Xây dựng chương trình quản lý nhân sự và Tiền lương của Trung tâm CNTT thuộc Công ty Điện lực Hà Nội

Xây dựng chương trình quản lý nhân sự và Tiền lương của Trung tâm CNTT thuộc Công ty Điện lực Hà Nội

Mục Lục

Nội dung

Đặt Vấn Đề 3

Chơng I: các vấn đề tổng quan về cơ quan thực tập 4

1.Tổng quan về đề tài 4

1.1 Mục đích của đề tài 4

1 2 Yêu cầu của đề tài 4

1.3 Phạm vi mà đề tài 4

2.Hệ thống tổ chức cán bộ và hoạt động của Trung tâm 5

2.1 Giới thiệu 5

2.2 Cách thức tổ chức và lu trữ thông tin hiện tại 7

3 Đánh giá u, nhựoc điểm của hệ thống hiên tại 11

4 Đề xuất giải pháp 12

Ch ơng II: cơ sở lí thuyết và công cụ phát triển I Một số khái niệm cơ bản về quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý 1 Một số khái niệm về quản lý 13

2 ứng dụng tin học trong công tác quản lý 13

3 Những đặc đIúm của hệ thống quản lý 14

4 Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý 13

5 Các bộ phận hợp thành của hệ thống thông tin 16

II Giới thiệu về Microsoft Access 20

1 Microsoft Access là gi? 20

2 Những công cụ của Access 22

III Ngôn ngữ của visual Basic 6.0 23

1 Microsoft Visual Basic và các phiên bản 23

2 Tổ chức của Microsoft Visual Basic 24

3 Khái quát lập trình trên Microsoft Visual Basic 27

4 Lập trình trên Microsoft Visual Basic 28

5 Visual Basic và Microsoft Access 28

IV Mối liên hệ giữa Access và Visual Basic 29

ChơngIII: Phân tích và thiết kế hệ thống 1.Thông tin vào ra của hệ thống 32

1.1Thông tin vào hệ thống 32

1.2 Thông tin ra khỏi hệ thống 33

2 Các chức năng của hệ thống 33

2.1 Quản trị hệ thống 33

2.2 Xử lý nghiệp vụ 33

2.3 Tra cứu số liệu cán bộ 34

2.4.Trợ giúp 34

3 Sơ đồ phân cấp chức năng

34

3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý nhân sự 42

3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 43

3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0(DFD0) 44

3.4 Biểu đồ dữ liệu mức 1 của thao tác dữ liệu(DFD1) 45

3.5 Biểu đồ dữ liệu mức 1 của Danh mục cập nhật 46

3.6 Biểu đồ dữ liệu mức 1 Quản lí lơng 47

3.8 Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh chức năng báo cáo thống kê 48

4 Cơ sở dữ liệu 48

4.1 Các bảng dữ liệu 49

4.2 Mô hình thực thể liên kế 55

4.3 Thiết kế các giải thuật 56

5 Các Form của chơng trình 46

Kết Luận 62

Tài Liệu Tham Khảo

63

Đặt Vấn Đề

Ngày nay tin học là ngành khoa học đang đợc phát triển và ứng dụng rộng rãi tích cực vào mọi hoạt động của xã hội, trong đó ứng dụng vào lĩnh vực quản lý là cần thiết Quản lý nhân sự là một lĩnh vực đòi hỏi xử lý nhanh những thông tin cần thiết, giải quyết một công việc đồ sộ trong một thời gian ngắn nhất, ứng dụng tin học vào quản lý là công việc phù hợp với yêu cầu thực tế

Xã hội ngày càng phát triển thì các bài toán phát sinh ngày càng phức tạp hơn Nhất là trong các bài toán quản lý, thống kê, kế toán các ngôn ngữ

đã có nh Excel, Foxpro có phần cha đáp ứng đợc hết các yêu cầu của nó VISUAL BASIC là hệ quản trị CSDL chạy trên môi trờng WINDOWS Trong

đó có đủ các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động xây dựng các chơng trìnhcho hầu hết các bài toán thờng gặp trong quản lý, thống kê, kế toán.

Trên cơ sở đã phân tích kết hợp với nhu cầu, từ thực tế hiện nay của Trung

tâmCNTT, chuyên đề thực tập này sẽ giải quyết vấn đề : “ Xây dựng chơng

trình quản lý nhân sự và Tiền lơng của Trung tâm CNTT thuộc Công ty

Điện lực Hà Nội “

Nội dung bao gồm:

+Chơng 1:Các vần đề tổng quan về cơ quan thực tập

1.Tổng quan về đề tài

2.Hệ thống tổ chức cán bộ và hoạt động của Trung tâm

3 Đánh giá u, nhựoc điểm của hệ thống hiên tại

4 Đề xuất giải pháp

+Chơng 2:Cơ sở lí thuyết và công cụ phát triể

I Một số khái niệm cơ bản về quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý

II Giới thiệu về Microsoft Access

III Ngôn ngữ của visual Basic 6.0

IV Mối liên hệ giữa Access và Visual Basic

Đề tài đợc đặt ra với hy vọng sẽ giảm bớt đợc thời gian của nhân viên phòng

tổ chức trong việc tìm kiếm, sắp xếp, lu trữ hồ sơ cán bộ của Trung Tâm,

đồng thời qua đó nâng cao trình độ công việc

Để hoàn thành đề tài này em xin chân thành cảm ơn đối với sự giúp đỡnhiệt tình của các thầy cô trong khoa Tin học quản lí và các anh chị trong

Trung tâm CNTT.Đặc biệt là sự hớng dẫn nhiệt tình của thầy Bùi Thế Ngũ

ngời trực tiếp hớng dẫn em hoàn thành đề tài này

1.1 Mục đích của đề tài:

Trong quá trình học tập tại nhà trờng bản thân đã tích luỹ đợc một sốkiến thức nhất định về lĩnh vực tin học Nay để đáp ứng những kiến thức đãhọc ở nhà trờng vào thực tế của xã hội mà cụ thể là một số công việc về quản

lý nhân sự và tièn lơng của Trung tâm CNTT thuộc Công ty Điện lực Hà Nội,qua đây bản thân mong muốn nâng cao đợc trình độ hiểu biết cũng nh kinhnghiệm thực tế, để thực hiện tin học hoá một số khâu trong hệ thống quản lý

hồ sơ lý lịch cán bộ của các cơ quan hành chính sự nghiệp

1.2 Yêu cầu của đề tài

- Khảo sát cụ thể hệ thống thống kê, lu trữ hồ sơ lý lịch cán bộ hiện tạicủa Trung tâm CNTT

- Tập hợp các bảng biểu, báo cáo, các thông tin đi/đến hàng ngày và biểumẫu bảng thống kê báo cáo theo định kỳ: hàng quý, hàng năm

- Tham khảo ý kiến lãnh đạo trong việc chỉ đạo thờng xuyên về các vấn đề tổchức, chính sách nhân sự hoặc những yêu cầu khác

- Hết thời gian phải có báo cáo chi tiết và thuyết minh kèm theo vềkhảo sát và thiết kế hệ thống quản lý cán bộ đã xây dựng, đồng thời phải cóchơng trình kèm theo

1.3 Phạm vi mà đề tài thực hiện

Trong thời gian nhất định, bản thân cha có nhiều kinh nghiệm trong việclập trình và cha thật hiểu rõ về cơ chế hoạt động của hệ thống quản lý hồ sơ

cán bộ của cơ quan, hơn nữa đề tài “ Xây củaTrung tâm CNTT thuộc Công

ty Điện lực Hà Nội “ là một đề tài thực tế, đòi hỏi phải có quá trình khảo sát

thực tế Việc xây dựng một hệ thống cơ sở đầu vào cũng nh thiết kế các báocáo, các biểu mẫu thống kê ở đầu ra đòi hỏi rất nhiều thời gian Trong giớihạn thời gian cũng nh cha có nhiều kinh nghiệm và trình độ nên cha thể xâydựng một chơng trình trợ giúp thật hoàn hảo Với mức độ là một bài báo cáotốt nghiệp thực hiện đợc các công việc sau:

- Xây dựng một chơng trình phần mềm quản lý cán bộ (Quản lý thống

kê, lu trữ hồ sơ cán bộ)

- Phân tích và thiết kế đầy đủ hệ thống quản lý cán bộ

- Lập trình nhập liệu đầu vào cho hệ thống

- Thiết kế các báo cáo, các mẫu biểu thống kê, xây dựng một số hỗ trợ sửdụng chơng trình

2 Hệ thống tổ chức cán bộ và hoạt động Trung tâm

2.1 Giới thiệu chung

Sơ đồ tổ chức của Trung tâm CNTT

Các phòng ban trên có mối quan hệ và liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc

chuyên môn hóa, đợc giao trách nhiệm, quyền hạn nhất định, đợc bố trí theotừng cấp và tham mu cho lãnh đạo những lĩnh vực mà mình quản lý

*Ban Giám Đốc Giám Đốc là ngời đại diện pháp nhân điều hành cao nhất, điều hành mọi hoạt

động của Công Ty theo chức năng nhiệm vụ, theo dõi và chỉ đạo cụ thể cáchoạt động của Trung tâm

Phó Giám Đốc điều hành một số lĩnh vực phân công, chịu trách nhiệm vềcác công việc đó, thay Giám Đốc điều hành và quản lý đơn vị khi Giám Đốc

đi vắng

*Phòng Kế hoạch kĩ thuật Nhiệm vụ Lập kế hoạch SXKD, kế hoạch vật t của Trung tâm trình duyệt cấptrên, Triển khai và đôn đốc các đơn vị trung tâm thực hiện kế hoạch

*Phòng Tài Chính Kế Toán Phòng này có chức năng trong lĩnh vực tài chính kế toán thống kê và thựchiện đúng nguyên tắc thể lệ thủ tục quản lý tài chính kế toán của đơn vị

Phòng Tài chính

kế toán

Phòng Quản lí hoá đơn tiền

điện

Tổ Kinh doanh viễn thông

Phòng

Kế hoạch

kĩ thuật

Phòng Công nghệ thông tin

Tổ vận hành và phát triển Web

Tổ Kĩ thuật viễn thông

Nhiệm vụ của phòng này là lên kế hoạch hoạt động công việc của Trungtâm, và quản lí cán bộ của công ty

*Phòng Quản lí hoá đơn tiền điện:

Nhiệm vụ cảu phòng này là In ấn hoá đơn và bảng kê và các bảng biểu củakhách hàng, quyết toán hoá đơn, bảo đảm dữ liệu

*Phòng Công nghệ thông tin :

Kiểm tra các máy chủ và Hệ thống mạng của Công ty Điện lực Hà nội, Lập

tờ trình Phơng án Kĩ thuật, báo cáo Đầu t, Thiết kế Kĩ thuật, Nghin cứu vàứng dụng CNTT

*Tổ kinh doanh viễn thông:

Quảng cáo tiếp thị, xúc tiến phát triển khách hàng,T vấn dịch vu viễnthông điện lực, Kinh doanh thiết bị viễn thông, quản lí vật t thiết bị Viễnthông

*Tổ vận hành Web:

Nhiệm vụ là Vận hành và thông suốt liên tục trang Web nội bộ, WebInternet, trang Web báo sửa chữa điện, cập nhật thông tin kịp thời trang Webnội bộ, trang Web báo sửa chữa điện

*Tổ uix thuật viễn thông:

Nhiệm vụ:Lập phơng án kĩ thuật, Thiết kế kĩ thuật, Giám sát thi công côngtrình, Nghin cứu giải phát kĩ thuật công nghệ

2.2 Cách thức tổ chức và lu trữ thông tin hiện tại

Qua nghiên cứu hệ thống lu trữ hồ sơ cán bộ của cơ quan, thấy rằng vàothời điểm này, Trung tâm CNTT đã bắt đầu triển khai đề án áp dụng côngnghệ thông tin vào công tác quản lý nhân sự nh mua sắm máy tính, cử cán bộ

đi đào tạo tin học, nhng hiện tại toàn bộ hồ sơ của mỗi cán bộ thì vẫn đợc lutrữ trong một túi riêng gọi là túi hồ sơ cá nhân và đợc sắp xếp theo một trật tựnhất định

a) Thông tin đợc lu trữ trong bản lý lịch cán bộ

Trong tài liệu lu trữ về hồ sơ cá nhân, các thông tin về bản thân củatừng cán bộ nó đợc phản ánh trong lý lịch cán bộ, gồm có những thông tinsau :

b) C¸c b¶ng biÓu thèng kª b¸o c¸o

Khi có yêu cầu của lãnh đạop, phòng Hanh chính tổng hợp phải làm báo cáo thống kê về nhân sự nh : Tình hình quân số cơ quan đến một thời

điểm nào đó, danh sách cán bộ từng phòng ban, danh sách

cán bộ đợc bổ nhiệm, đề bạt Nhìn chung các bảng biểu báo cáo thống kê đã

đợc qui định từ trớc, tuy nhiên khi làm báo cáo các cán bộ làm công tác tổchức phải tìm kiếm thông tin từ các tập hồ sơ cá nhân theo phơng pháp thủcông Vì vậy nên mất nhiều thời gian Xin nêu ra một số biểu mẫu sau:

Tr×nh® é

Kh¸nh

Chuyên môn

Trình

độ

Hệsố luơng

Khen thởng

Kỷ luật

Đề nghị xét

g2,34

g2,34

g2,34

g2,34

Nhân

g1,78

g1,86

Nhân

g1,86

Ngày tháng năm 2005

Xét nâng lơng là việc làm thờng xuyên hàng năm, nhằm đảm bảo chế

độ chính sách cho cán bộ về chức vụ và hệ số lơng đợc hởng theo tiêu chuẩnxét duyệt, ngoài hoàn thành nhiệm vụ còn phải căn cứ vào trình độ đào tạo,chức vụ và hệ số lơng đang đợc hởng theo quy định Vì vậy trong biểu mẫunày phải có các cột sau:

3 Đánh giá u, nh ợc điểm của hệ thống hiện tại

Theo cách làm thủ công, việc sắp xếp hệ thống thông tin phục vụ công tácquản lý của Điện lực mặc dù trong nhiều năm qua không ngừng đổi mới, cónhiều tiến bộ, đã đáp ứng đợc nhiệm vụ đợc giao Nhng cũng phải thừa nhậnrằng có những nhợc điểm sau:

- Thời gian chi phí cho việc tìm kiếm rất lớn

- Số lần thao tác trùng lặp quá nhiều

- Chi phí thời gian cho việc truy xuất CSDL nhiều nên không đápứng đợc tính nhanh nhạy của thông tin

Tuy nhiên so với sự phát triển chung của xã hội, nhất là yêu cầu cập nhậtthông tin, bổ sung, lu trữ, khai thác xử lý thông tin về nhân sự ngày càng cao,

đòi hỏi nhanh chóng, kịp thời, chính xác đầy đủ hơn, cụ thể hơn, chi tiết hơnthì hệ thống hiện tại còn cha đáp ứng đợc

Do cách làm thủ công hiện nay, hồ sơ cán bộ phải lu trên giấy tờ, Số sách(bằng viết tay hoặc đánh máy) khi cần bổ sung ngời quản lý phải sửa, đổi,thêm, bớt, gạch xoá dẫn đến thông tin cha chính xác, dễ nhầm lẫn

Đối với một khối lợng hồ sơ lớn các công việc lu trữ bảo quản, bổ sungcập nhật, tra cứu, khai thác thông tin đòi hỏi phải tiêu tốn nhiều về vật chất vàcon ngời, nh hệ thống kho tàng lu giữ, bảo quản, số lợng cán bộ làm

công tác quản lý nhân sự, thời gian công sức làm việc nhiều khi vẫn khôngbảo đảm đợc yêu cầu

4 Đề xuất giải pháp

Từ những nhợc điểm trên, thấy cần thiết phải xây dựng một hệ thống quản

lý nhân sự mới phù hợp với sự phát triển của cơ quan và các yêu cầu ngàycàng cao về quản lý nhân sự, phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo và xây dựngcơ quan trong thời kỳ mới, mà trớc hết là phải ứng dụng công nghệ thông tinvào hệ thống quản lý nhân sự, phải trang bị cho các cán bộ quản lý nhân sựnhững kiến thức về tin học và khả năng sử dụng thành thạo máy vi tính, thaotác tốt thiết bị kèm theo và thực hiện tốt trên phần mềm quản lý thông dụng,soạn thảo văn bản, bảng tính, in ấn giải quyết các yêu cầu của lãnh đạo

Làm đợc nh vậy, sẽ tiết kiệm đợc sức ngời, sức của, giảm đáng kể số lợngcán bộ làm công tác quản lý nhân sự, giảm đợc các công việc thủ công vất cảmất nhiều thời gian mà vẫn đảm bảo yêu cầu thông tin đầy đủ, chính xác kịpthời, chất lợng và hiệu quả tốt hơn

Chơng II : cơ sở lí thuyết và Công cụ phát triển

I Một số khái niệm cơ bản về quản lý và ứng dụng tin học

trong công tác quản lý

1 Một số khái niệm về quản lý

Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thờng đợc dùng khôngchỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế tổ chức xã hội mà còngóp phần vào việc quản lý hành chính, quản lý điểm học sinh

Trong công tác quản lý ngời ta phân chia ra làm 2 loại hình lao động:

- Lao động mang tính máy móc lặp đi lặp lại nhiều lần nh việc thống kê sách,bảng biểu

- Lao động mang tính chất sáng tạo nh việc đề ra các phơng pháp mới, cáccông việc kiểm tra, hớng dẫn

Trong đó thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4, chỉ còn lại 1/4cho loại hình lao động thứ 2

2 ứng dụng tin học trong công tác quản lý

Ngày nay, cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng nh phầnmềm, việc ứng dụng của máy tính trong mọi lĩnh vực trở nên phổ biến ở nớc

ta tin học đã và đang khẳng định vai trò và vị trí của mình trong các lĩnh vựckinh tế xã hội Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trớc hết giải phóngcho các nhà lãnh đạo khỏi các công việc máy móc, tạo điều kiện, thời giancho họ dốc sức vào quản lý chặt chẽ, khoa học, làm tăng tốc độ về xử lý thôngtin đạt hiệu quả cao Tuy nhiên từng nhiệm vụ cụ thể mà có thể tin học hóatừng phần hoặc tin học hóa toàn bộ

a Tin học hóa toàn bộ

Nội dung chủ yếu của phơng pháp này là tin học hóa đồng thời các chứcnăng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động thay thế cho các cấutrúc tổ chức của cơ quan quản lý

u điểm của chức năng này là các chức năng quản lý tin học một cách triệt

để nhất, hệ thống bảo đảm tính chất nhất quán và tránh trùng lặp thừa thông

tin Nhng nhợc điểm của phơng pháp này là thực hiện rất lâu, khó khăn và chiphí đầu t ban đầu lớn.

b Tin học hóa từng phần

Nội dung chủ yếu của phơng pháp này là tin học hóa từng phần chức nănghoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận Việc thiết kế các phân hệ quản lýcủa hệ thống đợc thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giải pháp đ-

3 Những đặc điểm của hệ thống quản lý

a Phân cấp quản lý

Hệ thống quản lý trớc hết là một hệ thống đợc tổ chức thống nhất từ trênxuống dới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp nhà lãnh đạo quản lýthống nhất trong toàn bộ hệ thống

Hệ thống đợc phân thành nhiều cấp thông tin phải đợc tổng hợp từ dớilên trên và truyền từ trên xuống dới

b Luồng thông tin vào

ở mỗi công việc khối lợng thông tin cần xử lý thờng nhật là rất lớn, đadạng cả về chủng loại và cách xử lý hay tính toán

Có thể phân thông tin ra làm 3 loại:

- Loại thông tin dùng cho tra cứu

- Loại thông tin luân chuyển chi tiết

- Loại thông tin luân chuyển tổng hợp

Cụ thể là:

+ Các thông tin dùng cho tra cứu: Là thông tin đợc dùng chung cho hệthống và ít thay đổi, các loại thông tin này đợc đa vào một lần và chỉ dùng đểtra cứu

+ Các loại thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết vềcác hoạt động thờng nhật hàng ngày của cơ quan quản lý, khối lợng loạithông tin này rất lớn

+ Các thông tin luân chuyển tổng hợp : Là loại thông tin tổng hợp vềhoạt động của từng bộ phận, thông tin này cô đọng và mang nhiều thông tin

c Luồng thông tin ra:

Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộcvào nhu cầu quản lý của từng trờng hợp cụ thể

Các hình thức đầu ra chủ yếu của các bài toán quản lý là sổ sách báocáo và các loại thông tin báo cáo

4 Các phơng pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý

Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý có thể làm theo phơng pháp sau:

- Phơng pháp phân tích: Là phơng pháp trớc hết đòi hỏi phải xây dựng đảmbảo khoa học trong toàn hệ thống rồi sau mới xây dựng các chơng trình làmviệc

Ưu điểm của phơng pháp này là tránh đợc vịêc thiết lập các mảng làm việcmột cách thủ công

Nhợc điểm của phơng pháp này là hệ thống chỉ hoạt động khi đợc đa vào

đồng thời và toàn bộ

- Phơng pháp tổng hợp: Là phơng pháp phải xây dựng các mảng làm việc chonhững bài toán riêng biệt

Ưu điểm của phơng pháp này là cho phép có thể đa dần hệ thống và hoạt

động theo từng giai đoạn Nh vậy nhanh chóng thu đợc kết quả

Nhợc điểm của phơng pháp này là khó tránh khỏi sự trùng lặp thông tin

- Kết hợp cả hai phơng pháp: Với phơng pháp này ngời ta kết hợp đồng thờiviệc xây dựng các mảng cơ bản và một số mảng làm việc cần thiết Tuy nhiêncũng cần phải có tổ chức một cách chặt chẽ

5 Các bộ phận hợp thành của hệ thống thông tin

a Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý

HTTT là hệ thống đợc tổ chức thống nhất từ trên xuống dới có chứcnăng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình và trợgiúp ra quyết định hoạt động kinh doanh hay hoạt động giảng dạy, học tậpcủa học sinh Một hệ thống quản lý đợc phân thành nhiều cấp từ trên xuống

và chuyển từ dới lên

b Các thành phần của HTTT

Nếu không kể con ngời và phơng tiện thì thực chất còn lại 2 bộ phận:

* Các dữ liệu: Các thông tin có cấu trúc, với mỗi cấp quản lý lợng

thông tin xử lý có thể rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại, về cáchthức xử lý Thông tin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tinra

- Luồng thông tin vào:

Có thể phân loại thông tin thành 3 loại sau:

+ Thông tin dùng cho tra cứu: Các thông tin dùng cho tra cứu là thôngtin dùng chung cho hệ thống và ít bị thay đổi Các thông tin này thờng đợccập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu trong việc xử lý thông tin sau này

+ Thông tin luân chuyển chi tiết: Các thông tin luân chuyển chi tiết vềhoạt động của một đơn vị, khối lợng thông tin rất lớn, cần phải xử lý kịp thời

+ Thông tin luân chuyển tổng hợp: Các thông tin luân chuyển tổng hợp

là loại thông tin đợc tổng hợp và hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tinnày thờng cô đọng, xử lý theo kỳ, theo lô

- Luồng thông tin ra:

+ Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộcvào nhu cầu quản lý trong từng trờng hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể Thông tin

ra là việc tra cứu nhanh về một đối tợng cần quan tâm đồng thời phải bảo đảmchính xác kịp thời

+ Các thông tin đầu ra quan trọng nhất đợc tổng hợp trong quá trình xử

lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo Các mẫu biểu báo cáo thống

kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị

+ Ngoài những yêu cầu đợc cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống,luồng thông tin ra phải đợc thiết kế mềm dẻo Đây là chức năng thể hiện tính

mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳthời gian tùy ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó có thể lọc bớt thông tinthừa trong quá trình xử lý

II Giới thiệu về microsoft access

1 Microsoft Access là gì?

Microsoft Access là một phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu theo kiểu quan

hệ, nó cho phép sử dụng phối hợp các công cụ đợc xem là “chủ bài” củaMicrosoft Windows trong các ứng dụng Microsoft Access khá rõ ràng và dễ

sử dụng trong việc xử lý một cách hệ thống và có hiệu quả các cơ sở dữ liệuquan hệ ích lợi của một số cơ sở dữ liệu quan hệ chính là ở chỗ không cần l utrữ các cơ sở dữ liệu có liên quan tới nhau nhiều lần trong các bảng dữliệukhác nhau Những thông tin cần thiết sẽ đợc kiến tạo nhờ tính chất liên kếtgiữa các bảng dữ liệu có trớc đó hoặc hoàn toàn mới mà ta thêm vào đó cơ sởdữ liệu sau này Microsoft Access chạy trên nền Windows nên mọi thế mạnhcủa Windows cũng đợc thể hiện trong Access Ta cắt, dánh dữ liệu từ bất cứmột ứng dụng nào trong môi trờng Windows cho Access và ngợc lại Ta cũng

có thể liên kết các đối tợng OLE trong Excel, Paintbush và Wor for Windowsvào trong môi trờng Access

Để cài đặt phần mềm quản trị cơ sở d liệu Microsoft Access 2000 thì cấuhình của máy phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Đã cài đặt Windows 95 hay phiên bản mới hơn

- Có bộ xi xử lý 8486 lên

- Bộ nhớ RAM tối thiểu là 8MB nhng tốt nhất là từ 16 MB trở lên

- Máy phải có chuột (Mouse)

Một cơ sở dữ liệu của Microsofr Access đợc tạo lập bởi các thành phần:

- Các bảng dữ liệu (Table)

- Các bảng truy vấn (Queries)

- Các biểu mẫu (Form)

- Các tập lệnh (Macro)

- Các đơn thể chơng trình viết bằng ngôn ngữ Visua Basic

Tên File cơ sở dữ liệu của Microsoft Access có phần mặc định là.MDBMicrosoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ có thể giúp ta truynhập tới tất cả các dạng dữ liệu Nó có thể làm việc với nhiều bảng tại cùngmột thời điểm để làm bớt sức rối của dữ liệu và làm cho công việc thực hiện

dễ dàng hơn Có thể liên kết một bảng dữ liệu trong Access với một bảng

khác trong Paradox hoặc một bảng trong Access với một bảng trong Dbase,

có thể lấy kết quả của việc liên kết đó và kết nối các dữ liệu này với nhữngbảng làm việc trong Excel một cách nhanh chóng, dễ dàng

Access là công cụ cho ngời sử dụng để quản lý cơ sở dữ liệu Access cómột bộ tạo bảng, thiết kế mẫu, quản lý và thiết kế các báo cáo Đồng thờiAccess cũng là một môi trờng phát triển các ứng dụng Bằng cách sử dụng cáctập lệnh tự động thực hiện các công việc, có thể tạo các ứng dụng hớng tới ng-

ời sử dụng hiệu quả tơng tự là đợc tạo bởi các ngôn ngữ lập trình, hoàn thiệnvới các nút, menu và hộp thoại Bằng cách lập trình trong Access, có thể tạo

đợc các ứng dụng mạnh nh chính bản thân Access Thực tế rất nhiều công cụtrong Access đợc viết bằng Access Basic

2 Những công cụ của Access

* Access là một hệ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ thực sự

Access cung cấp hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu thực sự, hoàn thiện vớinhững định nghĩa khóa chính, khóa ngoại lai, các loại luật quan hệ, các mứckiểm tra sự toàn vẹn của dữ liệu cũng nh định dạng và những định nghĩa mặc

định cho mỗi trờng trong một bảng

Access cung cấp tất cả các dữ liệu cần thiết cho trờng, bao gồm kiểu vănbản, kiểu số, kiểu tiền tệ, kiểu ngày/giờ, kiểu ký ức, kiểu có/không và các đốitợng OLE Access cũng hỗ trợ cho các giá trị rộng khi các giá trị này bị bỏquan

Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng đợc những đòi hỏi với kiến trúcmềm dẻo của nó Nó có thể sử dụng nh một hệ quản lý cơ sở dữ liệu độc lập,hoặc theo mô hình Clien/Server Thông qua Open Database Connectivity(ODBS) có thể kết nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, thậm chí với cảnhững cơ sở dữ liệu trên máy tính lớn

Với Access, có thể phân quyền cho ngời sử dụng và cho các nhóm trongviệc xem và thay đổi rất nhiều các kiểu đối tợng dữ liệu

* Các truy vấn liên quan đến nhiều bảng

Đây là một trong những điểm mạnh của Access Với một cửa sổ đồ họa cóthể dễ dàng tạo ra liên kết các bảng với nhau, cho dù đó là bảng của Access

hay của một hệ cơ sở dữ liệu nào khác Ngoài ra có thể chọn những trờng hợp

cụ thể của bảng, định nghĩa một thứ tự sắp xếp, tạo các biểu thức tính toán, đa

ra các điều kiện để chọn các bảng ghi phù hợp Kết quả của tra vấn có thể đợcxem thông qua Datasheet, Form hay báo cáo

Hơn nữa, các tra vấn có thể tạo đợc các bảng mới từ dữ liệu nhận đợc, cóthể tính tổng, có thể cập nhật dữ liệu trong bảng, xóa các bảng ghi, chèn thêmdữ liệu từ bảng này sang bảng khác

III Ngôn ngữ Visual Basic 6.0

1 Microsoft Visual Basic và các phiên bản

Microsoft Visual Basic là một ngôn ngữ lập trình đợc hãng Microsoftphát triển Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan, nghĩa làkhi thiết kế chơng trình bạn nhìn ngay thấy ngay kết quả qua từng thao tác vàgiao diện khi chơng trình thực hiện Đây là thuận lợi lớn so với ngôn ngữ lậptrình khác, Visual Basic cho phép bạn chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màusắc, kích thớc, hình dáng của các đối tợng có mặt trong ứng dụng Về mặtcông nghệ lập trình cũng nh tổ chức môi trờng làm việc, phiên bản 5.0 và 6.0

có nhiều u điểm hơn Mặt khác, phiên bản 5.0 32 bit và 6.0 đợc phép xâydựng các ứng dụng 32 bit với môi trờng làm việc là Microsoft Windows 98,Window 2000 Cụ thể:

- Version 5.0: Phiên bản 32 bit, phiên bản tơng thích hoàn toàn trên môitrờng Windows Hệ thống th viện sử dụng các DLL ( Dynamic Link Library )

và các th viện OLE theo công nghệ OCX Phiên bản 32 tỏ ra thực sự có u

điểm trong môi trờng Windows 95 & 97 nếu cấu hình máy tính của ngời sửdụng đợc các nhu cầu sử dụng cao

- Version 6.0: Là phiên bản mới hiện nay chạy trên môi trờng Windows9.X Hệ thống sử dụng th viện DLL và các th viện OLE theo công nghệ OCX,nhu cầu đòi hỏi cấu hình của máy tính phải đủ mạnh (máy tính từ 586 trởlên )

2 Tổ chức của Mirosoft Visual Basis

- Project: Là sản phẩm lập trình trong môi trờng Microsoft đợc tổ chức thànhmột Project bao gồm:

- MDI form: Một Project có thể có một màn hình làm theo chế độ MultiDocument Interfaccce.

2.1Form: Các màn hình làm việc của Project.

Form là biểu mẫu của mỗi ứng dụng trong Visual Basic Ta dùng Form

(nh là một biểu mẫu) nhằm định vị và sắp xếp các bộ phận trên nó khi thiết kếcác phần giao tiếp với ngời dùng Có thể xem Form nh là bộ phận mà nó có thểchứa các bộ phận khác Form chính của ứng dụng, các thành phần của nó tơngtác với các Form khác và các bộ phận của chúng tạo nên giao tiếp cho ứngdụng Form chính là giao diện chính của ứng dụng, các Form khác có thể chứacác hộp thoại, hiển thị cho nhập dữ liệu và hơn thế nữa

Trong nhiều ứng dụng Visual Basic, kích cỡ và vị trí của biểu mẫu vàolúc hoàn tất thiết kế (thờng mệnh danh là thời gian thiết kế, hoặc lúc thiết kế) làkích cỡ và hình dáng mà ngời dùng sẽ gặp vào thời gian thực hiện, hoặc lúcchạy Điều này có nghĩa là Visual Basic cho phép ta thay đổi kích cỡ và dichuyển vị trí của các Form đến bất kỳ nơi nào trên màn hình khi chạy một đề

án, bằng cách thay đổi các thuộc tính của nó trong cửa sổ thuộc tính đối tợng(Properties Windows) Thực tế, một trong những tính năng thiết yếu của VisualBasic đó là khả năng tiến hành các thay đổi động để đáp ứng các sự kiện củangời dùng

2.2 TOOLS BOX : (Hộp công cụ)

Bản thân hộp công cụ này chỉ chứa các biểu tợng biểu thị cho các

điều khiển

mà có thể bổ sung vào biểu mẫu, là bảng chứa các đối tợng đợc định nghĩa sẵncủa Visual Basic Các đối tợng này đợc sử dụng trong Form để tạo thành giaodiện cho các chơng trình ứng dụng của Visual Basic Các đối tợng trong thanhcông cụ sau đây là thông dụng nhất :

2.2.1 Scroll Bar : (Thanh cuốn)

Các thanh cuốn đợc dùng để nhận nhập liệu hoặc hiển thị kết xuất khi

ta

không quan tâm đến giá trị chính xác của một đối tợng nhng lại quan tâm sựthay đổi đó nhỏ hay lớn Nói cách khác, thanh cuốn là đối tợng cho phép nhận

từ ngời dùng một giá trị tùy theo vị trí con chạy (Thumb) trên thanh cuốn thaycho cách gõ giá trị số

Thanh cuốn có các thuộc tính quan trọng nhất là :

- Thuộc tính Min : Xác định cận dới của thanh cuốn

- Thuộc tính Max : Xác định cận trên của thanh cuốn

- Thuộc tính Value : Xác định giá trị tạm thời của thanh cuốn

a Option Button Control : (Nút chọn)

Đối tợng nút chọn cho phép ngời dùng chọn một trong những lựachọn đa ra Nh vậy, tại một thời điểm chỉ có một trong các nút chọn

đợc chọn

b Check Box : (Hộp kiểm tra)

Đối tợng hộp kiểm tra cho phép ngời dùng kiểm tra một hay nhiều điềukiện của chơng trình ứng dụng Nh vậy, tại một thời điểm có thể có nhiều hộpkiểm tra đợc đánh dấu

c Label : (Nhãn)

Đối tợng nhãn cho phép ngời dùng gán nhãn một bộ phận nào đó củagiao diện trong lúc thiết kế giao diện cho chơng trình ứng dụng Dùng các nhãn

để hiển thị thông tin không muốn ngời dùng thay đổi Các nhãn thờng đợc dùng

để định danh một hộp văn bản hoặc một điều khiển khác bằng cách mô tả nộidung của nó Một công cụ phổ biến nhất là hiển thị thông tin trợ giúp

e Image : (Hình ảnh)

Đối tợng Image cho phép ngời dùng đa hình ảnh vào Form

f Picture Box :

Đối tợng Picture Box có tác dụng gần giống nh đối tợng Image

g Text Box : (Hộp soạn thảo)

Đối tợng Text Box cho phép đa các chuỗi kí tự vào Form

Thuộc tính quan trọng nhất của Text Box là thuộc tính Text _ cho biếtnội dung hộp Text Box

h Command Button : (Nút lệnh)

Đối tợng Command Button cho phép quyết định thực thi một công việcnào đó khi ngời dùng Click hoạt nó

i Directory List Box, Drive List Box, File List Box :

Đây là các đối tợng hỗ trợ cho việc tìm kiếm các tập tin trên một thmục của

ổ đĩa nào đó

j List Box : (Hộp danh sách)

Đối tợng List Box cho phép xuất các thông tin về chuỗi

k Treeview

Điều khiển Treeview có trong mọi ấn bản của VB 6.0 Điều khiển này hiểnthị một danh sách phân cấp của các đối tợng Node, mỗi đối tợng có nhãn vàhình ảnh tuỳ chọn đi kèm

Sau khi tạo xong điều khiển, có thể thêm, xóa, sắp xếp và thao tác với các

đối tợng Node thông qua thuộc tính và phơng thức Có thể mở rộng hay rút gọn

một nút trong cây phân cấp, thông qua các sự kiện Collapse, Expand vàNodeClick Có thể duyệt qua cây để lấy về một tham chiếu đến Node bằng cáchdùng các thuộc tính Root, Parent, Child, FirstSibling, Next, Previous vàLastSibling Điều khiển TreeView còn dùng điều khiển ImageList để hiển thịhình ảnh.

Trên đây là những đối tợng đợc sử dụng thờng xuyên nhất trong phầnthiết kế giao diện cho một chơng trình ứng dụng của Visual Basic

2.3 PROPERTIES WINDOWS : (Cửa sổ thuộc tính)

Properties Windows là nơi chứa danh sách các thuộc tính của một đối ợng cụ thể Các thuộc tính này có thể thay đổi đợc để phù hợp với yêu cầu vềgiao diện của các chơng trình ứng dụng

t Module: Đợc sử dụng để khai báo các Sub, Function, Type, Constant tổngquát trong Proect

-Class Module: khai báo đối tợng trong Project

-Controls:

Các đối tợng đợc sử dụng trong form Prọject là các th viện kiểu VBXhoặc OCX Mỗi đối tợng đợc đặc trng Properties và các Events Các đốitợng của Microsoft Visual Basic có thể phân chia thành các nhóm sau:

- Các control chuẩn của hệ điều hành Windows

- Các đối tợng do Microsoft cung cấp ( Data control, Rich TextControl )

- Các đối tợng do hãng phần mềm thứ ba hỗ trợ

3 Khái quát lập trình trên Mirosoft Visual Basis.

- Xây dựng Project trên cơ sở phân tích hệ thống bài toán

- Thiết kế các đối tợng

- Điều khiển tính chất các đối tợng và viết mã lệnh xử lí trên các sựkiện và các đối tợng.

4 Lập trình trên Mirosoft Visual Basis

Mirosoft Visual Basis hỗ trợ sử dụng Query trong chơng trình củamình Do vậy việc xử lí dữ liệu có nhiều thuận lợi, đặc biệt CSDL của Access.Trong khi viết chơng trình có một số vấn đề quan trọng cần chú ý đó là lỗi và

xử lí lỗi

Công cụ gỡ rối: Khi chạy thử chơng trình có thể sử dụng công cụ gỡ rốikhá mạnh của Mirosoft Visual Basis ( Debug ) Công cụ này cho phép hiệuchỉnh phần câu lệnh ngay trong khi thực hiện chơng tình đối với các lôĩ khôngquan trọng

Để thiết kế cơ sở dữ liệu có thể sử dụng một trong các công cụ sau:

a Sử dụng phiên bản Micosofft Access tơng ứng với phiên bảncủa cuả Mirosoft Visual Basis

b Sử dụng chơng trình DataManager đợc cung cấp kèm theoVisual Basic

- Thiết kế báo cáo: Để thiết kế mẫu biểu báo cáo có thể sử dụng mộttrong các công cụ sau:

- Sử dụng phiên bản DataEnviroment tơng ứng trong Microsoft VisualBasic

- Sử dụng DataReport đợc cung cấp kèm theo

5 Visual Basic và Microsoft Access

Visual Basic là ngôn ngữ lập trình hớng sự kiện có thể giải quyết đợcmọi bài toán Visual Basic cũng giải quyết đựơc các bài toán quản lí mà cácngôn ngữ khác không có Để phát huy hết khả năng Visual Basis hay Accesphải hiểu thật rõ cơ chế xử lí dữ liệu ( Jet Engine ), Jet Engine cho phép làmviệc với nhiều dang thức dữ liệu khác nhau và cung cấp giao diện lập trình h-ớng đối tợng để làm viêc với CSDL JetEngin là thành phần cốt lõi của hệquản trị CSDL Access do đó có thể trở thành một nhà lập trình chuyên nghiệpvới Visual Basis thì điều đầu tiên là Jet Engine

Tuy nhiên mỗi ngôn ngữ lập trình có một hệ thống mạnh riêng của nó,

ở lĩnh vực này nó không đáp ứng đợc, không thích hợp đợc nhng ở lĩnh vựckhác thì lại làm đợc Ví dụ nh Access có công cụ thiết kế báo biểu mạnh hơnnhiều so với Visual Basis, trong Visual Basis có bộ thiết kế báo biểu không doMicrosoft phát triển mà lại do hãng Seagate, và đợc đa vào nh một OLECustom Control độc lập

Vì vậy tuỳ theo yêu cầu của một bài toán cụ thể mà ngời lập trình chọn mộtngôn ngữ thích hợp để giải quyết chúng Visual Basis 6.0 cho phép ngời lập trìnhnhúng các đối tợng hay sử dụng các hàm th viện DLL một các dễ dàng

Visual Basis 2.0 đã nhanh hơn, mạnh hơn và còn sử dụng hơn VisualBasis 1.0 Visual Basis 3.0 tăng thêm những cách thức đơn giản để điều khiểncác cơ sở dữ liệu mạnh nhất sẵn có Visual Basis 4.0 hỗ trợ sự phát triển 32 -bit và bắt đầu tiến trình chuyển Visual Basis thành một ngôn ngữ lập trình h-ớng đối tợng đầy đủ Phiên bản 5.0 và 6.0 có nhiều tính năng mạnh hơn, đặcbiệt là tốc độ gia tăng đáng kể (khoảng 20% nhanh hơn so với Visual Basis4.0) và những đặc tính liên quan đến Web Có 3 khía cạnh khẳng định VisualBasis 6.0 thực sự là một ngôn ngữ lập trình đa năng: Thời gian nhập biểu(Form) và điều khiển (control) nhanh hơn hẳn Visual Basis 4.0 tốc độ truy cậpdữ liệu nhanh, công nghệ tối u của Mirosoft Visual C++ đợc dùng trong VisualBasis 5.0 và 6.0, phiên bản Visual Basis 6.0 có thêm một số tính năng ngônngữ mong muốn, tăng cờng cho Internet và các tính năng cơ sở dữ liệu mạnhhơn

Ngoài ra Visual Basis 5.0 và 6.0 còn có công cụ trợ giúp thông minh,công cụ gỡ rối cao, các công cụ tạo lập ActiveX, cho phép truy cập nhiềunguồn dữ liệu khác nhau Visual Basisệ chuyển ứng dụng sang môi trờng Web

đợc thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn

IV Mối liên hệ giữa Access và Visual Basis.

Microsoft hiện đang làm chủ 2 hệ Quản trị CSDL ( Visual Foxpro

Nó bao gồm cả trình biên dịch, cho phép nhà phát triển sinh ra các tậptin EXE chạy độc lập ( dĩ nhiễn cần có thêm các th viện DLL, VBX, OCX)còn Access hoàn toàn là một hệ quản trị CSDL Access không có trình biêndịch nh Visual Basis Tuy nhiên Microsoft cung cấp thêm bộ Access Runtime để chạy các ứng dụng mà không cần cài đặt Access.

Cách thiết kế trực quan và cách lập trình hớng sự kiện đợc áp dụngtrong Access và Visual Basis Access tỏ ra mạnh hơn khi cho phép quản lí các

sự kiện tinh tế hơn chẳng hạn nh Text Box control, Access cho phép xử lí các

cự kiện liên quan đến sự thay đổi dữ liệu: OnChange, BeforeUpdate,AfterUpdate trong khi Visual Basis 4.0 chỉ có thể kiểm tra sự kiện Change Vìvậy Access cho phép phát triển các chơng trình cập nhật dữ liệu thông minhhơn do kiểm soát đợc dữ liệu nhập một cách tinh tế

Ban đầu Access đơn giản chỉ là quản trị CSDL quan hệ ( RelationDatabase Management System ) dùng trong văn phòng ( nằm trong bộMicrosft Professional Word, Exccel, Power Point ) do đó Microsft đặc biệtchú trọng đến ngời sử dụng cuối (end user) hơn là nhà phát triển Điều nàylàm cho công cụ hỗ trợ thiết kế ( giao diện thiết kế, các Wizard cho phép tự

động hoá các quá trình thủ công trong quá trình thiết kế form, table, query)của Access tỏ ra rất mạnh, hơn hẳn Visual Basis

Chẳng hạn nhiều lập trình viên kinh nghiệm khi viết các câu lệnh SQLtrong Visual Basis thờng dùng kềm bộ thiết kế Query trong Access để sinh ratrong câu lệnh SQL một cách dễ dàng

Access Basic có những khác biệt nhất định so với Visual Basis Chỉ đếnphiên bản Access 2000 Visual Basis về sau và Access mới dùng chung ngônngữ lập trình mà Microsft gọi là VBA - Visual Basis for Application

Ta thấy Access và Visual Basis khác nhau ở cách chế tạo ra các ứngdụng so với các công cụ thiết kế khác nhau nhng thành phần xử lí CSDL thì

có nhiều điểm tơng đồng vì cùng sử dụng Jet Engine

Visual Basis cho phép biện dịch các ứng dụng thành tập tin EXE, trongkhi Access ta phỉ phân phối luôn cả tài nguyên thiết kế Khái ngờiệm CSDLtrong Access bao gồm cả phần dữ liệu (các bảng) và phần ứng dụng ( query,form, table, report, macro, module ), trong khi đối với các hệ khác, CSDL chỉbao gồm phần dữ liệu Chiến lợc bảo mật tài nguyên thiết kế phải đợc đặt lênhàn đầu khi chọn Access làm công cụ phát triển ứng dụng

Hệ thống giao diện hỗ trợ thiết kế ( đặc biệt trong Access ) cũng khá rắc rốikhiến ngời cha có kinh nghiệm hay lẫn lộn giữa các thức dành cho ngời dùngcuối và những thứ dành cho ngời lập trình, thứ chỉ dùng cho thiết kế và thứ cóthể mang vào ứng dụng.

Chơng III :Phân tích Và Thiết kế hệ thống

1 Thông tin vào ra của hệ thống

Qua tìm hiểu lu trữ hồ sơ cán bộ của phòng tổ chức trong Điện lực và căn

cứ vào các thông tin lu trữ trong Số lý lịch hồ sơ cán bộ ta tạm chia hai loạithông tin nh sau:

1.1 Thông tin vào hệ thống

- Thông tin về hồ sơ cá nhân (Các cán bộ mới đợc chuyển đến hay mới

đ-ợc biên chế), nó bao gồm tất cả các trờng đđ-ợc lu trữ trong Số hồ sơ lý lịch cán

bộ, khi nhập hồ sơ thì cán bộ quản lý phải nhập toàn bộ các thông tin liênquan đến cán bộ trong Số lý lịch cán bộ vào máy tính

- Thông tin thay đổi về cá nhân hàng năm nh: lên lơng, lên chức vụ,

Đảng, Đoàn hàng năm cán bộ tổ chức yêu cầu những công chức trong cơquan khai thêm phần bổ sung lý lịch cá nhân, đây là việc làm bắt buộc mà cáccán bộ về quản lý nhân sự phải cập nhật những thông tin thay đổi đó vàotrong Số lý lịch cán bộ

- Thông tin về học tập, bằng cấp: hàng năm cơ quan thờng cử cán bộ đi học ởcác trờng ĐH và các lớp bồi dỡng nghiệp vụ của ngành, số cán bộ đã hoànthành nhiệm vụ về tiếp tục công tác trong cơ quan

- Thông tin khen thởng kỷ luật: đây là những thông tin có thể xảy ra hàngnăm đối với cán bộ vì vậy nó cũng đợc coi là thông tin vào của hệ thống

- Thông tin về cán bộ thuyên chuyển công tác: Cán bộ trong các đơn vị cóthể chuyển qua các phòng ban khác nhng vẫn nằm trong cơ quan, để xử lýviệc thay đổi này bằng cách ta chỉ thay đổi mã phòng hay mã ban còn cácthông tin khác vẫn giữ nguyên

- Thông tin về cán bộ bị chết đột xuất, hay thôi việc đây là phần thay đổi

mà không dự đoán trớc đợc, việc này thờng ít xảy ra nhng cũng cần phải tính

đến

1.2 Thông tin ra khỏi hệ thống

- Trích yếu lý lịch

- Các bảng thống kê theo yêu cầu của lãnh đạo

HT Quản lý cán bộ

- Tìm kiếm thông tin về một cá nhân nào đó

- Thống kê theo dõi nhân sự toàn cơ quan

- Quá trình đào tạo: cập nhật thông tin về quá trình đào tạo

- Lơng: Cập nhật các biến động về Lơng, các chế độ phụ cấp, bảo hiểm xãhội, bảo hiểm y tế

- Khen thởng kỷ luật: Cập nhật khen thởng kỷ luật

- Đánh giá: Cập nhật đánh giá về cán bộ

b) Thuyên chuyển cán bộ

Cập nhật thông tin thuyên chuyển cán bộ từ một đơn vị này sang một đơn vịkhác, chuyển khỏi nghành

2.3 Tra cứu số liệu cán bộ

- Tra cứu thông tin cá nhân

- Danh sách công chức chọn theo danh sách các chỉ tiêu yêu cầu

2.4 Trợ giúp

3 Sơ đồ phân cấp chức nămg và Sơ đồ luồng dữ liệu Và

sơ đồ luồng thông tin

*.Các khái niệm cơ bản

a.Sơ đồ luồng thông tin:

Trong sơ đồ luồng thông tin có các ký pháp sau sẽ đợc sử dụng :

Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời đợc biểu diễn trên sơ đồ

Có các loại phích sau : Phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý.

PhÝch kho chøa d÷ liÖu :

*Sơ đồ luồng thông tin của tổ chức của trung tâm:

Thời điểm Nhân sự Phòng hành chính Ban giám đốc

Yêu cầu

Trả lời

Báo cáo

Xử lý dữ liệu

có sẵn các thông tin vào và biết đợc yêu cầu của thông tin ra trớc khi cho thựchiện một quá trình

 Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu

 Các chức năng xử lý: Là các chức năng dùng để chỉ ra một chức năng hay một quá trình Chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu là biến đổi thông tin từ đầu vào theo một cách nào đó

 Tác nhân ngoài: Là một ngời, một nhóm ngời ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của

hệ thống, nhng có trao đổi thông tin về hệ thống

 Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc một quá trình ở bên trong hệ thống

đợc mô

Tên tác nhân Tên chức năng

 Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào ra của một quá trình hoặc một chức năng

xử lý, mũi tên chỉ ra hớng của luồng thông tin.

 Kho dữ liệu: Là luồng thông tin lu trữ trong một khoảng thời gian để một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào, chúng có thể là các tệp dữ liệu đợc lu trong máy tính

+ PhÝch kho d÷ liÖu:

+ PhÝch tÖp d÷ liÖu:

Tªn phÇn tö th«ng tin : Lo¹i:

Tªn tÖp:

M« t¶:

Tªn DFD cã liªn quan : C¸c phÈn tö th«ng tin : Khèi lîng ( B¶n ghi , ký tù):