QUY TRÌNH cấp vốn và góp vốn vào các dự án dầu KHÍ của PVEP

1 Tổng Cơng ty Thăm dò Khai thác Dầu khí (PVEP) thuộc Tập Đồn Dầu khí Quốc gia Việt nam (PVN) Hoạt động PVEP Tìm kiếm Thăm dò Khai thác Dầu khí nước ngồi nước Để xây dựng PVEP trở thành Tổng Công ty với nguồn lực mạnh, điều hành, tham gia nhiều dự án ngồi nước, có khả cạnh tranh với cơng ty dầu khí khu vực giới, có uy tín hợp tác quốc tế, nhằm phát triển không ngừng nguồn vốn lợi nhuận, tăng cường nguồn thu cho Nhà nước PVN, góp phần đảm bảo an ninh lượng cho phát triển đất nước Vì mục tiêu phát triển bền vững lâu dài PVEP, Ban lãnh đạo Ban liên quan nghiên cứu thiết lập quy trình quản lý, phê duyệt Cấp, Góp vốn đầu tư vào dự án dầu khí PVEP sau: I - QUY TRÌNH CẤP VỐN VÀ GĨP VỐN VÀO CÁC DỰ ÁN DẦU KHÍ CỦA PVEP MỤC ĐÍCH, PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG 1.1 Mục đích: Quy định thống trình tự tiến hành q trình góp vốn vào Dự án Dầu khí Tổng Cơng ty Thăm dò Khai thác Dầu khí (PVEP), nhằm đảm bảo q trình thực kịp thời, xác, hiệu theo quy định pháp luật hành 1.2 Phạm vi điều chỉnh đối tượng áp dụng: Quy định điều chỉnh việc góp vốn vào dự án đầu tư lĩnh vực tìm kiếm, thăm dò khai thác dầu khí ngồi nước PVEP Các Công ty điều hành, Đơn vị thành viên, Chi nhánh, Ban chức thuộc máy điều hành PVEP thực chức gọi vốn xử lý góp vốn thuộc đối tượng áp dụng quy định NỘI DUNG QUY TRÌNH 2.1 Sơ đồ trình cấp góp vốn vào dự án Dầu khí Trách nhiệm Các bước thưc Mơ tả/ biểu mẫu Đơn vị gọi vốn Thư gọi vốn lập hồ sơ liên quan đến vốn gọi 4.2.2 Phụ lục H1& H2 Thư gọi vốn hồ sơ liên quan Trưởng đại diện (MC) Tiếp dự nhận án/ hồ sơ gọi vốn phân công xử lý 4.2.3 - Hồ sơ gọi vốn (gồm Công ty chứng từ yêu cầu Lãnh 4.2.2.2) đạo Ban liên quan - Phân công xử lý qua idoc 4.2.4 Chuyên Kiểm tra xử lý viên thông báo gọi vốn phân công Căn theo hồ sơ gọi vốn tiến độ, trình trạng dự án Gửi ý kiến đóng góp cho MC cácBan BanTài liên quan 4.2.4 Nội dung theo biểu mẫu phụ lục A-F Tổng hợp hồ sơ, ý kiến trình gửi LĐ TCT Chuyênlập tờ viên/ Lãnh đạo Ban 4.2.4 Nội dung theo biểu mẫu phụ lục G Tài Phê duyệt Lãnh đạo TCT Phê duyệt định góp vốn 5 Thực chuyển vốn góp cho đơn vị Ban Tài gọi vốn lưu hồ sơ Quyết định góp vốn tồn hồ sơ liên quan 2.2 Cơ sở pháp lý để toán chi phí/xem xét góp vốn cho dự án Dầu khí: a) Hợp đồng dầu khí; b) Hợp đồng hợp tác kinh doanh (JOA); c) Thỏa thuận ủy quyền điều hành (TTUQĐH); Thể thức kế toán; d) Giấy chứng nhận đầu tư; e) Kế hoạch chuyển vốn đăng ký với Ngân hàng Nhà nước (đối với dự án nước ngồi); f) Giấy phép Thủ tướng phủ/Cấp phép Ngân hàng Nhà nước trường hợp chuyển tiền tốn chi phí q khứ/góp vốn trước có Giấy chứng nhận đầu tư; g) Chương trình cơng tác & Ngân sách (CTCT&NS) cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định Hợp đồng Dầu khí JOA; h) Yêu cầu góp vốn phù hợp với CTCT & NS/ CTCT & NS điều chỉnh (nếu có) phê duyệt cấp thẩm quyền; i) Báo cáo kiểm toán kiểm toán độc lập/nước chủ nhà (nếu có) phần chi phí q khứ phải toán nhận chuyển nhượng quyền tham gia Hợp đồng Dầu khí; j) Quyết định cấp vốn Tổng Giám đốc; k) Các tài liệu liên quan khác (nếu có) 2.3 Thơng báo gọi vốn hồ sơ liên quan đến vốn gọi 2.3.1 Cơ sở đề nghị góp vốn a Căn vào nhu cầu sử dụng vốn kỳ gọi vốn, Đơn vị gọi vốn đề nghị PVEP bên tham gia hợp đồng cấp vốn, cấp vốn bổ sung trường hợp có chi phí phát ngồi dự kiến Số lần xin cấp vốn thức tháng từ môt đến hai lần tùy thuộc theo quy định JOA/TTUQĐH.Trường hợp cấp vốn hai lần/tháng, PVEP thực cấp vốn vào ngày mùng ngày 15 hàng tháng b Trường hợp Đơn vị gọi vốn gửi hồ sơ gọi vốn muộn so với quy định JOA/TTUQĐH, thời hạn xử lý góp vốn PVEP xác định sở không muộn 15 ngày kể từ ngày nhận thư hồ sơ gọi vốn 2.3.2 Hồ sơ đề nghị góp vốn Hồ sơ đề nghị góp vốn gửi PVEP theo thời hạn quy định JOA/ TTUQĐH a Hồ sơ đề nghị góp gồm:  Thư đề nghị góp vốn cho tháng “N”;  Thơng báo số vốn đề nghị bên góp cho tháng gọi vốn  Chi phí lũy kế từ đầu dự án đến tháng “N-2” Báo cáo chi phí tháng “N-2”;  Chênh lệch thừa/thiếu vốn góp bên tham gia hợp đồng thời điểm cuối tháng N-2;  Số chi ước tính cho tháng liền trước tháng gọi vốn tháng N-1(số tiền ước tính trả tháng N-1);  Số dư tiền (tiền mặt tiền gửi ngân hàng) ước tính thời điểm cuối tháng N1;  Danh mục khoản chi phí lớn chi trả tháng gọi vốn (thông tin chi tiết bao gồm: số hóa đơn, hợp đồng, dự tốn chi phí, số tiền, hạn tốn hóa đơn);  Tổng chi phí ước tính sở dồn tích từ đầu năm đến cuối tháng N-1, ngân sách phê duyệt cho năm phần trăm (%) thực ngân sách ước tính đến hết tháng N-1;  Số tiền dự kiến chi tiêu cho tháng ( N+1 N+2) b Hồ sơ đề nghị góp vốn áp dụng cho trường hợp góp vốn làm hai lần: Trong trường hợp đề nghị góp vốn làm hai lần, thơng báo gọi vốn Đơn vị gọi vốn phải thể tổng số vốn cần gọi cho tháng, chi tiết thời hạn chuyển số tiền đề nghị chuyển lần; Trường hợp, số vốn dự kiến chuyển lần có thay đổi so với thông báo gửi Đơn vị gọi vốn phải gửi báo cáo thông tin sau:  Thông báo gọi vốn lần 2;  Số dư tiền thời điểm gửi thông báo gọi vốn;  Danh mục khoản chi trả giai đoạn từ gửi thông báo gọi vốn lần đến cuối tháng gọi vốn ( Thông tin chi tiết trên) c Hồ sơ gọi vốn bổ sung: Thư yêu cầu góp vốn, hóa đơn chứng từ khác chứng minh khoản chi phí phát sinh ngồi dự kiến 3.4 Yêu cầu Đơn vị gọi vốn công tác gọi vốn Các Đơn vị gọi vốn lập thông báo gọi vốn vào CTCT & NS phê duyệt; tiến độ công việc toán thực tế đơn vị, tránh gọi thừa vốn, thiếu vốn ảnh hưởng đến việc quản lý điều phối dòng tiền bên tham gia dự án 2.3.5 Tiếp nhận thông báo gọi vốn a) Ngay nhận hồ sơ gọi vốn, văn thư có trách nhiệm chuyển hồ sơ gọi vốn đến:  Ban Tài chính: để xem xét làm đầu mối tập hợp ý kiến Ban, hoàn thiện hồ sơ góp vốn trình lãnh đạo PVEP phê duyệt, định góp vốn;  Ban Kế hoạch & Quản lý Dự án: để xem xét cho ý kiến tổng thể vấn đề liên quan đến dự án (tiến độ cơng việc, tính phù hợp vốn gọi so với tiến độ công việc, tiến độ toán theo hợp đồng thương mại v.v) đưa số chấp nhận góp vốn cho đề án;  Ban KHĐT: để xem xét cho ý kiến liên quan đến tình hình thực ngân sách;  Ban TKTD: dự án đang/có thực công tác TKTD để xem xét đánh giá tiến độ thực công tác so sánh với CTCT phê duyệt cho năm hành đưa vấn đề phát sinh (nếu có) gây ảnh hưởng đến tiến độ chi phí đề án, đồng thời cho ý kiến đề xuất xử lý;  Ban TCK: dự án giai đoạn thực khoan để xem xét đánh giá tiến độ thực CTCT phê duyệt năm hành, nêu lên vấn đề phát sinh (nếu có) ảnh hưởng đến tiến độ chi phí đề án đề xuất phương án xử lý;  Ban PTKT: dự án giai đoạn phát triển/khai thác để xem xét, đánh giá tiến độ thực CTCT phê duyệt năm hành, nêu lên vướng mắc phát sinh (nếu có) làm ảnh hưởng đến tiến độ chi phí đề án đề xuất phương hướng xử lý;  MC dự án: để xem xét cho ý kiến đánh giá chung tổng thể vấn đề dự án Nêu rõ vấn đề vướng mắc phát sinh(nếu có) làm ảnh hưởng đến chi phí dự án đưa số chấp nhận góp vốn cho đề án cho tháng gọi vốn b) Lãnh đạo Ban có trách nhiệm chuyển hồ sơ yêu cầu chuyên viên xử lý hồ sơ vòng 01 ngày kể từ ngày nhận công văn chuyển tiếp từ văn thư thông qua hệ thống idoc Xử lý thông báo gọi vốn 3.1 Nhiệm vụ Trưởng đại diện Ban liên quan Căn vào tiến độ thực cơng việc, tình hình hoạt động tình trạng pháp lý dự án kết hợp với báo cáo gọi vốn Đơn vị gọi vốn, MC Ban liên quan xem xét đánh giá phù hợp số tiền hợp lý, đảm bảo đủ pháp lý liên quan để PVEP chấp nhận góp/cấp vốn Ý kiến đóng góp Truởng đại diện ý kiến Ban liên quan khác (có phê duyệt Lãnh đạo Ban đó) phải gửi Ban Tài vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ gọi vốn từ văn thư qua hệ thống idoc, để đảm bảo cho Ban Tài ngân hàng cho vay vốn kịp thời gian hoàn tất hồ sơ giải ngân Trường hợp số vốn yêu cầu góp lần có điều chỉnh tăng so với số đề nghị cấp ban đầu, có phát sinh gọi vốn bổ sung, quy trình xử lý thực theo bước từ 4.2.3 đến 4.2.4 Nội dung yêu cầu ý kiến Truởng đại diện Ban thể chi tiết phụ lục từ “A đến G” Tổng hợp ý kiến Truởng đại diện Ban gửi cho Ban Tài đảm bảo bao gồm nội dung sau: a Đối với dự án có Giấy chứng nhận đầu tư:  Tính pháp lý việc gọi vốn như: hiệu lực Giấy chứng nhận đầu tư, hạn mức đầu tư, hạn mức chuyển tiền nước ngoài, tổng mức đầu tư (đối với dự án nước ngoài)  Tiến độ thực công việc, so với CTCT duyệt cho năm báo cáo  Tổng số vốn góp lũy kế năm đến thời điểm gọi vốn so với ngân sách phê duyêt (lưu ý nêu rõ trường hợp có phần ngân sách năm trước chưa chi chuyển qua không cộng vào ngân sách năm hành) Trường hợp có phát sinh chi phí vượt ngân sách phê duyệt hạng mục hay tổng ngân sách phải có giải trình cụ thể  Đánh giá phù hợp tiến độ giải ngân so với khối lượng công việc thực CTCT & NS phê duyệt  Dự kiến cơng việc chi phí cho tháng ( có)  Các vấn đề khác (nếu có) b Đối với dự án chưa cấp Giấy chứng nhận đầu tư: Căn vào quy định quản lý ngọai hối Ngân hàng Nhà nước để đảm bảo tính pháp lý chứng từ tốn cho khoản chi phí phải gánh chịu (chi phí khứ) tham gia dự án, giai đoạn chờ cấp Giấy chứng nhận đầu tư, Ban Kế hoạch & Quản lý Dự án phải cung cấp cho Ban Tài văn pháp lý chứng từ sau :  Chấp thuận Chính phủ nước tiếp nhận đầu tư văn có giá trị tương đương (nếu có)  CTCT & NS phê duyệt (nếu có)  Văn cho phép chuyển tiền nước ngồi trước có Giấy chứng nhận đầu tư Thủ tướng Chính phủ/Bộ Kế hoạch Đầu tư  Các văn pháp lý liên quan đến việc mua/chuyển nhượng tài sản/tham gia dự án có thỏa thuận chuyển nhượng quy định khoản phải gánh chịu tham gia dự án thời hạn toán;  Báo cáo kiểm toán chi phí q khứ (nếu có) c Đối với dự án có phát sinh gọi vốn thời gian chờ phê duyệt CTCT&NS nước chủ nhà:  Việc tạm góp vốn chưa có phê duyệt nước chủ nhà cho CTCT & NS thực tối đa không hai tháng Số tạm góp điều chỉnh vào tháng (nếu có) sau CTCT&NS phê duyệt  Trường hợp sau hai tháng, Đơn vị gọi vốn chưa nhận phê duyệt nước chủ nhà, Đơn vị gọi vốn có nghĩa vụ phải báo cáo cho đại diện bên tham gia hợp đồng để xem xét định xử lý  Trưởng đại diện có nghĩa vụ báo cáo Lãnh đạo Tổng Công ty trạng dự án để định xử lý thông báo cho Đơn vị gọi vốn  Việc góp vốn cho tháng theo định cuối Lãnh đạo Tổng Công ty d Đối với dự án sử dụng quỹ tìm kiếm thăm dò: Thực báo cáo, đánh giá bổ sung có yêu cầu Tập đồn, Bộ Tài 3.2 Nhiệm vụ Ban Tài chính: Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận ý kiến đóng góp Ban liên quan Trưởng đại diện đề án, Ban Tài có nghĩa vụ kiểm tra, tổng hợp hồ sơ trình Lãnh đạo Tổng Cơng ty phê duyệt định góp vốn, đồng thời thơng báo tới ngân hàng cho vay vốn để chuẩn bị Tài chính, tiến hành hồn tất thủ tục chuyển vốn cho Đơn vị gọi vốn Trong trường hợp hồ sơ khơng đủ điều kiện cấp vốn phần hay tồn bộ, Ban Tài phải báo cáo Lãnh đạo Tổng Cơng ty văn thức lý khơng cấp phần khơng cấp vốn tồn cho Đơn vị gọi vốn Nhiệm vụ Ban Tài gồm:  Kiểm tra tính xác thơng báo gọi vốn  Kiểm tra báo cáo chi phí thực tế (nếu có)  Kiểm tra lũy kế góp vốn đến thời điểm gọi vốn  Kiểm tra lũy kế góp vốn năm kế hoạch  Kiểm tra hạn mức chuyển vốn nước ngồi (đối với lơ Hợp đồng Dầu khí đầu tư nước ngồi)  Kiểm tra số dư tồn quỹ thời điểm cuối tháng N-2  Kiểm tra số tiền dự kiến chi tiêu tháng N nhà điều hành  Xác định nguồn kinh phí góp vốn cho dự án  Tổng hợp tồn ý kiến đóng góp Ban Kế hoạch & Quản lý dự án, Ban liên quan, Trưởng đại diện trình Lãnh đạo Tổng Cơng ty xem xét định góp vốn cho đề án  Đối với dự án sử dụng quỹ tìm kiếm thăm dò:  Làm thủ tục trình Tập đồn để xin giải ngân từ quỹ Tìm kiếm Thăm dò trước thực góp vốn Trong trường hợp Tập đồn khơng kịp giải ngân trước hạn góp vốn, Ban Tài trình Lãnh đạo Tổng Cơng ty cho phép tạm ứng để góp vốn, thời gian tạm ứng khơng q 30 ngày  Trường hợp thời hạn 30 ngày nêu chưa nhận vốn cấp từ Tập đồn Ban Tài có nghĩa vụ báo cáo Lãnh đạo Tổng Công ty để xin ý kiến đạo Giải vướng mắc trình xử lý góp vốn:  Trường hợp khơng trí với số liệu gọi vốn hay nhiều hạng mục cơng việc nào, Ban Tài phối hợp với Ban Kế hoạch & Quản lý dự án và/hoặc Phòng/Ban liên quan khác (nếu cần) thơng báo tới Đơn vị gọi vốn khoảng thời gian muộn 07 ngày làm việc kể từ nhận hồ sơ gọi vốn để có giải trình, bổ sung sửa đổi kịp thời Việc giải trình, bổ sung sửa đổi cho phép giới hạn khoảng thời gian 02 ngày làm việc  Ý kiến giải trình Đơn vị gọi vốn chuyển lại cho Trưởng đại diện, Ban Kế hoạch & Quản lý dự án Ban khác liên quan trực tiếp đến vấn đề cần giải trình bổ sung để xem xét gửi ý kiến sửa đổi (nếu có) cho Ban TÀI CHÍNH tổng hợp trình Lãnh đạo Tổng Cơng ty xem xét, định góp vốn thức  Trong trường hợp thời hạn nêu mà chưa đạt trí Ban liên quan PVEP với Đơn vị gọi vốn Ban Tài thơng qua Trưởng đại diện đề xuất lên Lãnh đạo Tổng Công ty chuyển phần vốn góp bên thống Phần vốn góp chưa có thống tiếp tục xử lý có thống PVEP Đơn vị gọi vốn Một số lưu ý q trình quản lý xử lý vốn góp vào vào dự án  Làm rõ với Đơn vị gọi vốn số dư tiền tài khoản chung đề án cao vào thời điểm cuối tháng có giải trình cụ thể tờ trình Lãnh đạo Tổng Công ty để xem xét phê duyệt cấp vốn  Xác định số tiền phải góp sở nhu cầu chi tiêu cho giai đọan gọi vốn số dư tồn quỹ thời điểm gọi vốn/cuối tháng trước tháng gửi thư gọi vốn  Số dư tiền bên tham gia hợp đồng phải thể rõ ràng, tránh tình trạng số bên tham gia hợp đồng phải gánh vốn cho nhiều bên góp thiếu vốn so với đề nghị Đơn vị gọi vốn  Yêu cầu Đơn vị gọi vốn gửi trả số tiền vốn góp số dư tiền tài khoản chung lớn mức cho phép theo quy định JOA 6 HỒ SƠ STT Tên hồ sơ lưu Người lưu Nơi lưu Thời gian lưu Hợp đồng chuyển nhượng, Hợp Từ thời điểm đồng Dầu khí ký kết nước Nhân viên chủ nhà với chủ đầu tư, quản lý đề án JOA , Giấy chứng nhận đầu tư, Ban Ban Tài hợp đồng chính; Ban ký kết Kế hoạch & xong đến Giấy phép đăng ký chuyển tiền Quản lý Dự Nước (đối với Đầu tư án lý hợp tốn Nước ngồi) đồng Bộ hồ sơ góp vốn hàng tháng vơ thời hạn (thư gọi vốn, ý kiến Trưởng đại Kế toán ngân diện Ban, định góp hàng Ban vốn giấy tờ liên quan Tài kể từ thực chuyển vốn góp khác) II- NHẬN XÉT VỀ QUY TRÌNH CẤP VÀ GĨP VỐN VÀO DỰ ÁN DẦU KHÍ Quy trình đưa hành lang khép kín, đảm bảo khoản cấp vốn đầu tư vào dự án phù hợp với thực công việc Các Ban liên quan Quản lý cấp vốn vào dự án sát với việc thực công việc theo CTCT&NS Bên tham gia hợp đồng phê duyệt Giám sát số thực thực chi dự án, đảm bảo hạn chế số dư tồn quỹ dự án tránh số dư tồn quỹ vượt quy định Tuy nhiên, việc thực quy trình khơng tránh khỏi Thủ tục hành nhiều, lãng phí thời gian, lãng phí vật tư văn phòng Ban chức năng, dễ dẫn đến tình trạng chậm cấp, góp vốn vào dự án Một số hợp đồng không quy định số dư tồn quỹ, việc hạn chế số dư tồn quỹ dự án gây khó khăn lớn cho việc quản lý vốn đầu tư vào dự án PVEP Việc thay đổi, bổ sung quy định Hợp đồng khó thực được, dẫn đến tình trạng có số dự án số dư tồn quỹ lớn mà PVEP can thiệp đặc thù Hợp đồng Dầu khí Nên việc chiếm dụng vốn dự án xảy Đối với việc lập kế hoạch cấp vốn vào dự án cần nâng cao chất lượng, loại bỏ lãng phí, hạn chế số dư gặp khó khăn định nghành đặc thù, kỹ thuật sương sống nghành, để nhân viên giám sát tài tăng hiệu quản lý, thực mục tiêu giảm số ngày xử lý hồ sơ tác nghiệp, giảm thời gian đợi chờ, phải có đội ngũ nhân viên có chất lượng kiến thức cơng việc tốt, xử lý chức công việc đảm bảo hạng mục đầu tư vào dự án mục đích, công việc phù hợp với CTCT&NS phê duyệt, khơng sai mục đích, sai cơng việc Vì vậy, cần có giải pháp thật tốt để thực lập CTCT&NS hàng năm dự án, nhằm nâng cao chất lượng, loại bỏ lãng phí, hạn chế số dư, Ban phải sử dụng đào tạo nhân viên xứ lý công việc chuyên nghiệp, nhanh thực chuẩn hóa cụ thể thời gian khâu quy trình cấp góp vốn vào dự án Việc đào tạo, thực hành xử lý công việc quy trình phải đảm bảo thời gian quy định, việc phải kiểm tra thường xuyên Như rút ngắn số ngày xử lý hồ sơ cấp góp vốn vào dự án TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình, tài liệu Đại học Griggs ETC cung cấp - Quy trình Cấp góp vốn PVEP  ... thực chuyển vốn góp khác) II- NHẬN XÉT VỀ QUY TRÌNH CẤP VÀ GĨP VỐN VÀO DỰ ÁN DẦU KHÍ Quy trình đưa hành lang khép kín, đảm bảo khoản cấp vốn đầu tư vào dự án phù hợp với thực công việc Các Ban liên... chuyển phần vốn góp bên thống Phần vốn góp chưa có thống tiếp tục xử lý có thống PVEP Đơn vị gọi vốn Một số lưu ý trình quản lý xử lý vốn góp vào vào dự án  Làm rõ với Đơn vị gọi vốn số dư tiền... định góp vốn 5 Thực chuyển vốn góp cho đơn vị Ban Tài gọi vốn lưu hồ sơ Quy t định góp vốn tồn hồ sơ liên quan 2.2 Cơ sở pháp lý để tốn chi phí/xem xét góp vốn cho dự án Dầu khí: a) Hợp đồng dầu