Quy trình chuẩn bị thực hiện và quản lý dự án Công nghệ thông tin về Điện lực - 6 docx

56 Thiết kế kỹ thuật. Thiết kế chi tiết, mô hình hoá thiết kế cho công trình công nghiệp. Các tác vụ cho quản lý (quản lý tiến độ, mua sắm vật tư, trang thiết bị ) Quản lý toàn bộ thông tin cho các công trình công nghiệp trong suốt vòng đời của công trình. Các giải pháp này được tích hợp chặt chẽ với nhau cho phép quản lý toàn bộ thông tin trong suốt các quá trình thiết kế, thi công, vận hành cũng như sửa chữa nâng cấp cho đến khi công trình kết thúc hoạt động. - Cách thức tổ chức thực hiện dự án. Đây là dự án CNTT quan trọng, mang tính chất nâng cao năng lực tư vấn, có ý nghĩa về định hướng phát triển công nghệ trong TCT. Theo quyết định của TCT, dự án này do EVN.IT làm đầu mối thực hiện công tác mua sắm phần mềm và áp dụng các ứng dụng chuyên ngành thiết kế nhà máy điện tại Viện Năng lượng. Chính vì vậy để có thể triển khai tốt dự án cần có sự tham gia phối hợp của EVN.IT, đơn vị sử dụng là Viện Năng lượng cũng như các Ban của TCT. Để có thể thực hiện tốt việc triển khai dự án, EVN.IT kiến nghị thực hiện dự án theo mô hình sau: Mô hình được lập trên cơ sở tham khảo kiến nghị của nhà thầu Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ - Intergraph Việt Nam – trong đó phía nhà thầu sẽ có đại diện của Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ, các chuyên gia của hãng Intergraph tại khu vực Châu á - Thái Bình Dương và đại diện các hãng tại khu vực Châu á - Thái Bình Dương. - Thiết lập cấu hình phần mềm của giải pháp. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 57 Giải pháp thiết kế của Công ty Intergraph hoạt động trên môi trường mạng, có nhiều người sử dụng chia sẻ công việc trong một dự án trong đó một người sử dụng có thể tham khảo tới dữ liệu của các người sử dụng khác theo phân quyền của người quản trị hệ thống. Số lượng licence quy định số người sử dụng được kết nối và thực hiện nhiệm vụ trong hệ thống thiết kế vào cùng một thời điểm. - Tổ chức thực hiện dự án, giám sát, đánh giá quá trình thực hiện dự án. Việc tổ chức thực hiện dự án được thực hiện qua đầu mối là EVN.IT. Ngoài các công tác về quản lý dự án và các công tác hậu cần liên quan tới dự án mà EVN.IT sẽ thực hiện, quá trình thực hiện dự án gồm các bước triển khai chính: Bước 1: Thực hiện đào tạo cơ bản các ứng dụng Công nghệ thông tin chuyên ngành. Bước 2: Thực hiện áp dụng các ứng dụng chuyên ngành cho một dự án thử nghiệm cũng như thực hành trên các bài toán mà các đơn vị tư vấn của EVN đang thực hiện. Bước 3: Lắp đặt phần mềm và chuyển giao dữ liệu của dự án vào hệ thống, đưa hệ thống vào vận hành. - Tiến độ và lịch trình thực hiện. Bắt đầu tháng 12 / 2003. Kết thúc tháng 7 / 2004. - Tổng mức đầu tư. Chi phí hàng hoá và dịch vụ cài đặt phần mềm : 400.039 USD Chi phí Đào tạo huấn luyện và chuyển giao công nghệ: 268.800 USD Tổng chi phí : 668.839 USD - Nguồn vốn: Vốn đầu tư phát triển của Tổng công ty. - Hình thức mua sắm. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 58 Sau khi tiến hành phân tích, so sánh các giải pháp, EVN.IT đề xuất hình thức chỉ định thầu cho giải pháp PDS của hãng INTERGRAPH thông qua nhà thầu là Công ty TNHH Công nghệ Đồ hoạ trong đó áp dụng Nghị định 66/2003/NĐ-CP của Chính phủ từ ngày 12 tháng 6 năm 2003. 2.2.2.2.2.2. Phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi. Sau khi lập xong, BCNCKT đã được EVN.IT trình lên EVN xem xét phê duyệt. Qua quá trình xem xét, nghiên cứu bản BCNCKT “Mua sắm phần mềm thiết kế nhà máy phục vụ nâng cao công tác tư vấn cho khối tư vấn của Tổng công ty”, Tổng giám đốc EVN đã có quyết định phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi với các nội dung chính như sau: - Tên dự án: áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế nhà mát điện phục vụ nâng cao năng lực tư vấn. - Mục tiêu của dự án: Nghiên cứu khai thác và đưa vào áp dụng giải pháp tự động hoá thiết kế nhà máy điện với mục tiêu lâu dài nâng cao năng lực tư vấn thiết kế của của TCT mà mục tiêu trước mắt áp dụng cho các nhà máy xây dựng điện của TCT, tiến đến áp dụng giải pháp tổng thể hoàn chỉnh cho cả quá trình thiết kế, mua sắm, xây lắp và vận hành bảo dưỡng nhà máy điện. - Quy mô và các giải pháp kỹ thuật chính. - Trang bị phần mềm công cụ phục vụ thiết kế nhà máy điện ở các giai đoạn thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công tổng thể nhà máy điện hiện hành, đảm bảo các chức năng cơ bản và giải pháp kỹ thuật chính sau: 1. Các chức năng cơ bản: Chức năng thiết kế sơ đồ công nghệ và tự động nhà máy. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 59 Chức năng thiết kế hệ thống điện của nhà máy. Chức năng thiết kế hệ thống đo lường và điều khiển tự động của nhà máy. Chức năng vẽ phác thảo thông minh. Chức năng thiết kế 3 chiều (3D) hệ thống đường ống, thiết kế thiết bị, thiết kế kết cấu, thiết kế máng điện, thông gió và điều hoà không khí. 2. Các giải pháp kỹ thuật chính: Có khả năng kiểm tra xung đột trong thiết kế. Có khả năng tạo các bản vẽ không gian từ mô hình 3 chiều đã thiết kế từ trước. Có khả năng xem xét tổng thể phân tích kỹ lưỡng toàn bộ mô hình 3 chiều trên cơ sở các kết quả thiết kế chuyên ngành riêng biệt. Có khả năng thiết kế trên môi trường mạng máy tính, giúp các kỹ sư thiết kế các chuyên ngành khác nhau có thể tham khảo dữ liệu với nhau. Có khả năng xem xét các dữ liệu thiết kế trên môi trường WEB: kỹ sư có thể truy vấn thông tin trong các bản vẽ sơ đồ công nghệ và dữ liệu thiết bị sử dụng Internet Explorer. Có thư viện các phần tử theo tiêu chuẩn quốc tế cho các chuyên ngành cần thiết và cho phép tạo và tích hợp các thư viện chuyên ngành bổ sung. Có khả năng tích hợp với các phần mềm tính toán thông dụng phục vụ thiết kế. Sử dụng công nghệ quan hệ khách / chủ (Client / Server). Tương thích với tiêu chuẩn của hệ điều hành Microsoft Windows, sử dụng giao diện thân thiện với người sử dụng, hỗ trợ giao diện với các hệ CAD mạnh nhất để chiết xuất ra các bản vẽ thiết kế. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 60 Tính mở cao, cho phép người sử dụng bổ sung cập nhật các module cần bổ sung cần thiết sau này khi có nhu cầu. - Tổng mức đầu tư: 12.334.096.000 VNĐ. - Nguồn vốn thực hiện : Vốn đầu tư phát triển của Tổng công ty. 2.2.2.3. Giai đoạn thực hiện đầu tư. 2.2.2.3.1. Lập- trình và phê duyệt Kế hoạch đấu thầu. 2.2.2.3.1.1. Lập Kế hoạch đấu thầu. Do dự án “Mua sắm phần mềm thiết kế nhà máy phục vụ nâng cao công tác tư vấn cho khối tư vấn của Tổng công ty” thuộc dự án nhóm C. Vì vậy, công tác lập kế hoạch đấu thầu được thực hiện cùng lúc với công tác lập BCNCKT. EVN.IT đã phân công phòng Quản lý dự án tiến hành lập Kế hoạch đấu thầu với nội dung như sau: - Phân chia gói thầu: 1 gói thầu mua sắm giải pháp thiết kế nhà máy điện PDS của INTERGRAPH thông qua hình thức chỉ định thầu mà nhà cung cấp là Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ - Intergraph Việt Nam. - Giá trị gói thầu: 668.839,20 USD. - Nguồn vốn : Vốn đầu tư phát triển của Tổng công ty Điện lực Việt Nam. - Thời gian thực hiện dự kiến: TT Các bước thực hiện Thời gian 1 Phát hành Hồ sơ chỉ định thầu đến nhà thầu. 24/12/2003 2 Nhận hồ sơ dự thầu tại EVN.IT 25/12/2003 3 Mở thầu. 25/12/2003 4 Chấm thầu, thương thảo ký kết hợp đồng với nhà thầu. 26/12/2003 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 61 5 Trình TCTy phê duyệt hợp đồng. 27/12/2003 6 Thực hiện hợp đồng. 01/01/2004 7 Kết thúc hợp đồng. 30/9/2004 - Kế hoạch: 2.2.2.3.1.2. Trình và phê duyệt Kế hoạch đấu thầu. Sau khi lập xong, Kế hoạch đấu thầu đã được EVN.IT trình lên Tổng công ty xin phê duyệt. Trong đó trình bày rõ những nội dung sau: - Mô tả dự án. - Những cơ sở pháp lý xây dựng Kế hoạch đấu thầu. - Phạm vi công việc. - Kế hoạch đấu thầu. Phúc đáp công văn xin phê duyệt Kế hoạch đấu thầu của EVN.IT, EVN đã có quyết định phê duyệt Kế hoạch đấu thầu dự án. Trong quyết định này chỉ có 1 điểm khác duy nhất so với Kế hoạch đấu thầu được trình lên là: Loại Hợp đồng: Chìa khoá trao tay. 2.2.2.3.2. Lập - trình và phê duyệt dự toán 2.2.2.3.2.1. Lập dự toán. Phương pháp lập dự toán. Căn cứ theo Quy trình thực hiện và quản lý dự án, phòng Quản lý dự án được phân công lập dự toán cho dự án. Việc lập dự toán được xây dựng dựa trên Bản chào giá sau khi đã thương thảo của Hãng INTERGRAPH và tham khảo kinh phí của dự án tương tự đã được INTERGRAPH triển khai tại Tổng công ty Lắp máy Việt Nam- LILAMA. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 62 Nội dung Bản dự toán tổng mức đầu tư cho dự án “áp dụng giải pháp thiết kế nhà máy điện phục vụ nâng cao năng lực tư vấn”. Căn cứ vào bản dự toán trên ta có thể thấy rằng việc lập dự toán là hết sức chi tiết, có căn cứ pháp lý rõ ràng và đầy đủ. Các khoản mục được phân chia theo các giai đoạn của dự án đầu tư. Tuy nhiên, hầu hết các khoản mục của dự toán đều căn cứ vào giá thiết bị và giá lắp đặt do nhà thầu được chỉ định thầu đưa ra. Do đó, có lẽ tính chính xác của bản dự toán chưa được đảm bảo. 2.2.2.3.2.2. Trình và phê duyệt dự toán. Sau khi được lập xong, dự toán cho dự án “áp dụng giải pháp thiết kế nhà máy điện phục vụ nâng cao năng lực tư vấn”, đã được EVN.IT trình lên Tổng công ty xem xét phê duyệt. Qua đánh giá, xem xét, TCT đã có quyết định phê duyệt dự toán cho dự án với Tổng mức đầu tư như trong dự toán là 770.881USD tương đương 12.334.096.000 VNĐ. 2.2.2.3.3. Công tác đấu thầu - Chỉ định thầu. Để tiến hành đầu tư mua sắm bộ phần mềm PDS, EVN.IT dưới sự hướng dẫn, chỉ đạo của Ban Quản lý đấu thầu đã tổ chức các công tác đấu thầu theo đúng quy định của Quy chế đấu thầu của Chính phủ và Tổng công ty. Trình tự tiến hành lần lượt như sau: - Lập Hồ sơ mời thầu. - Gửi thư mời chỉ định thầu tới nhà thầu là Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ. - Tiếp nhận và quản lý Hồ sơ dự thầu của Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ. - Mở thầu. - Chấm thầu. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 63 - Trình duyệt kết quả đấu thầu lên Tổng công ty. - Công bố trúng thầu, thương thảo hoàn thiện hợp đồng. - Trình duyệt nội dung hợp đồng lên Tổng công ty và ký kết hợp đồng với nhà thầu Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ - INTERGRAPH Việt Nam. Gói thầu “Mua phần mềm giải pháp thiết kế nhà máy điện PDS của Intergraph và dịch vụ tư vấn đào tạo chuyển giao công nghệ” thuộc loại hình đấu thầu Mua sắm hàng hoá, được thực hiện theo hình thức chỉ định thầu (là hình thức chọn trực tiếp nhà thầu đáp ứng yêu cầu gói thầu để thương thảo hợp đồng) và phương thức đấu thầu 1 túi Hồ sơ (là phương thức mà nhà thầu nộp Hồ sơ dự thầu trong 1 túi hồ sơ). 2.2.2.3.3.1. Công tác lập Hồ sơ mời thầu. Căn cứ vào Mẫu Hồ sơ mời thầu Mua sắm hàng hoá của Tổng công ty Điện lực Việt Nam theo Quy chế đấu thầu của Việt Nam, phòng Quản lý dự án đã tiến hành lập Hồ sơ mời thầu. Nội dung tóm tắt của Hồ sơ mời thầu gồm có các mục chính sau đây: Phần I: Thông báo mời thầu. Phần II: Hướng dẫn các nhà thầu. II.1. Hướng dẫn chung các nhà thầu. A. Tổng quát. B. Hồ sơ mời thầu. C. Chuẩn bị Hồ sơ dự thầu. D. Nộp Hồ sơ dự thầu. E. Mở và đánh giá thầu. F. Trao thầu. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 64 II.2. Bảng dữ liệu đấu thầu. Phần III: Hợp đồng. A. Thoả thuận hợp đồng. B. Các điều kiện chung của hợp đồng. C. Các điều kiện cụ thể của hợp đồng. Phần IV: Phạm vi cung cấp và tiến độ thực hiện. Phần V: Yêu cầu kỹ thuật. Phần VI: Các biểu mẫu. A. Mẫu đơn dự thầu. B. Biểu giá. 1. Mẫu biểu giá chào hàng xuất xứ từ nước ngoài. 2. Mẫu biểu giá chào hàng xuất xứ trong nước. C. Mẫu bảo lãnh dự thầu. D. Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng. E. Mẫu bảo lãnh tạm ứng. F. Mẫu báo cáo tài chính. G. Mẫu báo cáo kinh nghiệm. H. Mẫu giấy uỷ quyền của Nhà sản xuất. Qua nghiên cứu, tìm hiểu nội dung Hồ sơ mời thầu, tác giả có một số nhận xét sau : Về kết cấu : Ta có thể thấy Hồ sơ mời thầu có kết cấu chặt chẽ, đầy đủ các thông tin chỉ dẫn rõ ràng, hợp lý, đảm bảo tính pháp lý bao gồm : - Thông báo mời thầu. - Hướng dẫn nhà thầu. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com 65 - Mẫu hợp đồng. - Phạm vi cung cấp và tiến độ. - Yêu cầu kỹ thuật. - Các bảng biểu mẫu. Đặc biệt nội dung mục “Bảng dữ liệu đấu thầu” của phần “Hướng dẫn nhà thầu” cung cấp rất đầy đủ thông tin cho phép nhà thầu tiếp cận nhanh chóng dự án. Phần “Phạm vi cung cấp và tiến độ” và “Yêu cầu kỹ thuật” được trình bày cụ thể, mạch lạc cho phép nhà thầu có thể nhanh chóng đưa ra đề xuất. Về nội dung: Ngoài nội dung các phần hướng dẫn, các bảng biểu mẫu được trình bày dễ hiểu, các quy định chung như các Hồ sơ mời thầu đã đảm bảo tính hợp lệ của Hồ sơ mời thầu. Phần nội dung kỹ thuật và nội dung thương mại của Hồ sơ mời thầu được thể hiện ở các phần chính gồm: - Phạm vi cung cấp và tiến độ thực hiện. - Yêu cầu kỹ thuật. Phần phạm vi cung cấp và tiến độ thực hiện. Phạm vi cung cấp chỉ rõ từng phần mềm số lượng và phiên bản (version) đảm bảo giúp nhà thầu nắm được quy mô sử dụng. Việc chỉ rõ phiên bản của phần mềm là cần thiết nhưng có thể kèm theo yêu cầu các phiên bản có thể là mới hơn theo sự phát triển công nghệ. Phạm vi cung cấp dịch vụ chỉ rõ số lượng cho từng khoá học là cần thiết vì với các module phần mềm bao giờ cũng có các kế hoạch cơ sở. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com [...]... cứng và người cung cấp phần mềm chịu trách nhiệm cài đặt phần mềm Ngoài ra, với hệ thống này cũng cần sử dụng các thiết bị ngoại vi khác như máy in, vẽ Như vậy, công tác lập Hồ sơ mời thầu do phòng Quản lý dự án thực hiện, dựa trên mẫu Hồ sơ mời thầu có sẵn của EVN Do đó, về cơ bản công tác lập hồ sơ mời thầu đã được thực hiện khá tốt 2.2.2.3.3.2 Gửi thông báo mời thầu – Nhận, quản lý Hồ sơ dự thầu... thiết và đúng tiêu chuẩn hiện nay cho phép dễ dàng sử dụng cho nhiều người và in ra khi cần Các yêu cầu về hỗ trợ kỹ thuật trong 12 tháng là phù hợp, việc yêu cầu chính sách bảo hành, bảo trì là cần thiết cho một dự án có mức độ phức tạp cao về mặt công nghệ, mang tính đặc thù chuyên ngành và có nhu cầu sử dụng lâu dài Yêu cầu có khuyến nghị phần cứng là hợp lý trong trường hợp chủ đầu tư tự trang bị. .. and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com Việc yêu cầu nhà thầu chịu trách nhiệm tổ chức lớp học theo đúng tiêu chuẩn là cần thiết vì bộ giải pháp này có tính tích hợp cao, số lượng bản quy n (licence) cho phần mềm dự định trang bị có thể ít hơn nhiều so với số lượng học viên dự định tham gia khoá học Với phạm vi cung cấp gồm phần mềm và dịch vụ, yêu cầu về tiến độ được nêu ra trong Hồ... công tác lập hồ sơ mời thầu đã được thực hiện khá tốt 2.2.2.3.3.2 Gửi thông báo mời thầu – Nhận, quản lý Hồ sơ dự thầu – Mở thầu Thông báo mời thầu đã được EVN.IT gửi tới nhà thầu Cty TNHH Công nghệ Đồ hoạ kèm theo Hồ sơ mời thầu vào ngày 24/12/2003 Cũng trong ngày 24/12/2003, 66 . 2.2.2.3.2.1. Lập dự toán. Phương pháp lập dự toán. Căn cứ theo Quy trình thực hiện và quản lý dự án, phòng Quản lý dự án được phân công lập dự toán cho dự án. Việc lập dự toán được xây dựng dựa trên. nối và thực hiện nhiệm vụ trong hệ thống thiết kế vào cùng một thời điểm. - Tổ chức thực hiện dự án, giám sát, đánh giá quá trình thực hiện dự án. Việc tổ chức thực hiện dự án được thực hiện. EVN.IT. Ngoài các công tác về quản lý dự án và các công tác hậu cần liên quan tới dự án mà EVN.IT sẽ thực hiện, quá trình thực hiện dự án gồm các bước triển khai chính: Bước 1: Thực hiện đào tạo