Quy trình chuẩn bị thực hiện và quản lý dự án Công nghệ thông tin về Điện lực - 3 ppsx

23 mọi hoạt động trong toàn ngành điện - đã rất chú trọng phát triển công tác công nghệ thông tin trong thời gian qua. Trung tâm Công nghệ thông tin được thành lập làm đầu mối quản lý về công nghệ thông tin cho toàn Tổng công ty. Một loạt các dự án công nghệ thông tin đang và sẽ được triển khai bằng nguồn hỗ trợ của các tổ chức phát triển như Cơ quan phát triển thương mại Hoa Kỳ (TDA), Ngân hàng Thế giới (WB) và Tổ chức hợp tác phát triển Thuỵ Điển (SIDA) như dự án Hệ thống thông tin quản lý tài chính kế toán, Hệ thống thông tin chăm sóc khách hàng, Hệ thống thông tin quản lý khách hàng, Hệ thống thông tin địa lý, dự án đào tạo về công nghệ thông tin… Hiện nay, Tổng công ty đang xây dựng và triển khai hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp thống nhất trong các lĩnh vực sản xuất, truyền tải, phân phối, vận hành, bảo dưỡng và sửa chữa Tổng Công ty không chỉ chú trọng đến nâng cấp cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin như phần cứng, hệ thống mạng mà còn thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của các chuyên gia công nghệ thông tin, lập trình viên trong Tổng Công ty bằng các chương trình đào tạo thường xuyên. Trong thời gian tới, Tổng Công ty điện lực Việt Nam sẽ xây dựng và áp dụng đồng bộ hệ thống tiêu chuẩn công nghệ thông tin trong toàn ngành điện; sản xuất các sản phẩm và dịch vụ công nghệ thông tin không chỉ cho ngành điện mà hướng tới cung cấp cho thị trường công nghệ thông tin Việt Nam. Kết hợp với các hoạt động cung cấp dịch vụ viễn thông công cộng cho thị trường viễn thông Việt Nam, Tổng Công ty Điện lực Việt Nam đang xây dựng các phần mềm quản lý viễn thông công cộng và khai thác các dịch vụ gia tăng trên Internet. 1.2.1.2.2. Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động của EVN. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 24 Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình, EVN đã thu được một số thành công sau đây: - Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ và năng suất lao động của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Được đào tạo các kiến thức về công nghệ thông tin và đồng thời được trang bị các phương tiện làm việc hiện đại đã giúp cho đội ngũ cán bộ quản lý, kĩ sư của EVN thực hiện công việc của mình với năng suất và hiệu quả cao hơn trước kia. Họ không còn phải dành nhiều thời gian cho tính toán và xử lý công việc một cách thủ công nữa, mà sẽ có nhiều thời gian hơn tập trung vào việc phân tích và xử lý nghiệp vụ. - Hình thành nên một mô hình tổ chức quản lý tiên tiến, một môi trường làm việc hiện đại. Với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của mình đã giúp cho EVN có được một mô hình tổ chức quản lý tiến bộ. Một hệ thống thông tin thông suốt được nối từ lãnh đạo cấp cao của EVN tới các đơn vị trực thuộc. Điều đó giúp cho các cấp lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt tình hình hoạt động của các đơn vị từ đó mà có các quyết định quản lý chính xác và kịp thời. Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã làm giảm bớt gánh nặng của việc xử lý những thủ tục giấy tờ, giúp EVN tin học hoá được các thủ tục hành chính, nhờ đó mà tinh giảm được một bộ phận lao động và nâng cao năng suất lao động. - Nâng cao khả năng, năng lực cạnh tranh và hiệu quả kinh doanh của các đơn vị sản xuất – kinh doanh trong EVN. Với việc đào tạo nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ, kĩ sư, đầu tư mua sắm các trang thiết bị hiện đại nói chung và việc ứng dụng các sản phẩm của công nghệ thông tin trong hoạt động sản xuất và kinh doanh nói riêng, các công ty, các đơn vị có chức năng sản xuất- kinh doanh trực thuộc EVN đã Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 25 từng bước trưởng thành về nhiều mặt. Có thể lấy khối tư vấn thiết kế xây dựng điện (bao gồm các Công ty tư vấn xây dựng điện 1, 2, 3, 4 và Viện Năng Lượng) làm ví dụ. Nhờ được đầu tư như vậy, các đơn vị này từ chỗ chủ yếu làm công tác khảo sát thiết kế đến nay đã đảm đương được hầu hết hơn 15/19 loại hình công tác tư vấn theo thông lệ Việt Nam và Quốc tế từ khâu chuẩn bị dự án, thực hiện dự án cho đến đưa dự án vào hoạt động. Họ có thể thực hiện được hầu hết các loại hình công tác tư vấn của các công trình XDCB có tính truyền thống và các công trình lớn, kỹ thuật công nghệ mới phức tạp sau khi đã hợp tác, làm thầu phụ cho các chuyên gia nước ngoài, thông qua các dự án đã và đang xây dựng tại Việt Nam. 1.2.2. Đặc điểm của hoạt động đầu tư các dự án Công nghệ thông tin. - Thứ nhất, hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin đòi hỏi một số lượng vốn lớn (do chi phí cho đầu tư cho các thiết bị công nghệ thông tin thường rất lớn) và để nằm khê đọng trong suốt quá trình thực hiện đầu tư. - Thứ hai, hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin thường mang lại kết quả là tăng năng suất, tăng hiệu quả thực hiện công việc. Do đặc thù của các sản phẩm công nghệ thông tin là được tạo ra để trợ giúp hoạt động sản xuất chính. Vì vậy, việc xác định các chỉ tiêu về hiệu quả tài chính đối với các dự án đầu tư trong lĩnh vực công nghệ thông tin là rất khó khăn. - Thứ ba, hoạt động đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin thường chịu rủi ro về mặt công nghệ, tức là kết quả của các hoạt động đầu tư có nhiều nguy cơ bị lạc hậu hay nói cách khác là các sản phẩm của dự án đầu tư công nghệ thông tin có hao mòn vô hình lớn. Lí do là ngày nay, công nghệ thông tin thường xuyên phát triển với Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 26 tốc độ chóng mặt. Cho nên có thể nói sản phẩm công nghệ thông tin lạc hậu ngay từ khi nó ra đời. - Thứ tư, các thành quả của hoạt động đầu tư có giá trị sử dụng không lâu và đòi hỏi phải thường xuyên được cập nhật, nâng cấp. Cũng do tốc độ phát triển như vũ bão hiện nay của công nghệ thông tin cho nên muốn đảm bảo chất lượng hoạt động sản xuất kinh doanh, muốn theo kịp mọi tiến bộ của thời đại, không bị lạc hậu so với các đối thủ cạnh tranh thì chủ đầu tư phải thường xuyên theo dõi sự phát triển của công nghệ thông tin để từ đó có kế hoạch hợp lí cho việc cập nhật và nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin của mình. Chương 2: Thực trạng quy trình Chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại Trung tâm Công nghệ thông tin Tổng Công ty điện lực Việt Nam. 2.1. Giới thiệu chung về Trung tâm Công nghệ thông tin - Tổng Công ty Điện lực Việt Nam. 2.1.1. Lịch sử hình thành của EVN.IT. Trung tâm Công Nghệ Thông Tin được thành lập theo quyết định số 108/QĐ- EVN-HĐQT ngày 28/04/2002 trên cơ sở tách bộ phận Nghiên cứu khoa học Công nghệ và Môi trường ra khỏi Trung tâm Nghiên cứu khoa học công nghệ Môi trường và máy tính và đổi tên trung tâm này. Sau khi được thành lập Trung tâm là đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong TCT, có tư cách pháp nhân, được sử dụng con dấu riêng để hoạt động, được mở tài khoản tại Ngân hàng theo phân cấp của TCT. Trung tâm là một đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Điện lực Việt nam (EVN), hoạt động trên các lĩnh vực công nghệ thông tin, có chức năng là đầu Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 27 mối tổ chức, chủ trì và thực hiện các hoạt động Công nghệ Thông tin theo định hướng và chỉ đạo thống nhất của Tổng công ty trong các đơn vị thành viên của EVN. 2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của EVN.IT. 2.1.2.1. Nhiệm vụ của EVN.IT. - Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển công nghệ thông tin chung cho toàn TCT - Lập các dự án xây dựng các hệ thống phần mềm thống nhất trình TCT phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện. - Thiết kế các mạng diện rộng (WAN) của các đơn vị thành viên theo tiêu chuẩn ngành, cấp phát địa chỉ kết nối mạng (IP); chủ trì việc kết nối với mạng của TCT. - Xây dựng, bảo dưỡng, nâng cấp hệ thống mạng diện rộng (WAN) của TCT; tham gia xây dựng các mạng cục bộ (LAN) của các đơn vị thành viên để kết nối các mạng hiện có thành mạng diện rộng; thực hiện việc bảo dưỡng, nâng cấp các phần mềm dùng chung cho TCT. - Tham gia bộ phận thường trực Ban chỉ đạo công nghệ thông tin của TCT. - Xây dựng, bổ sung sửa đổi các tiêu chuẩn về công nghệ theo yêu cầu của TCT. - Tham gia xây dựng kế hoạch chương trình, nội dung đào tạo công nghệ thông tin thống nhất trong TCT và tổ chức thực hiện. Ký kết và thực hiện hợp đồng đào tạo về công nghệ thông tin cho các đơn vị ngoài TCT. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 28 - Làm đầu mối tổ chức quản lý các hoạt động Internet trong mạng máy tính của TCT. - Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu mới về công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động quản lý và điều hành sản xuất của TCT. - Nghiên cứu và triển khai các chương trình tự động hoá và GIS (Geography Information System) trong các lĩnh vực: Phát, Truyền tải và Phân phối điện. Thu thập số liệu, xử lý và đưa các thông tin về các lĩnh vực này lên mạng diện rộng phục vụ điều hành sản xuất của các cấp l•nh đạo trong TCT. - Xây dựng triển khai thực hiện kế hoạch phát triển phần cứng và phần mềm theo yêu cầu của TCT; quản lý vận hành các máy tính chủ nằm trong mạng (WAN) của các đơn vị hạch toán phụ thuộc trong TCT. - Theo yêu cầu của TCT, thẩm định các dự án về công nghệ thông tin của các đơn vị trực thuộc TCT. - Thực hiện các dịch vụ tư vấn, thiết kế và lắp đạt các dự án về công nghệ thông tin của các đơn vị trong TCT, tham gia các dịch vụ công nghệ thông tin trên thị trường công nghệ thông tin trong và ngoài nước. - Thực hiện việc thiết kế, lắp đặt, quản lý, vận hành và bảo dưỡng hệ thống máy tính của cơ quan TCT. - Thực hiện nhiệm vụ quản lý kỹ thuật hệ thống công nghệ thông tin của các đơn vị trực thuộc theo qui định của TCT. 2.1.2.2. Quyền hạn của EVN.IT. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 29 Có quyền tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động Tài chính, được hưởng quyền lợi và thực hiện nghĩa vụ với TCT theo uỷ quyền phân cấp cụ thể như sau: 2.1.2.2.1. Công tác kế hoạch. Trên cơ sở kế hoạch được giao, Trung tâm xây dựng kế hoạch 5 năm chia ra từng năm, lập kế hoạch năm chia ra từng quý bao gồm các kế hoạch về: - Phát triển CNTT. - Kế hoạch về vật tư thiết bị. - Kế hoạch lao động tiền lương. - Kế hoạch chi phí sản xuất. - Kế hoạch về nghiên cứu khoa học - Kế hoạch về các dịch vụ sản xuất khác. 2.1.2.2.2. Công tác đầu tư phát triển: Trung tâm được TCT giao hoặc uỷ quyền tổ chức thực hiện các dự án đầu tư phát triển và được TCT giao các nguồn lực để thực hiện dự án theo phân cấp : - Lập và trình duyệt kế hoạch chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư. - Tổ chức thực hiện công tác đấu thầu và thực hiện các bước tiếp theo theo quy chế phân cấp. - Được phép huy động vốn và tự chịu trách nhiệm về kết quả tài chính đối với một số công trình theo phân cấp. - Được ký kết các hợp đồng kinh tế liên quan đến nhiệm vụ được giao. 2.1.2.2.3. Công tác tài chính kế toán: Trung tâm có các quyền sau: Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 30 - Được TCT cấp chi phí sản xuất theo kế hoạch và các khoản chi phí khác theo quy chế phân cấp của TCT. - Được quyền huy động vốn (vay ngân hàng, vay công nhân viên chức ) liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế khác để sản xuất kinh doanh ngoài kế hoạch TCT giao, trình Tổng Công ty phê duyệt và tổ chức thực hiện. - Được hình thành các quỹ theo qui định của Nhà nước và của TCT. 2.1.2.2.4. Công tác tổ chức cán bộ và đào tạo Căn cứ vào mô hình tổ chức đã được TCT duyệt, Trung tâm có các quyền hạn sau đây: - Được thành lập, giải thể và tổ chức lại các phòng ban trực thuộc. - Xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế tổ chức hoạt động của các phòng ban thuộc Trung tâm. - Lập các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ của công nhân viên chức. - Được bổ nhiệm, miễn nhiệm, xếp lương, khen thưởng, kỷ luật và quyết định nghỉ hưu đối với Trưởng, phó phòng ban trực thuộc. 2.1.2.2.5. Công tác lao động tiền lương Trung tâm được quyền tuyển chọn lao động theo đúng quy chế phân cấp của TCT trong khuôn khổ biên chế, được ký kết hợp đồng lao động và thoả ước lao động tập thể theo qui định của Luật Lao động. 2.1.2.2.6. Các lĩnh vực khác: Được tổ chức và tiến hành công tác mua bán vật tư thiết bị với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 31 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của EVN.IT. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động đội ngũ cán bộ nhân viên của Trung tâm được biên chế thành 9 bộ phận gồm 6 phòng, 1 tổ và 2 trung tâm gồm: 1. Ban Giám đốc. 2. Phòng Quản lý dự án. 3. Phòng Tổng hợp 4. Phòng Tài chính kế toán. 5. Phòng Hệ thống mạng 6. Phòng Công nghệ phần mềm 7. Phòng Nghiên cứu – Phát triển và Đào tạo. 8. Tổ vận hành 9. Trung tâm dữ liệu tại TP Đà Nẵng 10. Trung tâm dữ liệu tai TP Hồ Chí Minh Với bộ máy lãnh đạo gọn nhẹ và đội ngũ công nhân viên lành nghề, Trung tâm có đủ tiềm năng để phát triển nhằm đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ mà Tổng Công ty đề ra. Dưới đây là mô hình tổ chức của Trung tâm: 2.1.3.1. Ban Giám đốc. Ban Giám đốc gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc phụ trách giúp việc. Giám đốc là đại diện pháp nhân của Trung tâm trước pháp luật, là người có quyền hành cao nhất trong Trung tâm, trực tiếp chịu trách nhiệm trước pháp luật và Tổng Giám đốc về điều hành mọi hoạt động tại Trung tâm. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 32 Các phó giám đốc được giám đốc phân công quản lý điều hành một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trước pháp luật và giám đốc Trung tâm về lĩnh vực được giao. 2.1.3.2. Phòng Quản lý dự án. Chức năng - Tham mưu cho lãnh đạo Trung tâm xây dựng, tổ chức thực hiện, quản lý và giám sát các dự án công nghệ thông tin trong toàn bộ EVN theo định hướng của phát triển Trung tâm và TCT. - Tham mưu cho lãnh đạo Trung tâm về các hoạt động hợp tác với các đơn vị làm CNTT trong và ngoài ngành điện. Nhiệm vụ - Làm đầu mối kết hợp, triển khai các dự án về CNTT theo chỉ đạo của TCT. - Tham gia xây dựng dự toán, kế hoạch thực hiện các dự án CNTT, tổ chức đấu thầu, xét thầu, đàm phán hợp đồng. - Quản lý thực hiện triển khai các dự án CNTT. - Thực hiện các công việc quản lý khác theo chỉ đạo của Trung tâm và TCT. - Phối hợp với các phòng chức năng thực hiện việc thanh toán, trình duyệt quyết toán các dự án CNTT theo đúng tiến độ - Thực hiện công tác kế hoạch: Nghiên cứu định hướng phát triển, xây dựng các kế hoạch sản xuất, chi phí giá thành, kinh doanh dịch vụ ) Tham gia lập kế hoạch sữa chữa lớn các công trình cải tạo, nâng cấp hệ thống CNTT. Thẩm tra dự toán các công trình theo phân cấp. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com [...]... b - Tiền lương quản lý, theo dõi các công tác về: Tổ chức cán bộ, đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực Tổ chức tuyển chọn, sắp xếp nhân sự trong TT Lập qui hoạch cán bộ, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ Nghiên cứu triển khai các chế độ chính sách về an toàn lao động và bảo hộ lao động Lao động tiền lương, bảo hiểm, an toàn lao động tại TT - Tổ Hành chính quản trị quản lý theo dõi công tác về: Hành chính,... - http://www.simpopdf.com Quan hệ với các đơn vị bên ngoài để tìm kiếm nguồn công việc cho TT Đề xuất nguồn vốn và theo dõi triển khai các nhiệm vụ đột xuất 2.1 .3. 3 Phòng Tổng hợp Chức năng: Tham mưu giúp việc cho giám đốc Trung tâm trong lĩnh vực Tổ chức cán bộ; lao động tiền lương; tổng hợp; hành chính; pháp chế; quản trị; vật tư và các công việc đột xuất khác Nhiệm vụ chính: - Tổ tổ chức cán b -. .. tân Pháp chế, thi đua, tuyên truyền, bảo vệ Quản trị: Quản trị các phương tiện đi lại, cơ sở hạ tầng, tình hình sử dụng điện, nước, vệ sinh công nghiệp, phòng cháy chữa cháy Vật tư: Tổng hợp lập các kế hoạch về vật tư; kết hợp với các bộ phận liên quan để tổ chức mua sắm, đấu thầu giao nhận vật tư Tổ chức kiểm tra quản lý cấp phát, sử dụng, kiểm kê vật tư 33 . công nghệ thông tin của mình. Chương 2: Thực trạng quy trình Chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại Trung tâm Công nghệ thông tin Tổng Công ty điện lực Việt Nam. 2.1. Giới thiệu chung về. TCT. - Thực hiện các dịch vụ tư vấn, thiết kế và lắp đạt các dự án về công nghệ thông tin của các đơn vị trong TCT, tham gia các dịch vụ công nghệ thông tin trên thị trường công nghệ thông tin. quản lý khách hàng, Hệ thống thông tin địa lý, dự án đào tạo về công nghệ thông tin Hiện nay, Tổng công ty đang xây dựng và triển khai hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp thống nhất trong