Quy trình quản lý công văn tại PVEP

QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG VĂN TẠI PVEP Tổng quan quy trình Quy trình chuẩn xây dựng nhằm giúp cho nhân viên, cán tất Phòng, Ban tồn tổ chức, doanh nghiệp hoạt động theo hệ thống thống nhất, công việc tổ chức hoạt động theo nề nếp chuẩn hóa Trong quy trình chuẩn thường vạch bước cụ thể cần thực tiến hành cơng việc cụ thể, qua giảm thiểu sai sót cơng việc, thơng qua quy trình chuẩn tổ chức, doanh nghiệp khơng bị lệ thuộc vào cá nhân công việc cụ thể đơn vị Điều cho phép thực công việc với chất lượng đồng ổn định dù thực cá nhân khác Với diện quy trình chuẩn, người lao động phải suy nghĩ hành xử theo quy trình, với quy định cụ thể, việc tuân thủ quy định tránh cư xử tùy tiện công việc Những vi phạm công việc bị phát dễ dàng, người lao động phải có ý thức trách nhiệm làm việc Về chất, Quy trình chuẩn trình tự bước mà ta thường làm thực công việc cụ thể, chúng lựa chọn, đúc kết, tổng hợp, hệ thống hóa chuẩn hóa phổ biến thơng qua quy định tổ chức,là quy trình chuẩn việc mơ tả lại bước thực công việc cụ thể mà người phải tôn trọng tuân theo Tuy nhiên quy trình chuẩn khơng phải quy tắc bất di, bất dịch, chúng sửa đổi thường xuyên để phù hợp với thực tế khách quan giai đoạn phát triển tổ chức, đơn vị Trên thực tế quy trình chuẩn thường sửa đổi, bổ sung sau khoảng thời gian sử dụng định Trong một tổ chức, có từ vài quy trình chuẩn hàng trăm quy trình chuẩn khác nhau, tùy thuộc vào quy mơ, lĩnh vực hoạt động tổ chức Đối với tổ chức, Quy trình chuẩn xem tài sản tổ chức đó, chúng xem tài liệu mật, kiểm soát chặt chẽ áp dụng nội tổ chức Khi xây dựng quy trình chuẩn, tổ chức kỳ vọng quy trình chuẩn đáp ứng mục tiêu sau: Hướng dẫn, định hướng thực công việc cụ thể; Tăng cường chia sẻ thông tin, giao tiếp đơn vị; Giảm thời gian đào tạo nhân viên việc thực công việc; Tăng cường ổn định chất lượng công việc, quán thực công việc Giới thiệu Cơng ty Tìm kiếm, thăm dò khai thác dầu khí nước ngồi (PVEP Overseas) Cơng ty Tìm kiếm, thăm dò dầu khí nước ngồi (PVEP Overseas) công ty thành viên Tổng công ty Tìm kiếm, thăm dò khai thác dầu khí (PVEP) đơn vị thành viên Tập đồn Dầu khí Việt Nam Công ty thành lập năm 2010 sở sáp nhập cơng ty tìm kiếm thăm dò khai thác dầu khí nước ngồi Cơng ty PVEP Overseas, hoạt động lĩnh vực tìm kiếm, thăm dò khai thác dầu khí quốc gia giới, với nhiệm vụ cụ thể sau: - Tìm kiếm hội đầu tư lĩnh vực thăm dò khai thác dầu khí nước ngồi - Tham gia hợp tác đầu tư vào dự án đầu tư tìm kiếm, thăm dò khai thác dầu khí nước ngồi với đối tác khác - Tổ chức, điều hành dự án đầu tư lĩnh vực tìm kiếm, thăm dò khai thác dầu khí nước ngồi Hiện PVEP Overseas nhà điều hành dự án dầu khí, đồng đối tác dự án dầu khí quốc gia vùng lãnh thổ Với đặc thù công ty thành lập, lại hoạt động phạm vi địa lý rộng, trải dài nhiều muối khác nhau, việc điều hành quản lý cơng ty gặp nhiều khó khăn Để quản lý điều hành công ty hiệu quả, công ty tiến hành xây dựng nhiều quy trình thực cơng việc chuẩn như: Quy trình tìm kiếm hội đầu tư, Quy trình mua sắm, quy trình tốn, quy trình xây dựng quản lý văn bản, Quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất, v.v Sau tơi xin trình bầy quy trình chuẩn soạn thảo quản lý văn công ty PVEP Overseas Khái quát nội dung quy trình soạn thảo quản lý văn bản: Quy trình soạn thảo quản lý văn bao gồm phần nội dung - Quy trình soạn thảo văn - Quy trình quản lý cơng văn đến - Quy trình quản lý cơng văn 3.1 Quy trình soạnh thảo văn Các bước thực quy định quy trình soạn thảo văn thể sơ đồ khối sau: Người thực Các bước công việc Mô tả Chuyên viên/ Lãnh Công việc phát sinh, đạo phận/ lãnh cần soạn thảo văn đạo công ty Yêu cầu soạn thảo VB Soạn thảo VB Chuyên viên Kiểm tra nội dung, Kiểm tra, chỉnh sửa Chuyên viên thể thức văn Trình thơng qua Lãnh đạo phận Thơng qua nội dung Trình Phê duyệt Lãnh đạo cơng ty Thơng qua nội dung Kiểm tra thể thức Văn thư Kiểm tra Văn Phát hành Văn Thư Kết thúc 3.2 Quy trình quản lý cơng văn Quy trình quản lý công văn mô tả theo sơ đồ sau: Người thực Trình tự thực Ghi Cơng văn Hồn chỉnh VB Người soạn thảo Văn thư Văn Thư Tiếp nhận Kiểm tra thể thức văn Văn thư Vào sổ theo dõi Văn thư Cập nhật hệ thống Ecopy Hệ thống Quản lý VB qua Internet Văn thư A0 2lần/ngày Chuyển CV Văn thư A0 VT phòng lần/ngày Lưu trữ Chuyên viên 3.3 Quy trình quản lý cơng văn đến Quy trình quản lý công văn đến mô tả theo sơ đồ khối Người thực Trình tự thực Ghi Công văn đến Văn thư Tiếp nhận Giờ HC/các ngày /tuần Lãnh phòngđịnh nơi Xemđạo xét, Phê, chuyển công văn đến chuyển Tổng hợp công văn đến Văn Cập thư nhật hệ thống Ecopy, Lưu gốc Lãnh đạo phòng Xử lý, báo cáo kết Giải công việc Chuyên viên Không duyệt Lãnh đạo công ty Phê duyệt Đồng ý Phê duyệt kết xử lý Chuyên viên Thông báo xử kết lý Văn thư Lưu hồ sơ Chuyên viên Phân tích quy trình chuẩn theo mơ hình Lean Theo nội dung quy trình chuẩn mơ tả sơ đồ, đối chiếu với lãng phí theo mơ hình Lean ta thấy: 4.1 Quy trình soạn thảo văn bản: Quy trình soạn thảo văn vi phạm loại lãng phí: - Thao tác không hợp lý: Việc kiểm tra thể thức văn văn thư thực sau lãnh đạo phê duyệt không phù hợp Trong trường hợp lãnh đạo công ty phê duyệt văn không thể thức, người soạn thảo văn phải sửa lại văn cho thể thức trình ký lại văn bản, vừa thời gian lãnh đạo công ty vừa chậm triển khai văn - Chờ đợi: Trước trình văn cho lãnh đạo công ty phê duyệt, người soạn thảo phải trình lãnh đạo phận thơng qua, trường hợp lãnh đạo phận chưa thông qua, văn qua lãnh đạo công ty phê duyệt được, gây chậm trễ cơng việc Ngồi trình tự bước cơng việc khơng hợp lý nêu gây thêm thời gian chờ đợi kỹ lại văn trước phát hành - Sản phẩm hỏng Sau lãnh đạo công ty phê duyệt, Văn thư kiểm tra phát thể thức văn không đúng, văn lãnh đạo phê duyệt ký phải làm lại Để khắc phục loại lãng phí nêu trên, ta cần sửa đổi quy trình soạn thảo văn sau: - Đưa bước "Kiểm tra" (Kiểm tra thể thức văn bản) lên bước "Trình thơng qua" - Trong trường hợp lãnh đạo phận vắng, người soạn thảo phép trình lãnh đạo cơng ty phê duyệt 4.2 quy trình quản lý cơng văn Đối với quy trình quản lý cơng văn thể sơ đồ, quy trình vi phạm lãng phí thao tác, cụ thể: Bước "Kiểm tra thể thức văn bản" nên đưa lên trước bước "Tiếp nhận", văn thể thức đưa vào bước tiếp theo, ngược lại văn không tiếp nhận từ bước đầu 4.3 Quy trình quản lý văn đến Theo nội dung quy trình quản lý văn đến thể sơ đồ, quy trình vi phạm lãng phí chờ đợi, cụ thể - Khi văn đến phải chờ lãnh đạo phòng Tổng hợp xét định nơi chuyển văn đến Trong trường hợp lãnh đạo phòng vắng, công văn không chuyển Để giải lãng phí cần bổ sung thêm quy trình chuyển giao cơng văn, theo phân cấp cho cán văn thư chuyển trực tiếp công văn đến địa ghi cơng văn trình người ủy quyền định nơi công văn chuyển đến ... dung quy trình soạn thảo quản lý văn bản: Quy trình soạn thảo quản lý văn bao gồm phần nội dung - Quy trình soạn thảo văn - Quy trình quản lý cơng văn đến - Quy trình quản lý cơng văn 3.1 Quy trình. .. trình mua sắm, quy trình tốn, quy trình xây dựng quản lý văn bản, Quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất, v.v Sau tơi xin trình bầy quy trình chuẩn soạn thảo quản lý văn công ty PVEP Overseas Khái... 4.2 quy trình quản lý cơng văn Đối với quy trình quản lý cơng văn thể sơ đồ, quy trình vi phạm lãng phí thao tác, cụ thể: Bước "Kiểm tra thể thức văn bản" nên đưa lên trước bước "Tiếp nhận", văn