ứng dụng C# vào xây dựng chương trình quản lý công văn tại Bộ Tài Chính

ứng dụng C# vào xây dựng chương trình quản lý công văn tại Bộ Tài Chính

Mục lục

Mục lục 1

Lời mở đầu 3

Chơng I : 5

Giới thiệu cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu 5

A Khái quát chung về nơi thực tập 5

I/ Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức Bộ Tài Chính 5

II/ Ban quản lý ứng dụng tin học 6

B Sự cấp thiết của đề tài nghiên cứu 11

Chơng II : 13

Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý 13

A> Khái niệm Hệ thống thông tin 13

I Một số khái niệm về Hệ thống thông tin 13

II Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin 16

III Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin 17

B> Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin 19

I Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin 19

II Các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin 20

Chơng III : 32

Khảo sát & Phân tích - Thiết kế bài toán quản lý công văn tại bộ tài chính 32

A Khảo sát bài toán quản lý công văn tại Bộ Tài Chính 32

I Khảo sát bài toán quản lý công văn tại phòng hành chính 32

II Khảo sát bài toán quản lý công văn tại phòng tổng hợp của các vụ .35

III Khảo sát bài toán quản lý công văn tại phòng tổng hợp 37

B Phân tích & thiết kế bài toán quản lý công văn tại Bộ Tài Chính 39

I Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) 39

II Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống(IFD) 46

III Các phích dữ liệu 51

IV Biểu đồ luồng dữ liệu 54

C Thiết kế cơ sở dữ liệu 60

I Sơ đồ liên kết thực thể E – R 61

D Một số giải thuật chính của chơng trình 69

I- Thuật toán nhập dữ liệu 69

II – Thuật toán tìm kiếm 70

III Thuật toán thêm công văn 71

E Các chức năng & các giao diện chính của chơng trình 72

I– Các chức năng 72

II Thiết kế màn hình giao diện của chơng trình 73

Kết luận 82

Tài liệu tham khảo 83

Phụ lục chơng trình 84

Lời mở đầu

Quản trị dữ liệu là một lĩnh vực quan trọng của khoa học công nghệ thông tin cho phép tin học hoá hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một cách hiệu qủa nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh

Việc ứng dụng máy tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các nớc tiên tiến từ những thập niên 70 Hiện nay ở nớc ta, vấn đề áp dụng tin học

để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh nghiệp từng bớc tin học hoá quản lý thông tin cho đơn vị mình

Cùng với xu thế phát triển chung của thời đại mới đòi hỏi các đơn vị phải nâng cao vấn đề tin học hoá quản lý thông tin của mình một cách tốt nhất

có thể Để làm việc đó cần phải thực hiện việc khảo sát phân tích & thiết kế một hệ thống quản lý thông tin bằng máy tính tơng ứng với đặc điểm hiện tại

và triển vọng phát triển của đơn vị bảo đảm quá trình xử lý thông tin hiệu quả nhất

Bộ Tài Chính là một cơ quan của Chính Phủ chịu trách nhiệm quản lý về tài chính, kế toán, ngân sách…Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng tin học – Bộ Tài Chính, đợc sự gợi ý và giúp đỡ nhiệt tình của các chuyên viên phòng phát triển tin học ứng dụng, đồng thời đợc sự hớng dẫn của thầy giáo TS Lê Văn Năm em đã chọn đề tài:

“ứng dụng C# vào xây dựng chơng trình quản lý công văn tại Bộ Tài Chính”

với mục đích nghiên cứu quá trình hoạt động quản lý công văn hiện tại,

từ đó có những giải pháp tin học hệ thống, xây dựng một chơng trình quản lý thống nhất và hiệu quả mà theo em là thiết thực và phù hợp với công việc thực tập và chuyên đề thực tập tốt nghiệp đợc giao

Chơng trình này sẽ giúp cho công tác quản lý, thu thập và trao đổi thông tin

đợc thuận lợi đặc biệt là giúp cho những ngời có trách nhiệm quản lý công vănthực hiện dễ dàng, nhanh, và đạt kết quả cao hơn

Chơng trình gồm có 3 chơng :

Chơng 1: Giới thiệu về cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu

Chơng 2: Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin quản lý

Chơng 3: Phân tích – Thiết kế bài toán quản lý Công văn tại Bộ Tài Chính Chơng này thực hiện chi tiết các công việc nhằm hoàn tất chơng trình

Chơng i Giới thiệu cơ sở thực tập và đề tài nghiên Cứu

A Khái quát chung về nơi thực tập

I/ Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức Bộ Tài Chính.

Bộ Tài Chính là cơ quan của Chính Phủ có chức năng thống nhất quản lý nhà nớc về lĩnh vực tài chính, kế toán, ngân sách Nhà nớc trong phạm vi cả n-

* Cùng với Uỷ Ban Khoa học Nhà nớc xây dựng kế hoạch tài chính trung, dài hạn, các kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội, kế hoạch xây dựng cơ bản, các vấn đề khác của nền kinh tế có liên quan đến tài chính và ngân sách nhà nớc

* Xây dựng dự thảo Luật, Pháp lệnh và các văn bản pháp luật khác về phí thuế, thuế và các khoản thu khác để trình Chính phủ ban hành hoặc Chính phủtrình Uỷ ban Thờng vụ Quốc hội, Quốc hội ban hành

* Quản lý ngân sách Nhà nớc, quỹ dự trữ tài chính Nhà Nớc, quỹ ngoại tệ tập trung của ngân sách Nhà nớc, quỹ tài sản tạm thu, tạm giữ Tổ chức thực hiện việc cấp phát các khoản kinh phí thuộc ngân sách Nhà nớc, cấp phát vốn đầu

t xây dựng cơ bản và cho vay u đãi đối với các dự án, chơng trình mục tiêu kinh tế của Nhà nớc theo quy định của Chính phủ

Thực hiện các biện pháp hỗ trợ tài chính cho các đơn vị nhằm thực hiện các mục tiêu văn hoá - xã hội theo các chơng trình, dự án đợc Chính phủ chỉ định

Từ chức năng và quyền hạn trên, cơ cấu tổ chức của Bộ Tài Chính bao gồm các bộ phận( Vụ, Ban, Cục ) để đảm nhiệm những công việc cụ thể của mình

1 Bộ máy giúp việc Bộ trởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nớc.

- Vụ tổ chức đối ngoại.

- Vụ tài vụ – quản trị

- Vụ tổ chức cán bộ đào tạo

- Cục quản lý công sản

- Ban quản lý và tiếp nhận viện trợ quốc tế

- Ban quản lý – ứng dụng tin học

- Văn phòng Bộ

2 Các tổ chức quản lý Nhà nớc chuyên ngành trực thuộc.

- Tổng cục thuế

- Kho bạc Nhà nớc

- Thanh tra Tài chính Nhà nớc

- Tổng cục quản lý vốn và tài sản Nhà nớc tại doanh nghiệp

- Tổng cục Đầu t và Phát triển

II/ Ban quản lý ứng dụng tin học

Tên quốc tế : INFORMATION TECHNOLOGY DEPARTMENT

Địa chỉ : 8 PHAN HUY CHú

Tel : 8262109 Fax : 9330043

E-mail : itd@mof.gov.vn Website : http://www.mof.gov.vn

Ban quản lý ứng dụng tin học là đơn vị thuộc bộ máy quản lý Nhà Nớc của

Bộ Tài Chính, có nhiệm vụ giúp Bộ trởng Bộ Tài Chính thống nhất quản lý

hoạt động phát triển ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý Tài chính Nhà

N-ớc, tổ chức trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài chính và điều hành ngân sách Nhà Nớc của Bộ

Ban quản lý ứng dụng tin học có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:

+ Xây dựng chơng trình, kế hoạch phát triển ứng dụng tin học phục vụ hoạt

Lý hệ thống

Phòng phát triển ứng dụng

Phòng mạng &

HTKT

Trung tâm dữ

liệu & xử

lý thông

tin

Trung tâm CSDL

Dự phòng

Nhiệm vụ chính của các phòng:

1 Phòng Kế hoạch tổng hợp :

- Công tác kế hoạch: Chủ trì phối hợp với các phòng trong Ban lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn các hoạt động triển khai ứng dụng thông tin trong toàn ngành

- Công tác tổ chức, hành chính, thi đua tuyên truyền:

- Công tác tài vụ quản trị: Theo cơ sở kế hoạch ngân sách đã đợc Bộ duyệt trực tiếp làm việc với các đơn vị quản lý cấp trên bảo đảm cấp kinh phí kịp thời cho hoạt động của toàn Ban Bảo đảm quản lý chi tiêu theo đúng chế độ Nhà nớc quy định

- Công tác đào tạo: Xây dựng kế hoạch đào tạo tin học của Ban và ngành Tổ chức việc đào tạo tin học cho cán bộ trong ngành Tài Chính

- Công tác đối ngoại: Tìm hiểu các khả năng hợp tác với các đối tác nớc ngoài trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch hợp tác quốc tế trong lĩnh vực tin học

Điều phối các dự án hợp tác quốc tế mà Ban chủ trì hoặc tham gia

2 Phòng Quản lý hệ thống :

- Công tác nghiên cứu xây dựng chiến lợc phát triển

- Công tác nghiên cứu xây dựng chế độ chính sách

- Công tác kiểm tra giám sát

3 Phòng phát triển ứng dụng :

3.1 Công tác phát triển ứng dụng : + Chủ trì phát triển hoặc hợp tác phát triển các ứng dụng tin học phục vụ cho các đơn vị trong khu vực Bộ, các sở

Tài Chính, các ứng dụng tin học liên quan đến nhiều hệ thống và các ứng dụng tin học phục vụ công tác quản lý nội bộ.

+ Chủ trì việc cập nhật nâng cấp các ứng dụng trên

+ Chủ trì việc tích hợp, chuyển đổi, thống nhất toàn bộ các ứng dụng tin học liên quan đến nhiều hệ thống & các ứng dụng tin học phục vụ công tác quản lý nội bộ

3.2 Công tác nghiên cứu :

Phối hợp với phòng quản lý hệ thống nghiên cứu các xu hớng mới trong côngnghệ phần mềm để áp dụng vào việc phát triển các phần mềm của ngành Tài Chính

4 Phòng Mạng & HTKT :

- Công tác quản trị mạng :

+ Trực tiếp quản trị hệ thống hạ tầng truyền thông ngành Tài Chính

+ Trực tiếp quản trị mạng máy tính tại cơ quan Bộ

+ Trực tiếp quản trị cơ sở dữ liệu quốc gia

- Công tác triển khai ứng dụng Tin học: Tổ chức thực hiện việc triển khai các ứng dụng Tin học phục vụ cho các đơn vị trong Bộ, các Sở Tài Chính, các phòng tài chính ( bao gồm các ứng dụng tác nghiệp, các ứng dụng theo mô hình kho dữ liệu, các ứng dụng về truyền thông điệp và các ứng dụng khác), các ứng dụng tin học phục vụ công tác quản lý nội bộ

để áp dụng vào việc phát triển các phần mềm của ngành Tài Chính

5 Trung tâm dữ liệu & xử lý thông tin :

- Công tác thu thập và xử lý thông tin:

+ Thu thập thông tin và quản lý dữ liệu chuyên ngành theo yêu cầu của hoạt động quản lý tài chính Nhà nớc Xử lý và kết xuất thông tin một cách đầy

đủ, tin cậy, nhanh chóng, chính xác và an toàn

+ Lu trữ và cập nhật toàn bộ thông tin cần thiết và thích hợp của ngành TàiChính vào th viện điện tử

+ Chủ trì tổ chức hợp tác khai thác các nguồn thông tin bổ sung cho cơ sở dữ liệu.

+ Nghiên cứu đề xuất các mã chuẩn nghiệp vụ trong hệ thống thông tin TàiChính

+ Nghiên cứu đa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống, cung cấp và trao

đổi thông tin đáp ứng những nhu cầu thông tin dữ liệu mới phát sinh trong ngành

- Dịch vụ cung cấp thông tin:

+ Cung cấp các thông tin báo cáo về tài chính và ngân sách Nhà nớc theo phân cấp của Bộ phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nớc

+ Phối hợp với các tổ chức trực thuộc Bộ triển khai việc cung cấp và trao

đổi thông tin với các cơ sở dữ liệu thông tin chuyên ngành, các mạng máy tínhquốc gia và quốc tế

+ Tham gia xử lý và phân tích thống kê các thông tin kinh tế – tài chính

và ngân sách để phục vụ cho hoạt động quản lý Tài Chính Nhà nớc

6 Trung tâm CSDL dự phòng :

- Công tác vận hành CSDL và HTTT:

+ Quản trị bản sao cơ sở dữ liệu quốc gia tài chính ngân sách, bảo đảm

an toàn dữ liệu và chức năng dự phòng khi Trung tâm chính có sự cố

+ Quản trị trung tâm miền Nam của mạng hạ tầng truyền thông ngành Tài Chính

- Công tác hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo:

+ Phối hợp tổ chức và tham gia triển khai các chơng trình ứng dụng của ngành cho các đơn vị trực thuộc ngành Tài Chính trên địa bàn các tỉnh, thành phố phía Nam

+ Phối hợp với Phòng Kế hoạch tổng hợp trong việc tổ chức đào tạo và tham gia giảng dậy các nội dung theo chơng trình do Ban vạch ra

7 Quy định bổ sung:

Ngoài các nhiệm vụ chính nêu trên, các đơn vị thuộc Ban có trách nhiệm phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau trong khuôn khổ trách nhiệm của mình để hoàn thành các nhiệm vụ chính đợc giao Các đơn vị có trách nhiệm chấp hành sự phân công của lãnh đạo Ban trong trờng hợp có sự điều chuyển nhiệm vụ tạm thời và những nhiệm vụ mới phát sinh

B Sự cấp thiết của đề tài nghiên cứu.

Sau một thời gian đợc tìm hiểu thực tế về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chứchoạt động của Bộ Tài Chính, em nhận thấy rằng Bộ Tài Chính là một cơ quan của Chính Phủ chịu trách nhiệm quản lý Nhà Nớc về các lĩnh vực nh tài chính,

kế toán, ngân sách…Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng Để có thể thực hiện tốt hoạt động quản lý, xử lý thông tin kịp thời thì Bộ Tài Chính phải sử dụng đến một phơng tiện giao tiếp, một loại giấy tờ gọi đó là Công văn Quản lý Công Văn là một công việc quan trọng trong tất cả các cơ quan, đơn vị Hàng ngày có một số lợng tơng đối lớn các công văn đến, đi và lu chuyển nội bộ Các đơn vị thuộc Bộ Tài Chính : phòng hành chính văn phòng Bộ, phòng tổng hợp văn phòng Bộ, văn th của các Vụ có trách nhiệm giao, nhận & quản lý các loại Công văn này Do đó, nếu nh quản lý công văn bằng phơng pháp thủ công: ghi chép bằng tay trên giấy tờ, sổ sách thì công việc này sẽ tốn rất nhiều thời gian, tiền của và kết quả

đạt đợc sẽ không cao Chúng ta đang chứng kiến sự phát triển nh vũ bão về khoa học và công nghệ đặc biệt là công nghệ thông tin và tin học Với những yêu cầu mới hiện nay phơng pháp quản lý này sẽ trở nên chậm chạp gây trở ngại cho hoạt động của Bộ Hiện nay, các đơn vị thuộc Bộ Tài Chính đã đợc trang bị rất nhiều loại máy tính có kết nối với mạng Internet, các nhân viên đ-

ợc học và tiếp cận thờng xuyên với các công nghệ mới Chính vì vậy mà nhu cầu tin học hoá đã đợc đa ra để áp dụng vào bài toán quản lý công văn của Bộ.Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng tin học Bộ Tài Chính, em đãchọn đề tài nghiên cứu cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp là:

“ứng dụng C# vào xây dựng chơng trình quản lý công văn tại Bộ Tài Chính”

Mục đích của chơng trình này là nhằm xây dựng đợc một hệ thống quản lý công văn tập trung, giúp cho những ngời có trách nhiệm quản lý công văn thực hiện dễ dàng, nhanh và đạt kết quả cao hơn trong công việc

Để thực hiện đợc mục đích này, ngoài việc sử dụng các kiến thức về tin học chuyên ngành nh: kỹ thuật phân tích hệ thống thông tin, xây dựng cơ sở dữ liệu và thiết kế chơng trình thì cần phải vận dụng các ngôn ngữ để thực hiện

Đó chính là cơ sở để phát triển một dự án phần mềm

Chơng trình này sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000 và kỹ thuậtlập trình ứng dụng C#.net là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu mạnh mẽ với

tính bảo mật cao Ngôn ngữ C#( đọc là C Sharp là một ngôn ngữ mới do

Microsoft phát triển dành cho NET Framework mới của nó) C# là một ngônngữ hớng đối tợng hiện đại, C# phối hợp tính đơn giản của Visual Basic vớisức mạnh và sự linh hoạt của C++ C# là một ngôn ngữ súc tích và hiện đạiphối hợp các tính năng tốt nhất của nhiều ngôn ngữ thờng dùng: năng suất của

VB, sự lịch lãm của Java, và năng lực của C++

Chơng ii Phơng pháp luận nghiên cứu hệ thống

thông tin quản lý A> Khái niệm Hệ thống thông tin

I Một số khái niệm về Hệ thống thông tin

I.1-Khái niệm về hệ thống

Hệ thống đợc xem nh là tập hợp các phần tử tơng tác đợc tổ chức nhằm thực hiện một mục tiêu xác định:

Phần tử bao gồm các phơng tiện vật chất và nhân lực, mỗi phần tử đều có thuộc tính (đặc trng)

Giữa các phần tử luôn có mối quan hệ, các mối quan hệ quyết định sự tồn tại

và phát triển của hệ Mỗi khi thêm bớt phần tử sẽ làm biến đổi các mối quan hệ

Hệ thống luôn có mục tiêu, tổng thể phải hớng về một mục đích chung cho tấtcả các phần tử

Hệ thống có tính kiểm soát (cân bằng và tự điều chỉnh) điều đó bảo đảm tính thống nhất và để theo đuổi mục tiêu của mình

Hệ thống có giới hạn xác định những phần tử trong và ngoài hệ, tính giới hạn mang tính chất mở

Hệ thống nằm trong một môi trờng, trong đó có một số phần tử của Hệ tơng tác với môi trờng bên ngoài.

I.2 – Khái niệm Quản lý

* Theo J.W.Forsester xem Quản lý nh một quá trình biến đổi thông tin đa

đến hành động, là một quá trình tơng đơng việc ra quyết định…Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng

* Theo F.Kast và J.Rosenweig thì quản lý bao gồm việc điều hoà các nguồn tài nguyên (nhân lực và vật chất) để đạt tới mục đích…Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng

* Theo đó quản lý có 4 yếu tố cơ bản :

- Hớng tới mục đích

- Thông qua con ngời

- Sử dụng các kỹ thuật

- Bên trong một tổ chức

I.3 – Khái niệm thông tin trong quản lý

Thông tin đợc xem là thông tin trong quản lý nếu đợc nhà quản lý cần hoặc muốn sử dụng để thực hiện tốt chức năng của họ

Trong một tổ chức, thờng có 3 cấp quản lý Đó là: Cấp chiến lợc, cấp chiến thuật, cấp tác nghiệp còn gọi là mô hình tháp quản lý

+ Cấp chiến lợc

Lập ra kế hoạch chiến lợc, xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức Từ đó, vạch ra các chính sách chung và những đờng lối cho hoạt động của tổ chức

+ Cấp chiến thuật

Đề ra các biện pháp để cụ thể hoá mục tiêu của cấp trên thành nhiệm vụ, giải pháp thực hiện

+ Cấp tác nghiệp

Có nhiệm vụ vạch ra những kế hoạch thật cụ thể để thực hiện nhiệm vụ mà cấp chiến thuật đề ra theo mục tiêu của tổ chức

Các nhân viên giao dịch, thu thập và xử lý thông tin sẽ thực hiện theo quyết

định của cấp tác nghiệp

Các cán bộ quản lý khác nhau cần những thông tin khác nhau cho việc quản

lý của mình Do đó, có một cách định nghĩa thông tin quản lý nh sau:

Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc

có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình

Tính chất thông tin theo cấp quyết định đợc mô tả dới bảng sau:

Đặc trng thông Cấp tác nghiệp Cấp chiến thuật Cấp chiến lợc

kì, đều đặn

Sau một kì dài,trong một trờnghợp đặc biệt

Tính độc lập

của kết quả

Dự kiến trớc đợc Dự đoán sơ bộ

Có thông tin bấtngờ

Dự đoán cho tơnglai là chính

Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp thống

kê

Tổng hợp, kháiquát

chức

Ngoài tổ chức làchủ yếu

Tính cấu trúc Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu

trúc, một số phicấu trúc

Phi cấu trúc cao

Độ chính xác Rất chính xác Một số dữ liệu có

tính chủ quan

Mang nhiều tínhchủ quan

Cán bộ sử dụng Giám sát hoạt

động tác nghiệp

Cán bộ quản lýtrung gian

Cán bộ quản lýcấp cao

Bảng : Tính chất của thông tin theo cấp quyết định.

II Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

II.1 Định nghĩa Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngời, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu … thực hiện hoạt động thu thập, l thực hiện hoạt động thu thập, l u trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc đợc gọi là môi trờng.

Từ định nghĩa trên, ta thấy: Hệ thống thông tin đợc thực hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học

Mô hình hệ thống thông tin

II.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

II.2.1 Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Hệ thống thông tin gồm 5 loại:

+ Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)+ Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System)

+ Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)

+ Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

+ Hệ thống thông tin tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA ( Information

System for Competitive Advantage)

II.2.2 Phân loại Hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định

Marketing Nhân lực Kinh doanh và

thống thông tin văn phòng

Cấp chiến

lợc

Tài chínhchiến lợc

Marketingchiến lợc

Nhân lựcchiến lợc

Marketingchiến thuật

Nhân lựcchiếnthuật

Kinh doanh SX chiến thuật

Cấp tác

nghiệp

Tài chínhtác

nghiệp

Marketingtác nghiệp

Nhân lựctác nghiệp

Kinh doanh và

SX tác nghiệp

III Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin nhng có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan

điểm của ngời mô tả Ngời mô tả là ngời quản lý, ngời sử dụng hay ngời phân tích thiết kế

Có ba mô hình đã đợc đề cập đến để mô tả cùng một hệ thống thông tin Đó làmô hình lô gic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong

Ba mô hình của một hệ thống thông tin.

Tính ổn định của ba mô hình giảm dần từ mô hình lô gíc đến mô hình vật lý trong Nghĩa là: Mô hình lô gíc là mô hình ít thay đổi nhất; Mô hình vật

lý ngoài ít thay đổi; Mô hình vật lý trong thì luôn thay đổi

III.1 Mô hình lô gíc

Mô hình lô gic mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập? Xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho xử lý và cácthông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này không quan tâm đến phơng tiện đợc sử dụng cũng nh thời điểm hoặc địa điểm mà dữ liệu đợc sử dụng Nóchỉ để trả lời câu hỏi: “Cái gì?” và “Để làm gì?”

đâu? Khi nào? Một khách hàng nhìn hệ thống thông tin theo mô hình này

Đây là góc nhìn của ngời sử dụng

l-Nh thế nào ? Chơng trình đợc tổ chức nh thế nào và hoạt động ra sao? Nó đợc thiết kế bằng ngôn ngữ gì, cơ sở dữ liệu nh thế nào, đã phù hợp cha?

Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật)

Mô hình logic (Góc nhìn nhà quản lý)

Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn ng ời sử dụng)

Cái gì? Để làm gì?

Cái gì? ở đâu? Khi nào?

Nh thế nào?

Thông thờng, với 1 mô hình lô gíc ban đầu có thể có nhiều mô hình vật lý ngoài Với mỗi mô hình lô gíc ngoài đợc phác họa lại có rất nhiều mô hình vật lý trong thoả mãn Tuỳ từng bài toán và thực tế mà ngời phụ trách kĩ thuật

sẽ lựa chọn

B> Phơng pháp phát triển hệ thống thông tin

I Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin

Cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Có thể kể ra các nguyên nhân cơ bản sau:

I.1 Những vấn đề về quản lý

Những yêu cầu của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới Những thay đổi trong chính sách của chính phủ, những hành động của đối thủ cạnh tranh buộc mỗi doanh nghiệp phải có phản ứng đáp lại Ví dụ, một ngân hàng cạnh tranh lắp đặt những quầygiao dịch tự động điều này sẽ làm các ngân hàng khác trong khu vực cũng phải vợt lên chính mình, vợt lên phía trớc trong việc tự động hoá Chính vấn

đề về quản lý là nguyên nhân quan trọng của việc phát triển hệ thống thông tin

I.2 Sự thay đổi của công nghệ

Việc xuất hiện những công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình Khi các

hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này Đặc biệt trong những ngành ứng dụng công nghệ thông tin thì sự thay đổi của công nghệ là nguyên nhân quan trọng ảnh hởng trực tiếp đến sự phát triển của HTTT

I.3 Thay đổi sách lợc chính trị

Mỗi sách lợc chính trị sẽ gây ảnh hởng đến mỗi ngành kinh tế và cả xã hội Tất nhiên, việc phát triển các HTTT cũng không nằm ngoài qui luật ấy Cũng giống nh sự lãnh đạo đối với kinh tế xã hội sẽ thay đổi theo sách lợc chính trị Khi có sự thay đổi sách lợc chính trị sẽ dẫn đến sự thay đổi trong chủ trơng, đ-ờng lối phát triển của mỗi doanh nghiệp, tác động đến việc phát triển hệ thốngthông tin của mỗi doanh nghiệp

Ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin:

+ Sử dụng các mô hình

+ Chuyển từ cái chung sang cái riêng

+ Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lô gíc khi phân tích và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế.

II Các giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin

II.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu

- Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ớc đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tínhkhả thi của dự án và đa ra những gợi ý cho những ngời chịu trách nhiệm ra quyết định

- Giai đoạn này phải đợc tiến hành trong thời gian tơng đối ngắn Đó là một nhiệm vụ phức tạp vì đòi hỏi ngời phân tích phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó xác định những nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp mới, đánh giá đợc tầm quan trọng của những biến đổi, dự báo đợc những ảnh hởng của chúng Vì vậy, ngời ta thờng giao công việc này cho những phân tích viên giàu kinh nghiệm

- Giai đoạn này có 4 công đoạn: Lập kế hoạch, Làm rõ yêu cầu, Đánh giá khả thi và Trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

II.2 Giai đoạn phân tích chi tiết

- Giai đoạn phân tích chi tiết chỉ đợc tiến hành khi báo cáo đánh giá yêu cầu

đợc lãnh đạo, nhà quản lý phê duyệt, chấp nhận

- Mục đích chính của phân tích chi tiết là đa ra đợc chẩn đoán về hệ thống

đang tồn tại; nghĩa là xác định đợc những vấn đề chính cũng nh các nguyên nhân chính của chúng Đồng thời, xác định mục tiêu cần đạt đợc của hệ thốngmới và đề xuất ra các yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu đó Để thực hiện tốt các công việc nêu trên, phân tích viên phải có hiểu biết sâu sắc về môitrờng trong đó hệ thống phát triển và hoạt động của hệ thống đó

- Các bớc của giai đoạn phân tích chi tiết:

+ Lập kế hoạch phân tích chi tiết

+ Nghiên cứu môi trờng của hệ thống thực tại

+ Nghiên cứu hệ thống thực tại

+ Chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

+ Đánh giá lại tính khả thi

+ Sửa đổi đề xuất của dự án

+ Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

II.2.1 Thu thập thông tin về hệ thống hiện tại

đợc vấn đề hệ thống cần phát triển Nhất là mục tiêu, yêu cầu và định hớng của tổ chức

- Để cuộc phỏng vấn có kết quả tốt, phân tích viên phải chuẩn bị đề cơng phỏng vấn trớc và có thể gửi trớc cho ngời đợc phỏng vấn tham khảo Ngoài

ra, phân tích viên nên nêu vấn đề hoặc gửi yêu cầu cho ngời cần phỏng vấn

tr-ớc để ngời đợc phỏng vấn có thể chuẩn bị hoặc sắp xếp thông tin trả lời

Tiến hành phỏng vấn:

- Ngời phỏng vấn phải có thái độ nhã nhặn, lịch sự, cởi mở, và khách quan

- Ngoài ra, ngời phỏng vấn nên chăm chú lắng nghe, đối với phần quan trọng,

có thể đề nghị đợc dùng máy ghi âm

- Trong khi phỏng vấn, phân tích viên (ngời phỏng vấn) nên nhanh chóng ghi lại những câu trả lời của ngời đợc phỏng vấn Sau đó tổng hợp và hỏi lại ý kiếnngời đợc phỏng vấn những vấn đề mình tổng hợp đợc có đúng không

b Nghiên cứu tài liệu

- Nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kĩ và chi tiết nhiều khía cạnh của

tổ chức và hệ thống thông tin nh: lịch sử phát triển, tình trạng tài chính, dữ liệu đầu vào, đầu ra, tổ chức nhân sự Tóm lại là những thông tin về quá khứ, hiện tại và tơng lai của tổ chức

c Sử dụng phiếu điều tra

- Sử dụng phiếu điều tra trong những trờng hợp phải thu thập thông tin từ nhiều đối tợng hay trên một phạm vi địa lý rộng lớn

- Các phiếu điều tra phải đảm bảo tính rõ ràng và dễ tổng hợp ý kiến

d Quan sát

- Khi những phơng pháp phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu và sử dụng phiếu điều tra cha mang lại những hiểu biết sâu sắc về hệ thống, phân tích viên có thể dùng phơng pháp quan sát

- Ưu điểm của phơng pháp này là: Tính thực nghiệm cao, phân tích viên có thể

dễ dàng phát hiện đợc vấn đề sai sót hoặc cần cải tiến gắn với thực tế công việc

- Nhợc điểm của phơng pháp này là: Ngời bị quan sát có thể không thực hiện công việc hoặc điều khiển hệ thống nh bình thờng vì thế tính khách quan bị giảm

Các thông tin về hệ thống thực tại cần thu thập

* Hoạt động chung của hệ thống:

Gồm cả trách nhiệm, ràng buộc về thời gian, khối lợng, sự sắp đặt vị trí vật lý

và các khía cạnh địa vật lý khác

* Dữ liệu vào:

Nội dung, mẫu tài liệu vào, khuôn dạng màn hình thông tin vào, mô tả các thiết bị nhập, nguồn dữ liệu, khối lợng và tần xuất của việc nhập vào, chi phí cho việc nhập vào (tài liệu, phơng tiện, nhân sự)

* Thông tin ra:

Đích đến của thông tin, nội dung và cách tính toán các giá trị; nội dung, tần suất sản sinh thông tin, khối lợng, mô tả thiết bị sản sinh thông tin ra; khuôn dạng và đánh giá khuôn dạng; mẫu báo cáo, khuôn dạng màn hình, hạn chế của màn hình; chi phí cho thông tin ra

* Xử lý:

Các thủ tục thu nhập và nhập các dữ liệu vào, phơng thức nhập, hợp lệ hóa và kiểm soát, các thủ tục biến đổi đầu vào, quan hệ giữa các xử lý, ràng buộc về thời gian, địa điểm thực hiện xử lý, nhân sự thực hiện vị trí công tác và thời gian thực hiện xử lý, các thiết bị đợc dùng, tài liệu mô tả phơng pháp xử lý, chi phí

* Cơ sở dữ liệu:

Nội dung, vật mang, khối lợng, truy nhập (xử lý, nhân sự, kiểm soát tại chỗ), cách thức tổ chức dữ liệu, chi phí về dữ liệu

II.2.2 Mã hoá dữ liệu

Từ các dữ liệu thu đợc nếu không mã hoá thì không sử dụng tốt cho công việc phân tích và thiết kế

- Mã hoá : đợc xem nh việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính

quy ớc và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tợng cần biểu diễn

- Mã hiệu : là biểu diễn theo quy ớc, thông thờng là ngắn gọn về mặt thuộc

tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể Mã hiệu có thể là kí hiệu, chữ cái hoặc những con số mang tính chất ớc lệ

b Phơng pháp mã hoá liên tiếp

- Mã kiểu này đợc tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định Các mã đợc xếp lần lợt có thứ tự Có thể phân biệt cá thể xuất hiện trớc và sau Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản, không nhầm lẫn và thể hiện đợc trình tự hay trật

tự của các cá thể nhng cũng có nhợc điểm là mã không có khả năng gợi nhớ

và không thể chèn thêm một mã vào giữa 2 mã cũ

- Do đó, phơng pháp này thờng dùng để mã hoá số hiệu các công văn, hoá

đơn, giấy tờ thông dụng, dễ tổng hợp

c Phơng pháp mã hóa tổng hợp

- Phơng pháp này kết hợp 2 phơng pháp trên Từ đó có thể tận dụng những u

điểm của cả 2 phơng pháp đó

d Phơng pháp mã hoá theo xeri

- Phơng pháp này sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri Xeri đợc coi nh một giấy phép theo mã quy định

e Phơng pháp mã hoá gợi nhớ

- Phơng pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tợng để xây dựng Có thể dùng

từ viết tắt hay những kí tự, chữ cái đầu tiên

- Phơng pháp này có u điểm là tính gợi nhớ cao, có thể mở rộng dễ dàng nhng nhợc điểm là khó tổng hợp, phân tích và thờng dài hơn mã phân cấp

- Phơng pháp này có u điểm là khả năng gợi nhớ tốt, khả năng phân tích cao,

có thể kiểm tra thuộc tính dễ dàng Nhng nhợc điểm lớn nhất là kích thớc bộ mã cồng kềnh vì cần nhiều kí tự Phải lựa chọn và quy ớc hợp lý nếu không bộmã sẽ phản tác dụng

 Các bớc tiến hành mã hoá:

- Xác định tập hợp các đối tợng cần mã hoá

- Xác định các xử lý cần thiết

- Lựa chọn giải pháp mã hoá

- Triển khai mã hoá

II.2.3 Mô hình hoá dữ liệu

Một số công cụ chuẩn để mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệ thống Đó

là : Sơ đồ luồng thông tin và Sơ đồ luồng dữ liệu và Từ điển hệ thống

a Sơ đồ luồng thông tin – IFD (Information Flow Diagram)

- Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức

động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

- Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:

+ Phích kho chứa dữ liệu

+ Phích xử lý

Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin có mẫu

Loại thứ hai: Phích kho dữ liệu

Loại thứ ba: Phích xử lý

b Sơ đồ luồng dữ liệu-DFD (Data flow Diagram)

* Khái niệm: DFD chỉ ra một cách có thứ tự các thông tin chuyển từ một chức năng hoặc tiến trình này sang một chức năng hoặc một tiến trình khác Tuy nhiên nó không xác định thứ tự thực hiện các chức năng cũng nh thời gian hao tốn cho việc truy suất dữ liệu.

- Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin dới góc độ trừu tợng Trên sơ đồ chỉ gồm: Các luồng dữ liệu, Các xử lý, Các lu trữ dữ liệu, Nguồn

và Đích nhng không quan tâm đến nơi, thời điểm và đối tợng chịu trách nhiệm

- Các kí pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Có 4 loại kí pháp cơ bản: Thực thể (nguồn hoặc đích), Tiến trình, Kho dữ liệu,Dòng dữ liệu

Các ký pháp cơ bản của sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Sơ đồ DFD thờng đợc phân cấp từ cao xuống thấp:

+ Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram)

Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin Sơ

đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa và dễ nhìn hơn, có thể bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồ khung cảnh còn đợc gọi là sơ đồ mức 0

+ Phân rã sơ đồ

Tiếp theo sơ đồ khung cảnh (Mức 0), ngời ta phân cấp DFD bằng kĩ thuật phân rã thành các mức tiếp theo: mức 1, mức 2, mức 3 Tuỳ theo mức chi tiếtphân tích viên lựa chọn

- Các phích lô gic

Phích lô gic nhằm hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống Có 5 loại phích lô gíc: Chúng mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tửthông tin Có 5 loại phích lô gic:

Phích xử lý lô gic

Tên xử lý:

Mô tả:

Tên DFD liên quan:

Các luồng dữ liệu vào:

Các luồng dữ liệu ra:

Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng:

Tệp dữ liệu

Phích luồng dữ liệu

Phích phần tử thông tin

Phích kho dữ liệu

Phích tệp dữ liệu

II.2.4 Đề xuất giải pháp và chuẩn bị trình bày báo cáo

- Sau khi thu thập và mô hình hoá dữ liệu của hệ thống hiện tại, phân tích viên xây dựng mô hình vật lý ngoài và mô hình lô gic Từ đó dự đoán tồn tại cần khắc phục của hệ thống hiện tại

- Công việc tiếp theo sau khi chẩn đoán khuyết tật của hệ thống là đề ra giải pháp giải quyết vấn đề Từ đó xác định mục tiêu của hệ thống mới

- Sản phẩm của giai đoạn này là mô hình hệ thống mới gồm: Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), sơ đồ luồng thông tin (IFD)

- Các bớc của giai đoạn thiết kế lô gic theo một trật tự sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào

II 3 Giai đoạn thiết kế lô gic

- Giai đoạn thiết kế lô gíc đợc thực hiện sau khi báo cáo của giai đoạn phân tích chi tiết đợc phê chuẩn

- Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết phơng án giải pháp

để đáp ứng những mục tiêu đã đặt ra ở giai đoạn phân tích chi tiết

- Sản phẩm của giai đoạn này là mô hình hệ thống mới gồm: Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), sơ đồ luồng thông tin (IFD)

- Các bớc của giai đoạn thiết kế lô gic theo một trật tự sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế xử lý và thiết kế các dòng vào

II.4 Đề xuất các phơng án của giải pháp

1 Xác định các ràng buộc tin học và tổ chức

2 Xây dựng các phơng án giải pháp.

3 Đánh giá các phơng án của giải pháp.

II.5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài

1 Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra

a Thiết kế vật lý các đầu ra: Các đầu ra trên màn hình, các đầu ra trên giấy

và các đầu ra khác Mỗi loại đầu ra có những đặc trng riêng do đó cần lu ý khithiết kế cho phù hợp

b Thiết kế các đầu vào: Lựa chọn phơng tiện nhập liệu phù hợp Nhập từ 1

tài liệu nguồn qua thiết bị cuối, Nhập liệu thông qua âm thanh, tiếng nói hay dạng mã số, mã vạch…Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng Từ đó thiết kế màn hình nhập liệu cho phù hợp

2 Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hoá

Thiết kế viên nên kết hợp tốt cả 4 cách thức: Giao tác bằng tập hợp lệnh, Giao tác bằng các phím trên bàn phím, Giao tác qua thực đơn, Giao tác dựa vào các biểu tợng

II.6 Triển khai hệ thống thông tin

2 Chuyển đổi các tệp và cơ sở dữ liệu

Đây là công việc khá quan trọng nhất là đối với những hệ thống thông tin cải tiến từ hệ thống cũ

3 Khai thác và bảo trì

Đây là công việc của tổ chức tiến hành sử dụng và khai thác hệ thống thông tin Đa kết quả của các bớc trên vào sử dụng

4 Đánh giá của ngời sử dụng và tổ chức

Đây là những đánh giá rất quan trọng và có ý nghĩa hiện thực cao Nó là một cơ sở để các nhà phân tích và thiết kế hệ thống tiếp tục cải tiến và phát triển hệthống thông tin

CHơng III KHảo sát & Phân tích - thiết kế bài toán quản

+ Quản lý Công Văn tại văn th của các Vụ trực thuộc Bộ Tài Chính

Các công tác quản lý Công Văn tại các phòng ban trên đều có liên quan và phụ thuộc lẫn nhau Sau đây là phần khảo sát công tác quản lý công văn tại các bộ phận trên

I Khảo sát bài toán quản lý công văn tại phòng hành chính văn phòng Bộ

Phòng hành chính của Bộ Tài Chính quản lý 2 loại công văn là công văn đến

và công văn đi

Các công văn nội bộ chỉ đợc lu nhờ tại bàn của phòng hành chính chứ thực tế phòng hành chính không quản lý các công văn luân chuyển nội bộ

Các công văn đến đợc gửi từ các đơn vị bên ngoài Bộ Tài Chính đến Bộ và các

Vụ ở trong Bộ và có khoảng 200 công văn đến/ngày

Các công văn đi đợc gửi từ các đơn vị bên trong Bộ Tài Chính và có khoảng

50 - 60 công văn đi/ngày

Công tác quản lý công văn tại phòng hành chính đợc tiến hành nh sau:

Công văn trình Bộ là các công văn có địa chỉ nhận ghi đích danh Lãnh đạo Bộ hoặc ghi chung là Bộ Tài chính Căn cứ vào địa chỉ nhận và đánh giá sơ bộ nộidung công văn, phòng Hành chính có 2 cách xử lý công văn trình Bộ nh sau:

 Trình Lãnh đạo Bộ: đối với công văn này phòng Hành chính

làm phiếu trình lấy ý kiến của các Lãnh đạo Bộ Lãnh đạo Bộ

xem xét, cho ý kiến, phân công các Vụ xử lý chính & phối hợp(nếu cần)

 Gửi Chánh văn phòng: đối với công văn này, phòng Hành

chính làm phiếu gửi chuyển chánh văn phòng Các công văn này

đợc Chánh Văn phòng xem xét, cho ý kiến chuyển tới cácVụ/Cục nào

Cả 2 loại công văn này trớc khi đợc chuyển tới Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh văn phòng (kèm theo các phiếu trình và phiếu gửi chuyển), đều đợc phòng Tổng hợp xem xét lại và chỉnh lại cho chính xác Và sau khi có ý kiến chỉ đạo xử lý của Lãnh đạo Bộ và Chánh văn phòng, thì đợc phòng Tổng hợp chuyển lại chophòng Hành chính để giao cho các vụ thực hiện (phòng Tổng hợp và Hành chính đều có trách nhiệm theo dõi quá trình này)

Công văn chuyển thẳng cho các đơn vị trong Bộ: Các công văn này thờng có

địa chỉ nhận là tên các đơn vị trong Bộ và đợc phòng Hành chính chuyển thẳng cho văn th của các Vụ/Cục/Tổng cục

Hàng ngày, vào đầu giờ sáng phòng hành chính sẽ in ra danh sách các công văn đến chuyển cho từng Vụ để văn th các vụ lên nhận công văn về và các văn

th sẽ phải ký nhận với phòng hành chính trên sổ giao nhận công văn đến Đây cũng chính là nét đặc trng trong công tác quản lý công văn của bộ tài chính sovới các cơ quan bên ngoài khác

Chú ý:

Công văn đến còn chia theo các tiêu chí nh:

* Độ khẩn: Tối khẩn, khẩn, thờng

* Độ mật: Tối mật, mật, thờng.

Vậy việc quản lý các công văn này có điểm gì khác biệt nhau?

Nhìn chung thì việc xử lý các công văn đến đều phải thông qua các bớc tiến hành nh đợc phân tích ở trên Tuy nhiên, đối với công văn với các mức độ khẩn khác nhau thì sẽ tơng ứng với các mức độ xử lý theo thời gian khác nhau

Cụ thể nh với công văn tối khẩn và khẩn thì sẽ đợc chuyển ngay trong ngày còn các công văn thờng thì có thể đợc chuyển tới nơi xử lý chậm hơn các loại công văn kia

Các công văn đợc gửi theo đờng bu điện nằm trong bao bì th kín:

Theo nguyên tắc chung của việc xử lý công văn tại bộ phận văn th thì các công văn gửi trong bao bì thông qua đờng bu điện gửi tới Bộ tài chính thì phòng hành chính có quyền cắt bao bì th để đọc nội dung của công văn Tuy nhiên trong một số trờng hợp do khối lợng công việc tại phòng hành chính quálớn nên phòng hành chính có thể chuyển các bao bì có chứa công văn đến thẳng cho các vụ để xử lý

Đối với công văn mật thì phòng hành chính còn có một sổ mật để theo dõi cáccông văn này Sau khi lu lại thông tin của các công văn này thì mới đợc

chuyển tới nơi xử lý

và đóng dấu cho công văn đi đó và lu lại một bản công văn đi này

Sau đó, công văn đi này sẽ đợc nhập vào máy, lu trong sổ đăng kí công văn đi

Đến cuối mỗi năm, các công văn đi này sẽ đợc chuyển tới kho lu trữ và phòng hành chính sẽ in ra danh sách công văn đi chuyển cho kho lu trữ và vào sổ giao nhận công văn đi

II Khảo sát bài toán quản lý công văn tại phòng tổng hợp của các vụ

Phòng tổng hợp của các Vụ trong Bộ Tài Chính quản lý 3 loại công văn là công văn từ các đơn vị bên ngoài đến, công văn đi của Vụ và công văn luân chuyển nội bộ giữa các vụ

Các công văn đến đợc gửi từ các đơn vị bên ngoài Bộ Tài Chính đến Vụ và códới 10 công văn đến/ngày

Các công văn đi đợc gửi từ Vụ và có khoảng 1 - 5 công văn đi/ngày

Công văn luân chuyển nội bộ là các công văn của chính vụ mình gửi đi cho các vụ khác trong bộ hoặc các công văn mà vụ nhận đợc từ các vụ khác ở trong bộ

Công tác quản lý công văn đợc tiến hành nh sau:

a> Công văn đến:

Công văn từ các đơn vị bên ngoài Bộ:

- Công văn chuyển thẳng từ phòng hành chính đến Vụ

- Công văn đến đợc trình qua lãnh đạo bộ và lãnh đạo Bộ giao cho vụ xử lý

- Công văn do các đơn vị ngoài Bộ gửi thẳng đến Vụ không qua phòng Hành chính

- Công văn luân chuyển nội bộ: Công văn do các đơn vị khác thuộc Bộ gửi đến(gửi trực tiếp đơn vị hoặc để nhờ bàn giao nhận phòng hành chính)

Sau khi đánh số thứ tự, vào sổ công văn của Vụ, văn th chuyển công văn đến trình Lãnh đạo Vụ cho ý kiến xử lý và sau đó chuyển cho các phòng ban xử lý

Cuối tuần, vào đầu giờ sáng văn th Vụ sẽ in ra danh sách các công văn đến chuyển cho từng phòng trong Vụ để ký nhận với phòng tổng hợp trên sổ giao nhận công văn đến của vụ

Với công văn khẩn thì sẽ đợc giao ngay trong ngày

c> Công văn luân chuyển nội bộ:

Công văn nội bộ bao gồm các loại: Công văn do các đơn vị khác thuộc Bộ gửi

đến (gửi trực tiếp đơn vị hoặc để nhờ bàn giao nhận phòng hành chính) sẽ đợc văn th vụ nhập thông tin vào máy và chuyển cho lãnh đạo xem duyệt

Sau đó các công văn này sẽ đợc chuyển giao cho các phòng ban xử lý

Công văn nội bộ giữa các đơn vị trong Bộ Tài Chính thì có thể cần hoặc khôngcần thông qua phòng hành chính Với các công văn có cần dấu thì mới cần thông qua phòng hành chính

Các công văn đi này cũng sẽ đợc nhập vào máy để lu trữ xử lý trong sổ công văn

Văn th Vụ còn phải có nhiệm vụ tổng kết và thống kê, báo cáo cũng nh theo dõi tình hình xử lý công văn của vụ mình Ví dụ nh cần có các thông báo đối với các công văn đến hạn trả lời…Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng

III Khảo sát bài toán quản lý công văn tại phòng tổng hợp văn phòng Bộ

Các công văn đợc quản lý tại Phòng tổng hợp văn phòng Bộ gồm 3 loại công văn là công văn từ các đơn vị bên ngoài đến, công văn đi của Bộ và công văn luân chuyển nội bộ

Các công văn đến cần trình lãnh đạo bộ sẽ qua phòng tổng hợp văn phòng Bộ

để lãnh đạo bộ cho ý kiến về việc giải quyết công văn này nh công văn đó sẽ

đợc gửi cho Vụ nào xử lý và có thời hạn trả lời Bộ hay không,…Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng

Các tờ trình Bộ của các Vụ (ví dụ nh các công văn đi mà các Vụ trởng không

có đủ mức thẩm quyền ký) thì cũng đợc gửi tới lãnh đạo bộ và có thể đợc xem xét nh công văn luân chuyển nội bộ

Công tác quản lý công văn đợc tiến hành nh sau:

a> Công văn đến:

Các công văn đến cần trình lãnh đạo Bộ sẽ đợc chuyển từ phòng hành chính tới phòng tổng hợp văn phòng Bộ Phòng tổng hợp văn phòng bộ có nhiệm vụ nhận và phân loại các công văn này xem cần trình những lãnh đạo bộ nào Sau

đó văn th phòng tổng hợp sẽ chuyển các công văn này cho bộ phận th ký của một số lãnh đạo bộ nào đó để trình lãnh đạo Bộ xem xét và cho ý kiến về xử lýcông văn đó

Sau khi các công văn này đã đợc lãnh đạo bộ cho ý kiến xử lý và đợc bộ phận

th ký của lãnh đạo bộ chuyển trả trở lại cho phòng tổng hợp văn phòng bộ thì các công văn này sẽ đợc chuyển tới cho bộ phận nhập công văn Bộ phận này

sẽ nhập thêm các thông tin cho công văn tức là sẽ vào phần ý kiến lãnh đạo

bộ, giao cho vụ nào xử lý, có thời hạn trả lời Bộ hay không và khi nào phải trả lời,…Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng để quản lý

Tại phòng tổng hợp văn phòng bộ có 2 loại sổ quản lý là sổ công văn đến trình

bộ và sổ phiếu gửi Bộ

Sổ phiếu trình là sổ 03 và sổ phiếu gửi là sổ 02 và đợc đánh số theo số nhảy của sổ công văn trên phòng tổng hợp, khác với số nhảy trên phòng hành chính.Các công văn mật cũng sẽ đợc lu lại trên một sổ khác riêng tại phòng tổng hợp.

Các công văn khẩn vẫn có quy trình xử lý nh trên chỉ khác là các công văn khẩn sẽ đợc xử lý nhanh ngay trong ngày

Các công văn đến sau tiến trình xử lý trên sẽ đợc đa trở lại cho phòng hành chính để phòng hành chính chuyển cho các vụ có liên quan

b> Công văn đi

Công văn đi do Bộ phát ra tới các đơn vị bên ngoài có quá trình xử lý nh sau: Các công văn này sẽ đợc bộ phận th ký của lãnh đạo Bộ soạn thảo thành các công văn theo nh sự chỉ đạo của lãnh đạo bộ

Sau đó các công văn này sẽ đợc chuyển qua phòng tổng hợp để phòng tổng hợp chuyển cho phòng hành chính đóng dấu và lấy số rồi gửi đi các đơn vị bênngoài

c> Công văn luân chuyển nội bộ:

Các công văn của bộ chuyển cho các vụ trong bộ sẽ đợc bộ phận th ký lãnh

đạo bộ soạn thảo theo chỉ đạo của lãnh đạo bộ Sau đó các công văn này sẽ

đ-ợc chuyển cho phòng tổng hợp văn phòng bộ để phòng tổng hợp chuyển cho các vụ hay thông qua phòng hành chính để chuyển cho các vụ

Các công văn trình Bộ của các vụ sẽ đợc chuyển tới phòng tổng hợp của văn phòng Bộ Sau đó các công văn này cũng sẽ đợc phân loại và chuyển cho bộ phận th ký của lãnh đạo bộ để bộ phận này chuyển cho lãnh đạo bộ xử lý Thông thờng thì các tờ trình của Vụ gửi tới lãnh đạo bộ chỉ để xin dấu và chữ

ký của lãnh đạo bộ Sau đó các công văn này sẽ đợc chuyển về cho các vụ để

xử lý tiếp

Các công văn luân chuyển nội bộ hay các công văn đi nh các thông báo, chínhsách mà do Bộ ban hành thì cũng đợc chuyển xuống dới phòng hành chính để lấy dấu và lấy số sau đó sẽ đợc gửi tới các vụ hoặc các đơn vị khác

Cuối ngày phòng hành chính sẽ chuyển một tập các bản sao công văn đi trong ngày lên trên phòng tổng hợp văn phòng bộ để lu lại cho lãnh đạo bộ xem và theo dõi các công văn đi của bộ trong ngày đó

B Phân tích & thiết kế bài toán quản lý công văn tại

3.0Quản lý công văn tại Văn th Vụ

1.8Khai thác

& in

ra danh sách công văn đi

đạo

Bộ, CVP

1.4 Chuyển

CV lên PTH hoặc các Vụ/Cục/

Tổng Cục

1.5 Nhập công văn

đi

1.6Vào

số &

đóng dấu cho công văn

đi

1.7Khai thác

& in

ra danh sách

CV

đến

1 Chức năng Nhận & Phân loại , đánh số cho công văn :

Các văn th của phòng hành chính sau khi nhận công văn từ bên ngoài gửi tới

Bộ sẽ có nhiệm vụ phân loại các công văn này theo các tiêu chí nh sau:

Xét xem công văn đó có phải là công văn cần trình lãnh đạo Bộ hay không

* Nếu công văn là công văn cần trình lãnh đạo Bộ thì sẽ chuyển cho bộ phận chuyển công văn lên lãnh đạo bộ để bộ phận này viết phiếu trình hoặc phiếu chuyển lãnh đạo Bộ

* Nếu công văn là công văn không cần trình lãnh đạo Bộ để cho ý kiến hoặc công văn đã đợc lãnh đạo bộ cho ý kiến thì sẽ phân loại theo các vụ nhận công văn để các Vụ đến nhận công văn đến gửi cho Vụ mình hàng ngày

2 Chức năng nhập công văn đến:

Đây là chức năng lập sổ đăng kí công văn đến

Công văn đến thì sau khi đã nhận và phân loại các công văn, phòng hành chính sẽ lập sổ đăng kí công văn đến thực chất là bộ phận nhập công văn sẽ nhập các thông tin của công văn để quản lý và theo dõi công văn đến

3 Chức năng lập phiếu trình Bộ, Chánh Văn Phòng:

Nếu các công văn đến cần trình lên lãnh đạo Bộ để xin ý kiến thì phòng hành chính cần lập một phiếu trình bộ đi kèm với công văn chuyển lên phòng tổng hợp văn phòng bộ để lãnh đạo bộ xem xét cho ý kiến chỉ đạo xử lý

4 Chức năng chuyển công văn lên phòng tổng hợp hoặc tới các Vụ/ Tổng Cục/ Cục:

Bộ phận này có nhiệm vụ chuyển giao công văn và phiếu trình bộ tới phòng tổng hợp và tới các Vụ đợc nhận công văn

5 Chức năng nhập công văn đi:

Đây là chức năng lập sổ đăng kí công văn đi

Công văn đi thì sau khi đã đóng dấu và phát số cho các công văn đi, phòng

hành chính sẽ lập sổ đăng kí công văn đi thực chất là bộ phận nhập công văn

sẽ nhập các thông tin của công văn để quản lý và theo dõi công văn đi

6 Chức năng vào số & đóng dấu cho công văn đi:

Các công văn của các Vụ gửi đi tới các đơn vị bên ngoài bộ đều phải thông

qua phòng hành chính để lấy dấu và lấy số cho công văn

7 Chức năng khai thác thông tin & In danh sách công văn đến:

Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê…Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng các thông tin của công văn để giúp cho phòng hành chính có thể theo dõi và quản lý công văn,

đồng thời đến đầu giờ sáng hàng ngày phòng hành chính có nhiệm vụ in ra danh sách các công văn đến gửi cho các Vụ và các công văn của các Vụ gửi đi

và yêu cầu các vụ kí nhận Đây là chức năng lập sổ giao nhận công văn đến

8 Chức năng khai thác thông tin & In danh sách công văn đi:

Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê…Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng các thông tin của công văn để giúp cho phòng hành chính có thể theo dõi và quản lý công văn

đi Đây là chức năng lập sổ giao nhận công văn đi

I.2 - Biểu đồ phân cấp chức năng quản lý Công văn tại văn th Vụ :

1.Chức năng Nhận, gửi & Phân loại công văn :

Nhân viên văn th của các Vụ sau khi nhận công văn sẽ có nhiệm vụ phân loại các công văn này theo các tiêu chí nh sau:

Nếu đó là Công văn đến: xét xem công văn đó có phải là công văn cần trình

lãnh đạo Vụ hay không

* Nếu công văn là công văn cần trình lãnh đạo Vụ thì sẽ lập phiếu trình lãnh

đạo Vụ và chuyển kèm cùng Công văn này tới lãnh đạo vụ xem duyệt và cho ýkiến

* Nếu công văn là công văn không cần trình lãnh đạo Vụ để cho ý kiến hoặc công văn đã đợc lãnh đạo bộ cho ý kiến thì sẽ phân về các phòng trong Vụ

* Nếu đó là công văn đi: xét xem Công văn đó có là Công văn thuộc thẩm

quyền của lãnh đạo Vụ ký hay là công văn cần xin ý kiến Bộ

* Nếu là công văn cần xin ý kiến lãnh đạo bộ sẽ chuyển tới PTH để xin ý kiến lãnh đạo Bộ

* Nếu là công văn thuộc thẩm quyền của lãnh đạo vụ hay công văn đã xin đợc

ý kiến của lãnh đạo Bộ thì sẽ đợc chuyển tới PHC để xin số và xin dấu và sau

đó đợc chuyển tới các đơn vị bên ngoài Nếu công văn đi mà lu hành nội bộ

giữa các Vụ với mức độ không quá quan trọng thì có thể không cần xin dấu và

số của PHC

Bộ phận này còn có nhiệm vụ:

* Chuyển công văn tới PTH để xin ý kiến lãnh đạo Bộ đối với các công văn đi cần xem duyệt

Quản lý công văn tại Văn th của các

đến

2.3Lập phiếu trình lãnh đạo Vụ

2.4Theo dõi thông tin

& in danh sách công văn đến

2.5Nhập công văn đi

2.6Theo dõi &

in danh sách công văn đi

2.7Theo dõi &

in danh sách luân chuyển nội bộ

* Chuyển công văn đi lên PHC để xin dấu và xin số

* Chuyển công văn đi nội bộ giữa các Vụ trong Bộ

2 Chức năng nhập công văn đến:

Đây là chức năng lập sổ đăng kí công văn đến

Đối với công văn đến thì sau khi đã nhận và phân loại các công văn, văn th Vụ

sẽ lập sổ đăng kí công văn đến thực chất là bộ phận nhập công văn sẽ nhập cácthông tin của công văn để quản lý và theo dõi công văn đến

3 Chức năng lập phiếu trình lãnh đạo Vụ:

Khi các công văn đến cần trình lên lãnh đạo Vụ xem và cho ý kiến thì văn th

Vụ cần lập một phiếu trình lãnh đạo Vụ đi kèm với công văn chuyển lên cho lãnh đạo Vụ

4 Chức năng theo dõi & In danh sách công văn đến:

Đến cuối tuần, văn th Vụ có nhiệm vụ in ra danh sách các công văn đến gửi cho các phòng và yêu cầu có kí nhận Đây là chức năng lập sổ giao nhận công văn đến

5 Chức năng nhập công văn đi:

Đối với công văn đi thì sau khi đã đóng dấu và phát số cho các công văn đi đốivới các công văn đi ra ngoài Bộ hoặc đã đợc lãnh đạo vụ ký với các công văn giữa các Vụ trong Bộ, văn th Vụ sẽ lập sổ đăng kí công văn đi thực chất là nhập các thông tin của công văn để quản lý và theo dõi công văn đi

6 Chức năng theo dõi & In danh sách công văn đi:

Đến cuối tuần, văn th Vụ có nhiệm vụ in ra danh sách các công văn của các phòng gửi đi Đây là chức năng lập sổ giao nhận công văn đi

Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê…Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng các thông tin của công văn để giúp cho văn th Vụ có thể theo dõi và quản lý công văn: nh có thểquản lý hồ sơ vụ việc theo các các tiến trình, thông báo công văn đến hạn trả lời,…Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng

7 Chức năng theo dõi thông tin & in danh sách các công văn luân chuyển nội bộ.

Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê…Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng các thông tin của công văn để giúp cho văn th Vụ có thể theo dõi và quản lý công văn: nh có thểquản lý hồ sơ vụ việc theo các các tiến trình, thông báo công văn đến hạn trả lời,…Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng

I.3 - Biểu đồ phân cấp chức năng quản lý CV tại phòng tổng hợp văn phòng bộ:

Quản lý CV tại PTH văn phòng Bộ

3.4Theo dõi, tra cứu, xử

lý công văn

3.2Lập phiếu trình lãnh đạo Bộ

1 Chức năng Nhận, gửi & phân loại công văn:

Các văn th của phòng tổng hợp văn phòng bộ sau khi nhận công văn từ bên ngoài gửi tới sẽ có nhiệm vụ phân loại các công văn này để xét xem công văn nào cần trình lên lãnh đạo bộ nào để lãnh đạo bộ xử lý

Ngoài ra, bộ phận này có có nhiệm vụ chuyển các công văn của bộ tới phòng hành chính để chuyển tới các đơn vị là địa chỉ đến của công văn

2 Chức năng nhập ý kiến lãnh đạo Bộ:

Sau khi công văn đến cùng phiếu trình bộ đợc chuyển tới cho lãnh đạo Bộ xử

lý và cho ý kiến thì lãnh đạo bộ sẽ trả lại công văn đến đó cho phòng tổng hợpvăn phòng bộ Văn th tại văn phòng bộ sẽ có nhiệm vụ nhập lại ý kiến xử lý của lãnh đạo bộ đối với công văn đó

3 Chức năng theo dõi, tra cứu, xử lý công văn:

Chức năng có nhiệm vụ là tra cứu, tìm kiếm, thống kê…Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng các thông tin của công văn để giúp cho văn th có thể theo dõi và quản lý công văn: nh có thể quản lý hồ sơ vụ việc theo các các tiến trình, thông báo công văn đến hạn trả lời,…Trong thời gian thực tập tại Ban quản lý ứng dụng

II Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống(IFD)

II.1 – Sơ đồ luồng thông tin chức năng quản lý công văn tại phòng hành chính

Thời

điểm

CV đã đợc phân loạiNhập CV đến

Sổ CV

đếnTrình lãnh đạo

bộ, CVP

CV đã có

ý kiến LĐB

In DSCV đến

Chuyến CV lên PTH, các Vụ

Cv đến trình, phiếu trình Bộ

DS CV

đến

Nhận, gửi

và phân loạiCV

Nhận, gửivàphânloạiCV

Các đơn

vị trong

Bộ

II.2 – Sơ đồ luồng thông tin chức năng quản lý công văn tại văn th vụ.

vị trong Bộ

CV đến,

CV nội bộ

Nhận, gửi và phân loại CV

CV đã phân loại

Lập phiếu trình LĐV

DS các CV

đến

Các đơn

vị trong Bộ

CV đi, CV nội bộ

Nhận, gửi và phân loại CV

CV đã phân loại

Nhập Công văn đi

Sổ công văn đi

Khai thác và in ra DSCV đi

Danh sách các Công văn đi

Các đơn vị bên ngoài Bộ