần cứng cho các việc cài đặt triển khai phần mềm. Việc này là cần thiết. Nhà thầu cũng cam kết cung cấp dịch vụ bảo trì sau bảo hành khi được yêu cầu theo như chính sách bảo hành mà nhà thầu đã cung cấp. Chính sách bảo hành, bảo trì là chặt chẽ thích hợp với hệ thống chuyên ngành lớn có tính đặc thù kỹ thuật cao. Hồ sơ của nhà thầu còn cung cấp tiến độ, kế hoạch thực hiện rất chi tiết cho dự án đảm bảo hoàn thành các nội dung kỹ thuật và các dịch vụ được cung cấp. Đặc biệt, nhà thầu cũng cung cấp thông tin về khả năng đáp ứng của giải pháp kỹ thuật đề xuất và một số khách hàng/ dự án đối với công tác thiết kế công trình trong ngành năng lượng cũng như đầy đủ các catalogue của các phần mềm cũng hàng INTERGRAPH có trong bộ giải pháp. Tóm lại Hồ sơ dự thầu về kỹ thuật đáp ứng được các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu. Nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm hoàn thành các nội dung của dự án. 2.2.2.3.3.4. Trình duyệt - Công bố kết quả đấu thầu. Kết thúc quá trình chấm thầu, Nhà thầu Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ được đánh giá là đáp ứng được các yêu cầu của Hồ sơ mời thầu và đã trúng thầu gói thầu trên. EVN.IT đã có công văn trình lên EVN xin phê duyệt kết quả chỉ định thầu. Trong công văn đã trình bày đầy đủ các nội dung sau: - Nội dung gói thầu. - Đánh giá Hồ sơ dự thầu. - Cơ sở, lý do chỉ định thầu. - Nhận xét nhà thầu. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 71 - Đề xuất và kiến nghị. Phúc đáp tờ trình của EVN.IT, EVN đã có quyết định phê duyệt kết quả chỉ định thầu và chính thức công bố Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ trúng thầu. 2.2.2.3.4. Thương thảo- Trình duyệt và Phê duyệt hợp đồng. Ngày 26 tháng 12 năm 2003, tại Trung tâm Công nghệ thông tin đã diễn ra buổi thương thảo hợp đồng giữa EVN.IT và Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ về việc mua bộ phần mềm Thiết kế nhà máy PDS của INTERGRAPH. Sau khi thương thảo, cả hai bên đã đi đến thống nhất các nội dung trong dự thảo hợp đồng. Qua nghiên cứu, tìm hiểu nội dung của bản Dự thảo hợp đồng, tác giả có một số ý kiến sau: Dự thảo hợp đồng được quy định chặt chẽ gồm phần chính của hợp đồng và 7 phụ lục là phần không thể tách rời của hợp đồng gồm: - Bảng giá và danh sách hàng hoá và dịch vụ cài đặt chạy thử phần mềm. - Bảng giá và danh sách dịch vụ đào tạo và chuyển giao công nghệ. - Mô tả nội dung các khoá học. - Lịch trình thực hiện dự án. - Chính sách bảo hành và bảo trì của INTERGRAPH. - Khuyến nghị cấu hình phần cứng. - Mô tả các phần mềm ứng dụng trong bộ giải pháp. Các khái niệm được định nghĩa rõ ràng; Phạm vi công việc của một dự án về phần mềm được mô tả trong “Phạm vi của hợp đồng” là đầy đủ và chặt chẽ. Các điều khoản về bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh tạm ứng là phù hợp. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 72 Phần điều kiện thanh toán được chia làm 2 phần cho hàng hoá riêng và dịch vụ riêng là hợp lý vì công tác đào tạo có thể thực hiện trước công tác bàn giao lắp đặt hàng hóa. Thời gian lắp đặt và quy chế phạt là phù hợp. Phần dịch vụ được mô tả là rất chi tiết nhưng cũng là cần thiết cho dự án công nghệ thông tin. Điều khoản cho công tác bảo hành mô tả cả dịch vụ bảo hành và cam kết cung cấp bảo trì là cần thiết với một dự án công nghệ thông tin lớn, mới, có độ phức tạp cao và các sản phẩm luôn có sự cập nhật. 2.2.2.3.5. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý triển khai dự án. Đõy là dự ỏn CNTT quan trọng, mang tớnh chất nõng cao năng lực tư vấn, cú ý nghĩa định hướng về phỏt triển cụng nghệ trong EVN. Theo quyết định của EVN, dự ỏn này do EVN.IT làm đầu mối thực hiện cụng tỏc mua sắm phần mềm và ỏp dụng cỏc ứng dụng chuyờn ngành thiết kế nhà máy nhiệt điện tại Viện Năng lượng. Chính vì vậy, để cos thể triển khai tốt dự án cần có sự tham gia phối hợp của Trung tâm CNTT, đơn vị sử dụng là Viện Năng lượng cũng như các ban của Tổng Cụng ty. Trên cơ sở tham khảo ý kiến của nhà thầu Công ty TNHH Công nghệ Đồ hoạ, EVN.IT đã kiến nghị thực hiện dự án theo mô hình sau: Ban chỉ đạo dự án. Ban chỉ đạo dự án của hai bên đúng vai trò chỉ đạo, giám sát việc thực hiện dự án. Về phớa EVN, Ban chỉ đạo dự ỏn cú một Giỏm đốc chương trỡnh do một lónh đạo trong Ban Tổng giám đốc chỉ đạo, vỡ dự án liên quan đến nhiều đơn vị trong toàn Tổng công ty, cần phải cá sự chỉ đạo và điều phối từ cấp cao nhất bởi một người đủ Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 73 thẩm quyền đưa ra các quyết định khi cần. Trưởng Ban chỉ đạo dự án là một Phú Tổng giỏm đốc và trong ban chỉ đạo dự án cú các đại diện của các đơn vị sau: - Ban KHCN MT&VT – Tổng Cụng Ty - Trung tõm CNTT - Viện Năng Lượng Ban chỉ đạo dự án của EVN cú trỏch nhiệm bỏo cỏo lờn lónh đạo EVN về cụng tỏc triển khai thực hiện dự án. Ban chỉ đạo nhận báo cáo thường xuyên của phụ trách dự án và công tác tiến hành dự án. Phụ trách dự án Về phớa EVN, Phụ trách dự án chịu trách nhiệm chung cho toàn dự án, thường trực điều hành triển khai dự án, chịu sự chỉ đạo của Ban chỉ đạo dự án. Phụ trách dự án thay mặt EVN để làm việc với nhà thầu. Người phụ trách dự án cú trách nhiệm làm việc với nhóm làm việc nhằm đảm báo các công việc của dự án được tiến hành theo đúng tiến độ và chất lượng. Phụ trách dự án do Ban chỉ đạo dự án chỉ định. Người phụ trách dự án là cán bộ phụ trách dự án của Trung tâm CNTT. Điều phối dự án Là người hỗ trợ cho phụ trách dự án trong dự án. Nhóm thực hiện Về phớa EVN, đây là các chuyên gia, kỹ sư thiết kế của đơn vị sử dụng cuối là Viện Năng Lượng. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 74 Nhóm thực hiện gồm phụ trách nhúm thiết kế, các trưởng nhóm thiết kế chuyên ngành và các kỹ sư sẽ được tổ chức theo mô hình sau: Tuỳ vào các ứng dụng chuyên ngành khác nhau, các kỹ sư sẽ tham gia các khoá học khác nhau. Làm việc với nhà thầu Công ty TNHH Công nghệ Đồ hoạ, EVN.IT đã thống nhất mô hình nhóm làm việc về phía Intergraph với các chuyên gia có kinh nghiệm của hãng trong khu vực. 2.2.2.3.6. Dự kiến công tác tổ chức thực hiện, giám sát, đánh giá quá trình thực hiện dự án. Cho tới thời điểm hiện nay, dự án “ áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy điện phục vụ nâng cao năng lực tư vấn“ mới đang trong giai đoạn Đào tạo và chuyển giao công nghệ cho các cán bộ, kỹ sư của Viện Năng lượng. Do đó, tác giả chỉ có thể nêu lên được dự kiến công tác tổ chức thực hiện và giám sát, đánh giá quá trình thực hiện dự án. Việc tổ chức thực hiện dự án được thực hiện qua đầu mối là EVN.IT. Ngoài các công tác về quản lý dự án và các công tác hậu cần liên quan tới dự án mà EVN.IT sẽ thực hiện, quá trình thực hiện dự án gồm các bước triển khai chính: - Bước 1: Thực hiện đào tạo cơ bản các ứng dụng công nghệ thông tin chuyên ngành. - Bước 2: Thực hiện áp dụng các ứng dụng chuyên ngành cho một dự án thử nghiệm cũng như thực hành trên các bài toán mà các đơn vị tư vấn của EVN đang thực hiện. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 75 - Bước 3: Lắp đặt phần mềm và chuyển giao dữ liệu của dự án vào hệ thống, đưa hệ thống vào vận hành. Với bước 1, là bước đang được tiến hành triển khai, các công tác sau đây đã được thực hiện: Viện Năng lượng, đơn vị sử dụng, đã chuẩn bị về nhân lực là các kỹ sư thiết kế chuyên ngành để tham gia khoá học đào tạo, chuyển giao công nghệ do nhà thầu Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ tiến hành. Với các nội dung khoá học chuyên ngành khác nhau, đối tượng học viên cũng là các kỹ sư thiết kế chuyên ngành khác nhau. Công tác đào tạo, chuyển giao công nghệ bao gồm các phần cơ bản sau: 1. Đào tạo ứng dụng công nghệ thông tin chung. 2. Đào tạo ứng dụng thiết kế chuyên ngành. 3. Đào tạo quản trị hệ thống. 4. Tư vấn đào tạo trên dự án công trình thực tế. Nội dung cụ thể của phần đào tạo và chuyển giao công nghệ như sau: A ứng dụng công nghệ thông tin chung 1. Window NT / 2000. 1 2. MicroStation for Designers. 3 3. SmartSketch. 5 B Đào tạo ứng dụng thiết kế chuyên ngành 1. PDS. 36 2. ISOGEN. 5 3. SMARTPLANT REVIEW. 5 4. SMARTPLANT P&ID. 5 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 76 5. SMARTPLANT ELECTRICAL. 5 6. INTOOLS. 8 7. SMARTPLANT EXPLORER. 2 C đào tạo quản trị hệ thống 1. Window NT / 2000 administration. 3 2. ORACLE & RIS. 5 3. Plotting Administration. 3 4. Application Administration. 5 D tơư vấn đào tạo trên dự án, công trình thực tế 1. PDS suite (PDS, ISOGEN, SMARTPLANT REVIEW, IPLOT). 24 2. Các ứng dụng khác (SPPID, INTools, SPEI, SPE). 20 Công tác chuyển giao công nghệ cũng được thực hiện trong quá trình cài đặt ứng dụng cho dự án tại đơn vị sử dụng cuối. - Bổ nhiệm phụ trách nhóm thiết kế. - Chỉ định các quản trị hệ thống công nghệ thông tin (có kinh nghiệm về hệ thống mạng, cơ sở dữ liệu). - Chỉ định các trưởng nhóm thiết kế chuyên ngành. Với bước 2 để thực hiện tốt, các công tác sau cần thực hiện: - Các kỹ sư cần tham gia công tác đào tạo một cách tích cực, để nắm vững tính năng của các ứng dụng. - Chuẩn bị các bài toán thực tế của các chuyên ngành thiết kế cũng như ở các quá trình thiết kế khác nhau (thiết kế nguyên lý, thiết kế chi tiết, thiết kế sửa chữa, hỗ trợ quản lý vận hành ) Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com [...]... phục vụ công tác hỗ trợ, bảo hành Để cú thể thực hiện tốt dự án, việc duy trì các buổi làm việc giữa EVN và nhà cung cấp là cần thiết EVN.IT thấy rằng các cuộc họp làm việc sau đõy dự định sẽ cần được thực hiện: Cuộc họp làm việc của Ban chỉ đạo: Được thực hiện hàng thỏng với nội dung: - Tiến độ và chất lượng dự án - Cụng việc hoàn thành trong thỏng - Cỏc vấn đề trong thỏng cần giải quy t - Kế hoạch... cần giải quy t - Kế hoạch của tháng tới - Các vấn đề còn tồn đọng của các tháng trước và phương hướng giải quy t Cuộc họp làm việc của phụ trách dự án: Được thực hiện hàng tuần với việc kiểm tra tiến độ và chất lượng dự án, ngoài ra các cuộc làm việc khác sẽ được thực hiện khi cần thiết Cuộc họp làm việc phụ trách thiết kế (EVN) và phụ trách đào tạo (Intergraph) Được thực hiện sau kết thúc mỗi module... Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Với bước 3 để thực hiện tốt, các công tác sau cần thực hiện: - Chuẩn bị trang thiết bị phần cứng với cấu hình phù hợp theo khuyến nghị của nhà cung cấp phần mềm - Kỹ sư quản trị hệ thống cần nắm vững nghiệp vụ hệ thống, hệ điều hành, cơ sở dữ liệu, các nhiệm vụ quản trị hệ thống phần mềm ứng dụng và các bước lưu trữ và khôi phục dữ liệu - Làm việc chặt chẽ... cần thiết Cuộc họp làm việc phụ trách thiết kế (EVN) và phụ trách đào tạo (Intergraph) Được thực hiện sau kết thúc mỗi module giữa phụ trách thiết kế (EVN) và phụ trách đào tạo (Intergraph) cùng các học viên và chuyên gia đào tạo ứng dụng nhằm 77 . chức thực hiện dự án được thực hiện qua đầu mối là EVN.IT. Ngoài các công tác về quản lý dự án và các công tác hậu cần liên quan tới dự án mà EVN.IT sẽ thực hiện, quá trình thực hiện dự án gồm. đạo EVN về cụng tỏc triển khai thực hiện dự án. Ban chỉ đạo nhận báo cáo thường xuyên của phụ trách dự án và công tác tiến hành dự án. Phụ trách dự án Về phớa EVN, Phụ trách dự án chịu. và chuyển giao công nghệ cho các cán bộ, kỹ sư của Viện Năng lượng. Do đó, tác giả chỉ có thể nêu lên được dự kiến công tác tổ chức thực hiện và giám sát, đánh giá quá trình thực hiện dự án.